27/10/2014 1 KỸ NĂNG XỬ LÝ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Năm 2014 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP. HCM, KHOA KẾ TOÁN KIỂM TOÁN 1 Giới thiệu • Mục tiêu • Nội dung • Phương pháp học tập • Lịch trình 2 Mục tiêu • Sau khi học xong chương trình này sinh viên sẽ: – Nhận diện được các chứng từ phát sinh liên quan đến từng phần hành kế toán cụ thể; – Lập chứng từ, đề xuất qui trình luân chuyển chứng từ kế toán trong từng phần hành; – Sắp xếp, bảo quản và lưu trữ chứng từ; – Thuyết minh chứng từ về hình thức và nội dung của chứng từ đáp ứng nhu cầu về kế toán, quản lý và thuế. 3 Nội dung • Tổng quan về chứng từ • Chứng từ kế toán qua các phần hành • Chứng từ cho mục đích kế toán và thuế 4 27/10/2014 2 Tài liệu tham khảo • Luật kế toán 03/2003/QH11 • Nghị định 129/2004/NĐ-CP • Chế độ chứng từ kế toán: QĐ15/2006/QĐ-BTC • Thông tư 39/2014/TT-BTC • Thông tư 78/2014/TT-BTC • Thông tư 119/2014/TT-BTC • Thông tư 151/2014/TT-BTC 5 Phương pháp học tập • Tổng quan về chứng từ: – Mỗi nhóm sinh viên sẽ tự nghiên cứu và làm một bài thu hoạch về chứng từ theo mẫu biểu đã qui định sẵn – Chọn 3 nhóm sinh viên thuyết trình về nội dung này. – Các nhóm còn lại đánh giá và nhận xét bài làm của 3 nhóm thuyết trình – Hoàn chỉnh và nộp bài thu hoạch cho giảng viên 6 Phương pháp học tập • Chứng từ kế toán qua các phần hành – Chia danh sách thành 7-10 nhóm; – Từ những nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhóm sẽ lập chứng từ kế toán và các tài liệu liên quan; – Thuyết trình trước lớp về các chứng từ đã được lựa chọn để phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh; – Đề xuất qui trình lập và luân chuyển chứng từ. Giải thích cách xây dựng? Ưu điểm? Nhược điểm? Điều kiện vận dụng? – Lưu trữ chứng từ như thế nào sẽ hợp lý? Giải thích? 7 Phương pháp học tập • Chứng từ kế toán cho mục đích kế toán và thuế: – Trong từng phần hành kế toán, xác định các chứng từ kế toán có liên quan đến việc xác định nghĩa vụ thuế; – Với từng chứng từ liên quan trong từng phần hành, hãy đặt ra những giả định có thể xảy ra dẫn đến rủi ro về thuế; – Mỗi loại chứng từ liên quan về thuế có ít nhất 1 nhóm lên thuyết trình. Các nhóm sinh viên còn lại nghe, đánh giá và bổ sung. 8 27/10/2014 3 Lịch trình • Buổi 1: – GV giới thiệu mục đích, nội dung, phương pháp của lớp kỹ năng – Hướng dẫn sinh viên làm bài thu hoạch cho nội dung 1 – Triển khai phần hành “Mua hàng và thanh toán cho nhà cung cấp” • Buổi 2: – SV thuyết trình bài thu hoạch nội dung 1, góp ý và nhận xét – Tiếp thục triển khai phần hành “Mua hàng và thanh toán cho nhà cung cấp” – Triển khai phần hành “Qui trình sản xuất” 9 Lịch trình • Buổi 3: – Triển khai phần hành “Bán hàng và thu hồi công nợ phải thu” – Triển khai phần hành “Chứng từ tại ngày cuối kỳ” • Buổi 4: – Chứng từ kế toán cho mục đích kế toán và thuế – Tổng kết 10 TỔNG QUAN VỀ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP. HCM, KHOA KẾ TOÁN KIỂM TOÁN 11 Nội dung SV cần trình bày • Khái niệm, ý nghĩa của chứng từ – Pháp lý – Quản lý – Kế toán • Phân loại chứng từ – Nội dung nghiệp vụ – Tính pháp lý – Hình thức vật chất 12 27/10/2014 4 Nội dung SV cần trình bày • Các yếu tố cơ bản của chứng từ • Qui trình lưu chuyển chứng từ – Chọn 1 loại chứng từ do doanh nghiệp lập – Trình bày các bước cần thiết để lập và hoàn chỉnh chứng từ kế toán đó • Văn bản liên quan – Kế toán – Thuế 13 14 Chia sẽ kỹ năng xử lý chứng từ trong một số tình huống thực tế HÓA ĐƠN BẤT HỢP PHÁP • Hóa đơn có nội dung được ghi không có thực một phần hoặc toàn bộ. • Sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác để bán ra, để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào không có chứng từ hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra để gian lận thuế, để bán hàng hóa nhưng không kê khai nộp thuế. • Sử dụng hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn. • Sử dụng hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ mà cơ quan thuế, cơ quan công an và các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng bất hợp pháp hóa đơn 15 TRƯỜNG HỢP VIẾT SAI HÓA ĐƠN • Chưa xé rời thì gạch chéo các liên hóa đơn và lưu tại quyển • Đã xé rời khỏi quyển nhưng hai bên chưa kê khai thuế thì lập biên bản thu hồi hóa đơn, xuất hóa đơn thay thế, gạch chéo các liên của hóa đơn ghi sai, chỉ kê khai hóa đơn thay thế. 16 27/10/2014 5 TRƯỜNG HỢP VIẾT SAI HÓA ĐƠN • Đã xé rời khỏi quyển, hai bên đã kê khai thuế thì lập biên bản thu hồi hóa đơn, xuất hóa đơn thay thế, gạch chéo các liên của hóa đơn ghi sai. Hóa đơn thu hồi ghi số âm, hóa đơn thay thế kê số dương trên bảng kê tháng hiện hành. Tất cả hóa đơn điều chỉnh tăng giảm số lượng, đơn giá… thì kê số dương hoặc số âm trên bảng kê. 17 TRƯỜNG HỢP VIẾT SAI HÓA ĐƠN • Hóa đơn giao cho khách hàng chỉ ghi sai chỉ tiêu trên hóa đơn như: Tên, địa chỉ, mã số thuế … các sai sót này không làm tăng giảm số thuế GTGT phải nộp, số thuế GTGT còn được khấu trừ thì Công ty và khách hàng lập biên bản điều chỉnh nội dung đã ghi sai, đồng thời Công ty lập hóa đơn điều chỉnh, trên hóa đơn ghi rõ nội dung đã ghi sai; nội dung điều chỉnh; số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng năm của hóa đơn đã lập cần điều chỉnh; hóa đơn điều chỉnh này bên bán kê khai trên bảng kê đầu ra, bên mua kê khai trên bảng kê đầu vào trên phần mềm hỗ trợ kê khai thuế HTKK của kỳ lập hóa đơn điều chỉnh (không điều chỉnh về doanh thu và tiền thuế GTGT nên, các chỉ tiêu này trên các bảng kê ghi bằng không (0) 18 CÁCH XỬ LÝ HÓA ĐƠN MUA CỦA DN BỎ TRỐN • Xem CV 11797 ngày 22/08/2014 19 CÁCH XỬ MẤT HÓA ĐƠN, CHÁY HỎNG ĐỐI VỚI BÊN BÁN • Mất hóa đơn đầu ra: lập báo cáo BC21/AC trong vòng 5 ngày kể từ ngày phát hiện mất hóa đơn, biên bản mất hóa đơn. 20 27/10/2014 6 CÁCH XỬ MẤT HÓA ĐƠN, CHÁY HỎNG ĐỐI VỚI BÊN BÁN Phạt tiền 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi: • Làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hoá đơn khi hoá đơn chưa đến thời gian lưu trữ, trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn. Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn, trừ liên giao cho khách hàng, trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán. 21 CÁCH XỬ MẤT HÓA ĐƠN, CHÁY HỎNG ĐỐI VỚI BÊN BÁN Phạt tiền 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi: • Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên cho người mua theo quy định. Cùng với việc bị xử phạt, tổ chức, cá nhân kinh doanh phải lập hóa đơn giao cho người mua. 22 CÁCH XỬ MẤT HÓA ĐƠN, CHÁY HỎNG ĐỐI VỚI BÊN BÁN  Trường hợp người bán tìm lại được hoá đơn đã mất (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán không bị phạt tiền.  Trường hợp người bán làm mất, cháy, hỏng các liên hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ (người bán đã lập hoá đơn khác thay thế cho các hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ) thì người bán bị phạt cảnh cáo. 23 CÁCH XỬ MẤT HÓA ĐƠN, CHÁY HỎNG ĐỐI VỚI BÊN BÁN  Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hoá đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hoá đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hoá đơn.  Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người bán thuê thì xử phạt người bán theo quy định tại điểm này. 24 27/10/2014 7 CÁCH XỬ MẤT HÓA ĐƠN, CHÁY HỎNG ĐỐI VỚI BÊN MUA • Mất hóa đơn đầu vào: lập báo cáo BC21/AC trong vòng 5 ngày kể từ ngày phát hiện mất hóa đơn. • Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho người mua) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách, trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn do thiên tai, hoả hoạn. 25 CÁCH VIẾT HÓA ĐƠN CHO DANH MỤC HÀNG HÓA NHIỀU HƠN SỐ DÒNG TRÊN HÓA ĐƠN • Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn. Dòng ghi hàng hóa cuối cùng của số hóa đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau” và dòng ghi hàng hóa đầu số hóa đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước”. Các hóa đơn liệt kê đủ các mặt hàng theo thứ tự liên tục từ hóa đơn này đến hóa đơn khác. Thông tin người bán, thông tin người mua được ghi đầy đủ ở số hóa đơn đầu tiên. Chữ ký và dấu người bán (nếu có), chữ ký người mua, giá thanh toán, phụ thu, phí thu thêm, chiết khấu thương mại, thuế giá trị gia tăng được ghi trong hóa đơn cuối cùng và gạch chéo phần còn trống (nếu có). 26 CÁCH VIẾT HÓA ĐƠN CHO DANH MỤC HÀNG HÓA NHIỀU HƠN SỐ DÒNG TRÊN HÓA ĐƠN • Người bán hàng được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn. • Trên hoá đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số …, ngày …, tháng…, năm…”. Mục “tên hàng” trên hoá đơn chỉ ghi tên gọi chung của mặt hàng. • Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số Ngày tháng năm” và có đầy đủ các chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn. 27 CÁCH VIẾT HÓA ĐƠN CHO DANH MỤC HÀNG HÓA NHIỀU HƠN SỐ DÒNG TRÊN HÓA ĐƠN • Trường hợp bảng kê có hơn một (01) trang thì các bảng kê phải được đánh số trang liên tục và phải đóng dấu giáp lai. Trên bảng kê cuối cùng phải có đầy đủ chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn. • Số bảng kê phát hành phù hợp với số liên hóa đơn. Bảng kê được lưu giữ cùng với hóa đơn để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. 28 27/10/2014 8 XUẤT HÓA ĐƠN HÀNG NHẬP KHẨU ỦY THÁC • Cơ sở nhận nhập khẩu uỷ thác khi xuất trả hàng nhập khẩu uỷ thác, nếu đã nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu, cơ sở lập hoá đơn GTGT để cơ sở đi uỷ thác nhập khẩu làm căn cứ kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hàng hoá uỷ thác nhập khẩu. • Trường hợp cơ sở nhận nhập khẩu uỷ thác chưa nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu, khi xuất trả hàng nhập khẩu uỷ thác, cơ sở lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo lệnh điều động nội bộ theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hoá trên thị trường. Sau khi đã nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu cho hàng hoá nhập khẩu uỷ thác, cơ sở mới lập hoá đơn theo quy định trên. 29 XUẤT HÓA ĐƠN HÀNG NHẬP KHẨU ỦY THÁC Hoá đơn GTGT xuất trả hàng nhập khẩu uỷ thác ghi:  (a) Giá bán chưa có thuế GTGT bao gồm: giá trị hàng hoá thực tế nhập khẩu theo giá CIF, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và các khoản phải nộp theo chế độ quy định ở khâu nhập khẩu (nếu có).  (b) Thuế suất thuế GTGT và tiền thuế GTGT ghi theo số thuế đã nộp ở khâu nhập khẩu.  (c) Tổng cộng tiền thanh toán a + b) Cơ sở nhận nhập khẩu uỷ thác lập hoá đơn GTGT riêng để thanh toán tiền hoa hồng uỷ thác nhập khẩu.” 30 XUẤT HÓA ĐƠN HÀNG XUẤT KHẨU ỦY THÁC  Khi xuất hàng giao cho cơ sở nhận uỷ thác, cơ sở có hàng hoá uỷ thác xuất khẩu sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ.  Khi hàng hoá đã thực xuất khẩu có xác nhận của cơ quan hải quan, căn cứ vào các chứng từ đối chiếu, xác nhận về số lượng, giá trị hàng hoá thực tế xuất khẩu của cơ sở nhận uỷ thác xuất khẩu, cơ sở có hàng hoá uỷ thác xuất khẩu lập hoá đơn GTGT để kê khai nộp thuế, hoàn thuế GTGT hoặc hóa đơn bán hàng. Cơ sở nhận uỷ thác xuất khẩu sử dụng hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng để xuất cho khách hàng nước ngoài.” 31 XUẤT HÓA ĐƠN HÀNG KHUYẾN MÃI  Khi khuyến mại hàng cho khách hàng thì công ty phải sử dụng hoá đơn GTGT (trường hợp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ) hoặc hoá đơn bán hàng (trường hợp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp), trên hoá đơn ghi tên, số lượng và ghi rõ là hàng dùng để khuyến mại, giá tính thuế ghi bằng không. 32 27/10/2014 9 XUẤT HÓA ĐƠN HÀNG BỊ TRẢ LẠI  Tổ chức, cá nhân mua hàng hoá, người bán đã xuất hoá đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hoá, khi xuất hàng trả lại cho người bán, cơ sở phải lập hoá đơn, trên hoá đơn ghi rõ hàng hoá trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT (nếu có).  Trường hợp người mua là đối tượng không có hoá đơn, khi trả lại hàng hoá, bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hoá đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hoá đơn), lý do trả hàng và bên bán thu hồi hóa đơn đã lập.” 33 XUẤT HÓA ĐƠN KHI QUYẾT TOÁN CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG  “Cơ sở xây dựng có công trình xây dựng, lắp đặt mà thời gian thực hiện dài, việc thanh toán tiền thực hiện theo tiến độ hoặc theo khối lượng công việc hoàn thành bàn giao, phải lập hoá đơn thanh toán khối lượng xây lắp bàn giao. Hóa đơn GTGT phải ghi rõ doanh thu chưa có thuế và thuế GTGT. Trường hợp công trình xây dựng hoàn thành đã lập hóa đơn thanh toán giá trị công trình nhưng khi duyệt quyết toán giá trị công trình XDCB có điều chỉnh giá trị khối lượng xây dựng phải thanh toán thì lập hóa đơn, chứng từ điều chỉnh giá trị công trình phải thanh toán.” 34 SOÁT XÉT CÔNG TÁC KẾ TOÁN KHI CÁN BỘ THUẾ THANH TRA 35 Thuế giá trị gia tăng  Sắp xếp tờ khai kèm chứng từ của 12 tháng.  Đối chiếu sổ 1331 của năm với số liệu trên tờ khai thuế. Nếu chênh lệch thì lập file word giải trình sẵn.  Kiểm tra các hóa đơn trên 20 triệu đã có đầy đủ điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT chưa  Biên Bản đối chiếu, bù trừ công nợ? Hợp Đồng Kinh Tế/Mua Bán- quy định rõ điều khoản trả chậm. 36 27/10/2014 10 Thuế thu nhập doanh nghiệp  Kiểm tra doanh thu chịu thuế, chi phí được trừ trên quyết toán thuế đã phù hợp với số liệu sổ sách kế toán chưa? Chênh lệch giữa LN kế toán với thu nhập chịu thuế bao nhiêu thì cần phải tự giải trình sẵn trên file word.  Soát xét lại các khoản chi phí, tự khoanh vùng xem những chi phí nào có khả năng bị loại, rủi ro lớn nhất…. 37 Thuế thu nhập cá nhân  Kiểm tra xem số liệu trên bảng lương đã khớp với số liệu trên TK Thuế TNCN chưa?  Danh sách cán bộ CNV đã khớp giữa bảng lương với tờ khai QT Thuế TNCN chưa?  Kiểm tra hợp đồng lao động đầy đủ chưa?  Các khoản thu nhập, phụ cấp trên bảng lương đã quy định cụ thể trong HĐLĐ chưa?  Quyết định tăng lương  Thang lương bảng lương  Sổ bảo hiểm xã hội 38 Sổ sách kế toán  Kiểm tra sổ sách xem đã in đủ sổ sách theo BCDPSTK chưa?  Với những sổ có chi tiết đối tượng thì phải in chi tiết.  Sổ chi tiết TK 112: Nếu có nhiều TK ngân hàng mở nhiều NH khác nhau.  Sổ chi tiết TK 131/331: Chi tiết từng đối tượng phải thu/phải trả  Sổ chi tiết 138/338: Chi tiết từng đối tượng phải thu/ phải trả khác (nếu có)  Sổ chi tiết 141: Chi tiết từng đối tượng ứng cá nhân  Sổ chi tiết 154: 1541/1542/1543 (nếu có)  Sổ chi tiết 333: 33311 / 3334/3335/3338 39 SẮP XẾP HỒ SƠ KẾ TOÁN  CACH SAP XEP LUU TRU HO SO KE TOAN.docx 40 . thu/ phải trả khác (nếu có)  Sổ chi tiết 14 1: Chi tiết từng đối tượng ứng cá nhân  Sổ chi tiết 15 4: 15 41/ 1542 /15 43 (nếu có)  Sổ chi tiết 333: 33 311 / 3334/3335/3338 39 SẮP XẾP HỒ SƠ KẾ TOÁN . thuế 4 27 /10 /2 014 2 Tài liệu tham khảo • Luật kế toán 03/2003/QH 11 • Nghị định 12 9/2004/NĐ-CP • Chế độ chứng từ kế toán: Q 15 /2006/QĐ-BTC • Thông tư 39/2 014 /TT-BTC • Thông tư 78/2 014 /TT-BTC •. ghi bằng không (0) 18 CÁCH XỬ LÝ HÓA ĐƠN MUA CỦA DN BỎ TRỐN • Xem CV 11 797 ngày 22/08/2 014 19 CÁCH XỬ MẤT HÓA ĐƠN, CHÁY HỎNG ĐỐI VỚI BÊN BÁN • Mất hóa đơn đầu ra: lập báo cáo BC 21/ AC trong vòng