ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA Tiểu luận: Quản Lý Dự Án Hệ Thống Thông Tin DỰ ÁN TÍCH HỢP HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN Y TẾ Ngành Hệ thống Thông tin Quản lý Lớp 2011 Giảng viên Tiến sĩ Nguyễn Hải Quân SV thực hiện Tạ Việt Phương – 11320978 Nguyễn Đức Phương – 11320977 Nguyễn Tiến Dũng - 91132008 Phạm Lê Hoàng Thông - 11320981 TP. Hồ Chí Minh, 04/2012 Tiểu luận Quản Lý Dự Án Hệ Thống Thông Tin MỤC LỤC 1. Tổng quan dự án 2 1.1. Giới thiệu dự án 2 1.2. Vấn đề hiện tại 2 1.3. Mục tiêu dự án, các giai đoạn thực hiện dự án 2 1.4. Thời gian và nhân sự dự kiến 3 2. Lập kế hoạch 3 2.1. Tiến trình dự án 3 2.2. Sơ đồ Gantt 12 3. Quản trị rủi ro 16 3.1. Các loại rủi ro 16 3.1.1. Chính trị (P) 16 3.1.2. Kinh tế (E) 16 3.1.3. Xã hội (S) 16 3.1.4. Công nghệ (T) 16 3.2. Đánh giá rủi ro 17 3.2.1. Thang đo định tính cho mức độ nghiêm trọng 17 3.2.2. Thang đo định tính cho khả năng xảy ra 17 3.2.3. Xác định các rủi ro cần phân tích 17 3.3. Phân tích rủi ro 19 4. Quản lý nguồn lực 21 4.1. Tổ chức dự án 21 4.2. Danh sách tham gia dự án 21 4.3. Vai trò và trách nhiệm của các thành viên 22 5. Quản lý chi phí 25 5.1. Chi phí tài trợ 25 5.2. Chi phí nhân lực 25 Tiểu luận Quản Lý Dự Án Hệ Thống Thông Tin Trang 1 Danh mục từ viết tắt • HMIS: Heath Management Information System • CDC: Centers for Diseases Control and Prevention • PAC: Provincial AIDS Committee • HCF: Heath Care Facilities • HCMC: Hồ Chí Minh City • I-TECH: International Training and Education Center for Health • M&E: Monitoring & Evaluation • OPC: Outpatient Clinic • PMTCT: Prevention of Mother to Child Transmission • MPI: Master Patient Index • VCT: Voluntary Counselling and Testing • SOP: Standard Operation Procedure Tiểu luận Quản Lý Dự Án Hệ Thống Thông Tin Trang 2 1. Tổng quan dự án 1.1. Giới thiệu dự án  Tên dự án: Tích hợp Hệ thống quản lý Thông tin y tế.  Mã dự án: 20110106-HMIS- HCMC_PAC.  Ngày bắt đầu: 01/06/2011  Ngày kết thúc (dự kiến): 30/03/2015 1.2. Vấn đề hiện tại  Sự trùng lắp, dư thừa thông tin bệnh nhân trong các hệ thống CNTT. Không có mối liên kết giữa các hệ thống hiện có như OpenELIS, VCT, MPI và các Nhóm giáo dục đồng đẳng.  Số bệnh nhân và phòng khám ngoại trú ngày càng tăng.  Nhu cầu chuẩn hóa quy trình chăm sóc và điều trị. 1.3. Mục tiêu dự án, các giai đoạn thực hiện dự án  Mục tiêu của dự án là phát triển và thực thi hệ thống thông tin quản lý y tế nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ phục vụ việc điều trị HIV/AIDS tại TP HCM.  Dự án được thực hiện qua 2 giai đoạn STT NỘI DUNG 1 • Hoàn thiện hệ thống và tài liệu phần mềm cho hệ thống HMIS 3 module bao gồm OPC, PLTMC và MPI. • Tổ chức một hội thảo nhằm xây dựng sự đồng thuận với các cơ sở chăm sóc sức khỏe, CDC, I-TECH và HCMC PAC • Phần 1 o Thực hiện tất cả các đầu vào của module OPC, chuyển đổi, đồng bộ dữ liệu và quản trị hệ thống tại 3 OPC. o Thực hiện tất cả các chức năng của module MPI ở tất cả các VCTs o Trang bị các cơ sở hạ tầng CNTT tại PAC, 3 OPC, 2 PMTCTs o Triển khai cơ sở hạ tầng tại PAC, 3 OPC, 2 PMTCTs • Phần 2 Tiểu luận Quản Lý Dự Án Hệ Thống Thông Tin Trang 3 o Thực hiện tất cả các chức năng còn lại của module OPC. o Thực hiện tất cả các chức năng của module PLTMC tại 2 PMTCTs. o Tổ chức hội thảo, cung cấp các khóa đào tạo 2 • Thực hiện hệ thống OPC và PLTMC tại 8 cơ sở chăm sóc sức khỏe và MPI tại tất cả các trang web VCT còn lại • Kiểm tra dữ liệu trao đổi giữa các module của HMIS. • Cung cấp các khóa tập huấn, đào tạo cho tất cả các cơ sở chăm sóc sức khỏe 1.4. Thời gian và nhân sự dự kiến Thời gian: 954 ngày làm việc Nhân lực: 15 người 2. Lập kế hoạch 2.1. Tiến trình dự án Giai đoạn 1: I. Project Initiation : Khởi tạo dự án 1. Build stakeholders' consensus : Xây dựng sự đồng thuận của các bên liên quan/cổ đông 2. Finalize budget plan : Hoàn thiện kế hoạch ngân sách II. Recruitment: Tuyển dụng 3. Recruit a project coordinator (consultant) : tuyển dụng một điều phối viên dự án (tư vấn) 4. Hand over the project : Bàn giao dự án III. System Architectures, Implementation Plan & Consensus Workshop : Kiến trúc hệ thống, Kế hoạch thực hiện và Hội thảo 5. Finalize implementation plan : Hoàn thiện kế hoạch thực hiện a. Project plan drafted : Phác thảo kế hoạch dự án b. Submit project for funding : Trình dự án để cấp kinh phí c. Budget approval for phase 1: Phê duyệt ngân sách cho giai đoạn 1 d. Project plan developed: Phát triển kế hoạch dự án Tiểu luận Quản Lý Dự Án Hệ Thống Thông Tin Trang 4 6. Assess IT infrastructure, Applications at PAC & HCF : Đánh giá cơ sở hạ tầng CNTT, ứng dụng tại PAC & HCF a. Assess Plan & Guidelines : Đánh giá Kế hoạch & Hướng dẫn i. Plan, Guidelines and questionnaire survey completed : Hoàn thành kế hoạch, Hướng dẫn và bảng câu hỏi khảo sát b. IT infrastructure assessment completed : Hoàn thành đánh giá Cơ sở hạ tầng CNTT đã hoàn thành 7. Analyze business processes, forms, reports at HCF: Phân tích quy trình nghiệp vụ, biểu mẫu, báo cáo tại HCF a. Workflows, forms, reports - MPI module completed: Hoàn thành quy trình công việc, biểu mẫu, báo cáo – MPI module b. Workflows, forms, reports - OPC module completed : Hoàn thành quy trình công việc, biểu mẫu, báo cáo – OPC module c. Workflows, forms, reports - PMTCT module completed : Hoàn thành quy trình công việc, biểu mẫu, báo cáo – PMTCT module d. MPI, OPC & PMTCT modules Analyzed : Phân tích MPI, OPC & PMTCT module 8. Design system architecture : Thiết kế kiến trúc hệ thống a. System architecture drafted : Phác thảo kiến trúc hệ thống đã phác thảo. b. System architecture overview completed: Hoàn thành tổng quan kiến trúc hệ thống. c. System architecture revised: xem xét, sửa đổi kiến trúc hệ thống. d. System architecture finalized: hoàn thiện. kiến trúc hệ thống 9. Design HW technical requirements: thiết kế yêu cầu kỹ thuật phần cứng a. HW technical requirements drafted: Phác thảo yêu cầu kỹ thuật phần cứng b. HW technical requirements revised: Sửa đổi yêu cầu kỹ thuật phần cứng Tiểu luận Quản Lý Dự Án Hệ Thống Thông Tin Trang 5 c. HW technical requirements finalized: Hoàn thiện yêu cầu kỹ thuật phần cứng 10. Design SW requirements a. SW technical requirements drafted: Phác thảo yêu cầu kỹ thuật phần mềm b. SW technical requirements revised: Sửa đổi yêu cầu kỹ thuật phần mềm c. SW technical requirements finalized: Hoàn thiện yêu cầu kỹ thuật phần mềm 11. Organize workshops: tổ chức hội thảo IV. Procurement: Đấu thầu/Cung ứng a. Procurement plan produced: Tạo kế hoạch đấu thầu b. Bid templates sent: Gửi mẫu dự thầu c. Bid documents finalized: Hoàn thành hồ sơ dự thầu d. Vendors selected: lựa chọn các nhà cung ứng e. Contractors signed: Ký kết hợp đồng với các nhà thầu V. Hardware Setup: Cài đặt phần cứng 12. Procure IT infrastructure: Đấu thầu/mua sắm cơ sở hạ tầng IT 13. Deploy IT infrastructure: Triển khai xây dựng cơ sở hạ tầng IT VI. Software Implementation: 14. Build application software: Xây dựng phần mềm ứng dụng 15. Develop SOPs, training documents: Xây dựng quy trình chuẩn, tài liệu đào tạo 16. Provide trainings 1: Cung cấp các khóa đào tạo 1 17. Provide trainings 2: Cung cấp các khóa đào tạo 2 18. Deploy application software 1: Triển khai phần mềm ứng dụng 1 19. Deploy application software 2: Triển khai phần mềm ứng dụng 2 20. Test & validate application software 1: Test và phê chuẩn phần mềm ứng dụng 1 Tiểu luận Quản Lý Dự Án Hệ Thống Thông Tin Trang 6 21. Test & validate application software 2: Test và phê chuẩn phần mềm ứng dụng 2 22. Go-live: vận hành hệ thống thực tế Tiểu luận Quản Lý Dự Án Hệ Thống Thông Tin Trang 7 Tên Ngày bđ Ngày kt Số ngày Hoàn thành Vị trí HMIS Integration - Phase 1 Project Initiation 1. Build stakeholders' consensus C . L i n h , A n h N V - C D C T a m N V - P A C 2. Finalize budget plan C . L i n h , A n h N V - S p o n s o r 01/06/2011 30/03/2013 478 35 Project Initiation 01/06/2011 30/08/2011 64 100 1. Build stakeholders' consensus C . L i n h , A n h N V - C D C T a m N V - P A C 01/06/2011 30/06/2011 21 100 CDC 2. Finalize budget plan C . L i n h , A n h N V - S p o n s o r - C D C T a m N V , G i a n g , - P A C 30/06/2011 30/08/2011 43 100 CDC Recruitement 01/07/2011 29/02/2012 173 89 3. Recruite a project co-ordinator (consultant) 01/07/2011 31/01/2012 152 100 I-TECH 4. Hand over the project 13/01/2012 29/02/2012 33 50 DungNT System Architectures, Implementation Plan & Consensus Workshop 01/07/2011 29/02/2012 173 69 5. Finalize implementation plan 01/07/2011 29/02/2012 173 73 PhuongTV Project plan drafted 01/07/2011 11/01/2012 138 100 DungNT Submit project for funding 12/01/2012 14/01/2012 2 50 ThongPLH Budget approval for phase 1 16/01/2012 15/02/2012 22 0 Project charter completed 12/01/2012 31/01/2012 13 100 PhuongTV Project plan developed 12/01/2012 29/02/2012 34 50 PhuongTV 6. Assess IT infrastructure, Applications at PAC & HCF 01/09/2011 16/11/2011 54 56 PAC No SW app accessment - MPI, OPC, PMTCT Assess Plan & Guidelines 01/09/2011 30/09/2011 21 100 PAC Plan, Guidelines and questionair survey completed 01/09/2011 30/09/2011 21 100 PAC IT infrastructure assessment completed 03/10/2011 16/11/2011 32 100 QuangBLP 7. Analyze business processes, forms, reports at HCF 01/09/2011 01/02/2012 109 100 ThongPLH Workflows, forms, reports - MPI module completed 01/09/2011 31/01/2012 108 100 QuangBLP Workflows, forms, reports - OPC module completed 01/09/2011 31/01/2012 108 100 ThongDQ Workflows, forms, reports - PMTCT module completed 01/09/2011 31/01/2012 108 100 PhuongPK MPI, OPC & PMTCT modules Analyzed 31/01/2012 01/02/2012 1 100 ThongPLH Tiểu luận Quản Lý Dự Án Hệ Thống Thông Tin Trang 8 Tên Ngày bđ Ngày kt Số ngày Hoàn Vị trí thành 8. Design system architecture 03/10/2011 15/02/2012 97 75 PhuongTV System architecture drafted 03/10/2011 13/01/2012 74 100 DungNT System architecture overview completed 13/01/2012 31/01/2012 12 100 PhuongTV System architecture revised 13/01/2012 31/01/2012 12 100 PhuongTV System architecture finalized 01/02/2012 15/02/2012 10 0 Jan 9. Design HW technical requirements 01/11/2011 14/02/2012 75 48 PhuongTV HW technical requirements drafted 01/11/2011 31/01/2012 65 100 ThongPLH HW technical requirements revised 01/02/2012 07/02/2012 4 0 PhuongTV HW technical requirements finalised 07/02/2012 14/02/2012 5 0 Jan 10. Design SW requirements 01/11/2011 29/02/2012 86 86 PhuongTV SW requirements drafted 01/11/2011 29/02/2012 86 100 ThongPLH SW requirements revised 01/02/2012 15/02/2012 10 0 PhuongTV SW requirements finalized 10/02/2012 15/02/2012 3 0 Jan 11. Organize workshops 02/01/2012 31/01/2012 21 100 DungNT Procurement 01/11/2011 31/03/2012 109 33 PhuongTV Procurement plan produced 01/11/2011 31/01/2012 65 100 QuangBLP Bid templates sent 01/02/2012 15/02/2012 10 0 DungNT Bid documents finalized 15/02/2012 29/02/2012 10 0 PhuongTV Vendors selected 01/03/2012 29/03/2012 20 0 PhuongTV Contractors signed 30/03/2012 31/03/2012 1 0 PhuongTV Hardware Setup 01/03/2012 31/05/2012 65 0 12. Procure IT infrastructure 01/03/2012 29/05/2012 63 0 HW Vendor 13. Deploy IT infrastructure 02/04/2012 31/05/2012 43 0 HW Vendor Software Implementation 01/07/2011 30/03/2013 456 0 14. Build application software 01/03/2012 30/11/2012 196 0 SW Vendor 15. Develop SOPs, training documents 02/04/2012 30/11/2012 174 0 SW Vendor [...]... Tiểu luận Quản Lý Dự Án Hệ Thống Thông Tin 2.2 Sơ đồ Gantt - Giai đoạn 1 Trang 12 Tiểu luận Quản Lý Dự Án Hệ Thống Thông Tin Trang 13 Tiểu luận Quản Lý Dự Án Hệ Thống Thông Tin Trang 14 Tiểu luận Quản Lý Dự Án Hệ Thống Thông Tin - Giai đoạn 2 Trang 15 Tiểu luận Quản Lý Dự Án Hệ Thống Thông Tin 3 Quản trị rủi ro Trong quản trị rủi ro, PEST (Politics: Chính trị – Economics: Kinh tế – Society: Xã hội... Trưởng dự án Quản lý IT Đầu mối các hệ thống thành viên Đầu mối các hệ thống thành viên Trưởng dự án Đầu mối các hệ thống thành viên Trưởng dự án Đầu mối các hệ thống thành viên Trang 20 Tiểu luận Quản Lý Dự Án Hệ Thống Thông Tin 4 Quản lý nguồn lực 4.1 Tổ chức dự án  Ban chỉ đạo dự án: - Nhà tài trợ: CDC - Trưởng ban chỉ đạo: TS Trần Thịnh – PGĐ PAC - Hỗ trợ kỹ thuật: I-TECH  Ban điều hành: - Trưởng dự. .. trước cho dự án Trách nhiệm Ban chỉ đạo Trưởng dự án y ban kiểm tra Ban chỉ đạo Trưởng dự án Ban chỉ đạo Trưởng dự án Quản lý IT Trang 19 Tiểu luận Quản Lý Dự Án Hệ Thống Thông Tin Thời gian kéo dài Rủi ro giảm tài trợ tài chính Rủi ro về thói quen sử dụng Rủi ro về nhân lực Thời gian dự án, sự thành công của dự án 8 Nhà tài trợ gặp khó khăn 7 4 5 8 315 256 Thời gian dự án, sự thành công của dự án 5 5... điều hành: - Trưởng dự án: Nguyễn Tiến Dũng - Quản lý IT: Phạm Lê Hoàng Thông - Điều phối viên dự án: Tạ Việt Phương - Đầu mối các hệ thống thành viên: o OPC: Dr Van Hung o PMTCT: Dr Pham Hai Ly o MPI: Mr Nguyễn Đức Phương 4.2 Danh sách tham gia dự án ST T 1 2 Tên Nguyễn Tiến Dũng Phạm Lê Hoàng Thông Tổ chức Vai trò CDC Quản lý dự án PAC Quản lý IT 3 Đinh Quốc Thông PAC 4 Nguyễn Đức Phương PAC 5 Phan... ngừa Trang 17 Tiểu luận Quản Lý Dự Án Hệ Thống Thông Tin Trang 18 Tiểu luận Quản Lý Dự Án Hệ Thống Thông Tin 3.3 Phân tích rủi ro PHÂN TÍCH ẢNH HƯỞNG FMEA SEV : mức độ nghiêm trọng Giá trị từ 0 - 10 OCC : Khả năng x y ra Giá trị từ 0 - 10 DET : Không khả năng kiểm soát hay theo dõi Giá trị từ 0 - 10 RPN : Giá trị ưu tiên rủi ro =SEV*OCC*DET Y u cầu Sai hỏng Ảnh hưởng SEV Nguyên nhân OCC DET RPN Rủi... trình dự án kéo dài và thu nhập từ dự án xã hội không cao → Rủi ro về nhân lực 3.1.4 Công nghệ (T) Trang 16 Tiểu luận Quản Lý Dự Án Hệ Thống Thông Tin - Dự án kéo dài qua gần 4 năm → Rủi ro vì công nghệ lạc hậu - Vì là dự án có sự tham gia của nhiều đơn vị, dẫn đến cách thức quản lý trong dự án đôi khi còn chồng chéo → Rủi ro về tổ chức quản lý chưa bám sát 3.2 Đánh giá rủi ro 3.2.1 Thang đo định tính... sẽ sử dụng hệ thống như đã thiết kế Trang 22 Tiểu luận Quản Lý Dự Án Hệ Thống Thông Tin Thu thập phản hồi từ bất kỳ vấn đề nào của người dùng và phản hồi đến người quản lý dự án 5 Quản lý IT (Local IT management) - Phạm Lê Hoàng Thông 6 y Ban kiểm tra (Steering committee - SC) - Project sponsor (optional) - Project co-ordinator - Technical Supporters - Local IT management 7 Quản lý dự án (Project... Specialist – OPC M&E Specialist – MPI M&E Specialist – PMTCT Chuyên viên mạng OPC head PMTCT head MPI head Key user Key user Key user Key user 15 triệu VND/ tháng 10 triệu VND/ tháng 8 triệu VND/ tháng Điều phối viên dự án 8 triệu VND/ tháng 8 triệu VND/ tháng 8 triệu VND/ tháng 8 triệu VND/ tháng Trang 25 Tiểu luận Quản Lý Dự Án Hệ Thống Thông Tin Trang 26 ... approval và y ban kiểm tra phê chuẩn khi hoàn tất từng giai đoạn và nhu cầu phát sinh Đưa ra cách giải quyết vấn đề, hay vấn đề leo thang nếu có Quản lý dự án theo ng y, và giám sát/ thông báo trạng thái • Giai đoạn phân tích Quản lý việc thu thập các y u cầu nghiệp vụ từ key users • Giai đoạn thiết kế Đảm bảo thiết kế thỏa các y u cầu nghiệp vụ và sổ tay / SOPs • Giai đoạn thực thi: Quản lý hệ thống /... (Project Manager -PM) - Nguyễn Tiến Dũng 8 Local IT team member (LIT)/Project Team - Phạm Lê Hoàng Thông - IT staffs • Cung cấp cho người quản lý dự án các tài nguyên cần thiết để thực thi dự án • Xem xét lại trạng thái dự án trong suốt các buổi họp ban chỉ đạo và đưa ra định hướng và/hoặc phê chuẩn • Quản lý dự án: Phát triển lưu đồ dự án (project charter), kế hoạch dự án (project plan), ngân quỹ . & Consensus Workshop 01/ 07/ 2011 29/02/2012 173 69 5. Finalize implementation plan 01/ 07/ 2011 29/02/2012 173 73 PhuongTV Project plan drafted 01/ 07/ 2011 11/01/2012 138 100. dụng 2 22. Go-live: vận hành hệ thống thực tế Tiểu luận Quản Lý Dự Án Hệ Thống Thông Tin Trang 7 Tên Ngày bđ Ngày kt Số ngày Hoàn thành Vị trí HMIS Integration - Phase 1 Project. - C D C T a m N V - P A C 01/06/2011 30/06/2011 21 100 CDC 2. Finalize budget plan C . L i n h , A n h N V - S p o n s o r - C D C T a m N V , G i a n g , -