Đang tải... (xem toàn văn)
Việc ứng dụng CNTT đã mang lại hiệu quả và lợi ích to lớn trong quá trình vận hành, triển khai sản xuất kinh doanh của các cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên, câu hỏi đặt ra là làm thế nào để xây dựng 1 hệ thống CNTT với có hiệu quả cao nhất: vừa đảm bảo được yêu cầu ứng dụng tác nghiệp, vừa tiết kiệm được chi phí, thời gian và công sức của tổ chức. Trong một số năm qua, các ứng dụng CNTT đã được cắt giảm đối với các ứng dụng kém hiệu quả, chỉ giữ lại hệ thống quan trọng đang chạy và đảm bảo được các vấn đề về lưu trữ dữ liệu và bảo mật của cơ quan, tổ chức. Chúng tôi hiểu rằng Quý công ty đang tìm kiếm một sự cải tiến về các ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của tổ chức mình. Gimasys muốn đề nghị một giải pháp có tính đột phá được cung cấp bởi Google. Đây là giải pháp mạnh mẽ được xây dựng trên nền tảng công nghệ Điện toán đám mây (Cloud Computing) – công nghệ mới nhất hiện nay, với mô hình Phần mềm được cung cấp như là một dịch vụ cho khách hàng – Mô hình Software as a Service (SaaS). Google Apps là một bộ ứng dụng bao gồm Gmail, Lịch Google (lịch chia sẻ), Google Talk (nhắn tin nhanh và trò chuyện thoại qua IP), Google Drive (lưu trữ tài liệu và cộng tác trực tuyến), Google Sites (tạo và xuất bản trang web của nhóm), Google Vault và các ứng dụng Google Security & Compliance (Google Message Security, Google Message Discovery). Google Apps cung cấp các ấn bản phù hợp với nhu cầu cụ thể của người dùng, bao gồm Google Apps Free (dành cho người dùng cá nhân và những nhóm người dùng nhỏ), Google Apps for Education (dành cho khối giáo dục và trường học), Google Apps for Business (dành cho các cơ quan, doanh nghiệp, ngân hàng thuộc mọi quy mô) và Google Apps for Government (dành cho khối chính phủ).
1 , Tổng Quan về Google Apps for Business 2 Mục lục CHƯƠNG MỘT : GOOGLE APPS 6 I. Tổng quan về Google Apps 6 II. Lợi ích của Google Apps 6 CHƯƠNG HAI : HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG 10 Phần I. Gmail 10 1. Hộp thư đến của bạn 10 2. Conversation 10 3. Soạn email 11 4. Thêm một tập tin đính kèm, hình ảnh, hoặc liên kết 12 5. Chèn lịch biểu 14 6. Gửi email: 15 7.Gửi email trả lời 16 8. Chuyển tiếp email 17 9. In một email 18 10. Tạo một chữ ký (signature) email 19 11. Tạo và áp dụng các nhãn (label) trên email 19 12. Gán nhãn lên email và di chuyển chúng ra khỏi Inbox 22 13. Thiết lập bộ lọc email (Filter) 23 Phần II. Danh sách liên hệ 26 1. Tạo Nhóm (Groups) 26 2. Sử dụng khi gửi email 27 Phần III. Google Calendar 30 1. Tạo lịch 31 2. Xem và chỉnh sửa lại lịch vừa tạo 32 3 Mời khách tham gia sự kiện/ cuộc họp 33 4. Đặt phòng họp hay các thiết bị khác cho cuộc họp 34 3 5. Thiết lập lời nhắc cho cuộc họp của bạn 35 6. Thiết lập một cuộc họp định kỳ 36 7. Đính kèm tập tin vào lời mời. 37 8. In Lịch Google 39 Phần IV. Google Gmail Labs 41 1. Bật Labs 41 2. Gợi ý Gmail Labs 41 3. Gợi ý Labs cho Lịch 44 Phần V. Drive 48 1. Thiết lập Google Drive 48 2. My Drive (Drive của tôi) 49 3. Shared with me (chia sẻ với tôi) 50 4. Xem các tài liệu được gắn Sao và tài liệu Gần đây 51 5. Thùng rác (Trash) 53 6. Thêm các tập tin và thư mục 54 7. Thêm tập tin vào Google Drive sử dụng đồng bộ 54 8. Tải lên tập tin và thư mục Google Drive 55 9 Xem trước hoặc tìm hiểu về một tập tin 57 10. Sắp xếp tập tin của bạn 59 11. Tìm một tập tin 61 12. Tổ chức các tập tin của bạn 63 13. Chia sẻ một thư mục 65 Phần VI. Google Docs. 67 1.Truy cập vào tài liệu của bạn 67 2.Tạo một tài liệu 68 3. Đổi tên tài liệu 68 4. Chỉnh sửa và định dạng tài liệu 69 1.Chèn hình ảnh 69 4 2.Thêm bảng 71 3.Thêm liên kết (Link) 72 5. Căn chỉnh kích thước trang, điều hướng, và chọn màu nền 73 6. In 73 Phần VII : Google Spread Sheet (Bảng tính) 75 1.Tạo một bảng tính 75 2.Định dạng dữ liệu trong bảng tính 75 3.Làm việc với hàng, cột và trang tính 76 1.Thêm một hàng hoặc cột 76 2.Xóa một hàng hoặc cột 77 3.Dịch chuyển hàng hoặc cột 78 4.Giữ đầu hàng và cột cố định tại một chỗ 78 5.Thêm trang tính 79 4.Bắt đầu với các hàm 80 5.Chia sẻ và làm việc cộng tác 81 1.Làm việc cộng tác và cùng chỉnh sửa 81 2.Làm việc cộng tác với nhận xét 82 Phần VIII : Google Slices 84 1. Tạo bảng trình bày 84 2.Chỉnh sửa bản trình bày 86 3.Định dạng bảng trình bày 86 4.Thêm trang trình bày 87 5.Sắp xếp trang trình bày 88 6.Thay đổi kiểu trình bày của bạn 88 7.Thêm ghi chú cho người thuyết trình 89 8.Chia sẻ và làm việc cộng tác 90 9.Xem trước hoặc trình chiếu bảng trình bày 90 Phần IX: Chia sẻ và làm việc cộng tác Google Docs, Spreadsheet, Slices 92 5 1.Chia sẻ một tài liệu 92 a.Thiết lập khả năng hiển thị: 93 b.Mời các cá nhân để xem hoặc chỉnh sửa 93 c.Xem ai có quyền truy cập: 95 d.Thay đổi chủ sở hữu tài liệu: 95 2.Cộng tác trên một tài liệu 96 a. Đồng thời phối hợp với các sửa đổi 96 b.Phối hợp với trò chuyện 97 c.Phối hợp sử dụng các ý kiến 98 3.Email một bản sao tài liệu của bạn 100 4.Xuất bản dưới dạng trang web 101 Phần X: Gửi email, gửi lịch biểu, và làm việc cộng tác với Google Groups 104 1.Gửi email đến một nhóm 104 2.Gửi lời mời đến một nhóm 104 3.Làm việc cộng tác với một nhóm 105 Phần XI: Quản lý các chủ đề (topic) trong nhóm với Google Groups 107 1.Tìm và sắp xếp chủ đề 107 a. Hiện chủ đề trên một trang 107 b .Gắn sao chủ đề yêu thích 108 c. Tìm kiếm các chủ đề 108 d. Lọc các chủ đề 109 e. Tag Topics 110 2. Nhận trách nhiệm và chỉ định người giải quyết các vấn đề trong Topic 112 Xem những chủ đề mà bạn được chỉ định 113 1.Truy cập Google Groups 114 2.Xem thành viên nhóm của bạn 115 3.Tìm các nhóm trong thư mục Nhóm 115 Tìm kiếm một nhóm 116 4.Theo dõi một nhóm 117 6 5.Quản lý thành viên nhóm của bạn 117 6.Thêm một Nhóm yêu thích 118 7.Tổ chức, sắp xếp các Nhóm yêu thích 119 Phần XII: Tạo lập chỉnh sửa và chia sẻ trang web với Google Sites 121 1.Truy cập trang quản lý Sites 121 2.Tạo lập site 122 1 Sử dụng các mẫu site có sẵn 122 2 Đặt tên site 123 3 Chọn chủ đề cho site 123 3.Thêm các trang vào site của bạn. 124 4.Chỉnh sửa các trang trong site của bạn 125 Thêm các đối tượng, các ứng dụng và các tiện ích 127 5.Tùy chỉnh trang Site 128 A Xác định cấu trúc và kích thước trang Site 128 B Tùy chỉnh tiêu đề 129 C Điều chỉnh màu sắc, phông chữ và hình nền 129 D Tổ chức điều hướng trang web 130 6.Chia sẻ Site của bạn 131 A Chia sẻ công khai hoặc chia sẻ trong tổ chức của bạn 131 B Chia sẻ và làm việc cộng tác với các nhóm, các đội làm việc 132 CHƯƠNG MỘT : GOOGLE APPS I. Tổng quan về Google Apps 7 Việc ứng dụng CNTT đã mang lại hiệu quả và lợi ích to lớn trong quá trình vận hành, triển khai sản xuất kinh doanh của các cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên, câu hỏi đặt ra là làm thế nào để xây dựng 1 hệ thống CNTT với có hiệu quả cao nhất: vừa đảm bảo được yêu cầu ứng dụng tác nghiệp, vừa tiết kiệm được chi phí, thời gian và công sức của tổ chức. Trong một số năm qua, các ứng dụng CNTT đã được cắt giảm đối với các ứng dụng kém hiệu quả, chỉ giữ lại hệ thống quan trọng đang chạy và đảm bảo được các vấn đề về lưu trữ dữ liệu và bảo mật của cơ quan, tổ chức. Chúng tôi hiểu rằng Quý công ty đang tìm kiếm một sự cải tiến về các ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của tổ chức mình. Gimasys muốn đề nghị một giải pháp có tính đột phá được cung cấp bởi Google. Đây là giải pháp mạnh mẽ được xây dựng trên nền tảng công nghệ Điện toán đám mây (Cloud Computing) – công nghệ mới nhất hiện nay, với mô hình Phần mềm được cung cấp như là một dịch vụ cho khách hàng – Mô hình Software as a Service (SaaS). Google Apps là một bộ ứng dụng bao gồm Gmail, Lịch Google (lịch chia sẻ), Google Talk (nhắn tin nhanh và trò chuyện thoại qua IP), Google Drive (lưu trữ tài liệu và cộng tác trực tuyến), Google Sites (tạo và xuất bản trang web của nhóm), Google Vault và các ứng dụng Google Security & Compliance (Google Message Security, Google Message Discovery). Google Apps cung cấp các ấn bản phù hợp với nhu cầu cụ thể của người dùng, bao gồm Google Apps Free (dành cho người dùng cá nhân và những nhóm người dùng nhỏ), Google Apps for Education (dành cho khối giáo dục và trường học), Google Apps for Business (dành cho các cơ quan, doanh nghiệp, ngân hàng thuộc mọi quy mô) và Google Apps for Government (dành cho khối chính phủ). II. Lợi ích của Google Apps Ứng dụng Chức năng sử dụng Gmail for · Hệ thống email dung lượng lớn đảm bảo lưu trữ email trong thời 8 Business gian dài mà không phải xóa bỏ các email khác. · Truy cập mọi lúc mọi nơi qua các thiết bị di động: điện thoại, bảng tính nhanh chóng, tiện lợi. · Dữ liệu không bao giờ bị mất kể cả khi máy tính cá nhân bị hỏng hay mất cắp. Email có thể được lưu trữ lâu đến 10 năm (lựa chọn giá trị gia tăng). · Danh bạ email được cập nhật đồng bộ với điện thoại di động, nên người dùng không sợ mất các thông tin khách hàng, đối tác trong trường hợp mất điện thoại. Danh bạ khách hàng sẽ được cập nhật vào thiết bị di động mới khi kết nối đến tài khoản email của mình. · Tìm kiếm email dễ dàng, không bị mất email, tính sẵn sàng cao. - Với sự kết hợp của công cụ tìm kiếm Google, bạn có thể nhanh chóng tìm được các email hoặc những đoạn chat mình muốn tìm. - Các Email khi người dùng gửi hay nhận, sẽ được lưu trữ tự động trên hệ thống webmail (cho dù người sử dụng Outlook để gửi đi), giúp người dùng đi công tác xa vẫn có thể truy cập và tìm lại các Email đã giao dịch. · Chat trực tiếp: Chat trực tiếp trong email mà không cần phải mở ra hay cài đặt bất kỳ phần mềm nào khác. Hỗ trợ chat group với các nhân viên trong cùng bộ phận, phòng ban, hỗ trỡ chat text, voice & voicemail (mp3). · Hạn chế spam, virus: Chặn spam trước khi chúng vào hộp thư của người dùng, quét virus trước khi người dùng đọc email hay download xuống máy tính, mail spam và virus bị chặn đứng, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Tiện ích được thực thi thông qua ịch vụ Google Message Security của Google, tích hợp vào Google Apps sử dụng công nghệ chống spam và virus hàng đâu thế giới (Postini). 9 · Lưu trữ tự động, giao diện thân thiện. - Tự động lưu các thư đang biên soạn vào hộp thư nháp để tránh trường hợp bị mất nội dung thư khi có sự cố. - Với những ai đã hoặc đang sử dụng hộp thư gmail thì việc sử 10 dụng mail của Google Apps hoàn toàn dễ dàng. Google Calendar · Với giao diện Calendar người dùng có thể sắp sếp công việc của mình như một cuốn sổ tay cộng với hệ thống nhắc tự động giúp người dùng rất nhiều trong công việc cũng như trong sinh hoạt. · Người dùng có thể thiết lập các cuộc họp, các sự kiện. Có thể theo dõi được lịch đăng ký sử dụng phòng họp, đăng ký dùng xe, các trang thiết bị văn phòng như máy chiếu, máy in, các thiết bị công tác chuyên môn · Theo dõi được lịch làm việc của lãnh đạo/ nhân viên trong cơ quan. Google Talk · Được tích trong Gmail và các sản phẩm khác của Google, cho phép người dùng có thể trò chuyện, trao đổi thông tin và lưu trữ nội dung trò chuyện. [...]... trong nhóm Bước 3: Nhấp vào biểu tượng email để soạn một tin nhắn gửi đến tất cả mọi người mà bạn đã chọn: Phần III Google Calendar Lịch Google giúp quản lý những việc cần làm, lên lịch, đồng bộ hoá lịch được chia sẻ trực tuyến và lịch của điện thoại di động Với ứng dụng dựa trên web, Lịch của Google người dùng dễ dàng quản lý công việc, lên lịch các cuộc hẹn một cách thuận tiện đồng thời có thể chia sẻ... cùng của email, nhấp vào forward Bước 3: Nhập địa chỉ email người nhận Bước 4: Nếu email có tập tin đính kèm mà bạn không muốn chuyển tiếp, tick bỏ file đính kèm bên dưới cùng của nội dung email Bước 5: Bấm Send Chuyển tiếp toàn bộ Conversation Bước 1: Chọn và mở 1 Conversation mà bạn muốn chuyển tiếp 21 Bước 2: Trong thanh menu phía trên Conversation, Chọn More và sau đó nhấp vào Forward all Bước 3: Bấm...· Google Được phát triển từ Google Docs, giúp cho người dùng có thể lưu trữ, chia sẻ những dữ liệu riêng lẻ hoặc cả thư mục với từng người, toàn Drive bộ nhóm hoặc cả khách hàng, nhà cung cấp và đối tác · Có thể chạy... công cụ kiểm soát quyền chia sẻ giúp duy trì bảo mật và quyền riêng tư Lịch Google được tích hợp vào Gmail và có thể tương thích với các ứng dụng lịch phổ biến, có thể truy cập bằng điện thoại di động, xem và chỉnh sửa chi tiết sự kiện, thêm sự kiện mới và mời khách Thậm chí nhận cả thông báo lịch qua SMS Đăng nhập vào lịch Google, bạn sẽ nhìn thấy lịch công việc trong tuần của bạn và đối tác, đồng... xét xã hội · Ứng dụng này được thiết kế dành cho nhóm, do đó nhiều người có thể chỉnh sửa tài liệu cùng lúc và tính năng trò chuyện và nhận xét được tích hợp giúp mọi người dễ dàng làm việc cùng nhau Google Sites · Người sử dụng có thể dễ dàng tự tạo ra các trang web đơn giản, có thể áp dụng cho các phòng ban, các bộ phận của cơ quan để đăng tải các thông tin chung lên web, thông tin hoạt động và lịch... làm nhãn * con." Bước 4: Thêm màu sắc cho nhãn (label) a Chọn nhãn cần hiển thị màu, tick vào hình mũi tên trỏ xuống dưới b Chọn màu từ bảng màu Bạn có thể hủy màu đó bằng cách chọn Remove color Không đủ màu Nhấp vào Add Custom color * Bước 5: Để gán một nhãn (label) lên email (và giữ chúng trong hộp thư đến) a Chọn các email bạn muốn gán nhãn (label),sau đó nhấp vào biểu tượng 25 Labels b Chọn tên... xem theo tháng, ngày click vào tab ở góc bên phải bên trên màn hình 1 Tạo lịch Bạn có thể tạo lịch bằng cách nhấn vào nút TẠO hoặc bằng cách click vào bất cứ nơi nào trên lịch của bạn Bước 1: Mở Lịch Google Bước 2: Làm một trong hai điều sau đây: Lựa chọn 1: Ở góc trên bên trái của lịch của bạn, nhấn nút Create để mở trang chi tiết sự 34 kiện Lựa chọn 2: Hoặc, nhấp vào một vị trí trong lịch của bạn . Tổng Quan về Google Apps for Business 2 Mục lục CHƯƠNG MỘT : GOOGLE APPS 6 I. Tổng quan về Google Apps 6 II. Lợi ích của Google Apps 6 CHƯƠNG. người dùng, bao gồm Google Apps Free (dành cho người dùng cá nhân và những nhóm người dùng nhỏ), Google Apps for Education (dành cho khối giáo dục và trường học), Google Apps for Business (dành. và xuất bản trang web của nhóm), Google Vault và các ứng dụng Google Security & Compliance (Google Message Security, Google Message Discovery). Google Apps cung cấp các ấn bản phù hợp với