Đang tải... (xem toàn văn)
Microsoft Word 2013 Bài 1 – Làm quen với Microsoft Word 201341.1. Khởi động chương trình41.2. Tạo một văn bản mới51.3. Giới thiệu thanh Ribbon81.4. Thanh công cụ nhanh161.5. Office Button221.6. Thanh trạng thái, thanh cuộn, thanh thước đo26Bài 2 – Soạn thảo văn bản272.1. Khái niệm văn bản272.2. Các thao tác với một tệp văn bản282.3. Định dạng khổ giấy và đặt lề văn bản382.4. Thiết lập Font chữ chung cho văn bản422.5. Soạn thảo văn bản44Bài 3 – Hiệu chỉnh văn bản463.1. Lựa chọn văn bản463.2. Sao chép, cắt dán, xóa văn bản473.3. Làm việc với đoạn văn bản523.4. Trình bày ký hiệu đầu đoạn593.5. Tùy biến Font chữ753.6. Chia cột cho văn bản84Bài 4 – Làm việc với bảng biểu864.1. Chèn bảng vào văn bản864.2. Hiệu chỉnh bảng biểu894.3. Nhập nội dung và trình bày bảng biểu103Bài 5 – Chèn các đối tượng vào văn bản1245.1. Chèn một trang mới1245.2. Chèn hình ảnh1295.3. Chèn các đối tượng Text1855.4. Biểu tượng và công thức toán học201Bài 6 – In ấn2136.1. Định dạng văn bản trước khi in2136.2. Thực hiện in ấn216
1 Microsoft Word 2013 Bài – Làm quen với Microsoft Word 2013 .1 Bài – Làm quen với Microsoft Word 2013 1.1 Khởi động chương trình Để khởi động Microsoft Word 2013 bạn nhấp đúp vào biểu tượng sẵn có chương trình hình Desktop máy tính Một cửa sổ giới thiệu xuất hình đây: Bạn chờ giây lát để Microsoft Word 2013 hồn tất cơng việc khởi động, sau khởi động xong hình chương trình xuất hình đây: Trên hình đưa số mẫu trình bày văn thường gặp.Bạn cần chọn mẫu thích hợp để tiến hành soạn thảo văn VD: Bạn chọn Blank document để thực soạn thảo văn mới: Màn hình làm việc xuất hiện: Dưới thành phần hình chính: (1): Thanh cơng cụ nhanh: Chứa lệnh thao tác nhanh (2): Office button: Chứa lệnh thao tác với tệp (3): Thanh Ribbon: Chứa gần toàn lệnh thao tác với chương trình, chúng phân chia thành nhóm khác (4): Thanh thước đo: Dùng để đặt Tab, paragraph cho văn (5): Thanh cuộn: Dùng để di chuyển văn lên xuống, sang trái sang phải (6): Thanh trạng thái: Chứa số thông tin thời văn chế độ hiển thị, phần trăm hiển thị, trang tại,… (7): Mà hình soạn thảo: Là phần lớn hình chương trình, nơi để người dùng soạn thảo nội dung văn 1.2 Tạo văn Thực chất sau khởi động chương trình tự động tạo sẵn cho bạn văn Nếu khơng bạn tạo văn cách sau đây: Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng Office Button Một hộp thoại xuất bạn nhấp chọn New chọn biểu tương Blank Document hộp thoại bên tay phải Cách 2: Một cách khác bạn nhấp chuột vào mũi tên trỏ xuống công cụ nhanh chọn New Bằng hai cách văn trắng tạo, bạn nhập vào nội dung sau: Cơng ty CP Phần Mềm AVIN Bây chọn Font lớn cho nội dung văn cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + A sau chọn hộp Font size Ribbon chọn giá trị 20 Tiếp theo bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + B để bôi đậm nội dung văn bản, kết hình đây: Như ngồi việc soạn thảo (soạn văn thơ) cịn cần phải sử dụng nhiều thao tác khác để chỉnh sửa thành văn hồn chỉnh Chúng ta sử dụng nút lệnh trực tiếp chuột tổ hợp phím chương trình xây dựng sẵn Tất vấn đề chúng tơi bước đề cập phần giáo trình 1.3 Giới thiệu Ribbon Thanh Ribbon công cụ chứa gần toàn lệnh để thao tác với chương trình, lệnh Font chữ Paragraph, định dạng in ấn,… Thanh Ribbon bao gồm tab (home, insert, Page layout, ) bên nút lệnh Tab Tùy ngữ cảnh sử dạng nút lệnh sáng lên cho phép người dùng thao tác Như để thao tác với lệnh Ribbon bạn cần phải biết nằm Tab Ribbon nào, sau chọn tới lệnh cần thao tác Tab Ribbon Giả sử ví dụ lúc trước để bơi đậm cho nội dung văn bạn chọn tới Tab Home tab bạn chọn biểu tượng bold Chi tiết Tab Ribbon - Home: Xuất mặc định thành Ribbon, chứa nhóm lệnh sau: + Clipboard: Cắt dán + Font: Font chữ + Paragraph: Căn lề, phân đoạn + Style: Kiểu định dạng + Editing: Các chức tiện ích chỉnh sửa văn tìm kiếm, thay thế, di chuyển,… - Insert: Xuất mặc định thành Ribbon, chứa nhóm lệnh liên quan đến việc chèn đối tượng vào văn bản, chi tiết sau: + Pages: Các lệnh chèn trang vào văn thời + Tables: Các lệnh liên quan đến bảng + Illustrations: Các lệnh chèn đối tượng đồ họa + Links: Lệnh chèn liên kết + Header & Footer: Tiêu đề văn + Text: Lệnh liên quan đến việc chèn đối tượng Text TextBox, Wordart,… + Symbols: Lệnh liên quan đến việc chèn biểu tượng vào văn thời - Design: Lệnh liên quan đến mẫu văn trình bày theo bố cục - Page Layout: Xuất mặc định thành Ribbon, chứa nhóm lệnh liên quan đến bố cục văn + Themes: Tủy chỉnh nên cho toàn đối tượng shape văn + Page Setup: Các lệnh thiết lập định dạng trang in + Page Background: Nền cho trang văn + Paragraph: Các lệnh thao tác với đoạn văn +Arrange: Các lệnh xếp đối tượng văn - References: Xuất mặc định thành Ribbon, chứa nhóm lệnh liên quan đến số thủ thuật đặc biệt cho văn đánh mục lục tự động, tạo nghi cho văn bản,… - Mailings: Xuất mặc định thành Ribbon, chứa nhóm lệnh liên quan đến việc tạo lập phong bì thư, mẫu biểu phục vụ cho việc chộn văn - Review: Xuất mặc định thành Ribbon, chứa nhóm lệnh liên quan đến thao tác kiểm tra ngữ pháp cho văn bản, tạo ghi chú, so sánh nội dung văn bản,… - View: Xuất mặc định thành Ribbon, chứa nhóm lệnh hiển thị, chi tiết sau: + Document Views: Chế độ hiển thị văn + Show: Tùy chọn hiển thị số Panel + Zoom: Các lệnh phóng to, thu nhỏ văn + Window: Chứa lệnh tùy chọn hiển thị nhiều văn + Macros: Các lệnh Macros Ẩn Tab lệnh Để làm ẩn hay xuất nhóm lệnh Tab lệnh công cụ Ribbon bạn làm sau: - Nhấp phải chuột vào khoảng trống công cụ Ribbon - Một menu nhanh xuất chọn Customize the Ribbon, hộp thoại Word Option xuất trỏ tới mục Customize the Ribbon - Trong danh sách Main Tabs bên phía tay phải hình liệt kê danh sách Tab Ribbon muốn ẩn Tab bạn cần bỏ dấu tính đầu tên Tab Ngược lại muốn chúng lên bạn đánh dấu tính cho Tab bị ẩn Cuối nhấp Ok để lưu lại Lưu ý: Trường hợp muốn ẩn tồn cơng cụ Ribbon bạn nhấp chọn biểu tượng Minimize the Ribbon (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F1) phía góc phải hình Khi muốn lại cơng cụ bạn nhấp chuột vào nút lệnh lần Tự tạo Tab lệnh nhóm lệnh cơng cụ Ribbon Ngồi Tab lệnh sẵn có Microsoft Word 2013 cịn cung cấp cho người dùng chức tự tạo Tab lệnh mới, cách thực sau: - Nhấp phải chuột vào khoảng trống công cụ Ribbon - Một menu nhanh xuất chọn Customize the Ribbon, hộp thoại Word Option xuất trỏ tới mục Customize the Ribbon - Để thêm Tab bạn nhấp chọn nút New Tab, Tab, nhóm lệnh xuất hình đây: - Bạn đổi tên cho Tab cách nhấp chuột phải vào Tab chọn Rename - Làm tương tự để đổi tên cho nhóm lệnh - Ngồi bạn bổ xung nhóm lệnh khác vào Tab cách nhấp chọn Tab vừa thêm nhấn nút New Group Kết Tab lệnh tơi có hình đây: Công việc cuối bạn chọn lệnh cần thiết để bổ xung vào nhóm lệnh tương ứng Cuối nhấp Ok để hoàn tất Tab lệnh mà vừa tạo xuất hình chương trình hình đây: Đây ví dụ bạn hồn tồn tạo Tab lệnh bố trí khoa học thuận tiện cho q trình sử dụng 1.4 Thanh cơng cụ nhanh Thường nằm phía bên phía góc trái mành hình chính, chứa lệnh thường sử dụng giúp người dùng tao tác cách nhanh tróng, tức thời Để thao tác người dùng nhấp chuột trực tiếp vào nút lệnh cần thao tác Bổ xung lệnh thường sử dụng có danh sách mặc định Khi cài đặt bạn thấy số nút lệnh công cụ muốn bổ xung thêm nút lệnh khác bạn nhấp chuột vào mũi tên trỏ xuống chọn vào nút lệnh cần bổ xung (với điều kiện nút chưa có cơng cụ) 10 (Những nút lệnh chưa có dấu tích nút lệnh chưa bổ xung lên cơng cụ) Ngược lại bạn làm ẩn nút lệnh thao tác tương tự nút lệnh có cơng cụ (Những nút lệnh có dấu tích nút lệnh có cơng cụ) Bổ xung lệnh khơng có danh sách mặc định Như phần trước trình bày bổ xung nút lệnh có danh sách mặc định lên cơng cụ nhanh Ngồi Microsoft Word 2013 cịn cho phép bạn bổ xung lên công cụ nút lệnh khác khơng có danh sách mặc định Các bước thực sau: Bước 1: Nhấp chuột chọn mũi tên trỏ xuống công cụ nhanh (Quick access toolbar), danh sách xuất chọn More Commands… 132 Lưu ý: Nếu không muốn sử dụng mẫu có sẵn bạn nhấp chuột trực tiếp vào biểu tượng Equation, đối trắng chèn vào văn Tùy chỉnh Để tùy chỉnh nội dung cho Equation bạn nhấp chịn Tab Design công cụ Ribbon - Nhóm lệnh Tools: + Equation: Chọn mẫu Equation mà khơng cần trở lại Tab Insert + Profesional: Thể hiển công thức dạng chuẩn + Linear: Viết dạng ký tự đơn giản - Nhóm lệnh Symbols Các biểu tượng trình bày cơng thức hiển thị khung này, để hiển thị toàn biểu tượng bạn nhấp chọn mũi tên trỏ xuống phía bên phải, danh sách đầy đủ biểu tượng nhóm xuất hình đây: Để truy cập vào nhóm biểu tượng khác bạn nhấp chọn biểu tượng hình tam giác phía danh sách 133 Nhấp chọn vào nhóm để hiển thị hay khơng hiển thị biểu tượng nhóm danh sách (nhóm đánh dấu biểu tượng nhóm hiển thị danh sách) - Nhóm lệnh Structures: Nhóm lệnh cho phép bạn nhập nội dung cho cơng thức Trong nhóm lệnh lệnh có hai kiểu hình đây: Các cơng thức phần (Fraction) công thức rỗng, sau bổ xung vào văn bạn phải điền nội dung cho công thức, giả sử chọn công thức biểu tượng thứ Trong công thức rỗng bạn nhấp chuột vào ô vung nhỏ tử mẫu để nhập nội dung cho công thức: 134 Dạng thứ hai công thức chứa sẵn nội dung nhóm dưới, chọn cơng thức nhóm cơng thức với nội dung mô tả chèn vào văn nhiên bạn hồn tồn sửa lại chúng Ngồi nhóm Fraction cịn nhiều nhóm cơng thức khác nhau, tùy trường hợp cụ thể để bạn chọn cho dạng cơng thức phù hợp + Script + Radical: Các công thức khai + Integral: Các cơng thức tích phân 135 + Large Operator + Bracket 136 + Function: Công thức hàm tốn học + Accent + Limit and Log: Cơng thức giới hạn (Lim) logarit + Operator 137 + Martrix: Công thức ma trận Bài – In ấn 6.1 Định dạng văn trước in 138 Ở số trước tìm hiểu cách đặt lề chọn khổ giấy cho văn bản, thiết kế Header, Footer hay chèn số trang Tuy nhiên chức giới thiệu riêng lẻ bạn khó khăn theo dõi Trong phần nhắc lại phần cách hệ thống để bạn có nhìn tổng quan cơng việc cuối phải làm trước in ấn văn Hoàn thiện văn Ngoài việc hoàn chỉnh nội dung, định dạng văn bản, trước in văn bạn cịn phải để ý xem văn có cần thiết kế Header Footer không? Thông thường với văn dài tài liệu chủ đề bạn nên có Header, footer, hai đối tượng thể nội dung chương, đoạn, phần văn thể Nhắc người dùng biết họ đọc nội dung của, chương, bài, phần văn Để thiết chèn Header, Footer vào văn bạn nhấp chọn lệnh nhóm Header & Footer thuộc Tab Insert Một đối tượng khác không phần quan trọng trang văn bản, với văn nên đánh trang trừ trường hợp mẫu quy định, hay văn có trang Việc đánh trang giúp người đọc dễ dàng tìm kiếm tới nội dung đó, tránh cho việc văn bị xếp không theo trật tự Để thêm trang vào văn bạn nhấp chọn lệnh Page Number nhóm lệnh Header & Footer Tab Insert Để tăng khả tìm kiếm nội dung văn bản, ngồi đánh số trạng bạn nên có mục lục cho văn (trường hợp văn dài, nhiều nội dung) Có nhiều cách tạo mục lục cho văn bản, nhiên thời lượng sách khơng giới thiệu Bạn tự tìm hiểu thiết kế cho văn mục lục thật khoa học nhanh tróng Thiết lập trang in Trước in ấn bạn nên kiểm tra lại thông số khổ giấy, lề văn Giúp cho việc chọn khổ giấy có máy in tránh in sai lãng phí Để kiểm tra thông tin bạn nên bật hộp thoại Page Setup cách nhấp chọn biểu tượng mũi tên phía nhóm lệnh Page Setup Tab Page Layout 139 Hộp thoại Page Setup xuất hình đây: Trong hộp thoại hai tab Margins Pager cho phép bạn thiết lập thông số lề văn bản, khổ giấy, chiều khổ giấy (Ngang, dọc) Bạn nên ý với trường hợp in văn pháp quy hợp đồng, đơn từ, định,… đặt lề trái phải gần Với trường hợp văn tài liệu, sách,… cần đóng gáy để lề trái nhiều lề phải với tỷ lệ vừa đủ để sau đóng gáy, nội dung nằm trang văn Lưu ý: Với trường hợp in hai mặt xử lý sau: Chọn Mirror margins mục Multiple pages Tab Margins 140 6.2 Thực in ấn Để in văn bạn thực theo cách sau đây: Cách 1: Nhấn biểu tượng Print Quick Access Toolbar Với cách văn in tất trang máy in mặc định máy tính Với văn chứa nhiều nội dung bạn khơng nên sử dụng cách dễ dẫn đến tình trạng máy in bị hóc giấy trừng in nhiều trang lúc Cách 2: Nhấp tổ hợp phím Ctrl + P nhấp chọn nút Office Button Cửa sổ Office Button xuất bạn chọn mục Print 141 Hãy thiết lập tham số theo hướng dẫn đây: - Number of copy: Số chép từ in, ví dụ bạn muốn in hợp đồng thành để gửi khách hàng lưu lại bạn điền giá trị - Print: Chọn máy in để in văn bản, máy tính có nhiều máy in khác bạn cần phải định máy in in văn bản, không Microsoft Word 2013 lấy máy in mặc định máy tính - Print What: Cho phép tùy chọn trang in, bạn nhập trực tiếp trạng cần in vào hộp nhập phía Pages 142 Nếu in nhiều trang liên bạn nhập trang đánh dấu – trang cuối Giả sử cần in từ trang đến trang 10 bạn nhập vào giá trị: 5-10 Nếu in nhiều trang không liên tục bạn phải liệt kê tất trang trang cách dấu phẩy Ví dụ in trang 6,7,10,23,24 bạn nhập vào giá trị sau: 6,7,10,23,24 Ngồi bạn nhấp vào mục All để có thêm tùy chọn + All: In tồn văn bản, tương ứng bạn không thiết lập cho mục Mặc định máy in in tất trang văn + Selection: Chỉ in vùng chọn + Current Page: Chỉ in trang (Trang trỏ chuột đứng) + Print Odd Pages Only: Tích chọn mục để in trang lẻ + Print Even Pages only: Tích chọn mục để in trang chẵn - Other Settings: Các tùy chọn khác in ấn + Collated: Nếu in copy thành nhiều bản, bạn chọn in hay in tất trang + Portrait Orientation: In theo khổ giấy ngang hay dọc 143 + Chọn khổ giấy cho văn + Last custom margin settings: Chọn lề cho trang in 144 + Page Per Sheet: In nhiều trang tờ giấy Cuối bạn nhấp chọn nút Print để thực in văn 145 ... tổ hợp phím chương trình xây dựng sẵn Tất vấn đề chúng tơi bước đề cập phần giáo trình 1.3 Giới thiệu Ribbon Thanh Ribbon công cụ chứa gần toàn lệnh để thao tác với chương trình, lệnh Font chữ... Soạn thảo văn 2.1 Khái niệm văn Văn thô Văn thơ văn chưa trình bày, cần có đủ nội dung tả Như vậy, sau khởi động chương trình Microsoft Word 2013, bạn có sẵn cửa sổ văn (hoặc sau dùng lệnh New) bạn... khỏi ứng dụng Để đóng hồn tồn ứng dung Microsoft Word 2013 bạn làm theo cách sau đây: Cách 1: Nhấp chọn nút Close góc phải hình Microsoft Word 2013 Cách 2: Từ cửa sổ Office Button nhấp chọn nút