Mục Lục LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG I .3 GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Giới thiệu ngơn ngữ lập trình Access 1.1.1 Khái niệm MS Access 1.1.2 Giới thiệu công cụ MS Access cung cấp CHƯƠNG II 12 KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 12 2.1 Mục đích tốn 12 2.1.2 Giới thiệu hệ thống .12 2.1.3 Quy trình xử lý thơng tin 13 2.1.4 Đánh giá hệ thống cũ 19 2.1.5 Phạm vi mục tiêu xây dựng hệ thống 19 2.2 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức (BFD) 20 2.3 Xây dựng biểu đồ luồng liệu 21 2.3.1 Tổng quan biểu đồ luồng liệu .21 2.3.2 Biểu đồ luồng liệu mức khung cảnh 22 2.3.3 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh 23 2.3.4 Biểu đồ liệu mức đỉnh .24 2.4 Sơ đồ thực thể liên kết 28 2.5 Xây dựng biểu đồ cấu trúc liệu .29 CHƯƠNG III 31 THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 31 3.1 Các bảng sở liệu 31 3.2 Thiết kế bảng 35 3.3 Sơ đồ liên kết bảng liệu 37 CHƯƠNG IV 38 Chức tìm kiếm thông tin 42 KẾT LUẬN 45 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO 47 LỜI NÓI ĐẦU Với phát triển xã hội ngày cơng nghệ thơng tin trở lên quan trọng với tất ngành khoa học máy tính phát triển mạnh mẽ xâm nhập vào lĩnh vực khoa học, kinh tế, xã hội, quản lý…Từ việc xây dựng chương trình khoa học kỹ thuật lớn đến công việc quản lý đơn giản Máy tính giúp cập nhập,tìm kiếm lưu trữ thông tin cách tốt Ở nước ta tin học ngày ứng dụng rộng rãi công tác quản lý bước khẳng định sức mạnh vị trí mình.Các tốn quản lý vơ đa dạng phong phú tuỳ ngành nghề Cùng với xu việc tin học hố cơng tác quản lý thư viện trường học trở lên cần thiết quan tâm ban giám hiệu nhà trường Với kiến thức học hỏi vận dụng lý thuyết vào cơng việc thực tiễn xây dựng phần mềm “Quản lý thư viện” Tuy lĩnh vực quản lý thư viện không mẻ nơi, lúc mang tính thực cần thiết Qua thời gian phân tích, tìm hiểu, nghiên cứu bám sát thực tế công việc kết hợp với lý thuyết học, với nhu cầu thực tế chương trình em bước đầu phân tích thiết kế hệ thống “Xây dựng chương trình quản lý thư viện cho trường THPT Sư Phạm Thái Nguyên” ngôn ngữ Access Với cố gắng thân giúp đỡ tận tình “NGUYỄN THỊ LAN ANH ” em hoàn thành thực tập tốt nghiệp Do điều kiện thời gian trình làm em cịn có nhiều thiếu sót Em mong đóng góp ý kiến bạn đặc biệt NGUYỄN THỊ LAN ANH giúp em hồn thiện kiến thức kinh nghiệm cho sau Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Giới thiệu ngơn ngữ lập trình Access 1.1.1 Khái niệm MS Access MS Access hệ quản trị sở liệu hang Microsoft chạy môi trường Windows, có cơng cụ hữu hiệu tiện lợi để tự động sản sinh chương trình cho hầu hết toán quản lý thường gặp thực tế Với MS Access , người sử dụng viết câu lệnh cụ thể mà có chương trình hồn chỉnh Access Basic để ta lập trình theo ý muốn người sử dụng Microsoft Access công cụ quản trị sở liệu mạnh, đánh giá cao phần mềm quản trị sở liệu máy tính PC Do tính linh hoạt có nhiều mức người dùng dễ sử dụng So với công việc phải lập trình vất vả sử dụng hệ quản trị sở liệu FOXPRO với Access cần thực thao tác đơn giản Access không hệ quản trị sở liệu mà hệ quản trị sở liệu quan hệ (Relational Database).Access cung cấp công cụ Wizard để tự động tạo bảng, truy vấn, báo cáo hỗ trợ cho người dùng,Ta sử dụng việc phân tích bảng để tránh dư thừa liệu Access hỗ trợ tốt cho người bước vào tin học.Với Wizard phương tiện hoạt động khác, tiết kiệm thời gian, công sức việc xây dựng thiết kế cơng trình Sáu đối tượng mà Access cung cấp cho người dùng là: Bảng (Table), truy vấn (Query), mẫu biểu (Form), báo biểu (Report), Macro Module.Các đối tượng có đầy đủ khả lưu trữ liệu, thống kê, kết xuất báo cáo thông tin tự động cung cấp nhiều tác vụ khác MS Access coi chương trình dễ sử dụng phổ biến kèm với Microsoft Office Bên cạnh chương trình khác như: SQL Server, Foxpro địi hỏi người tìm hiểu phải có kiến thức định tin học tư logic để lập trình MS Access cung cấp công cụ Wizard để tự động tạo bảng truy vấn báo cáo hỗ trợ người dung Ta sử dụng để phân tích bảnh tránh dư thừa liệu MS Access hỗ trợ tốt cho người bước vào ngành tin học Với Wizard phương tiện hoạt động tự động khác tiết kiệm thời gian , công sức việc thiết kế, xây dựng chương trình… 1.1.2 Giới thiệu công cụ MS Access cung cấp MS Access cung cấp cho người dung đối tượng Các đối tượng * Bảng ( Table ): Bảng đối tượng định nghĩa dùng để lưu trữ liệu Mỗi bảng chứa thông tin chủ thể xác định Mỗi bảng gồm trường (Record) hay gọi cột (Column), lưu giữ liệu khác ghi (Record) hay gọi hàng (row) lưu giữ tất thông tin cá thể định chủ thể Có thể nói khóa (Primary) gồm nhiều trường nhiều mục (index) cho bảng để giúp tăng tốc độ truy nhập liệu Trường liệu: Mỗi cột liệu bảng tương ứng với truờng liệu Mỗi trường liệu có tên gọi tập hợp thuộc tính miêu tả trường liệu ví dụ như: Kiểu liệu, trường khóa, độ lớn, định dạng… Mỗi trường liệu phải định kiểu liệu Trong Access, trường liệu nhận kiểu sau TT Kiểu liệu Độ lớn Number Tùy thuộc kiểu cụ thể AutoNumber Bytes Text Yes/No Date/Time Tùy thuộc độ dài xâu Bytes Bytes Currentcy Sing Memo Tùy thuộc giá trị Hyperlink Tùy thuộc độ dài xâu OLE Tùy thuộc liệu Lưu trữ… Số: Số thực, số nguyên theo nhiều kiểu Số nguyên tự động đánh số Xâu kí tự Kiếu Logic Lưu trữ ngày Lưu trữ liệu kềm kí hiệu tiền tệ Kiểu ghi nhớ Lưu trữ siêu liên kết ( Hyperlink) Âm thanh, hình ảnh, đồ họa… Trong Access việc tạo bảng, sửa đổi cấu trúc bảng tiến hành môi trường giao diện đồ hoạ trực quan, việc tạo bảng sử dụng cơng cụ Wizard tự thiết kế theo ý người sử dụng Đối với bảng,Access cung cấp đầy đủ kiểu liệu cần thiết cho trường, bao gồm kiểu liệu kiểu Text, kiểu số (Number), tiền tệ (Currency), kiểu ngày tháng (Data/Time), kiểu ký ức (memo), kiểu logic (yes/no) đối tượng OLE Đặc biệt, với thuộc tính Validation Rule trường,chúng ta kiểm sốt giá trị nhập vào mà không cần viết dịng lệnh lập trình ngơn ngữ lập trình khác Ngồi ra,để giảm thao tác nhập liệu, ta đặt thuộc tính ngầm định Default value hay phiên Accesss cung cấp Combo Box cho trường bảng ta muốn sủ dụng để giảm bớt thao tác bàn phím sai sót q trình nhập liệu Để đảm bảo an toàn liệu, Access cho phép thiết lập quan hệ bảng với đảm bảo tính ràng buộc Do người dùng khơng phải kiểm tra tính tồn tồn vẹn liệu nhập Các bước thiết lập bảng Microsoft Access sau: Tạo bảng: + Đặt khố cho bảng tạo mục Chỉnh sửa cấu trúc bảng Sử dụng thuộc tính trường để trình bầy dạng liệu trường kiểm tra tính hợp lệ liệu nhập Mỗi bảng CSDL có khóa Microsoft Access tùy theo tính chất quan trọng bảng hay CSDL mà ta chọn khóa cho phù hợp Mở bảng chế độ Design, chọn nhiều trường muốn định nghĩa khóa, dùng chuột bắm vào nút “Primary key” cơng cụ để thực chọn khóa + Định nghĩa khoá quan hệ: Sau định nghĩa xong hai hay nhiều bảng có quan hệ nên báo cho Access biết cách thức quan hệ bảng Nếu làm vậy, Access biết liên kết tất bảng sử dụng chúng sau truy vấn, biểu mẫu * Truy vấn (Query ) Truy vấn lựa chọn thông tin theo điều kiện Có thể nói sức mạnh Access truy vấn báo cáo Trong Access có loại truy vấn: + Truy vấn lựa chọn ( Select Query): Là truy vấn mà kết đầu tập hợp thông tin lựa chọn từ bảng, truy vấn theo điều kiện + Truy vấn hành động: Là truy vấn nhằm thực thao tác sử lý liệu Ví dụ xố liệu ( Query Delete ), cập nhập liệu ( Query Update), chèn liệu ( Query Append), tạo bảng (Query Make Table) Việc sử dụng hữu hiệu truy vấn chương trình làm tăng khả tìm kiếm lời giải cho toàn phức tạp Việc sử dụng hàm tự định nghĩa cột truy vấn làm tăng khả kết xuất thơng tin ,tăng tính đa dạng, mềm dẻo thông tin đầu • Biểu mẫu (form ) Mẫu biểu đối tượng thiết kế chủ yếu dùng để nhập hiển thị liệu, để điều khiển việc thực ứng dụng cụ thể Các mẫu biểu dùng để trình bày chương trình hồn tồn theo ý muốn người thiết kế, liệu truy xuất từ bảng truy vấn Mẫu biểu cho phép in, cho phép thiết kế mẫu biểu để chạy Macro Modul đáp ứng kiện Mẫu biểu phương tiện giao diện người sử dụng ứng dụng Microsoft Access thiết kế mẫu biểu cho nhiều mục đích khác + Hiển thị điều chỉnh liệu + Điều khiển tiến trình ứng dụng + Nhập liệu vào chương trình + Hiển thị thơng báo Form cho phép người sử dụng tạo nên hình dùng để cập nhật xem liệu lưu liệu bảng Ngồi cho phép người sử dụng tạo hộp thoại đối đáp người sử dụng hệ thống ứng dụng Với bảng truy vấn, ta xem thông tin.Tuy nhiên, biểu mẫu (Form ),giao diện thân thiện nhiều Biểu mẫu công cụ mạnh Accsess dùng để: - Thể cập nhật liệu cho bảng - Tổ chức giao diện chương trình - Cập nhật liệu từ bảng chọn - Cập nhật liệu đồng thời cho nhiều bảng Có loại biểu mẫu sau: Biểu mẫu cột (Single Column ): Trong loại biểu mẫu này, trường xếp theo hàng dọc, biểu mẫu chiếm hay nhiều trang hình,trên ta kẻ đường thẳng, hình chữ nhật haytrang trí hình ảnh…Với biểu mẫu,người ta thường sử dụng thêm công cụ Combo Box thuận tiện cho việc cập nhật liệu từ bàn phím Biểu mẫu nhiều cột dạnh bảng (Tabular ) : Tabular loại biểu mẫu dùng để hiển thị thông tin theo cột dọc từ trái sang phải, hàng chứa ghi tương đối giống bảng nhương ưu tiên ta tạo viền, tạo bảng khung nhìn, hiển thị ảnh bảng, truy vấn khơng thể làm Biểu mẫu chính/phụ (Main/Sub Form ): biểu mẫu chính/ phụ thường để biểu diễn hiển thị dạng liệu có quan hệ - nhiều.Trong mẫu biểu chính/ phụ, người ta hay sử dụng List Box để lựa chọn thông tin,hạn chế việc gõ bàn phím Biểu mẫu đồ hoạ ( Graph ) : Biểu mẫu đồ hoạ loại biểu mẫu dùng để thể kết quarthoongs kê theo dạng cột phần trăm (%), đồ thị…làm chokeets có tính trực quan giống Word,Excel… * Báo cáo (report ): Báo cáo đối tượng thiết kế để định nghĩa quy cách, tính tốn, in, tổng hợp liệu chọn Cho phép tạo kiết xuất từ liệu lưu bảng, sau xếp lại định dạng theo khuôn cho trước Báo cáo phần khơng thể thiếu chương trình quản lý hồn thiện.Các liệu ln tổng hợp, thống kê in giấy.Thiết kế báo biểu công việc cần thiết nhiều thời gian.tuy nhiên,với Access cơng việc trở nên thuận tiện nhiều Access cung cấp đầy đủ đa dạng loại báo biểu.Trong đó,người dùng thiết kế công cụ Wizard,vượt xa công cụ ngơn ngữ lập trình khác Foxpro, Visual Basic chất lượng tốc độ Khác với Form,Report kết xuát thông tin cập nhật liệu Có nhiều dạng báo biểu báo biểu theo nhóm ( Group/Total ), báo biểu theo cột (summary ),báo biểu dạng bảng (Tabular ) Mặc dù Report không hỗ trợ điều khiển tương tác ta điền vào Report điều khiển để hiển thị liệu hộp văn hộp kiểm tra Phạm vi sử dụng báo biêutrong Access chủ yếu là: - In liệu dạng bảng, biểu - Sắp xếp liệu trước in - Sắp xếp, phân nhóm liệu,thực phép tính để có liệu tổng hợp nhóm, so sánh đối chiếu liệu tổng hợp nhóm với Từ báo biểu, ta kết xuất thơng tin sang Word, Excel… * Các tính tiên tiến báo cáo Access: + Có công cụ Auto Report dùng để tự động xây dựng báo cáo cho bảng truy vấn + Có thể thiết lập đặt nhiều thuộc tính bố sung Macro Access Basic + Các báo cáo chứa chương trình Access Basic cục ( gọi chương trình báo cáo – Code Bihind Report) để đáp ứng kiện báo cáo + Các công cụ để tạo thuộc tính để giúp tạo biểu phức tạp câu lệnh SQL + Có thể cất kết báo cáo vào tệp văn RTF + Có thuộc tính “Page” (trang) để tính số trang thời điểm in * Macro: - Macro tập hành động dùng để thực nhiệm vụ cách tự động thao tác lặp lặp lại nhiều lần đối tượng để tạo macro Với macro ta thiết lập hệ thống menu, kích hoạt nút lệnh, mở 10  Tạo bảng lưu thông tin NXB  Tạo bảng lưu thông tin MaSachTV 34 3.2 Thiết kế bảng • Bảng sách • Bảng độc giả 35 * Bảng Mượn trả • Bảng phân loại • Bảng Nhà xuất 36 3.3 Sơ đồ liên kết bảng liệu 37 CHƯƠNG IV Thiết kế Form giao diện *Form chương trình 38 *Form Độc Giả *Form Nhà Xuất Bản 39 *Form Phân Loại *Form Vị trí : 40 *Form Mượn trả : • Form Sách 41 Chức tìm kiếm thơng tin Thiết kế Report( Báo cáo ) cho bảng • Báo cáo theo bảng độc giả * Báo cáo theo bảng mượn trả sách 42 • Báo cáo theo bảng phân loại • Báo cáo theo bảng sách 43 • Báo cáo theo bảng vị trí 44 KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập vừa qua cố gắng thân, giúp đỡ tận tình thầy giáo bạn bè lớp đặc biệt hướng dẫn trực tiếp cô giáo: NGUYỄN THỊ LAN ANH với đề tài: “Xây dựng chương trình quản lý thư viện cho trường THPT Sư Phạm Thái Nguyên” Em kết thúc thời gian thực tập đưa báo cáo Qua thời gian làm đề tài thực tập chuyên ngành em rút nhiều kinh nghiệm cơng tác phân tích thiết kế hệ thống, hiểu toán quản lý Với thời gian có hạn khả nhận thức, tiếp xúc với vấn đề thân nhiều hạn chế Vì tốn quản lý thư viện trường THPT cịn có nhiều thiếu sót rât mong góp ý thầy cô giáo bạn để nội dung đề tài hoàn thiện Một lần em xin chân thành cảm ơn cô giáo: NGUYỄN THỊ LAN ANH giúp em hoàn thành đề tài ! Em xin chân thành cảm ơn ! Thái nguyên tháng 08 năm 2012 Sinh viên thực HOÀNG NGỌC QUYẾT 45 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Văn Ba , Phân tích thiết kế hệ thống (NXB Đại Học Quốc Gia) Phạm Vĩnh Hưng , Tự học Access 2003 (NXB Văn Hố Thơng Tin) GS Phạm Văn Ất , Kỹ thuật lập trình Access Window 47 ... việc kết hợp với lý thuyết học, với nhu cầu thực tế chương trình em bước đầu phân tích thiết kế hệ thống ? ?Xây dựng chương trình quản lý thư viện cho trường THPT Sư Phạm Thái Nguyên? ?? ngôn ngữ... thủ thư (quản lý hệ thống), nhân viên quản lý nhập sách kiểm tra sách, nhân viên quản lý mượn trả sách, nhân viên quản lý độc giả…đảm nhận công việc khác thư viện Hệ thống quản lý thư viện em xây. .. giả Quản Lý Thư Viện Cán lãnh đạo thư viện Sách mượn Thẻ thư viện TT phản hồi 22 2.3.3 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh Thông tin Yêu cầu CBL ĐTV Trả lời Quản lý độc giả ĐỘC GIẢ Sách Yêu cầu Quản lý