CÁC PHÍM tắt cơ bản TRONG WORD và EXCELL

10 501 0
  • Loading ...
Loading...
1/10 trang

Thông tin tài liệu

Ngày đăng: 22/12/2014, 14:42

Các phím cơ bảnEnter: Cài dữ liệu vào ô, di chuyển xuống dưới.ESC: Bỏ qua dữ liệu đang thay đổi.Alt+Enter: Bắt đầu dòng mới trong ô.Backspace: Xóa ký tự bên trái hoặc vùng chọn.F4 hay Ctrl+Y: Lặp lại thao tác vừa làm.Delete: Xóa ký tự bên phải hoặc vùng chọn.Ctrl+Delete: Xoá tất cả chữ trong một dòng.Ctrl+D: Chép dữ liệu từ ô trên xuống ô dưới.Ctrl+R: Chép dữ liệu từ bên trái qua phải.Shift+Enter: Ghi dữ liệu vào ô và di chuyển lên trên trong vùng chọn.Phím mũi tên: Di chuyển lên xuống hoặc qua lại một ký tự.Home: Chuyển về đầu dòng.Tab: Ghi dữ liệu vào ô vào di chưyển qua phảivùng chọn.Shift+Tab: Ghi dữ liệu vào ô vào di chưyển qua tráivùng chọn.= :Bắt đầu một công thức.F2: Hiệu chỉnh dữ liệu trong ô.Backspace: Xoá ký tự bên trái trong ô đang hiệu chỉnh.Ctrl+F3: Đặt tên cho vùng chọn.F3: Dán một tên đã đặt trong công thức.F9: Cập nhật tính toán các Sheet trong Workbookđang mở.Shift+F9: Cập nhật tính toán trong sheet hiện hành.Alt+= :Chèn công thức AutoSum.Ctrl+; :Cập nhật ngày tháng.Ctrl+Shift+: :Nhập thời gian.Ctrl+K: Chèn một Hyperlink.Ctrl+Shift+”: Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí contrỏ của ô hiện hành.Ctrl+’: Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí contrỏ của ô hiện hành.Ctrl+A: Hiển thị Formula Palette sau khi nhấp mộttên hàm vào công thức.Ctrl+Shift+A: Chèn dấu ( ) và các đối số của hàm sau khinhập tên hàm vào công thức.Ctrl+1: Hiển thị lệnh Cell trong menu Format.Ctrl+Shift+~: Định dạng số kiểu General.Ctrl+Shift+: Định dạng số kiểu Curency với hai chữ sốthập phân.Ctrl+Shift+%: Định dạng số kiểu Percentage (không có chữsố thập phân).Ctrl+Shift+: Định dạng số kiểu Exponential với hai chữsố thập phân.Ctrl+Shift+: Định dạng kiểu Data cho ngày, tháng, năm.Ctrl+Shift+?: Định dạng kiểu Numer với hai chữ số thập phân.Ctrl+Shift+: Thêm đường viền ngoài.Ctrl+Shift+ : Bỏ đường viền.Ctrl+B: Bật tắt chế độ đậm, không đậm.Ctrl+I: Bật tắt chế độ nghiêng, không nghiêng.Ctrl+U: Bật tắt chế độ gạch dưới.Ctrl+5: Bật tắt chế độ gạch giữa không gạch giữa.Ctrl+9: Ẩn dòng.Ctrl+Shift+(: Hiển thị dòng ẩn.1. Tổ hợp phím tắt cơ bản trong Excel:1.Ctrl + AChọn toàn bộ bảng tính trong2.Ctrl + CSao chép (Copy)3.Ctrl + VDán (Paste)4.Ctrl + FBật hộp thoại tìm kiếm5.Ctrl + HBật hộp thoại tìm kiếm và thay thế6.Ctrl + NTạo mới một bảng tính trắng7.Ctrl + PBật hộp thoại in ấn8.Ctrl + SLưu bảng tính9.Ctrl + XCắt một nội dung đã chọn10.Ctrl + ZPhục hồi thao tác đã thực hiện trước đó11Ctrl + Y Khôi phục lệnh vừa bỏ (ngược lại với Ctrl+Z)12.Ctrl + Chọn vùng dữ liệu liên quan đến ô (cell) hiện tại13.Ctrl + F4Đóng bảng tính14.Alt + F4Thoát Excel2. Tổ hợp phím tắt Di chuyển trong Excel:15.Ctrl + Mũi tênDi chuyển đến vùng dữ liệu kế tiếp16.Ctrl + HomeVề ô đầu Worksheet (A1)17.Ctrl + EndVề ô có dữ liệu cuối cùng18.Ctrl + Shift + HomeChọn từ ô hiện tại đến ô A119.Ctrl + Shift + EndChọn từ ô hiện tại đến ô có dữ liệu cuối cùng3. Tổ hợp phím tắt định dạng trong Excel:20.Ctrl + BĐịnh dạng In đậm21.Ctrl + IĐịnh dạng In nghiêng22.Ctrl + UĐịnh dạng gạch chân23.Ctrl + 1Hiển thị hộp thoại Format Cells ()4. Tổ hợp phím tắt thao tác với Ô, Dòng, Cột trong Excel:24.F2Sửa nội dung trong ô25.Ctrl + SpacebarChèn cột26.Shift + SpacebarChèn dòng27.Shift + F11Chèn một trang bảng tính mới28.Ctrl + 0Ẩn các cột hiện tại.29.Ctrl + Shift + 0Hiện các cột bị ẩn trong vùng đang chọn5. Tổ hợp phím tắt thao tác với Sheet trong Excel:30.Ctrl + Tab, Ctrl + F6Chuyển đổi qua lại giữa các bảng tính đang mở31Ctrl + Page UpChuyển sang sheet trước32Ctrl + Page DownChuyển sang sheet kế tiếp33.Ctrl + 0Ẩn các cột hiện tại.34.Ctrl + Shift + 0Hiện các cột bị ẩn trong vùng đang chọn35.Ctrl + F2Xem trước khi in============================================================CÁC THỦ THUẬT TRONG EXCELLExcel là công cụ không thể thiếu trong công tác kế toán khi làm excel đòi hỏi thao tác của người kế toán phải nhanh dưới đây xin chia sẻ với các bạn các thủ thuật excel trong kế toán và mẹo xử lý nhanh công thức excel khi làm kế toán1) Phím tắt thông dụng trong ExcelPhím tắt trong các ứng dụng MS Office là một trong những tính năng hữu ích nhất, giúp cho người sử dụng thao tác nhanh hơn. Xin liệt kê ra đây một số phím tắt thông dụng nhất trong Excel.2)Vẽ hình vuông và bầu dục nằm trong cellKhi sử dụng chức năng vẽ hình vuông và bầu dục trên thanh công cụ Draw, hình vẽ sẽ không nằm trên bất cứ một vùng cell nào trên bảng tính. Để hình vẽ nằm trong cell, khi vẽ bạn nhấn giữ phím Alt, hình vẽ sẽ đi theo từng cell khi bạn rê chuột.3)Sao chép FormulaKhi bạn sử dụng công thức tính toán nào đó trong một cell bên trên và lại muốn sao chép tiếp xuống cell bên dưới thì bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl – D để thực hiện.4)Ðịnh hướng cho con trỏ khi nhấn EnterTrong Excel, khi bạn nhập liệu cho một cell, con trỏ sẽ nằm trong cell đó và bạn nhấn Enter thì nó sẽ di chuyển xuống cell khác. Nhưng có thể bạn muốn nó phải di chuyển qua trái, phải hoặc là đi lên. Muốn vậy, bạn chọn menu Tools – Options trong hộp thoại Options chọn tab Edit, click trên drop down menu Direction để chọn Right, Left, Up hoặc Down.5)Cập nhật công thức trong Excel 2000 trở lênTrong Excel 2000 trở lên, bạn không cần sao chép hàng lọat công thức xuống các dòng bên dưới, khi các dòng bên dưới còn chưa có dữ liệu.Sau khi bạn nhập dữ liệu cùng các công thức xong, bạn hãy nhấn Ctrl+D để sao chép các công thức xuống dòng kế tiếp. Bạn chỉ cần nhấn 3 lần như vậy để sao chép cho 3 dòng kế tiếp thôi. Bạn yên tâm, bây giờ khi bạn nhập dữ liệu xuống các hàng kế tiếp nữa, Excel sẽ thừa thông minh để tính sao chép tiếp tục các công thức ở hàng trên khi bạn nhập dữ liệu vào.6) Kích hoạt các ô đã dùng trong công thứcTrong Excel, nhấn đúp một ô nghĩa là chuyển ô đó sang chế độ soạn thảo. Nếu vô hiệu hóa việc sửa đổi trực tiếp trên ô thì khi nhấn đúp vào một ô chứa công thức, bạn có thể chọn những ô dùng công thức đó ngay cả khi chúng thuộc một bảng tính khác. Muốn vô hiệu hóa việc sửa đổi trực tiếp trên ô, chọn Tools.Options. Trong mục Edit của khung hội thoại Options, bỏ chọn mục Edit directly in cell. Khi bỏ tuỳ chọn này, bạn chỉ có thể sửa nội dung của ô này trên thanh công thức. Muốn thực hiện bạn chọn một ô, nhấn chuột vào thanh công thức hoặc nhấn . Nhấn đúp vào một ô không chứa công thức sẽ chẳng được gì.7) Hiển thị nhiều dòng trong 1 cellKhi bạn nhập một dữ liệu nào đó trong một cell và bạn muốn dữ liệu đó xuống hàng trong cell đó ( tức là cell đó có 2 dòng ), để làm việc này bạn có 2 cách :1 Khi nào muốn xuống dòng nhấn AltEnter .2 Chọn Format – Cells, chọn tab Alignment và chọn mục Wrap Text, như vậy mỗi khi nhập vào nếu dài quá chiều rộng cell Excel sẽ tự động xuống hàng.8) Tạo chú thích (comment) cho cellKhi bạn muốn làm một lời chú thích nào đó cho một cell, bạn chọn cell cần làm chú thích , chọn menu Insert Comment ( hoặc nhấp chuột phải lên cell đó và chọn Comment ). Nhập vào lời chú thích cho cell đó. Khi bạn di chuyển mouse đến cell đó thì sẽ xuất hiện một popup với lời chú thích bạn đã nhập.9) Sửa chữa nội dung cho chú thích (Comment )Sau khi bạn đã tạo một comment ( chú thích ) cho một cell nào đó, bây giờ bạn muốn sữa nội dung của comment đó thì bạn click vào cell, chọn menu Insert – Edit Comment. Bạn sẽ sữa đổi nội dung trong cửa sổ comment. Bạn cũng có thể edit comment và delete comment bằng cách nhấp chuột phải mouse.10) Làm ẩn chú thích.Muốn cho ẩn đi chú thích (comment) của cell ẩn đi thì nhấp chuột phải vào cell đó và chọn Hide Comment từ menu phụ mở ra.11) Làm ẩn nội dung của Cell.Muốn làm ẩn nội dung trong cell nào đó, bạn chọn cell muốn ẩn nội dung, chọn menu Format – Cell sau đó chọn mục Custom từ list Category và trong mục Type nhập vào 3 dấu chấm phẩy (;; sau đó chọn OK.12) Sửa lỗi nhanh trong cell.Khi bạn nhập dữ liệu vào cell nhưng bạn thấy dữ liệu nhập vào có lỗi hoặc nhập không đúng cell. Muốn bỏ đi mà không muốn mất nội dung cũ một cách nhanh nhất là nhấn phím Esc.13) Ðịnh dạng phần trăm ( % ) cho dữ liệu trong cell.Khi nhập số phần trăm ( % ) vào một cell mà chỉ cần nhập vào con số thập phân thôi, còn phần thập phân bạn sẽ tự định nghĩa cho cell đó. Ví dụ nhập vào 20 thì sẽ được chuyển thành 20%, và khi bạn nhập vào là .2 thì cũng sẽ được chuyển thành 20 %. Ðể làm điều này, bạn chọn cell và chọn Menu Format – Cell. Bạn sẽ thấy xuất hiện một cửa sổ, bạn chọn tab có tên là Numbers, sau đó chọn Percentage và nhấn OK.14) Sử dụng chức năng AutoFill.Khi điền vào những cell với nội dung như nội dung của các cell trong cột Số thứ tự trong bảng tính chẳng hạn, các số đó bắt đầu từ 1 trở đi và bạn không việc gì phải nhập lần lượt từng số vào cell, bạn sử dụng chức năng Auto Fill để làm việc này : có 2 cách :Bạn chọn từ menu Edit – Fill : trong này sẽ liệt kê những chức năng AutoFill cho bạn tùy chọn. Hoặc cách khác bạn nhập một vài giá trị ban đầu ví dụ bạn nhập vào cell A1 : 1 và A2 : 2 . Sau đó dùng chuột chọn 2 cell này ( tô đen ). Rồi đưa chuột đến dấu vuông ở góc dưới bên phải của 2 cell này, con trỏ chuột của bạn có hình dấu cộng, bạn nhấp và kéo chuột đến vị trí cuối cùng cần điền giá trị rồi thả ra.15) Tùy biến AutoFill.Excel chỉ cung cấp cho bạn một số list để tự động điền vào list cho bạn như số thứ tự, số ngày trong tuần… .Bạn cũng có thể thêm vào trong list đó một kiểu autofill theo ý riêng của mình chẵng hạn như bạn muốn điền một dãy số theo thứ tự như : 1,5,9,13,… Ðể tạo ra một dãy số tăng theo thứ tự như vậy , bạn làm như sau : Nhập các giá trị của list vào trong các cell và sắp xếp như ý muốn, chọn menu Tools, Options, chọn tab Custom List, nhấp chọn nút lệnh Import. Rồi chọn vùng list bạn mới nhập và nhấp OK16) Sắp xếpKhi bạn sắp xếp dữ liệu trong một cột của Excel, đôi khi bạn sẽ thấy Excel sắp xếp không đúng, ví dụ như khi bạn sắp xếp từ cao xuống thấp bạn sẽ thấy con số 95.5 nằm dưới số 95. Ðể khắc phục bạn làm như sau : 1Chọn cột muốn sắp xếp, bằng cách click trên đầu cột đó. 2Mở menu Format – Cell. 3Trong hộp thoại format cell, click chọn tab Number và click trên General category. 4 Sau đó sắp xếp lại cột đó.17) Ẩn và hiện cột và hàng theo nhóm.Nếu bạn muốn ẩn cột và hàng trong Excel thì dùng chuột quét chọn vị trí cột hoặc hàng cần ẩn đi rồi nhấn tổ hợp phím Alt Shift Mũi tên phải. Khi đó sẽ xuất hiện một hộp thoại hỏi bạn là Cột hay Hàng, bạn chọn rồi bấm OK. Lúc này trên Workbook sẽ xuất hiện thêm một panel hiển thị những nhóm hàng hoặc cột mà bạn vừa tạo, để ẩn nhóm đó thì bạn nhấn vào dấu trừ và hiện ra thì nhấn dấu cộng.18) Chuyển dòng thành cột hoặc ngược lạiBạn đã tạo xong một bảng và lại muốn chuyển dòng thành cột và cột thành dòng. Sau đây là cách thực hiện:1. Chọn bảng.2. Chọn Edit.Copy.3. Chọn ô bạn muốn dán bảng mới vào.4. Chọn Edit.Paste Special.5. Trong khung hội thoại Paste Special, chọn Transpose và nhấn OK.6. Nếu cần, xóa những gì còn lại của bảng cũ.Note: Dán dữ liệu đã sao chép (copy) hoặc đã cắt (cut), bạn chỉ cần chọn một ô rồi nhấn . Cách này dễ hơn dùng menu, nhấn một hình tượng hay nhấn V hay . Tuy nhiên cách này có nhược điểm là bạn chỉ có thể dán được một lần vì sau khi dán, clipboard sẽ không còn gì. Nếu phải dán nhiều lần, bạn phải dùng lệnh Paste19) Tạo tiêu đề cho nhiều sheet trong 1 lần thực hiệnTrong Workbook của bạn có nhiều sheet và bạn muốn tạo cho mỗi sheet như vậy có tiêu đề giống nhau, bạn chỉ cần làm một lần như sau: nhấp chuột phải vào tab để chọn các sheet, chọn Select All Sheets từ menu phụ mở ra. Bạn đặt tiêu đề trên Sheet đầu tiên, có thể là chữ, hình ảnh ,… sau đó nhấp chuột phải lên tab của sheet hiện hành và chọn UnGroup Sheets từ menu phụ. Tiêu đề sẽ xuất hiện ở tất cả các sheet trong workbook.20) Xem cú pháp hàm ExcelNếu như bạn chưa biết hết các hàm trong Excel, hoặc bạn biết nhưng không nhớ hết được cú pháp các hàm trongExcel, bạn chọn menu Insert – Function, hộp thoại Paste Function xuất hiện, từ đây bạn có thể chọn hàm muốn sử dụng cho mục đích của bạn một cách chính xác.21) Có bao nhiêu Sheet trong WorkBookNếu như bạn mở một Workbook có rất nhiều sheet và bạn muốn xem qua xem có bao nhiêu sheet tất cả trong WorkBook đó bạn chỉ cần chọn Menu File – Properties , chọn tab Contents, sẽ liệt kê tất cả các sheet có trong file cho bạn xem.22) Importing Text sang ExcelKhi bạn có một dữ liệu text được soạn thảo trong Word, khi bạn import đoạn dữ liệu đó vào worksheet thì dữ liệu đó lại nằm trên một cột. Ðể dữ liệu nằm trên nhiều cột, bạn có thể làm bằng nhiều cách: 1 Nếu như dữ liệu được format dưới dạng table thì bạn chọn Copy sau đó Paste nó vào Excel. 2 Dữ liệu không được format theo dạng table mà ở dạng tab thì cũng làm tương tự như trên. 3 Nếu dữ liệu không được định dạng table và tab thì bạn cũng Import như 2 trường hợp trên sau đó chọn cột có chứa dữ liệu, chọn menu Data, Text to Columns. Excel sẽ xuất hiện chế độ Wizard hướng dẫn bạn import dữ liệu đó vào worksheet của Excel23) Liên kết dữ liệu Excel và WordTrong tài liệu mà bạn đang làm việc với Excel cần có một số nội dung mà nội dung đó giống như trong một tài liệu soạn thảo trong Word. Mà bạn muốn là khi thay đổi, chỉnh sửa nội dung thì cả hai nơi tài liệu Word và Excel cùng thay đổi. Bạn làm như sau :Chọn đoạn văn bản bạn muốn sao chép từ Word và Copy đoạn văn đó.Khởi động Excel, chọn nơi nào bạn muốn có đoạn text đó chọn Menu Edit + Paste Special. Trong hộp thoại Paste Special xuất hiện, chọn mục Paste Link và chọn Microsoft Word Document Object từ list sau đó click OK.24) Mở tệp tin thường dùngPhải thao tác thường xuyên trên một tệp tin (ví dụ bảng quyết toán), bạn có thể chỉ định Excel để chương trình mở tệp tin này (ví dụ quyettoan.xls) mỗi khi chương trình khởi động. Để thực hiện điều này, chỉ cần lưu tệp tin (File > Save As) vào thư mục XLStart nằm trong Program filesMicrosoft OfficeOffice.25) Thêm màu cho bảng tínhĐể thêm màu hoặc ảnh nền cho bảng tính, bạn chọn Format > Sheet > Background. Tiếp đến, tìm tới ảnh nền (hoặc font màu) bạn thích và nhấn Open.26) Đóng băng” dòng tiêu đềTrong mỗi bảng tính thường có dòng tiêu đề cố định vị trí cho từng cột (column). Nếu bạn nhập dữ liệu trong nhiều dòng và tràn quá màn hình, công việc nhập dữ liệu sẽ rất khó khăn vì dòng tiêu đề “trôi” mất. Để “đóng băng” dòng tiêu đề, nhấn chuột chọn một ô ngay dưới dòng tiêu đề; chọn Window > Freeze Panes. Giờ bạn có thể thoải mái nhập dữ liệu với thanh tiêu đề luôn hiển thị ở phía trên bảng tính..27) Làm đẹp hình ảnh nềnKhi dùng hình ảnh làm nền cho sơ đồ trong Excel đôi khi bạn nhận thấy hình ảnh này trông rất xấu. Làm sao có thể cải thiện để nó đẹp hơn?Nguyên nhân là vì Excel chưa làm gì để điều chỉnh sơ đồ có hình ảnh. Hãy nạp Excel và nhập số liệu vào. Chọn số liệu này rồi nhấn Insert.Chart. Khi khung hội thoại Chart Wizard xuất hiện, nhấn Finish. Nhấn phím phải vào vùng sơ đồ rồi chọn Format Chart Area. Nhấn Fill Effects trong khung hội thoại vừa xuất hiện rồi nhấn tiếp mục Pictures trong khung hội thoại Fill Effects. Bây giờ nhấn Select Pictures rồi nhấn đúp chuột vào hình ảnh bạn muốn dùng làm nền cho sơ đồ.Trở về khung hội thoại Fill Effects, nhấn OK và OK lần nữa trong khung hội thoại Format Chart Area. Cuối cùng, dùng chuột điều chỉnh kích thước sơ đồ để hình ảnh được đẹp hơn.NHỮNG PHÍM TẮT TRONG WORDNhững phím tắt thường dùngCtrl+N: tạo mới một tài liệu.Ctrl+O: mở tài liệu.Ctrl+S: lưu tài liệu.Ctrl+C: sao chép văn bản.Ctrl+X: cắt nộ dung đang chọn.Ctrl+V: dán văn bản.Ctrl+F: bật hộp thoại tìm kiếm.Ctrl+H: bật hộp thoại thay thế.Ctrl+P: bật hộp thoại in ấn.Ctrl+Z: hoàn trả tình trạng của văn bản trước khi thực hiện lệnh cuối cùng.Ctrl+Y: phục hồi hiện trạng của văn bản trước khi thực hiện lệnh Ctrl+Z.Ctrl+F4,Ctrl+W,Alt+F4: đóng van bản, đóng cửa sổ Ms Word.Ctrl+Mũi tên: di chuyển qua 1 từ.Ctrl+Home: về đầu văn bản.Ctrl+End: về vị trí cuối cùng trong văn bản.Ctrl+Shift+Home: chọn từ vị trí hiện tại đến đầu văn bản.Ctrl+Shift+End: chọn vị trí hiện tại đến cuối văn bản.Ctrl+A: chọn tất cả đối tượng trong văn bản.Ctrl+B: định dạng in đậm.Ctrl+D: mở hộp thoại định dạng font chữ.Ctrl+I: định dạng in nghiêng.Ctrl+U: định dạng gạch chân.Ctrl+E: căn giữa đoạn văn bản đang chọn.Ctrl+J: căn đều đoạn văn bản đang chọn.Ctrl+L: căn trái đoạn văn bản đang chọn.Ctrl+R: căn phải đoạn văn bản đang chọn. Các phím cơ bản Enter: Cài dữ liệu vào ô, di chuyển xuống dưới. ESC: Bỏ qua dữ liệu đang thay đổi. Alt+Enter: Bắt đầu dòng mới trong ô. Backspace: Xóa ký tự bên trái hoặc vùng chọn. F4 hay Ctrl+Y: Lặp lại thao tác vừa làm. Delete: Xóa ký tự bên phải hoặc vùng chọn. Ctrl+Delete: Xoá tất cả chữ trong một dòng. Ctrl+D: Chép dữ liệu từ ô trên xuống ô dưới. Ctrl+R: Chép dữ liệu từ bên trái qua phải. Shift+Enter: Ghi dữ liệu vào ô và di chuyển lên trên trong vùng chọn. Phím mũi tên: Di chuyển lên xuống hoặc qua lại một ký tự. Home: Chuyển về đầu dòng. Tab: Ghi dữ liệu vào ô vào di chưyển qua phảivùng chọn. Shift+Tab: Ghi dữ liệu vào ô vào di chưyển qua tráivùng chọn. = :Bắt đầu một công thức. F2: Hiệu chỉnh dữ liệu trong ô. Backspace: Xoá ký tự bên trái trong ô đang hiệu chỉnh. Ctrl+F3: Đặt tên cho vùng chọn. F3: Dán một tên đã đặt trong công thức. F9: Cập nhật tính toán các Sheet trong Workbookđang mở. Shift+F9: Cập nhật tính toán trong sheet hiện hành. Alt+= :Chèn công thức AutoSum. Ctrl+; :Cập nhật ngày tháng. Ctrl+Shift+: :Nhập thời gian. Ctrl+K: Chèn một Hyperlink. Ctrl+Shift+”: Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí contrỏ của ô hiện hành. Ctrl+’: Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí contrỏ của ô hiện hành. Ctrl+A: Hiển thị Formula Palette sau khi nhấp mộttên hàm vào công thức. Page 1 of 10 Ctrl+Shift+A: Chèn dấu ( ) và các đối số của hàm sau khinhập tên hàm vào công thức. Ctrl+1: Hiển thị lệnh Cell trong menu Format. Ctrl+Shift+~: Định dạng số kiểu General. Ctrl+Shift+$: Định dạng số kiểu Curency với hai chữ sốthập phân. Ctrl+Shift+%: Định dạng số kiểu Percentage (không có chữsố thập phân). Ctrl+Shift+^: Định dạng số kiểu Exponential với hai chữsố thập phân. Ctrl+Shift+#: Định dạng kiểu Data cho ngày, tháng, năm. Ctrl+Shift+?: Định dạng kiểu Numer với hai chữ số thập phân. Ctrl+Shift+&: Thêm đường viền ngoài. Ctrl+Shift+ -: Bỏ đường viền. Ctrl+B: Bật tắt chế độ đậm, không đậm. Ctrl+I: Bật tắt chế độ nghiêng, không nghiêng. Ctrl+U: Bật tắt chế độ gạch dưới. Ctrl+5: Bật tắt chế độ gạch giữa không gạch giữa. Ctrl+9: Ẩn dòng. Ctrl+Shift+(: Hiển thị dòng ẩn. 1. Tổ hợp phím tắt cơ bản trong Excel: 1. Ctrl + A Chọn toàn bộ bảng tính trong 2. Ctrl + C Sao chép (Copy) 3. Ctrl + V Dán (Paste) 4. Ctrl + F Bật hộp thoại tìm kiếm 5. Ctrl + H Bật hộp thoại tìm kiếm và thay thế 6. Ctrl + N Tạo mới một bảng tính trắng 7. Ctrl + P Bật hộp thoại in ấn 8. Ctrl + S Lưu bảng tính 9. Ctrl + X Cắt một nội dung đã chọn 10. Ctrl + Z Phục hồi thao tác đã thực hiện trước đó Page 2 of 10 11 Ctrl + Y Khôi phục lệnh vừa bỏ (ngược lại với Ctrl+Z) 12. Ctrl + * Chọn vùng dữ liệu liên quan đến ô (cell) hiện tại 13. Ctrl + F4 Đóng bảng tính 14. Alt + F4 Thoát Excel 2. Tổ hợp phím tắt Di chuyển trong Excel: 15. Ctrl + Mũi tên Di chuyển đến vùng dữ liệu kế tiếp 16. Ctrl + HomeVề ô đầu Worksheet (A1) 17. Ctrl + End Về ô có dữ liệu cuối cùng 18. Ctrl + Shift + Home Chọn từ ô hiện tại đến ô A1 19. Ctrl + Shift + End Chọn từ ô hiện tại đến ô có dữ liệu cuối cùng 3. Tổ hợp phím tắt định dạng trong Excel: 20. Ctrl + B Định dạng In đậm 21. Ctrl + I Định dạng In nghiêng 22. Ctrl + U Định dạng gạch chân 23. Ctrl + 1 Hiển thị hộp thoại Format Cells (*) 4. Tổ hợp phím tắt thao tác với Ô, Dòng, Cột trong Excel: 24. F2 Sửa nội dung trong ô 25. Ctrl + Spacebar Chèn cột 26. Shift + Spacebar Chèn dòng 27. Shift + F11 Chèn một trang bảng tính mới 28. Ctrl + 0 Ẩn các cột hiện tại. 29. Ctrl + Shift + 0 Hiện các cột bị ẩn trong vùng đang chọn 5. Tổ hợp phím tắt thao tác với Sheet trong Excel: 30. Ctrl + Tab, Ctrl + F6 Chuyển đổi qua lại giữa các bảng tính đang mở 31 Ctrl + Page Up Chuyển sang sheet trước 32 Ctrl + Page Down Chuyển sang sheet kế tiếp 33. Ctrl + 0 Ẩn các cột hiện tại. Page 3 of 10 34. Ctrl + Shift + 0 Hiện các cột bị ẩn trong vùng đang chọn 35. Ctrl + F2 Xem trước khi in ============================================================ CÁC THỦ THUẬT TRONG EXCELL Excel là công cụ không thể thiếu trong công tác kế toán khi làm excel đòi hỏi thao tác của người kế toán phải nhanh dưới đây xin chia sẻ với các bạn các thủ thuật excel trong kế toán và mẹo xử lý nhanh công thức excel khi làm kế toán 1) Phím tắt thông dụng trong Excel Phím tắt trong các ứng dụng MS Office là một trong những tính năng hữu ích nhất, giúp cho người sử dụng thao tác nhanh hơn. Xin liệt kê ra đây một số phím tắt thông dụng nhất trong Excel. 2)Vẽ hình vuông và bầu dục nằm trong cell Khi sử dụng chức năng vẽ hình vuông và bầu dục trên thanh công cụ Draw, hình vẽ sẽ không nằm trên bất cứ một vùng cell nào trên bảng tính. Để hình vẽ nằm trong cell, khi vẽ bạn nhấn giữ phím Alt, hình vẽ sẽ đi theo từng cell khi bạn rê chuột. 3)Sao chép Formula Khi bạn sử dụng công thức tính toán nào đó trong một cell bên trên và lại muốn sao chép tiếp xuống cell bên dưới thì bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl – D để thực hiện. 4)Ðịnh hướng cho con trỏ khi nhấn Enter Trong Excel, khi bạn nhập liệu cho một cell, con trỏ sẽ nằm trong cell đó và bạn nhấn Enter thì nó sẽ di chuyển xuống cell khác. Nhưng có thể bạn muốn nó phải di chuyển qua trái, phải hoặc là đi lên. Muốn vậy, bạn chọn menu Tools – Options trong hộp thoại Options chọn tab Edit, click trên drop down menu Direction để chọn Right, Left, Up hoặc Down. 5)Cập nhật công thức trong Excel 2000 trở lên Trong Excel 2000 trở lên, bạn không cần sao chép hàng lọat công thức xuống các dòng bên dưới, khi các dòng bên dưới còn chưa có dữ liệu. Sau khi bạn nhập dữ liệu cùng các công thức xong, bạn hãy nhấn Ctrl+D để sao chép các công thức xuống dòng kế tiếp. Bạn chỉ cần nhấn 3 lần như vậy để sao chép cho 3 dòng kế tiếp thôi. Bạn yên tâm, bây giờ khi bạn nhập dữ liệu xuống các hàng kế tiếp Page 4 of 10 nữa, Excel sẽ thừa thông minh để tính sao chép tiếp tục các công thức ở hàng trên khi bạn nhập dữ liệu vào. 6) Kích hoạt các ô đã dùng trong công thức Trong Excel, nhấn đúp một ô nghĩa là chuyển ô đó sang chế độ soạn thảo. Nếu vô hiệu hóa việc sửa đổi trực tiếp trên ô thì khi nhấn đúp vào một ô chứa công thức, bạn có thể chọn những ô dùng công thức đó ngay cả khi chúng thuộc một bảng tính khác. Muốn vô hiệu hóa việc sửa đổi trực tiếp trên ô, chọn Tools.Options. Trong mục Edit của khung hội thoại Options, bỏ chọn mục Edit directly in cell. Khi bỏ tuỳ chọn này, bạn chỉ có thể sửa nội dung của ô này trên thanh công thức. Muốn thực hiện bạn chọn một ô, nhấn chuột vào thanh công thức hoặc nhấn <F2>. Nhấn đúp vào một ô không chứa công thức sẽ chẳng được gì. 7) Hiển thị nhiều dòng trong 1 cell Khi bạn nhập một dữ liệu nào đó trong một cell và bạn muốn dữ liệu đó xuống hàng trong cell đó ( tức là cell đó có 2 dòng ), để làm việc này bạn có 2 cách : 1/ Khi nào muốn xuống dòng nhấn Alt-Enter . 2/ Chọn Format – Cells, chọn tab Alignment và chọn mục Wrap Text, như vậy mỗi khi nhập vào nếu dài quá chiều rộng cell Excel sẽ tự động xuống hàng. 8) Tạo chú thích (comment) cho cell Khi bạn muốn làm một lời chú thích nào đó cho một cell, bạn chọn cell cần làm chú thích , chọn menu Insert / Comment ( hoặc nhấp chuột phải lên cell đó và chọn Comment ). Nhập vào lời chú thích cho cell đó. Khi bạn di chuyển mouse đến cell đó thì sẽ xuất hiện một popup với lời chú thích bạn đã nhập. 9) Sửa chữa nội dung cho chú thích (Comment ) Sau khi bạn đã tạo một comment ( chú thích ) cho một cell nào đó, bây giờ bạn muốn sữa nội dung của comment đó thì bạn click vào cell, chọn menu Insert – Edit Comment. Bạn sẽ sữa đổi nội dung trong cửa sổ comment. Bạn cũng có thể edit comment và delete comment bằng cách nhấp chuột phải mouse. 10) Làm ẩn chú thích. Muốn cho ẩn đi chú thích (comment) của cell ẩn đi thì nhấp chuột phải vào cell đó và chọn Hide Comment từ menu phụ mở ra. Page 5 of 10 11) Làm ẩn nội dung của Cell. Muốn làm ẩn nội dung trong cell nào đó, bạn chọn cell muốn ẩn nội dung, chọn menu Format – Cell sau đó chọn mục Custom từ list Category và trong mục Type nhập vào 3 dấu chấm phẩy (;; sau đó chọn OK. 12) Sửa lỗi nhanh trong cell. Khi bạn nhập dữ liệu vào cell nhưng bạn thấy dữ liệu nhập vào có lỗi hoặc nhập không đúng cell. Muốn bỏ đi mà không muốn mất nội dung cũ một cách nhanh nhất là nhấn phím Esc. 13) Ðịnh dạng phần trăm ( % ) cho dữ liệu trong cell. Khi nhập số phần trăm ( % ) vào một cell mà chỉ cần nhập vào con số thập phân thôi, còn phần thập phân bạn sẽ tự định nghĩa cho cell đó. Ví dụ nhập vào 20 thì sẽ được chuyển thành 20%, và khi bạn nhập vào là .2 thì cũng sẽ được chuyển thành 20 %. Ðể làm điều này, bạn chọn cell và chọn Menu Format – Cell. Bạn sẽ thấy xuất hiện một cửa sổ, bạn chọn tab có tên là Numbers, sau đó chọn Percentage và nhấn OK. 14) Sử dụng chức năng AutoFill. Khi điền vào những cell với nội dung như nội dung của các cell trong cột Số thứ tự trong bảng tính chẳng hạn, các số đó bắt đầu từ 1 trở đi và bạn không việc gì phải nhập lần lượt từng số vào cell, bạn sử dụng chức năng Auto Fill để làm việc này : có 2 cách : Bạn chọn từ menu Edit – Fill : trong này sẽ liệt kê những chức năng AutoFill cho bạn tùy chọn. Hoặc cách khác bạn nhập một vài giá trị ban đầu ví dụ bạn nhập vào cell A1 : 1 và A2 : 2 . Sau đó dùng chuột chọn 2 cell này ( tô đen ). Rồi đưa chuột đến dấu vuông ở góc dưới bên phải của 2 cell này, con trỏ chuột của bạn có hình dấu cộng, bạn nhấp và kéo chuột đến vị trí cuối cùng cần điền giá trị rồi thả ra. 15) Tùy biến AutoFill. Excel chỉ cung cấp cho bạn một số list để tự động điền vào list cho bạn như số thứ tự, số ngày trong tuần… .Bạn cũng có thể thêm vào trong list đó một kiểu autofill theo ý riêng của mình chẵng hạn như bạn muốn điền một dãy số theo thứ tự như : 1,5,9,13, … Ðể tạo ra một dãy số tăng theo thứ tự như vậy , bạn làm như sau : Nhập các giá trị của list vào trong các cell và sắp xếp như ý muốn, chọn menu Tools, Options, chọn Page 6 of 10 tab Custom List, nhấp chọn nút lệnh Import. Rồi chọn vùng list bạn mới nhập và nhấp OK 16) Sắp xếp Khi bạn sắp xếp dữ liệu trong một cột của Excel, đôi khi bạn sẽ thấy Excel sắp xếp không đúng, ví dụ như khi bạn sắp xếp từ cao xuống thấp bạn sẽ thấy con số 95.5 nằm dưới số 95. Ðể khắc phục bạn làm như sau : 1/Chọn cột muốn sắp xếp, bằng cách click trên đầu cột đó. 2/Mở menu Format – Cell. 3/Trong hộp thoại format cell, click chọn tab Number và click trên General category. 4/ Sau đó sắp xếp lại cột đó. 17) Ẩn và hiện cột và hàng theo nhóm. Nếu bạn muốn ẩn cột và hàng trong Excel thì dùng chuột quét chọn vị trí cột hoặc hàng cần ẩn đi rồi nhấn tổ hợp phím Alt Shift Mũi tên phải. Khi đó sẽ xuất hiện một hộp thoại hỏi bạn là Cột hay Hàng, bạn chọn rồi bấm OK. Lúc này trên Workbook sẽ xuất hiện thêm một panel hiển thị những nhóm hàng hoặc cột mà bạn vừa tạo, để ẩn nhóm đó thì bạn nhấn vào dấu trừ và hiện ra thì nhấn dấu cộng. 18) Chuyển dòng thành cột hoặc ngược lại Bạn đã tạo xong một bảng và lại muốn chuyển dòng thành cột và cột thành dòng. Sau đây là cách thực hiện: 1. Chọn bảng. 2. Chọn Edit.Copy. 3. Chọn ô bạn muốn dán bảng mới vào. 4. Chọn Edit.Paste Special. 5. Trong khung hội thoại Paste Special, chọn Transpose và nhấn OK. 6. Nếu cần, xóa những gì còn lại của bảng cũ. Note: Dán dữ liệu đã sao chép (copy) hoặc đã cắt (cut), bạn chỉ cần chọn một ô rồi nhấn <Enter>. Cách này dễ hơn dùng menu, nhấn một hình tượng hay nhấn <Ctrl>-V hay <Shift>-<Ins>. Tuy nhiên cách này có nhược điểm là bạn chỉ có thể dán được một lần vì sau khi dán, clipboard sẽ không còn gì. Nếu phải dán nhiều lần, bạn phải dùng lệnh Paste 19) Tạo tiêu đề cho nhiều sheet trong 1 lần thực hiện Page 7 of 10 Trong Workbook của bạn có nhiều sheet và bạn muốn tạo cho mỗi sheet như vậy có tiêu đề giống nhau, bạn chỉ cần làm một lần như sau: nhấp chuột phải vào tab để chọn các sheet, chọn Select All Sheets từ menu phụ mở ra. Bạn đặt tiêu đề trên Sheet đầu tiên, có thể là chữ, hình ảnh ,… sau đó nhấp chuột phải lên tab của sheet hiện hành và chọn UnGroup Sheets từ menu phụ. Tiêu đề sẽ xuất hiện ở tất cả các sheet trong workbook. 20) Xem cú pháp hàm Excel Nếu như bạn chưa biết hết các hàm trong Excel, hoặc bạn biết nhưng không nhớ hết được cú pháp các hàm trongExcel, bạn chọn menu Insert – Function, hộp thoại Paste Function xuất hiện, từ đây bạn có thể chọn hàm muốn sử dụng cho mục đích của bạn một cách chính xác. 21) Có bao nhiêu Sheet trong WorkBook Nếu như bạn mở một Workbook có rất nhiều sheet và bạn muốn xem qua xem có bao nhiêu sheet tất cả trong WorkBook đó bạn chỉ cần chọn Menu File – Properties , chọn tab Contents, sẽ liệt kê tất cả các sheet có trong file cho bạn xem. 22) Importing Text sang Excel Khi bạn có một dữ liệu text được soạn thảo trong Word, khi bạn import đoạn dữ liệu đó vào worksheet thì dữ liệu đó lại nằm trên một cột. Ðể dữ liệu nằm trên nhiều cột, bạn có thể làm bằng nhiều cách: 1/ Nếu như dữ liệu được format dưới dạng table thì bạn chọn Copy sau đó Paste nó vào Excel. 2/ Dữ liệu không được format theo dạng table mà ở dạng tab thì cũng làm tương tự như trên. 3/ Nếu dữ liệu không được định dạng table và tab thì bạn cũng Import như 2 trường hợp trên sau đó chọn cột có chứa dữ liệu, chọn menu Data, Text to Columns. Excel sẽ xuất hiện chế độ Wizard hướng dẫn bạn import dữ liệu đó vào worksheet của Excel 23) Liên kết dữ liệu Excel và Word Trong tài liệu mà bạn đang làm việc với Excel cần có một số nội dung mà nội dung đó giống như trong một tài liệu soạn thảo trong Word. Mà bạn muốn là khi thay đổi, chỉnh sửa nội dung thì cả hai nơi tài liệu Word và Excel cùng thay đổi. Bạn làm như sau : Chọn đoạn văn bản bạn muốn sao chép từ Word và Copy đoạn văn đó. Page 8 of 10 Khởi động Excel, chọn nơi nào bạn muốn có đoạn text đó chọn Menu Edit + Paste Special. Trong hộp thoại Paste Special xuất hiện, chọn mục Paste Link và chọn Microsoft Word Document Object từ list sau đó click OK. 24) Mở tệp tin thường dùng Phải thao tác thường xuyên trên một tệp tin (ví dụ bảng quyết toán), bạn có thể chỉ định Excel để chương trình mở tệp tin này (ví dụ quyettoan.xls) mỗi khi chương trình khởi động. Để thực hiện điều này, chỉ cần lưu tệp tin (File > Save As) vào thư mục XLStart nằm trong \Program files\Microsoft Office\Office. 25) Thêm màu cho bảng tính Để thêm màu hoặc ảnh nền cho bảng tính, bạn chọn Format > Sheet > Background. Tiếp đến, tìm tới ảnh nền (hoặc font màu) bạn thích và nhấn Open. 26) Đóng băng” dòng tiêu đề Trong mỗi bảng tính thường có dòng tiêu đề cố định vị trí cho từng cột (column). Nếu bạn nhập dữ liệu trong nhiều dòng và tràn quá màn hình, công việc nhập dữ liệu sẽ rất khó khăn vì dòng tiêu đề “trôi” mất. Để “đóng băng” dòng tiêu đề, nhấn chuột chọn một ô ngay dưới dòng tiêu đề; chọn Window > Freeze Panes. Giờ bạn có thể thoải mái nhập dữ liệu với thanh tiêu đề luôn hiển thị ở phía trên bảng tính 27) Làm đẹp hình ảnh nền Khi dùng hình ảnh làm nền cho sơ đồ trong Excel đôi khi bạn nhận thấy hình ảnh này trông rất xấu. Làm sao có thể cải thiện để nó đẹp hơn? Nguyên nhân là vì Excel chưa làm gì để điều chỉnh sơ đồ có hình ảnh. Hãy nạp Excel và nhập số liệu vào. Chọn số liệu này rồi nhấn Insert.Chart. Khi khung hội thoại Chart Wizard xuất hiện, nhấn Finish. Nhấn phím phải vào vùng sơ đồ rồi chọn Format Chart Area. Nhấn Fill Effects trong khung hội thoại vừa xuất hiện rồi nhấn tiếp mục Pictures trong khung hội thoại Fill Effects. Bây giờ nhấn Select Pictures rồi nhấn đúp chuột vào hình ảnh bạn muốn dùng làm nền cho sơ đồ. Trở về khung hội thoại Fill Effects, nhấn OK và OK lần nữa trong khung hội thoại Format Chart Area. Cuối cùng, dùng chuột điều chỉnh kích thước sơ đồ để hình ảnh được đẹp hơn. Page 9 of 10 NHỮNG PHÍM TẮT TRONG WORD Những phím tắt thường dùng Ctrl+N: tạo mới một tài liệu. Ctrl+O: mở tài liệu. Ctrl+S: lưu tài liệu. Ctrl+C: sao chép văn bản. Ctrl+X: cắt nộ dung đang chọn. Ctrl+V: dán văn bản. Ctrl+F: bật hộp thoại tìm kiếm. Ctrl+H: bật hộp thoại thay thế. Ctrl+P: bật hộp thoại in ấn. Ctrl+Z: hoàn trả tình trạng của văn bản trước khi thực hiện lệnh cuối cùng. Ctrl+Y: phục hồi hiện trạng của văn bản trước khi thực hiện lệnh Ctrl+Z. Ctrl+F4,Ctrl+W,Alt+F4: đóng van bản, đóng cửa sổ Ms Word. Ctrl+Mũi tên: di chuyển qua 1 từ. Ctrl+Home: về đầu văn bản. Ctrl+End: về vị trí cuối cùng trong văn bản. Ctrl+Shift+Home: chọn từ vị trí hiện tại đến đầu văn bản. Ctrl+Shift+End: chọn vị trí hiện tại đến cuối văn bản. Ctrl+A: chọn tất cả đối tượng trong văn bản. Ctrl+B: định dạng in đậm. Ctrl+D: mở hộp thoại định dạng font chữ. Ctrl+I: định dạng in nghiêng. Ctrl+U: định dạng gạch chân. Ctrl+E: căn giữa đoạn văn bản đang chọn. Ctrl+J: căn đều đoạn văn bản đang chọn. Ctrl+L: căn trái đoạn văn bản đang chọn. Ctrl+R: căn phải đoạn văn bản đang chọn. Page 10 of 10 . chia sẻ với các bạn các thủ thuật excel trong kế toán và mẹo xử lý nhanh công thức excel khi làm kế toán 1) Phím tắt thông dụng trong Excel Phím tắt trong các ứng dụng MS Office là một trong những. Percentage và nhấn OK. 14) Sử dụng chức năng AutoFill. Khi điền vào những cell với nội dung như nội dung của các cell trong cột Số thứ tự trong bảng tính chẳng hạn, các số đó bắt đầu từ 1 trở đi và. nhấn OK và OK lần nữa trong khung hội thoại Format Chart Area. Cuối cùng, dùng chuột điều chỉnh kích thước sơ đồ để hình ảnh được đẹp hơn. Page 9 of 10 NHỮNG PHÍM TẮT TRONG WORD Những phím tắt
- Xem thêm -

Xem thêm: CÁC PHÍM tắt cơ bản TRONG WORD và EXCELL, CÁC PHÍM tắt cơ bản TRONG WORD và EXCELL, CÁC PHÍM tắt cơ bản TRONG WORD và EXCELL

Gợi ý tài liệu liên quan cho bạn

Nhận lời giải ngay chưa đến 10 phút Đăng bài tập ngay
Nạp tiền Tải lên
Đăng ký
Đăng nhập