quản trị học chương 9: kiểm tra

Kiểm tra quản trị là một nỗ lực có hệ thống nhằm thiết lập những tiêu chuẩn, những hệ thống phản hồi thông tin, nhằm so sánh những thành tựu thực hiện với định mức đã đề ra, và để đảm bảo rằng những nguồn lực đã và đang được sử dụng có hiệu quả nhất, để đạt mục tiêu của tổ chức • Hay đơn giản hơn Kiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện so sánh với những điều đã được hoạch định, đồng thời sửa chữa những sai lầm để đảm bảo việc đạt được mục tiêu theo như kế hoạch hoặc các quyết định đã được đề ra. Ví dụ: Công ty thực phẩm kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi đưa ra thị trường Các công ty thời trang kiểm tra trang phục đã được sản xuất xem có khớp với mẫu thiết kế hay không. 2. Mục đích của kiểm tra quản trị Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Ví dụ: Năm 2012, Tập Đoàn Kinh Đô đã đề ra mục tiêu là cải thiện hiệu quả hoạt động để thúc đẩy khả năng sinh lợi. Kết quả là lợi nhuận năm 2012 đạt 490 tỷ đồng, tỷ lệ lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu đạt 9,1%, tiến bộ vượt bậc so với năm 2011 khi kết quả chỉ là 349 tỷ đồng lợi nhuận trước thuế và 7,2% lợi nhuận Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức sử dụng một cách hữu hiệu. Vi dụ: Công ty sản xuất giày da sẽ kiểm tra xem nguyên vật liệu để sản xuất có bị thiếu hụt hay lãng phí hay không, từ đó sẽ đưa ra những phương hướng thích hợp nhằm đem đến lợi ích tối đa cho công ty Làm sáng tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn theo thứ tự quan trọng. Xác định và dự đoán những chiều hướng chính và những thay đổi cần thiết trong các vấn đề như: thị trường, sản phẩm, tài nguyên, tiện nghi, cơ sở vật chất Phát hiện kiệp thời những vấn đề và những đơn vị bộ phận chịu trách nhiệm để sửa sai. Làm đơn giản hóa các vấn đề ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và trách nhiệm Ví dụ: Nhân viên kiểm tra khi phát hiện sai xót, có thể trực tiếp chỉ ra lỗi sai và đưa ra yêu cầu sửa chữa để sản phẩm đúng theo quy định Phác thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bỏ những gì ít quan trọng hay không cần thiết. Ví dụ: Nhờ công tác kiểm tra quản trị, thông qua những tiêu chuẩn cụ thể đề ra mà công ty có những hành động cụ thể nhắm tới mục đích đó, qua đối chiếu kiểm tra lại sẽ phát hiện những công việc, những bước thực hiện rườm rà, ít hiệu quả, không cần thiết để loại bỏ Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến sự hoàn tất công tác tiết kiệm thời gian, công sức của mọi người để gia tăng năng suất và đem lại lợi nhuận cao 3. Tác dụng của công tác kiểm tra Làm nhẹ bớt gánh nặng của cấp chỉ huy Là khâu sau cùng trong khâu hoạch định, cơ cấu tổ chức thực hiện và điều khiển nhân viên và động viên họ Chỉ phát huy tác dụng nếu nhà quản trị sử dụng một cách khéo léo II. CÁC NGUYÊN TẮC ĐỂ XÂY DỰNG CƠ CHẾ KIỂM TRA Các nhà quản trị đều muốn có một cơ chế kiểm tra phù hợp và hiệu quả để giúp họ đảm bảo các hoạt động trong doanh nghiệp diễn ra đúng theo kế hoạch và có thể thuận lợi để hoàn thành mục tiêu. Và mỗi tổ chức đều có những mục tiêu, những công việc, những con người cụ thể, cho nên biện pháp kiểm tra của những doanh nghiệp phải xây dựng theo những yêu cầu riêng biệt Các nguyên tắc mà các nhà quản trị phải tuân theo để xây dựng cơ chế kiểm tra: 1. Cơ chế kiểm tra phải trên cơ sở mục tiêu, chiến lược của tổ chức phải phù hợp với cấp bậc của đối tượng được kiểm tra. Ví dụ: kiểm tra họat động bán hàng sẽ khác kiểm tra bộ phận tài chính, kiểm tra công tác phó giám đốc khác kiểm tra công tác của cửa hàng trưởg, doanh nghiệp lớn việc kiểm tra sẽ khác với doanh nghiệp nhỏ 2. Công việc kiểm tra phải phù hợp theo đặc điểm cá nhân của nhà quản trị: Tức thông tin kiểm tra phải được nhà quản trị thông hiểu, nếu không thì việc kiểm tra sẽ không còn ý nghĩa và những thông tin được kiểm tra cũng không thể sử dụng được Ví dụ: nhà quản trị muốn kiểm tra sổ sách kiểm toán từ bên ngoài do một bộ phận kế toán độc lập ngoài tổ chức thực hiện, nếu nhà quản trị không thông hiểu về quá trình thống kê, đánh giá số liệu của kiểm toán thì sẽ không thể kiểm tra chính xác được 3. Khi thực hiện kiểm tra, nhà quản trị phải quan tâm thực hiện tại những điểm trọng yếu Ví dụ: công ty chế biến lương thực, thực phẩm thì những điểm trọng yếu cần kiểm tra là khâu chế biến, bảo quản và vệ sinh an toàn thực phẩm. 4. Một trong những yếu tố cần thiết ở nhà quản trị khi khiểm tra là phải khách quan, chính xác và dựa vào các tiêu chuẩn thích hợp, không mang tính định kiến, thiên vị… Ví dụ: Ông Bình là giám đốc công ty Thiên Bình, trong kiểm tra, đánh giá hành vi trong quá trình làm việc của hai nhân viên là An và Thanh. Nếu ông Bình thiện cảm với An, ác cảm với Thanh thì việc đánh giá, so sánh quá trình thực hiện công việc của hai người sẽ không khách quan 5. Mỗi công ty, xí nghiệp đều có những đặc điểm khác nhau, vì vậy, hệ thống kiểm tra phải phù hợp với điều kiện, văn hóa tổ chức, phù hợp với bầu không khí, điều kiện bên trong của tổ chức để đạt được hiệu quả tốt nhất Vi dụ: Nhà máy dệt nếu muốn kiểm tra hệ thống dệt thì cần phải có người am hiểu về máy móc, không thể cử người không biết gì về máy dệt đi kiểm tra được. 6. Quá trình kiểm tra và kết quả thu được phải có hiệu quả, công việc kiểm tra phải tiết kiệm, tương ứng với chi phí của nó Ví dụ:Nếu công ty đưa xuống khoản chi phí lớn cho việc kiểm tra toàn bộ và cục bộ thì cần kiểm tra chung trên tất cả các phương diện của công ty và kiểm tra chi tiết từng bộ phận, từng chi tiết của công ty. Nếu ban lãnh đạo đưa xuống chi phí vừa phải cho kiểm tra từng phần thì chỉ cần kiểm tra cụ thể bộ phận được yêu cầu, không nên kiểm tra lang mang gây lãng phí 7. Sau khi kiểm tra và thu được kết quả phải đưa đến các hành động sửa sai, điều chỉnh đối với các sai lệch, nếu không thì việc kiểm tra sẽ trở nên vô nghĩa. Ví dụ: Trong quá trình kiểm tra, đánh giá hành vi, năng lực làm việc của nhân viên, nếu phát hiện có người không đủ năng lực, không có trách nhiệm thì công ty cần điều chỉnh, thay thế III. Quy Trình kiểm tra 1. Thiết lập các tiêu chuẩn • Kết nối với mục tiêu mong muốn: Tức là mục tiêu chiến lược của tổ chức. • Khách quan: Chính là sự công bằng và không bị tác động bởi nhân viên do những yếu tố các nhân. • Đầy đủ: Bao gồm tất cả các hành vi và mục tiêu ước muốn của tổ chức. • Đúng lúc: Kiểm tra cung cấp thông tin khi cần thiết nhất. • Chấp nhận được: Hệ thống kiểm tra phải được công nhận là cần thiết và thích hợp. Tiêu chuẩn là cơ sở để đo lường kết quả có thể được đặt ra dưới các dạng khác nhau: • Bằng đơn vị số lượng vật chất: giờ công, ngày công, số lượng sản phẩm, phế phẩm • Đơn vị tiền tệ như chi phí, doanh thu, lợi nhuận • Định tính: nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, sự vui lòng của khách hàng, cải tiến uy tín của doanh nghiệp… 2. Đo lường thành quả 3. Sửa chữa sai lầm 4. Tiến trình kiểm tra mang tính chất dự phòng IV. Các điểm kiểm tra trọng yếu Các điểm trọng yếu là những yếu tố có tác dụng hạn chế sự hoạt động bình thường của cơ sở, hoặc là những yếu tố tốt hơn các yếu tố khác trong việc cho thấy các kế hoạch kinh doanh có được thực hiện tốt hay không. Nhờ vậy nhà quản trị có thể quản trị nhiều nhân viên hơn, giảm phí tổn và cải tiến việc truyền thống trong xí nghiệp.  Để tìm ra các điểm trọng yếu kiểm tra, các nhà quản trị cần tự hỏi mình các câu hỏi sau: 1. Những điềm nào phản ánh rõ nhất mục tiêu của đơn vị? 2. Những điểm nào phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt mục tiêu? 3. Những điểm nào là điểm đo lường tốt nhất sự sai lạc? 4. Những điểm nào cho nhà quản trị biết ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại? 5. Tiêu chuẩn kiểm tra nào ít tốn kém nhất? 6. Tiêu chuẩn kiểm tra nào có thể thu thập thông tin cần thiết mà không phải tốn kém nhiều? V. Các công cụ chủ yếu để kiểm tra: 1. Kiểm tra tài chính: Mục đích cơ bản của mọi tổ chức kinh doanh là kiếm được một lợi nhuận. Có 4 phương cách chính về kiểm soát tài chính: Ngân sách. Ngân sách lợi nhuận. Phân tích tài chính. Ngân sách chi tiêu nhóm. a) Ngân sách: ngân sách là một kế hoạch bằng số. Các loại ngân sách lợi nhuận, ngân sách tiền mặt, ngân sách chi tiêu  Là ngân sách cố định b) Phân tích tài chính: Những phân tích tài chính là những cách kiểm soát cung cấp tin trở lại. Bảng cân đối (quyết đoán): được coi là như một tấm hình về tình hình tài chính của một tổ chức hay đơn vị trong một thời điểm nào đó. Bảng kết toán thu nhập: phân tích hoạt động tài chính của tổ chức trong một thời kỳ, ba tháng, sáu tháng, hay một năm. Phân tích tỉ lệ: so sánh số liệu hiện nay với số liệu của những thời kỳ trước hay của những tổ chức khác. Tỷ số thanh toán: đo lường khả năng của một tổ chức có thể đổi được những tài sản của mình ra tiền mặt để thanh toán những món nợ. Tỷ số bình thường (hiện có): tỷ số giữa tài sản với những món nợ. Tỷ số thử nghiệm giá trị trọng yếu: giống như tỷ số bình thường, nhưng số liệu kiểm kê không có trong tử số. Tỷ số nợ với tài sản: vào thời kỳ kinh tế lành mạnh, với những lãi suất thấp, thì một tỷ số nợ với tài sản cao có thể mang lại nhiều lợi nhuận cho tổ chức và ngược lại. Tỷ số hoạt động: mô tả quản lý đang sử dụng một cách hiệu quả như thế nào nguồn lực tổ chức. Tỷ số xác suất: dùng để đo hiệu quả và hiệu suất của một tổ chức. c) Phân tích trường hợp hòa vốn: Đó là trường hợp không có lời hay lỗ với một số sản phẩm nhất định. Trên số đó là lời, dưới là lỗ. = Điểm hòa vốn d) Kiểm toán: Kiểm toán là một sự kiểm điểm chính thức những tài khoản, hồ sơ, hoạt động hay thực hiện của một đơn vị, chủ yếu là để kiểm tra những cơ chế kiểm soát của một tổ chức.Gồm 2 loại: Kiểm toán từ bên ngoài: do một bộ phận kế toán độc lập ở ngoài tổ chức thực hiện. Lối kiểm tra này là để bảo vệ những cổ đông. Đối với quản lí thì nó chỉ có một tác dụng gián tiếp là làm những nhân viên kế toán của tổ chức phải nghiêm túc trong công tác kế toán của mình. Kiểm toán từ bên trong: thực hiện bởi những nhân viên kế toán của tổ chức, bao gồm những công việc như kể trên. Ngoài ra còn có sự đánh giá những hoạt động và chình sách của tổ chức cùng với những đề nghị cải thiện. 2. Kiểm tra hành vi: Những công việc quản trị thực hiện được bằng sự đóng góp của những nhân viên. Vì vậy kiểm tra hành vi của họ sẽ gia tăng thực hiện tốt công việc được làm đúng cách. Mỗi công việc của nhân viên đều có những tiêu chuẩn định sẵn để vạch rõ những gì họ phải làm. Những tiêu chuẩn này phải rõ ràng và khách quan, và phải cụ thể và có thể đo lường được. Có thể dùng những tiêu chuẩn tuyệt đối, theo đó nhân viên được đánh giá theo một tiêu chuẩn cố định chứ không phải là so sánh người này với người khác. Dùng những tiêu chuẩn tương đối, tức là so sánh người này với người khác. Quản lý bằng mục tiêu của họ và đánh giá họ qua trao đổi. a) Những hình thức kiểm tra quản trị trực tiếp: Nhân viên thực hiện có kết quả => được thưởng Nhân viên thực hiện không có kết quả => phải xem nguyên nhân là gì Nếu Thì Khả năng yếu kém  cần tổ chức một lớp huấn luyện cho nhân viên Do động cơ  Cần có những biện pháp tăng cường động cơ Những biện pháp này vô hiệu  Bắt buộc phải dùng những biện pháp kĩ thuật Tiến trình kỷ luật gồm 4 bước: Cảnh cáo miệng => cảnh cáo viết => ngưng việc => sa thải Cảnh báo miệng: là hình thức nhẹ nhất, áp dụng cho những lỗi như là đi trễ nhiều lần. Cảnh báo viết: đây là bước chính thức đầu tiên. Bước này chỉ khác bước trước ở chổ nó kết thúc bằng một văn bản viết sẽ được vào hồ sơ cá nhân đơn sự. Ngưng việc: bước này chỉ áp dụng khi hai bước đầu không có kết quả hay khi vi phạm mới mới độ nặng hơn của hai bước trên. Sa thải: bước cuối cùng này chỉ áp dụng cho những vi phạm quá nặng có thể làm xáo động hoạt động của tổ chức hay bộ phận. b) Những hình thức thay thế cho kiểm tra trực tiếp: Chọn lọc: những nhà quản trị không chọn nhân viên một cách bừa bãi. Chọn lọc gồm những kỹ thuật thông dụng nhất, giúp quản trị kiểm tra được hành vi của nhân viên. Văn hoá của tổ chức: nếp văn hoá này, khi được nhân viên chấp nhận, có tác dụng kiềm chế và kiểm tra hành vi của họ. Tiêu chuẩn hoá: quản trị cung cấp cho hầu hết các nhân viên một sự mô tả công việc của nó, để làm rõ những nội dung gì bao gồm trong công việc của họ, họ phải chịu trách nhiệm với ai, những gì thuộc quyền của họ và không thuộc quyền hạn của họ Huấn luyện: huấn luyện cho nhân viên là nhằm tạo cho họ những hành vi và thái độ làm việc tốt hơn. Đánh giá thái độ: rõ rệt là sự hài lòng của nhân viên đi ngược chiều với hai hành vi “hay vắng mặt” và “thôi việc”. Kết quả của những cuộc điều tra ấy có thể dự đoán được những gia tăng tình trạng hay vắng mặt thôi việc của nhân viên, và có thể chỉ ra nhu cầu thực thi những thái độ cải thiện sự hài lòng của nhân viên với công việc