TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG CƠ SỞ II TẠI TP HỒ CHÍ MINH CHUN NGÀNH KINH TẾ ĐỚI NGOẠI BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA TÊN ĐỀ TÀI: TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI Á CHÂU – ATL Họ tên sinh viên: Lê Hữu Tín Khoá: K47 Lớp: A14 MSSV: 0851015634 Giáo viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Thị Phương Chi Tp Hồ Chí Minh, tháng năm 2011 MỤC LỤC Trang LỜI MỞ ĐẦU .1 Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS – ATL I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ KINH DOANH III CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ .4 Sơ đồ tổ chức công ty Chức nhiệm vụ phòng ban IV TÌNH HÌNH KINH DOANH GIAI ĐOẠN 2009-2011 Tình hình kinh doanh chung Tình hình kinh doanh giao nhận hang xuất container đường biển .7 Chương 2: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS - ATL I QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN (FCL) TẠI CÔNG TY ATL .9 Giai đoạn 10 1.1 Tìm kiếm khách hàng 10 1.2 Gửi bảng báo giá cho khách hàng 10 1.3 Ký hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng .10 Giai đoạn 11 2.1 Nhận Booking Request từ khách hàng .11 2.2 Gửi Booking Request cho người chuyên chở 11 2.3 Gửi thông tin vận tải cho Đại lý nước hang đến .12 2.4 Gửi thông tin Booking cho khách hàng .12 2.5 Người chuyên chở gửi Booking Confirmation cho ATL 12 Giai đoạn 13 3.1 Thơng quan hang hóa hang đưa cảng 13 3.2 Yêucầu chứng từ hang hóa để làm tờ khai từ khách hang lên tờ khai hải quan điện tử gửi cho hải quan 13 3.3 Ra cảng lấy container rỗng đưa kho đóng hang trở cảng 13 3.4 Cầm booking qua hang tàu đổi lệnh cấp container rỗng 13 3.5 Làm HB/L gửi cho khách hang kiểm tra 14 3.6 Làm CO nộp phòng thương mại 14 3.7 Gửi chi tiết làm MB/L cho người chuyên chở 14 3.8 Người chuyên chở gửi MB/L công ty ATL kiểm tra MB/L 15 3.9 Kiểm tra MB/L gửi Pre-alert cho đại lý nước hàng đến .15 Giai đoạn 15 4.1 Theo dõi lô hàng (tracking cargo) sau tàu .15 4.2 Xác nhận việc Đại lý nhận hàng cảng đến 16 4.3 Thông báo khách hang hàng đến tay người nhận thực 16 Giai đoạn 16 5.1 Gửi Debit Note cho khách hang kiểm tra xác nhận xuất hóa đơn yêu cầu khách hàng toán 17 5.2 Làm Shipping Request cho phận kế tốn để tính lợi nhuận 17 I ĐÁNH GIÁ CHUNG .17 Ưu điểm 17 Nhược điểm 18 II SO SÁNH VỚI LÝ THUYẾT .19 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP & KIẾN NGHỊ HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS ATL I THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU TRONG CONTAINER CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS 20 Thuận lợi 20 Khó khăn .20 II MỘT SỐ GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ .21 Về nhân 21 Về IT 22 Về mạng lưới đại lý đối tác 22 KẾT LUẬN 23 LỜI MỞ ĐẦU Sau gần 35 năm Đổi Mới, Việt Nam đạt thành tựu định đáng ghi nhận mặt, từ trị, ngoại giao đến kinh tế, đời sống văn hóa xã hội Ngày 11 tháng năm 2007, Việt Nam thức trở thành thành viên thứ 150 tổ chức Thương mại giới – WTO Có thể nói, kể từ thời điểm sau năm gia nhập WTO, hoạt động ngoại thương nói chung, đặc biệt hoạt động xuất nhập hàng hóa Việt Nam nói riêng có nhiều thuận lợi để phát triển Năm 2007 – 2008, tốc độ xuất tăng nhanh lần so với tốc độ tăng GDP; tổng kim ngạch xuất nhập cao gấp 1,6 lần so với tổng giá trị GDP Những thành tựu kể có phần khơng nhờ thuận lợi khách quan ưu đãi thuế quan, hàng rào phi thuế quan dỡ bỏ, cạnh tranh bình đẳng Việt Nam tham gia vào WTO, chúng xuất phát từ tư nhạy bén, đổi thành phần kinh tế trước vận mệnh đất nước Tuy nhiên, khâu sản xuất, từ bước tìm kiếm thị trường, khách hàng việc xuất hay nhập khẩu, thực tế cho thấy thân doanh nghiệp chủ động trực tiếp vận chuyển, giao nhận hàng hóa xuất nhập đến khách hàng quốc gia khác giới, vốn có đặc thù cách xa khoảng cách địa lý, đặc biệt phải qua đường biển dài ngày Chính tính chun mơn hóa ngày cao kinh tế hội nhập, công ty vận tải giao nhận Việt Nam đời.Hiện nay, nước ta có 1000 cơng ty tham gia vào ngành này, hội phát triển cịn vơ tiềm năng, chưa khai thác hết điều đáng lưu ý 95% kim ngạch xuất nhập Việt Nam thông qua đường biển Cuộc cách mạng container hóa vào cuối thập kỉ 60 kỉ XX giới rút ngắn thời gian truân chuyển chuyên chở hàng hóa cảng biển, đảm bảo an tồn tránh thất cho hàng hóa, giúp hàng hóa phân phối tiếp cận với khách hàng khắp giới nhanh chóng tiện lợi nhiều Chính tính ưu việt đó, ngày nay, vận chuyển hàng hóa xuất nhập container đường biển trở thành phương thức vận tải phổ biến ưa chuộng Vì lý đó, tác giả xin phép chọn đề tài: “TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂNTẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS – ATL” để làm báo cáo thực tập khóa Bài báo cáo có bố cục gồm chương sau: Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CƠNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS – ATL Chương 2: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS – ATL Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP & KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS – ATL Thông qua báo cáo này, với thời gian tháng ngắn ngủi thực tập công ty ATL, tác giả mong muốn quan sát tìm hiểu thực trạng hoạt động xuất hàng hóa nguyên container đường biển công ty cho khách hàng để đánh giá tính ưu việt thời gian chi phí, qua cách bố trí nhân tham gia vào hoạt động kinh doanh cơng ty ATL, để từ có đối chứng ứng dụng lý thuyết học so với thực tế Tác giả xin chân thành cảm ơn Bộ môn nghiệp vụ Trường Đại học Ngoại thương Thành phố Hồ Chí Minh, giáo Nguyễn Phương Chi, tập thể công ty ATL dành nhiều ưu ái, thời gian quý báu tạo điều kiện tốt để giúp tác giả hoàn thành báo cáo Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 7, 2011 Sinh viên Lê Hữu Tín Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS - ATL V QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN Công ty TNHH giao nhận vận tải Á Châu (ATL) thành lập hoạt động vào ngày 17/03/2009 Dù đời cơng ty ATL lại có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp với 10 năm kinh nghiệm ngành giao nhận vận tải, logistics Bên cạnh đó, cơng ty ln có khóa huấn luyện đặc biệt tổ chức công ty nhằm giúp nhân viên nắm vững nghiệp vụ nâng cao tay nghề q trình làm việc Hiện nay, cơng ty bước mở rộng mạng lưới thơng qua việc liên kết với đại lý nước như: hệ thống Agent Intercargo (Hoa Kỳ), hệ thống Cargo Partner Logistics với 37 quốc gia giới, Pilot Trans Global (Ấn Độ)… để thực nghiệp vụ giao nhận quốc tế cách chuyên nghiệp Cơng ty cịn đẩy mạnh hoạt động mơi giới thương mại doanh nghiệp nước với doanh nghiệp nước để đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu, từ gia tăng thêm khách hàng giao nhận, vận tải với công ty Tuy thành lập năm, công ty đạt thành định kinh doanh, có bước ban đầu bền vững VI.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ KINH DOANH Nhìn chung, cơng ty forwarder tích hợp giải pháp vận tải để đáp ứng nhu cầu ngày đa dạng khách hàng thị trường logistics Công ty ATL hoạt động nhà General Forwarder, kể th ngồi, tích hợp loại hình sau: + Air Forwarder: chuyên dịch vụ giao nhận quốc tế đường hàng không + Air & Sea Forwarder: chuyên dịch vụ giao nhận quốc tế đường hàng không đường biển + Consolidator: chuyên thực hiện, tích hợp giải pháp cho lơ hàng lẻ (LCL) đường hàng không đường biển + Trucking Forwarder: chuyên thực giải pháp giao nhận vận tải nội địa, giao nhận tận nhà, tận xưởng (door-to-door) + Broker: công ty forwarder chuyên thực nghiệp vụ khai hải quan (customs) Bảng 1.1: TÓM TẮT SƠ LƯỢC VỀ CƠNG TY ATL Tên cơng ty Tên đối ngoại Tên viết tắt Website Điện thoại Fax Cty TNHH thành viên giao nhận vận tải Á Châu ASIA TRANSPORT LOGISTICS COMPANY LIMITED ATL Co., Ltd www.atltrans.com +84.8.3820 9905 +84.8.3820 9906 Logo công ty Vốn kinh doanh Giấy phép kinh 1.800.000.000 đồng 4104008667 doanh số Mã số thuế Mã số doanh 307768899 307768899 nghiệp Ngày cấp GPKD Người đại diện pháp lý Địa Văn phòng đại diện 17/03/2009 Nguyễn Diên Hồng Ngọc 215/26 Nguyễn Xí, Phường 13, Quận Bình Thạnh Lầu 1, tịa nhà GreenHouse – 62A Phạm Ngọc Thạch, Q.3 Ngành nghề kinh Dịch vụ đại lý tàu biển vận tải biển; Dịch vụ vận tải đa doanh phương thức; Mơi giới thương mại (Nguồn: Phịng chứng từ cơng ty ATL) VII CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ Sơ đồ tổ chức cơng ty Cơng ty ATL có nhân viên tất cả, bao gồm ban giám đốc Đội ngũ nhân cơng ty có trình độ đại học, cao đẳng, xuất thân đào tạo ngành vận tải giao nhận Đây cơng ty có quy mơ nhỏ, thành lập năm, có cấu trúc tinh gọn, sử dụng nhân người vị trí tổ chức công ty chia làm phịng ban sau: Sơ đồ 1.1: Giới thiệu tóm tắt tổ chức cơng ty ATL (Nguồn: Phịng chứng từ công ty ATL) Chức nhiệm vụ phịng ban + Phịng kinh doanh: có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng có nhu cầu giao nhận vận tải cho cơng ty, tìm giá cước hãng tàu, hãng hàng không cạnh tranh để cung cấp cho khách hàng, tìm kiếm, liên lạc, xây dựng trì quan hệ với đại lý, hãng tàu, lên kế hoạch kinh doanh cho công ty + Phịng chứng từ: có nhiệm vụ lập chứng từ cần thiết cho lô hàng giao nhận vận tải khách hàng vận đơn, khai báo hải quan, theo dõi đơn hàng từ lúc kí kết hợp đồng vận chuyển với khách hàng lúc hàng giao cho người nhận; chăm sóc, giải đáp tư vấn thắc mắc cho khách hàng + Phòng kế tốn: có nhiệm vụ theo dõi chi phí, doanh thu, lợi nhuận công ty, lên ủy nhiệm chi phiếu nợ cước khách, lập báo cáo kinh doanh quý năm Riêng giám đốc công ty có nhiệm vụ bố trị nhân sự, theo dõi tiến độ kinh doanh, mở rộng quan hệ với đối tác đại lý, môi giới thương mại để xúc tiến hoạt động xuất nhập khẩu, đem thêm khách hàng giao nhận vận tải cho cơng ty Cách bố trí nhân cơng ty hợp lí Vì cơng ty nhỏ, phịng sales nhân viên đảm nhận để bảo đảm lượng khách hàng tìm kiếm thêm khách hàng khả cung cấp dịch vụ công ty, người lo mảng cước vận tải quốc tế xuất nhập Riêng phòng chứng từ, lượng chứng từ cần xử lý giải cho khách lớn nên phịng có lượng nhân viên nhiều nhất, gồm: nhân viên lo chứng từ hàng xuất, nhân viên lo chứng từ hàng nhập nhân viên chạy chứng từ (giao chứng từ cho khách, lấy container, v.v…) Ở phịng kế tốn, sổ sách cơng ty không nhiều nên công việc nhân viên đảm nhiệm Chức giám đốc nói đảm bảo cho cơng việc kinh doanh cơng ty ln ổn định VIII TÌNH HÌNH KINH DOANH GIAI ĐOẠN 2009-2011 Tình hình kinh doanh chung Công ty ATL thành lập vào cuối quý I năm 2009, thế, tác giả xin phép so sánh doanh thu, chi phí lợi nhuận rịng công ty quý cuối năm năm 2009 2010 (tính đến thời điểm này): Biểu đồ 1.1: Kết kinh doanh công ty ATL q cuối năm 2009 & 2010 (Nguồn: Phịng kế tốn công ty ATL) Năm 2009, công ty ATL bắt đầu vào hoạt động Do khách hàng chưa biết nhiều đến cơng ty, cộng với hệ suy thối kinh tế toàn cầu từ năm 2008 kéo dài sang năm 2009, số lượng đơn hàng xuất nhập ít; đó, doanh thu quý cuối năm 2009 đạt 155.666,14 USD Do công ty thành lập phí đầu tư ban đầu chi phí cố định khác như: chi phí thuê văn phòng, điện, nước, tiền lương nhân viên… cao Vì thế, lợi nhuận thu quý cuối năm 2009 đạt 24.605,24 USD 10 PHỤ LỤC 31 PHỤ LỤC 32 PHỤ LỤC 33 PHỤ LỤC 34 PHỤ LỤC 35 PHỤ LỤC 36 PHỤ LỤC 37 PHỤ LỤC 10 38 PHỤ LỤC 11 39 PHỤ LỤC 12 40 PHỤ LỤC 13 41 PHỤ LỤC 14 Bảng: DANH SÁCH KHÁCH HÀNG CHÍNH CÔNG TY ATL 42 Doanh nghiệp xuất Doanh nghiệp nhập Wolsung Đông Nam Bông Lúa Polystyrene Horiston Bông Lúa New Toyo Tân Tân Phong Giang 10 Phúc SinhVina Panasonic Đông Nam Mekong Saigon Solar Taksonvina Dang Dang Inyenvina Saigon Solar Hana 10 Ngọc Biển (Nguồn: Phòng chứng từ) PHỤ LỤC 15 Bảng: CÁC TUYẾN VẬN TẢI XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CHỦ LỰC TẠI CÔNG TY ATL HCM Port K' lang Malaysia Asia India Asia Thailand Asia HCM Inchon, Busan Korea Asia HCM Hong Kong, Shanghai China Asia HCM Oakland, Houston, New York, Long Beach USA America Germany Europe Arab Saudi Mid East Egypt Africa HCM Nhava Sheva, Kolkata HCM Laem Chabang, Kolkata HCM Hamburg HCM Damman, Riyard HCM Alexandra (Nguồn: Phòng chứng từ) 43 44 ... TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS - ATL III QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG... trình giao nhận xuất hàng nguyên container đường biển cơng ty ATLcóiê GĐ MƠ TẢ CƠNG VIỆC Tìm kiếm khách hàng Gửi bảng báo giá cho khách hàng Ký hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng Nhận Booking... TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS – ATL Thông qua báo cáo này, với thời gian tháng ngắn ngủi thực tập công ty ATL,