Đang tải... (xem toàn văn)
Lâp kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án ODA
BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Tồn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH4: Lập kế hoạch lịch trình dự án ODA Mođun KH4: LẬP KẾ HOẠCH VÀ LỊCH TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN ODA Kết thúc mođun học viên có khả năng: Nắm vững số công cụ lập kế hoạch dự án như: biểu đồ Gantt, phương pháp đường tới hạn, kỹ thuật đánh giá xem xét chương trình Nắm vững phương pháp xây dựng lịch trình thực dự án Xem xét lại khối lượng công việc, lựa chọn công cụ để lập kế hoạch lịch trình thực dự án ODA Xây dựng kế hoạch lịch trình thực dự án ODA cho dự án đơn giản (bằng tay) Kết thúc Mođun KH2: “Cấu trúc hệ thống tổ chức dự án ODA” KH3 “Cấu trúc sản phẩm, quy trình phân chia công việc dự án ODA” Người học tự nghiên cứu tài liệu Giáo viên nêu vấn đề trước học, gợi ý hỗ trợ trình học Thực hành lập kế hoạch lịch trình thực dự án ODA Tự kiểm tra đánh giá Mođun KH4: “Lập kế hoạch lịch trình thực dự án” Tự tìm hiểu sở lập kế hoạch xây dựng lịch trình thực dự án ODA Thực hành kỹ học Tự kiểm tra đánh giá Trang số: / 25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Tồn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA ) Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH4: Lập kế hoạch lịch trình dự án ODA Một số khái niệm lập kế hoạch lịch trình thực dự án Lập kế hoạch việc cung cấp thông tin để trả lời câu hỏi: Ai? Làm gì? Khi nào? Trong lâu? mối quan hệ chúng sao? Việc lập kế hoạch dự án hình dung việc thiết lập trình tự hành động xác định dự đốn trước.để thực dự án Lập kế hoạch công cụ quản lý cần thiết để tạo điều kiện hiểu vấn đề phức tạp liên quan đến yếu tố có ảnh hưởng qua lại lẫn Qua trình lập kế hoạch trình định liên quan tới việc chọn khả khác Lập dự án cần thiết tính mới, nhất, giới hạn nguồn lực, kinh phí Lập kế hoạch dự án khâu quan trọng trình chuẩn bị thực dự án nhằm quản lý dự án cách có hiệu Đây cơng cụ giao tiếp trung tâm nhằm điều phối công việc bên liên quan Kế hoạch cung cấp sở cho việc phối hợp, kiểm soát, liên lạc cam kết dự án Kế hoạch công cụ cho việc đo tiến trình dự án Như vậy, lập kế hoạch sở để theo dõi chất lượng, giá thành thời gian thực hạng mục cơng việc cần thiết cho việc hồn thành dự án Lập kế hoạch trình bước xây dựng lịch trình thực dự án Đây hoạt động đơn lẻ Khi điều kiện thực dự án thay đổi, cần có điều chỉnh kế hoạch Việc lập kế hoạch tốt iên tục cập nhật giúp thay đổi điều chỉnh lịch trình thực dự án cách hiệu Lập kế hoạch yếu tố thúc đẩy thành viên dự án hồn thành cơng việc thời hạn cách trách nhiệm người cách rõ ràng công khai Qua việc lập kế hoạch, phối hợp, giao thoa công việc cá nhân thiết lập Trong kế hoạch phải tính đến thời gian hợp lý cần cho trao đổi thông tin thành viên dự án, bao gồm thời gian chậm trễ xem xét lại chuẩn y vấn đề quan trọng Khi lập kế hoạch, hạng mục công việc cần phải mô tả rõ ràng trước chúng bắt đầu thực Các hệ thống kế hoạc hố cơng cụ việc lập kế hoạch phải linh động Lập kế hoạch trình cập nhật liên tục người quản lý cần kiểm tra tiến độ, so sánh với kế hoạch Trang số: / 25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Tồn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA ) Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH4: Lập kế hoạch lịch trình dự án ODA Kế hoạch phải bao gồm liên kết thành phần sau dự án: Phạm vi dự án; Ngân sách; Thời gian thực hiện; Chất lượng Trong quản lý thực dự án ODA, cần phải xây dựng cập nhật cách liên tục kế hoạch, lịch trình thực dự án làm sở cho công tác quản lý dự án khác Trong lĩnh vực quản lý dự án (xem Mođun KH1), cần có kế hoạch riêng cho hoạt động cụ thể Lập kế hoạch, lịch trình thực dự án Tổng thể ) ) Quản lý nhân Quản lý tài Thực hoạt động liên quan tới môi trường, xã hội Tổ chức mua sắm Giám sát, đánh giá báo cáo Việc chia nhỏ công việc dự án thành hạng mục công việc xác định cách rõ ràng, dễ đo đếm quản lý (Cấu trúc chia nhỏ công việc (WBS); xem Mođun KH3) quan trọng lập kế hoạch thực dự án Sau cần xác định rõ khối lượng hạng mục công việc, thời gian chi phí cần thiết cho hạng mục Hãy xem ví dụ việc chia nhỏ hoạt động tổng thể: Bảng Ví dụ chia nhỏ công việc tổng thể dự án xây nhà Mã hố Mơ tả Trách nhiệm Xây nhà (Từ hoạt động tổng thể cấu trúc phân chia cơng việc) 10 Kế hoạch A 20 Vị trí B 30 Làm móng G 40 Làm khung D 50 Đổ mái E 60 Lắp đặt hệ thống R 70 Quản lý dự án V Tuần 12 16 20 Trang số: / 25 24 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Tồn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA ) ) ) ) Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH4: Lập kế hoạch lịch trình dự án ODA Lịch trình thực dự án kế hoạch thực dự án lập thành thời gian biểu hoạt động Lịch trình xem sơ đồ rõ một nhóm hoạt động bắt đầu kết thúc Lập lịch trình dự án quan trọng nhiều so với hoạt động thường xun dự án thiếu tính liên tục thường gây vấn đề phức tạp cho việc điều phối cơng việc Lịch trình dùng sở để theo dõi kiểm soát hoạt động dự án Cùng với lập kế hoạch, sử dụng kinh phí, coi công cụ chủ yếu cho việc quản lý dự án Trong môi trường dự án, vai trị việc lập lịch trình quan trọng nhiều so với môi trường hoạt động thường xuyên (như quan doanh nghiệp) dự án không liên tục hoạt động thường ngày thường có vấn đề nảy sinh phức tạp nhiều việc điều phối cơng việc Lịch trình thường dựa kế hoạch hành động và/hoặc Cấu trúc chia nhỏ cơng việc (WBS) Và điều tốt lớp cơng việc WBS lập lịch trình đề cập đến gói cơng việc Lịch trình phải điều chỉnh kế hoạch tương ứng có thay đổi Cách tiếp cận kỹ thuật lập lịch trình xây dựng mạng lưới nhiệm vụ mối quan hệ kiện Mạng lưới minh họa sơ đồ để biểu diễn mối quan hệ nhiệm vụ dự án Các nhiệm vụ bắt buộc phải tiến hành trước sau nhiệm vụ khác xác định rõ ràng mặt thời gian Khi lập kế hoạch lịch trình thực dự án, cần xác định rõ trách nhiệm cá nhân, thời gian thực hiện, kinh phí vấn đề nảy sinh Công tác lập kế hoạch, xây dựng lịch thực thời điểm chuẩn bị triển khai dự án kéo dài liên tục suốt thời gian thực dự án dự án kết thúc Việc lập kế hoạch tốt phát thay đổi điều chỉnh lịch trình thực dự án cách hiệu Việc lập kế hoạch lịch trình thực dự án sử dụng cơng cụ hữu hiệu để ngăn ngừa vấn đề không mong muốn nảy sinh Giúp hạn chế chậm trễ hạng mục công việc - nguyên nhân dẫn đến chậm trễ tồn dự án Giúp tránh chi vượt dự toán (là điều hay gây tranh cãi) Hỗ trợ cho quản lý nhân sư, chặt chẽ đạo Trang số: / 25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Tồn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA ) ) Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH4: Lập kế hoạch lịch trình dự án ODA Để chuẩn bị lịch trình cơng việc, cần tiến hành sau: Xem xét cấu trúc phân chia cơng việc, ma trận trách nhiệm, lịch trình tóm tắt tổng thể mức độ chi tiết Lựa chọn cơng cụ lên lịch trình (sơ đồ theo thời gian, hệ thống ưu tiên) Phân chia hoạt động lịch trình tóm tắt tổng thể thành hoạt động nhỏ chuẩn bị (các) danh sách hoạt động Phân phối trách nhiệm nguồn lực cho hoạt động Ước lượng quãng thời gian thực cho hoạt động Thiết lập thứ tự hoạt động Chuẩn bị sơ đồ ưu tiên thời gian (hoặc dạng lịch trình khác) Xác định đường tới hạn Tính tốn thời gian co dãn hoạt động Xem xét, điều chỉnh lại kế hoạch thấy cần thiết Trong dự án dài hạn, tiếp cận “cuốn chiếu” áp dụng việc chi tiết hố lịch trình thực dự án Mỗi tháng, cần xem xét lại lịch trình để điều chỉnh cho tháng Hình Tiếp cận chiếu Bắt đầu Hơm Lịch trình tóm tắt tổng thể Mỗi tháng xem xét lại lần Kết thúc Mức độ chi tiết theo tháng tuần Mỗi tháng thêm vào tháng Mức độ chi tiết theo tuần ngày – tháng ) Cả nhóm dự án tiến hành việc xây dựng hoạt động cụ thể từ hoạt động tổng thể ý đến gợi ý sau: Trang số: / 25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA ) Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH4: Lập kế hoạch lịch trình dự án ODA Phân chia hoạt động tóm tắt tổng thể thành hoạt động cụ thể (xem mođun KH3) Sử dụng tiếp cận “cuốn chiếu” cho dự án dài hạn Đơn vị thời gian hoạt động phải nhỏ đơn vị thời gian quãng kiểm sốt Các hoạt động mơ tả động từ “hành động” danh từ “Những yếu tố bị ảnh hưởng” Đối với hoạt động, phân phối trách nhiệm cho tổ chức hay cá nhân cụ thể, riêng biệt Phân phối nguồn lực cho hoạt động cụ thể Mã hoá hoạt động cách hệ thống, thể mối quan hệ “gia đình, liên quan chặt chẽ” chúng Quản lý dự án q trình liên tục, khơng cần phân tách (Bảng 1) Lựa chọn cơng cụ thích hợp để lập kế hoạch lịch trình dự án Hãy xem ghi nhận số nguyên tắc việc lập kế hoạch lịch trình thực dự án Công tác lập kế hoạch phải tiến hành trước bắt đầu thực hạng mục công việc dự án; Việc lập kế hoạch lịch trình thực phải có tham gia người thực làm việc dự án; Bao quát tất khía cạnh dự án: phạm vi, đối tượng; ngân sách; thời gian chất lượng; Bảo đảm tính linh hoạt kế hoạch, cho phép điều chỉnh kế hoạch, có tính đến thời gian xem xét phê duyệt; Làm cho kế hoạch thực đơn giản, loại bỏ chi tiết rắc rối làm cho người đọc khó hiểu; Cần phải nhớ lịch trình thực dự định để tiến hành công việc khơng xác tuyệt đối; Trao đổi kế hoạch với tất bên liên quan Mọi kế hoạch vô giá trị không người biết đến ) Nhà quản lý dự án cần phải thực nhiệm vụ có liên quan đến kế hoạch trình thực dự án sau: Lập biểu đồ tiến trình Theo dõi tiến triển công việc theo kế hoạch Cập nhật thường xuyên kế hoạch Trang số: / 25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA GHI NHỚ ) Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH4: Lập kế hoạch lịch trình dự án ODA Việc lập kế hoạch lịch trình thực dự án quan trọng Đây công cụ phục vụ cho công tác quản lý thực dự án cách hiệu nhất, sở cho việc kiểm sốt đánh giá tiến trình thực chất lượng dự án Hãy ghi nhận mô tả sơ đặc điểm số phương pháp lập kế hoạch lịch trình thực dự án Hình Một số cơng cụ lập kế hoạch lịch trình thực dự án Mơ tả sơ Biểu đồ – Biểu đồ Gantt Phương pháp đường tới hạn – CPM Biểu đồ PERT (Kỹ thuật đánh giá xem xét chương trình) Biểu đồ Gantt biểu thị kế hoạch lập cho số nhiệm vụ, trình bầy trục hồnh theo thời gian CPM thiết kế cho dự án xây dựng công ty xây dựng chấp nhận rộng rãi Bản chất CPM phương pháp xác định thời gian cần thiết để hồn thành cơng việc, sử dụng xây dựng lịch trình thực dự án PERT áp dụng rộng rãi công nghiệp chế tạo có điểm tương đồng với phương pháp CPM Dù vậy, PERT tập trung vào yếu tố thời gian dự án sử dụng tính tốn xác suất thời gian hoạt động để trợ giúp việc xác định khả dự án hồn thành thời điểm cho trước không Trang số: / 25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Tồn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA ) Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH4: Lập kế hoạch lịch trình dự án ODA Biểu đồ Gantt Danh sách hoạt động hoạt động cần tiến hành, với cá nhân/tổ chức chịu trách nhiệm, quãng thời gian thực hiện, thời gian khởi đầu kết thúc Hãy xem ví dụ danh sách hoạt động việc chuẩn bị kế hoạch xây nhà Bảng Danh sách công việc việc chuẩn bị kế hoạch xây nhà ) ) Mã Hoạt động Trách nhiệm Quãng thời gian Khởi đầu Kết thúc 100 Mua đất Chủ dự án 1 101 Nghiên cứu vị trí Kiến trúc sư 102 Xác định nhu cầu Kiến trúc sư 103 Kết thúc vẽ Kiến trúc sư 104 Lựa chọn nhà cung cấp Chủ dự án 105 Cung cấp thiết bị Kiến trúc sư 106 Lập kế hoạch xây dựng Chủ dự án Biểu đồ dạng hình (Gantt) loại biểu đồ sơ đồ thực hạng mục công việc theo thời gian, sử dụng lập kế hoạch Đối với số dự án đơn giản, biểu đồ dạng hình gần giống với danh sách công việc, thể theo kiểu đồ thị, sinh động Biểu đồ Gantt khó cập nhật không mô tả mối quan hệ tương hỗ hoạt động không liên kết thơng tin chi phí, nguồn lực cần thiết với lịch thực Một thay đổi hoạt động không tự động làm thay đổi hoạt động Là công cụ hữu hiệu để quản lý lịch trình hoạt động chung dự án, áp dụng để quản lý công việc cụ thể, chi tiết khơng thể nhiều mối quan hệ tương hỗ hoạt động Loại sơ đồ thường sử dụng cho dự án có mối quan hệ hoạt động dễ hểu, không phức tạp Các bước tiến hành xây dựng biểu đồ Gantt: Định nghĩa hoạt động; Tính tốn thời gian cần thiết để hồn thành cơng việc cho hoạt động, tuỳ thuộc vào khối lượng công việc, nguồn lực cho phép, tổng thời gian để hoàn thành dự án; Trang số: / 25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Tồn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH4: Lập kế hoạch lịch trình dự án ODA Xác định mối liên hệ hoạt động với hoạt động khác; Vẽ lịch thực dự án (mỗi hoạt động biểu diễn ngang theo trục hoành thời gian); Điều chỉnh thời gian cho tất hoạt động hồn thành lịch trình (là hoạt động xếp cho thời điểm hoàn thành chúng khơng vượt q thời điểm hồn thành dự án định trước) ) Hãy xem ví dụ biểu đồ dạng hình (Gantt) Bảng Biểu đồ dạng hình (Gantt) Mã Hoạt động 100 Mua đất (Chủ dự án) Nghiên cứu vị trí (Kiến trúc sư) Xác định nhu cầu (Kiến trúc sư) Kết thúc vẽ (Kiến trúc sư) Lựa chọn nhà cung cấp (Chủ dự án) Cung cấp thiết bị Lập kế hoạch xây dựng (Chủ dự án) 101 102 103 104 105 106 ) Quãng thời gian (tuần) xxx xxx xxxx xxx xxx xxx 1 xxx 1 xxx xxx xxx Sử dụng biểu đồ Gantt có số ưu nhược điểm sau: Biểu đồ dễ hiểu khó cập nhật khơng mơ tả mối quan hệ tương hỗ hoạt động Không liên kết thơng tin chi phí, nguồn lực cần thiết với lịch thực Một thay đổi hoạt động không tự động làm thay đổi hoạt động Trang số: / 25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA ) ) ) Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH4: Lập kế hoạch lịch trình dự án ODA Phương pháp đường tới hạn (CPM) Phương pháp đường tới hạn nhóm phương pháp thuộc sơ đồ mạng lưới, bao gồm: - Sơ đồ ưu tiên (PDM) - Sơ đồ ưu tiên quy mô thờigian - Sơ đồ mũi tên Sử dụng phương pháp tốn nhiều công sức biểu đồ Gantt, lại cung cấp nhiều thông tin chi tiết cần thiết cho việc quản lý dự án cách có hiệu Nó địi hỏi chia nhỏ dự án thành nhiều hoạt động xác định liên hệ hoạt động với theo trật tự logic chi tiết nhiều so với biểu đồ Gantt: Đây công cụ hữu hiệu để xây dựng lịch thực hiên chung cho toàn dự án, cho công việc cụ thể, chi tiết Cung cấp mối quan hệ tương hỗ hoạt động lịch trình sử dụng kinh phí nguồn lực khác; Địi hỏi có mơ tả rõ mối quan hệ hoạt động; Một số khái niệm sử dụng phương pháp đường tới hạn: Hoạt động: việc thực nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án Mỗi hoạt động thường địi hỏi kinh phí, thời gian, hai; Mạng lưới: sơ đồ mô tả mối liên hệ hoạt động nhằm hoàn thành dự án Mạng lưới thường vẽ dạng "sơ đồ mũi tên", "sơ đồ nút"; Quãng thời gian (D): quãng thời gian ước tính cần để thực hoạt động Quãng thời gian phải tính đến tất nguồn lực cần cho hoạt động đó; Thời điểm bắt đầu sớm (ES): thời điểm sớm mà hoạt động bắt đầu; Thời điểm kết thúc sớm (EF): thời điểm sớm mà hoạt động kết thúc, Thời điểm bắt đầu sớm cộng Quãng thời gian: EF = ES + D Thời điểm kết thúc muộn (LF): thời điểm muộn mà hoạt động kết thúc; Thời điểm bắt đầu muộn (LS): thời điểm muộn mà hoạt động bắt đầu không làm chậm thời điểm kết thúc dự án: LS = LF - D Trang số: 10 / 25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Tồn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH4: Lập kế hoạch lịch trình dự án ODA Tổng thời gian co dãn (TF): tổng thời gian mà hoạt động chậm khơng làm chậm thời điểm kết thúc dự án: TF = LF - EF = LS - ES Thời gian co dãn tự (FF): quãng thời gian mà hoạt động chậm không làm chậm Thời điểm bắt đầu sớm hoạt động sau đó; Đường tới hạn: chuỗi hoạt động liên quan đến sơ đồ Mạng lưới, hoạt động có Tổng thời gian co dãn Thời gian co dãn tự Đường tới hạn xác định thời gian tối thiểu để hoàn thành dự án; ) 3.1 Sơ đồ ưu tiên (PDM) Phương pháp sơ đồ mạng lưới ưu tiên tạo lơgíc hay tập hợp mối quan hệ qua lại hoạt động cách rõ ràng Đường nối hoạt động hoat động nằm bên phải thường xảy sau hoạt động nằm bên trái Đường nối cho phép nhà quản lý dự án xác định dường tới hạn, chuỗi hoạt động kết hợp với xác định độ dài dự án ) Ví dụ dự án xây nhà (hình 3) cho thấy, hoạt động hoạt động (1) hoạt động độc lập với xảy đồng thời Hình Ví dụ mạng lưới lưới ưu tiên dự án xây nhà 101 100 105 Nghiên cứu vị trí Đặt hàng Kiến trúc sư Kiến trúc sư 103 Mua đất Chủ dự án 106 Hoàn thành vẽ Kế hoạch xây dựng Chủ dự án Kiến trúc sư 102 Xác định yêu cầu Kiến trúc sư 104 Lựa chọn nhà thầu Chủ dự án Trang số: 11 / 25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Tồn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH4: Lập kế hoạch lịch trình dự án ODA ) Số hiệu Thời gian Để xác định đường tới hạn (chuỗi hoạt động) cho dự án, cần thêm vào quãng thời gian hoạt động phụ thuộc lẫn Tổng thời gian hoạt động phụ thuộc thời gian cần thiết để thực dự án ) Mô tả hoạt động Nguồn lực Sơ đồ ưu tiên quy mô thời gian kết hợp đặc điểm sơ đồ Gantt sơ đồ ưu tiên Mối quan hệ logíc thể mũi tên thiết lập thông qua việc sử dụng đường theo phương thẳng đứng (được gọi hàng rào) Hoạt động nằm bên phải hàng rào xảy sau hoạt độ nằm bên trái hàng rào Hình Sơ đồ ưu tiên quy mô thời gian Hoạt động 100 Mua đất Chủ dự án 101 Rào 105 Đặt hàng Kiến trúc sư Nghiên cứu vị trí Kiến trúc sư Độ linh động 106 Kế hoạch xây dựng Chủ dự án 102 103 104 Xác định yêu cầu Hoàn thành vẽ Kiến trúc sư Kiến trúc sư Lựa chọn nhà thầu Chủ dự án Thời gian (tuần) ) Khái niệm “Bắt đầu sớm/chậm Kết thúc sớm/chậm” sử dụng để xác định hoạt động thuộc nhóm “tới hạn” hay thuộc nhóm có thời gian co dãn Trang số: 12 / 25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Tồn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH4: Lập kế hoạch lịch trình dự án ODA Bảng Thời gian bắt đầu kết thúc Khởi đầu muộn Kết thúc muộn 4 12 4 12 Tổng mức độ linh động 0 Kiến trúc sư 12 12 Kiến trúc sư 12 16 12 16 Chủ dự án 16 24 16 24 Kiến trúc sư 16 20 20 24 Chủ dự án 24 28 24 28 Hoạt động Trách nhiệm 100 101 Mua đất Nghiên cứu vị trí Xác định nhu cầu Kết thúc vẽ Lựa chọn nhà cung cấp Cung cấp thiết bị Lập kế hoạch xây dựng 102 103 104 105 106 ) Khởi Kết thúc đầu sớm sớm Chủ dự án Kiến trúc sư Khoảng thời gian (ngày) Mã Lựa chọn công cụ thích hợp để lập kế hoạch quan trọng Bảng So sánh công cụ Công cụ Sử dụng Ví dụ Biểu đồ Logic đơn giản với vài hoạt động song song (dự án đơn giản) Xây dựng đường Sơ đồ mạng lưới Logic phức tạp với nhiều hoạt động song song (dự án phức tạp) Xây dựng cầu, hệ thống cấp nước GHI NHỚ Một số khái niệm cần ý lập kế hoạch dự án phương pháp đường tới hạn: Đường tới hạn, Thời gian thực dự án, Thời gian co dãn tự Trang số: 13 / 25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA ) ) ) ) ) Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH4: Lập kế hoạch lịch trình dự án ODA 3.2 Phương pháp xây dựng hệ thống đường tới hạn sơ đồ mũi tên Quy trình xây dựng hệ thống phương pháp đường tới hạn: Xây dựng danh sách hoạt động cho hoạt động tóm tắt Phân chia hoạt động tóm tắt điền vào danh sách nói Họp với nhà quản lý Phát triển chuỗi logic Thiết lập sơ đồ mạng lưới (bảng đen máy tính) Danh sách hoạt động tóm tắt thường bao gồm mục sau: thứ tự, mô tả, đơn vị tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm, số nhân lực, chi phí, thời gian, ngày bắt đầu, ngày kết thúc Cơ chế sử dụng xây dựng (vẽ) sơ đồ mạng lưới ưu tiên: Sắp xếp trật tự hoạt động từ trái qua phải với hộp bắt đầu hộp kết thúc Vẽ mũi tên theo tiến trình thực Vẽ mũi tên đến từ hộp song song với phương nằm ngang Chỉ loại logíc Tránh mũi tên bị cắt Một số dạng quan hệ hoạt động cần lưu ý: Cùng đồng thời bắt đầu (S-S); Kết thúc bắt đầu (F-S); Tổ hợp (bắt đầu hoạt động hoạt động khác diễn ra) Bên cạnh mơpí quan hệ nêu trên, số dạng quan hệ khác Hãy xem ví dụ loại quan hệ hoạt động (hình 5, 6, 7) Hình Hai công việc “tiền nhiệm” 16 (20) (18) Trang số: 14 / 25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Tồn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH4: Lập kế hoạch lịch trình dự án ODA Hình Nhiều việc bắt đầu sau định Hình Mối quan hệ chéo ) Ngun liệu thơ (139) Máy phần (143) Ký thẻ công việc (141) Máy phần (145) Cần tránh đường phụ thuộc cắt trường hợp (hình 7) khơng thể tránh khỏi Hình Tránh hoạt động “treo” (như A F) A Bắt đầu B D C E Kết thúc F ) Tính tốn để xác định hoạt động thuộc dạng tới hạn? Hoạt động thuộc dạng co giãn thời gian? Trang số: 15 / 25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Tồn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA ) Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH4: Lập kế hoạch lịch trình dự án ODA Hãy xem ví dụ việc xác định loại hoạt động tới hạn co dãn Phía hộp đường tiến trình tiến, tính từ trái qua phải, kết thúc công việc thứ (A) Đường tiến trình lùi tính từ phải qua trái, “bắt đầu muộn” công việc cuối (D) ES EF ES EF A LS ES EF B LF Số hộp khoảng thời gian cần thiết cho hoạt động D LS LF ES EF LS LF C LS LF (Tiếp) Ví dụ, gán số cụ thể cho việc bắt đầu kết thúc ES EF 2 6 A B 2 LS LF Đường tới hạn D 6 C Như thấy, cơng việc A, B D khơng việc thuộc loại “tới hạn”, cịn cơng việc C thuộc loại linh động Trang số: 16 / 25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Tồn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA ) Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH4: Lập kế hoạch lịch trình dự án ODA Hãy đọc ghi nhận chế tính tốn thời gian co dãn hoạt động Từ trái sang phải Tìm khoảng thời gian Khi lựa chọn, chọn lấy giá trị cao Viết lên 7 A B C Từ phải sang trái 7 Viết Tìm đến định làm bật Khi lựa chọn, chọn lấy giá trị thấp Sơ đồ PERT ) PERT xây dựng sở kiện hoạt động loại sơ đồ mạng lưới khác Một kiện hồn thành hoạt động Trong đó, tên hoạt động phía thời gian cần thực phía mũi tên Các nốt biểu diễn điểm bắt đầu kết thúc Hình Ví dụ sơ đồ PERT Giấy phép 101 Khai thác 102 Mua đất 100 Xây dựng kế hoạch 106 Xác định 102 2 Kế hoạch 103 Lựa chọn 104 Trang số: 17 / 25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Tồn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA ) Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH4: Lập kế hoạch lịch trình dự án ODA Đối với kiện cần phải tính tốn sở thống kê thời gian dự kiến Sự kiện nốt 3.08 lần ước lượng Kết thúc kế hoạch Ngắn Trung bình Nhanh Bắt đầu 1.5 3.0 5.0 Thời gian dự kiến 3.08 Mua đất Công thức tính (1 x Ngắn nhất) + (4 x Trung bình) + (1 x Dài nhất) ) 1.5 + 12 + = 18.5 Có loại phương pháp hệ thống: Hoạt động mũi tên Sơ đồ mũi tên ) ) = Sự kiện nốt Hoạt động nốt Kế hoạch chuẩn bị Chuẩn bị kế hoạch 3.08 Sơ đồ ưu tiên Sơ đồ PERT với lần ước lượng Cần thiết phải sử dụng phần mềm máy tính để hỗ trợ q trình lập kế hoạch PERT có số đặc điểm riêng sau: Tạo lập sở cho việc lập kế hoạch dự báo Cung cấp cho ban lãnh đạo tầm nhìn cho phép họ kiểm sốt chương trình hành động tương tự để đối phó với tình lặp lại; Trang số: 18 / 25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Tồn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH4: Lập kế hoạch lịch trình dự án ODA Giúp ban lãnh đạo giải điểm khơng chắn chương trình hành động cách trả lời câu hỏi thời gian trễ hạng mục công việc định ảnh hưởng đến việc hoàn thành dự án, cách quãng hoạt động hoạt động có vai trị then chốt với thời điểm hồn thành dự án Cung cấp sở cho việc thu thập thông tin cần thiết việc định, báo cáo ) ) Xây dựng lịch trình dự án Quá trình lên lịch trình dự án bắt đầu sau hoạt động cho mục tiêu dự án xác định đường tới hạn xây dựng Lên lịch trình dự án địi hỏi dung hồ nguồn lực, rủi ro, thời hạn cần hồn thành cơng việc Hãy theo xem ví dụ sau lập lịch trình dự án A B : : : F D E G 2 - A, B, F hoạt động tới hạn - C,D, E,G hoạt động dạng có thời gian co dãn - Các số hoạt động quãng thời gian cần thiết để hồn thành cơng việc - Có nhiều cách để thực hoạt động có thời gian co giãn, phụ thuộc vào nguồn lực chi phí - Cần phải ý đến hiệu quả, tính kinh tế chất lượng C 1 : Tuần ) Khi lên lịch trình loại hoạt động có thời gian co dãn, cần ý đến vấn đề sau: Phân phối nguồn lực cách hợp lý Chi phí cần thiết khả tiền mặt Các rủi ro xảy Các yếu tố ngoại lai (ví dụ thời tiết) Trang số: 19 / 25 BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Tồn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA ) ) ) Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH4: Lập kế hoạch lịch trình dự án ODA Trong trình thực dự án, nhà quản lý phải tính đến chuyện rút ngắn thời gian hồn thành dự án địi hỏi tình hình dự án (hoặc pha dự án) bị chậm chễ Để làm việc đó, cần ý đến vấn đề sau: Bổ sung thêm nguồn lực, kinh phí: trường hợp có nguồn vốn bổ sung hay cân đối kinh phí dự án Thay đổi trật tự hoạt động để rút ngắn thời gian hơn: Có thể tiến hành song song thay đổi số trật tự hoạt động mà chúng đảm bảo hồn thành dự án mmặc dù có khó khăn khả gặp rủi ro định Khi xếp lại trật tự hoạt động, cần ý không nên coi trở mgại nguồn lực trở ngại lơ gíc xếp hoạt động Giảm mục tiêu (ít tham vọng hơn): Thay đổi phương pháp: tìm kiếm phương pháp phương pháp khác Giảm thời gian ước lượng hoạt động Mỗi lần ước lượng lại khoảng thời gian kinh phí cần thiết, cần phải ý đến mức độ dễ thay đổi cần thiết phải có giả thuyết số tình tương tai dự án để kịp thời ứng phó với thay đổi xảy Sau chuẩn bị, lập kế hoạch lịch trình thực dự án, cần đạt phê chuẩn công tác chuẩn bị kế hoạch/lịch trình dự án Để đạt phê duyệt quản lý cần thực bước sau: Xem xét kế hoạch thực dự án đề xuất Thực cam kết với nhà lãnh đạo ban ngành Xác định người cần đưa phê chuẩn thức khơng thức (làm việc với chủ đầu tư) Đưa cách quản lý đàm phán Xét lại kế hoạch yêu cầu Xây dựng chiến lược để trì hỗ trợ Thực chiến lược để trì hỗ trợ GHI NHỚ Cần chuẩn bị kỹ có chiến lược để đạt phê chuẩn kế hoạch, lịch trình thực dự án hỗ trợ quản lý Trang số: 20 / 25 ... kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH4: Lập kế hoạch lịch trình dự án ODA Lịch trình thực dự án kế hoạch thực dự án lập thành thời gian biểu hoạt động Lịch trình xem sơ đồ... lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA GHI NHỚ ) Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH4: Lập kế hoạch lịch trình dự án ODA Việc lập kế hoạch lịch trình. .. lý Dự án ODA Phần I: Các kỹ quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị kế hoạch dự án Mođun KH4: Lập kế hoạch lịch trình dự án ODA Xác định mối liên hệ hoạt động với hoạt động khác; Vẽ lịch thực dự án
