Đang tải... (xem toàn văn)
ÁP DỤNG CÔNG CỤ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 5S TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU Y TẾ DOMESCO 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH Viện Đào Tạo Sau Đại Học TIỂU LUẬN MÔN THAY ĐỔI PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC Đề tài: ÁP DỤNG CÔNG CỤ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 5S TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU Y TẾ DOMESCO HỌC VIÊN : Nguyễn Thị Thủy LỚP : Đêm 2 - Khóa 22 GIẢNG VIÊN: TS. Trương Thị Lan Anh TP.HCM, tháng 04/2014 GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Thị Thủy Đề tài môn Thay đổi phát triển tổ chức 2 Nhóm 3 – Đêm 2 – K22 đã thực hiện dự án áp dụng công cụ quản lý chất lượng 5S vào công ty XNK Y Tế Domesco. Với tư cách là thành viên của nhóm, tôi có những ý kiến đóng góp riêng để dự án có thể áp dụng vào thực tế và mang lại hiệu quả cao. Nhóm sử dụng mô hình 5S làm cơ sở để chẩn đoán thực trạng tại công ty. GIỚI THIỆU VỀ 5S 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn. 5S là chữ cái đầu của các từ: + Theo tiếng Nhật là: “SERI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” và “SHITSUKE” + Theo tiếng Việt là: “SÀNG LỌC”, “SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, SĂN SÓC” và “SẴN SÀNG” GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Thị Thủy Đề tài môn Thay đổi phát triển tổ chức 3 + Theo tiếng Anh là: “SORT”, “SET IN ORDER”, “STANDARDIZE”, “SUSTAINT” và “SELF-DISCIPLINE” Mục tiêu và tác dụng của 5S: Mục tiêu: - Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc. - Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người - Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế. - Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến. - Giảm thời gian tìm kiếm tại nơi làm việc (Hướng tới thời gian tìm kiếm bằng 0) - Quản lý bằng mắt (phát hiện nhanh chóng điểm bất thường và thực hiện cải tiến). Tác dụng: - Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn. - Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến - Mọi người trở nên có kỷ luật hơn. - Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc - Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn. - Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình. - Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn. Nội dung của 5S: 1 Seiri - Sàng Lọc: Là nhận biết, phân loại và loại bỏ những vật dụng, sách báo, hồ sơ, tài liệu không cần thiết ra khỏi nơi làm việc nhằm tạo một không gian làm việc hữu dụng và hiệu quả. Mô hình thực hiện Seiri – Sàng lọc: GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Thị Thủy Đề tài môn Thay đổi phát triển tổ chức 4 2. Seiton - Sắp xếp: Là sắp xếp những vật dụng, sách báo, hồ sơ, tài liệu cần thiết theo trật tự thích hợp sao cho dễ dàng tìm thấy và truy lục một cách nhanh chóng 3. Seiso - Sạch sẽ: Vệ sinh nơi làm việc và giữ nó luôn sạch sẽ. để không còn bụi bám trên sàn, máy móc và trang thiết bị. 4. Seiketsu - Săn sóc: Săn sóc, giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách liên tục thực hiện Seiri (sàng lọc), Seiton(sắp xếp), Seiso(sạch sẽ). 5. Shiketsu - Sẵn sàng: Tạo thói quen tự giác làm việc theo phương pháp đúng, đào tạo mọi người tự giác tuân theo quy tắc giữ gìn thật tốt nơi làm việc. GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Thị Thủy Đề tài môn Thay đổi phát triển tổ chức 5 MÔ TẢ TÌNH HUỐNG Công ty XNK Domesco chuyên về sản xuất thuốc và vật dụng y tế cho cả người và động vật. Công ty đã từng được nhận nhiều giải thưởng và có uy tín ở Việt Nam và trên thế giới. Công ty có hai khối làm việc: văn phòng và công nghiệp. Thực tế, đã nhiều công ty về sản xuất áp dụng thành công 5S và đem lại hiệu quả cao như góp phần làm sạch môi trường làm việc, tận dụng được không gian, tiết kiệm được nhiều thời gian và nâng cao hình ảnh trong mắt khách hàng. Một số công ty đó có thể kể đến: Tổng công ty xăng dầu khu vực 2 hay công ty Thủy điện Yaly. Do đặc thù sản phẩm chăm sóc sức khỏe cho con người , Công ty Domesco cần một môi trường làm việc sạch và nhiễm khuẩn để có thể đảm bảo chất lượng như cam kết. Công cụ 5S là một phương cách dễ làm,dễ thực hiện nhất đế giải quyết đượ yêu cầu trên. Tuy nhiên, với điều kiện hạn chế, nhóm chỉ mới thực hiện chẩn đoán tại Khối văn phòng. CHẨN ĐOÁN TỔ CHỨC: Nhóm đã thực hiện bằng phương pháp quan sát, chụp hình một cách ngẫu nhiên tại tất cả các phòng ban ở khối văn phòng. Những hình ảnh đã được nhóm báo cáo trong bài tập nhóm. Tuy nhiên, nếu có điều kiện hơn, nhóm nên thực hiện khảo sát các nhân viên của Khối văn phòng. Phương pháp thực hiện có thể sử dụng: thảo luận tay đôi, thảo luận nhóm. Với thảo luận tay đôi, có thể lựa chọn những đối tượng sau: - Trưởng phó phòng ban. - Cán bộ Đoàn viên thanh niên. - Cán bộ làm việc lâu năm. Những câu hỏi có thể sử dụng trong khảo sát: - Anh/chị nhận thấy môi trường làm việc hiện nay như thế nào? - Những vật dụng, tài liệu cũ, không còn sử dụng nữa, anh chị và nhân viên thường làm gì? - Anh/ chị thấy phòng ban mình thường tốn thời gian vào những công việc nào? GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Thị Thủy Đề tài môn Thay đổi phát triển tổ chức 6 - Nhân viên của các anh/chị thường thực hiện công tác dọn dẹp như thế nào? - Anh/chị mong muốn có một môi trường làm việc như thế nào? Hiệu quả anh chị nghĩ rằng nó có thể đem lại? Nguyên tắc đối với việc thảo luận tay đôi nhóm cán bộ này là cần có những câu hỏi mở để họ tự nhận xét những điểm được và chưa được của môi trường làm việc tại đơn vị. Đồng thời, tìm hiểu kiến thức của họ đối với công cụ quản lý chất lượng 5S + Thảo luận nhóm: một nhóm khoảng 5 – 10 người, chọn các thành phần tuổi đời từ 22- 35 tuổi, đến từ nhiều phòng ban khác nhau. Nguyên tắc: đưa ra những câu hỏi mở về vấn đề cải thiện môi trường làm việc và hiệu quả dự kiến cũng như những khó khăn có thể mắc phải. Yêu cầu không khí thảo luận cởi mở, tạo điều kiện cho tất cả những thành viên tham gia đều suy nghĩ và nêu ra ý kiến cá nhân. Người của nhóm sẽ ghi lại tất cả các ý kiến để làm tư liệu. GIẢI PHÁP Nhóm đề xuất áp dụng công cụ 5S tại công ty Domesco là phù hợp. Trình tự các bước đã được nhóm đề xuất. - Ban lãnh đạo tuyên bố thực hiện áp dụng 5S tại Khối văn phòng. - Thành lập đội tiên phong thực hiện 5S: thành phần của Đội nên là những cán bộ Đoàn Thanh Niên, và đặc biệt là những thành viên đã tham gia một cách tích cực trong các cuộc thảo luận nhóm ở trên. - Đào tạo kiến thức 5S. - Áp dụng 5S tại các phòng ban. - Thực hiện đánh giá - Thực hiện liên tục các hoạt động tuyên truyền, khen thưởng nhằm làm cho tư tưởng 5S đi vào tiềm thức, hình thành ý thức tự giác cho nhân viên. Tuy nhiên, theo cá nhân tôi, trong các công tác trên, việc Đào tạo cần được chú trọng hơn cả. GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Thị Thủy Đề tài môn Thay đổi phát triển tổ chức 7 Đào tạo có thể thực hiện dưới nhiều hình thức: - Tổ chức khóa học. - Tham quan - Thi đua Dưới đây, tôi đưa ra một số giải pháp để mỗi hình thức đào tạo mang lại hiệu quả: + Tổ chức khóa học: - Hình thức này có thể thực hiện trong vòng 3 ngày. - Để tránh rơi vào lối mòn: “ giảng viên nói và học viên nghe “, nội dung khóa học cần được thiết kế một cách sinh động, có sự tham gia hai chiều. - Buổi học có thể chia thành phần tham gia thành các nhóm và hoạt động Brainstorming theo các chủ đề của bài học, ví dụ: mục tiêu, hiệu quả, hành động từng S…. - Không gian có thể thực hiện dưới hình thức văn phòng mô phỏng để học viên có thể thực hành ngay 3S ( sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ ) ngay trong buổi học. - Giữa khóa học cần yêu cầu học viên làm bài thu hoạch. - Sau khi chấm xong, cán bộ đào tạo cần chọn những bài xuất sắc để yêu cầu học viên chia sẻ trực tiếp. + Tham quan: - Do chỉ thực hiện tại Khối văn phòng nên có thể thực hiện tham quan tại văn phòng các công ty, đặc biệt nên liên hệ với các công ty Nhật Bản. - Trong quá trình thăm quan, cán bộ đào tạo cần phân tích rõ các nội dung 5S, chỉ rõ hành động và phương pháp thực hiện của đơn vị thăm quan. - Tạo điều kiện cho học viên của công ty trao đổi, tiếp xúc với cán bộ của đơn vị bạn để học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm, cũng như hiệu quả, những khó khăn khi thực hiện. + Thi đua: - Tổ chức các cuộc thi để nhân viên có thể chia sẻ về tư tưởng 5S của mỗi người. GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Thị Thủy Đề tài môn Thay đổi phát triển tổ chức 8 - Hình thức thi có thể dưới dạng thi nhóm, thực hiện bằng hình ảnh, clip, sáng tạo khẩu hiệu, đề ra giải pháp… để tạo cho nhân viên có điều kiện làm việc nhóm và học hỏi lẫn nhau. - Những clip hay, đoạt giải sẽ được chiếu một cách rộng rãi đến toàn bộ nhân viên tham khảo. QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI Chính những mục tiêu, tác dụng là động lực cho sự thay đổi. Tuy nhiên, trong tổ chức vẫn còn tồn tại một số cá nhân kháng cự thay đổi: + Cán bộ làm việc lâu năm + Cán bộ sắp nghỉ hưu + Những nhân viên làm những công việc đòi hỏi tính sáng tạo: Marketing, Kinh doanh… Do đó, cần thực hiện các cuộc khảo sát trong quá trình triển khai 5S Thu thập và phân tích thông tin phản hồi Phương pháp thu thập thông tin: Sử dụng đa dạng hình thức thu thập phản hồi thông tin để có được đánh giá chính xác về kết quả và thái độ của nhân viên Thông qua phiếu đánh giá: - Nội dung của phiếu đánh giá Đánh giá các yếu tố thông qua thang đo mức độ hài lòng từ 1 - 5 Sự phù hợp của các yếu tố Tính thuận tiện khi áp dụng 5S trong công việc Chế độ khen thưởng, đãi ngộ khi áp dụng 5S Khả năng nâng cao hiệu quả công việc Mức độ hài lòng khi áp dụng 5S Thông qua team meeting Tổ chức các buổi team meetings hàng tuần trong quá trình triển khai 5S tại mỗi phòng ban. Các vấn đề và rắc rối trong quá trình triển khai sẽ được đem ra trao đổi và bàn bạc. Đặc biệt chú ý ghi nhận những ý kiến sáng tạo góp phần xây dựng cho sự thành công của 5S. GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Thị Thủy Đề tài môn Thay đổi phát triển tổ chức 9 Trao đổi trực tiếp với lãnh đạo. Những ý kiến ở trên sẽ được Đội tiên phong xem xét, những vấn đề nào khó khăn, có thể báo cáo với ban lãnh đạo để được hỗ trợ. . : Đêm 2 - Khóa 22 GIẢNG VIÊN: TS. Trương Thị Lan Anh TP.HCM, tháng 04 /20 14 GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Thị Thủy Đề tài môn Thay đổi phát triển tổ chức 2 . Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Thị Thủy Đề tài môn Thay đổi phát triển tổ chức 2 Nhóm 3 – Đêm 2 – K 22 đã thực hiện dự án áp dụng công cụ quản lý chất lượng 5S vào công ty XNK Y Tế Domesco hơn. - Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến - Mọi người trở nên có kỷ luật hơn. - Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc - Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn. - Cán