Đang tải... (xem toàn văn)
Phân tích tình hình tin học hóa trong quản lý nhân sự tại công ty cổ phần thế giới di động
GVHD: Lê Hồng Thái Khoa Kinh tế - Luật LỜI CẢM ƠN Để hòan thành chuyên đề báo cáo này, trong suốt quá trình thực hiện ngòai nỗ lực của bản thân, em còn được sự hướng dẫn của nhiều người. Trước hết em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô trường Đại Học Mở đã truyền dạy cho em những kiến thức bổ ích. Em xin cảm ơn giáo viên hướng dẫn thầy Lê Hồng Thái đã dành nhiều thời gian quý báu, cũng như công sức chỉ bảo và góp ý cho những sai sót em gặp phải khi thực hiện chuyên đề này. Em cũng xin gửi lời cảm ơn đến Ban giám đốc Công ty Cổ phần Thế Giới Di Động, đặc biệt là anh Tú (Trưởng bộ phận kiểm tra chất lựơng phần mềm) đã giúp đỡ và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em trong suốt thời gian thực tập tại đây. Cuối cùng em xin được cảm ơn những thông tin và ý kiến đóng góp của người thân, bạn bè, những người đã giúp đỡ em hòan thành đề tài này. Xin chúc những lời tốt đẹp nhất! Thành Phố Hồ Chí Minh SVTT. Nguyễn Ngọc Hồng Hảo Bài báo cáo thực tập - 1 - Nguyễn Ngọc Hồng Hảo GVHD: Lê Hồng Thái Khoa Kinh tế - Luật NHẬN XÉT KẾT QUẢ THỰC TẬP CỦA KHOA ……………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… ……………………………………… Tp. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2011 Bài báo cáo thực tập - 2 - Nguyễn Ngọc Hồng Hảo GVHD: Lê Hồng Thái Khoa Kinh tế - Luật PHỤ LỤC GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY VÀ SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY 4 Giới thiệu tổng quát về công ty Thế Giới Di Động 4 Quá trình hình thành và phát triển công ty Thế Giới Di Động 4 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty và nhiệm vụ các phòng ban: 6 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự: 10 MÔ HÌNH HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ 11 Phân tích hệ thống quản lý nhân sự: 13 Sơ đồ BFD và DFD của hệ thống 13 Các ký pháp dùng trong mô hình: 19 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng mô hình hóa: 20 Mô hình ý niệm truyền thông về quản lý thông tin (TT) nhân viên 21 Mô hình ý niệm dữ liệu 23 Mô hình vật lý dữ liệu (Mô hình logic) 24 Bảng dữ liệu các thực thể: 26 Một số ràng buộc tòan vẹn 30 Một số yêu cầu về phần cứng phần mềm – hướng dẫn cài đặt hệ thống: 33 Yêu cầu phần cứng – phần mềm: 33 Một số form chính của hệ thống và sơ lược cách sử dụng: 35 Ưu nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự: 46 Bài báo cáo thực tập - 3 - Nguyễn Ngọc Hồng Hảo GVHD: Lê Hồng Thái Khoa Kinh tế - Luật GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY VÀ SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY Giới thiệu tổng quát về công ty Thế Giới Di Động Quá trình hình thành và phát triển công ty Thế Giới Di Động − Công ty Cổ phần Thế Giới Di Động (Mobile Word Co, LTD.) do ông Nguyễn Đức Tài (nay là Tổng Giám Đốc công ty Thế Giới Di Động) và 3 người bạn khác thành lập vào tháng 03/2004, trước kia dưới hình thức là Công ty trách nhiệm hữu hạn, sau chuyển thành công ty cổ phần, chuyên kinh doanh điện thọai di động. − Khi mới thành lập công ty đã gặp nhiều khó khăn và thất bại trong kinh doanh điển hình là việc 3 cửa hàng di động với diện tích 20m 2 đã lần lược đóng cửa chỉ sau 3 tháng ra đời. Sau đó Ông và nhóm bạn đã nhận ra được nguyên nhân thất bại và quyết định thành lập một Siêu thị điện thoại mang tên “Thế Giới Di Động” vào tháng 10/2004, được khánh thành tại 89A Nguyễn Đình Chiểu, Quận 3, thành phố Hồ Chí Minh với diện tích gần 300 m 2 . − Đến tháng 09/2005 khai trương thêm siêu thị thứ 2 tại 330 Cộng Hòa. − Trong năm 2006 khai trương thêm 2 siêu thị mới tại 26 Phan Đăng Lưu và 182 Nguyễn Thị Minh Khai. Bài báo cáo thực tập - 4 - Nguyễn Ngọc Hồng Hảo GVHD: Lê Hồng Thái Khoa Kinh tế - Luật Như vậy sau một thời gian hoạt động công ty đã thu hút hơn 3600 nhân viên, khai trương hơn 80 siêu thị ĐTDĐ, laptop và 7 trung tâm sữa chữa hệ thống bán lẻ điện thoại tốt nhất trong những năm qua. Một chuỗi hệ thống hơn 10 siêu thị tại thành phố Hồ Chí Minh, hàng loạt chi nhánh tại các tỉnh thành từ Hà Nội, Đà Nẵng đến Buôn Mê Thuột, Cần Thơ, Mỹ Tho, và 2 trung tâm sửa chữa bảo hành quy mô. Tính đến tháng 05/2010 hệ thống siêu thị TGDĐ đã có hơn 55 siêu thị gồm cả trong Metro và các tỉnh thành lớn (TpHCM, Hà Nội, Đà Nẵng ) − Lĩnh vực hoạt động chính của công ty Thế Giới Di Động bao gồm: Mua bán sữa chữa các thiết bị liên quan đến điện thoại di động, thiết bị kỹ thuật số Các lĩnh vực liên quan đến thương mại điện tử. − Website www.thegioididong.com được chính thức ra mắt vào tháng 07/2004, ngoài ra công ty còn có các tên miền khác như: www.thegioimobi.com, www.thegioimobile.com: đây là một Website thương mại điện tử lớn nhất Việt Nam với số lượng truy cập hơn 500.000 lượt ngày, xếp hạng 25 trong top website tại Việt Nam (theo Alexa) cung cấp thông tin chi tiết về giá cả, tính năng kĩ thuật… hơn 500 model điện thoại và 100 model Laptop của tất cả các nhãn hiệu chính thức tại Việt Nam. − Thế giới di động là đơn vị đi đầu về chất lượng, phong cách phục vụ và đã nhận được nhiều giải thưởng do người tiêu dùng cũng như các đối tác bình chọn trong nhiều năm liền. Một số giải thưởng tiêu biểu như: được DELL và LG tin cậy chọn làm đối tác chiến lược. tiếp nối sự phát triển đó tháng 11/2010 TGDĐ được vinh dự là “Top 5 công ty tăng trưởng nhanh nhất Châu Á” và “Top 10 nhà bán lẻ hàng đầu Việt Nam”. − Đội ngũ nhân sự: Để đạt được những thành công đó công ty đã xây dựng một đội ngũ nguồn nhân lực tiềm năng “giàu tri thức, kỷ luật cao, có tinh thần đoàn kết - nhất trí, năng động - sáng tạo trong tư duy và hành động”, phần lớn đội ngũ nhân viên có trình độ cao đẳng, đại học và một số sau đại học. Đồng thời Bài báo cáo thực tập - 5 - Nguyễn Ngọc Hồng Hảo GVHD: Lê Hồng Thái Khoa Kinh tế - Luật thế giới di động còn xây dựng một nền văn hóa doanh nghiệp với những nét đặc thù riêng, làm nền tảng để vận hành bộ máy công ty đi đến đỉnh cao vinh quang. − Đời sống của nhân viên được quan tâm, làm mọi cách nâng cao chất lượng cuộc sống cho toàn thể nhân viên và quản lý trong Công ty: Thu nhập cao, ổn định, giao tiếp nội bộ “quí tộc”, các chế độ phúc lợi, văn nghệ, thể thao, du lịch, giải trí khác… Giá cả hàng hóa luôn hợp lý và được cập nhật chính xác, kịp thời nhất để phục vụ khách hàng tốt nhất. − Với những yếu tố trên đã góp phần giúp cho công ty ngày một phát triển mạnh mẽ và luôn vững bước trong sự nghiệp kinh doanh ngày nay. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty và nhiệm vụ các phòng ban: Đội hình trợ lý Đội hình hậu cần TIỀN TUYẾN Bài báo cáo thực tập - 6 - Nguyễn Ngọc Hồng Hảo Đại hội đồng cổ đông Dự án VAS Phòng Kiểm soát nội bộ Phòng phát triển siêu thị Ban Giám đốc HĐQT Ban kiểm soát Khối Hành chính – Nhân sự Khối Tài Chính Khối công nghệ thông tin Khối kinh doanh tiếp thị Phòng sửa chữa - bảo Hành Phòng bán hàng phi truyền thống Phòng bán hàng Phòng cung ứng hậu cần Phòng maketing GVHD: Lê Hồng Thái Khoa Kinh tế - Luật Nguồn phòng nhân sự H 1.1: Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ Phần Thế Giới Di Động Ban giám đốc: Là những người đứng đầu bộ máy lãnh đạo của Công ty, có năng lực tổ chức chỉ đạo và được sự tín nhiệm của các thành viên trong Công ty. Ký các hợp đồng kinh tế trong và ngoài nước. Phê duyệt toàn bộ các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn về công tác kinh doanh.Trực tiếp chỉ đạo các phòng Marketing, phòng Tài chính, phòng Nhân sự, Phòng Cung ứng và Phòng IT (CNTT)…Chịu trách nhiệm với các cổ đông về mọi mặt liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty. Ban kiểm soát là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh quản lý và điều hành của Công ty. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn theo Điều lệ Công ty Cổ phần Thế giới di động. Đội hình trợ lý Phòng kiểm soát nội bộ: Thực hiện kiểm soát quy trình hoạt động của tất cả các phòng ban trong công ty, nhằm đảm bảo đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc và hạn chế thấp nhất rủi ro. Phòng dự án VAS (Value Add Service): Thực hiện kinh doanh lĩnh vực dịch vụ giá trị cộng thêm (Giá trị gia tăng) với đầu số 8X90. Phòng phát triển siêu thị: Chịu trách nhiệm tìm kiếm mặt bằng, mở rộng và phát triển siêu thị trên toàn quốc Bài báo cáo thực tập - 7 - Nguyễn Ngọc Hồng Hảo Phòng kiểm soát nội bộ Phòng bán hàng Phòng hành chánh Phòng phát triển siêu thị Phòng TCC Phòng VAS Trợ lý GVHD: Lê Hồng Thái Khoa Kinh tế - Luật H 1.2: Phòng kiểm sóat nội bộ Đội hình hậu cần Khối Tài chính: Xử lý toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt đông kinh doanh của doanh nghiệp và lập ra các Báo cáo cho Ban Giám Đốc, Hội đồng quản trị và các cơ quan Nhà nước (cơ quan Thuế), cơ quan chủ quản (Sở kế hoạch và đầu tư), Cục thống kê,… sau khi nhận được các chứng từ và các báo cáo có liên quan đã được thu nhập và phân loại từ các siêu thị. H 1.3: Khối Tài chính – Kế tóan Khối hành chính nhân sự: Phòng hành chính: Cung cấp các vật dụng phục vụ họat động cho các siêu thị như văn phòng phẩm…, hòan thành các hồ sơ pháp lý cho công ty đồng thời quản lý tổ chức các hoạt động phúc lợi cho nhân viên, thực hiện các nghiệp vụ hành chánh, an toàn, an ninh văn phòng. Phòng nhân sự: Hoạch định nguồn nhân lực, thực hiện việc tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên, điều phối các nhân sự và tính lương, thưởng, phúc lợi cho công nhân viên. H 1.4: Khối Hành chính - Nhân sự Bài báo cáo thực tập - 8 - Nguyễn Ngọc Hồng Hảo Khối TC - kế toán Phòng kế toán Phòng tài chính và kiểm soát Khối Nhân sự Phòng đào tạo và pt nguồn nhân lực Phòng nhân sự GVHD: Lê Hồng Thái Khoa Kinh tế - Luật Khối công nghệ thông tin Kiểm tra thường xuyên các thông tin mà chương trình ERP được cập nhật, xử lý kịp thời các vấn đề và sự cố xảy ra với chương trình này (nghiên cứu, kiểm soát và phát triển an toàn an ninh mạng, phần mềm, web,… cung cấp trang thiết bị IT). H 1.5: Khối Công nghệ thông tin Khối kinh doanh tiếp thị: Dự báo nhu cầu thị trường / xây dựng kế hoạch kinh doanh, bán hàng, chăm sóc khách hàng, huấn luyện và đào tạo nhân viên kinh doanh, sửa chữa bảo hành, xây dựng thương hiệu, mua hàng kinh doanh, cung cấp thông tin bảo vệ giá. Phòng phát triển kinh doanh: Nghiên cứu và đề ra các chiến lược cũng như các chương trình bán hàng cho công ty. Xây dựng các chương trình bán hàng với hãng và nhà phân phối, thực hiện các việc triển khai chạy chương trình tại các siêu thị (Quà khuyến mãi, băng rôn, quảng cáo, huấn luyện chương trình bán hàng…) Phòng cung ứng hậu cần: Thực hiện công việc cung ứng hàng hóa về lĩnh vực kinh doanh và không kinh doanh của công ty (mua hàng, giao nhận, điều phối hàng hóa, quản lý kho, xuất nhập khẩu, giám sát hệ thống camera). Phòng bán hàng: Đẩy mạnh doanh số bán hàng của các Siêu thị. Kiểm soát chặt chẽ chi phí tại các Siêu thị. Giải quyết khiếu nại khách hàng. Điều chuyển hàng giữa các Siêu thị trong một khu vực do 1 ASM quản lý. Phòng bán hàng phi truyền thống: Đẩy mạnh doanh số bán hàng không dựa vào Siêu thị ( bán hàng Online, qua Catologe, qua điện thoại, ). Bài báo cáo thực tập - 9 - Nguyễn Ngọc Hồng Hảo Khối CNTT Dự án net Office Phòng an ninh mạng & Hỗ trợ Phòng CNTT Phòng nghiên cứu & PT GVHD: Lê Hồng Thái Khoa Kinh tế - Luật Tối ưu hoá tính hữu dụng Website Thegioididong.com. Quản lý Call center (Bán hàng, HTKT, VAS). Phòng sữa chữa - bảo hành: Quản lý chung: về nhân sự, kỹ thuật, trang thiết bị, đào tạo nhân viên, an toàn lao động. Chịu trách nhiệm giám sát các hoạt động chăm sóc khách hàng, sữa chữa, bảo hành Phòng Marketing: Thực hiện và chịu trách nhiệm về lĩnh vực quảng bá sản phẩm trên các phương tiện truyền tin, quản trị nhận dạng thương hiệu, xây dựng thương hiệu (quảng cáo, Even, tài trợ…) hỗ trợ các phần liên quan đến quảng cáo, đồ hoạ cho mọi bộ phận trong công ty. H 1.6: Khối Kinh doanh – Tiếp thị Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự: − Trước kia để lưu trữ dữ liệu của một nhân viên người ta phải làm bằng thủ công thông thường là lưu hồ sơ trên giấy, do đó mỗi khi có sự thay đổi, tra cứu hay cập nhật về thông tin nhân viên, người quản lý sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức, bên cạnh đó việc lưu trữ thủ công còn gây ra một trở ngại nữa đó là sự an tòan về thông tin, dữ liệu: chẳng hạn lưu trữ thông tin trên giấy có thể bị thất lạc hay dữ liệu lưu trữ qua nhiều năm sẽ bị phai mờ, điều đó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến công việc quản lý trong công ty… − Tuy nhiên ngày nay với sự phát triển của Khoa học & công nghệ thông tin, việc ứng dụng tin học để xây dựng các hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp ngày càng được thực hiện rộng rãi và điều đó cũng được áp dụng ngay tại công ty Thế Giới Di Động. Với một công ty quy mô lớn, đội ngũ nhân viên ngày càng đông đảo để dễ dàng hơn cho việc quản lý và giữ chân nhân viên Bài báo cáo thực tập - 10 - Nguyễn Ngọc Hồng Hảo Khối Kinh doanh tiếp thị Hỗ trợ siêu thị Phát triển ngành hàng Nhóm phân tích KD kiem soat Phòng BH phi truyền thông Phòng cung ứng và hậu cần Siêu thị điện máy Phòng marketing [...]... pháp Hugate – HRM tại công ty Thế Giới Di Động: − Hugate – HRM là hệ thống quản lý nhân sự tại công ty, đó là một phân hệ trong giải pháp Hugate, đây là một hệ thống mở, nhân viên trong công ty tự cung cấp hồ sơ của bản thân thông qua hệ thống quản lý Một số thông tin cần thiết thì cần sự kiểm duyệt của bộ phận quản lý nhân sự − Hugate – HRM quản lý rất nhiều chức năng được thể hiện trong sơ đồ sau:... cho nhân viên thăng tiến trong công việc, Công ty đã xây dựng Hệ thống quản lý nhân sự tích hợp trong giải pháp HUGATE Đưa tin học vào quản lý nhân sự thì hệ thống sẽ đáp ứng được việc cung cấp thông tin về nhân sự một cách chính xác, kịp thời, giảm bớt thời gian tra cứu, đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo trở nên nhanh hơn Đó là những nguyên nhân cần thiết để xây dựng hệ thống thông tin quản lý tại Công ty. .. NV quản lý lao động (1 người) NV quan hệ lao động (1 người) Nguồn Phòng nhân sự H 2.1: Mô hình tổng quát phòng nhân sự Phân tích hệ thống quản lý nhân sự: Sơ đồ BFD và DFD của hệ thống − Sơ đồ luồng thông tin (BFD) của hệ thống quản lý nhân sự: Bài báo cáo thực tập - 13 - Nguyễn Ngọc Hồng Hảo GVHD: Lê Hồng Thái Khoa Kinh tế - Luật Hệ thống gồm 4 chủ thể: ban giám đốc nhân sự , nhân viên, phòng nhân. .. có nhân viên mới được tuyển dụng vào công ty thì nhân viên này sẽ nộp hồ sơ cho phòng hành chính nhân sự (HC - NS), phòng HC – NS sẽ xử lý và tổng hợp thông tin sau đó lưu thông tin nhân sự vào kho dữ liệu hồ sơ + Khi ban lãnh đạo hay quản lý một phòng ban nào đó trong công ty yêu cầu về thông tin nhân sự như danh sách nhân viên theo phòng ban, chức danh… thì yêu cầu sẽ được gửi đến hệ thống quản lý. .. quanh vấn đề quản lý hồ sơ nhân viên tại công ty − Chức năng này gồm có các thực thể: Thông tin nhân viên Lọai hình đào tạo Khen thường kỷ luật Bảng lương Hợp đồng Phòng ban Chức vụ Mô hình ý niệm truyền thông về quản lý thông tin (TT) nhân viên (1) Hệ thống quản lý NS (3) BLĐ, Quản lý (2) (4) H 2.7: Mô hình ý niệm truyền thông − Mô hình trên trình bày các trao đổi thông tin giữa Ban... lãnh đạo (BLĐ), quản lý và Công nhân viên tại công ty BLĐ, và công nhân viên được biểu di n bằng hai đường tròn khép kín, đây là việc trao đổi thông tin giữa hai tác nhân nội Mô hình này được hiểu như sau: hệ thống bắt đầu bởi yêu cầu về thông tin nhân viên (1) từ BLĐ với nhân viên Sau khi tìm kiếm thông tin (2) hệ thống gởi thông tin nhân viên đến cho BLĐ (3), và BLĐ chấp nhận thông tin nhân viên (4)... tự động, sẽ giúp nhân viên tự chấm công thời gian làm việc của họ − Hồ sơ nhân viên sẽ được lưu trữ và quản lý một cách chặt chẽ và toàn di n Nhân viên tự cập nhật thông tin cá nhân, điều này giúp giảm chi phí nhập liệu cho người quản lý Các thông tin bao gồm: • Hình ảnh đại di n • Thông tin tự giới thiệu • Các thông tin cá nhân (họ tên, giới tính, dân tộc, địa chỉ liên lạc ) • Trình độ chuyên môn, học. .. TTNS Quản lý lương TT bảng - 17 - Bảng Phòng chấm công HCNS Nguyễn Ngọc Hồng Hảo Nhân viên Nhân viên GVHD: Lê Hồng Thái Khoa Kinh tế - Luật Chấm công Đã xử lý Kho hồ sơ Kho DL Chấm công TT Yêu cầu TT yêu cầu Phiếu lương TT lương H 2.4: Sơ đồ DFD phân rã cuả hệ thống − Thời điểm Nhân viên Sơ đồ luồng thông tin (BFD) của hệ thống quản lý nhân sự: Đối tượng quản lý Hệ thống xử lý mới được tuyển vào công ty. .. đạo, quản lý thông qua các báo cáo + Nhân viên sẽ cung cấp các thông tin cá nhân như: họ tên, tuổi, gia đình…cuối tháng nhân viên nhận được phiếu lương của mình Phòng HC - NS TTNS Chấm công Các báo cáo Báo Cáo Hệ thống quản lý nhân sự TTCB Phiếu lương Các phòng ban khác Ban lãnh đạo, quản lý Nhân viên H 2.3: Sơ đồ DFD của hệ thống (Mức tổng thể) Ghi chú: + TTNS: thông tin nhân sự + TTCB: thông tin. .. nhân viên, phòng nhân sự và các phòng ban khác Nhân viên gồm: nhân viên tuyển dụng, nhân viên đào tạo & phát triển, nhân viên tiền lương, nhân viên quản lý lao động, nhân viên quan hệ lao động Các thông tin đầu vào, đầu ra của hệ thống: + Thông tin đầu vào: Những thông tin cơ bản ban đầu phục vụ cho việc nhập hồ sơ nhân sự: o Mã nhân viên o Tôn giáo o Họ và tên o Trình độ o Giới tính o Chức vụ . Luật GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY VÀ SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY Giới thiệu tổng quát về công ty Thế Giới Di Động Quá trình hình thành và phát triển công. Luật PHỤ LỤC GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY VÀ SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY 4 Giới thiệu tổng quát về công ty Thế Giới Di Động 4 Quá trình hình thành và. triển công ty Thế Giới Di Động 4 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty và nhiệm vụ các phòng ban: 6 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự: 10 MÔ HÌNH HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ