Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm ỨNG DỤNG CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT ACCESS VÀO CƠNG VIỆC QUẢN LÝ VÀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO CÔNG VĂN  I LÝ DO THỰC HIỆN ĐỀ TÀI: II NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN KHI THỰC HIỆN ĐỀ TÀI: a) Thuận lợi: b) Khó khăn III CÁC BƯỚC THỰC HIỆN ỨNG DỤNG CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT ACCESS VÀO CƠNG VIỆC QUẢN LÝ VÀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO CƠNG VĂN: a) Phát họa mơ hình liên kết nguồn liệu: b) Soạn thảo chương trình quản lý cơng văn chương trình Microsoft Access : c) Thiết lập chế độ nhắc nhở báo cáo công văn IV KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC: V BÀI HỌC KINH NGHIỆM: Trang: Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm I LÝ DO THỰC HIỆN ĐỀ TÀI: Hòa chung với kinh tế nước, năm 2007 năm hội nhập phát triển Việt Nam thức gia nhập vào tổ chức thương mại giới Việt Nam phát triển mặt, lĩnh vực : Kinh tế, văn hóa , xã hội, người … khơng thể khơng nhắc đến lĩnh vực cơng nghệ thơng tin , đóng góp phần khơng nhỏ tiến , đổi xã hội Qua nhiều năm làm cơng tác văn thư, cơng việc lưu trữ hồ sơ sổ sách , công văn , công văn đến , báo cáo … để công việc làm logic tiến triển cách nhịp nhàn, khoa học đem lại hiệu cao nhất, đặt biệt năm 2007 chế độ báo cáo đặt vào tiêu chuẩn khống chế để xếp lọai thi đua cuối năm đơn vị , xu hướng chung ngành tới thông tin báo cáo phải thực máy, theo biểu mẫu Qua thực tế công việc làm hàng ngày học hỏi rút nhiều kinh nghiệm cho thân Trong năm gần đào tạo lĩnh vực công nghệ thơng tin Với “Ứng dụng chương trình MICRSOFT ACCSESS vào công việc quản lý chế độ báo cáo cơng văn“ Trang: Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm II NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN KHI THỰC HIỆN ĐỀ TÀI: a) Thuận lợi: Được quan tâm Ngành, Sở Giáo Dục vào đào tạo Bình Dương , Phịng Giáo Dục Dĩ An, Ban Giám Hiệu nhà trường Nên trường trang bị số máy Vi tính máy in để sử dụng cho phận văn phòng , Văn thư, kế tóan có máy riêng nên thuận tiện khơng bị đình trễ vơng việc hàng ngày Bản thân học biết sử dụng máy vi tính, áp dụng thực tế vào cơng việc đảm trách Bên cạnh thầy , anh chị đồng nghiệp biết sử dụng thành thạo máy vi tính , thân tơi gặp vướn mắc thầy anh chị đồng nghiệp dẫn tận tình , tạo cho tơi niềm say mê thích thú với cơng việc có b) Khó khăn Trường THCS Bình An thuộc trường lọai I nên số lượng giáo viên, Học sinh đông , việc thu thập thơng tin báo cáo cịn chậm Bản thân chưa học nhiều lĩnh vực cơng nghệ thơng tin nên cịn hạn chế sử dụng máy Riêng chương trình Microsoft access học nên ứng dụng vào đề tài không tránh khỏi phần thiếu sót Trang: Trường THCS Bình An III Sáng Kiến Kinh Nghiệm CÁC BƯỚC THỰC HIỆN ỨNG DỤNG CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT ACCESS VÀO CƠNG VIỆC QUẢN LÝ VÀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO CÔNG VĂN: a) Phát họa mơ hình liên kết nguồn liệu: Qua nhiều năm kinh nghiệm chế độ báo cáo quản lý công văn công việc văn thư Tội xác định nguồn liệu sau: Nguồn liệu công văn đến từ cấp lãnh đạo như: Phòng Giáo Dục, UBND Tỉnh, Huyện, Xã từ Sở Giáo Dục thơng qua Phịng Giáo Dục đến Trường Nguồn công văn bao gồm: Các báo cáo theo ngày công văn qui định, báo cáo định kỳ Trường Phòng Giáo Dục nguồn báo cáo khác… Từ nguồn liệu trên, tơi phát họa mơ hình liên kết: Mơ hình liên kết có tất ba Table (bảng) diễn giải sau: Trang: Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm * Table CONG_VAN (Công văn) Dùng để phân loại công văn, báo cáo theo tháng, năm * Table CONG_VAN_DEN (Công văn đến) Dùng để cập nhật liệu cơng văn đến từ Phịng giáo dục từ cấp lãnh đạo khác thơng qua Phịng Giáo Dục * Table CONG_VAN_DI (Công văn đi) Dùng để cập nhật liệu báo cáo gửi từ trường theo hạng đinh ghi công văn loại báo cáo khác… Sau phát họa mơ hình liên kết nguồn liệu Tôi tiến hành thực chương trình quản lý cơng văn chương trình ứng dụng Microsoft Access b) Soạn thảo chương trình quản lý cơng văn chương trình Microsoft Access  Đầu tiên tạo File Access đặc tên “QUAN_LY_CV”  Phần Table tạo khai báo Table sau: ♦ Table CÔNG_VĂN gồm Field (tiêu đề): Dùng để phân loại công văn, báo cáo theo tháng, năm Field(tiêu đề) LOAICV THANG_NAM Diễn giải Loại công văn đến Tháng-năm công văn ♦ Table CƠNG_VĂN_ĐẾN có tất 11 Field (tiêu đề) Dùng để lưu trữ liệu loại công văn đến từ Cấp Lãnh Đạo, Phòng Ban Trang: Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm Field(tiêu đề) Diễn giải LOAICV Loại công văn đến SOCVDEN Số công văn đến từ nguồn NGAYDEN Ngày công văn đến Trường NOIGOICV Nơi gởi cơng văn (Các Phịng Ban) NGAYTHANGCV Ngày ghi cơng văn TRICHYEUND Nội dung công văn SOTO Số tờ công văn NGUOIKY Họ tên người ký công văn NGAYBAOCAO NGUOIBAOCAO Ngày công văn gia hạn báo cáo Người nhận nhiệm vụ báo cáo theo đạo Hiệu Trưởng trường GHICHU Ghi ♦ Table CƠNG_VĂN_ĐI có tất Field (tiêu đề) Dùng để lưu trữ liệu loại báo cáo trường đến Cấp Lãnh Đạo, Phòng Ban Field(tiêu đề) Diễn giải Trang: Trường THCS Bình An LOAICV NGAYTHANGCV NGUOIBAOCAO TRICHYEUND SOTO NGUOIKY NOINHANCV NGUOINHANCV GHICHU Sáng Kiến Kinh Nghiệm Loại công văn Ngày ghi báo cáo Họ tên người báo cáo Nội dung báo cáo Số tờ báo cáo Họ tên người ký báo cáo (Lãnh đạo trường) Nơi nhận báo cáo (các phòng ban) Người nhận báo cáo Ghi  Phần Form (Mẫu nhập liệu) tiến hành tạo Form sau: Form NHAP_CONG_VAN: Dùng để cập nhật loại cơng văn đến từ Phịng Giáo Dục cấp Lãnh Đạo Form xem sổ tay ghi nhận công văn, liệu lưu trữ vào Table Công văn đến Trang: Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm Form NHAP_BAO_CAO: Dùng để cập nhật loại báo cáo chuẩn bi gửi Trường theo hạn định mà công văn ghi, liệu lưu trữ vào Table Công văn Trang: Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm Cả hai Form việt hóa, có nút điều khiển, nút in công văn giúp dễ dàng sử dụng, in ấn truy xuất thông tin theo loại, tháng  Phần Repor (Báo cáo) để tiện cho việc lưu trữ công văn báo cáo gửi Tôi tao hai mẫu Repor để in bảng tóm tắc nội dụng bảng báo cáo mà Trường gửi nội dung công văn gửi cấp dể lưu vào hồ sơ (Sổ tay cơng văn) Trang: Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm Khi phần thiết kế xong tạo thêm Form Sổ báo cáo hàng ngày có cơng dụng nhắc nhở báo cáo công văn với điều kiện xuất nội dung cần báo cáo trước hạng định mà công văn đến ghi ngày để tơi chủ động xắp sếp thời gian công việc báo cáo nhắc nhở Giáo viên có nhiệm vụ báo cáo kịp thời theo hạng định Trong Form tạo thêm Menu (Thực đơn) chữ việt nhằm giúp cho đồng nghiệp dễ dàng việc sử dụng truy xuất thông tin Để đảm bảo mở File Access Quản lý công văn Form Sổ báo cáo hàng ngày xuất Tôi tạo thêm Macro (Lệnh hành động) đặc tên AUTOEXEC Phần cấu trúc khai báo lệnh Open Form với tên Form Sổ báo cáo hàng ngày c) Thiết lập chế độ nhắc nhở báo cáo cơng văn Khi chương trình quản lý cơng văn hồn tất tơi tiến hành thiết lập chế độ nhắc nhở báo cáo sau cho khởi động máy tính chương trình quản lý cơng văn kích hoạt mở Trang: 10 Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm Ở phần tận dụng Menu Startup có sẳn nhóm thực đơn Programs File Công dụng Menu Startup tập tin nằm Menu tự động kích hoạt mở khởi đơng máy tính Dựa vào đặc điểm thiết lập đường dẫn tập tin Quản lý công văn đến Menu Startup giúp tự động nhắc nhở phải chủ động báo cáo khởi động máy tính IV KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC: Với “Ứng dụng chương trình Microfot Access vào cơng việc quản lý chế độ báo cáo” vào cơng việc làm thực tế , năm học 2005 – 2006 vừa qua mang lại cho kết tốt khả quan , công tác lưu trữ hồ sơ ngăn nắp khoa học , rõ ràng, công văn báo cáo đến phận xác kịp thời gian quy định , khơng sai trễ Khi có u cầu cần thiết in ấn xử lý nhanh , dễ dàng , thực tốt thông tin báo cáo hai chiều Trước chưa ứng dụng máy với thao tác viết tay cập nhật sổ công Trang: 11 Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm văn , có u cầu tìm cơng văn phải từ đến 10 phút , cách trình bày ghi sổ khơng đẹp mắt cho , khơng có chế độ nhắc nhở ngày nên đơi cịn bao cáo trễ Từ ứng dụng chương trình Microsoft Accsess vào chế độ báo cáo thấy kết khả quan tốt trước nhiều, Ví dụ : có u cầu tìm cơng văn báo cáo gởi , cần dùng thao tác gỏ nhập số cơng văn báo cáo nhấn phím enter Thì máy báo cho tơi biết thơng tin trích yếu báo cáo phụ trách báo cáo ngày báo cáo ngày nào, nơi báo cáo đâu , Thao tác từ đến giây Với ứng dụng góp phần vào thành đơn vị Trong năm học vừa qua thân phấn đấu làm việc học tập trao dồi kiến thức nên cuối năm đạt thành tích hồn thành xuất sắc nhiệm vụ giao UBND Huyện khen, đồng thời Ủy viên Ban chấp hành Cơng Địan đạt Cơng Địan viên xuất sắc Cơng Địan ngành giáo dục Huyện khen V BÀI HỌC KINH NGHIỆM: Qua thực tế cơng việc tơi tích lũy số kinh nghiệm sau :  Hàng ngày phải thường xuyên theo dõi cập nhật hồ, công văn , báo cáo máy , tránh trường hợp hai ba ngày cập nhật lần làm cơng việc bị đình trễ ảnh hưởng đến phận, đến nhà trường , Phòng Giáo Dục  Khi có cơng văn khẩn phải báo cho Ban giám Hiệu, phận có liên quan để triển khai kịp thời gian quy định Trang: 12 Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm  Ln tận tụy, chịu khó với cơng việc có Tập cho thói quen hàng ngày đến nơi làm việc, việc phải làm mở máy vi tính lên để kiểm tra xem ngày có báo cáo khơng, phận phải thực báo cáo  Với ứng dụng tơi mong nhận góp ý , sổ sung sáng kiến hòan thiện áp dụng phạm vi rộng  Trên số kinh nghiệm mà đúc kết qua q trình làm việc Tơi cảm nhận máy vi tính cánh tay đắc lực, người bạn đồng hành giúp làm việc đạt kết tốt suốt thời gian qua Người Viết Huỳnh Thị Ngọc Minh Trang: 13 Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm Nhận xét cấp trên: Trang: 14 Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm Nhận xét cấp trên: Trang: 15 Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm Nhận xét cấp trên: Trang: 16 ... DỤNG CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT ACCESS VÀO CÔNG VIỆC QUẢN LÝ VÀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO CƠNG VĂN: a) Phát họa mơ hình liên kết nguồn liệu: Qua nhiều năm kinh nghiệm chế độ báo cáo quản lý công văn công việc văn. .. văn đến Menu Startup giúp tự động nhắc nhở phải chủ động báo cáo khởi động máy tính IV KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC: Với ? ?Ứng dụng chương trình Microfot Access vào cơng việc quản lý chế độ báo cáo? ?? vào công. .. văn chương trình ứng dụng Microsoft Access b) Soạn thảo chương trình quản lý cơng văn chương trình Microsoft Access  Đầu tiên tơi tạo File Access đặc tên “QUAN_LY_CV”  Phần Table tạo khai báo