Báo cáo Quản lý dự án GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn Mục lục Giới thiệu Mục tiêu dự án: Quy mô dự án: 3 Các giả định 4 Các ràng buộc .4 Các loại trừ Dự án liên quan Sơ đồ WBS Tiến độ dự án Kiểm soát dự án 10 Ma trận phân công công việc – RAM .9 11 Trách nhiệm mối quan hệ phận dự án- RACI 10 12 Sơ đồ tổ chức dự án 11 13 Quản lý rủi ro 11 14 Giao tiếp bên tham gia 12 15 Mức độ thành công dự án 12 16 Những nội dung cần cải thiện dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà” 13 17 Những học kinh nghiệm từ dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà” 15 Nhận xét GVHD 16 Dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà” Trang Báo cáo Quản lý dự án GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn Giới thiệu Cafe Ngọc Hà tọa lạc 271 Phạm Văn Đồng Hiệp Hịa, Hiệp Tân, Hồ Thành, Tây Ninh, quán cafe ưa chng khu vực Hịa Thành – Thị Xã Tây Ninh Được xây dựng năm 2007, trải qua năm hoạt động phát triển tên “cafe Ngọc Hà” lòng người dân Tây Ninh (khu vực huyện Hòa Thành Thị Xã Tây Ninh) không đơn quán cafe mà điểm hẹn quen thuộc đặc trưng địa phương Bài báo cáo trình bày trình xây dựng từ ý tưởng đến lên kế hoạch, xin giấy phép, xây dựng, mua sắm trang thiết bị, tuyển nhân sự, hình thành nên quán cafe Ngọc Hà hoàn chỉnh Tạm gọi dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà” Chủ đầu tư & ban quản lý dự án: hộ gia đình chủ shop giày dép thời trang Ngọc Hà (cửa chợ Long Hoa – Tây Ninh) Kinh phí dự kiến: 900 triệu đồng Địa chỉ: 271 Phạm Văn Đồng, Hiệp Hòa, Hiệp Tân, Hoà Thành, Tây Ninh Dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà” Trang Báo cáo Quản lý dự án GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn Mục tiêu dự án: - Xây dựng quán cafe Ngọc Hà để kinh doanh cafe - thức uống giải khát nhằm tạo thu nhập cho chủ quán cafe (nhà đầu tư dự án), kỳ vọng hoàn vốn sau năm hoạt động - Đặc trưng không gian thiên nhiên dễ chịu thức uống ngon, giá hợp lý đặc biết phong cách phục thân thiện chuyên nghiệp Quán thiết kế nhằm phục vụ cho tất đối tượng, song đối tượng hướng đến bạn trẻ có phong cách nhẹ nhàng giản dị, thành viên hợp mặt gia đình, tuổi trung niên, … - Góp phần xây dựng hệ sinh thái quán cafe gia đình Tây Ninh, xóa bỏ quan niệm quán cafe nơi gặp buổi sáng “cụ già” nơi đầy khói thuốc nhạc giật đối tượng chủ yếu bạn trẻ có phong cách khơng “hiền” Quy mô dự án: - Tên dự án “Xây dựng quán Cafe Ngọc Hà” - Kinh phí dự kiến: 900 triệu đồng, 100% tiền đầu tư chủ đầu tư tự tài trợ Dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà” Trang Báo cáo Quản lý dự án - GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn Quán sau xây dựng xong có khn viên rơng rãi thống mát bao gồm khu: khu nhà mát dính liền phịng chỉnh nhạc pha chế, khu trước hồ nước, khu sau hồ nước & nhà vệ sinh - Thời gian thực hiện: 4,5 tháng - Dự án thực quản lý cá thể hộ gia đình, phần xây dựng giao cho nhà thầu xây dựng, phần trang trí trang thiết bị chủ quán thiết kế thực Các giả định - Chủ đầu tư không bị hụt vốn suốt trình xây dựng - Chủ đầu tư sở hữu khu đất vị trí thích hợp chủ đầu tư sử dụng khu đất cho mục đích mở qn cafe khơng sử dụng cho mục đích khác - Thị hiếu khách hàng không biến động nhiều ngắn hạn - Cafe sân vườn trào lưu chung, chưa có loại hình để cạnh tranh Các ràng buộc - Chủ đầu tư – chủ quán cafe người có hiểu biết cafe, cảnh, sân vườn - Ln có nguồn lao động phổ thơng sẵn sàng để tuyển dụng Các loại trừ Dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà” Trang Báo cáo Quản lý dự án GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn - Loại trừ khả thiên tai dẫn đến chạm tiến đô dự án - Loại trừ việc nhà nước cấm mở quán cafe vòng 10 năm tới Dự án liên quan Dự án lắp đặt cống thoát nước ven đường Phạm Văn Đồng, dự án hoàn thành Sơ đồ WBS Dự án "Xây dựng quán cafe Ngọc Hà" Chuẩn bị mặt xây dựng Bố trí bố cục quán Mua sắm trang thiết bị Tìm nguồn nguyên vật liệu Quan sát nghiên cứu trang thiết bị quán cafe khác Xác định rõ giới hạn xây dựng Xác định danh mục cần mua Nhân sự, PR Hoạt đơng kinh doanh Xác định thành phần menu Khảo sát giá Khảo sát giá Nhà thầu xây dựng Đăt hàng định ngày giao hàng Đào tạo bố trí nhân viên Đăng tin khai trương diễn đàn Đặt hàng Xin giấy phép kinh doanh Tuyển nhân viên Phát tờ rơi Khai trương khuyến Tiến độ dự án Ký Tên công việc hiệu Dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà” Số ngày (Duration) Bắt đầu Kết thúc Công việc trước Trang Báo cáo Quản lý dự án A GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn Chuẩn bị mặt A1 A2 xây dựng Bố trí bố cục quán Xác định rõ giới hạn có 10 01/03/2007 10/03/2007 11/03/2007 12/03/2007 A1 A3 thể xây dựng Xin giấy phép kinh 11 15/03/2007 25/03/2007 A2 A4 doanh Nhà thầu xây dựng Mua sắm trang thiết bị 82 26/03/2007 15/06/2007 A3 B1 Quan sát nghiên cứu 13/03/2007 15/03/2007 A2 B2 cafe khác Xác định danh mục cần 16/03/2007 20/03/2007 B1 B3 B4 mua Khảo sát giá Đăt hàng định ngày 5 21/03/2007 25/03/2007 26/03/2007 30/03/2007 B2 B3 32 26/03/2007 26/04/2007 A3 27/04/2007 02/05/2007 03/05/2007 11/05/2007 C1 C2 D1 D2 đông kinh doanh Tuyển nhân viên Đào tạo bố trí nhân 16 16/06/2007 01/07/2007 02/07/2007 08/07/2007 A4 D1 D3 viên Đăng tin khai trương 02/07/2007 10/07/2007 A4 D4 D5 diễn đàn Phát tờ rơi Khai trương khuyến 02/07/2007 10/07/2007 15/07/2007 21/07/2007 A4 D3, D4 B trang thiết bị quán giao hàng Tìm nguồn nguyên vật C C1 C2 C3 D liệu Xác định thành phần menu Khảo sát giá Đặt hàng Nhân sự, PR Hoạt Dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà” Trang Báo cáo Quản lý dự án Dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà” GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn Trang Báo cáo Quản lý dự án GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn Tiến độ ngang: Ghi chú: Làm việc ngày thứ chủ nhật Dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà” Trang Báo cáo Quản lý dự án GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn Kiểm soát dự án Đây dự án xây dựng nhỏ đầu tư, quản lý hộ gia đình nên việc kiểm soát dự án thực cách chặt chẽ, trực dõi ngày để kịp thời xử lý phát sinh kế hoạch để không bị ảnh hưởng đến công đoạn khác Luôn thực phân công trách nhiệm ban đầu để hạn chế tối đa phát sinh không cần thiết Việc đánh giá chất lượng hay tiến độ thực báo cáo vào cuối ngày, việc thuận lơi người giám sát chủ đầu tư thành viên gia đình 10 Ma trận phân công công việc – RAM Chú 4: Chủ đầu tư Anh Thông: trợ lý Chị Hà: trợ lý Công việc Phụ trách Chú Anh Thông Chị Hà Chuẩn bị mặt xây dựng A1 2 A2 A3 A4 Mua sắm trang thiết bị B1 B2 B3 B4 Tìm nguồn nguyên vật liệu C1 2 C2 C3 Nhân sự, PR Hoạt đông kinh doanh D1 D2 D3 D4 D5 2 Dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà” Liên quan Nhà thầu xây dựng Khác 4 3 Trang Báo cáo Quản lý dự án GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn Ghi chú: 1: Thực 2: Hổ trợ 3: Tư vấn 4: Phải thông báo 11 Trách nhiệm mối quan hệ phận dự án- RACI Công việc Bên có trách nhiệm Bên chịu trách nhiệm Phối hợp với Báo tin cho Chuẩn bị mặt (R) Nhà thầu xây dựng (A) Chủ đầu tư (C) Bên (I) Chủ đầu tư xây dựng Mua sắm trang Trợ lý (Anh Thông) Chủ đầu tư Trợ lý Chủ đầu tư Chủ đầu tư thiết bị Tìm nguồn Trợ lý (Chị Hà) Chủ đầu tư (Chị Hà) Trợ lý nguyên vật liệu Nhân sự, PR Chủ đầu tư Chủ đầu tư (Anh Thơng) Bên ngồi Chủ đầu tư Hoạt đông kinh doanh 12 Sơ đồ tổ chức dự án Dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà” Trang Báo cáo Quản lý dự án GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn Chủ đầu tư (Quản lý) Phụ trách xây dựng Phụ trách trang thiết bị Pha chế NV bảo vệ NV phục vụ Kế toán NV thu ngân NV bảo trì thiết bị NV chăm sóc cảnh 13 Quản lý rủi ro ST Rủi Ro Mức Độ Đề xuất giả pháp – Giảm nhẹ Nhiều người khơng biết Trung bình đến qn Khách khơng thích menu Cao Khảo sát menu quán qn Khách khơng thích thái Cao cạnh tranh Đào tạo lại nhân viên độ phụ vụ nhân viên Qn khơng thích hợp Trung bình Quan sát, khảo sát lại thị hiếu với thị hiếu khách hàng Cạnh tranh từ quán khác Cao khách hàng Tìm hiều quán cạnh tranh Nhân viên nghỉ việc đột Thấp từ tạo đặc biệt cho qn Ln có kế hoạch quản lý nhân T xuất Dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà” Tăng cường PR viên, xếp nhân viên làm Trang Báo cáo Quản lý dự án GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn Điều kiện thiên nhiên Thấp thay ca nhân viên nghỉ độ xuất Cố gắng hạn chế thiệt hại khắc nghiệt (mưa, bão, ) Cháy, nổ Thấp Làm tốt công tác phòng cháy Mất cắp đồ đạc Cao chữa cháy Tổ bảo vệ tăng cường giám sát quán 14 Giao tiếp bên tham gia Do cơng trình cá thể hộ gia đình đầu tư với quy mô nhỏ nên bên chủ đầu tư thường xuyên tham gia theo dõi giám sát tiến độ chất lượng nhà thầu xây dựng Các khâu lại người tự phân công thực thường họp lúc tối ngày (bữa ăn tối ngày) Anh Thông chịu trách nhiệm quản lý giao tiếp với bên th ngồi (nếu có) 15 Mức độ thành công dự án - Về quản lý quy mô, bên chủ đầu tư theo sát nhà thầu xây dựng nên dự án hoàn thành tốt so với dự kiến Phía chủ đầu tư ln có khao khát thực nhiệt huyết dự nên dự án hoàn thành tốt đẹp với kỳ vọng chủ đầu tư Quán vào hoạt động gần năm kinh doanh tốt Dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà” Trang Báo cáo Quản lý dự án - GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn Quản lý chi phí thực tốt, chủ đầu tư tự bỏ tiền túi thực dự án (Khơng vay khơng có góp vốn) nên việc quản lý chi phí chủ đầu tư đặc biệt quan tâm bỏ nhiều công sức để tự quản lý - Dự án hoàn thành tiến độ thời gian rộng quản lý chặt chẽ chủ đầu tư - Việc trì ổn định quán cafe Ngọc Hà đến gần năm đủ khẳng định chất lượng sản phẩm dịch vụ mà quán mang đến cho khách hàng Việc quản lý chất lượng chủ đầu tư đặc biệt quan tâm suốt trình thực dự án 16 Những nội dung cần cải thiện dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà” - Luôn quan sát qn có khả cạnh tranh để ln thay đổi mang đến sản phẩm dịch vụ tốt cho khách hàng Nên nghiên cứu phát triển đa Dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà” Trang Báo cáo Quản lý dự án GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn dạng menu quán, kinh doanh thêm điểm tâm sáng, cơm trưa văn phòng hay vài ăn vặt khác,… - Cần phải trọng đầu tư đào tạo cho tất nhân viên quán Cho nhân viên pha chế học thêm vài khóa chuyên ngành pha chế để mang đến cho khách hàng sản phẩm ngon miệng đẹp mắt Cần quan tâm nhiều đến thái độ nhân viên phục vụ, phải tạo cho khách hàng cảm giác tốt đến với quán cafe Ngọc Hà - Sau thời gian kinh doanh nên sửa sang lại quán tạo cảm giác tưới lạ mắt, tránh việc nhầm chán cho khách hàng thường xuyên ủng hộ quán Dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà” Trang Báo cáo Quản lý dự án GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn 17 Những học kinh nghiệm rút từ dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà” - Lập kế hoạch thực việc vô quan trọng việc quản lý dự án cho dù dự án lớn hay nhỏ - Luôn theo sát theo dõi tiến độ dự án để có kế hoạch can thiệp kịp thời dự án trễ tiến độ - Bất biện pháp hay cách thức dự án thực kịp tiến độ (lúc dự án trễ) làm cho dự án hoàn thành trước dự kiến phát sinh chi phí dù hay nhiều - Việc thay đổi cấu trúc hay kế hoạch thực dự án xây dựng lúc đầu xảy gần giai đoạn cuối mức độ tăng thêm chi phí cằng lớn nhiêu Nhiều giai đoạn cuối việc sửa kế hoạch phải tăng thêm chi phí tất chi phí dự tính ban đầu để thực dự án Dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà” Trang Báo cáo Quản lý dự án GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn BÁO CÁO MÔN QUẢN LÝ DỰ ÁN GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn Tên dự án: “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà” Học viên: Lê Khánh Giang – MBA12B013 Lớp: MBA12B Nhận xét thầy: Do nghiên cứu chưa sâu chưa có nhiều kinh nghiệm quản lý dự án nên chắn báo cáo có nhiều sai xót, kính xin ý kiến góp ý thầy để báo cáo hoàn thiện Mọi thơng tin phản hồi kính xin thầy gửi email cá nhân: bi.euro.09@gmail.com Dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà” Trang ... án Dự án ? ?Xây dựng quán cafe Ngọc Hà? ?? Trang Báo cáo Quản lý dự án GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn BÁO CÁO MÔN QUẢN LÝ DỰ ÁN GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn Tên dự án: ? ?Xây dựng quán cafe Ngọc Hà? ?? Học... Quy mô dự án: - Tên dự án ? ?Xây dựng quán Cafe Ngọc Hà? ?? - Kinh phí dự kiến: 900 triệu đồng, 100% tiền đầu tư chủ đầu tư tự tài trợ Dự án ? ?Xây dựng quán cafe Ngọc Hà? ?? Trang Báo cáo Quản lý dự án -... Hiệp Tân, Hoà Thành, Tây Ninh Dự án ? ?Xây dựng quán cafe Ngọc Hà? ?? Trang Báo cáo Quản lý dự án GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn Mục tiêu dự án: - Xây dựng quán cafe Ngọc Hà để kinh doanh cafe - thức uống