Chuyên đề tốt nghiệp LỜI CẢM ƠN Sau một thời gian dài học tập, nghiên cứu tại mái trường Đại học Kinh tế quốc dân, em đã được các thầy giáo, cô giáo trang bị cho những kiến thức làm hành trang bước vào cuộc sống mới sau khi tốt nghiệp. Để có được như ngày hôm nay, ngoài việc nỗ lực, cố gắng của bản thân, em còn được các thầy giáo, cô giáo của trường dạy dỗ, dìu dắt, hướng dẫn tận tình. Em sẽ luôn ghi nhớ công ơn của các thầy cô. Sau 15 tuần thực tập tại công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Sao Việt, một công ty chuyên về phần mềm, dưới sự hướng dẫn và chỉ bảo nhiệt tình của thầy giáo Hàn Viết Thuận, trưởng khoa tin học kinh tế cùng các anh chị trong công ty Sao Việt, đặc biệt là anh Trần Văn Tại, em đã hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Bên cạnh những kết quả đạt được, chuyên đề của em còn rất nhiều thiếu sót. Sự góp ý, phê bình của thầy cô sẽ là những ý kiến quý báu giúp em hoàn thiện hơn những kiến thức đã có, tích luỹ kinh nghiệm cho nghề nghiệp sau này. Em xin trân trọng cảm ơn thầy giáo PGS.TS Hàn Viết Thuận, trưởng khoa tin học kinh tế, người đã trực tiếp hướng dẫn tận tình giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập này. Em xin trân trọng cảm ơn toàn thể thầy cô giáo khoa Tin học Kinh tế đã dạy dỗ, trang bị cho em những kiến thức cần thiết cho nghề nghiệp sau này. Em xin trân trọng cảm ơn anh Trần Văn Tại, giám đốc công ty Sao Việt cùng các anh chị trong công ty đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong suốt thời gian thực tập, cung cấp cho em các tài liệu để bổ sung kiến thức. Hà Nội, tháng 05 năm 2005 Sinh viên: Phạm Như Quỳnh Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B 1 Chuyên đề tốt nghiệp MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY KHẢO SÁT ĐỀ TÀI VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU I. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI THẾ HỆ TƯƠNG LAI 1. Các thông tin pháp nhân của công ty 2. Chức năng của công ty 3. Sơ đồ tổ chức của công ty FG 4. Tình trạng áp dụng tin học trong công ty FG II. GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1. Tên đề tài 2. Lý do lựa chọn đề tài 3. Mục tiêu của đề tài CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN I. THÔNG TIN – HỆ THỐNG THÔNG TIN 1. Thông tin 2. Hệ thống thông tin 3. Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức 4. Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin II. PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1. Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B 2 Chuyên đề tốt nghiệp 2. Các công đoạn phát triển một hệ thống thông tin III. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1. Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống 2. Các phương pháp thu thập thông tin 3. Các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý IV. THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1. Giai đoạn phân tích hệ thống 2. Phân tích chi tiết hệ thống thông tin 3. Giai đoạn thiết kế chi tiết hệ thống V. NỘI DUNG BÀI TOÁN LẬP ĐƠN ĐẶT HÀNG 1. Quy trình hoạt động của hệ thống bán hàng theo đơn đặt hàng 2. Giải pháp phần mềm CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HTTT LẬP ĐƠN ĐẶT HÀNG TẠI CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI THẾ HỆ TƯƠNG LAI I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 1. Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của hệ thống 2. Mô hình chức năng nghiệp vụ của hệ thống 3. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) của hệ thống III. THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH 1. Thiết kế cơ sở dữ liệu 2. Thiết kế giải thuật 3. Thiết kế giao diện xử lý 4. Kết quả thử nghiệm chương trình Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B 3 Chuyên đề tốt nghiệp 5. Một số màn hình giao diện chính KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHẦN PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực của đời sống xã hội trở thành vấn đề cấp thiết. Trong lĩnh vực quản lý, các nhà quản lý luôn coi công nghệ thông tin là công cụ để nâng cao hiệu quả của hoạt Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B 4 Chuyên đề tốt nghiệp động sản xuất kinh doanh của tổ chức mình. Đứng trước những thách thức, những cạnh tranh gay gắt, các nhà quản lý phải biết khai thác một cách triệt để những ưu thế của việc ứng dụng tin học trong quản lý, nếu không sẽ khó vượt qua thách thức và không thể tồn tại trong môi trường cạnh tranh khốc liệt này. Trong xu thế tất yếu đó, việc ứng dụng tin học trong hoạt động mua hàng và bán hàng tại các công ty thương mại, có chức năng làm trung gian phân phối hàng hoá là rất cần thiết, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống phân phối, giảm khối lượng công việc cho các nhân viên xử lý thông tin, đáp ứng được những mong muốn và đòi hỏi khắt khe của khách hàng một cách nhanh chóng hiệu quả. Với những lý do trên, trong đợt thực tập tốt nghiệp, được sự giới thiệu của anh Trần Văn Tại, giám đốc công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Sao Việt, em đã khảo sát thực tế tại công ty Đầu tư và Thương mại Thế hệ tương lai. Tại đây em đã khảo sát, nghiên cứu hoạt động mua và bán hàng hoá của công ty và đã quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin lập đơn đặt hàng tại công ty Đầu tư và Thương mại Thế hệ tương lai” để làm đề tài cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Cấu trúc chuyên đề tốt nghiệp gồm 3 chương: Chương I: Giới thiệu tổng quan về công ty khảo sát đề tài và đề tài nghiên cứu Chương này trình bày tổng quan về công ty Đầu tư và Thương mại Thế hệ tương lai cũng như sự cần thiết của đề tài nghiên cứu, mục tiêu và các phương pháp được sử dụng để nghiên cứu đề tài. Chương II: Cơ sở lý luận về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin Chương này trình bày các vấn đề về phương pháp luận cơ bản làm cơ sở trong việc nghiên cứu đề tài. Các vấn đề được trình bày trong chương II gồm:  Thông tin – hệ thống thông tin  Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý  Phân tích hệ thống thông tin quản lý  Thiết kế hệ thống thông tin quản lý Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B 5 Chuyên đề tốt nghiệp  Nội dung bài toán lập đơn đặt hàng Chương III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin lập đơn đặt hàng tại công ty Đầu tư và Thương mại Thế hệ tương lai Chương này trình bày những kết quả quan trọng nhất của việc nghiên cứu đề tài:  Khảo sát hiện trạng  Phân tích hệ thống thông tin: sơ đồ chức năng (BFD), sơ đồ luồng thông tin (IFD), sơ đồ luồng dữ liệu (DFD), từ điển dữ liệu (DD)  Thiết kế chương trình: Thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế giải thuật, thiết kế màn hình giao diện, kết quả thử nghiệm chương trình, một số màn hình giao diện tiêu biểu. Cuối chuyên đề tốt nghiệp này có phần kết luận. Phần này tóm tắt các kết quả thu được và đưa ra một số phương hướng hoàn thiện đề tài. Ngoài ra, chuyên đề còn có phần danh mục tài liệu tham khảo liệt kê các tài liệu đã sử dụng và phần phụ lục trình bày mã nguồn của chương trình máy tính. Tuy em đã rất cố gắng trong việc hoàn thiện đề tài nhưng đây là công trình đầu tiên sau thời gian học tập tại trường đại học Kinh tế quốc dân nên không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được những ý kiến đóng góp của các thầy giáo, cô giáo cũng như những người quan tâm để đề tài này hoàn thiện hơn. Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B 6 Chuyên đề tốt nghiệp CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY KHẢO SÁT ĐỀTÀI VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU I. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI THẾ HỆ TƯƠNG LAI 1. Các thông tin pháp nhân của công ty Tên công ty: Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Thế hệ tương lai. Tên tiếng anh: Future Generation Company Địa chỉ: 175 Nguyễn Thái Học, Hà Nội Điện thoại: 7 343 655 Website: sieuthifg.com.vn 2. Chức năng của công ty Công ty FG (tên gọi tắt của công ty Đầu tư và Thương mại Thế hệ tương lai) có chức năng chính bán hàng hoá. Công ty vừa bán hàng theo đơn đặt hàng vừa chủ động cung cấp sách, báo , tạp chí các loại, đặc biệt là sách điện tử,tạp chí “Cẩm nang mua sắm” và các loại mỹ phẩm, dầu gội… Ngoài ra công ty còn phát hành tạp chí “Cẩm nang mua sắm” vừa có mục đích tư vấn về tiêu dùng cho người tiêu dùng, giới thiệu các sản phẩm mới trên thị trường, vừa có mục đích giới thiệu với khách hàng những sản phẩm công ty có thể cung cấp. Khách hàng có thể lựa chọn những sản phẩm muốn mua trên tạp chí và đặt hàng trực tiếp với công ty. Mục tiêu của công ty là giúp khách hàng thoả mãn tối đa hành vi tiêu dùng của họ. Thông qua tạp chí “Cẩm nang mua sắm”, công ty cung cấp cho người tiêu dùng rất nhiều mẫu mã, kiểu dáng và phẩm cấp của các mặt hàng tiêu dùng phổ biến, tăng khả năng lựa chọn cho họ, giúp họ thoả mãn tối đa khi chọn mua một sản phẩm. Cùng với việc tư vấn tiêu dùng, công ty thực hiện chức năng bán hàng hóa khi khách hàng có nhu cầu và đảm bảo hàng hoá Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B 7 Chuyên đề tốt nghiệp đến tay khách hàng một cách nhanh nhất với giá cả, chất lượng và thời gian hợp lý. 3. Sơ đồ tổ chức của công ty FG Công ty FG có hai hoạt động chính là phát hành tạp chí “Cẩm nang mua sắm” và bán hàng hoá. Tạp chí “Cẩm nang mua sắm” không chỉ đóng vai trò cung cấp thông tin thuần tuý của một tờ báo mà nó còn là một hình thức tiếp thị bán hàng của công ty, thúc đẩy hoạt động bán hàng phát triển. Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức và hoạt động của hai lĩnh vực này trong công ty lại khá độc lập với nhau. Vì vậy dưới đây em chỉ trình bày cơ cấu tổ chức và quy trình hoạt động của hệ thống bán hàng trong công ty. Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B 8 Phó giám đốc Giám đốc Phòng mua hàng và cung ứng Phòng hành chính Phòng kinh doanh Phòng kế toán Bộ phận giao dịch với khách hàng Bộ phận xử lý đơn đặt hàng Bộ phận mua hàng Bộ phận giao hàng SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY FG Bộ phận kho Chuyờn tt nghip STT Phũng ban, chc danh Chc nng, nhim v 1 Giỏm c * iu hnh chung, quy nh cỏc chc nng, nhim v ca tng phũng ban, chc danh trong cụng ty, quy nh cỏc ch v thng pht, tin lng, ch ngh phộp * Thit lp, xõy dng v t chc thc hin cỏc chin lc v kinh doanh v nhõn s 2 Phú giỏm c * Thc hin giỏm sỏt vic thi hnh cỏc chớnh sỏch chung trong cụng ty v nhõn s, ti chớnh, th trng. * Tr lý giỏm c v vic thit lp v xõy dng cỏc quy nh, ch , chớnh sỏch chung. * Trc tip t chc thc hin, iu hnh cỏc chin lc kinh doanh do giỏm c ra. * iu hnh chung, kim tra, giỏm sỏt v chu trỏch nhim v hot ng mua v bỏn hng hoỏ ca cụng ty. 3 Phũng hnh chớnh * Ph trỏch cỏc cụng vic v nhõn s, tin lng, cỏc cụng tỏc hnh chớnh khỏc. 4 Phũng kinh doanh * Ph trỏch cỏc vn v bỏn hng, giao dch vi khỏch hng, tip nhn v x lý n t hng. 5 Phũng mua hng v cung ng * Ph trỏch cỏc vn v mua hng, giao dch vi nh cung cp, qun lý hng nhp kho, xut kho, tn kho v giao hng cho khỏch hng. 6 Phũng k toỏn * Phụ trách các công việc về hạch toán kinh doanh, các báo cáo nộp các cơ quan chức năng và các báo cáo quản trị. Sinh viờn: Phm Nh Qunh Tin hc 43B 9 Chuyờn tt nghip 4. Tình trạng áp dụng tin học trong công ty FG Trong công ty chỉ có phòng kế toán đợc trang bị mỗi nhân viên một máy tính và bộ phận này sử dụng phần mềm kế toán Sao Việt Acounting. Hai phòng ban đảm nhận chính hoạt động bán hàng của công ty là Phòng kinh doanh và Phòng mua hàng và cung ứng cha trang bị đợc cho mỗi nhân viên một máy tính. Công việc quản lý hàng hóa, quản lý nguồn hàng và quản lý đơn đặt hàng đều đợc thực hiện bằng Excel, cha có phần mềm chuyên dụng. Hiện này công ty đang đặt mua phần mềm quản lý bán hàng của công ty Sao Việt để hệ thống bán hàng hoạt động hiệu quả hơn và giảm bớt khối lợng công việc cho các nhân viên, đặc biệt là các nhân viên trực tiếp tham gia vào hoạt động bán hàng . Hiện tại FG có 01 cán bộ chuyên trách về công nghệ thông tin và các cán bộ, nhân viên có trình độ tin học cao. II. GII THIU TI NGHIấN CU 1. Tờn ti Xõy dng h thng thụng tin lp n t hng ti cụng ty u t v Thng mi Th h tng lai. 2. Lý do la chn ti Lu thụng hng hoỏ cú vai trũ rt quan trng trong s phỏt trin kinh t xó hi. Nú l cu ni gia sn xut v tiờu dựng. H thng lu thụng, phõn phi hng hoỏ phỏt trin s thỳc y sn xut v tiờu dựng, t ú thỳc y s phỏt trin kinh t xó hi. Cựng vi s phỏt trin ca sn xut hng hoỏ, cỏc cụng ty thng mi ra i ngy cng nhiu v cú vai trũ ngy cng ln. ng thi khú khn, thỏch thc t ra i vi cỏc cụng ty ny cng tng lờn bi th trng sn phm rng ln; phong phỳ, a dng v chng loi, cht lng, mu mó, s lng cỏc nh cung cp ngy cng nhiu. Nh vy, cụng vic mua v bỏn hng hoỏ ũi hi cỏc cụng ty phi qun lý c khi lng ln thụng tin v sn phm, ngun cung cp sn phm v yờu cu ca khỏch hng. Vỡ th vic ng dng mỏy tớnh vo qun lý v x lý thụng tin trong cỏc cụng Sinh viờn: Phm Nh Qunh Tin hc 43B 10 [...]... hay t duy Quỏ trỡnh thu thp thụng tin truyn tin - nhn tin - x lý tin - la chn quyt nh - ri li tip tc nhn tin l mt chu trỡnh vn ng liờn tc khộp kớn trong mt h thng nht nh 1.2 Cỏc tớnh cht ca thụng tin - Tớnh tng i ca thụng tin - Tớnh nh hng ca thụng tin Sinh viờn: Phm Nh Qunh Tin hc 43B - 13 Tớnh thi im ca thụng tin - Tớnh cc b ca thụng tin Chuyờn tt nghip 1.3 Thụng tin trong qun lý Khỏi nim: Qun lý... bin i thụng tin thnh hnh ng, mt vic tng ng vi quỏ trỡnh ra quyt nh Trong mt mụ hỡnh qun lý c phõn thnh hai cp: ch th qun lý v i tng qun lý, mi quan h gia chỳng v dũng thụng tin lu chuyn c mụ t trong mụ hỡnh sau: - Thụng tin vo: thụng tin t mụi trng - Thụng tin ra: thụng tin ra mụi trng - Thụng tin qun lý: thụng tin quyt nh - Thụng tin phn hi: thụng tin tỏc nghip Thụng tin t mụi trng Thụng tin ra mụi... THễNG TIN I THễNG TIN H THNG THễNG TIN 1 Thụng tin 1.1 Khỏi nim Thụng tin: c hiu theo ngha thụng thng l mt thụng bỏo hay tin nhn c lm tng s hiu bit ca i tng nhn tin v mt vn no ú, l s th hin mi quan h gia cỏc s kin v hin tng Thụng tin tn ti di hỡnh thc: - Bng ngụn ng - Hỡnh nh - Mó hiu hay xung in Thụng tin l mt yu t c bn ca quỏ trỡnh thnh lp, la chn v phỏt ra quyt nh iu khin mt h thng thụng tin no... Marketing chiến thuật Tài chính chiến thuật Nhân lực chiến thật Marketing tác nghiệp Tài chính tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sản xuất chiến lợc Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp Hệ thống thông tin văn phòng Phõn loi h thng thụng tin theo lnh vc v mc ra quyt nh 3.3 Ba mụ hỡnh ca h thng thụng tin - Mụ hỡnh logic Mụ t h thng lm gỡ: d liu m nú thu thp, x lý... Sinh viờn: Phm Nh Qunh Tin hc 43B Chuyờn tt nghip 15 Ngun Thu thp ớch X lý v l tr Phõn phỏt Kho d liu Mụ hỡnh h thng thụng tin Nh hỡnh trờn minh ho, mi h thng thụng tin cú bn b phn: b phn a d liu vo, b phn x lý, kho d liu, b phn a d liu ra 2.2 Thụng tin v x lý thụng tin trong t chc Nhim v ca h thng thụng tin trong doanh nghip l x lý cỏc thụng tin kinh doanh, tc l thụng tin dựng cho mc ớch kinh doanh... tt nghip tin trỡnh cú dng: ng t + b ng Tờn tin trỡnh x lý Ký hiu tin trỡnh x lý Tin trỡnh l mt dóy cỏc thao tỏc, nú lm bin i trng thỏi ca h thng chuyn t h thng ny sang h thng khỏc xut phỏt t mt trng thỏi ban u no ú Mi tin trỡnh trong DFD c bao trong mt vũng trũn v mi tin trỡnh phi cú chc nng bin i thụng tin Ngha l cú chc nng bin i thụng tin u vo theo mt cỏch no ú nh t chc li, b sung to thụng tin mi Tip... trng H thng qun lý H thng qun lý Thụng tin tỏc nghip Thụng tin quyt nh i tng qun lý i tng qun lý Mụ hỡnh thụng tin trong qun lý Sinh viờn: Phm Nh Qunh Tin hc 43B Chuyờn tt nghip 14 2 H thng thụng tin 2.1 nh ngha Tu thuc vo tng quan im khỏc nhau m cú cỏc nh ngha h thng thụng tin khỏc nhau Trờn thc t tn ti mt s nh ngha v h thng thụng tin nh sau: H thng thụng tin l tp hp nhng con ngi, cỏc thit b phn... nghip doanh bao gm cỏc h sau: - H thụng tin - H tỏc nghip Thụng tin vo Nguyờn vt liu H quyt nh H thụng tin Ch o sn xut H quyt nh Bỏo cỏo sn xut - Thụng tin ra Hệ tác nghiệp Sn phm/ dch v H tỏc nghip DOANH NGHIP MễI TRNG Cỏc phõn h ca h thng kinh doanh trong t chc 3 Phõn loi h thng thụng tin trong t chc 3.1 Phõn loi theo mc ớch phc v ca thụng tin u ra - H thng thụng tin x lý giao dch TPS (Transaction Processing... phi thụng tin trong mt tp hp cỏc rng buc gi l mụi trng [1] H thng thụng tin c xỏc nh nh tp hp cỏc thnh phn c t chc thu thp, x lý, lu tr, phõn phi v biu din thụng tin tr giỳp vic ra quyt nh v kim soỏt trong mt t chc [8] H thng thụng tin l h thng s dng cỏc nguyờn liu tin hc (mỏy tớnh v cỏc thit b tr giỳp), cỏc chng trỡnh phn mm (cỏc chng trỡnh tin hc v cỏc th tc) v con ngi (ngi s dng v cỏc nh tin hc)... Phõn loi h thng thụng tin trong t chc doanh nghip Cỏc thụng tin trong mt t chc c chia theo cp qun lý v trong mi cp qun lý, chỳng li c chia theo nghip v m chỳng phc v Cú Sinh viờn: Phm Nh Qunh Tin hc 43B 18 th xem bng phõn loi cỏc h thng thụng tin trong mt doanh nghip sn Chuyờn tt nghip xut hiu cỏch phõn chia ny Marketing chiến lợc Tài chính chiến lợc Nhân lực chiến lợc Marketing chiến thuật Tài chính . cứu hoạt động mua và bán hàng hoá của công ty và đã quyết định chọn đề tài Xây dựng hệ thống thông tin lập đơn đặt hàng tại công ty Đầu tư và Thương mại Thế hệ tư ng lai để làm đề tài cho chuyên. THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN I. THÔNG TIN – HỆ THỐNG THÔNG TIN 1. Thông tin 2. Hệ thống thông tin 3. Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức 4. Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin. tốt nghiệp  Nội dung bài toán lập đơn đặt hàng Chương III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin lập đơn đặt hàng tại công ty Đầu tư và Thương mại Thế hệ tư ng lai Chương này trình bày những