PHẦN MỞ ĐẦU 1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Hằng ngày trong lĩnh vực giao dịch, kinh doanh thương mại, ngoài việc tiếp xúc trao đổi trực tiếp trong các cuộc gặp gỡ, các cuộc họp, các cuộc hội thảo…Việc trao đổi bằng các giấy tờ, công văn và đặc biệt là thư tín thương mại vô cùng cần thiết.Thư tín cũng góp phần quan trọng trong việc thiết lập và hợp thức hóa các nghiệp vụ trong thương mại đồng thời thư tín đóng vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế. Nó có mặt và được sử dụng ở hầu hết các giai đoạn của mỗi thương vụ, nó cũng phản ánh thái độ và phong cách kinh doanh của các doanh nghiệp và góp phần không nhỏ vào thành công của doanh nghiệp. Thư tín luôn được sử dụng trong mọi thời đại, mọi thương vụ: hỏi hàng, hoàn giá, đặt hàng, thực hiện đơn hàng, hợp đồng, khiếu nại, yêu cầu, thông báo, phản hồi mail từ khách hàng, đối tác … tất cả đều phải thông qua thư tín, nó là phương tiện nhanh chóng hiệu quả nhất. Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như hiện nay, thuật ngữ thư tín thương mại không còn mấy xa lạ để tạo ấn tượng tốt đẹp với các đối tác nước ngoài thông qua thư tín thương mại. Thư tín thương mại là việc gửi thư cung cấp thông tin và tài liệu kèm theo như brochure giới thiệu công ty, tờ rơi và có khi là món quà nhỏ của công ty hoặc hàng mẫu, trực tiếp cho khách hàng tiền năng. Hoạt động này được xem là bước đi đầu tiên trong kế hoạch xúc tiến bán hàng. Ngoài các vấn đề nêu trên thì còn một lí do nữa làm cho việc sử dụng thư tín thương mại trở nên phổ biến đó là vấn đề khoảng các trong thương mại toàn cầu. Thư tín trong thương mại toàn cầu là sự lựa chọn hiệu quả, nó giúp tiết kiệm được chi phí, thời gian, rút ngắn khoảng cách địa lí trong hoat động đàm phán thương mại. Tuy nhiên, nhiều người phê phán rằng đây là cách làm không hiệu quả, mặc dù nó vẫn là công cụ xúc tiến bán hàng được sử dụng rất rộng rãi. Những người phê phán cách làm này cho rằng tỷ lệ phản hồi đối với thư tín trực tiếp là rất thấp, cho 1 dù tỷ lệ này trong các ngành là khác nhau. Các kết quả thống kê chỉ ra rằng tỷ lệ phản hồi chỉ vào khoảng trên dưới 1%. Đây thực sụ không phải là một con số khích lệ, nhưng tại sao vẫn có nhiều công ty áp dụng? Một trong những lý do là đây là một hình thức giới thiệu công ty và các sản phẩm và dịch vụ có chi phí thấp. Một lý do nữa làm công ty có thể chấp nhận lỷ lệ phản hồi thấp và gửi đi rất nhiều thư giới thiệu vì cuối cùng họ vẫn nhận được số lượng đơn hàng thích hợp. Các công ty có thể tăng tỷ lệ phản hồi bằng cách sử dụng một vài quy tắc và mẹo nhỏ Từ đó, “thực hành đàm phán qua thư thương mại” trong hoạt động ngoại thương và thương mại là vấn đề quan tâm. 2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU . 2.1. Mục tiêu chung : Tìm hiểu về thực hành đàm phán qua thư thương mạ 2.2. Mục tiêu cụ thể :  Tìm hiểu về thực hành đàm phán qua thư thương mại  Thực hiện đàm phán qua thư thương mại 3. PHẠM VI NGHIÊN CỨU Đề tài được thực hiện trong giao dịch buôn bán trực tiếp bằng thư thương mạigiữa 2 công ty ALPHA TRADING LTDA và VIETTIEN GARMENT CORPORATION . 2 PHẦN NỘI DUNG * BUÔN BÁN TRỰC TIẾP CÁC BƯỚC GIAO DỊCH 1. Inquiry ALPHA TRADING LTDA Add: Dominica 342, Recoleta, Santiago, Chile Telephone: (+56-2) 490 8900(+56-2) 490 8900 Fax: (+56-2) 490 8910 VIETTIEN GARMENT CORPORATION Add: 07 Le Minh Xuan, Tan Binh district, Ho Chi Minh City, Viet Nam Telephone: 84-8-38640800 Fax: 84-8-38645085 March 2, 2012 Dear Sir/ Madams, We have seen advertisement for clothes on your company website. I would be helpful if you could send us catalogue details about shirt , T-shirt and casual trouser for men, price of products, quantity of goods, quantify you can supply, delivery time, delivery conditions. We look forward to receiving your company’s offer. Yours faithfully, Mr. Victor Trillat - Commercial Manager 1. Hỏi hàng. Alpha TM LTDA Địa chỉ: 342 Dominica, Recoleta, Santiago, Chile Điện thoại: (56-2) 490 8900 (56-2) 490 8900 3 Fax: (+56-2) 490 8910 CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VIỆT TIẾN Địa chỉ: 07 Lê Minh Xuân, huyện Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam Điện thoại: 84-8-38640800 Fax: 84-8-38645085 Ngày 02/03/2012 Xin chào! Chúng tôi đã thấy quảng cáo cho quần áo trên trang web công ty của bạn. Tôi thấy sẽ là hữu ích nếu bạn có thể gửi cho Chúng tôi thông tin chi tiết các mặt hàng hàng áo sơ mi, T-shirt và quần thường cho nam giới, giá của sản phẩm, số lượng hàng hoá, xác định số lượng bạn có thể cung cấp, thời gian giao hàng, điều kiện giao hàng. Chúng tôi mong nhận được lời đề nghị của công ty bạn. Trân trọng, Ông Victor Trillat - Giám đốc thương mại 2. Oferr. VIETTIEN GARMENT CORPORATION Add: 07 Le Minh Xuan, Tan Binh district, Ho Chi Minh City, Viet Nam Telephone: 84-8-38640800 Fax: 84-8-38645085 March 3, 2012 ALPHA TRADING LTDA Add: Dominica 342, Recoleta, Santiago, Chile Telephone: (+56-2) 490 8900(+56-2) 490 8900 4 Fax: (+56-2) 490 8910 Dear Madams/sirs, We are a prestigious manufacturer based in Ho Chi Minh City. Our company was established in 2001 and run under the philosophy “Quality comes first”. We make clothes for men, specializing in cotton with all seasonal colors and customized patterns as requested. We offer a wide range of categories from homewear to outerwear such as shirt, pajama, casual trouser, tie. We thank you for your inquiry letter of 2nd March. We enclose descriptive catalogue about color, size and price of products. With the 5-year experience in implementing FOB contracts, we are confident to offer you high quality products to your company. We deal in medium orders – i.e.1500pcs – 3000 pcs per style with 3 optional colors in a short lead time of 4- 8 weeks delivery FOB. We are confident that they will meet your requirements. Meanwhile we enclose a copy of our price list and terms and conditions of trade, and look forward to hearing from you. Yours faithfully, Ms Nga – Sales Manager 2. Chào hàng. CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VIỆT TIẾN Địa chỉ: 07 Lê Minh Xuân, huyện Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam Điện thoại: 84-8-38640800 Fax: 84-8-38645085 03/03/2012 Alpha TM LTDA Địa chỉ: 342 Dominica,Recoleta, Santiago, Chile 5 Điện thoại: (56-2) 490 8900 (56-2) 490 8900 Fax: (+56-2) 490 8910 Ông Victor thân mến, Chúng tôi là một nhà sản xuất có uy tín có trụ sở tại thành phố Hồ Chí Minh. Công ty chúng tôi được thành lập vào năm 2001 và chạy theo triết lý "Chất lượng đến trước".Chúng tôi may quần áo cho nam giới, chuyên bằng cotton với tất cả các màu sắc theo mùa và các mẫu tùy chỉnh theo yêu cầu. Chúng tôi cung cấp một loạt các loại từ mặc ở nhà đến quần áo thể thao, áo sơ mi, quần bình thường, cà vạt. Chúng tôi cảm ơn về lá thư yêu cầu của bạn ngày 2 tháng 3. Chúng tôi gửi kèm theo danh mục mô tả về kích thước, màu sắc và giá cả của sản phẩm. Với kinh nghiệm 5 năm trong việc thực hiện các hợp đồng FOB, chúng tôi tự tin để cung cấp cho bạn các sản phẩm chất lượng cao cho công ty của bạn. Chúng ta đối phó trong đơn đặt hàng trung bình ie1500pcs - 3000 chiếc mỗi phong cách với 3 màu tùy chọn trong một thời gian ngắn 4 - 8 tuần giao hàng FOB. Chúng tôi tự tin rằng họ sẽ đáp ứng yêu cầu của bạn.Trong khi đó chúng tôi gửi kèm theo một bản sao của danh sách giá của chúng tôi và các điều khoản và điều kiện thương mại, và mong muốn được phản hồi từ bạn. Trân trọng, Bà Nga - Sales Manager 3. Order ALPHA TRADING LTDA Add: Dominica 342, Recoleta, Santiago, Chile Telephone: (+56-2) 490 8900(+56-2) 490 8900 Fax: (+56-2) 490 8910 VIETTIEN GARMENT CORPORATION 6 Add: 07 Le Minh Xuan, Tan Binh district, Ho Chi Minh City, Viet Nam Telephone: 84-8-38640800 Fax: 84-8-38645085 March 4, 2012 Dear Ms Nga, We are pleased to order shirt listed in the table below. The reference numbers are from your 2012 catalogue. Please include a new catalogue with our order: Quantit y Ref.# Description Price/piece 1000 WS045 Blue shirt, 100% cotton $15 1000 BT111 Black trouser, 55% poly + 45% wool $25 1000 BS066 White T-shirt, 100% cotton $14 We would appreciate if the order is delivered at the address given below latest by 30 March, 2012 so that we can start selling it to the customer in early April. The terms and conditions of the purchase order are as follows: 1. Order for clothes with size of Europe. 2. Delivery will be made at the address mentioned above. 3. The order should be delivered latest by 30 March 4. 100% payment will be made on delivery. 5. If the order is not delivered by the due date, please consider it as cancelled. 6. The price of clothes inclusive of all taxes. Please contact us with any explanation for the difference in the order details. We hope to have a long business relationship with you. Best regards, Mr. Victor Trillat - Commercial Manager 7 3. Đặt hàng Alpha TM LTDA Địa chỉ: 342 Dominica,Recoleta, Santiago, Chile Điện thoại: (56-2) 490 8900 (56-2) 490 8900 Fax: (+56-2) 490 8910 CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VIỆT TIẾN Địa chỉ: 07 Lê Minh Xuân, huyện Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam Điện thoại: 84-8-38640800 Fax: 84-8-38645085 04/03/2012 Bà Nga than mến! Chúng tôi đặt hàng áo sơ mi được liệt kê theo bảng dưới đây. Số tham chiếu từ danh mục 2012 của bạn. Xin vui lòng gửi theo đơn sau đây. Số lượng Res.# Mô tả giá 1000 WS045 Áo sơ mi màu xanh, 100% cotton 15$ 1000 BT111 Quần đen, 55% da, 45% len. 25$ 1000 BS066 Áo sơ mi trắng, 100% cotton 14$ Chúng tôi sẽ đánh giá cao nếu có đơn đặt hàng được giao tại địa chỉ dưới đây trước 30 tháng năm 2012 để chúng ta có thể bắt đầu bán nó cho khách hàng vào đầu tháng tư. Các điều khoản và điều kiện của đơn đặt hàng như sau: 1. Để cho quần áo với kích thước của Châu Âu. 2. Giao hàng tận nơi sẽ được thực hiện tại địa chỉ nêu trên. 3. Lệnh phải được gửi chậm nhất ngày 30 tháng 3 4. 100% thanh toán sẽ được thực hiện trên giao hàng. 5. Nếu lệnh không được giao đúng hạn, xin vui lòng xem xét nó như là hủy bỏ. 8 6. Giá quần áo bao gồm tất cả các loại thuế. Xin vui lòng liên hệ với chúng tôi với bất kỳ lời giải thích cho sự khác biệt trong các chi tiết đặt hàng. Chúng tôi hy vọng có một mối quan hệ kinh doanh lâu dài với bạn. Trân trọng, Ông Victor Trillat - Giám đốc thương mại 4. Counter offer VIETTIEN GARMENT CORPORATION Add: 07 Le Minh Xuan, Tan Binh district, Ho Chi Minh City, Viet Nam Telephone: 84-8-38640800 Fax: 84-8-38645085 March 5, 2012 ALPHA TRADING LTDA Add: Dominica 342, Recoleta, Santiago, Chile Telephone: (+56-2) 490 8900(+56-2) 490 8900 Fax: (+56-2) 490 8910 Dear Mr. Victor Trillat, Thank you very much for your company’s order. We thank you confidence our company. I am hoping that we can discuss of some terms and conditions. We must get 2% total the order value. Because delivery deadlines are less than plan, we have to enhance labor productivity of machines and employees to ensure delivery on time. Thank you for your consideration. 9 Sincerely yours, Ms Nga – Sales Manager 4. Hoàn giá CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VIỆT TIẾN Địa chỉ: 07 Lê Minh Xuân, huyện Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam Điện thoại: 84-8-38640800 Fax: 84-8-38645085 05/03/2012 Alpha TM LTDA Địa chỉ: 342 Dominica,Recoleta, Santiago, Chile Điện thoại: (56-2) 490 8900 (56-2) 490 8900 Fax: (+56-2) 490 8910 Kính gửi ông Victor Trillat, Cám ơn rất nhiều về đơn đặt hàng của công ty bạn, và cảm ơn về sự tin tưởng của công ty bạn với chúng tôi. Tôi hy vọng rằng chúng ta có thể thảo luận về một số điều khoản và điều kiện. Chúng tôi phải có được 2% tổng giá trị đơn hàng. Bởi vì thời hạn giao hàng ít hơn so với kế hoạch, chúng tôi phải nâng cao năng suất lao động của máy móc và nhân viên để đảm bảo giao hàng đúng thời gian. Cảm ơn bạn đã quan tâm. Trân trọng, Bà Nga, quản lý bán hàng 5. Aceptance 10 [...]... cũng Trân trọng, Bà Nga - Sales Manager Tóm lai, qua việc mua bán trao đổi hàng hóa qua thư tín là hình thức quan trọng trong buôn bán trực tiếp, và để thực hiện xuất, nhập khẩu của công ty xuất nhập khẩu trong nước giao dich trao đổi mua bán với công ty nước ngoài, qua thư tín mà thư ng vụ xuất khẩu quần áo của công ty VIỆT TIẾN GARMENT COPORATION thành công 14 KẾT LUẬN 15 16 ... mến, Đây là thư để xác nhận rằng chúng tôi đã nhận được đơn đặt hàng của bạn để mua các mặt hàng như đã đề cập trong danh sách đính kèm: 1000 màu xanh áo sơ mi 1000 trắng T-shirt 1000 màu đen quần Quần áo là châu Âu kích thư c Giao hàng tận nơi sẽ được thực hiện tại địa chỉ nêu trên Chúng tôi sẽ nhận được thanh toán theo hình thức L / C ngày 30 tháng ba năm 2012 của các Ngân hàng Ngoại thư ng Giá quần... tổng giá trị đơn hàng Bạn gửi cho chúng tôi xác nhận trong hai bản sao với điều kiện thoả thuận Chúng tôi rất hài lòng về việc có cơ hội để hợp tác với nhau Trân trọng, Ông Victor Trillat - Giám đốc thư ng mại 6 Confirmation VIETTIEN GARMENT CORPORATION Add: 07 Le Minh Xuan, Tan Binh district, Ho Chi Minh City, Viet Nam Telephone: 84-8-38640800 Fax: 84-8-38645085 March 7, 2012 ALPHA TRADING LTDA Add:... Giá quần áo có bao gồm tất cả các loại thuế Các mặt hàng đang được gửi đến địa chỉ như đã đề cập trong lá thư của trật tự Các mặt hàng được dự kiến sẽ được giao vào địa chỉ nói trên trong vòng 22 ngày kể từ ngày xác nhận đơn đặt hàng Những tuyên bố của đơn đặt hàng và hóa đơn cùng vớicác văn bản bảo hành sẽ được chuyển giao cùng với các mục Bất kỳ khuyết tật trong các mục hoặc bất kỳ vấn khác phải được . hàng, hoàn giá, đặt hàng, thực hiện đơn hàng, hợp đồng, khiếu nại, yêu cầu, thông báo, phản hồi mail từ khách hàng, đối tác … tất cả đều phải thông qua thư tín, nó là phương tiện nhanh chóng