I/ ĐỀ BÀI: Anh/chị hãy phân tích tình hình mua hàng theo cơ cấu sản phẩm của Công ty AAA theo bảng số liệu sau. Đánh giá những điều kiện tác động thuận lợi và khó khăn đối với hoạt động mua hàng của Công ty. Đề xuất giải pháp giúp Công ty thực hiện hoạt động mua hàng tốt hơn. Bảng 4.6. Tình hình mua hàng hóa phục vụ cho xuất khẩu của Công ty AAA Đơn vị tính: Triệu đồng Tên hàng Kế hoạch Thực hiện Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch (%) Tăng (giảm) tuyệt đối 1. Gạo 4.200 4.000 95,2 -200 2. Điều 8.000 6.000 75 -2.000 3. Cà phê 3.600 4.200 116,6 +600 4. Hàng gia công may mặc XK 16.000 6.100 38,1 -9.900 Cộng 31.800 20.300 63,8 -11.500 (Nguồn : Phòng Kế hoạch) II/ BÀI LÀM 1/ Phân tích tình hình mua hàng và đánh giá những điều kiện tác động hoạt động mua hàng của Công ty Nhìn chung, qua bảng số liệu trên ta thấy, Công ty đã không thực hiện tốt hoạt động mua hàng trong kỳ kinh doanh với tỷ lệ hoàn thành kế hoạch chỉ đạt 63,8%, giảm 36,2% so với kế hoạch đề ra. Trong đó, ngoài mặt hàng cà phê vượt chỉ tiêu đề ra thì các mặt hàng còn lại đều không hoàn thành kế hoạch, đặc biệt nghiêm trọng ở mặt hàng gia công may mặc xuất khẩu với tỷ lệ hoàn thành kế hoạch đạt ở mức cực thấp (38,1%). Xét riêng cho từng mặt hàng ta thấy: - Mặt hàng Gạo và Điều đều có tỷ lệ thực hiện thu mua thấp hơn so với kế hoạch đề ra, cụ thể: Gạo có tỷ lệ thực hiện thu mua giảm 4,8%, và Điều giảm 25% so với kế hoạch đề ra. Nguyên nhân chủ yếu là do tuy công ty đã xác định đúng nhu cầu của thị trường nhưng lại không dự đoán chính xác sự biến động về giá cả và sản lượng được cung ứng. Khi tình hình cạnh tranh mạnh trong khâu mua xảy ra do sản lượng giảm và giá cả tăng, với nguồn vốn còn hạn hẹp Công ty đã không thể tổ chức thực hiện có hiệu quả hoạt động thu mua. Chính sự yếu kém về năng lực cạnh tranh trong khâu mua đã khiến cho công ty không thể thực hiện tốt hoạt động xuất khẩu và làm giảm sụt doanh thu của công ty. - Mặt hàng Cà phê có tỷ lệ hoàn thành kế hoạch đạt mức 116,6%, vượt chỉ tiêu 16,6%. Ở mặt hàng này, công ty đã thực hiện tốt trong khâu thu mua nhờ sự chủ động và linh hoạt trong việc tiếp cận các nguồn cung cà phê. Ngoài việc thu mua các nguồn cà phê trong nước, Công ty đã chủ động tiếp cận các nguồn cà phê giá rẻ nhưng chất lượng tốt, đảm bảo từ các thị trường lân cận như Indonesia. Nhờ vậy, Công ty đã đảm bảo được đủ sản lượng cà phê cho hoạt động xuất khẩu và tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá bán hàng trong tình hình cạnh tranh gây gắt. Thực hiện vượt kế hoạch thu mua cà phê tuy đem lại thuận lợi cho công ty nhưng đồng thời cũng tạo nên một số khó khăn nhất định cho Công ty. Mức vượt ứng với 600 triệu đồng là một lượng tồn kho khá lớn, có thể dẫn đến sự ứ động vốn và gia tăng chi phí nếu công ty không tổ chức tốt hoạt động xuất khẩu, sẽ dẫn tới sự ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của công ty. - Như đã nói ở trên, mặt hàng may mặc gia công xuất khẩu là mặt hàng đạt mức tỷ lệ hoàn thành kế hoạch thấp nhất trong tất cả các mặt hàng, giảm hơn 60% so với kế hoạch đề ra. Nguyên nhân chủ yếu là do sự nhìn nhận chưa chính xác giữa năng lực hiện có của công ty với nhu cầu của thị trường. Đây là lĩnh vực mới tiếp cận của công ty, mặc dù nhu cầu thị trường lớn nhưng với kinh nghiệm còn hạn chế và năng lực sản xuất còn nhỏ, công ty đã không thể thực hiện tốt việc nhập nguyên liệu đúng thời hạn để đáp ứng sản xuất kịp thời, cũng như chưa thể tổ chức sản xuất với quy mô lớn. Việc thực hiện không đồng bộ giữa cung ứng nguyên liệu và sản xuất đã khiến cho công ty không thể hoàn thành tốt các đơn hàng với đối tác nhập khẩu, ảnh hưởng đến sự tín nhiệm của các đối tác với công ty. 2/ Đề xuất giải pháp giúp Công ty thực hiện hoạt động mua hàng tốt hơn - Để đảm cho hoạt động xuất khẩu được diễn ra suôn sẻ trước hết là hàng mua phải đủ về số lượng, phù hợp về chất lượng, tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay gián đoạn việc kinh doanh của Công ty. Muốn làm được điều này, Công ty cần chủ động đa dạng hóa các nguồn cung ứng, duy trì và phát triển mối quan hệ bền vững với các nguồn cung ứng uy tín hiện tại để làm giảm rủi ro và tăng khả năng ứng phó của công ty khi xảy ra biến động trên thị trường. Việc đa dạng hóa các nguồn cung ứng có thể thực hiện bằng cách tìm kiếm thêm các nguồn cung ứng nước ngoài, chẳng hạn như đối với Gạo có thể nhập khẩu thêm từ các thị trường lân cận như Campuchia hoặc mở rộng khu vực thu mua trong nước, liên kết chặt chẽ với các lái thương trong ngành và tại vùng thu mua. - Tổ chức tốt hoạt động dự báo và khai thác nguồn vốn để bảo đảm tài chính cho hoạt động thu mua. Công ty cần có sự cân đối nguồn vốn của công ty với khả năng khai thác nguồn vốn từ bên ngoài khi lập kế hoạch thu mua. Bên cạnh đó, Công ty cần thắt chặt, tăng cường và tạo các mối liên hệ tốt với các tổ chức tài chính cũng như tìm hiểu kỹ lưỡng điều kiện cho vay, hình thức cho vay tại các tổ chức này, để khi cần thiết công ty có thể ngay lập tức huy động vốn từ các tổ chức này phục vụ cho hoạt động thu mua. - Riêng đối với hàng gia công may xuất khẩu, Công ty cần tạo thế chủ động trong việc kiểm soát nguồn nguyên liệu bằng các biện pháp như: Quy định thời hạn đối tác phải nguyên liệu hoặc thương lượng để có quyền tự chủ trong việc tìm kiếm và cung ứng nguyên liệu thích hợp