Đang tải... (xem toàn văn)
phân tích những nội dung cơ bản trong công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tài liệu, giáo án, bài giảng , luận vă...
Đề bài: Phân tích những nội dung cơ bản trong công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Bài làm : I: Khái niệm: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ cho yêu cầu nghiên cứu lịch sử và giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và các cá nhân. II: Mục đích và tầm quan trọng: Sử dụng thông tin quá khứ chứa đựng trong tài liệu lưu trữ phục vụ cho sự nghiệp chính trị, kinh tế, phát triển văn hóa, khoa học, kỹ thuật và nghiên cứu lịch sử. Biến những giá trị tiềm năng có trong tài liệu lưu trữ thành của cải vật chất trong xã hội, nâng cao mức sống về vật chất cũng như tinh thần cho nhân dân. Là cầu nối giữa các lưu trữ với xã hội, với nhân dân và tăng cường vai trò của các lưu trữ trong xã hội. Là động lực mạnh mẽ thúc đẩy các công tác nghiệp vụ lưu trữ phát triển. Mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội, cho các lưu trữ, tạo nguồn động viên hữu hiệu cho người làm công tác lưu trữ cả về vật chất lẫn tinh thần. Xét đến cùng, mục đích, nhiệm vụ của công tác lưu trữ là phải tổ chức sử dụng tốt các tài liệu lưu trữ vào các mục đích khác nhau của đời sống xã hội (là một trong sáu nội dung nghiệp vụ của khoa học lưu trữ). Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một mặt của hoạt động thông tin khoa học và là một trong những chức năng quan trọng và tất yếu của các cơ quan lưu trữ. Tài liệu lưu trữ phục vụ, cung cấp thông tin cho lãnh đạo và quản lý: nhanh chóng, chính xác, trung thực và hiệu quả. Ý nghĩa: là một loại di sản văn hóa đặc biệt, tài liệu lưu trữ có khả năng cung cấp nhiều tri thức văn hóa khác nhau như: tổng kết lịch sử đấu tranh cách mạng, trao đổi văn hóa, xây dựng con người mới,… Tài liệu lưu trữ phục vụ đấu tranh giai cấp, bảo vệ tổ quốc, chống các thế lực thù địch; bảo vệ chủ quyền lãnh thổ Việt Nam trên biển, đất liền, trên không. Phục vụ phát triển kinh tế: lập các dự án nhanh chóng, chính xác, khôi phục sửa chữa các công trình cũ bị hư hỏng do chiến tranh tàn phá, tìm kiếm các tài nguyên… Phục vụ nghiên cứu khoa học: tài liệu lưu trữ giúp tìm hiểu các quy luật hoạt động của các đối tượng khác nhau, rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin, tận dụng được nhiều thành tựu của các ngành khoa học khác và của các đồng nghiệp. Tài liệu lưu trữ giúp các nhà khoa học giải quyết các nhiệm vụ một cách chính xác, tìm ra lời giải đáp nhanh chóng và có sức thuyết phục, tiết kiệm thời gian, kinh phí,… Phục vụ văn hóa giáo dục: tài liệu lưu trữ giúp giải quyết những vấn đề giáo giục truyền thống, nâng cao giác ngộ, nhận thức, hiểu biêt cho quần chúng nhân dân. Phục vụ nghiên cứu lịch sử: tài liệu lưu trữ được giới sử học xem là một trong những nguồn sử liệu rất phong phú, đa dạng và mang những thông tin chân thực về kinh tế, văn hóa nghệ thuật, ngoại giao, ngôn ngữ, luật pháp, xã hội học, dân tộc học, quan hê quốc tế, … Tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu của công nhân, gia đình, dòng họ. Điều 7, Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia ghi: “cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền khai thác, sử dụng tài liệu lư trữ quốc gia để phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác; đồng thời có trách nhiệm thực hiện các quy định của pháp lệnh này và các quy định khác của Pháp luật có liên quan”. III: Vai trò của Nhà nước, xã hội và cá nhân: Theo Quyết định số 81/2008/QĐ-BVHTTDL ngày 15/09/2008 - Mục 2: Bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Điều 41. Bảo quản tài liệu lưu trữ 1. Nguyên tắc: a) Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ đơn vị do các cán bộ, công chức, đơn vị bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu đó; b) Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tập trung bảo quản trong kho lưu trữ đơn vị. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo qui định đảm bảo an toàn cho tài liệu. 2. Trách nhiệm a) Chánh Văn phòng Bộ và Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy trình về bảo quản tài liệu lưu trữ: - Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn qui định; - Thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; - Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; - Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ. b) Lưu trữ Bộ, lưu trữ đơn vị có trách nhiệm: - Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; - Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu trên cơ sở đó có kế hoạch bảo quản và tu bổ phục chế. 3. Kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Điều 42. Đối tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu 1. Tài liệu lưu trữ của Bộ được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của cán bộ, công chức trong, ngoài cơ quan và các nhu cầu riêng chính đáng. 2. Cán bộ, công chức trong khối cơ quan Bộ có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ phải có ý kiến của Thủ trưởng đơn vị. Cán bộ, công chức ngoài khối cơ quan Bộ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu. 3. Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu và có giấy chứng minh thư nhân dân, hộ chiếu (đối với người nước ngoài). Điều 43. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Tài liệu lưu trữ chỉ được nghiên cứu tại phòng đọc. 2. Trường hợp đặc biệt do nhu cầu công tác cần sử dụng tài liệu ở ngoài phòng đọc phải được Thủ trưởng đơn vị quản lý tài liệu cho phép bằng văn bản. Người mượn tài liệu phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn tài liệu và trả đúng hạn. 3. Đơn vị, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về bảo mật thông tin và phải giữ gìn bảo đảm an toàn tài liệu. Điều 44. Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ Bộ: a) Chánh Văn phòng Bộ cho phép sử dụng tài liệu loại mật; b) Trưởng Phòng Lưu trữ-Thư viện cho phép sử dụng tài liệu loại thường. 2. Tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ đơn vị: a) Thủ trưởng đơn vị cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ loại mật; b) Trưởng Phòng Hành chính cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ loại thường. 3. Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ đối với người nước ngoài. 4. Việc sao chụp tài liệu lưu trữ phải được người có thẩm quyền cho phép sử dụng duyệt. Điều 45. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ Bộ, lưu trữ đơn vị phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc giả theo đúng quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu. IV: Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu: Tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn di sản văn hóa có giá trị đặc biệt của mỗi dân tộc. Tài liệu lưu trữ chỉ thật sự phát huy giá trị khi được khai thác sử dụng để phục vụ các mặt khác nhau của đời sống xã hội. Chính vì vậy công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng, mang tính chất chiến lược của mọi cơ quan lưu trữ. Theo Quyết định số 118/TCCP-TC ngày 10 tháng 6 năm 1995 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III được thành lập với chức năng sưu tầm, thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Trung ương và các cá nhân, gia đình dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam dân chủ cộng hòa và nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra theo quy định của pháp luật và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Hiện nay tại Trung tâm có các loại hình tài liệu chính như sau: Tài liệu hành chính; Tài liệu khoa học kĩ thuật; Tài liệu phim, ảnh, ghi âm; Tài liệu xuất xứ cá nhân Với sự đa dạng về thể loại, phong phú về nội dung, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một nguồn sử liệu, nguồn tiềm năng thông tin vô tận và quý giá để nghiên cứu mọi lĩnh vực đời sống xã hội của lịch sử Việt Nam đương đại. Để những tài liệu này phát huy được giá trị, trong những năm qua Trung tâm đã đặc biệt chú trọng đến công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. + Các hình thức khai thác sử dụng: Các hình thức sử dụng khai thác chủ yếu trong lưu trữ là: * Cung cấp thông tin cho người sử dụng (cơ quan quản lý Nhà nước, cơ quan công quyền, các tổ chức xã hội, các cơ quan, tổ chức, công dân) phù hợp với yêu cầu của họ và theo kế hoạch chủ động của chính cơ quan lưu trữ. * Cung cấp tài liệu cho người sử dụng nghiên cứu tại phòng đọc. * Triễn lãm tàu liệu lưu trữ. * Sử dụng tài liệu thông qua các phương tiện thông tin đại chúng. * Tiến hành các biện pháp cung cấp thông tin (gặp gỡ các nhà hoạt động xã hội, tham quan kho lưu trữ, “ngày mở cửa”, diễn thuyết, báo cáo, tổ chức truyền khẩu, hội nghị bạn đọc, tổ chức ngoại khóa cho sinh viên và học sinh phổ thông,…) cùng với việc sử dụng tài liệu. * Cho mượn tài liệu trong thời gian sử dụng. * Công bố tài liệu dưới nhiều hình thức. Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Trung tâm LTQG III Thực hiện Điều 21 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia đã quy định là “Tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được khai thác, sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu của toàn xã hội”; thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02.3.2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, trên cơ sở nguồn tài liệu hiện đang được bảo quản tại Trung tâm, đáp ứng mục đích và nhu cầu khai thác của mọi đối tượng, công tác tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ tại Trung tâm cho đến nay đã được triển khai với nhiều hình thức như: - Phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc; - Công bố giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng; - Biên soạn và xuất bản sách; - Tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu; - Thông báo nội dung tài liệu lưu trữ; - Cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ; - Làm phim tuyên truyền giới thiệu về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ… V Phương pháp mô tả: Mô tả tài liệu được hiểu như sau: Là quá trình hình thành thông tin cấp II, bằng cách phân tích, tổng hợp thông tin từ thông tin cấp I, chứa đựng trong tài liệu và rút ra những thông tin cần thiat61 từ tài liệu thống kê và những tài liệu khác với mục đích mô tả được những thông tin ban đầu về tài liệu để phục vụ tra tìm và sử dụng tài liệu. Là thông tin cấp II về thành phần và nội dung tài liệu, các chỉ dẫn và cả các số liệu về tình trạng vật lý, tình trạng kỹ thuật của tài liệu, điều kiện tiếp cận tài liệu,… VI So sánh công cụ tra cứu truyền thống và tự động: Trong các hình thức kể trên, việc phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc là hình thức được tiến hành thường xuyên và phổ biến nhất. Hình thức này mang lại nhiều lợi ích cho cả độc giả và cơ quan lưu trữ. Tại đây, độc giả có thể nghiên cứu được nhiều tài liệu cùng một lúc; có thể gặp gỡ, tư vấn và được giải đáp trực tiếp với các cán bộ lưu trữ, đồng thời có thể gặp gỡ, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm sử dụng tài liệu với các đối tượng độc giả khác; có thể sử dụng nhiều loại công cụ tra cứu, tài liệu tham khảo và có thể sao chụp những tài liệu cần thiết. Ở đây cán bộ lưu trữ dễ theo dõi, nắm bắt được nhu cầu của độc giả để đề xuất những hình thức và biện pháp phục vụ thích hợp; tài liệu lưu trữ được bảo quản, hạn chế mất mát và hư hại… Ý thức được điều đó, Trung tâm đã cố gắng tạo mọi điều kiện, đầu tư cơ sở vật chất, đào tạo cán bộ để làm tốt công việc này, phục vụ tốt mọi đối tượng đến khai thác. Ngày 22/4/2009, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 104/QĐ- VTLTNN về việc ban hành Quy trình Phục vụ độc giả tại phòng đọc và Quy trình Cấp bản sao, chứng thực lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ quốc gia theo TCVN ISO 9001: 2000 đã tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả, đặc biệt là độc giả nước ngoài đến khai thác tài liệu rút ngắn được thời gian chờ đợi làm thủ tục. Trung tâm đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu của hơn 70 phông tài liệu đưa ra phục vụ độc giả tại phòng đọc, giúp độc giả có thể tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng. Từ tháng 4 năm 2010, được sự đồng ý của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm đã phối hợp với Trung tâm Tin học chuyển tải dữ liệu “Hồ sơ cán bộ đi B” thuộc Phông Ủy ban Thống nhất Chính phủ, hiện đang được bảo quản tại Trung tâm và có tần suất khai thác cao lên Website của Cục. Đây là một cố gắng lớn trong công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu của Trung tâm. Việc làm này đã giúp cho cán bộ đi B, thân nhân và gia đình họ có thể tra tìm thông tin về hồ sơ cán bộ đi B một cách dễ dàng qua mạng internet. Số lượng độc giả đến Trung tâm khai thác tài liệu ngày càng tăng trong những năm gần đây. Nếu như từ những năm đầu mới thành lập, số lượng độc giả đến khai thác tài liệu chỉ là vài trăm lượt người một năm thì những năm gần đây đã lên tới hàng nghìn lượt người một năm. Trong 10 năm đầu (1996-2005) số lượt độc giả đến khai thác tài liệu là 6.463 lượt thì chỉ trong 4 năm gần đây (2006-2009) là 5.162 lượt độc giả. Bên cạnh đó là số lượng tài liệu đưa ra phục vụ độc giả cũng như số trang tài liệu sao chụp cung cấp cho độc giả cũng tăng đáng kể. Trong 5 năm (1996-2000) phục vụ 11.161 hồ sơ thì trong 5 năm (2005-2009) phục vụ được 28.706 hồ sơ. Chỉ với một vài con số nêu trên cũng đã cho thấy nhu cầu khai thác thông tin trong tài liệu lưu trữ của xã hội ngày càng tăng và cũng cho thấy ảnh hưởng của tài liệu lưu trữ đối với xã hội ngày càng lớn. Một hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan trọng khác và có tác động chủ động đến với xã hội là công bố, giới thiệu tài liệu. Hàng năm, nhân dịp các ngày lễ, ngày kỉ niệm những sự kiện lịch sử lớn của đất nước, tài liệu lưu trữ thường được lựa chọn, xác minh sử liệu để công bố, giới thiệu trên các phương tiện thông tin đại chúng. Trong những năm qua tài liệu được công bố là những tài liệu có giá trị mới được phát hiện, những tài liệu có bút tích của Chủ tịch Hồ Chí Minh, những tài liệu liên quan đến các chủ trương chính sách lớn của Đảng và Nhà nước, những sự kiện, nhân vật lịch sử có ý nghĩa nhưng chưa được công bố hay giới thiệu. Trong mười năm đầu trung bình mỗi năm Trung tâm có từ 5-10 bài công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ đăng trên tạp chí chuyên ngành và các báo khác. Trong vòng năm năm lại đây số lượng bài đã tăng lên đáng kể, trung bình là 20 bài một năm. Bên cạnh việc viết bài công bố, giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng, Trung tâm cũng đã tiến hành biên soạn, xuất bản sách chuyên đề để giới thiệu tài liệu lưu trữ. Những cuốn sách này giúp cho độc giả có thể tra tìm tài liệu một cách nhanh nhất theo chuyên đề mà mình cần khai thác. Cho đến nay, Trung tâm đã xuất bản 04 cuốn sách, đó là “ Sách chỉ dẫn các phông lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III”; “ Tình cảm bạn bè quốc tế đối với nhân dân Việt Nam trong cuộc Kháng chiến chống Pháp giai đoạn 1946-1954”; “Nam Bộ kháng chiến qua tài liệu lưu trữ 1946-1954”; “Hà nội Sự việc-Sự kiện 1945-1954”; Cung cấp tài liệu và phối hợp cùng các đơn vị bạn xuất bản các sách như “Chủ tịch Hồ Chí Minh với thương binh liệt sĩ”; “Lịch sử Chính phủ Việt Nam”; “Điện Biên Phủ Văn kiện Đảng và Nhà nước”; “Chiến tranh Đông Dương qua tiếng nói của binh lính Pháp”; “Văn kiện Quốc hội” các tập 1, 2, 3, 4, 5, 6 và nhiều sách khác. Hiện nay Trung tâm đang tiến hành biên soạn và chuẩn bị xuất bản một số sách như “Hà Nội - Sự việc - Sự kiện 1954 - 1975”; “Hợp tác Việt Nam và Liên bang Nga trong lĩnh vực đào tạo qua triển lãm tài liệu lưu trữ”; “Lịch sử hợp tác kinh tế - khoa học kỹ thuật giữa Việt Nam - Liên Xô và Liên bang Nga qua tài liệu lưu trữ”… Một hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ đa dạng, có ảnh hưởng sâu rộng đến xã hội là tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ. Với hình thức này có thể giới thiệu cùng một lúc nhiều loại hình tài liệu lưu trữ khác nhau đến nhiều đối tượng công chúng. Thời gian qua Trung tâm đã tổ chức và tham gia phối hợp với các đơn vị bạn tổ chức hơn chục cuộc triển lãm như: “Triển lãm một số tư liệu hình ảnh, hiện vật về Nam Bộ kháng chiến, năm 1995”; “Triển lãm bạn bè quốc tế với nhân dân Việt Nam trong cuộc kháng chiến chống Mỹ xâm lược, năm 1996”; “Triển lãm 60 năm vang mãi lời Người, năm 2007”… Những cuộc triển lãm thu hút được sự quan tâm của xã hội như “Họa sĩ Bùi Trang Chước- Tác phẩm và hành trình sáng tạo”; triển lãm quốc tế “ Hợp tác Việt Nam và Liên bang Nga trong lĩnh vực Đào tạo”; đặc biệt phải kể đến đó là triển lãm “Hồ sơ và kỉ vật của cán bộ đi B”. Triển lãm này đã gây được tiếng vang lớn, có tác động lớn đến xã hội. Sau Triển lãm đã có hàng trăm người đến nhận tài liệu, nhiều cá nhân cán bộ đi B đã có thêm thông tin, giấy tờ để các cơ quan chức năng giải quyết chế độ chính sách. Nhiều báo đài Trung ương và địa phương đã đưa tin về Triển lãm, đồng thời tiếp tục khai thác thông tin từ tài liệu lưu trữ để viết bài hoặc làm phóng sự. Triển lãm cũng đã góp phần tuyên truyền giáo dục truyền thống cho thế hệ trẻ. Từ sau Triển lãm “Hồ sơ và kỉ vật của cán bộ đi B”, đáp ứng yêu cầu của 63 tỉnh thành trong cả nước, Trung tâm đã lập và trao tặng toàn bộ danh mục hồ sơ của cán bộ đi B cho các địa phương. Các cuộc triển lãm cũng đã ảnh hưởng tích cực đến hoạt động của ngành, góp phần nâng cao nhận thức của xã hội đối với tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ. Sau khi hết thời gian trưng bày tại các địa điểm cố định, Trung tâm còn phối hợp với Trung tâm Tin học thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước số hóa và giới thiệu tài liệu triển lãm lên Website của Cục nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng tăng của độc giả. Ngoài việc tổ chức triển lãm, Trung tâm còn thường xuyên tổ chức trưng bày chuyên đề nhân dịp các ngày lễ, kỉ niệm lớn. Từ năm 2006 đến nay đã tổ chức hơn chục cuộc trưng bày chuyên đề tại Trung tâm như: “Chủ tịch Hồ Chí Minh với công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, năm 2007”; “Kỷ niệm 35 năm chiến thắng Điện Biên Phủ trên không, năm 2007”; “Tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ, năm 2008”… Cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ cũng là một việc làm thường xuyên của Trung tâm. Chứng thực lưu trữ là một văn bản có giá trị pháp lí do Trung tâm cấp theo yêu cầu của cơ quan hay cá nhân, trong đó xác nhận một vấn đề, một sự việc được ghi trong tài liệu lưu trữ có kèm theo kí hiệu tra tìm tài liệu đó. Hình thức này giúp cho các cơ quan và cá nhân xác minh được vấn đề đã xảy ra trong quá khứ, nhưng bị mất chứng cứ, cần phải dựa vào tài liệu lưu trữ làm bằng chứng. Trong thực tế Trung tâm đã cung cấp chứng thực tiểu sử cho nhiều cá nhân mà phần lớn đó là những cán bộ đi B, giúp họ xác minh được quá trình cống hiến của mình trong cuộc kháng chiến chống Mĩ, từ đó họ được hưởng chế độ đãi ngộ của Nhà nước. Hiện nay Trung tâm đang tiến hành cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ cho cán bộ đi B ở tất cả các tỉnh thành trong cả nước. Ngoài ra còn cung cấp nhiều bản sao lục, trích lục từ tài liệu lưu trữ cho nhiều độc giả. Trung bình một năm Trung tâm đã cấp chứng thực lưu trữ và bản sao là gần 11.000, trong đó 1% là chứng thực lưu trữ. Thông báo nội dung tài liệu là một hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mang tính chủ động và năng động của Trung tâm. Mục đích của hình thức này nhằm giúp các cơ quan và cộng đồng nắm được những thông tin về tài liệu, qua đó họ có thể tiếp cận và sử dụng theo từng yêu cầu cụ thể. Trong thời gian qua Trung tâm đã chủ động gửi công văn thông báo cho nhiều bộ, ngành và địa phương trong cả nước về tài liệu lưu trữ có liên quan đến lịch sử các bộ, ngành và địa phương đang được bảo quản tại Trung tâm. Xây dựng phim về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ cũng là một hình thức hoạt động có tính chất tuyên truyền rộng rãi. Tài liệu lưu trữ tại Trung tâm đã được sử dụng cho một số phim tài liệu về lịch sử Việt Nam, về Chủ tịch Hồ Chí Minh, về quan hệ hợp tác với các nước. Đặc biệt Trung tâm đã phối hợp với Đài Truyền hình Việt Nam xây dựng phóng sự “Giữ trọn niềm tin”, qua đó giới thiệu những hồ sơ, kỉ vật của cán bộ đi B thời kì kháng chiến chống Mĩ. Việc phát sóng bộ phim đã có hiệu quả to lớn là giúp nhiều cá nhân và gia đình tìm lại được hồ sơ là chứng cứ để làm các thủ tục về chế độ chính sách. Bộ phim “Trung tâm Lưu trữ quốc gia III- Một mỏ vàng văn hóa” do Trung tâm xây dựng được phát sóng trên đài Truyền hình Việt Nam đã có tác dụng lớn đối với việc tuyên truyền, [...]... cận khai thác những tài liệu điện tử cũng như những nguyên tắc tiếp cận khai thác dạng tài liệu đặc thù này Thực hiện quá trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm cả hai phía cung và cầu Tài liệu lưu trữ tạo nên phần cung còn các yêu cầu tiếp cận khai thác tài liệu là phần cầu Công nghệ máy tính chính là phương tiện để cung cấp tài liệu cho những người có yêu cầu khai thác sử dụng tài. .. cấp tài liệu theo hợp đồng, phục vụ cung cấp thông tin từ xa Bước đầu triển khai hình thức làm ấn phẩm lưu trữ VII Kết luận: Có thể thấy rằng, công tác khai thác, sử dụng tài liệu là công tác tổ chức toàn bộ những công việc liên quan đến việc đáp ứng một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác các nhu cầu về sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan, cá nhân Công tác khai thác là phần việc cuối cùng của công. .. tới khả năng có thể tiếp cận khai thác được của tài liệu cũng như nhu cầu khai thác Tài liệu điện tử sẽ trở nên không thể tiếp cận khai thác được nếu như chúng lệ thuộc vào công nghệ lỗi thời Hơn nữa, khi công nghệ thông tin cung cấp những phương tiện tiếp cận khai thác nhanh và linh hoạt thì người nghiên cứu sẽ muốn sử dụng các công cụ đó để khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Có thể tin rằng số lượng... tri thức đối với những tài liệu lưu trữ điện tử đã được chuyển giao vào kho lưu trữ cần phải được kết hợp với việc kiểm soát tri thức đối với các tài liệu liên quan khác trong lưu trữ Những thông tin bối cảnh và metadata liên quan mà cơ quan sản sinh tài liệu tạo ra cũng cần phải được chuyển giao cho lưu trữ cùng với tài liệu Khi tài liệu lưu trữ điện tử chưa được chuyển giao vào lưu trữ thì vẫn cần... đặc tính của tài liệu, bản chất của các nhu cầu khai thác và các nguồn lực của lưu trữ hay của một cơ quan khác chịu trách nhiệm về việc 5 bảo đảm Nguyên cho tắc việc khai của thác công sử dụng tác tài khai liệu thác - Tất cả các yêu cầu khai thác đều phải có phiếu yêu cầu khai thác tài liệu (theo mẫu trên mạng) và có ý kiến xét duyệt của các đồng chí lãnh đạo có trách nhiệm Đối với tài liệu tối mật,... truyền ý nghĩa, vai trò, vị trí của công tác lưu trữ đối với xã hội Tuy nhiên những kết quả đạt được như vậy vẫn còn rất khiêm tốn so với tiềm năng thông tin chứa trong các nguồn tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Để phát huy nhiều hơn nữa giá trị của tài liệu lưu trữ, tiếp nối những kết quả đã đạt được, trong thời gian tới công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cần tiếp tục được tăng cường... đẩy mạnh giao lưu, học tập ở trong nước và nước ngoài để thực hiện tốt hơn chức năng phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Trên chặng đường mười lăm năm hình thành và phát triển, với việc triển khai nhiều hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ khác nhau, chương trình phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã gặt hái được những thành tựu... khả năng có thể tiếp cận khai thác tài liệu một cách liên tục Lưu trữ cần phải nỗ lực để tạo lập và duy trì một hệ thống thống nhất những thông tin về toàn bộ tài liệu lưu trữ cho dù chúng được duy trì bảo quản ở đâu, sao cho người sử dụng có đủ điều kiện để có thể khai thác, sử dụng được tất 4 cả Các những phương pháp tài bảo đảm liệu cho việc mà tiếp cận họ khai cần thác tài liệu Phần này xem xét các... công tác lưu trữ, phản ánh kết quả của các khâu nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập, chỉnh lý, đánh giá, bảo quản, thống kê, xây dựng cơ sở dữ liệu, Công tác khai thác, sử dụng tài liệu có mục đích: cung cấp tài liệu phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền để nghiên cứu, tham khảo đề ra các quyết định quản lý, viết báo cáo, xây dựng kế hoạch công tác, ; cung cấp tài liệu. .. việc thực hiện tiếp cận khai thác tài liệu bên ngoài hệ thống hiện hành nhằm bảo đảm hiệu quả hoạt động của hệ thống hoặc bảo vệ hệ thống khỏi những nguy cơ phát sinh từ việc cho phép những cá nhân bên ngoài cơ quan sử dụng tài liệu Điều này có thể thực hiện được bằng cách tách biệt tài liệu lưu trữ khỏi hệ thống hiện hành hoặc tạo ra bản sao của tài liệu nếu như tài liệu lưu trữ vẫn còn giá trị hiện . Phân tích những nội dung cơ bản trong công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Bài làm : I: Khái niệm: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu. của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu. IV: Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu: Tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn di sản. đảm an toàn tài liệu. Điều 44. Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ Bộ: a) Chánh Văn phòng Bộ cho phép sử dụng tài liệu loại mật; b)