Alpha Books biên soạn Thanh Vân, Lan Hương (chủ biên) 101+ Ý TƯỞNG QUẢN LÝ THỜI GIAN Bản quyền tiếng Việt © 2012 Công ty Sách Alpha NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG-XÃ HỘI Gieo mầm ý tưởng, hái quả thành công Bạn nhen nhóm ý định khởi nghiệp kinh doanh? Ở vị trí quản lý cấp trung, bạn phải đau đầu tìm cách phù hợp và bất ngờ tưởng thưởng nhân viên xuất sắc? Bạn khát khao gia tăng doanh số bán hàng? Mong muốn truyền cảm hứng làm việc cho đội ngũ nhân viên? Quản lý thời gian làm việc? Ứng phó với những vị sếp khó tính, những đồng nghiệp khó chịu? Thật đau đầu tìm lời giải cho những vấn đề trên. Vậy thì đây, bạn đang có trên tay bộ công cụ 101+ Ý tưởng - đáp án thích hợp nhất, giúp bạn tháo gỡ những khó khăn của mình. Rồi bạn sẽ thấy, câu trả lời hóa ra lại đơn giản đến không ngờ. Rất đơn giản, thiết thực, dễ áp dụng, và quan trọng là chúng nằm trong tầm tay của bạn. Bộ sách gồm có 11 cuốn, với 11 chủ đề thiết yếu phục vụ cho công việc và cuộc sống của mỗi cá nhân. 101+ Ý tưởng quản lý thời gian cung cấp những phương thức kiểm soát thời gian, nhờ đó giúp bạn sử dụng hiệu quả thời gian của bản thân. 101+ Ý tưởng khởi nghiệp mang đến cho bạn những nhận thức mới mẻ để bắt đầu công việc kinh doanh một cách thuận lợi. 101+ Ý tưởng bán hàng lại giúp bạn có được những mẹo thiết thực nhất để bán sản phẩm và gia tăng dịch vụ. 101+ Ý tưởng khen thưởng gợi ý cho bạn những bí kíp độc đáo động viên và đề cao vai trò của nhân viên, góp phần làm nên thành công trong doanh nghiệp của bạn. Bạn còn có thể tìm được rất nhiều những gợi ý thiết thực khác trong các cuốn sách còn lại với những chủ đề rất rõ ràng: 101+ Ý tưởng quảng cáo, 101+ Ý tưởng tạo động lực, 101+ Ý tưởng câu khách, 101+ Ý tưởng tăng doanh số, 101+ Ý tưởng nhân sự, 101+ Ý tưởng đối phó với nhân viên cá biệt, 101+ Ý tưởng ủy quyền và ra quyết định. Được biên soạn dựa trên những tài liệu giá trị, các tình huống và ví dụ minh họa thực tế điển hình trong môi trường công sở, bộ sách này sẽ mang đến cho bạn những ý tưởng gợi mở đơn giản và thiết thực mà bạn có thể thực hiện ngay. Tuy nhiên bạn không cần và cũng không nên áp dụng mọi ý tưởng trong từng cuốn sách, thay vào đó, hãy lựa chọn điều phù hợp với mình nhất, và kiên trì theo đuổi đến cùng. Chắc chắn bạn sẽ gặt hái được những kết quả mong muốn. Chúng tôi tin tưởng bộ sách này thực sự hữu ích và cần cho bạn, giúp bạn có thêm nhiều ý tưởng mới trong công việc và cuộc sống. Hãy đọc và áp dụng ngay từ bây giờ! Chúc bạn thành công! Hà Nội, tháng 8 năm 2012 CÔNG TY SÁCH ALPHA 101+ Ý TƯỞNG QUẢN LÝ THỜI GIAN 1. Vạn sự khởi đầu nan Cũng giống như việc nghiện ma túy, thuốc lá, nghiện ăn hay hàng vạn trò tiêu khiển khác trên đời, con người cũng dễ mắc nghiện lối sống hối hả trong cuộc sống hiện đại ngày nay. Người hàng xóm của tôi là mẹ của ba đứa con đang tuổi vị thành niên, thường rất hãnh diện khoe về khả năng cáng đáng nhiều công việc khác nhau cùng lúc và đều hoàn thành được tất cả. Khốn nỗi, ngay câu sau, chị cũng bắt đầu than phiền rằng mình chẳng bao giờ có đủ thời gian, rằng chị chẳng thể toàn tâm toàn ý với bất kỳ một việc nào cả bởi có quá nhiều việc phải làm và rằng chị chẳng mấy khi có nổi vài giây phút hiếm hoi thư giãn và tận hưởng niềm vui bên gia đình. Mãi đến gần đây, sau khi trải qua quá nhiều căng thẳng trong cuộc sống với áp lực thời gian luôn đè nặng, chị mới hiểu ra rằng mình cần phải học cách kiểm soát thời gian của bản thân thay vì để nó kiểm soát mình. Sự căng thẳng cuối cùng đã khiến chị gục ngã. Chị bị suy nhược trầm trọng, mà nguyên nhân theo bác sỹ là do làm việc quá sức. Dĩ nhiên, cuộc sống của cả gia đình chị cũng bị ảnh hưởng và xáo trộn theo. Bạn hoàn toàn có thể tránh được tất cả những khó khăn đó! Trong thời gian dưỡng bệnh, chị hàng xóm nhà tôi đã có thời gian phân tích lối sống và thói quen hàng ngày của mình, và quyết định phải kiểm soát thời gian hiệu quả hơn. Giờ đây, chị thú nhận rằng mình là một con-mọt-thời-gian “đã được cải tạo”. Nhưng chị chỉ nhận ra mọi việc sau khi trải qua một biến cố lớn. Tuy nhiên, có rất nhiều người chưa gặp phải những tình huống như vậy trong cuộc sống nên vẫn ngụp lặn trong khối công việc bộn bề và bám theo một thời gian biểu thiếu hợp lý. Bởi thế, cũng giống như một người nghiện rượu, đã đến lúc mỗi chúng ta phải đánh giá những ưu tiên trong cuộc sống của bản thân. Lời kết Người hàng xóm của tôi đã coi lần ngã bệnh như một lời cảnh báo và động lực cho một khởi đầu mới. Chị đã xem xét lại lối sống và cách quản lý thời gian hiện tại, để rồi bắt đầu học cách quản lý thời gian tốt hơn. Sau một thời gian, sức khỏe của chị đã được cải thiện đáng kể, chị có thêm thời gian dành cho gia đình, trong khi vẫn hoàn thành được những công việc quan trọng trong ngày. 2. Bạn sử dụng thời gian ra sao? Điều đầu tiên chị hàng xóm của tôi làm để thay đổi cuộc sống là “nghiên cứu” lại việc sử dụng thời gian của mình. “Nghiên cứu” nghe có vẻ quá to tát, nhưng đúng là chị đã làm vậy. Khi sức khỏe khá hơn, chị bắt đầu ghi chép lại chi tiết mọi hoạt động hàng ngày của mình trong hai tuần liền. Tất cả mọi việc chị làm, kể cả thời gian vào phòng vệ sinh, thời gian tiếp khách và mọi chi tiết trong các cuộc họp và gặp gỡ của chị. Chị ghi chú lại tất cả mọi việc trong một cuốn sổ nhỏ để có thể xem lại nội dung công việc và thời gian dành cho mỗi việc. Không chỉ thế, nhờ những ghi chép tỉ mỉ này chị còn có thể tìm ra lý do tại sao một số việc lại tốn nhiều thời gian đến vậy. Sau hai tuần, chị đã có đầy đủ thông tin và dữ liệu. Chị dành vài tiếng để tổng kết lại những ghi chép. Đó chính là bước phân tích và rút kinh nghiệm. Việc làm này không mất của chị quá nhiều thời gian hay công sức nhưng lại vô cùng hữu ích. Chị đã rút ra được rất nhiều bài học về cách thức sử dụng thời gian. Lời kết Rất nhiều công ty yêu cầu nhân viên của mình lưu lại các bản ghi chép về cách sử dụng thời gian để toàn công ty có thể khảo sát và đánh giá toàn bộ hệ thống cũng như quy trình làm việc của mỗi người. Nếu cơ chế đơn giản này có tác dụng với họ, chắc chắn nó cũng sẽ có ích cho bạn. 3. Đặt ra những mục tiêu rõ ràng cho công việc Khi đánh giá công việc của mình, một trong những điều bạn cần phải làm rõ đó là mục tiêu của bản thân hay nói cách khác đó là bạn mong chờ công việc này sẽ đem lại điều gì cho sự nghiệp của mình. Ngày nay, theo các nghiên cứu về lao động xã hội cho thấy, hầu hết chúng ta ai cũng đã từng một lần “nhảy” việc. Thậm chí rất nhiều người còn không trung thành với một ngành nghề nhất định. Vậy bạn mong đợi gì từ công việc hiện nay? Hãy đặt ra vài mục tiêu cho bản thân và cho sự phát triển nghề nghiệp của bạn. Những mục tiêu này cần phải được đặt ra dựa trên những đam mê và khát vọng của bạn. Chúng cũng cần phải giúp bạn hướng tới việc theo đuổi và hoàn thành những khát vọng đó một cách hợp lý. Nếu mục tiêu dài hạn của bạn là trở thành một chuyên viên quan hệ công chúng và truyền thông cấp cao trong một công ty lớn, bạn cần phải làm gì để đạt đến vị trí đó? Hãy cân nhắc một số điều sau đây: Bạn cần một tấm bằng chuyên ngành quan hệ công chúng. Bạn cần là thành viên của một tổ chức quan hệ công chúng chuyên nghiệp. Bạn cần có chứng chỉ hành nghề. Bạn cần bằng cao học. Bạn cần có kinh nghiệm làm một số công việc trong ngành quan hệ công chúng ở nhiều lĩnh vực khác nhau trong khoảng 20 năm với mức trách nhiệm tăng dần. Bạn cần những kiến thức chuyên môn. Với những điều trên, bạn cần đặt ra các mục tiêu ngắn hạn cho công việc hiện tại. Với mục “công việc thăng tiến dần” và “trách nhiệm tăng dần”, liệu công việc hiện tại của bạn có đáp ứng được những yêu cầu này không? Nếu có, hãy biến chúng thành các mục tiêu ngắn hạn. Bạn có cần bắt đầu chuẩn bị một chứng chỉ hành nghề không? Thêm một mục tiêu ngắn hạn nữa và bạn cũng đừng quên đặt mốc thời gian cho từng việc. Bạn nên đặt ra các mục tiêu ngắn hạn rõ ràng cho mỗi công việc sắp tới. Sau đó, hãy nỗ lực để hoàn thành chúng. Lên kế hoạch hành động cũng như thời gian biểu chi tiết và chặt chẽ cho bản thân để bám sát mục tiêu của mình. Lời kết Nếu không tự đặt ra cho mình các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, chúng ta sẽ chỉ đi loanh quanh suốt đời mà thôi. Và việc quẩn quanh không mục đích này sẽ chỉ đưa chúng ta đến những ngõ cụt. 4. Liệt kê các mục tiêu Việc đặt ra các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn cho công việc và sự nghiệp của bản thân là chưa đủ. Bạn cần phải viết chúng ra và thường xuyên xem xét lại. Nhiều năm trước, tôi cũng đã từng phải trải qua công đoạn này dưới sự đôn đốc của vị quản lý cũ. Và giờ đây, tôi không biết phải cảm ơn ông bao nhiêu cho đủ vì bài luyện tập này. Ngoài việc viết những mục tiêu của mình một cách rõ ràng, mạch lạc, tôi còn thường xuyên dành thời gian xem xét lại chúng từ ngày đó trở đi. Thực ra, những mục tiêu của tôi không còn giống xưa nữa. Một số mục tiêu đã thay đổi và mỗi ngày qua đi, tôi cũng đặt thêm những mục tiêu ngắn hạn mới cho mỗi công việc hay thay đổi một mục tiêu dài hạn của cuộc đời mình. Nhờ việc viết những mục tiêu của mình ra giấy, nên hiện giờ tôi có một bản ghi chép rõ ràng về những gì mình đã trải qua trong suốt 25 năm qua và vẽ nên con đường dẫn tới thành công của tôi ngày hôm nay. Bản ghi chép mục tiêu này cũng là một tư liệu quan trọng để tôi tham khảo khi phải đối mặt với những quyết định trọng đại trong sự nghiệp và cuộc sống, như khi quyết định thay đổi công việc mới, hoặc cân nhắc bất kỳ một hoạt động nào đó trong một vài thời điểm cụ thể. Những dòng ghi chép viết tay đó vẫn còn nằm nguyên trong cuốn sổ tay mà tôi sử dụng từ những ngày đầu khởi nghiệp. Chúng thật sự là một công cụ cũng như tài sản quý giá đối với tôi. Hãy thử cách thức này của tôi, chắc chắn các bạn sẽ có thêm những tài sản quý giá cho mình. Lời kết Những ghi chép bằng tay góp phần giúp bạn thực hiện những quyết định quan trọng về công việc, sự nghiệp và đôi khi cả về cuộc đời. Chúng mang đến cho bạn điều bạn tìm kiếm ở mỗi công việc và giúp bạn sắp xếp thời gian hợp lý cho từng mục tiêu cá nhân trong từng công việc đó. 5. Lên kế hoạch sử dụng thời gian Khi đã đặt ra những mục tiêu cho cuộc đời và sự nghiệp, cùng những mục tiêu ngắn hạn cho công việc hiện tại, bạn có thể bắt đầu ước tính lượng thời gian dành cho mỗi mục tiêu này. Hãy nhìn qua một lượt các mục tiêu cho công việc và phân bố thời gian hàng tuần hoặc hàng tháng cho từng mục. Điều này cũng giúp bạn quyết định những nhiệm vụ bổ sung cần thực hiện, những hoạt động sau giờ làm, hoặc những công việc cá nhân khác. Ví dụ, một trong các mục tiêu của tôi là trở thành thành viên của một hiệp hội doanh nhân. Trước đây khi làm một vài công việc, lúc nào tôi cũng đề ra mục tiêu đó gắn liền với những nhiệm vụ của bản thân. Và tôi đã dành thời gian đều đặn hàng tháng để tham gia vào các hoạt động của tổ chức đó như cập nhật thông tin hay đóng góp ý kiến. Nó giúp tôi định hướng được thời gian cả trong công việc cũng như sau giờ làm thông qua mục tiêu đó. Đó thật sự là một công cụ hết sức hữu ích. Lời kết Quy trình này không chỉ giúp bạn hoàn thành được các mục tiêu trong cuộc sống và sự nghiệp. Nó còn giúp bạn định hướng bản thân nhằm tập trung hơn vào công việc cũng như lập nên một kế hoạch hoàn hảo trong việc quản lý và sắp xếp thời gian để thực hiện những mục tiêu đó. 6. Đặt các mục tiêu theo ngày và theo tuần Sau khi lập được kế hoạch phân bổ thời gian vĩ mô, bạn hãy đặt ra những mục tiêu hàng ngày và hàng tuần, kèm theo thời gian cụ thể. Những mục tiêu hàng tuần của bạn có thể không nhiều, nhưng tuần này qua tuần khác, chúng sẽ được tích lũy dần và chắc chắn chúng sẽ góp một phần không nhỏ trong việc giúp bạn hoàn thành được các mục tiêu ngắn hạn trong công việc và đạt được những mục tiêu lớn hơn trong sự nghiệp của bản thân. Việc lên kế hoạch sắp xếp thời gian cho những sự kiện đặc biệt trong cuộc sống đóng vai trò vô cùng quan trọng. Điều này có thể và nên bao gồm cả những mục tiêu cá nhân liên quan tới gia đình. Đừng quên nghĩa vụ và trách nhiệm của bạn với gia đình nhé. Lời kết Hãy tham gia vào một trò chơi mang tên: Lập kế hoạch cho tương lai và thành công của bạn. Nếu bạn lên kế hoạch sử dụng thời gian, chắc chắn bạn sẽ giành chiến thắng. Nếu bạn lãng phí thời gian của mình để chạy theo những việc ngay trước mắt, lúc nào bạn cũng ở trong tình trạng cạn kiệt thời gian mà vẫn chẳng hoàn thành được việc gì đến nơi đến chốn. 7. Việc hôm nay chớ để ngày mai Một trong những nguyên nhân lớn nhất gây lãng phí thời gian và khiến nhiều người rơi vào tình huống dở khóc dở cười chính là sự trì hoãn. Trì hoãn, nghĩa là “để dành” công việc, thay vì hoàn thành chúng ngay lập tức. Trì hoãn, nghĩa là chờ đợi đến tận phút cuối mới thực hiện một nhiệm vụ hay hoàn thành một dự án, bởi vì bạn cho rằng nó chẳng hay ho hay thú vị gì. Thậm chí bạn trì hoãn khi gặp phải một dự án hoặc công việc mà bạn chưa hề chuẩn bị trước, thiếu thông tin, thiếu niềm tin vào bản thân để có thể hoàn thành tốt chúng. Mặc dù sự trì hoãn này có thể không gây ra nhiều tổn thất, nhưng có những nghiên cứu chỉ ra rằng, sự trì hoãn khiến một người tốn gấp đôi thời gian so với bình thường để hoàn thành nhiệm vụ đó. Hãy bắt đầu nghĩ về sự trì hoãn kể từ lúc này. Bạn có phải là một trong số những người hay trì hoãn không? Bạn có hay để những việc cần làm đến tận những phút cuối mới thực hiện không? Nếu có, bạn đang lãng phí rất nhiều thời gian của bản thân và là người quản lý thời gian dở tệ. Lời kết Sự trì hoãn là một trong những nguyên nhân chính gây tiêu tốn rất nhiều thời gian và làm giảm hiệu quả công việc. Đừng để “nước đến chân mới nhảy”. 8. Khởi đầu ngày mới từ tối hôm trước Cách tốt nhất để có một khởi đầu tuyệt vời cho ngày mới là chuẩn bị sẵn sàng cho nó từ đêm hôm trước! Ý tưởng này quả thật tuyệt vời. Hãy dành thời gian chuẩn bị cho ngày mới của bạn từ đêm hôm trước bằng việc thực hiện một số cách thức đơn giản nhưng hiệu quả dưới đây. Đầu tiên, cuối mỗi ngày làm việc, trước khi ra về, bạn hãy dành ra ít phút để xem lại lịch làm việc ngày hôm sau của mình. Đánh dấu những hoạt động và nhiệm vụ chính cần phải hoàn thành trong ngày và ghi chú những thao tác cần chuẩn bị trước: tổng hợp văn bản cần thiết, gửi thư, đọc trước tài liệu Nhờ đó, sáng hôm sau, bạn đã sẵn sàng tinh thần bước đến cơ quan và bắt tay ngay vào công việc bởi vì toàn bộ công đoạn chuẩn bị đã được thực hiện xong. Lời kết Mẹo nhỏ này mang lại cho bạn lợi thế về tâm lý, một yếu tố vô cùng quan trọng để có được khởi đầu tuyệt vời. 9. Nguyên lý 80-20 của Pareto Chắc bạn hẳn đang thắc mắc rằng Pareto là ai và sao chúng ta lại phải quan tâm tới ông ta? Vilfredo Pareto là nhà kinh tế học người Ý. Bằng những quan sát của mình, ông nhận thấy rằng, trong bất kỳ hoạt động có định hướng nào của chúng ta, 80% thành tựu đạt được lại chỉ đến từ 20% nỗ lực. Ông cũng cho rằng, chỉ 20% việc chúng ta làm mang lại phần lớn những thành tựu trong cuộc đời. Theo đó, chúng ta sẽ chỉ thu được thành tựu cho 20% những việc ta làm thôi sao? Không hẳn vậy, nhưng đúng là phần lớn thành tựu chúng ta đạt được đến từ một phần rất nhỏ trong công việc. Với bạn, điều này có ý nghĩa thế nào? Bạn sẽ áp dụng điều này ra sao? Nhận biết rõ điều này sẽ cho phép chúng ta đặt ưu tiên cho công việc của mình một cách hợp lý. Chúng ta sẽ có xu hướng đặt những việc mà chúng ta tin rằng sẽ mang lại nhiều thành công hơn – trong cả đời sống riêng, trong sự nghiệp, trong tổ chức – lên vị trí ưu tiên hơn và xếp theo thứ tự ưu tiên dựa trên kết quả mong muốn giảm dần. Lời kết Mặc dù việc nào cũng đều cần được hoàn thành, nhưng chúng ta nên xếp những việc đem lại thành quả thực sự ở vị trí cao hơn trong thang ưu tiên của mình. 10. Lập danh sách Việc cần làm Quản lý thời gian là biết phải làm gì với lượng thời gian mình có. Hãy lên danh sách Việc cần làm (To-Do List). Mặc dù việc làm này nghe có vẻ bất tiện, nhưng đó là một công cụ tuyệt vời để tối ưu hóa việc sử dụng quỹ thời gian bạn có. Từ khi bắt đầu lên danh sách Việc cần làm, tôi biết cách quản lý thời gian của mình hợp lý và hiệu quả hơn đồng thời tiết kiệm thêm được rất nhiều thời gian. Nhờ đó, tôi tránh được nhiều khó khăn và trở ngại trong công việc do áp lực thời gian mang lại. Danh sách Việc cần làm hết sức đơn giản, nó bao gồm một loạt những việc cần hoàn thành. Danh sách này giúp bạn ghi nhớ những nhiệm vụ cần thực hiện và cung cấp cho bạn công cụ quản lý những nhiệm vụ đó. Để tối ưu hóa tác dụng của danh sách này, hãy tuân theo quy trình đơn giản sau: Liệt kê tất cả các nhiệm vụ cần làm. Sắp xếp chúng theo thời hạn hoàn thành. Đánh dấu bỏ đi những nhiệm vụ đã hoàn thành. Cập nhật danh sách thường xuyên (khoảng một lần một ngày). Danh sách Việc cần làm nên là công cụ để quản lý những nhiệm vụ ưu tiên của bạn. Do đó, bạn nên kiểm tra nó thường xuyên. Sử dụng nó. Quản lý nó. Cập nhật nó mỗi khi bạn nhận nhiệm vụ mới hay hoàn thành nhiệm vụ cũ. Ngày nay có rất nhiều phần mềm cho phép bạn tạo lập và quản lý các nhiệm vụ, công việc. Hãy sử dụng chúng nếu bạn cảm thấy phù hợp. Nếu không, bạn cần có một cuốn sổ ghi chép để ghi lại những việc cần làm hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. Hãy sử dụng cách thức nào khiến bạn thấy thoải mái và tiện lợi nhất. Lời kết Sử dụng danh sách Việc cần làm sẽ giúp bạn đặt ưu tiên cho công việc của mình, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, nhờ đó tiết kiệm được thời gian. Đừng quên ghi chép lại thành tích của mình. Đánh dấu rõ những việc bạn đã hoàn thành, nhất là những việc bạn đã làm tốt để tạo hứng khởi và động lực cho bản thân. 11. Chia sẻ danh sách Việc cần làm Mỗi chúng ta đều có những cách thức riêng để chia sẻ danh sách Việc cần làm với tất cả mọi người. Ví dụ, danh sách Việc cần làm của tôi là loại danh sách điện tử, vì thế tôi có thể chia sẻ với các thành viên khác trong nhóm và cả sếp mình khi cần thiết. Nó rất hữu ích mỗi khi sếp chỉ định người sẽ tiếp quản các dự án hay nhiệm vụ mới bằng cách xác định khối lượng công việc hiện tại của mỗi người. Sếp tôi lướt mắt qua danh sách Việc cần làm của tôi và quyết định xem liệu tôi có thể đảm nhiệm thêm một dự án hay nhiệm vụ mới không. Các thành viên khác trong nhóm cũng có thể làm việc tương tự khi họ tìm kiếm sự trợ giúp cho một dự án, hoặc muốn chuyển bớt một vài công việc cho người khác. Nếu không sử dụng một danh sách Việc cần làm điện tử hoặc phần mềm quản lý công việc, bạn có thể dán danh sách của bản thân lên trên bảng tin của phòng hoặc vách ngăn bàn làm việc của bạn. Lời kết Việc chia sẻ danh sách Việc cần làm sẽ giúp bạn tránh bị quá tải với những dự án hay nhiệm vụ. Quan trọng hơn, nó giúp nhà quản lý biết được khối lượng công việc mà bạn đang đảm nhiệm. Dĩ nhiên, để cách làm này luôn mang lại hiệu quả, danh sách của bạn phải luôn chính xác và được cập nhật thường xuyên. 12. Cập nhật danh sách Việc cần làm Một danh sách Việc cần làm sẽ trở nên vô giá trị nếu nó không được cập nhật. Nó không những vô giá trị với bạn, mà còn với cả những người xung quanh. Nếu danh sách đó không được cập nhật thường xuyên, bạn sẽ không thể biết được công việc ưu tiên của bạn nằm ở chỗ nào. Cuối cùng, bạn có thể mải mê ngụp lặn trong nhiệm vụ nào đó mà quên khuấy đi những việc sắp đến hạn, để rồi lại phải bù đầu làm việc tới khuya “chữa cháy” cho chính những sai sót của mình. Vì vậy hãy luôn dành một chút thời gian cập nhật danh sách của mình để kịp thời nắm bắt được tình hình thay đổi của một dự án này hay thời hạn dịch chuyển của một nhiệm vụ khác, bạn có thể ghi chú lại trong danh sách và điều chỉnh thứ tự ưu tiên. Bạn cũng đừng quên đánh dấu những nhiệm vụ đã hoàn thành. Nếu bạn đã từng trải qua cảm giác được ngồi lại và xem xét những điều bạn đã hoàn thành sau một ngày, hoặc một tuần cống hiến hết mình, chắc hẳn bạn sẽ không bao giờ quên lập riêng cho mình một danh sách Việc cần làm và cập nhật nó thường xuyên. Cuối cùng, hãy đảm bảo rằng bạn đã thêm những nhiệm vụ mới và sắp xếp chúng theo danh sách ưu tiên. Khi bạn bắt đầu làm việc dựa trên danh sách này, việc bỏ sót một nhiệm vụ có thể mang đến rất nhiều rắc rối. Vì thế hãy cẩn trọng trong việc bổ sung những việc cần thiết và sắp xếp chúng theo mức độ quan trọng và thời gian cần hoàn thành. Nếu danh sách của bạn được cập nhật tốt, sếp có thể thấy rõ sự hợp lý và hiệu quả trong cách thức quản lý thời gian và sắp xếp công việc của bạn. Nếu bạn đang phải làm quá nhiều việc, biết đâu ông ấy có thể giảm bớt việc cho bạn bằng cách không giao thêm những nhiệm vụ mới cho bạn, hoặc đề nghị những người khác giúp đỡ. Trước đây, tôi thường viết danh sách Việc cần làm của mình ra giấy và luôn đưa một bản cho sếp mình vào mỗi sáng thứ Hai, để ông có thể nắm được những việc tôi đang làm. Lời kết Lúc đầu, sếp không hiểu lý do tôi làm vậy. Thế rồi, sau chừng hai tuần, ông nhận thấy nó có giá trị đến mức ông yêu cầu mọi nhân viên đều phải nộp cho ông bản danh sách của mình. Bí kíp góp phần tạo nên thành công của bạn đó là luôn cập nhật bản danh sách Việc cần làm của mình và đừng quên đưa cho sếp một bản. 13. Phân loại mức độ ưu tiên Bước đầu tiên trong việc kiểm soát thời gian là đặt mức độ ưu tiên cho công việc của bản thân. Nếu chúng ta đặt những công việc mang lại hiệu quả hơn lên trước, vậy chúng ta sẽ tổ chức việc đó ra sao? Đây không phải là một cuộc “bão não”, mà chỉ là một hệ thống trợ giúp đơn giản. Hệ thống này chỉ yêu cầu bạn sắp xếp mọi công việc của mình vào ba mục, theo mức độ ưu tiên giảm dần. Chúng ta sẽ gọi chúng là Mục A, B và C. A là mức độ ưu tiên cao, B là trung bình và C là thấp. Nào, hãy bắt tay vào thiết lập nên hệ thống phân loại mức độ ưu tiên của riêng bạn và biến nó thành một thói quen trong cuộc sống. Những ý tưởng dưới đây sẽ giúp bạn sắp xếp công việc của bản thân và từng mục cụ thể. Lời kết Trong cuộc sống của chúng ta, không phải việc gì cũng cần được ưu tiên, hay “đóng mác” quan trọng. Nói cách khác không phải việc gì cũng cần phải hoàn thành ngay lập tức trong hôm nay. Hệ thống phân loại ưu tiên này cho phép bạn sắp xếp hiệu quả những công việc quan trọng. 14. Mức độ ƯU TIÊN A Những công việc nằm trong nhóm ưu tiên A là những việc bắt buộc phải làm. Đó là những việc đáp ứng một số hoặc tất cả các tiêu chuẩn sau: Nếu không hoàn thành, bạn sẽ bị đuổi việc. Những việc này thuộc quy tắc 20% của Pareto. Đó là những việc có thời hạn hoàn thành trong hôm nay hoặc vài ngày tới. Đó là những việc phù hợp với các mục tiêu cá nhân và sự nghiệp của bạn. Đó là những việc sếp giao. Các tiêu chí của bạn có thể khác nhau, nhưng nhất định sẽ có tiêu chí để phân biệt những việc cần làm NGAY LẬP TỨC. Đó chính là danh sách ưu tiên mức độ A của bạn. Những việc cần phải được ưu tiên hơn bất kỳ việc gì khác. Những việc thực sự quan trọng. Những việc mang lại kết quả cao. Lời kết Hãy sử dụng danh sách Việc cần làm để sắp xếp thứ tự công việc của bạn. Nhớ rằng, nếu việc đó nằm trong danh sách A, thì đó là việc quan trọng dành cho người quan trọng. Người đó có thể là chính bạn hoặc sếp của bạn. Dù là ai đi chăng nữa nhưng miễn là đừng cho tất cả công việc có thể có vào danh sách A. Khi đó hệ thống phân loại này sẽ chẳng có giá trị gì nữa. 15. Mức độ Ưu tiên B Mục ưu tiên mức độ B dành cho những việc cần phải được hoàn thành, nhưng không nhất thiết mang lại kết quả lớn, hoặc thời hạn hoàn thành vẫn còn dài. Hãy kiểm tra lại các nhiệm vụ của bạn và sắp xếp chúng vào danh sách B. Chúng có thể là một nhóm các nhiệm vụ cần phải hoàn thành, nhưng không quá quan trọng để phải làm ngay hôm nay hoặc ngày mai, hoặc đơn giản không cần phải xong sớm. Đặt các công việc ở mức ưu tiên B vào danh sách Việc cần làm, bên dưới mục A. Nhưng đừng nghĩ rằng bạn có thể lờ đi những nhiệm vụ này nhé. Rất nhiều nhiệm vụ trong số đó sẽ chuyển lên danh sách A sau một khoảng thời gian nhất định, khi gần đến thời hạn hoàn thành. Khi có thời gian, bạn hãy thực hiện cả những việc trong danh sách B cùng với những việc trong danh sách A. Đó chính là lý do bạn lập ra danh sách Việc cần làm: Sắp xếp và bắt tay thực hiện từng việc ngay khi có thể. Lời kết Đừng bao giờ quên rằng những việc trong danh sách B cũng cần được hoàn thành. Chỉ là chúng không nhất thiết phải được hoàn thành ngay trong hôm nay nhưng không vì thế mà bạn bỏ bê chúng. Hãy dành thời gian thực hiện chúng bất cứ khi nào có thể. 16. Mức độ Ưu tiên C Từ những ngày đầu mới khởi nghiệp, tôi có một người bạn lúc đó đang sử dụng hệ thống phân loại ưu tiên công việc A-B-C. Cậu ấy luôn luôn để danh sách A ngay trên bàn làm việc để nhắc nhở mình thực hiện những việc đó ngay lập tức. Danh sách B, cậu ấy để ở trong ngăn kéo ngay dưới bàn làm việc. Nhưng danh sách C thì hoàn toàn khác. Cậu ấy để nó ở ngăn kéo cuối cùng của chiếc bàn làm việc và không bao giờ đả động đến nó, trừ phi có ai hỏi về nó. Bạn thấy đấy, danh sách C gồm những công việc chẳng quan trọng gì với anh ấy, hay với bất cứ ai anh để tâm đến. Chúng được ngủ yên ở ngăn kéo dưới cùng. Nếu ai đó bước vào và hỏi anh về một trong những việc nằm trong danh sách này, anh ấy sẽ lôi nó ra và việc đó được chuyển vào danh sách B. Còn không, chúng vẫn cứ nằm im trong ngăn kéo bàn làm việc. Đó là một cách khá hay được áp dụng với những việc trong danh sách C bởi lẽ chúng là những việc không quá quan trọng. Những việc không cấp bách. Những việc chẳng ai trong chúng ta buồn quan tâm. Ai trong chúng ta cũng đều có những việc như thế. Hãy ném chúng vào danh sách C và chỉ lôi chúng ra khi bạn có thời gian rảnh rỗi. Nếu hoàn cảnh thay đổi, bạn vẫn có thể chuyển nó lên danh sách B. Lời kết Mặc dù chúng là những việc không quan trọng nhưng hãy nhớ thỉnh thoảng xem lại danh sách C của mình. Đôi lúc cũng có những dự án hay nhiệm vụ cần được chuyển lên danh sách ưu tiên cao hơn vì nhiều lý do khác nhau. Có những việc chẳng có vẻ gì quan trọng hôm nay nhưng rồi có thể đột ngột trở nên quan trọng vào tuần sau. Còn không, bạn có hàng núi công việc cần giải quyết với lịch trình dày đặc, hãy dành thời gian tập trung vào những việc quan trọng trước đã. 17. Ghi chú lại những nhiệm vụ vừa được giao Bạn thường nhận được nhiệm vụ và các chỉ dẫn bằng lời. Dù rằng đó không phải là cách hay nhất, nhưng việc làm này vẫn rất phổ biến. Thật không may, vì quá mải mê hay bận rộn với hàng tá công việc hàng ngày, đôi khi chúng ta có thể vô tình quên mất chúng. Bất cứ khi nào bạn nhận được một nhiệm vụ bằng lời, hãy ghi nó lại ngay lập tức. Việc làm này sẽ khởi đầu cho một nhiệm vụ hay dự án mới và cung cấp cho bạn [...]... tiếp hoặc liên hệ với bạn theo cách thức ngắn gọn như vậy Lời kết Cũng như một số ý tưởng khác, cách này có thể không giúp bạn tiết kiệm được đáng kể thời gian Nhưng khi được phối hợp cùng các phương pháp xử lý thư từ khác, nó sẽ giúp bạn tiết kiệm được 30 phút mỗi ngày! 51 Xử lý EMAIL: Phân loại Cách tốt nhất để quản lý email là phân loại chúng Tất cả các ứng dụng email đều cho phép bạn làm việc này... đường bưu điện mất hai ba ngày mới đến tay bạn, vậy thì chúng không cấp bách đến mức cần bạn phải xử lý ngay Hãy hình thành thói quen xử lý thư vào một thời gian nhất định trong ngày, có thể là cuối ngày chẳng hạn, khi tất cả các nhiệm vụ đã hoàn thành và nếu có việc cần quan tâm, bạn có thể lập kế hoạch xử lý chúng vào ngày hôm sau Giải quyết thư từ và các tài liệu liên quan lúc nào là tùy thuộc vào bạn,... nhiều hơn nữa Xử lý thư điện tử vào những khoảng thời gian nhất định, đừng mất thời gian vào việc chốc lát lại kiểm tra thư một lần Lời kết Mặc dù việc này không giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian, nhưng nó lại giúp bạn tránh bị xao lãng trong khi đang tập trung làm những công việc khác Tuy nhiên nó cũng là một mắt xích trong chuỗi các ý tưởng tiết kiệm thời gian khác, mỗi ý tưởng giúp bạn tiết... Xử lý thư từ hiệu quả Có một số người cứ ngồi chờ đợi thư từ và tài liệu gửi đến cả ngày Đó là những thời điểm quan trọng trong ngày với họ Tiếc thay, thường thì do quá trông đợi chúng, nên khi chúng được gửi tới, họ sẽ dành thời gian xem xét ngay lập tức bất kể đang làm gì Cả hai cách hành xử trên đều là nguyên nhân làm mất thời gian của bạn Cách xử lý thư và tài liệu nội bộ tốt nhất đó là chỉ xử lý. .. giúp bạn tránh được những rắc rối 49 Xử lý EMAIL Thư điện tử (email) là một công cụ tuyệt vời Nó là một trong những phương thức giao tiếp quan trọng với chúng ta trong thời đại công nghệ số ngày nay Nhưng nó cũng có thể là một chiếc máy ngốn thời gian khổng lồ! Là những nhân viên văn phòng, chúng ta thường nhận được rất nhiều email mỗi ngày Một cách để quản lý hiệu quả email là kiểm soát thời gian... bạn có thể sẽ tiết kiệm được nửa thời gian cho mỗi cuộc gọi Bạn cũng được biết đến là một người có cách thức làm việc hiệu quả chỉ bằng phương pháp đơn giản này 46 Xử lý cuộc gọi đến Một cách để kiểm soát thời gian tốt hơn nữa đó là xử lý hiệu quả cuộc gọi đến của bạn Hầu hết chúng ta đều muốn trở thành một người dễ chịu và đáng mến trong mắt người khác Nhưng điều đó lại khiến chúng ta mất cả đống thời... đựng danh thiếp Có những loại sổ nhỏ để đựng danh thiếp Dù không hữu ích bằng một cơ sở dữ liệu, nhưng chúng cũng giúp ta lưu giữ và sắp xếp hợp lý những tấm thiệp đó cùng các thông tin của chúng khi cần Tìm một phương pháp phân loại nào đó mà bạn thấy hợp lý, tránh để chúng chồng chất bừa bãi ở bàn làm việc của bạn Như vậy bạn sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời gian và công sức tìm kiếm nếu cần Lời kết... cả các nhiệm vụ tương tự nhau để làm cùng lúc Ví dụ, tôi nhóm tất cả các công việc hành chính vào một khoảng thời gian trong ngày để xử lý – khoảng một lần một tuần Tôi không mấy hứng thú với những công việc đó, cho nên tôi nhóm chúng lại với nhau để tập trung xử lý một lần, giải quyết chúng càng nhanh càng tốt Bởi tôi nhận ra rằng khi thực hiện những việc này rải rác trong ngày hoặc các ngày trong... là một mắt xích trong chuỗi các ý tưởng tiết kiệm thời gian khác, mỗi ý tưởng giúp bạn tiết kiệm một chút thời gian, dần dần bạn sẽ dành ra được một lượng thời gian lớn hơn 50 Xử lý EMAIL: Ngắn gọn Rất nhiều người phải xử lý công việc thông qua email hàng ngày Để tiết kiệm thời gian, chúng ta phải hiểu rằng email không phải là cách thức giao tiếp chính thống Một lá thư dài sẽ không hiệu quả bằng những... vậy Chúng có xu hướng tiêu tốn rất nhiều thời gian và khiến thời gian làm việc của tôi bị chia nhỏ Bằng cách này, tôi cũng có thể xử lý hết một loạt nhiệm vụ chán ngắt trong một lần và trong một khoảng thời gian ngắn hơn Lời kết Sau khi khám phá ra việc tập trung xử lý tất cả công việc theo nhóm mang lại hiệu quả đến mức nào, tôi xem xét cả các nhiệm vụ khác và tập trung thực hiện chúng trong cùng . gợi ý thiết thực khác trong các cuốn sách còn lại với những chủ đề rất rõ ràng: 101+ Ý tưởng quảng cáo, 101+ Ý tưởng tạo động lực, 101+ Ý tưởng câu khách, 101+ Ý tưởng tăng doanh số, 101+ Ý tưởng. sống của mỗi cá nhân. 101+ Ý tưởng quản lý thời gian cung cấp những phương thức kiểm soát thời gian, nhờ đó giúp bạn sử dụng hiệu quả thời gian của bản thân. 101+ Ý tưởng khởi nghiệp mang. Hương (chủ biên) 101+ Ý TƯỞNG QUẢN LÝ THỜI GIAN Bản quyền tiếng Việt © 2012 Công ty Sách Alpha NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG-XÃ HỘI Gieo mầm ý tưởng, hái quả thành công Bạn nhen nhóm ý định khởi nghiệp