Đang tải... (xem toàn văn)
Chöông 1: CAÙC KHAÙI NIEÄM CÔ BAÛN TRONG EXCEL I. Giôùi thieäu Microsoft Excel là một phần mềm dùng để xây dựng, trình bày số liệu, thiết kế các bảng tính như: tính lương, bảng điểm, quản lý, nhập xuất vật tư. . .và được lưu trữ dưới dạng tập tin kiểu .xls Khởi động: từ menu Start Programs Microsoft Office Microsoft Office Excel 2003 Hoặc từ menu Start Run (gõ) excel … II. Maøn hình giao tieáp Thanh Application Title Bar : thanh tieâu ñeà öùng duïng Menu Bar : thanh thöïc ñôn Standard Toolbar : thanh coâng cuï Formatting Toolbar : thanh ñònh daïng_chöùa moät soá leänh ñònh daïng cô baûn cuûa Excel. Formula Bar : thanh coâng thöùc_doøng chöùa döõ lieäu nhaäp vaøo cho moät oâ hieän haønh treân baûng tính. Worksheet : laø baûng tính ñeå ngöôøi söû duïng coù theå nhaäp döõ lieäu vaø xöû lyù. Moãi taäp tin trong Excel coù chöùa nhieàu Worksheet goïi laø Sheet1, Sheet2, … Scroll Bar : caùc thanh cuoän ngang vaø doïc ñeå di chuyeån Worksheet baèng Mouse. Löu yù: ta neân cho hieån thò Standard Toolbar vaø Formatting Toolbar. III. Caáu truùc Worksheet 1. Caùc khaùi nieäm Baûng tính Excel ñöôïc boá trí nhö 1 taäp saùch (Workbook) goàm nhieàu trang (Worksheet), moãi trang laø 1 baûng phaân chia thaønh 256 coät (Columns) vaø 65536 doøng (Rows) laäp thaønh nhöõng ñôn vò xöû lyù goïi laø oâ (Cells). Ngöôøi ta coù theå nhaäp vaøo trong caùc Cell caùc daïng soá lieäu
Trung tâm Tin học ĐH.KHTN Tài liệu Tin học A2 Trang 1 Chương 1: CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCEL I. Giới thiệu Microsoft Excel là một phần mềm dùng để xây dựng, trình bày số liệu, thiết kế các bảng tính như: tính lương, bảng điểm, quản lý, nhập xuất vật tư. . .và được lưu trữ dưới dạng tập tin kiểu .xls Khởi động: từ menu Start Programs Microsoft Office Microsoft Office Excel 2003 Hoặc từ menu Start Run (gõ) excel <Enter> … II. Màn hình giao tiếp Thanh Application Title Bar : thanh tiêu đề ứng dụng Menu Bar : thanh thực đơn Standard Toolbar : thanh công cụ Formatting Toolbar : thanh đònh dạng_chứa một số lệnh đònh dạng cơ bản của Excel. Formula Bar : thanh công thức_dòng chứa dữ liệu nhập vào cho một ô hiện hành trên bảng tính. Worksheet : là bảng tính để người sử dụng có thể nhập dữ liệu và xử lý. Mỗi tập tin trong Excel có chứa nhiều Worksheet gọi là Sheet1, Sheet2, … Scroll Bar : các thanh cuộn ngang và dọc để di chuyển Worksheet bằng Mouse. Lưu ý: ta nên cho hiển thò Standard Toolbar và Formatting Toolbar. III. Cấu trúc Worksheet 1. Các khái niệm Bảng tính Excel được bố trí như 1 tập sách (Workbook) gồm nhiều trang (Worksheet), mỗi trang là 1 bảng phân chia thành 256 cột (Columns) và 65536 dòng (Rows) lập thành những đơn vò xử lý gọi là ô (Cells). Người ta có thể nhập vào trong các Cell các dạng số liệu khác nhau như văn bản (text), trò số (number), công thức (formula) hay ngày giờ (date and time) Ô (cell): là khu vực giao nhau giữa một dòng với một cột. Để phân biệt ô này với ô khác trên cùng 1 sheet, mỗi ô đều có 1 đòa chỉ. Đòa chỉ ô được xác đònh bằng cách viết cột trước dòng sau, không phân biệt chữ hoa / thường. Ví du : ô A1 , ô B3 Vùng dữ liệu (range): là tập hợp nhiều ô liên tiếp được xác đònh bởi đòa chỉ : ô góc trên bên trái : ô góc dưới bên phải Ví dụ: vùng Lưu ý: một ô cũng là một vùng. CỘT CỘT (Columns) DÒNG(Rows) DÒNG(Rows) A2:B3 Trung tâm Tin học ĐH.KHTN Tài liệu Tin học A2 Trang 2 2. Di chuyển bằng phím trong Worksheet Ta có thể dùng các phím mũi tên, PgUp, PgDn trên bàn phím. Ngoài ra :Home về đầu dòng hiện hành. Ctrl + Home về ô A1. IV. Các kiểu dữ liệu và các toán tử Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu. Kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào ký tự đầu tiên được gõ vào. 1. Kiểu số (Number) Gồm các số từ 0 đến 9, nhận dấu chấm là dấu phân cách phần thập phân, dấu phẩy là dấu phân cách hàng ngàn, số thập phân được nhập theo dạng nguyên thủy (vò trí mặc nhiên của ô kiểu số là nằm ở phía bên phải của ô). Các toán tử : +, -, *, /. 2. Kiểu chuỗi (Text) Gồm các ký tự từ A đến Z, chấp nhận các ký hiệu :’ ;, ,, ?, * và các chuỗi dạng số từ 0 đến 9 (vò trí mặc nhiên của ô kiểu chuỗi là nằm ở phía bên trái của ô). Toán tử: & là toán tử nối chuỗi. Lưu ý 1: để nhập kiểu chuỗi dạng số, gõ dấu nháy đơn (‘) trước, sau đó gõ chuỗi số. Ví du: gõ ‘0918 rồi Enter sẽ trả về là chuỗi 0918 (nằm ở phía bên trái của ô) Lưu ý 2: Ghép chuỗi & chuỗi 1 chuỗi. Ghép số & số 1 chuỗi dạng số Ghép số & chuỗi (hoặc chuỗi & số) 1 chuỗi 3. Kiểu ngày (Date and Time) Nhập theo hệ thống máy tính, sau đó (nếu cần) vào menu Format Cells để đònh dạng lại (vò trí mặc nhiên của ô kiểu ngày là nằm ở phía bên phải của ô) Các toán tử: +, - Lưu ý : ngày ngày 1 con số. 4. Kiểu công thức Ký tự đầu tiên nhập vào là dấu = Các toán tử : + - * /, &, > < = >= <= <>. Biểu thức trong công thức bao giờ cũng trả về 1 giá trò, khi 1 thành phần liên quan đến công thức thay đổi, trò của công thức cũng thay đổi theo. Lưu ý: khi ta so sánh A với B: Kết quả trả về là True tương đương với Đúng. Kết quả trả về là False tương đương với Sai. V. Các thao tác với dữ liệu 1. Chọn đối tượng Excel 2003 làm việc trên quy ước Select then Act (chọn rồi xử lý) Chọn ô: di chuyển con trỏ đến ô hoặc Click trỏ vào ô. Chọn cột: ckick tại đường biên trên của bảng tính. Chọn dòng: click tại đường biên bên trái của bảng tính. Chọn vùng: Drag Mouse từ ô góc trên bên trái đến ô góc dưới bên phải hoặc nhấn giữ phím <Shift> trong khi nhấn các phím di chuyển. Chọn toàn bảng tính:<Ctrl + A> hoặc click tại giao điểm của đường biên trên và đường biên trái của bảng tính (vò trí này gọi là Sheet Selector). 2. Nhập dữ liệu Nhập liệu bình thường, nhấn phím <Enter> kết thúc việc nhập liệu. 3. Xuống dòng trong ô Nhập liệu bình thường, đến vò trí cần xuống dòng, nhấn phím <Alt + Enter> 4. Sửa dữ liệu Trung tâm Tin học ĐH.KHTN Tài liệu Tin học A2 Trang 3 Di chuyển đến ô cần sửa, nhấn phím <F2> rồi sửa trực tiếp tại ô đó hoặc sửa trên thanh Formula, sửa xong <Enter>. 5. Xoá dữ liệu Xoá nội dung: Chọn vùng dữ liệu cần xoá, nhấn phím Delete. Xoá đònh dạng: chọn vùng dữ liệu cần xoá, vào menu Edit Clear Formats . Xoá nội dung và đònh dạng: chọn vùng dữ liệu cần xoá, vào menu Edit Clear All (hoặc <Ctrl + ->nếu là Excel 2000 trở đi) 6. Chép dữ liệu Chọn vùng dữ liệu cần sao chép (vùng nguồn). Nhấn Ctrl + C. Đưa con trỏ đến ô góc trên bên trái của vò trí đích. Nhấn Ctrl + V. 7. Di chuyển dữ liệu Chọn vùng dữ liệu cần sao chép (vùng nguồn) Để trỏ tại ô góc trên bên trái của vùng này (trỏ trở thành mũi tên trắng) Drag mouse đến vò trí mới, nhả mouse. 8. Kết nối 2 hay nhiều ô liên tục thành 1 ô Thường dùng để đònh dạng các ô tiêu đề: chọn vùng cần thiết, click nút (Merge and Center) trên thanh Formattingï. 9. Sao chép công thức Để trỏ ở vị trí Fill Handle của ơ, Drag mouse kéo tới vị trí cần thiết thì nhả Mouse. Khi sao chép dữ liệu kiểu công thức, kết quả sẽ thay đổi hay không tùy thuộc vào công thức trong vùng nguồn chứa đòa chỉ tương đối hay tuyệt đối. Đòa chỉ tương đối: là đòa chỉ sẽ thay đổi khi sao chép Đòa chỉ tuyệt đối: là đòa chỉ không bò thay đổi khi sao chép, được xác đònh bởi ký hiệu dấu $ Nguyên tắc chung: trên dòng Formula, muốn cố đònh thành phần nào trong đòa chỉ tham chiếu, đặt dấu $ bên trái thành phần đó Vdu: $A2 (cố đònh cột) A$2 (cố đònh dòng) $A$2 (cố đònh ô). Thành phần nào có dấu $ bên trái, Excel sẽ không điều chỉnh đòa chỉ ô khi sao chép. Để tạo đòa chỉ tuyệt đối : chọn vùng cần thiết, nhấn phím F4. VI. Chuẩn bò môi trường Từ menu Start Settings Control Panel , D.click vào Regional and Language Options : Trang Number, xác đònh : Decimal symbol là dấu . Digit grouping symbol là dấu , List separator là dấu , Trang Date, xác đònh : Short Date Style là MM/dd/yyyy hoặc dd/MM/yy. Chọn OK. Ngoài ra, khi mới bắt đầu nhập liệu bài tập Excel: vào menu Tools Options General Sheets in new workbook: xác đònh số Sheet trong tập tin Excel mới là …(mặc đònh là 3) Standard font : VNI-TIMES … A2 $ A $ 2 $ A2 A $ 2 Trung tâm Tin học ĐH.KHTN Tài liệu Tin học A2 Trang 4 Chương 2 : THAO TÁC ĐỊNH DẠNG 1. Thay đổi độ rộng 1 cột hoặc chiều cao của 1 dòng _ Drag Mouse vào biên phải của cột hoặc biên dưới của dòng cần thay đổi. _ Để Excel tự điều chỉnh độ rộng cột cho vừa với dòng dữ liệu dài nhất trong cột : D.click vào biên phải của cột. 2. Thay đổi độ rộng nhiều cột hoặc chiều cao của nhiều dòng Nhấn giữ phím Ctrl để chọn nhiều cột hoặc nhiều dòng trước, sau đó thao tác như trên. 3. Đònh dạng hiện số Chọn vùng cần đònh dạng, nhấn <Ctrl +1> (hoặc R.click vào vùng này Format Cells) trang Number (SGK trang 18, 19)… OK. Ví dụ Minh họa VD1 : đònh dạng vùng chọn có dạng 1,000 Lưu ý: từ thao tác trên, đề đònh dạng 1 vùng chọn có dạng 1,000 đồng -> ta gõ thêm đvitính trong dấu ngoặc kép như sau: VD2 : đònh dạng các cột ngày sinh, ngày nhập/ xuất có dạng dd/MM/yyyy VD3 : đònh dạng cột số thứ tự có dạng 01,02,…09 Trung tâm Tin học ĐH.KHTN Tài liệu Tin học A2 Trang 5 4. Đònh vò trí dữ liệu trong ô Chọn vùng cần đònh dạng, nhấn <Ctrl + 1>, chọn trang Alignment (SGK trang 21). 5. Đònh dạng ký tự Chọn vùng cần đònh dạng, nhấn <Ctrl + 1>, chọn trang Font (SGK trang 22) 6. Kẻ khung Chọn vùng cần đònh dạng, nhấn <Ctrl + 1>, chọn trang Border , chọn loại đường nét cần thao tác (SGK trang 23). 7. Đònh dạng nền dữ liệu Chọn vùng cần đònh dạng, nhấn <Ctrl + 1>, chọn trang Patterns (SGK trang 24). 8. Vẽ hình trong bảng tính SGK trang 25 Chương 3 : THAO TÁC DỮ LIỆU 1. Đánh số thứ tự Gõ 2 số bắt đầu vào ô đầu tiên của vùng sẽ đánh số thứ tự (thường là số 1, số 2). Enter. Chọn vùng gồm 2 ô vừa gõ stt vào. Để trỏ ngay góc dưới bên phải _Fill Handle của vùng này (con trỏ biến thành dấu cộng). Nhấn, giữ mouse trong khi drag mouse đến vò trí mong muốn thì nhả mouse. 2. Sắp xếp dữ liệu (Tối đa theo 3 cột) Chọn vùng dữ liệu muốn sắp xếp (trừ dòng tiêu đề cột và cột số thứ tự ). Vào menu Data Sort. Nếu không chọn dòng tiêu đề thì trong khung My List has đánh dấu tại No header row (ngược lại, bỏ qua bước này) Lần lượt chọn các cột tại Sort by, Then by và thứ tự sắp xếp theo yêu cầu (mặc đònh: Ascending là sắp tăng dần_nhỏ trước lớn sau) Click nút OK để thực hiện, Cancel để hủy chọn 3. Chèn nhanh dòng, cột vào bảng tính đã có dữ liệu. Chèn dòng: R.click vào biên trái của dòng Insert. Dòng mới được chèn sẽ đẩy dòng hiên hành xuống Chèn cột: R.click vào biên trên của cột Insert. Cột mới được chèn sẽ đẩy cột hiện hành qua phải. 4. Xoá dòng, cột có dữ liệu Chọn dòng, cột muốn xoá, nhấn phím Delete. 5. Tính tổng liên tục cho 1 dãy giá trò (những giá trò trên cùng dòng / cùng cột) Để trỏ tại ô cuối của vùng cần tính tổng, click nút AutoSum (biểu tượng ) trên thanh Standard rồi Enter. Trung tâm Tin học ĐH.KHTN Tài liệu Tin học A2 Trang 6 Chương 4 và 5 : CÁC HÀM CƠ BẢN Hàm là một đoạn chương trình con được soạn sẵn, cài đặt chung với phần mềm và được xem như tiện ích của phần mềm đó. Mỗi Hàm có 1 công dụng nhằm giải quyết 1 việc nhất đònh. Mỗi Hàm có 1 cú pháp riêng. Một Hàm gồm tên hàm và tham biến (những giá trò ta phải cung cấp cho hàm khi tham chiếu). Mặc nhiên những tham biến của hàm được ghi trong ngoặc đơn và được phân cách bởi dấu (,) I. Cách sử dụng Hàm Dấu ngoặc đơn cho biết điểm bắt đầu và điểm kết thúc của danh sách tham biến. Các tham biến có thể là : đòa chỉ ô (vdu : sum(A3:A8)), chuỗi ký tự, giá trò luận lý hoặc biểu thức. Excel 2003 cho phép các hàm lồng ghép nhau đến 8 cấp công thức. II. Nhóm hàm Chuỗi (Text)_sách trang 43 Ví dụ: tại ô B1, ta nhập chuỗi DH64TB 1. LEFT(chuỗi, số N) Trả về N ký tự bắt đầu từ ký tự đầu tiên bên trái của chuỗi. Giá trò mặc đònh của số N là 1. VD: =LEFT(B1,2) DH =LEFT(B1) tương đương với cách viết =LEFT(B1,1) D 2. RIGHT(chuỗi, số N) Trả về N ký tự bắt đầu từ ký tự đầu tiên bên phải của chuỗi. Giá trò mặc đònh của số N là 1. VD: =RIGHT(B1,2) TB 3. MID(chuỗi, vò trí bắt đầu cắt, số ký tự cần cắt) Hoặc MID(btchuỗi,số N1, số N2) Trả về N2 ký tự bắt đầu từ ký tự thứ N1 (tính từ bên trái qua) của chuỗi. VD: =MID(B1,3,2) 64 Lưu ý:***khi thao tác với các hàm chuỗi như Left/ Right/ Mid, ô kết quả sẽ mang kiểu chuỗi. 4. VALUE(chuỗi) Đổi chuỗi dạng số thành số VD :ô A1 có giá trò ”132” =VALUE(A1)=A1*1 132 Lưu ý: ta có thể đổi nhanh 1 chuỗi dạng số sang số bằng cách nhân chuỗi dạng số cho 1 5. LEN(chuỗi) Trả về số ký tự trong chuỗi (chiều dài chuỗi) VD: =LEN(B1) 6 Ghi chú: xem sách về các hàm chuỗi khác III. Nhóm hàm Số (Math & Trig)_sách trang 37 1. ABS(số) Công dụng: Trả về giá trò tuyệt đối của 1 số Vdụ : =ABS(-5) 5 2. INT(số) hoặc INT(số bò chia / số chia) CD: Trả về phần nguyên gần nhất của 1 số hoặc thương số của phép chia. Vdụ : =INT(14.95) 14 =INT(-8.9) -9 =INT(7/ 3) 2 (Chuỗi 64) (Số 132) Trung tâm Tin học ĐH.KHTN Tài liệu Tin học A2 Trang 7 3. MOD(số bò chia, số chia) CD: Trả về phần dư của phép chia Vdụ : =MOD(7,3) 1 4. ROUND(số, số N) CD: Trả về giá trò đã được làm tròn của 1 số với : N > 0 (1, 2, ) làm tròn số phần thập phân (lấy 1, 2 số lẻ) N <= 0 làm tròn số phần nguyên. VD : =ROUND(415.45,1) (làm tròn số lấy 1 số lẻ) 415.5 =ROUND(415.55,0) (làm tròn số đến hàng đơn vò) 416 =ROUND(415.55, -1) (làm tròn số đến hàng chục) 420 IV. Nhóm hàm Thống kê (Statistical)_ sách trang 40 1. AVERAGE(giá trò 1, giá trò 2,… ) Trả về trung bình cộng của giá trò 1, giá trò 2, … VD: Tính số tiền phải trả bình quân =Average(I3:I7) 30000 2. MIN(giá trò 1, giá trò 2, … ) Trả về giá trò nhỏ nhất của giá trò 1, giá trò 2, … VD: Tính số tiền phải trả nhỏ nhất =MIN(I3:I7) 10000 3. MAX(giá trò 1, giá trò 2, … ) Trả về giá trò lớn nhất của giá trò 1, giá trò 2, … VD: Tính số tiền phải trả lớn nhất =MAX(I3:I7) 50000 4. COUNT(giá trò 1, giá trò 2, … ) Đếm số phần tử kiểu số VD : =COUNT(2,-3,100, true, ab, ””) 3 5. COUNTA(giá trò 1, giá trò 2, … ) Đếm số phần tử cóù dữ liệu VD : =COUNTA(2, ab, true,5) 4 6. SUM(giá trò 1, giá trò 2, … ) Trả về tổng giá trò của giá trò 1, giá trò 2, … VD: Tính tổng số tiền phải trả: =SUM(I3:I7) 150000 7. RANK(giá trò, vùng giá trò, số N) Dùng để xác đònh thứ hạng của giá trò so với các giá trò khác trong vùng giá trò tùy theo số N. Trong đó : Giá trò là giá trò so sánh. Vùng giá trò là vùng đòa chỉ tuyệt đối chứa các giá trò so sánh. Số N : là 0, hàm sẽ trả về thứ tự tăng dần của giá trò so sánh trong vùng giá trò (giá trò lớn, hạng nhỏ _vd : xếp hạng học sinh). GT mặc đònh của số N là 0. Là 1, hàm sẽ trả về thứ tự giảm dần của giá trò so sánh trong vùng giá trò (giá trò lớn, hạng lớn _ vd : xếp hạng trong các cuộc đua thể thao). VD: Xếp hạng cho từng học sinh trong hình bên Lưu ý: Nếu có giá trò đồng hạng, hàm Rank sẽ bỏ qua giá trò kế tiếp. =RANK(F3, $ F $3:$ F $7 , 0 ) Trung tâm Tin học ĐH.KHTN Tài liệu Tin học A2 Trang 8 V. Nhóm hàm Logic (Logical)_sách trang 54 1. AND(biểu thức đk 1, biểu thức đk 2, … ) vừa … vừa … CD: Hàm trả về giá trò đúng (TRUE) nếu tất cả bthức 1, bthức 2, … là TRUE; trả về giá trò sai (FALSE) nếu có một bthức là FALSE. Hàm AND chứa tối đa 30 biểu thức. VD: =AND(100>5, 50>5) TRUE True True Lưu ý : nếu muốn so sánh a>b>c, phải viết =and (a>b, b>c) Vd: để chỉ những ơ có số lượng trong khoảng 10->20: 2. OR(biểu thức đk 1, biểu thức đk 2, … ) hoặc … hoặc … CD: Hàm trả về giá trò đúng nếu có một bthức là TRUE; trả về giá trò sai nếu tất cả bthức 1, bthức 2, là FALSE. Hàm OR chứa tối đa 30 biểu thức. VD: =OR(100>5, 0>5) TRUE True False 3. IF(biểu thức đk, giá trò đúng, giá trò sai) CD: Hàm IF sẽ trả về giá trò đúng nếu biểu thức Logic là TRUE, trả về giá trò sai nếu biểu thức Logic là FALSE. Ví dụ: =If(100>5, ”đúng”, ”sai”) đúng ” True Lưu ý khi sử dụng hàm IF: số hàm IF = (số điều kiện) –1. Có bao nhiêu hàm IF, phải đóng bấy nhiêu ngoặc. Giá trò đúng, giá trò sai có thể là chuỗi, số, ngày, biểu thức hoặc một hàm IF khác. Khi muốn đưa 1 giá trò chuỗi vào 1công thức, phải đặt chuỗi trong cặp ngoặc kép. 4. COUNTIF(vùng giá trò đếm, “điều kiện”) Đếm số lần xuất hiện của điều kiện trong vùng giá trò đếm. Trong đó Điều kiện là một biểu thức số hoặc chuỗi, được đặt trong dấu “ “. Nếu điều kiện so sánh là toán tử bằng (=) thì không cần ghi ra. VD : tính tổng số nhân viên có trên 2 con. =COUNTIF(C3:C5,”>2”) 2 Lưu ý: nếu điều kiện ở 2 cột khác nhau, không thể dùng hàm Countif. 5. SUMIF(vùng giá trò, điều kiện, vùng tính tổng) Trả về tổng giá trò của vùng tính tổng theo 1 điều kiện so sánh trong vùng chứa các điều kiện so sánh. Trong đó: Vùng giá trò: vùng chứa các điều kiện so sánh Trung tâm Tin học ĐH.KHTN Tài liệu Tin học A2 Trang 9 Điều kiện : điều kiện so sánh, đặt trong dấu “…” Vùng tính tổng : phải là một vùng số. Lưu ý : nếu giá trò so sánh nằm ở 2 cột khác nhau, không thể dùng hàm Sumif. VI. Nhóm hàm Ngày giờ (Date & Time)_sách trang 45 1. NOW() CD: Trả về thời điểm hiện hành 2. TODAY() CD: Trả về ngày hiện hành 3. DAY(BTngày) CD: Trả về 1 số nguyên trong khoảng từ 1 đến 31 chỉ ngày của 1 biểu thức ngày 4. MONTH(BTngày) CD: Trả về 1 số nguyên trong khoảng từ 1 đến 12 chỉ tháng của 1 biểu thức ngày 5. YEAR(BTngày) CD: Trả về 1 số nguyên có 4 chữ số trong khoảng từ 1900 đến 9999 chỉ năm của 1 biểu thức ngày 6. DATE(year,month,day) CD: Trả về 1 giá trò số ứng với 1 ngày tháng năm. Biết rằng =DATE(1900,01,01) số 1 Khi so sánh dữ liệu kiểu ngày trên bảng tính với những mốc thời gian cho trước phải dùng hàm DATE đổi mốc thời gian về gía trò số rồi mới so sánh. Vd: khách hàng mua hàng trong ngày 20/11/2001 thì có quà tặng: =if(ngay ban = Date (2001,11,20), “Tặng quà”, “ “) 7. HOUR(giờ) CD: Trả về 1 số nguyên trong khoảng từ 0 đến 23, chỉ giờ của 1 biểu thức giờ (với 24 giờ = 1ngày) Ví dụ: =HOUR(24:00:00) 0 8. MINUTE(giờ) CD: Trả về 1 số nguyên trong khoảng từ 0 đến 59 chỉ số phút của 1 biểu thức giờ 9. SECOND(giờ) CD: Trả về 1 số nguyên trong khoảng từ 0 đến 59 chỉ số giây của 1 biểu thức giờ 10. TIME(hour,minute,second) CD: Trả về 1 giá trò số ứng với 1 giờ phút giây. Biết rằng =TIME(0,0,0) 0 và =TIME(12,0,0) 0.5 VII. Nhóm hàm Dò Tìm(Lookup & Reference)_sách trang 56 1. VLOOKUP(giá trò dò tìm, bảng dò, cột N, cách dò): Vertical Look Up_hàm dò tìm theo chiều dọc Tìm giá trò trong bảng dò ở cột thứ 1, nếu tìm thấy sẽ trả về dòng giá trò tương ứng trong bảng dò ở cột thứ N tùy theo cách dò. Trong đó : Giá trò dò tìm : là giá trò được đem ra dò. Bảng dò: là một vùng có đòa chỉ tuyệt đối, cột thứ nhất bên trái chứa các giá trò dò tìm, các cột còn lại chứa các giá trò tương ứng để tham chiếu. Cột N : số thứ tự của cột có chứa giá trò tương ứng của giá trò dò tìm (tính từ cột thứ nhất bên trái của bảng qua). Cột N phải là một con số >1. Nếu tham chiếu đến một cột bên ngoài phạm vi của bảng, hàm sẽ cho trò #REF (Vdụ: bảng dò có 3 cột, khai báo đến cột thứ 4…) Cách dò : Trung tâm Tin học ĐH.KHTN Tài liệu Tin học A2 Trang 10 0 _False : dò tìm chính xác: cột đầu tiên bên trái của bảng dò không cần phải xếp theo thứ tự tăng dần và nếu cột này không chứa giá trò dò tìm, hàm sẽ trả về trò #N/A (value Not Available). 1_True : dò tìm gần đúng : cột đầu tiên bên trái của bảng dò phải xếp theo thứ tự tăng dần (VD: -2, -1, 0, 1, 2, a - z, False, True…)và nếu cột này không chứa giá trò dò tìm, hàm sẽ dò theo giá trò lớn nhất trong số những giá trò gần bằng gía trò dò tìm. GT mặc đònh của cách dò là 1. Phần bổ sung số 1: CÁCH THAM KHẢO HÀM Cách 1: vào thư viện hàm của Excel Click nút Paste Function trên thanh Standard, chọn nhóm Hàm trong Function Category, click chọn hàm trong danh sách Function Name. Cách 2 : vào hộp thoại Function Wizard Gõ tên hàm , nhấn <CTRL +A>, thay các tham biến bằng các giá trò thực, xong chọn OK. Ví dụ: =If<Ctrl + A>, sẽ xuất hiện hộp thoại sau: Cách 3: Nhận hỗ trợ cú pháp hàm của Excel Gõ tên hàm, nhấn <CTRL+SHIFT+A>, thay các tham biến theo yêu cầu rồi Enter. Ví dụ: =If<Ctrl + Shift + A> sẽ được : =if(logical_test,value_if_true,value_if_false) Phần bổ sung số 2 : CHỐT DÒNG / CỘT Công dụng : nhằm giữ cho dòng / cột chỉ đònh được cố đònh trên màn hình, thuận tiện cho việc nhập liệu cũng như kiểm tra dữ liệu. Nguyên tắc : di chuyển đến ô ngay phía dưới hàng và bên phải cột muốn cố đònh, vào menu Window Freeze Panes. (Để hủy việc chốt dòng / cột, vào menu Window Unfreeze Panes) 2. HLOOKUP(giá trò dò tìm, bảng dò, dòng N, cách dò): Horizontal Look Up_hàm dò tìm theo chiều ngang Tương tự như hàm Vlookup, nhưng hàm Hlookup dò tìm ở dòng trên cùng và tham chiếu số liệu ở các dòng phía dưới tuy theo cach do… Ví dụ : bảng dò 1B trong phần bài tập 1 của Sheet BtVlookup VIII. Nhóm hàm Thông tin (Information) 1. ISNA(giá trò) Hàm trả về TRUE nếu kiểm tra giá trò là trò #N/A (value Not Available). Ví dụ =If(ISNA(VLOOKUP( …,…,…,0)),”giá trò mới”, VLOOKUP( …,…,…,0)) 2. ISERROR(giá trò) Hàm trả về TRUE nếu kiểm tra giá trò là 1“error” bất kỳ. Click vào đây để thoát tạm, quay lại bảng tính Chọn OK nếu muốn sử dụng Hàm, Cancel để thoát ra,không lưu Hiển thò kết quả ‘nháp’ [...]... hoặc bán sau ngày 20/01/2005 Trang 11 Trung tâm Tin học ĐH.KHTN Tài liệu Tin học A2 Mã hàng Ngày bán *1 >01/20/2005 b Vùng tiêu chuẩn kiểu công thức Ôâ tiêu đề phải khác các tiêu đề có sẵn trong vùng dữ liệu Ôâ điều kiện có kiểu công thức (phải bắt đầu là dấu =) Ô điều kiện phải lấy đòa chỉ ô trong mẫu tin đầu tiên (tức dòng thứ 2 trong vùng Database) Ví dụ: điều kiện bán trong tháng 9 với ngày bán là... loại 1: Mã hàng *1 iii ) Kiểu ngày Ví dụ: Điều kiện ngày bán phải sau ngày 20/01/2005 Ngày bán >01/20/2005 Lưu ý : điều kiện ngày phải nhập theo hệ thống máy tính iv ) Thoả nhiều điều kiện ***********Thỏa đồng thời nhiều đk: các tiêu đề trên cùng dòng, các đk cũng trên cùng dòng Ví dụ : các mặt hàng loại 1 được bán sau ngày 20/01/2005 Mã hàng Ngày bán >01/20/2005 *1 ***********Thỏa 1 trong các điều kiện:... ngày bán phải là ngày 02/09/2000 Ngày bán =E10=DATE(2000,9,2) c Vùng trích Là vùng chứa các mẩu tin của vùng dữ liệu thoả điều kiện của vùng tiêu chuẩn Chỉ cần tạo trước vùng này khi cần trích 1 số cột của vùng dữ liệu (mặc đònh, Excel sẽ trích tất cả các cột của Vùng dữ liệu) Vùng trích có dòng đầu tiên là tiêu đề cột dữ liệu muốn trích Không đặt vùng trích phía trên các ô đang có giá trò của bảng...Trung tâm Tin học ĐH.KHTN Tài liệu Tin học A2 Chương 6 : CƠ SỞ DỮ LIỆU TRÊN BẢNG TÍNH I Khái niệm Người ta dùng CSDL của Excel để lọc (Filter), trích (Extract), xoá (Delete) các dòng dữ liệu theo 1 điều kiện nào đó Để thực hiện được điều này, ta cần tạo ra những vùng sau: 1 Vùng Database_vùng... các tiêu đề cột (Field Names), các dòng còn lại chứa dữ liệu còn gọi là các mẩu tin (Record) Trong vùng này không được chứa các ô có đònh dạng trộn (Merge Cell) Vùng dữ liệu thường gồm trọn 1 bảng như Bảng Lương, Bảng kết quả kỳ thi, … và 1 dòng tiêu đề cột Ví dụ: Vùng A1:D6 là vùng dữ liệu 2 Vùng Criteria_vùng tiêu chuẩn Là vùng chứa điều kiện để lọc, xoá hay trích Vùng này gồm ít nhất 2 dòng: dòng... các loại vùng điều kiện sau: a Vùng tiêu chuẩn kiểu nhãn Dòng tiêu đề của vùng này phải được Copy từ vùng dữ liệu xuống i ) Kiểu số : Trong ô điều kiện có thể chứa các toán tử so sánh như : >, =, 15 ii ) Kiểu chuỗi : ô điều kiện có kiểu chuỗi Ví dụ: điều kiện Mặt hàng là Wave: Mã hàng W* Ô điều kiện... tiêu chuẩn VD11: Số mặt hàng loại 1, có số lượng bán nhiều hơn 15 3 DMAX(vùng DL, cột N, vùng điều kiện) Trả về giá trò lớn nhất trên cột thứ N tại những mẩu tin VD12: Hàng loại 1 có số lượng bán nhiều nhất là =DMAX( , , ) 4 DMIN(vùng DL, cột N, vùng điều kiện) Trả về giá trò nhỏ nhất trên cột thứ N tại những mẩu tin VD13: Hàng loại 1 có số lượng bán ít nhất là =DMIN( , , ) 5 DAVERAGE(vùng DL, cột... Lưu ý : để trích 1 số cột của bảng tính, cần tạo trước vùng trích (Copy các tiêu đề cột cần thiết xuống 1 vùng trống) Sau đó, trong thao tác trích, xác đònh ở dòng Copy to đòa chỉ của vùng trích III Các hàm Database 1 DSUM(vùng DL, cột N, vùng điều kiện) Trả về tổng giá trò trên cột thứ N tại những mẩu tin thoả điều kiện của vùng tiêu chuẩn Vùng dữ liệu : là toàn bộ bảng tính Cột N : số thứ tự... tiêu chuẩn ra 1 vùng trống Tạo vùng tiêu chuẩn Lưu bảng tính Trang 12 Trung tâm Tin học ĐH.KHTN Tài liệu Tin học A2 Quét chọn vùng Database (nếu có tạo cột phụ có liên quan đến vùng tiêu chuẩn, vùng Database phải bao gồm cả cột phụ này) Vào menu Data Filter Advanced Filter Để trỏ tại dòng Criteria Range, quét khối chọn vùng tiêu chuẩn Đánh dấu vào Copy to another location Để trỏ tại dòng... kiện trong vùng tiêu chuẩn 6 DCOUNTA(vùng DL, cột N, vùng điều kiện) Đếm số phần tử có dữ liệu trên cột thứ N tại những mẩu tin Phần bổ sung số 4 : ĐẶT TÊN CHO VÙNG DỮ LIỆU Công dụng : nhằm tránh thao tác nhàm chán là quét chọn vùng dữ liệu khi đang lập công thức (nhất là khi vùng dữ liệu quá lớn), ta có thể đưa vào công thức tên của vùng dữ liệu Nguyên tắc : Quét chọn vùng dữ liệu, đặt trỏ trong hộp . học ĐH.KHTN Tài liệu Tin học A2 Trang 1 Chương 1: CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCEL I. Giới thiệu Microsoft Excel là một phần mềm dùng để xây dựng, trình bày số liệu, thiết kế các bảng tính. Khởi động: từ menu Start Programs Microsoft Office Microsoft Office Excel 2003 Hoặc từ menu Start Run (gõ) excel <Enter> … II. Màn hình giao tiếp Thanh Application Title. Ngoài ra, khi mới bắt đầu nhập liệu bài tập Excel: vào menu Tools Options General Sheets in new workbook: xác đònh số Sheet trong tập tin Excel mới là …(mặc đònh là 3) Standard font