CHƯƠNG 6 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC  Chức năng tổ chức: Là chức năng thứ 2 của quá trình quản lý, đó là nhà quản lý thực hiện việc sắp xếp và phân bổ nguồn lực con người nhằm thực hiện các kế hoạch của tổ chức  Chức năng tổ chức là việc thực hiện phân công lao động một cách khoa học nhằm tăng NSLĐ, tăng hiệu quả công việc  Chức năng tổ chức được thực hiện bởi tất cả các nhà quản lý (cấp cao, cấp trung, cấp cơ sở, nhà quản lý SX, nhà quản lý tài chính,…) 01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 1 CHƯƠNG 6 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC  Các công việc của chức năng tổ chức trong quản lý:  Phân tích mục tiêu của tổ chức/của 1 bộ phận  Xác định và phân loại các hoạt động, các công việc cần thiết để thực hiện mục tiêu  Phân chia tổ chức thành các bộ phận (hợp nhóm các công việc)  Xác định vị trí, trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân; phân cấp, phân quyền, xác định các mối quan hệ  Bảo đảm nguồn lực cho hoạt động của tổ chức 01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 2 Cơ cấu tổ chức  Cơ cấu tổ chức: là tập hợp các bộ phận (và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, có những chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức ⇒ Cơ cấu tổ chức: 1) Các bộ phận và các cá nhân trong tổ chức 2) Mối quan hệ giữa các bộ phận và các cá nhân trong tổ chức 01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 3 Ví dụ cơ cấu tổ chức Giám đốc T.P Marketing T.P Kỹ thuật N/c và dự báo t/trường Thiết kế sản phẩm Phân xưởng 1 Tuyển dụng Kỹ thuật điện Phân xưởng 2 Đào tạo Kỹ thuật cơ khí Công cụ dụng cụ Tiền lương Quảng cáo Quản lý bán hàng 01/06/15 T.P Sản xuất Th.S Nguyễn Quang Huy T.P Nhân sự 4 Các thuộc tính của cơ cấu tổ chức  Thuộc tính chuyên môn hóa công việc  Thuộc tính phân chia tổ chức thành các bộ phận  Thuộc tính xác định mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức  Thuộc tính xác định số cấp quản lý và tầm quản lý  Thuộc tính phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý trong tổ chức 01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 5 Thuộc tính chuyên môn hóa của cơ cấu tổ chức  Các công việc được chia nhỏ  Các hoạt động mang tính chất lặp lại  Một cá nhân hoặc một bộ phận thực hiện số lượng ít các hoạt động, các công việc tương đồng nhau  Các cá nhân hoạt động tương đồng được hợp nhóm trong 1 đơn vị của cơ cấu tổ chức  Một nhân viên ko cần quá nhiều kỹ năng khác nhau 01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 6 Thuộc tính xác định mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với 1 vị trí (chức vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức Quyền hạn gắn liền với vị trí, ko gắn liền với cá nhân VD: Quyền hạn của Giám đốc, quyền hạn của T.Phòng, quyền hạn của nhân viên VD: Ko có quyền hạn của cá nhân Nguyễn Văn A 01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 7 Thuộc tính xác định mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức  Các loại quyền hạn trong cơ cấu tổ chức  Quyền hạn trực tuyến  Quyền hạn tham mưu  Quyền hạn chức năng Chú ý: Mối quan hệ quyền hạn ở các tổ chức khác nhau là khác nhau 01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 8 Thuộc tính xác định mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức Quyền hạn trực tuyến: là quyền hạn cho phép nhà quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp cấp dưới VD: Mối quan hệ giữa T.Phòng với nhân viên trong phòng 01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 9 Thuộc tính xác định mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức Quyền hạn tham mưu: Là quyền hạn của nhà quản lý trong đó họ thực hiện nghiên cứu, phân tích để đưa ra các ý kiến tư vấn cho nhà quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm Nhà quản lý trực tuyến (cấp trên) ra quyết định trên cơ sở ý kiến tư vấn này, còn bản thân ý kiến tư vấn không fải là quyết định cuối cùng VD: Trưởng phòng đề xuất tăng lương cho nhân viên trong phòng của mình, đề xuất tuyển dụng thêm công nhân với Giám đốc 01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 10 Cơ cấu nằm ngang  Đặc điểm:  Chỉ có một vài cấp quản lý  Quản lý theo phương thức phi tập trung  Giới hạn linh hoạt giữa các công việc và các bộ phận :tăng khả năng phối hợp, giảm ngăn cách giữa các nhân viên  Quan tâm đến phương thức làm việc theo nhóm  Di chuyến nhân viên theo chiều ngang (giữa các chức năng, công việc) -> phát triển kỹ năng toàn diện cho nhân viên 01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 46 Cơ cấu hình tháp  Cơ cấu hình tháp: là loại cơ cấu có nhiều cấp bậc quản lý, sử dụng nhiều mệnh lệnh trong quản lý 01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 47 Cơ cấu hình tháp  Nhiều cấp bậc quản lý  Quản lý theo phương thức hành chính  Chuyên môn hoá hoạt động  Mô tả công việc chi tiết  Giới hạn cứng nhắc giữa các công việc và bộ phận  Các cá nhân làm việc độc lập  Di chuyển nhân lực theo chiều dọc 01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 48 Cơ cấu mạng lưới Cơ cấu mạng lưới: là cơ cấu tổ chức trong đó mối quan hệ giữa các bộ phận và các cá nhân được thực hiện trên cơ sở bình đẳng Cơ cấu này cho phép:  Các bộ phận, cá nhân trong tổ chức phối hợp, liên kết với nhau  Tổ chức – các tổ chức khác: khách hàng, nhà phân phối, nhà cung cấp: liên kết, phối hợp nhau 01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 49 Cơ cấu mạng lưới  Giống cơ cấu nằm ngang  tăng k/n phối hợp giữa các nhân viên  giảm khoảng cách giữa các nhân viên  tăng khả năng làm việc nhóm  di chuyển theo chiều ngang 01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 50 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức  Cơ cấu tổ chức quyết định chiến lược của tổ chức đó?  Trình độ của nhà quản lý không ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức?  Môi trường của tổ chức không ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức?  Đặc điểm hoạt động (sản phẩm, thị trường, khách hàng,…) không ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức? 01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 51 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức Quy mô hoạt động, các đặc điểm hoạt động và chiến lược của tổ chức  Cơ cấu tổ chức được coi là công cụ để thực hiện chiến lược của tổ chức -> Xây dựng cơ cấu tổ chức phải căn cứ vào chiến lược của tổ chức  Quy mô và đặc điểm hoạt động của tổ chức ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức 01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 52 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức  VD:  Tổ chức quy mô nhỏ -> cơ cấu đơn giản, 1 cấp trên và 1 cấp dưới  Tổ chức hoạt động đơn ngành nghề -> cơ cấu chức năng  Tổ chức hoạt động trên khu vực thị trường rộng, có sự khác nhau giữa các khu vực -> cơ cấu tổ chức theo địa dư  Tổ chức hoạt động quy mô lớn, ít sản phẩm, cần có sự CMH theo sản phẩm -> cơ cấu tổ chức theo sản phẩm 01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 53 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức Trình độ, kinh nghiệm, phương tiện làm việc của nhà quản lý và nhân viên; Thái độ của các nhà quản lý cấp cao Ảnh hưởng đến tầm quản lý -> ảnh hưởng đến số cấp quản lý và cơ cấu tổ chức Cán bộ và nhân viên làm việc theo phương thức truyền thống -> cơ cấu chức năng hoặc trực tuyến chức năng Nhà quản lý có trình độ cao, quá trình làm việc cần phối hợp chuyên gia ở các lĩnh vực -> cơ cấu ma trận và cơ cấu mạng lưới Nhân viên có trình độ thấp, chuyên sâu về kỹ thuật -> cơ cấu chức năng 01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 54 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức Môi trường của tổ chức  Môi trường ổn định, nguồn lực dồi dào -> cơ cấu RQĐ tập trung VD: Cơ cấu hình tháp; cơ cấu mà quyền hạn RQĐ tập trung ở cấp cao nhất  Môi trường thay đổi, nguồn lực khan hiếm -> cơ cấu RQĐ phi tập trung (quyền hạn phân tán cho các cấp quản lý thấp hơn)  Tổ chức thực hiện nhiều dự án, cần sự phối hợp chuyên gia ở các lĩnh vực -> cơ cấu ma trận Công nghệ 01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 55 Nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức Nguyên tắc CMH và phân nhóm chức năng  Để thực hiện mục tiêu của tổ chức, cơ cấu tổ chức phải CMH các hoạt động theo chức năng  Để cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, trong xây dựng cơ cấu tổ chức, những chức năng có mối quan hệ gần gũi fải được phân nhóm để hình thành các bộ phận 01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 56 Nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức Quá trình CMH và phân nhóm chức năng (mức độ chuyên môn hóa) phụ thuộc:  mục tiêu, quy mô hoạt động của tổ chức  đối tượng quản lý  trình độ, phương tiện của nhà quản lý 01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 57 Nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức Nguyên tắc phân định phạm vi quản lý và phân cấp quản lý  Xác định tầm quản lý cho từng bộ phận và từng nhà quản lý  Xác định số cấp quản lý phù hợp Nguyên tắc hoàn chỉnh, thống nhất  Mục tiêu của từng bộ phận, cá nhân phải hướng tới thực hiện mục tiêu chung  Phân định chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận, cá nhân phải rõ ràng (tránh không có ai chịu trách nhiệm; tránh chồng chéo chức năng, nhiệm vụ) 01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 58 Nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức Nguyên tắc tập trung dân chủ  phát huy tính dân chủ trong tổ chức  đảm bảo quản lý theo đầu mối, có cá nhân chịu trách nhiệm Nguyên tắc tương hợp giữa: chức năng, nhiệm vụ - quyền hạn, trách nhiệm – phương tiện, nguồn lực Nguyên tắc hiệu lực, hiệu quả:  Hiệu lực: khả năng tác động lên đối tượng, và sự chấp hành nghiêm chỉnh của các đối tượng  01/06/15 Hiệu quả: so sánh giữa chi phí cho bộ máy với kết quả đạt được Th.S Nguyễn Quang Huy 59 01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 60 ...CHƯƠNG CHỨC NĂNG TỔ CHỨC  Các công việc chức tổ chức quản lý:  Phân tích mục tiêu tổ chức/ của phận  Xác định phân loại hoạt động, công việc cần thiết để thực mục tiêu  Phân chia tổ chức. .. ảnh hưởng đến cấu tổ chức  Cơ cấu tổ chức định chiến lược tổ chức đó?  Trình độ nhà quản lý không ảnh hưởng đến cấu tổ chức?  Môi trường tổ chức không ảnh hưởng đến cấu tổ chức?  Đặc điểm... phân chia tổ chức thành phận  Cơ cấu tổ chức: Phân chia tổ chức thành phận  Cơ cấu tổ chức theo phận: bao gồm phận mang tính độc lập tương đối, thực nhiệm vụ định => Việc phân chia tổ chức theo