Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài: Công việc xếp thời khóa biểu (TKB) của Cán bộ quản lý trong trường học là một công việc đòi hỏi phải tốn kém nhiều công sức, thời gian. Quy trình xếp một TKB bắt đầu từ những số liệu về giáo viên, học sinh các khối lớp lập ra bảng phân công chuyên môn rồi thông qua các tình hình hoạt động của nhà trường, giáo viên, học sinh để thiết lập các ràng buột mới tiến hành xếp thời khóa biểu, đến khi thực hiện xong một TKB còn phải thiết kế mẫu in TKB cho giáo viên, học sinh làm sao cho tiện lợi, dễ nhìn, dễ hiểu. Tất cả những công đoạn trên gây ra nhiều áp lực cho các cán bộ quản lý. Ngày nay khi công nghệ thông tin đã thâm nhập vào mọi lĩnh vực của xã hội, các hoạt động cải cách hành chính, tin học hóa quản lý, hệ thống công cụ quản lý thông tin giáo dục đòi hỏi đảm bảo quá trình quản lý thông tin được xuyên suốt từ cấp cơ sở cho đến Bộ Giáo Dục Đào Tạo, để thực hiện được những yêu cầu trên. “Ngày 13 tháng 2 năm 2012, Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ra Quyết định số 558/QĐ-BGDĐT về việc sử dụng thống nhất phần mềm VEMIS trong các trường phổ thông nhằm xây dựng Cơ sở dữ liệu điện tử dùng chung về giáo dục.” (1) . Trong các phân hệ của phần mềm Vemis, có phân hệ Quản lý giảng dạy là phân hệ có tính năng xếp TKB tốt nhất, nhanh nhất hiện nay. Phân hệ này giải quyết được vấn đề xếp TKB một cách nhẹ nhàng nhanh chóng tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức giúp cán bộ quản lý nhà trường hoàn tốt nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên vấn đề xuất dữ liệu TKB của phân hệ Quản lý giảng dạy còn chưa phù hợp với cách nhìn truyền thống của giáo viên, học sinh, nhất là phần in TKB ra giấy rất tốn kém. thực hiện xong đề tài sáng kiến “Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu thời khóa biểu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểu” góp phần giải quyết vấn đề chuyển dữ liệu xuất TKB từ phần mềm Quản lý giảng dạy sang tập tin Excel, đây là giai đoạn mà các trường có sử dụng xếp TKB bằng phần mềm phân hệ quản lý giảng dạy trong hệ thống Vemis hoặc xếp TKB bằng phần mềm Fet quan tâm. 2. Mục đích của đề tài: Trong phân hệ Quản lý giảng dạy các mẫu TKB được xuất ra rất nhiều kiểu theo dạng html đây là File xem trên nền Web, nhưng khi in ấn thì không hợp lý do các mẫu in TKB được thiết kế quá khổ giấy thông thường như mẫu tên TKB-sang-20-1-2013_activities_days_horizontal.html (hình 1), mẫu khó nhìn khi có môn dạy hai tiết liền như mẫu tên TKB-sang-20- 1-2013_groups_ time_vertical.html (hình 2), một số mẫu thiết kế ngắn gọn nhưng lại phân trong một tờ giấy A4 in rất tốn giấy khi muốn in với số lượng lớn như mẫu tên TKB-sang-20-1-2013_subgroups_days_horizontal.html (hình 3) (1) Tài liệu hướng dẫn sử dụng Vemis, Phân hệ Quản lý giảng dạy, trang 4 Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 1 Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm Hình 1. Mẫu tên TKB-sang-20-1-2013_activities_days_horizontal.html Hình 2. mẫu tên TKB 20-1-2013-sang_groups_time_vertical.html Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 2 Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm Hình 3. TKB-sang-20-1-2013_subgroups_days_horizontal.html Mục đích của đề tài là nghiên cứa chuyển đổi dữ liệu được xuất ra trong phân hệ Quản lý giảng dạy từ File html sang File Excel để tạo ra các mẫu thông báo TKB ngắn gọn, dễ nhìn hơn và tiết kiệm giấy hơn. 3. Nhiệm vụ của đề tài: Tạo mẫu in trong phần mềm Excel từ dữ liệu xuất ra trong phân hệ Quản lý giảng dạy như mẫu TKB tổng thể (hình 4) hoặc mẫu TKB từng lớp, từng giáo viên (hình 5a, 5b). Hình 4 mẫu thời khóa biểu toàn trường 31 lớp chỉ in 2 trang giấy A4 Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 3 Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm Hình 5a mẫu thời khóa biểu từng lớp chỉ in 3 trang giấy A4 Hình 5b mẫu thời khóa biểu cho 60 giáo viên chỉ in 6 trang giấy A4 4. Phương pháp nghiên cứu của đề tài: Sử dụng một số công thức (Hàm) của phần mềm Microsoft Excel như: Hàm dò tìm HLOOKUP, Hàm Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 4 Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm điều kiện IF, Hàm đếm có điều kiện COUNTIF… để đưa dữ liệu Copy từ mẫu TKB trong phân hệ quản lý giảng dạy vào các mẫu được thiết kế trên các tờ bảng tính gọi là (Sheet) trong Excel. 5. Phạm vi nghiên cứu đề tài: Nghiên cứu so sánh các mẫu dữ liệu được xuất ra từ phân hệ Quản lý giảng dạy dạng *.html và các công thức (Hàm) của phần mềm Microsoft Excel, chọn một mẫu xuất TKB từ phân hệ Quản lý giảng dạy chuyển đổi dữ liệu sang mẫu in trong tập tin Excel 6. Đối tượng nghiên cứu: Chuyển đổi dữ liệu từ những file xuất TKB dạng *.html sang các mẫu in TKB truyền thống, ngắn gọn phục vụ cho giáo viên, học sinh, đồng thời tiết kiệm được giấy mực. 7. Khẳng định tính mới trong đề tài: Tính mới trong đề tài này kịp thời nắm bắt được những ứng dụng của công nghệ thông tin một cách linh hoạt chuyển đổi dữ liệu theo khuôn mẫu thiết kế nhưng chưa phù hợp trong phân hệ Quản lý giảng dạy của phần mềm Vemis sang loại dữ liệu quen thuộc truyền thống hơn, dễ dàng sửa đổi bằng phần mềm thông dụng Microsoft Excel từ đó tạo ra các mẫu xuất TKB gọn, đẹp, dễ nhìn và tiết kiệm giấy hơn. NỘI DUNG A. CƠ SỞ KHOA HỌC LÝ LUẬN: Trên thị trường, trên mạng Internet hiện nay có rất nhiều phần mềm xếp TKB, từ những loại được lập trình phức tạp đến những File đơn giản bằng Excel. Mỗi phần mềm đều có cái ưu điểm và khuyến điểm khác nhau, phân hệ Quản lý giảng dạy trong Vemis cũng vậy. “Do cơ sở hạ tầng về CNTT của nước ta còn nghèo nên việc thực hiện các chức năng in ấn chưa được thuận lợi (phần mềm xuất ra TKB dưới dạng html). Sẽ là ưu điểm của chương trình đối với các trường đã có website riêng vì rất dễ dàng đưa lên web để GV và học sinh (HS) theo dõi nhưng cũng chưa phải là tối ưu đối với việc in ấn theo các dạng TKB truyền thống mà các trường đang thực hiện”. (2) Vì vậy việc nghiên cứu để đưa dữ liệu xuất ra TKB dưới dạng html sang dạng TKB truyền thống là công việc cần thiết phải làm hiện nay. B. THỰC TRẠNG: Được đào tạo căn bản về tin học từ năm 1996 và qua quá trình đúc kết những kinh nghiệm trong các phần mềm ứng dung tin học đến nay, tôi đã có một căn bản vững chắc về cách xử lý số liệu trong bảng tính và các hàm trong phần mềm Microsoft Excel. (2) Tài liệu hướng dẫn sử dụng Vemis, Phân hệ Quản lý giảng dạy, trang 7 Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 5 Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm Được sự quan tâm của Ban Giám Hiệu nhà trường liên tục bồi dưỡng kiến thức tin học, được tham gia các đợt tập huấn các phân hệ trong phần mềm Vemis nên tôi tương đối nắm vững cách làm và cấu trúc trong các phân hệ trong phần mềm. Trường chúng tôi hiện nay đã đạt Chuẩn Quốc Gia nên được Sở Giáo Dục và các ban ngành trang bị số lượng máy vi tính, máy in khá đầy đủ, với hệ thống mạng Internet với đường truyền băng thông rộng kết nối toàn bộ các máy trong trường giúp cho việc cập nhật dữ liệu, thông báo thông tin được thuận lợi hơn. C. NỘI DUNG: 1. Các thành phần chứa dữ liệu tạo mẫu in Thời Khóa Biểu: 1.1. Giao diện phần mềm Microsoft office Excel: - Microsoft office Excel là phần mềm ứng dụng của hãng Microsoft nằm trong bộ Microsoft office còn gọi bộ ứng dụng văn phòng. - Microsoft office Excel là phần mềm chuyên dùng để tính toán ( bảng tính điện tử ) hoạt động trong Windows. - Đây là phần mềm ứng dụng cơ bản mà hầu hết các giáo viên đều được học qua trong chương trình tin học cơ bản nên rất dễ dàng sử dụng (hình 6). Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 6 HÌNH 6 - PHẦN MỀM ỨNG DỤNG MICROSOFT OFFICE EXCEL Hộp kiểm soátThanh MenuThanh công cụ (Standard) Thanh Edit Formula Cột Hàng Thanh Formatting Trỏ Ô Thanh Drawing Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm 1.2. Cấu trúc các Sheet trong Excel tham gia tạo mẫu in TKB: Để thuận lợi trong việc áp dụng cho nhiều dạng thời khóa biểu của các trường tôi đã tạo một mẫu in thời khóa biểu chung thực hiện 5 tiết trong một buổi học và 7 ngày trong một tuần. - Sheet tên Phân công chuyên môn (hình 7) Sheet này chứa các dữ liệu như: tên lớp học, tên tắt giáo viên, họ tên đầy đủ của giáo viên, các dữ liệu này dung liên kết công thức đến các mẫu in TKB. Các cột chức vụ, môn, tiết dạy chỉ để kiểm tra trong quả trình xuất mẫu in TKB. HÌNH 7 SHEET PHÂN CÔNG CHUYÊN MÔN (PC.CMON) - Sheet tên DL_NGUON_TKB_GV và DL_NGUON_TKB_HS (hình 8) 2 Sheet này dùng để chứa dữ liệu Copy từ File mang tên Tên_TKB _activities_days_horizontal.html trong phân hệ Quản lý giảng dạy. Đây là Sheet dùng để xử lý thô dữ liệu do dữ liệu khi Copy sang Excel sẽ có nhiều dòng thừa. Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 7 Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm HÌNH 8 SHEET DL_NGUON_TKB_GV VÀ DL_NGUON_TKB_HS - Sheet tên DL_XEP_TKB_GV_SANG và DL_XEP_TKB_GV_CHIEU: 2 Sheet này dùng để chứa dữ liệu liên kết công thức (hàm) đến các mẫu in riêng lẻ từng giáo viên buổi sáng và buổi chiều với tên Sheel IN_TKB_GV. (hình 9, 10) HÌNH 9 SHEET DL_XEP_TKB_GV_SANG Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 8 Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm HÌNH 10 SHEET DL_XEP_TKB_GV_CHIEU - Sheet tên DL_XEP_TKB_HS_SANG và DL_XEP_TKB_HS_CHIEU: 2 Sheet này dùng để chứa dữ liệu liên kết công thức (hàm) đến các mẫu in toàn trường buổi sang Sheet tên IN_TKB_SANG, buổi chiều Sheet tên IN_TKB_CHIEU. Mẫu in riêng lẻ từng lớp buổi sáng và buổi chiều. (hình 11, 12). Hình 11 Sheet tên DL_XEP_TKB_HS_SANG Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 9 Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm HÌNH 12 SHEET DL_XEP_TKB_HS_CHIEU - Sheet tên IN_TKB_SANG và IN_TKB_CHIEU: 2 Sheet này dùng để chứa dữ liệu mẫu in TKB toàn trường theo kiểu truyền thống mỗi địa chỉ Ô trong Sheet được nạp công thức (hàm) dò tìm lấy dữ liệu từ các Sheet tên DL_XEP_TKB_HS_SANG hoặc DL_XEP_TKB_HS_CHIEU. (hình 13, 14) những tiết không học sẽ được đánh dấu “X” hoặc trống. HÌNH 13 SHEET IN_TKB_SANG Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 10 [...]... lẫn File Excel “Mẫu in thời khóa biểu trong đề tài sáng kiến kinh nghiệm giải quyết được vấn đề trên, với một số thao tác đơn giản và một ít kiến thức căn bản tin học ứng dụng trong phần mềm Excel là có thể làm được 4 Hướng phát triển của đề tài: Đề tài Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểu được... một phần nào giúp đỡ cho Cán bộ quản lý nhà trường giải quyết được vấn đề in ấn thông qua các mẫu in bằng phần mềm ứng dụng quen thuộc Excel, từ đó tự tin, mạnh dạn hơn trong việc sử dụng phân hệ Quản lý giảng dạy để xếp TKB 3 Nhận định chung về áp dụng và khả năng vận dụng của đề tài: Nhìn chung đề tài Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần. .. thống phần mềm quản lý trường học Vemis cho các trường Tiểu học và Trung học cơ sở trong địa bàn Thị Xã Dĩ An 5 Ý kiến đề xuất để thực hiện, áp dụng: Rất mong sự đóng góp ý kiến về Đề tài Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểu để đề tài được hoàn thiện hơn Trong quá trình các trường muốn áp dụng thực... Đề tài Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểu đã giải quyết được vấn đề in thời khóa biểu theo kiểu truyền thống mà các trường thường sử dụng trước đây Ngoài ra đề tài còn xuất ra các dạng TKB nhỏ gọn dành cho từng lớp và từng giáo viên mang đầy đủ thông tin cần thiết, lại tiết kiệm được rất nhiều giấy... giảng dạy trong phần mềm Vemis KẾT LUẬN 1 Kết quả đạt được: Các mẫu in thời khóa biểu ứng dụng từ đề tài sáng kiến kinh nghiệm của tôi được đưa vào sử dụng từ đầu học kì 1 năm học 2012-2013 đến nay Kết quả được Ban giám hiệu nhà trường công nhận và tất cả giáo viên, học sinh trong trường đều đồng tình vì tính hiệu quả , tiện lợi của các mẫu in TKB.(3) (3) Phụ lục thời khóa biểu HK2 áp dụng ngày 30/12/2013... vùng PC.CMON!C$6:$D$290, kết quả tìm thấy là cột họ tên giáo viên 3 Các bước chuyển đổi dữ liệu từ file xuất TKB trong phân hệ quản lý giảng dạy Vemis sang file mẫu in TKB trong Excel: - Xử lí dữ liệu cho mẫu in TKB toàn tường và TKB từng lớp: - Sau khi xếp TKB bằng phân hệ Quản lý giáo dục trong phần mềm Vemis (hoặc phần mềm Fet.exe) thành công ta nhận được kết quả xuất thời khóa biểu với các dạng File... trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểu có thể áp dụng cho các trường, vì trong các buổi tập huấn về phân hệ Quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis thì hầu như tất các cán bộ quản lý các trường đều chọn cách chuyển đổi dữ liệu các mẫu TKB xuất ra của phân hệ Quản lý giảng dạy sang File Excel Nhưng để chỉnh sửa dữ liệu các tiết dạy đưa vào các mẫu in TKB truyền thống thì rất mất thời gian... 28 Dữ liệu TKB được dán lấy giá trị vào Sheet tên DL_XEP_TKB_GV_SANG * Quá trình xử lí dữ liệu thực hiện tương tự các bước trên với dữ liệu liệu nguồn là File xuất ra từ phân hệ Quản lý giảng dạy mang tên TKB_chieu 30-12-2013_activities_days_horizontal.html cho mẫu in TKB buổi chiều trong các Sheet tên DL_XEP_TKB_HS_CHIEU và Sheet tên DL_XEP_TKB_GV_CHIEU D HIỆU QUẢ: Đề tài Ứng dụng phần mềm Excel thiết. .. kiểu xuất dữ liệu TKB.html Ta tiến hành thực hiện các bước chuyển đổi liệu lần lược cho file mẫu in TKB như sau: (có phim hướng dẫn minh họa trong đĩa CD kèm theo) Bước 1: Chạy file thời khóa biểu đã xếp xong trong phân hệ quản lý giảng dạy phần mềm Vemis Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 16 Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm Tạo TKB có dạng fet trong phân hệ quản lý giảng dạy phần mềm Vemis ,... sang 30-122013-single (hình 21) Hình 21 Các mẫu thời khóa biểu dạng TKB.html được xuất ra từ phần mềm phân hệ Quản lý giáo dục trong Vemis (hoặc phần mềm Fet.exe) Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 18 Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm Bước 3: Mở File chứa dữ liệu TKB buổi sáng với tên TKB-sang-30-122013_activities_days_horizontal.html Chọn toàn bộ dữ liệu trong TKB (bôi đen Ctrl+A), sao chép (Copy) . là phần in TKB ra giấy rất tốn kém. thực hiện xong đề tài sáng kiến Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu thời khóa biểu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm. mẫu in thời khóa biểu góp phần giải quyết vấn đề chuyển dữ liệu xuất TKB từ phần mềm Quản lý giảng dạy sang tập tin Excel, đây là giai đoạn mà các trường có sử dụng xếp TKB bằng phần mềm phân. (Hàm) của phần mềm Microsoft Excel, chọn một mẫu xuất TKB từ phân hệ Quản lý giảng dạy chuyển đổi dữ liệu sang mẫu in trong tập tin Excel 6. Đối tượng nghiên cứu: Chuyển đổi dữ liệu từ những