Đang tải... (xem toàn văn)
Tiểu luận môn nguyên lý kế toán Đề tài: “ Chứng từ kế toán” Theo Luật Kế toán Việt Nam: ”Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ và vật mang tin chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã thực sự hoàn thành, nó là cơ sở để ghi chép vào sổ sách kế toán.
ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG TP HCM KHOA KINH TẾ ĐỐI NGOẠI - - BỘ MÔN: NGUYÊN LÝ KẾ TỐN Đề tài: “ Chứng từ kế tốn” Giáo viên môn: Lê Thị Thanh Hà Sinh viên thực hiện: Võ Thùy Hương Giang: Nguyễn Thị Cẩm Hằng: Lê Văn Hiệp: Đặng Thanh Thảo: Nhan Hịa Thuận: 1102015008 1102015012 1102015016 1102015060 1102015066 TP.Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2014 1.Khái niệm Theo Luật Kế toán Việt Nam: ”Chứng từ kế toán chứng minh giấy tờ vật mang tin chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh thực hồn thành, sở để ghi chép vào sổ sách kế toán 2.Nội dung Chứng từ kế tốn có nội dung là: yếu tố yếu tố bổ sung Yếu tố bản: yếu tố bắt buộc phải có chứng từ kế tốn nào, nhằm làm chứng minh tính hợp pháp, hợp lệ chứng từ Cơ sở - độ xác thơng tin phản ánh nghiệp vụ Các yếu tố gồm: Tên chứng từ: Khái quát tên nghiệp vụ kinh tế Tên, địa đơn vị, cá nhân có liên quan tới nghiệp vụ kinh tế: Nhằm làm - theo dõi, kiểm tra làm rõ trách nhiệm thuộc Ngày số chứng từ: làm thời gian nghiệp vụ kinh tế để vào sổ kế - toán Nội dung phản ánh nghiệp vụ kinh tế phải ngắn gọn, đơn giản phải dễ - hiểu, thông dụng Qui mô chứng từ phải thể số lượng, giá trị: phải ghi số chữ Chữ kí họ tên người lập chứng từ kế toán, người duyệt người có liên quan Trên chứng từ kế tốn phải có hai chữ kí Yếu tố bổ sung: yếu tố thêm vào nhằm làm rõ đặc điểm chứng từ bổ sung, thích thêm chứng từ như: Quan hệ nội dung chứng từ ghi sổ kế tốn, tài khoản - Qui mơ kế hoạch giá trị nghiệp vụ chứng từ phản ánh - Phương thức toán - Thời gian lưu hành, lưu trữ hết hạn để hủy chứng từ kế toán… Ý nghĩa tác dụng chứng từ kế tốn - Chứng từ kế tốn có ý nghĩa lớn công tác lãnh đạo kinh tế cơng tác kiểm tra phân tích hoạt động kinh tế, việc đấu tranh bảo vệ tài sản - doanh nghiệp Chứng từ thể tính tuân thủ nghiệp vụ đơn vị, phục vụ cho thông tin kinh - tế.Là sở ghi chép vào sổ sách kế toán Chứng từ kế tốn cịn sở pháp lý thơng tin kế toán, sở để giải khiếu nại, tranh chấp cần thiết Tính chất pháp lý chứng từ kế tốn - Thơng tin số liệu chứng từ kế toan để ghi sổ kế toán Chứng từ kế toán phải người có thẩm quyền kí duyệt Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ nghiệp vụ kinh tế phát sinh thông qua việc kiểm tra phát sai lầm để giảm rủi ro Phân loại chứng từ kế tốn Bài tập nhóm: Mơn ngun lý kế toán Do đa dạng phong pú nội dung đặc điểm nghiệp vụ kinh tế dẫn đến có nhiều loại chứng từ, khác hình thức nội dung phản ánh, công dụng, thời gian, địa điểm lập…để giúp cho người làm cơng tác kế tốn hiểu biết them nhiều loại chứng từ dễ dàng phân loại, nhằm phù hợp với yêu cầu quản lí loại nghiệp vụ để đạt hiệu cao 5.1 Căn vào hình thức thể 5.1.1 Chứng từ giấy (chứng từ thông thường) Là chứng từ lập giấy, theo biểu mẫu qui địng bắt buộc hướng dẫn Phương tiện chứng từ cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực hoàn thành Làm ghi sổ kế toán thể dạng văn 5.1.2 Chứng từ điện tử Là chứng từ thể dạng liệu điện tử, mã hóa mà khơng bị thay đổi q trình truyền qua mạng máy tính vật mang tin như: bang từ, đĩa từ, loại thẻ toán…Các đơn vị, tổ chức sử dụng chứng từ điện tử giao dịch toán điện tử phải có điều kiện: - Phải có chữ kí điện tử người đại điện theo pháp luật, người ủy quyền người đại diện theo pháp luật đơn vị, tổ chức sử dụng chứng từ điện tử - toán điện tử Xác nhận phương thức giao nhận chứng từ điện tử kỹ thuật vật mang tin Cam kết hoạt động diễn chứng từ điện tử lập khớp quy định Ví dụ: - Thẻ Via Card, Master Card Tập tin dạng email Ngân hàng sử dụng như: Agribank, VietcomBank, HSBC… 5.2 Căn vào yêu cầu quản lí kiểm tra Nhà nước 5.2.1 Chứng từ bắt buộc: Là chứng từ Nhà nước tiêu chuẩn hóa qui cách biểu mẫu, tiêu phản ánh, phương pháp lập Ví dụ: Bài tập nhóm: Mơn ngun lý kế tốn - Phiếu thu, Phiếu chi, Hóa đơn Giá trị gia tăng Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho 5.2.2 Chứng từ hướng dẫn Là chứng từ kế toán sử dụng nội đơn vị Nhà nước hướng dẫn tiêu đặc trưng đẻ ngành, thành phần kinh tế dựa sở hướng dẫn vận dụng vào trường hợp cụ thể Tùy theo lĩnh vực hoạt động thêm/bớt số tiêu đặc thù thay đổi kết cấu biểu mẫu nội dung phản ánh Hệ thống chứng từ kế tốn mang tính chất đặc thù Bộ-Ngành qui định sau có thỏa thuận văn Bộ Tài Ví dụ: - Bảng chấm công Giấy đề nghị tạm ứng Biên lai thu tiền 5.3 Căn theo công dụng chứng từ kế toán 5.3.1 Chứng từ mệnh lệnh Là chứng từ có tính chất mệnh lệnh, thị nhà quản lí đến phận cá nhân có liên quan thi hành Chứng từ mệnh lệnh chứng minh nghiệp vụ kinh tế mói phát sinh chưa hồn thành, chưa phải sở để ghi vào sổ sách kế tốn Ví dụ: - Lệnh chi tiền Lệnh nhập kho Lệnh xuất kho 5.3.2 Chứng từ chấp hành Là chứng từ chứng minh chứng từ mệnh lệnh thi hành, tức nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực như: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhậpkhieesuChuwsng từ chấp hành đính kèm theo chứng từ mệnh lệnh sở để kế toán ghi vào sổ saasch 5.3.3 Chứng từ thủ tục Là chứng từ tổng hợp chứng từ có nội dung kinh tế, chứng từ trung gian thực nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác ghi sổ kế tốn Chứng từ thủ tục sở ghi vào sổ sách kế tốn mà đính kèm theo có đầy đủ chứng từ ban đầu hợp lệ như: bảng kê, chứng từ ghi sổ… Bài tập nhóm: Mơn ngun lý kế tốn 5.3.4 Chứng từ liên hợp Là loại chứng từ mang đặc điểm hai loại chứng từ mệnh lệnh chứng từ chấp hành, như: Phiếu xuất kho kiêm hóa đơn, Phiếu xuất vật tư theo hạn mức… 5.4 Căn vào trình tự xử lý chứng từ kế toán 5.4.1 Chứng từ gốc Là chứng từ lập trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa hoàn thành 5.4.2 Chứng từ ghi sổ Là loại chứng từ kế toán dùng để ghi trực tiếp vào sổ sách kế toán theo số hiệu ngày phát sinh chứng từ chứng từ dùng để ghi sổ chứng từ riêng lẻ chứng từ tổng hợp nhiều chứng từ gốc Ví dụ: - Phiếu thu, Phiếu chi Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ 5.5 Căn theo địa điểm lập 5.5.1 Chứng từ bên (chứng từ nội bộ) Là chứng từ lập nội đơn vị kế toán, liên quan tới nghiệp vụ kinh tế nội doanh nghiệp, như: Bảng toán lương, Bảng tính khấu hao TSCĐ, Biên kiểm kê tài sản… 5.5.2 Chứng từ bên Là chứng từ mặt nghiệp vụ có liên quan đến đơn vị lập từ đơn vị khác như: Hóa đơn bán hàng bên bán, Các loại giấy báo “Nợ”, “Có” Ngân hang…Chứng từ bên ngồi càn có kiểm tra chặt chẽ để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra, xác định trọng tâm, xử lí tốt nghiệp vụ kinh tế phát sinh Trình tự luân chuyển chứng từ 6.1 Mục đích-u cầu Bài tập nhóm: Mơn ngun lý kế toán Việc tổ chức, luân chuyển chứng từ cách hợp lí tạo điều kiện thuận lợi việc kiểm tra, kiểm sốt, khơng bị ách tắt khâu cơng việc, nhằm đẩy nhanh tiến trình thực cơng việc u cầu qui trình ln chuyển chứng từ mối quan hệ nội phòng ban quan hệ phận công ty phải thống biểu mẫu, thời gian, thông tin cung cấp, thông tin phản hồi… cần phải tôn trọng nghiêm túc thực 6.2 số qui định chung chứng từ - Nội dung hệ thống chứng từ kế toán gồm tiêu Chỉ tiêu lao động tiền lương Chỉ tiêu hang tồn kho Chỉ tiêu mua, bán hàng Chỉ tiêu tiền mặt Chỉ tiêu tài sản cố định Chứng từ kế tốn phải có đủ yếu tố sau Tên gọi chứng từ (hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi…) Ngày, tháng, năm lập chứng từ Số hiệu chứng từ Tên gọi, địa đơn vị cá nhân lập chứng từ Tên gọi, địa đơn vị cá nhân nhận chứng từ Nội dung nghiệp vụ phát sinh chứng từ Các tiêu lượng giá trị Chữ ky người lập người chịu trách nhiệm vế tính xác chứng từ, chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế pháp nhân phải có chữ ký - người phê duyệt (Giám đốc) có đóng dấu cơng ty Đối với chứng từ liên quan đến việc mua, bán , cung cấp hay nhận hàng hóa dịch vụ ngồi yếu tố qui định phải có thêm tiêu thuế suất số thuế phải nộp, chứng từ dùng làm trực tiếp để ghi sổ kế tốn phải có - thêm tiêu định khoản kế toán Chứng từ kế toán phải lập đầy đủ số liệu theo qui định Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ yếu tố, gạch bỏ phần để trống Khơng sữa chữa, tẩy xố chứng từ Trường hợp viết sai cần hủy bỏ, không xé rời khỏi cuốn, số hiệu chứng từ phải ghi liên tục 6.3 Qui trình luân chuyển chứng từ kế tốn 6.3.1 Lập, xử lí ln chuyển chứng từ kế tốn Bài tập nhóm: Mơn ngun lý kế toán Chứng từ kế toán phải lập đầy đủ yếu tố theo qui định, rõ ràng, gạch bỏ phần để trống, khơng tẩy xóa chứng từ, viết sai cần hủy bỏ, không xé rời khỏi Theo công văn số 3453/TCT-TTr ngày 23/8/2007 Tổng cục Thuế việc lập chứng từ kế toán Căn điều 17, Luật Kế toán số 03/2003/QHV ngày 17-6-2003 qui định nội dung chứng từ kế tốn phải có nội dung sau: - Tên số hiệu chứng từ kế toán Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán Tên, địa đơn vị, cá nhân lập chứng từ kế toán Tên, địa đơn vị, cá nhân nhận chứng từ kế - toán Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh Số lượng, đơn giá số tiền nghiệp vụ kinh tế, tài ghi số, tổng số tiền chứng từ kế toán dùng để thu, - chi tiền ghi bằngdufngvaf chữ Chữ kí, học tên người lập, người duyệt người có liên quan đến chứng từ kế tốn Ngồi nội dung chủ yếu chứng từ kế toán qui định trên, chứng từ kế toán có thêm nội dung khác theo loại chứng từ Tên số hiệu chứng từ - Tên chứng từ cụm từ thường thể nội dung khái quát nghiệp vụ - kinh tế, tài phát sinh Số hiệu chứng từ số thứ tự chứng từ, việc thiết kế số hiệu chứng từ phải tuân theo qui định cụ thể ngành nghề, lĩnh vực hoạt động - đơn vị loại nghiệp vụ kinh tế, tài phản ánh chứng từ Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán - Ngày, tháng, năm lập chứng từ yếu tố xác định thời gian, thứ tự nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh, yếu tố quan trọng phục vụ cho - việc quản lí chứng từ tra tài Ngồi ra, ngày, tháng, năm chứng từ cịn có ý nghĩa quan trọng vụ tranh chấp pháp lí, vụ án xét xử Tên, địa bên lập nhận chứng từ kế toán - Các bên lập nhận chứng từ kế tốn doanh nghiệp, quan, tổ chức cá nhân… Bài tập nhóm: Mơn ngun lý kế toán - Yếu tố làm sở cho việc xác định trách nhiệm vật chất nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh Đồng thời sở cho việc xác minh, đối chiếu kiểm tra nghiệp vụ kinh tế, tài có tranh chấp xảy Nội dung kinh tế chứng từ kế toán - Đây yếu tố chứng từ Nội dung kinh tế chứng từ nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh Có tác dụng giải thích rõ ý nghĩa kinh tế nghiệp vụ, tạp điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, tra tính hợp lí chứng từ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chứng từ phải diễn đạt ngắn gọn, rõ ràng chữ viết qui định - thống theo luật kế toán qui định liên quan Nội dung nghiệp vụ kinh tế không viết tắt, không tẩy xóa, sửa chữa, thuật ngữ sử dụng nội dung chứng từ phải đảm bảo thông dụng dễ hiểu Chỉ tiêu số lượng, đơn giá, số tiền đơn vị tính - Yếu tố trước tiên có tác dụng phân biệt ranh giới chứng từ kế toán với - chứng từ khác sử dụng lĩnh vực tra, hành kí thuật Chỉ tiêu số lượng giá trị yếu tố sở để hạch toán kế toán sở hay đối tượng cơng tác tra hay kiểm tra Chữ kí, họ tên người lập, người duyệt người có liên quan tới - nghiệp vụ kế tốn Yếu tố nhằm đảm bảo tính pháp lí gắn liền trách nhiệm vật chất - nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh Mỗi nghiệp vụ thường gắn liền với việc thay đổi trách nhiệm vật chất đối tượng sang đối tượng khác…do chứng từ kế tốn phải có hai chữ kí - bên có liên quan Những chứng từ kế toán thể mối quan hệ pháp nhân kinh tế với thiết phải có chữ kí người quản lí có thẩm quyền 6.3.2 Kiểm tra chứng từ - Tất chứng từ kế tốn doanh nghiệp lập từ bên ngồi chuyển đến phải tập trung vào phận kế toán doanh nghiệp Bộ phận kế toán kiểm tra - xác minh tính pháp lí chứng từ, sau ghi vào sổ kế tốn Những nội dung cần kiểm tra: tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ tiêu, yếu tố ghi chép; tính hợp pháp nghiệp vụ kinh tế, đối chiếu chứng từ kế tốn với yafi liệu khác có liên quan; tính xác số liệu chứng từ kế tốn Bài tập nhóm: Mơn ngun lý kế toán - Khi kiểm tra chứng từ kế toán phát có hành vi vi phạm sách, chế độ, qui định quản lí kinh tế, tài Nhà nước phải từ chối thực hiện, đồng thời báo cho Giám đốc để xử lí kịp thời theo pháp luật hành 6.3.3 Ghi sổ chứng từ kế toán - Đối với chứng từ kế tốn lập khơng thủ tục, nội dung chữ số khơng rõ ràng người chịu trách nhiệm kiểm tra ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm - thêm thủ tục điều chỉnh, sau làm ghi sổ Ssau kiểm tra, nhân viên kế tốn thực việc tính giá chứng từ ghi - chép định khoản để hoàn thiện chứng từ Chỉ chứng từ kế toán kiểm tra hoàn chỉnh sử dụng để làm ghi sổ 6.3.4 Bảo quản, lưu trữ hủy chứng từ kế toán - Chứng từ kế toán phải đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ an tồn q - trình sử dụng lưu trữ Chứng từ kế toán lưu trữ phải Trường hợp tài liệu kế tốn bị tạm giữ, - tịch thu…thì phải có biên kèm theo chụp có xác nhận Chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết - thúc kì kế tốn năm kết thúc cơng việc kế tốn Người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán Theo thời hạn sau: + Tối thiểu năm năm tài liệu kế toán dùng cho quản lí + Tối thiểu mười năm chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài + Lưu trữ vĩnh viễn chứng từ kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng an ninh, kinh tế, quốc phòng - Chỉ quan Nhà nước quyền có quyền tạm giữ, tịch thu, niêm - phong Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lí do, - số lượng loại chứng từ kế tốn bị niêm phong kí tên, đóng dấu Ngồi ra, sử dụng, quản lí, in phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán cần lưu ý: Bài tập nhóm: Mơn ngun lý kế toán + Các doanh nghiệp phải sử dụng thống mẫu chứng từ kế toán quy định chế độ kế tốn, khơng sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc + Mẫu chứng từ in sẵn phải bảo quản cẩn thận, không để hư hỏng, mục nát Séc giấy tờ có giá phải quản lý tiền + Biểu mẫu chứng từ kế tốn bắt buộc Bộ Tài đơn vị Bộ Tài uỷ quyền in phát hành Đơn vị uỷ quyền in phát hành chứng từ kế toán bắt buộc phải in theo mẫu quy định, số lượng phép in cho loại chứng từ phải chấp hành quy định quản lý ấn Bộ Tài + Đối với biểu mẫu chứng từ kế tốn hướng dẫn, doanh nghiệp mua sẵn tự thiết kế mẫu, tự in, phải đảm bảo nội dung chủ yếu chứng từ quy định Điều 17 Luật Kế toán CÁC BIỂU MẪU KẾ TỐN Bài tập nhóm: Mơn ngun lý kế tốn Bài tập nhóm: Mơn ngun lý kế tốn Bài tập nhóm: Mơn ngun lý kế tốn ... kế toán Chứng từ kế tốn cịn sở pháp lý thơng tin kế toán, sở để giải khiếu nại, tranh chấp cần thiết Tính chất pháp lý chứng từ kế tốn - Thơng tin số liệu chứng từ kế toan để ghi sổ kế toán Chứng. .. liên quan đến chứng từ kế tốn Ngồi nội dung chủ yếu chứng từ kế toán qui định trên, chứng từ kế toán có thêm nội dung khác theo loại chứng từ Tên số hiệu chứng từ - Tên chứng từ cụm từ thường thể... dung chứng từ kế tốn phải có nội dung sau: - Tên số hiệu chứng từ kế toán Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán Tên, địa đơn vị, cá nhân lập chứng từ kế toán Tên, địa đơn vị, cá nhân nhận chứng từ