ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA o0o Báo cáo quản lí dự án QUẢN LÍ RỦI RO DỰ ÁN Người thực hiện MSSV Võ Thanh Hùng 30800859 Đồng Hữu Minh Huy 30800772 Nguyễn Văn Linh 30801105 Trịnh Tiến Thắng 30802062 Nguyễn Minh Thuận 30802159 Lê Thanh Trung Tín 30802237 Lê Trọng Tùng 30802536 TP.HCM, 11/2011 Quản lí rủi ro dự án 1 Quản lí rủi ro dự án 2011 Mục Lục Page 2 Danh Mục Hình Vẽ Quản lý rủi ro của dự án bao gồm các quá trình như hoạch định việc quản lý rủi ro, xác định, phân tích rủi ro, kế hoạch ứng phó, giám sát và kiểm soát rủi ro cho một dự án. Mục đích của quản lý rủi ro cho dự án là tăng xác xuất và ảnh hưởng của các yếu tố có lợi, đồng thời giảm ảnh hưởng của các yếu tố bất lợi. Hình 1 cung cấp một cái nhìn tổng quát về các quá trình quản lý rủi ro dự án, chúng bao gồm: 1. Lập kế hoạch quản lý rủi ro: là quá trình chỉ rõ việc chỉ đạo các hoạt động quản lý rủi ro cho dự án. 2. Xác định rủi ro: nhằm xác định những yếu tố nào ảnh hưởng đến dự án, bao gồm những yếu tố có lợi và bất lợi. 3. Thực hiện phân tích rủi ro định tính: là quá trình ưu tiên hóa các rủi ro thông qua việc kết hợp xác suất xuất hiện và ảnh hưởng của chúng. 4. Thực hiện phân tích rủi ro định lượng: quá trình phân tích số học các hiệu quả của từng rủi ro tới toàn bộ dự án. 5. Kế hoạch ứng phó rủi ro: quá trình tiến hành các lựa chọn các hoạt động nhăm tăng cơ hội và giảm các mối đe dọa cho dự án. 6. Giám sát và kiểm soát rủi ro: quá trình triển khai kế hoạch ứng phó đã vạch ra, giám sát những rủi ro còn tồn tại, xác định các rủi ro mới phát sinh, đánh giá quá trình quản lý rủi ro trong suốt thời gian tồn tại của dự án. Tổng quan về quản lý rủi ro dự án 1. Lập kế hoạch quản lý rủi ro .1Đầu vào .1 Phạm vi dự án .2 Kế hoạch chi tiết .3 Kế hoạch quản lý tiến độ .4 Kế hoạch quản lí thông tin liên lạc .5 Những yếu tố môi trường làm việc .6 Quá trình tổ chức tài sản .2Công cụ và kĩ thuật .1 Họp và phân tích kế hoạch .3Đầu ra .1 kế hoạch quản lý rủi ro 4. Phân tích định lượng rủi ro .1Đầu vào .1 Danh sách rủi ro .2 Kế hoạch quản lí rủi ro .3 Kế hoạch quản lí chi phí .4 Kế hoạch quản lí tiến độ .5 Quá trình tổ chức tài sản .2công cụ và kĩ thuật .1 kĩ thuật tập hợp và chọn lọc dữ liệu .2 kĩ thuật mô hình và phân tích định lượng rủi ro .3 đánh giá của chuyên gia .3Đầu vào .1 Cập nhật danh sách rủi ro 2. Xác định rủi ro .1Đầu vào .1 Kế hoạch quản lý rủi ro .2 Ước lượng chi Phí .3 Ước lượng thời gian .4 Phạm vi .5 Đăng kí mượn tiền .6 Kế hoạch quản lí chi phí .7 Kế hoạch quản lí tiến độ .8 Kế hoạch quản lí chất lượng .9 Nguồn tài liệu dự án .10 Yếu tố môi trường công ty .11 Quá trình tổ chức tài sản .2Công cụ và kĩ thuật .1 Xem xét tài liệu .2 Kĩ thuật tập hợp tài liệu .3 Phân tích danh sách .4 Phân tích giả thiết .5 Kĩ thuật phận tích biểu đồ .6 Phân tích SWOT .7 Đánh giá của chuyên gia .3Đầu ra 5. Lập kế hoạch ứng phó rủi ro .1Đầu vào .1 Danh sách rủi ro .2 Kế hoạch quản lí rủi ro .2Công cụ và kĩ thuật .1 Chiến lược cho những rủi ro và mối đe dọa tiêu cực .2 Chiến lược cho những rủi ro và cơ hội tích cực .3 Chiến lược ứng phó ngẫu nhiên .4 Đánh giá của chuyên gia .3Đầu ra .1 Cập nhật danh sách rủi ro .2 Quyết định những hợp đồng liên quan đến rủi ro .3 Cập nhật kế hoạch quản lí dự án .4 Cập nhật nguồn tài liệu của dự 3. Phân tích định tính rủi ro .1Đầu vào .1 Ghi nhận rủi ro .2 Kế hoạch quản lí rủi ro .3 Phạm vi dự án .4 Quá trình tổ chức tài sản .2Công cụ và kĩ thuật .1 Đánh giá xác suất và ành hưởng của rủi ro .2 Ma trận xác suất và ảnh hưởng .3 Đánh giá định tính dữ liệu rủi ro .4 Xếp hảng rủi ro .5 Đánh giá tính khẩn cấp của rủi ro .6 Đánh giá của chuyên gia .3Đầu ra 6. Giám sát và kiểm soát rủi ro .1Đầu vào .1 Danh sách rủi ro .2 Kế hoạch quản lí dự án .3 Thông tin thực hiện công việc .4 Báo cáo thực hiện .2Công cụ và kĩ thuật .1 Đánh giá lại rủi ro .2 Kiểm toán rủi ro .3 Phân tích phương sai, xu hướng .4 Đo hiệu suất kĩ thuật .5 Phân tích dự trữ .6 Họp bàn .3Đầu ra .1 Cập nhật danh sách rủi ro .2 Cập nhật quá trình tổ chức tài sản .3 Yêu cầu thay đổi .4 Cập nhật quản lí dự án .5 Cập nhật tài liệu về dự án Hình 11 – 1: Tổng quan về quản lí rủi ro dự án Những quá trình kể trên tương tác qua lại với nhau, cũng như với các lĩnh vực kiến thức khác. Mỗi quá trình đòi hỏi sự cố gắng của từng cá nhân trong dự án. Mỗi quá trình luôn xuất hiện ít nhất một lần với từng dự án, hoặc nếu như một dự án được chia làm nhiều giai đoạn thì các quá trình này cũng xuất hiện ở từng giai đoạn đó. Mặc dù ở đây có sự phân chia rõ ràng từng quá trình riêng biệt nhưng trong thực tế thì không có sự phân chia này, mà các quá trình có thể chồng chéo, xen kẽ lẫn nhau. Sự tương tác giữa các quá trình này được thảo luận ở chương 3. Nói đến rủi ro của dự án là nói đến những yếu tố tương lai. Rủi ro chính là những điều kiện, hay biến cố không chắc nào đó, mà sự xuất hiện của nó sẽ gây ảnh hưởng tới các mục tiêu của dự án, có thể là phạm vi, tiến độ công việc, chi phí hay chất lượng dự án. Có thể có một hay nhiều nguyên nhân gây ra các rủi ro, và khi một rủi ro xuất hiện nó có thể gây ra một hay một vài tác động tới dự án. Những nguyên nhân có thể là một yêu cầu, một giả thuyết, một ràng buộc hay một điều kiện nào đó, chúng có thể gây ra những kết quả tích cực hay tiêu cực.Ví dụ, những nguyên nhân có thể bao gồm một yêu cầu về giấy phép môi trường làm việc, haylà hạn chế về phân công nguồn lực cho việc thiết kế dự án. Yếu tố rủi ro như thế có thể làm cơ quan cấp giấy chứng nhận sẽ mất nhiều thời gian hơn kế hoạch để cấp giấy phép, hoặc với số lượng hạn chế nguồn lực nhưng vẫn có thể hoàn thành xong việc thiết kế dự án đúng hạn, tức là hiệu suất cao hơn với việc sử dụng nguồn lực ít hơn, nó chính là một cơ hội để phát huy tiềm lực của dự án. Nếu một trong những yếu tố sự kiện không chắc xảy ra có thể tác động tới chi phí, tiến độ và việc thực hiện dự án. Điều kiện rủi ro có thể gồm môi trường của dự án hoặc tổ chức, ví dụ như việc quản lý dự án chưa trưởng thành, thiếu hệ thống quản lý tổng hợp, nhiều dự án động thời, hay sự phụ thuộc vào những bên tham gia mà không thể kiểm soát được họ. Rủi ro của dự án chính là những yếu tố không chắc của tất cả các dự án. Biết về rủi ro là xác định, phân tích, vạch ra phương pháp ứng phó phù hợp với từng loại rủi ro. Không biết về rủi ro, chúng ta không thể đưa ra việc quản lý chủ động, điều này gợi ý cho từng nhóm làm việc trong dự án nên đề ra các giải pháp dự phòng trước, từ đó có thể kiểm soát rủi ro khi nó phát sinh. Những tổ chức nhận thức rõ rủi ro là kết quả của yếu tố không chắc đối với mục tiêu của dự án và tổ chức. Tổ chức và các bên liên quan sẵn sàng chấp nhận những mức rủi ro khác nhau. Điều này được gọi lại mức rủi ro cho phép. Những rủi ro này nằm trong mức độ có thể chấp nhận được, vẫn đảm bảo tính cân bằng với những thành quả khi chấp nhận dự án. Ví dụ, chấp nhận môt tiến độ làm việc nhanh đồng nghĩa với chấp nhận một rủi ro mà cái đạt được ở đây chính là thời gian hoàn thành sớm hơn. Những cá nhân hay tổ chức chấp nhận những quan điểm về rủi ro, nó ảnh hưởng tới cách thức mà họ sẽ phản ứng với những rủi ro đó. Những quan điểm này được điều khiển bởi nhận thức, sức chịu đựng và các thành kiến khác, mà cần phải được làm rõ bất kỳ chỗ nào có thể. Một sự tiếp cận hợp lý về rủi ro nên được phát triển cho từng dự án, những thông tin cũng như là việc điều chỉnh rủi do nên công khai và minh bạch. Những phản ứng trước rủi ro phản ánh một sự cân bằng giữa việc chấp nhận và việc tránh lé rủi ro của một tổ chức. Để thành công, tổ chức nên giáo phó cho bộ phận quản lý rủi do, nhằm chủ động và hợp lý hóa mọi việc trong suốt thời gian của dự án. Một sự lựa chọn tỉnh táo phải được thực hiện tại tất cả cấp độ của tổ chức nhằm chủ động xác định cũng như đạt tới việc quản lý rủi ro có hiệu quả. Rủi ro tồn tại ngay khi dự án hình thành. Do đó việc tiến hành một dự án mà không tập trung quản lý rủi ro thì sẽ dẫn đến những thất bại trong tương lai của dự án, và ngày một nghiêm trọng hơn nếu không muốn nói dự án sẽ sụp đổ. 1. LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ RỦI RO Kế hoạch quản lý rủi ro là quá trình xác định làm thế nào để quản lý hoạt động rủi ro cho một dự án (xem hình 11-2 và 11-3). Kế hoạch cẩn thận và rõ ràng làm tăng khả năng thành công cho năm quá trình quản lý rủi ro khác. Quy trình lập kế hoạch quản lý rủi ro là quan trọng để đảm bảo phạm vi, dạng và tính rõ ràng của quản lý rủi ro tương xứng với cả sự rủi ro và sự quan trọng của dự án tới tổ chức. Lập kế hoạch cũng rất quan trọng trong việc cung cấp đủ tài nguyên và thời gian cho hoạt động quản lý rủi ro, và thiết lập một thỏa thuận cơ bản cho việc đánh giá rủi ro. Quy trình lập kế hoạch quản lý rủi ro nên bắt đầu như là một dự án được hình thành và nên hoành thành sớm trong kế hoạch của dự án. Đầu vào .1 Phạm vi dự án .2 Bản hoạch định chi phí .3 Bản hoạch định tiến độ .4 Kế hoạch thông tin liên lạc .5 Những yếu tố môi trường. Môi trường làm việc .6 Quá trình tổ chức tài sản Công cụ và kĩ thuật .1 Họp mặt và phân tích Đầu ra .1 Kế hoạch quản lí rủi ro Hình 11 – 2: Lập kế hoạch quản lí rủi ro: đầu vào, công cụ và kĩ thuật, đầu ra Hình 11 – 3: Biểu đồ quản lí rủi ro cho dự án 1.1. Lập kế hoạch quản lý rủi ro: đầu vào 1.1.1.Công bố phạm vi dự án Công bố phạm vi dự án cung cấp một cái nhìn rõ ràng của khả năng kết hợp với dự án và tính chuyển giao của nó và thiết lập khung nhìn cho việc nỗ lực quản lý rủi ro trở nên khả thi. Đã mô tả trong phần 5.2.3.1 1.1.2.Chi phí quản lý dự kiến Quá trình tổ chức tài sàn & các yếu tố môi trường làm việc K/hoạch t/tin liên lac K/hoạch q/lí tiến độ K/hoạch q/lí chi phí 7.0 Quản lí chi phí cho dự án Báo cáo phạm vi DA Kế hoạch quản lí rủi ro Công ty /tổ chức 10.2 Lập kế hoạch thông tin liên lạc 6.0 Quản lí thời gian dự án 5.2 Xác định phạm vi 11.3 Phân tích định tính rủi ro 11.2 Xác định rủi ro 11.5 Lập kế hoạch ứng phó rủi ro 11.4 Phân tích định lượng rủi ro 4.2 Phát triển kế hoạch quản lí rủi ro 11.1 Lập kế hoạch quản lí rủi ro Quản lí rủi ro dự án Kế hoạch quản lý chi phí dự án là xác định ngân sách rủi ro, dự phòng và quản lý dự trữ sẽ được báo cáo và truy cập. Mô tả trong phần 7.0 1.1.3.Kế hoạch quản lý dự kiến Kế hoạch quản lý dự kiến là xác định tiến độ dự phòng sẽ được báo cáo và truy cập. Mô tả trong phần 6.0 1.1.4.Hệ thống thông tin liên lạc quản lý dự kiến Kế hoạch quản lý hệ thống thông tin của dự án là xác định những ảnh hưởng lẫn nhau sẽ xảy ra trong dự án, và quyết định ai sẽ là người sẵn sàng chia sẽ thông tin về những rủi ro khác nhau và trả lời ở những thời điểm khác nhau. Mô tả trong phần 10.2.3.1. 1.1.5.Nhân tố môi trường doanh nghiệp Nhân tố môi trường doanh nghiệp có thể tác động tới quá trình lập kế hoạch quản lý rủi ro nhưng không hạn chế tới mức độ và sự chịu đựng rủi ro cái mô tả mức độ rủi ro mà một tổ chức sẽ đối phó. 1.1.6.Quá trình tổ chức tài sản Việc sử dụng tài sản của cơ quan có thể ảnh hưởng tới quá trình kế hoạch quản lý rủi ro bao gồm, nhưng không hạn chế tới: • Những loại rủi ro, • Những định nghĩa về khái niệm và các điều khoản, • Công bố những dạng rủi ro • Những mẫu chuẩn • Nguyên tắc và trách nhiệm, • Những mức độ quyền ra quyết định, • Bài học kinh nghiệm, và • Đăng ký các bên liên quan, cũng là tài sản quan trọng được xem như là thành phần của việc lập kế hoạch quản lý rủi ro có hiệu quả. 1.2. Lập kế hoạch quản lý rủi ro: công cụ và kĩ thuật 1.2.1.Lập kế hoạch họp và phân tích Những nhóm dự án nắm dữ kế hoạch họp để phát triển kế hoạch quản lý rủi ro. Những người tham gia ở các cuộc gặp này có thể bao gồm người quản lý dự án, thành viên của các nhóm dự án và các bên liên quan, những người trong công ty với trách nhiệm kế hoạch quản lý rủi ro và thực hiện các hành động cần thiết. Kế hoạch ở mức độ cao hơn cho sự điều khiển các hoạt động quản lý rủi ro là xác định trong các cuộc họp. Những khoản chi phí và kế hoạch hoạt động của quản lý rủi ro sẽ được bao hàm theo thứ tự trong ngân sách và kế hoạch của dự án. Phương pháp áp dụng dự phòng những rủi ro bất ngờ có thể là lập kế hoạch hoặc xem xét trước. Tinh thần trác nhiệm quán lý rủi ro sẽ được giao. [...]... hoạch quản lý rủi ro: đầu ra 1.3.1.kế hoạch quản lý rủi ro Lập kế hoạch quản lý rủi ro mô tả cách quản lý rủi ro sẽ là những cấu trúc và hiện thực trên dự án Nó trở thành một tập con của kế hoạch quản lý dự án 9 (Phần 4.2.3.1) Kế hoạch quản lý rủi ro bao gồm những điều sau: • Phương thức: xác định những phương pháp, công cụ dữ liệu gốc cái có • thể dùng đến để hiện thực quản lý rủi ro trong dự án Những... dự án được tìm trong kế hoạch quản lý dự án Dự án đặc biệt tiến gần đến với quản lý giá thành có thể làm phát sinh hoặc làm giảm bớt các rủi ro bới yếu tố tự nhiên 2.1.8.Chất lượng quản lý dự án Qúa trình nhận diện rủi ro đòi hỏi phải hiểu về chất lượng quản lý dự án được tìm trong kế hoạch quản lý dự án Dự án đặc biệt tiến gần đến với quản lý chất lượng có thể làm phát sinh hoặc làm giảm bớt các rủi. .. ứng phó rủi ro: đầu vào, công cụ và kĩ thuật, đầu ra Quản lí rủi ro dự án 11.1 Lập kế hoạch quản lí rủi ro Kế hoạch q/l rủi ro 11.2 Xác định rủi ro Danh sách rủi ro 11.5 Lập kế hoạch ứng phó rủi ro Cập nhật d/s rủi ro Cập nhật tài liệu dự án Cập nhật kế hoạch quản lí dự án Tài liệu dự án 4.2 phát triển kế hoạch quản lí dự án 12.1 Kế hoạch sản xuất Ra quyết định hợp động có liên quan tới rủi ro Hình... trong suốt quá trinh nhận diện rủi ro 2.1.6.Kế hoạch quản lý giá thành Qúa trình nhận diện rủi ro đòi hỏi phải hiểu về kế hoạch quản lý giá thành được tìm trong kế hoạch quản lý dự án Dự án đặc biệt tiến gần đến với quản lý giá thành có thể làm phát sinh hoặc làm giảm bớt các rủi ro bới yếu tố tự nhiên 2.1.7.Chu trình quản lý dự án Qúa trình nhận diện rủi ro đòi hỏi phải hiểu về chu trình quản lý dự. .. thức về quyền sở hữu và trách nhiệm về độ rủi ro của dự án 2.1 Xác định rủi ro: đầu vào 2.1.1.Độ rủi ro của kế hoạch quản lý Từ sự rủi ro của kế hoạch quản lý đến toàn bộ quá trình rủi ro của dự án chính là sự phân công vai trò và trách nhiệm, cung cấp cho việc quản lý các rủi ro từ ngân sách và thời hạn của dự án, và đưa ra các phân loại về mức độ rủi ro của dự án 2.1.2.Hoạt động ước lượng giá trị Hoạt... quan trong quá trình nhận diện rủi ro, tuy nhiên toàn bộ các bộ công nhân viên của dự án cũng được khuyến khích cùng tham gia vào quá trình này Quản lí rủi ro dự án 6.0 quản lí thời gian dự án 11.1 Lập kế hoạch quản lí rủi ro Kế hoạch quản lí tiến độ Kế hoạch quản lí chi phí 7.0 Quản lí chi phí dự án Kế hoạch quản lí rủi ro Cơ sở phạm vi Xác định rủi ro 5.3 Tạo WBS 7.1 Ước lượng Danh sách rủi ro 6.4... rủi ro tác động Ma trận xác suất tác động Đánh giá chất lượng dữ liệu rủi ro Phân loại rủi ro Đánh giá sự khẩn cấp của rủi ro Đánh giá của chuyên gia Hình 11 – 8: Phân tích rủi ro định tính: đầu vào, Công cụ & Kỹ thuật, và đầu ra 5.2 Xác định 11.1 Kế hoạch 11.2 Xác phạm vi quản lí rủi ro định rủi ro Báo cáo phạm vi dự án Công ty / tổ chức Kế hoạch quả lí rủi ro Danh sách rủi ro 11.3 Phân tích rủi ro. .. định lượng và mô hình 3 Đánh giá của chuyên gia Hình 11 – 11: Phân tích định lượng rủi ro: đầu vào, công cụ và kĩ thuật, đầu ra 6.0 Quản lí thời gian dự án Quản lí rủi ro dự án Kế hoạch quản lí tiến độ 7.0 Quản lí chi phí dự án Kế hoạch q/l chi phí Công ty / tổ chức 11.1 Kế hoạch quản lí rủi ro 11.2 Xác định rủi ro Kế hoạch q/l rủi ro D/S rủi ro 11.4 Phân tích định lượng rủi ro Quá trình tổ chức tài... trong những hành động có tính rủi ro có thể phóng đại sự nghiêm trọng của rủi ro đó Đánh giá chất lượng thông tin về rủi ro của dự án cũng sẽ giúp làm rõ việc đánh giá sự nghiêm trọng của rủi ro cho dự án Đầu vào 1 2 3 4 Công cụ và kĩ thuật Danh sách rủi ro Kế hoạch quản lí rủi ro Xác nhận phạm vi dự án Quá trình tổ chức tài sản 1 Xác suất rủi ro và đánh giá 2 3 4 5 6 Đầu ra 1 Cập nhật danh sách rủi. .. đốc dự án và có thể xem xét tất cả các khía cạnh của dự án và dự đoán khả năng rủi ro dựa trên kinh nghiệm của họ và các lĩnh vực chuyên môn Mỗi chuyên gia có thể có sai lệch trong quá trình tính toán 2.3 Xác định rủi ro: đầu ra Rủi ro do bộ phận ghi: đầu ra nguyên sơ từ nhận diện rủi ro là sự tiếp nhận ban đầu trong quá trình ghi Rủi ro của bộ phận ghi dẫn đến kết quả rủi ro trong quá trình quản lý . không quan trọng Chi phí tăng < 10% Chi phí tăng từ 10 – 20% Chi phí tăng từ 20 -40% Chi phí tăng > 40% Thời gian Thời gian tăng không quan trọng Thời gian tăng < 5% Thời gian tăng. thiết lập bởi tổ chức. Hình 11 – 4: Ví dụ về cấu trúc RBS • Dung sai của các bên liên quan sửa đổi : dung sai của các bên liên quan, khi người ta áp dụng vào các dự án cụ thể, có thể sửa đổi. lý rủi ro là quan trọng để đảm bảo phạm vi, dạng và tính rõ ràng của quản lý rủi ro tương xứng với cả sự rủi ro và sự quan trọng của dự án tới tổ chức. Lập kế hoạch cũng rất quan trọng trong