HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG NHÓM 4 DANH SÁCH NHÓM: 1. Đặng Minh Hiền 2. Nguyễn Thị Nga 3. Nguyễn Thị Hằng 4. Nguyễn Thị Lịch 5. Nguyễn Thị Mỹ Duyên 6. Nguyễn Thị Ngọc Lệ 7. Phan Thị Diệu Oanh 8. Trần Thị Thanh Thủy MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Tổ chức hệ thống sổ kế toán là nội dung quan trọng trong tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp. Tổ chức hệ thống sổ kế toán phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp có tác dụng quan trọng trong quá trình xử lý thông tin để tạo ra thông tin hữu ích cho nhiều đối tượng sử dụng khác nhau. Cùng với việc tổ chức hệ thống kế toán thì việc nắm vững phương pháp ghi sổ theo từng hình thức sổ kế toán để ghi chép nhanh chóng, kịp thời, đúng đắn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ giúp cho việc phân loại và tổng hợp thông tin dễ dàng, thuận lợi, đáp ứng được yêu cầu quản lý. Ở Việt Nam hiện nay đang có nhiều hình thức kế toán được áp dụng trong các doanh nghiệp khác nhau: Hình thức kế toán Nhật ký chung, hình thức kế toán Nhật ký-Sổ cái, hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ.Việc áp dụng hình thức kế toán này hay hình thức kế toán khác là tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm sản xuất hay sử dụng vốn của cơ quan doanh nghiệp.Vấn đề cần đặc biệt tôn trọng ở đây là: Việc tổ chức sổ sách kế toán trong mỗi cơ quan, xí nghiệp cần thống nhất theo một trong các hình thức kế toán trên và khi đã lựa chọn một hình thức kế toán để áp dụng trong doanh nghiệp thì nhất thiết phải tuân thủ mọi nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán đó về mặt: số lượng, kết cấu các loại sổ sách, mối quan hệ và sự kết hợp giữa các loại sổ sách, trình tự và kỹ thuật ghi chép các loại sổ sách. Và đối với những người làm công tác kế toán thì việc nắm vững các kiến thức về mỗi loại hình kế toán là một yêu cầu cơ bản khi làm việc. Để giúp cho mọi người hiểu sâu thêm về một trong các hình thức kế toán trên, hôm nay nhóm chúng em xin được trình bày một số kiến thức về hình thức kế toán Nhật ký chung. Trong bài làm chúng em đã cố gắng tìm hiểu các tài liệu viết về kế toán cũng như xuất phát từ việc quan sát từ thực tế của công việc kế toán hiện nay nhằm cung cấp những kiến thức cần thiết và chính xác nhất về nội dung này. Tuy nhiên bài viết vẫn còn nhiều thiếu sót nên mong cô và các bạn góp ý, bổ sung để bài viết được hoàn thiện hơn. Nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn! Huế 11/2010 NỘI DUNG I. Các hình thức sổ kế toán 1. Khái niệm Hình thức kế toán là công việc tổ chức hệ thống sổ kế toán áp dụng trong đơn vị nhằm thực hiện việc phân loại, xử lý và hệ thống hóa thông tin thu thập từ các chứng từ kế toán để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của từng đối tượng kế toán phục vụ cho việc lập các báo cáo tài chính theo yêu cầu quản lý. Hình thức kế toán bao gồm các nội dung cơ bản sau: • Số lượng sổ và kết cấu của từng loại sổ • Trình tự và phương pháp ghi chép của từng loại sổ • Mối quan hệ giữa các loại sổ trong quá trình ghi chép thông tin 2. Các hình thức sổ kế toán trong doanh nghiệp _ Hình thức kế toán Nhật ký chung _ Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái _ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ _ Hình thức kế toán trên máy vi tính II. Hình thức kế toán Nhật ký chung 1. Đặc điểm cơ bản - Đặc điểm cơ bản của hình thức kế toán NKC: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ NKC, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. 2. Các loại sổ chủ yếu Hình thức kế toán NKC gồm các loại sổ chủ yếu sau: Sổ NKC, sổ nhật ký đặc biệt, sổ cái, các sổ- thẻ kế toán chi tiết. a. Quy định về sổ kế toán  Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau: Đối với sổ kế toán dạng quyển: Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán. Đối với sổ tờ rời: Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.  Sổ kế toán phải bao gồm các nội dung chủ yếu:  Ngày, tháng ghi sổ  Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;  Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh;  Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán;  Số dư đầu kỳ số tiền phát sinh trong kỳ b. Sổ nhật ký chung  Sổ nhật ký: dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên sổ nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng trong doanh nghiệp.  Sổ Nhật ký với chức năng lưu giữ nguồn gốc số liệu dựa trên căn cứ pháp lý là các chứng từ kế toán, do vậy thông thường Sổ Nhật ký cần phải được lưu trữ tối thiểu thời gian 10 năm.  Mẫu sổ Nhật ký chung: Đơn vi:……… Địa chỉ:………. Mẫu số: S03a – DNN (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm: Đơn vị tính: Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi Sổ Cái STT dòng Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau x x x - Sổ này có trang, đánh số từ trang số 01 đến trang - Ngày mở sổ: Ngày tháng năm Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) c. Sổ cái Sổ Cái: Dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu trên Sổ Cái phản ánh một cách tổng quát tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trên mỗi sổ cái đều thể hiện các đặc trưng là sổ mở cho một tài khoản hoặc một số tài khoản có quan hệ mật thiết với nhau. Sổ cái ghi biến động tăng, giảm của từng đối tượng kế toán được mở sổ và cả số dư, nó được ghi định kỳ mà không ghi hàng ngày như sổ nhật ký. Số liệu ghi trên Sổ cái là những số liệu đã được phân loại và hệ thống hóa theo đối tượng kế toán phản ánh.Việc ghi sổ kế toán giúp tăng cường kiểm soát các hoạt động, làm cho việc xử lý thông tin nhanh chóng hơn và giúp thuận lợi trong việc tính các chỉ tiêu cần thiết để lập báo cáo tài chính cuối kỳ cũng như các báo cáo nội bộ. Đơn vi:……… Địa chỉ:………. Mẫu số: S03b – DNN (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI (Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung) Năm Tên tài khoản Số hiệu Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày, Tháng Trang sổ STT dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 - Số dư đầu năm - Số phát sinh trong tháng - Cộng số phát sinh tháng - Số dư cuối tháng - Cộng lũy kế từ đầu quý - Sổ này có trang, đánh từ trang số 01 đến trang - Ngày mở sổ: Ngày tháng năm Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) d. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký và Sổ Cái. Số lượng, kết cấu các sổ kế toán chi tiết không quy định bắt buộc. Các doanh nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ kế toán chi tiết và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở các sổ kế toán chi tiết cần thiết, phù hợp (vd: Sổ chi tiết tiền vay, Sổ chi tiết bán hàng, Sổ chi tiết các tài khoản, Sổ chi tiết hàng hoá tồn kho,Sổ chi tiết thanh toán - TK331,Sổ chi tiết thanh toán - TK131) Đơn vị : Địa chỉ : Mẫu sô S24 - DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trởng BTC) SỔ THEO DÕI CHI TIẾT NGUỒN VỐN KINH DOANH (TK 411) Năm Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số hi ệu Ngày tháng Nợ (giảm) Có (tăng) Vốn góp Thặng dư vốn Vốn khác Vốn góp Thặng dư vốn Vốn khác Vốn góp Thặn g dư vốn Vốn khá c A B C D E 1 2 3 4 5 6 7 8 9 - Số dư đầu kỳ - Số phát sinh trong kỳ - Cộng số phát sinh - Số dư cuối kỳ - Sổ này có trang, đánh từ trang 01 đến trang - Ngày mở sổ: Ngày tháng năm Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) [...]... Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ngày tháng năm Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) 3 Nội dung và trình tự ghi sổ a Quy định chung về ghi sổ kế toán, sửa sổ  Ghi sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy vi tính Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng tay hoặc ghi sổ kế toán bằng máy vi tính Trường hợp ghi sổ bằng tay phải theo một trong các hình thức kế toán và mẫu sổ kế toán theo quy... tại Mục II- “Các hình thức kế toán Đơn vị được mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì doanh nghiệp được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng hình thức kế toán trên máy vi tính cho phù hợp Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụng tại doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần... kinh tế đều có điều kiện vận dụng kế toán máy vào công tác kế toán tại đơn vị mình, thì hình thúc Nhật ký chung hoàn toàn thích hợp với các doanh nghiệp còn lại (doanh nghiệp nhỏ) chưa có đủ điều kiện để vi tính hóa công tác kế toán -Thứ ba: Hình thức Nhật ký chung rất dễ ứng dụng để xây dựng các phầm mềm kế toán Hình thức nhật ký chung đơn giản, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp nhưng lại có nhược... trong ngày thì nên áp dụng hình thức CTGS để giảm việc ghi chép từng chứng từ vào Sổ cái d Đánh giá về phương pháp kế toán nhật ký chung: Như vậy ta thấy rằng hiện nay hình thức kế toán nhật ký chung đang được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp tại việt nam với những lý do sau: -Thứ nhất, hình thúc nhật ký chung với sổ nhật ký chung, sổ cái tổng hợp, sổ chi tiết là hình thức đang được sử dụng rất... mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của doanh nghiệp Mở sổ Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính Sổ kế toán. .. chiếu, kiểm tra  Điều chỉnh sổ kế toán Trường hợp doanh nghiệp phải áp dụng hồi tố do thay đổi chính sách kế toán và phải điều chỉnh hồi tố do phát hiện sai sót trọng yếu trong các năm trước theo quy định của chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót” thì kế toán phải điều chỉnh số dư đầu năm trên sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết của các tài khoản... TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra III.Phân tích so sánh các hình thức kế toán: Mỗi hình thức kế toán đều có những ưu nhuợc điểm, nếu áp dụng đúng... về công việc, về tổ chức bộ máy kế toán, số nhân viên làm công tác kế toán, và trình độ của đội ngũ kế toán thì sẽ hiệu quả, tiết kiệm Như vậy phải xét 3 yếu tố để có thể áp dụng hình thức nào cho phù hợp: -Số nghiệp vụ phát sinh -Số lượng kế toán viên -Trình độ của kế toán viên ( bằng cấp, kinh nghiệm thực tế ) a Hình thức NK-SC : Số nghiệp vụ ít, chỉ cần một hoặc 2 kế toán , trình độ cũng không đòi... đáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của Chế độ sổ kế toán - Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và quy định tại Chế độ kế toán này - Doanh nghiệp phải căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán do Bộ Tài... trên thế giới như Mỹ, Anh, Pháp, Canada….Vì vậy, việc sử dụng hình thức Nhật ký chung sẽ tạo ra cơ sở hòa nhập giữa kế toán Việt Nam với kế toán của các nước trên thế giới Đồng thời, nó cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc yêu cầu các tổ chức có vốn đầu tư nước ngoài thực thi chế độ kế toán Việt nam -Thứ hai: Hình thức Nhật ký chung là hình thức ghi sổ đơn giản, dễ làm, dễ học Trong điều kiện hầu hết . nghiệp _ Hình thức kế toán Nhật ký chung _ Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái _ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ _ Hình thức kế toán trên máy vi tính II. Hình thức kế toán Nhật ký chung 1. Đặc. nhiều hình thức kế toán được áp dụng trong các doanh nghiệp khác nhau: Hình thức kế toán Nhật ký chung, hình thức kế toán Nhật ký- Sổ cái, hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, hình thức kế toán. vi tính Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng tay hoặc ghi sổ kế toán bằng máy vi tính. Trường hợp ghi sổ bằng tay phải theo một trong các hình thức kế toán và mẫu sổ kế toán theo quy định