TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP HUẾ KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI Quản Lý Kí Túc Xá Giảng viên hướng dẫn: Sinh viên thực hiện : Ths. Sử Minh Đạt 1.Trần Quốc Biển 2.Trần Duy Khánh 3.Đặng Ngọc Cườm Lớp: 10CDTH01 Năm học: 2012-2013 Huế, 4/2013 Trang 1 MỤC LỤC MỤC LỤC i LỜI NÓI ĐẦU………………………………………………………………………….3 PHẦN 1 – TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 4 1. Lý do chọn đề tài 4 2 Giới thiệu tổng quát về KTX trường CĐ Công nghiệp Huế 4 2.1. Cơ sở vật chất của KTX 4 2.2. Hiện trạng hoạt động 4 2.2.1. Một số quy trình quản lí 4 2.2.1.1.Quản lí sinh viên 4 2.2.1.2 Hiển thị toàn bộ danh sách 5 2.2.1.3 Xử lí sinh viên ra khỏi KTX 5 2.2.1.4 Quản lí điện 6 2.2.1.5 Quản lí nước 6 2.2.1.6 Quản lí hóa đơn……………………………………………………….6 2.2.1.7 Quản lí phòng 6 3. Tình hình nghiên cứu 6 4. Mục tiêu, yêu cầu, phương pháp nghiên cứu 6 PHẦN 2 – PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KTX 11 1. Biểu đồ phân rã chức năng 11 1.1. Mô tả chức năng lá…………………………………………………………… 12 2. Biểu đồ mức khung cảnh 14 3.Biểu đồ mức đỉnh……………………………………………………………… 14 4.Biểu đồ mức đưới đỉnh (DFD) 15 4.1. Biều đồ mức dưới đỉnh chức năng hệ thống 15 4.2. Biểu đồ mức dưới đỉnh chức năng quản lí phòng 15 4.3 Biểu đồ mức dưới đỉnh chức năng quản lí sinh viên………………………….16 4.4 Biểu đồ mức dưới đỉnh chức năng quản lí người dùng………………………16 Trang 1 4.5.Biểu đồ mức dưới đỉnh chức năng thống kê 17 4.6.Biểu đồ mức dưới đỉnh chức năng trợ giúp 17 5. Lập mô hình liên kết thực thể………………………………………………….…18 6. Từ điển dữ liệu………………………………………………….…………….….23 7. Mô hình quan hệ……………………………………………………………….…29 PHẦN 3 - THIẾT KẾ GIAO DIỆN 30 1. Giao diện đăng nhập………………………………………………………… 30 2. Giao diện quản lí phòng…………………………………………………….….31 3. Giao diện cập nhật phòng…………………………………………………… 32 4. Giao diện nhập điện nước……………………………………………….…… 33 5. Giao diện cập nhật sinh viên giường…………………………………….…… 34 KẾT LUẬN 35 Trang 3 Quản lý ký túc xá Trường Cao đẳng Công nghiệp Huế LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, công nghệ thông tin đã có những bước phát triển mạnh mẽ theo cả chiều rộng và sâu. Máy tính điện tử không còn là một thứ phương tiện quý hiếm mà đang ngày càng trở thành một công cụ làm việc và giải trí thông dụng của con người, không chỉ ở công sở mà còn ngay cả trong gia đình. Đứng trước sự bùng nổ thông tin, các tổ chức và các doanh nghiệp đều tìm mọi biện pháp để xây dựng hoàn thiện hệ thống thông tin của mình nhằm tin học hoá các hoạt động tác nghiệp của đơn vị mình. Mức độ hoàn thiện tuỳ thuộc vào quá trình phân tích và thiết kế hệ thống. Từ nhu cầu nêu trên, trong thời gian học tập nhóm chúng em đã sử dụng vốn kiến thức ít ỏi của mình tìm hiểu và phân tích bài toán quản lý ký túc xá “Trường CĐCN Huế”. Nó chỉ mang tính chất thử nghiệm để học hỏi, trao đổi kinh nghiệm và làm quen với thực tế. Với sự hướng dẫn của thầy giáo em đã hoàn thành cuốn báo cáo này. Tuy đã cố gắng hết sức tìm hiểu, phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống nhưng chắc rằng không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự thông cảm và góp ý của Thầy. Em xin chân thành cảm ơn ! Qua đây cho phép em bày tỏ lòng biết ơn đến sự dạy dỗ chỉ bảo của các thầy. Trang 4 Phần 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 1. Lý do chọn đề tài Ký túc xá của trường CĐCN Huế về quy mô là không lớn nhưng cũng cần tin học hóa để dễ hơn trong việc quản lí, nên việc quản lý thông tin cán bộ kí túc xá (KTX), quản lý sinh viên nội trú và các phòng, quản lý thu chi tiền phòng, điện nước, tìm kiếm thông tin là rất cần thiết. Ngày nay việc quản lý trên máy tính mang lại hiệu quả cao về nguồn nhân lực, kinh tế. Vì vậy nếu có một chương trình quản lý ký túc sẽ giúp công việc nhanh chóng hơn và tiết kiệm được nhiều thời gian cho công tác quản lý. 2. Giới thiệu tổng quát về KTX trường CĐ Công nghiệp Huế 2.1 Cơ sở vật chất của KTX - KTX gồm có các khu nhà : + Khu nhà dành cho ban quản lí của KTX: trong đó các phòng ban, các tổ chức dịch vụ nơi ở dành cho ban quản lí. + Khu nhà dành cho sinh viên, với các phòng được trang bị khép kín và đầy đủ tiện nghi theo từng phòng. + Nhà ăn : nơi phuc vụ nhu cầu ăn uống ngày hàng của sinh viên + Nhà gửi xe: sinh viên có thể gửi xetheo ngày, theo tháng 2.2 Hiện trạng hoạt động 2.2.1 Một số quy trình quản lí 2.2.1.1 Quản lí sinh viên a) Quản lí sinh viên vào KTX Đầu năm học trung tâm xét tuyển cho sinh viên có nhu cầu và đủ điều kiện vào KTX, đồng thời cũng xem xét việc ở lại của các sinh viên cũ đã ở KTX và có nhu cầu tiếp tục ở lại. Đối với những sinh viên đã ở KTX và có nhu cầu ở lại, ban quản lí sẽ yêu cầu sinh viên đó nộp đơn, thẻ KTX và cá giấy tờ khác nếu cần thiết cũng như phải hoàn tất các khoản chi phí phải thanh toán mà sinh viên này còn phải hoàn trả cho qua trình sinh hoạt trong KTX. Sinh viên này cũng phải cung cấp đầy đủ xem có nguyện vọng khác như:thay đổi phòng ở, loại phòng hay không. Sau đó thông tin này sẽ được ban quản lí xét cùng với thông tin này có vi phạm các kỉ luật nặng hay sinh viên năm cuối thì đưa vào diện không được ở lại và đưa ra quyết định có cho phép sinh viên này tiệp tục ở lại hay không và nếu được thì sắp xếp chỗ cho họ. Trang 5 Đối với các sinh viên mới nhập học thì phải có giấy báo nhập học của trường, phải làm đơn xin vào KTX. Với các thông tin cần thiết như sau: thông tin cá nhân(họ tên, quê quán, năm sinh, …). Sau đó các nguyện vọng của sinh viên sẽ được xét với tiêu chuẩn ưu tiên công việc xét duyệt cần lưu ý đến các trường hợp sinh viên là sinh viên đến từ nơi khác nhau. Thông tin sinh viên. - Tìm kiếm: Người quả lí có thể tìm kiếm thông tin từ một sinh viên nào đó bằng cách nhập mã số thẻ( hoặc tên , nơi sinh…) và hệ thống sẽ tìm kiếm thông tin về sinh viên này. Nếu không có thì đưa ra thông báo, nếu có thì đưa ra kết quả là các thông tin liên quan đến sinh viên này. -Cập nhật: Người quản lí có thể thay đổi thông tin của một sinh viên hay thêm một sinh viên cùng các thông tin liên quan. Cán bộ quản lí cần nhập thông tin cần cập nhật và lưu lại thông tin mới trong hệ thống (đồng thời xóa bỏ thông tin cũ). 2.1.1.2 Hiển thị toàn bộ danh sách Người dùng là cán bộ quản lí có thể xem toàn bộ danh sách sinh viên. Danh sách này được sắp xếp thống kê các thông tin cần thiết cho việc quản lí. Điện nước được phụ cấp theo phòng sẽ được tính toán và đưa ra thành tiền của các phòng. Thông tin này sẽ được cập nhật vào CSDL. 2.1.1.3 Xử lí sinh viên ra khỏi KTX Định kì (theo quý, theo học kì, theo năm ). KTX sẽ xét duyệt cho cá nhân, tập thể nào có nguyện vọng ra khỏi KTX. Mặc khác cũng có những tập thể, cá nhân có nguyện vọng hay bị bắt buộc ra khỏi KTX đột xuất. Đối với việc xét duyệt định kì,tập thể cần có người đại diện.Việc xét duyệt theo định kì này yêu cầu có thông báo trước từ ban quản lí KTX cho toàn thể cá nhân. Sau đó cá nhân đại diện cho tập thể và cá nhân sẽ thỏa thuận với nhau về việc thanh toán cũng như hoàn thành các thủ tục khác về giấy tờ. Ban quản lí sẽ xem xét và gửi thông báo cùng các hóa đơn kèm theo. Sau khi sinh viên thực hiện đầy đủ yêu cầu. Thu lại thẻ KTX của từng cá nhân và đưa vào danh sách rời khỏi KTX. Đối với các trường hợp trong quá trình cư trú có nguyện vọng rời KTX, cần phải nộp đơn lên ban quản lí. Đối với các trường hợp bắt buộc phải rời KTX thì ban quản lí cần gửi thông báo tới tập thể hay cá nhân đó.Sau đó yêu cầu hoàn tất các thủ tục để rời KTX như: phải thanh toán đầy đủ chi phí sinh hoạt, chi phí liên quan đến tài sản,… các giấy tờ liên quan. Ban quản lí sẽ đưa ra thông báo và các hóa đơn kèm theo. Sinh Trang 6 viên hoàn tất thủ tục, nộp lại thẻ KTX, cùng các yêu cầu khác. Ban quan lí sẽ lưu các trường hợp này vào danh sách riêng đối với các trường hợp rời khỏi KTX. 2.1.1.4 Quản lí điện Cứ mỗi tháng KTX sẽ kiểm tra các đồng hồ và chốt sổ điện.Việc chốt sổ điện sẽ tiến hành theo theo từng phòng. Chỉ số điện của các phòng trong KTX sẽ được ghi lại và tính toán chi phí. Sau khi tổng hợp số điện của tất cả các phòng , KTX sẽ tính ra số lượng điện hao hụt trên cơ sở so sánh lượng điện năng tiêu thụ trên công tơ tổng thu được. Các thông tin liên quan đến điện sẽ được báo cáo lại với Ban quản lí KTX. 2.1.1.5 Quản lí nước. Cứ mỗi tháng KTX sẽ kiểm tra đồng hồ và chốt sổ nước.Việc chốt sổ nước sẽ thực hiện theo từng phòng. Chỉ số nước của các phòng trong KTX sẽ được ghi lại và tính toán chi phí. Sau khi tổng hợp số điện của tất cả các phòng , KTX sẽ tính ra số lượng nước hao hụt trên cơ sở so sánh lượng nước tiêu thụ trên công tơ tổng thu được. Các thông tin liên quan đến nước sẽ được báo cáo lại với Ban quản lí KTX. 2.1.1.6 Hóa đơn. Chỉ số điện trong KTX sẽ được ghi lại và tính toán chi phí. KTX sẽ căn cứ vào chỉ số tiêu thụ để lập hóa đơn thanh toán tiền điện cho phòng. 2.1.1.7 Quản lí phòng a) Tìm kiếm phòng Với chức năng này, sẽ giúp cho nhân viên nắm bắt được tình trạng phòng của KTX. Giúp cho nhân viên tìm kiếm phòng nhanh hơn. b) Duyệt danh sách phòng Với danh sách phòng đã được lưu giữ trong CSDL. Hệ thông sẽ đưa ra danh sách các phòng với các thông tin cần thiết. Có thể in ra phục vụ cho công tác quản lí. 3. Tình hình nghiên cứu - Quản lý ký túc xá là một vấn đề được đặt ra ở các trường có ký túc xá. Vì vậy có rất nhiều chương trình và công trình nghiên cứu về đề tài quản lý ký túc xá. Qua nghiên cứu thực tế tại KTX trường CĐCN Huế, qua internet và tham khảo một số đề tài,tài liệu quản lí KTX. Nên qua đó, nhóm chúng em đã tiến hành thực hiện việc xây Trang 7 dựng phầm mềm quản lí KTX cho trường CĐCN Huế. Vì nó có những nét tương đồng giống nhau( Về cơ sở vật chất, về đội ngũ quản lý ) 4. Mục tiêu, yêu cầu và phương pháp nghiên cứu * Mục tiêu Mục tiêu được xác định hàng đầu quản lý ký túc xá nâng cao chất lượng sống cho sinh viên.  Chương trình đảm bảo được: 1. Quản lý được phòng ở trong ký túc xá. 2. Quản lý sinh viên trong ký túc xá ( Danh sách sinh viên từng phòng, địa chỉ, số điện thoại liên hệ…) 3. Quản lý thu tiền ở, tiền điện nước và cấp hóa đơn. 4. Quản lý nhân viên. * Yêu cầu 1. Cập nhật và lưu trữ được số lượng lớn sinh viên trong kí túc. 2. Phục vụ việc tra cứu , tìm kiếm sinh viên nhanh chóng. 3. Lên được những báo cáo phục vụ quản lí (Báo cáo về tình hình sinh viên trong kí túc ,bản nhận xét lưu trú, ) * Phương pháp nghiên cứu - Nghiên cứu là một họat động tìm kiếm, xem xét Dựa trên những số liệu, tài liệu, kiến thức,… đạt được từ các tìm hiểu trên internet…để phát hiện ra những cái mới về bản chất sự vật, về thế giới tự nhiên và xã hội, và để sáng tạo phương pháp và phương tiện kỹ thuật mới cao hơn, giá trị hơn. Phương pháp tin học hóa bằng công cụ lập trình để giải quyết vấn đề đã được phân tích và xây dựng giải pháp Phương pháp thu thập số liệu Thu thập số liệu thí nghiệm là một công việc tạo nên cơ sở dữ liệu + Thu thập số liệu: Thu thập tài liệu bằng cách thu thập tham khảo tài liệu và một số kiến thức thực tiễn. Trang 8  Số liệu mẫu Thẻ nội trú: Được lập ra để phân phát cho mỗi sinh viên khi ở trong KTX và tạo mối quan hệ ràng buộc với ban quản lý , thẻ này là căn cứ cho việc sinh viên đó là sinh viên sống trong KTX đồng thời để cho cán bộ quản lý biết được thông tin về sinh viên đó khi cần. Tạo thuận lợi cho việc quản lý. Danh sách Sinh Viên - Có chức năng báo cáo thông tin cụ thể của từng sinh viên khi cần. Vd : mã sinh viên, tên, ngày sinh, quê quán Trang 9 Danh sách nhân viên - Có chức năng báo cáo thông tin cụ thể của từng nhân viên trong KTX. Vd : mã nhân viên, tên, ngày, điện thoại Báo cáo thông tin nhân viên Hóa đơn - Được xuất ra cuối mỗi tháng để tính tiền mà mỗi phòng phải trả cho những hoạt dộng của mình ( tiền điện, tiền nước, tiền phòng) [...]... tin cần thiết Khi kích vào Quản lý người dùng - > Quyền admin Khi kích vào Quản lý người dùng -> Xem thông tin cá nhân Khi kích vào Quản lý người dùng -> Hướng dẫn sử dụng Khi kích vào Quản lý người dùng -> Thông tin phần mềm Khi kích vào Quản lý phòng -> Danh sách phòng Thống kê sinh viên Khi kích vào Quản lý sinh viên -> Danh sách sinh viên Thống kê giường Khi kích vào Quản lý phòng Thông tin sinh viên... vào Quản lý Tính tiền điện nước ->click phải ->chọn nhập phòng Dễ nhìn, có đầy đủ thông tin cần thiết điện nước Kich vào Quản lý -> click phải -> chọn phòng In hóa đơn danh sách hóa đơn Dễ nhìn, có đầy đủ thông tin cần thiết Xuất hóa đơn -> chọn in hóa đơn Trang 12 Tìm kiếm Cập nhật Quản lý sinh viên Xem chi tiết Đổi phòng Trả phòng Khi kích vào Quản lý sinh viên -> Cập nhật Khi kích vào Quản lý sinh... phong ->danh sách phòng Tìm kiếm Kich vào Quản lý phòng ->Tìm kiếm Cập nhật Kich vào Quản lý phòng ->Cập nhật Kich vào Quản lý Xem chi tiết Quản lý phòng phòng chi tiết -> Xem Yêu cầu giao diện Dễ nhìn, có đầy đủ thông tin cần thiết Dữ liệu vào Dữ liệu ra - Tên tài khoản - Mật khẩu - Quyền đăng nhập Giao diện phần mềm Dễ nhìn, có đầy đủ thông tin cần thiết Dễ nhìn, có đầy đủ thông tin cần thiết Xuất... Báo cho sinh viên mỗi phòng về tình hình tiêu thụ điện nước của mình, và thanh toán cho ban quản lí KTX Danh sách phòng - Báo cáo thông tin về tình trạng mỗi phòng Trang 10 Phần 2 : PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG Hệ thống này gồm có 6 chức năng chính: - Đăng nhập hệ thống - Quản lý phòng - Quản lý sinh viên - Quản lý người dùng - Thống kê - Trợ giúp Và những chức năng này thực hiện nhiều chức năng con khác.Những... hoạt -Đăng nhập Quản lý hệ thống Thoát Hủy đăng nhập Quy trình thực hiện Khi mới mở chương trình lên thì form đăng nhập sẽ yêu cầu bạn nhập tài khoản để vào hệ thống Khi nhân viên muốn thoát khỏi chương trình thì chọn chức năng thoát để thoát khỏi phần mềm Khi click vào menu chọn chức năng hủy đăng nhập Xem danh sách Click vào Quản lý phong ->danh sách phòng Tìm kiếm Kich vào Quản lý phòng ->Tìm kiếm... Admin Quản lý người dùng Xem TT cá nhân Hướng dẫn sử dụng Trợ giúp Xem TT phần mềm Thống kê phòng Thống kê Khi kích vào Quản lý sinh viên -> Tìm kiếm Loại sinh viên ra khỏi phòng Danh sách admin,nhân viên Dễ nhìn, có đầy đủ thông tin cần thiết Thông tin chi tiết của người đăng nhập Dễ nhìn, có đầy đủ thông tin cần thiết File hướng dẫn sử dụng Dễ nhìn, có đầy đủ thông tin cần thiết Thông tin phần mềm. .. thống 4.2.Biểu đồ mức dưới đỉnh chức năng quản lý phòng Trang 15 4.3.Biểu đồ mức dưới đỉnh chức năng quản lí sinh viên 4.4 Biểu đồ mức dưới đỉnh chức năng quản lí người dùng Trang 16 4.5 Biểu đồ mức dưới đỉnh chức năng thống kê 4.6 Biểu đồ mức dưới đỉnh chức năng trợ giúp Trang 17 Từ những biểu mẫu thu thập được và những kho dữ liệu được phân tích ở trên Ta xác định được các thực thể và lập được mô... các kiến thức về các môn học: công cụ phần mềm, phân tích thiết kế hệ thống thông tin, ngôn ngữ lập trình… - Có cơ hội để vận dụng kiến thức lý thuyết trong nhà trường áp dụng vào thực tiễn Đánh giá ưu khuyết điểm:  Ưu điểm:  Từ mô hình quản lí KTX chúng ta có thể biết được sơ đồ hoạt động của KTX  Mô hình đã đưa ra 1 số chức năng phù hợp với yêu cầu cần thiết để quản lí sinh viên hiệu quả và chặt... Quản lý sinh viên Xem chi tiết Đổi phòng Trả phòng Khi kích vào Quản lý sinh viên -> Cập nhật Khi kích vào Quản lý sinh viên -> chọn sinh viên cần xem -> Xem chi tiết Khi kích vào Quản lý sinh viên -> Đổi phòng Khi kích vào Quản lý sinh viên -> Trả phòng Dễ nhìn, có đầy đủ thông tin cần thiết Mã sinh viên Tên sinh viên Nơi sinh Thông tin sinh viên cần tìm Dễ nhìn, có đầy đủ thông tin cần thiết Thông tin...  Các chức năng còn nhiều thiếu sót  Giao diện không được đẹp và chưa thể hiện hết mục tiêu yêu cầu Hướng phát triển của phần mềm: - Tìm hiểu và hoàn thiện một số chức năng chưa thực hiện trong ứng dụng - Hỗ trợ cơ sở dữ liệu để khả năng bảo mật, tốc độ truy vấn, khả năng quản lý dữ liệu tốt hơn Trang 35