Bộ chứng từ xuất nhập khẩu và mô tả hoạt động cơ bản của thương vụ PHẦN MỞ ĐẦU Việt Nam với lợi thế của một quốc gia có điều kiện tự nhiên thuận lợi, do đó xuất khẩu nông sản và thủy hải sản hằng năm xuất khẩu luôn chiếm một tỷ trọng lớn đóng góp vào GDP Theo số liệu thống kê của Tổng cục Hải quan công bố ngày 1-2-2012, năm 2011, tổng kim ngạch hàng hóa xuất nhập khẩu đạt 203,66 tỷ USD, tăng 29,7% so với cùng kỳ năm trước. Hiện nay các doanh nghiệp Việt Nam ngày càng thiết lập được nhiều mối quan hệ với các doanh nghiệp khác trên thế giới, góp phần thúc đẩy hoạt động thương mại phát triển mạnh mẽ và đa dạng. Với tư cách là yếu tố quan trọng không thể thiếu được cho sự phát triển thương mại quốc tế, thanh toán quốc tế đã không ngừng được đổi mới và hoàn thiện với các phương thức thanh toán ngày càng an toàn và hiệu quả, đặc biệt là các phương thức thanh toán có sử dụng bộ chứng từ. Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của thị trường hiện nay và đặc biệt từ khi tham gia vào WTO hoạt động xuất khẩu của Việt Nam có thêm nhiều cơ hội và thách thức mới. Đối với hàng xuất khẩu ra nước ngoài yêu cầu về chủng loại mẫu mã rất khắc khe trong suốt quá trình từ khi họ tìm hiểu hàng hóa đến khi hàng được nhập về kho của họ, nếu không đảm bảo được các yêu cầu do đối tác nhập khẩu sẽ trả hàng về. Thêm vào đó là quy trình và thủ tục giấy tờ trong suốt quá trình hàng hóa xuất đi phải qua nhiều giai đoạn và phức tạp. Mà các doanh nghiệp Việt Nam thì còn rất hạn chế về kiến thúc trong lĩnh vực này. Do đó thường xuyên bị mất các đơn hàng hoặc bị kiện từ phía đối tác do không thực hiện đúng quy trình thủ tục. Từ những nguyên nhân trên chúng em xin được tham gia vào nghiên cứu về đề tài: Tìm hiểu về bộ chứng từ xuất nhập khẩu và mô tả một bộ chứng từ cụ thể. Với vốn kiến thức tìm hiểu và học tập được, chúng em mong muốn được trình bày một cái nhìn tổng thể về công tác lập và xuất trình bộ chứng từ trong thanh toán. Đồng thời cũng mong có sự đóng góp ý kiến của người đọc, để bài nghiên cứu hoàn thiện hơn. GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 9A Bộ chứng từ xuất nhập khẩu và mô tả hoạt động cơ bản của thương vụ PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I. SƠ LƯỢC VỀ BỘ CHỨNG TỪ I. Khái niệm và phân loại 1 Khái niệm: Là văn bản do người xuất khẩu ban hành hoặc cơ quan quản lý, cơ quan đại diện tại nước xuất khẩu ban hành theo yêu cầu của người nhập khẩu nhằm mục đích phục vụ cho người NK nhận được đủ hàng đúng chất lượng, đúng quy định theo pháp luật của nước nhập khẩu và phục vụ cho việc người xuất khẩu nhận đủ tiền. 2 Phân loại: Có thể phân loại chứng từ như sau: a) Chứng từ do nhà xuất khẩu ban hành: Invoice, list, CA,C/Q b) Chứng từ do cơ quan quản lý tại nước XK ban hành: CO, ISO nói chung là các chứng chỉ. c) Chứng từ Vận tải: Bill, lịch tầu, lịch trình, lý trình, thông báo nhận hàng II. Các chứng từ chủ yếu và chức năng của bộ chứng từ 1. Tờ khai hải quan: Tờ khai hải quan là một văn bản do chủ hàng, chủ phương tiện khai báo xuất trình cho cơ quan hải quan trước khi hàng hoặc phương tiện xuất hoặc nhập qua lãnh thổ quốc gia. 2. Hóa đơn thương mại: Chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, là yêu cầu của người bán đòi người mua phải trả số tiền hàng ghi trên hóa đơn. Trong hóa đơn phải nêu được đặc điểm của hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, phương tiện vận tải… Hóa đơn được lập thành nhiều bản để dùng trong nhiều việc khác nhau: xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng, xuất trình cho công ty bảo hiểm đẻ tính phí bảo hiểm để tính phí bảo hiểm, cho hải quan để tính thuế. GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 9A Bộ chứng từ xuất nhập khẩu và mô tả hoạt động cơ bản của thương vụ 3. Vận đơn đường biển : Vận đơn đường biển viết tắt là B/L ( Bill of Lading), là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển được người chuyên chở (chủ tàu, thuyền trưởng) ký phát cho người gửi hàng xác nhận việc người chuyên chở đã nhận hàng để vận chuyển theo yêu cầu của người gửi hàng. Chức năng của vận đơn đường biển là : a) Là biên lai để người vận tải xác nhận là họ đã nhận hàng để chuyên chở. b) Là bằng chứng về việc thực hiện những điều khoản của hợp đồng vận tải đường biển. c) Là chứng từ sở hữu hàng hóa, quy định hàng hóa sẽ giao cho ai ở cảng đích, do đó cho phép mua bán hàng hóa bằng cách chuyển nhượng B/L. 4. Chứng từ bảo hiểm : Chứng từ bảo hiểm là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm. Chứng từ bảo hiểm được thể hiện ở 2 dạng Đơn bảo hiểm và Giấy chứng nhận bảo hiểm. Chứng tù bảo hiểm nhằm hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm và được dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm và người được bảo hiểm. 5. Giấy chứng nhận phẩm chất : Giấy chứng nhận phẩm chất là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất hàng hóa phù hơp với điều khoản hợp đồng. Giấy chứng nhận phẩm chất có thể do người cung cấp hàng hóa, cũng có thể do cơ quan kiểm nghiệm hàng xuất khẩu cấp, tùy theo sự thỏa thuận của hai bên mua bán. 6. Giấy chứng nhận số lượng và trọng lượng: GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 9A Bộ chứng từ xuất nhập khẩu và mô tả hoạt động cơ bản của thương vụ Là chứng từ xác định số lượng/ trọng lượng của hàng hóa thực giao. Giấy chứng nhận số lượng/ trọng lượng có thể người cung cấp hoặc tổ chức kiểm nghiệm hàng xuất nhập khẩu cấp. Giấy chứng nhân số lượng và trọng lượng nhằm kiểm tra ghi rõ số lượng và trọng lượng theo hợp đồng mua bán. 7. Giấy chứng nhận xuất xứ: Khái niệm : Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa là một chứng từ ghi nơi sản xuất hàng hóa do người xuất khẩu kê khai, ký và gửi cho cơ quan thẩm quyền của nhà xuất khẩu Công dụng của giấy chứng nhận xuất xứ: a) Ưu đãi thuế quan : xác định được xuất xứ của hàng hóa khiến có thể phân biệt đâu là hàng nhập khẩu được hưởng ưu đãi để áp dụng chế độ ưu đãi theo các thỏa thuận thương mại đã ký kết giữa các quốc gia b) Áp dụng thuế chống phá giá và trợ giá : Trong các trường hợp khi hàng hóa của một nước được phá giá tại thị trường nước khác, việc xác định được xuất xứ khiến các hành động chống phá giá và việc áp dụng thuế chống trợ giá trở nên khả thi. c) Thống kê thương mại và duy trì hệ thống hạn ngạch : Việc xác định xuất xứ khiến việc biên soạn các số liệu thống kê thương mại đối với một nước hoặc đối với một khu vực dễ dàng hơn. Trên cơ sở đó các cơ quan thương mại mới có thể duy trì hệ thống hạn ngạch. 8. Giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh : Là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền của nhà nước cấp cho chủ hàng để xác nhận hàng hóa đã được an toàn về mặt dịch bệnh, sâu hại, nấm độc .v.v Giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh nhằm xác nhận an toàn vệ sinh thực phẩm xác định bệnh dịch và tiêu chuẩn vệ sinh GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 9A Bộ chứng từ xuất nhập khẩu và mô tả hoạt động cơ bản của thương vụ CHƯƠNG II. MÔ TẢ BỘ CHỨNG TỪ CỤ THỂ Dựa trên bộ chứng từ cụ thể về xuất khẩu cá Tra của công ty trách nhiệm hữu hạn thủy sản PHƯƠNG ĐÔNG. Nhóm sẽ mô tả những đặc điểm cơ bản về bộ chứng từ này. I. Mô tả chung: 1. Người xuất khẩu: Công ty TNHH thuỷ sản PHƯƠNG ĐÔNG Địa chỉ: Lô 17D, đường 5,khu công nghiệp Trà Nóc,phường Trà Nóc ,quận Bình Thuỷ TP Cần Thơ,VietNam. Tel:84.710.3841 707 Fax:84.710.3843 699 E-mail: info@phuongdongseafood.com.vn Website:www. phuongdongseafood.com.vn 2. Người nhập khẩu: WIN FAR TRADING Địa chỉ: Số 64, đường Sena 1, Giáo Hội or công viên Rinting, 81750 Johor Bahru, Johor, Malaysia. Cảng xuất : HOCHIMINH Cảng nhập : MALAYSIA Phương thức thanh toán : TTR (chuyển tiền) 3. Hàng hóa xuất khẩu bao gồm: • CÁ TRA PHI LÊ ĐÔNG LẠNH hàng IQF ( hàng đông rời) • CÁ TRA PHI LÊ ĐÔNG LẠNH hàng IQF (hàng đông rời) • CÁ TRA PHI LÊ ĐÔNG LẠNH (hàng block) GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 9A Bộ chứng từ xuất nhập khẩu và mô tả hoạt động cơ bản của thương vụ II. Mô tả cụ thể : Tờ 1. Hóa đơn chiếu lệ ( chi tiết) GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 9A Bộ chứng từ xuất nhập khẩu và mô tả hoạt động cơ bản của thương vụ Do công ty Phương Đông lập ra dùng để chào hàng với nhà nhập khẩu Win Far Trading. Ngoài ra nó còn có tác dụng khác như là chứng từ làm thủ tục hải quan. Có chữ kí củacông ty trách nhiệm hữu hạn thủy sản PHƯƠNG ĐÔNG và chữ kí của nhà nhập khẩu Win Far Trading. Hàng hóa do công ty Phương Đông xuất đi gồm 3 loại: a CÁ TRA PHI LÊ ĐÔNG LẠNH hàng IQF ( hàng đông rời) tổng số tiền:18,450 USD b CÁ TRA PHI LÊ ĐÔNG LẠNH hàng IQF (hàng đông rời) tổng số tiền: 26,560 USD c CÁ TRA PHI LÊ ĐÔNG LẠNH (hàng block) tổng số tiền: 9,150 USD Điều kiện giao hàng sẽ là CIF, và giao hàng bằng đường biển. Phương thức thanh toán là TTR( phương thức chuyển tiền) 30% của giá trị tiền gởi sẽ được chuyển khi đã kí hợp đồng , 70% của giá trị sẽ được chuyển chậm nhất là 3 ngày trước khi giao hàng. Cảng xuất : HOCHIMINH Cảng nhập : MALAYSIA Trong trường hợp bộ chứng từ là là thanh toán TTR( chuyển tiền). Nhưng nếu là thanh toán L/C thì ngân hàng phải chú ý các đặc điểm chi tiết về số lượng, chủng loại hàng hóa, đơn vị tiền tệ thanh toán, tổng giá trị hàng hóa… Nếu có bất cứ chi tiết nào sai xót xem như chứng từ này không hợp lệ và phải làm lại. GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 9A Bộ chứng từ xuất nhập khẩu và mô tả hoạt động cơ bản của thương vụ Tờ 2. Tờ Xét Duyệt GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 9A Bộ chứng từ xuất nhập khẩu và mô tả hoạt động cơ bản của thương vụ Công ty trách nhiệm hữu hạn vận tải biển HUBLINE nhận hàng gửi của Công ty TNHH thuỷ sản PHƯƠNG ĐÔNG. Chứng từ nay bao gồm những quy định tính phí khi gửi hàng (Container ) tại đây. Cụ thể: a Cho những container khô: i. 20GP( general perpose): 7 ngày đầu thì miễm phí, từ ngày thứ 8 trở đi: phải đóng thêm tiền lưu bãi là 16 đô/ngày. ii. 40GP or 40HC( high cub) : 7 ngày đầu thì miễm phí, từ ngày thứ 8 trở đi: phải đóng thêm tiền lưu bãi là 32 đô/ngày. Nếu hàng trễ hẹn trong những tình huống đặc biệt ( sự cố) thì phí lưu kho phạt 2 đô/ngày. b Cho những container lạnh: i. 20RF: 3 ngày đầu thì miễm phí, từ ngày thứ 4 trở đi: phải đóng thêm tiền lưu bãi là 32 đô/ngày. ii. 40GP : 3 ngày đầu thì miễm phí, từ ngày thứ 4 trở đi: phải đóng thêm tiền lưu bãi là 64 đô/ngày. Nếu hàng trễ hẹn trong những tình huống đặc biệt ( sự cố) thì phí lưu kho phạt 5 đô/ngày. c Thuế điện cho những container lạnh: i. 20RF: 2 ngày đầu thì miễm phí, từ ngày thứ 3 trở đi: phải đóng thêm tiền lưu bãi là 36 đô/ngày. ii. 20RF: 2 ngày đầu thì miễm phí, từ ngày thứ 3 trở đi: phải đóng thêm tiền lưu bãi là 58 đô/ngày. Điều kiện giao hàng là phương thức CIF. Do đó công ty Phương Đông phải mua hợp đồng bảo hiểm nhưng không chịu chi phí và rủi ro vận chuyển hàng đến cảng Malaysia. Tờ 3. Tờ khai hải quan GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 9A Bộ chứng từ xuất nhập khẩu và mô tả hoạt động cơ bản của thương vụ Tờ này kê khai số lượng các loại hàng hóa, trí giá hàng, ứng với mức thuế quy định và tỷ giá tính thuế hiện hành ( 1USD = 20.828 VND). Bao gồm 3 loại hàng: Cá Tra Phi Lê Đông Lạnh( trị giá 384.276.600 vnd), Cá Tra Phi Lê Cắt Miếng Đông Lạnh(532.363.680 vnd), Cá Tra Phi Lê Đông GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 9A [...]... bô chứng từ và để đáp ứng một đơn đặt hàng từ nhà nhập khẩu cần phải làm nhiều thủ tục và chứng từ pháp lý, do đó công ty cần có một bộ phận chuyên làm chứng từ xuất nhập khẩu, để hoạt động của thương vụ được thuận lợi, tránh rủi ro, tổn thất thêm chi phí lưu bãi ( thời gian giao hàng chậm) Về phía nhà nhập khẩu là người kiểm tra bộ chứng từ công tác kiểm tra bộ chứng từ mất rất nhiều thời gian, một. .. mới được vận chuyển Chứng từ này chỉ có chữ kí của: công ty vận tải Hub Shipping Sdn Bhd Chứng từ này chỉ có chữ kí của công ty Hub Shipping Sdn Bhd GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 9A Bộ chứng từ xuất nhập khẩu và mô tả hoạt động cơ bản của thương vụ Tờ 8: Giấy chứng nhận kiểm dịch GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 9A Bộ chứng từ xuất nhập khẩu và mô tả hoạt động cơ bản của thương vụ Chứng từ này do Ban Bảo Đảm... hóa là 53.163 USD Thực tế số lượng bộ chứng từ sẽ phụ thuộc vào yêu cầu nhà nhập khẩu (trong thương vụ này gồm 11 tờ chứng từ) và tùy thuộc vào mặt hàng xuất khẩu của thương vụ mà trong bộ chứng từ xuất khẩu sẽ có giấy chứng nhận, xác nhận hàng hóa để đảm bảo đạt tiêu chuẩn mà nhập khẩu yêu cầu ( trong bộ chứng từ này yêu cầu : giấy chứng nhận phân tích vi sinh và giấy chứng nhận phân tích hàm lượng các... 3000 3,150 2400 25900 Nhóm 9A Bộ chứng từ xuất nhập khẩu và mô tả hoạt động cơ bản của thương vụ Tờ 6:Giấy chứng nhận xuất xứ GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 9A Bộ chứng từ xuất nhập khẩu và mô tả hoạt động cơ bản của thương vụ Trên đây là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa của công ty TNHH Phương Đông( Ô số 1 kê khai địa chỉ quốc gia xuất khẩu hàng), Các hàng hóa này được sản xuất từ công ty TNHH thủy sản Phương... Phương Đông để xác nhận hàng hóa đã qua kiểm dịch Và có đóng dấu và chữ kí xác nhận của tổ chức này GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 9A Bộ chứng từ xuất nhập khẩu và mô tả hoạt động cơ bản của thương vụ Tờ 9: Báo cáo kết quả thí nghiệm Chứng từ này là kết quả báo cụ thể về hàng hóa đã qua kiểm Cụ thể: GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 9A Bộ chứng từ xuất nhập khẩu và mô tả hoạt động cơ bản của thương vụ Chất khoáng... Bộ chứng từ xuất nhập khẩu và mô tả hoạt động cơ bản của thương vụ Hóa đơn do nhà xuất khẩu công ty trách nhiệm hữu hạn thủy sản PHƯƠNG ĐÔNG dùng để đòi tiền người mua là WIN FAR TRADING với số tiền là 53,160 USD, chỉ có chữ kí của công ty trách nhiệm hữu hạn thủy sản PHƯƠNG ĐÔNG Trong đó mô tả cụ thể chủng loại hàng hóa xuất đi như sau: GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 9A Bộ chứng từ xuất nhập khẩu và mô. .. 9A Bộ chứng từ xuất nhập khẩu và mô tả hoạt động cơ bản của thương vụ Phương pháp: • Salmonella: ISO 6579:2002 [Phương pháp Salmonella dương tính – Tiêu chuẩn về vi sinh vật trong thực phẩm] • E Coli: ISO 16649-2:2001 [Phương pháp E Coli dương tính – Tiêu chuẩn về vi sinh vật trong thực phẩm] Có chữ kí và đóng dấu của cơ quan kiểm dịch GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 9A Bộ chứng từ xuất nhập khẩu và mô tả. .. chữ kí của công ty bảo hiểm và công ty bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm khi có đơn yêu cầu được bảo hiểm GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 9A Bộ chứng từ xuất nhập khẩu và mô tả hoạt động cơ bản của thương vụ PHẦN KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1 Phần kết luận: Qua việc mô tả bộ chứng từ của thương vụ xuất khẩu cá tra của công ty TNHH thủy sản Phương Đông ( Việt Nam) và Công ty nhập khẩu Win Far Trading (Malaysia)... nhiều thời gian, một sai xót nhỏ trong bô chứng từ, ngay lập tức bộ chứng từ sẽ không có giá trị đi đến thương vụ sẽ không thành công vì thế cũng GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 9A Bộ chứng từ xuất nhập khẩu và mô tả hoạt động cơ bản của thương vụ như nhà nhập khẩu nhà xuất khẩu cần phải thật sự cẩn thận, kiểm tra kĩ lưỡng trong suốt quá trình kiểm tra bộ chứng từ GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 9A ... nhánh phòng Thương mại và Công thương Việt Nam tại Thành phố Cần Thơ Ô số 9 và Số 10 GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 9A Bộ chứng từ xuất nhập khẩu và mô tả hoạt động cơ bản của thương vụ Tờ 7: Vận đơn đường biển: Đối với vận đơn sẽ có 2 bản, bản chính dùng cho việc giao nhận hàng, bản phụ dùng để kiểm tra hoặc đăng kí GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 9A Bộ chứng từ xuất nhập khẩu và mô tả hoạt động cơ bản của . hành: Invoice, list, CA,C/Q b) Chứng từ do cơ quan quản lý tại nước XK ban hành: CO, ISO nói chung là các chứng chỉ. c) Chứng từ Vận tải: Bill, lịch tầu, lịch trình, lý trình, thông báo nhận. hữu hạn thủy sản PHƯƠNG ĐÔNG. Nhóm sẽ mô tả những đặc điểm cơ bản về bộ chứng từ này. I. Mô tả chung: 1. Người xuất khẩu: Công ty TNHH thuỷ sản PHƯƠNG ĐÔNG Địa chỉ: Lô 17D, đường 5,khu công. sản Phương Đông phải kê khai xuất khẩu rỏ ràng và cam kết hàng hóa được sản xuất trong Việt Nam tu n theo những yêu cầu sản xuất theo quy định sau khi ký nhận sẽ đem đến chi nhánh phòng Thương