PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ SỔ KẾ TOÁN 1.1. Khái niệm, ý nghĩa của sổ kế toán: 1.1.1. Khái niệm: Hoạt động của doanh nghiệp diễn ra rất đa dạng, phong phú. Hằng ngày thường xuyên có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh kịp thời, đầy đủ vào chứng từ. Tuy nhiên, nếu chỉ dừng lại ở những chứng từ thì ta chỉ có được những thông tin riêng biệt theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trong khi đó, nhà quản lý luôn cần những thông tin đã qua những bước xử lý nhất định, việc xử lý thông tin ghi vào sổ kế toán chính là bước tiếp theo sau phương pháp chứng từ là phương pháp tài khoản-ghi kép. Sổ kế toán là những tờ sổ được xây dựng theo những mẫu nhất định dựa trên yêu cầu của phương pháp tài khoản-ghi kép và yêu cầu của quản lý trong từng trường hợp cụ thể nhằm hệ thống hoá số liệu trên chứng từ để cung cấp thông tin được tập hợp những mặt nhất định cho quản lý. 1.1.2. Ý nghĩa: Sổ kế toán được xem là phương tiện vật chất cơ bản để thể hiện phương pháp tài khoản-ghi kép trong thực tiễn công tác kế toán. Thông qua các sổ kế toán, các số liệu được sắp xếp, hệ thống hoá theo mục đích của mọi loại sổ, từ đó cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý hoạt động kinh doanh hàng ngày và định kỳ của doanh nghiệp. Chức năng cơ bản của sổ kế toán là hệ thống hoá số liệu theo các cách thức sau: +Hệ thống hoá số liệu theo trình tự thời gian. +Hệ thống hoá số liệu theo đối tượng kế toán . +Hệ thống hoá số liệu theo yêu cầu thông tin của quản lý. 1.2. Phân loại sổ kế toán: Sổ kế toán dùng để ghí chép có hệ thống các số liệu kế toán trên sơ sở chứng từ gốc và chứng từ kế toán khác phục vụ cho nhiều mục đích quản lý khác nhau. Do đó, sổ kế toán cần phải có nhiều loại để phản ánh tính đa dạng và phong phú của số liệu. Các cách phân loại sổ kế toán: 1 1.2.1. Theo cách thức ghi chép hệ thống hoá số liệu trên sổ, sổ kế toán: +Sổ ghi theo trình tự thời gian: là loại sổ được sử dụng để ghi chép phản ánh các nghiệp vụ theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ hay trình tự thời gian kế toán nhận được chứng từ. Thuộc loại sổ này có: sổ nhật ký chung, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sử dụng sổ này giúp bao quát và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian. +Sổ ghi theo đối tượng: là loại sổ được sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế theo từng đối tượng cụ thể. Thuộc loại sổ này có sổ cái các tài khoản, sổ kế toán chi tiết, sổ nhật ký chứng từ. Sử dụng sổ này giúp cho việc theo dõi số hiện có và tình hình biến động của các đối tượng, tạo thuận lợi cho cho việc tổng hợp và cung cấp thông tin về từng loại đối tượng kế toán một cách kịp thời. +Sổ kết hợp ghi theo trình tự thời gian và ghi theo đối tượng: là loại sổ được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa theo trình tự thời gian vừa kết hợp theo dõi từng đối tượng kế toán cụ thể. Thuộc loại sổ này gồm có sổ nhật ký sổ cái, sổ nhật ký đặc biệt. 1.2.2. Theo mức độ khái quát của số liệu ghi trên sổ, sổ kế toán: +Sổ tổng hợp: là loại sổ ghi chép và phản ánh thông tin về các đối tượng kế toán dưới dạng số liệu khái quát được phản ánh ở các tài khoản kế toán tổng hợp. Thuộc loại sổ này gồm sổ cái các tài khoản, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ nhật ký chung… +Sổ chi tiết: là sổ ghi chép và phản ánh các thông tin chi tiết về từng đối tượng kế toán cụ thể. Việc ghi sổ chi tiết có quan hệ chặt chẽ với trình tự và phương pháp ghi của sổ kế toán tổng hợp. Thuộc loại sổ này gồm có sổ chi tiết vật tư, hàng hóa, sổ chi tiết tài sản cố định, sổ chi tiết công nợ… 1.2.3. Theo kết cấu bên trong của sổ, sổ kế toán: +Sổ kết cấu hai bên kiểu tài khoản: là sổ có kết cấu hai bên Nợ, Có theo dạng kết cấu tài khoản. Sổ này có mẫu sổ như sau: 2 Mẫu số thứ nhất: NỢ CÓ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Số Ngày Mẫu này thiết kế đầy đủ các cột thông tin cần thiết cho cột Nợ và cột Có của sổ. Mẫu này được dùng để theo dõi công nợ: một bên theo dõi nợ phát sinh, một bên theo dõi nợ đã thanh toán, đối chiếu hai bên thuận tiện cho việc theo dõi. Mẫu sổ thứ hai: thiết kế hai cột Nợ và có cùng sử dụng chung cho các cột thông tin cần thiết, giảm bớt được các cột thông tin của một phía. Mẫu này được sử dụng khá phổ biến cho các đối tượng còn lại ngoài công nợ. Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có +Sổ kết cấu nhiều cột chi tiết cho cột nợ (hoặc cột có): Mẫu sổ này được thể hiện ở hai dạng: Dạng chi tiết cột Nợ: Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền ghi Nợ Trong đó Số tiền ghi có Số ngày Chi tiết Chi tiết Chi tiết Chi tiết Cộng Dạng chi tiết cột Có: Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số tiền Trong đó Số Ngày Chi tiết Chi tiết Chi tiết Chi tiết Cộng 3 +Sổ kết cấu kiểu bàn cờ: Sổ này được xây dựng theo nguyên tắc kết cấu của bảng đối chiếu số phát sinh kiểu bàn cờ. Nếu các tài khoản ghi Nợ được sắp xếp theo dòng thì các tài khoản ghi Có được sắp xếp theo cột và ngược lại. Trong thực tế kế toán, từ nguyên tắc kiểu bàn cờ này vận dụng cho các mục đích phản ảnh khác nhau sẽ có những hình thức biến tướng khác nhau. Thuộc sổ này gồm có sổ nhật ký chứng từ, sổ cái (trong hình thức nhật ký-chứng từ). TK ghi Có TK ghi Nợ TK… TK… TK… Cộng Nợ Cộng Có 1.3. Những quy định về sổ kế toán: Sổ kế toán được sử dụng trong công tác kế toán ghi chép thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Qua sổ kế toán, số liệu được xử lý, cung cấp thông tin cho những mục đích khác nhau. Để bảo đảm thông tin được thống nhất, chính xác cần phải có những quy định trong chế độ sổ kế toán của Nhà Nước đã ban hành. Gồm có những quy định về mở sổ, ghi sổ và chữa sổ kế toán. 1.3.1. Quy định về mở sổ kế toán: Sổ kế toán quy định mở vào đầu niên độ kế hoặc ngay sau khi có quyết định thành lập. Sổ kế toán mở cho từng niên độ kế toán. Giám đốc và kế toán trưởng có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán này trước khi sử dụng. Doanh nghiệp phải mở đủ các loại và số lượng sổ cần mở theo nội dung, kết cấu của hình thức sổ đang sử dụng và phải đăng ký với cơ quan thuế, tài chính. Căn cứ ở sổ là số dư trên sổ kế toán cuối niên độ trước. Khi ghi chuyển các số dư này vào số dư mới cần đối chiếu kiểm tra đảm bảo sự phù hợp về số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết và giữa số liệu này với số liệu trên bảng cân đối kế toán niên độ trước. 4 1.3.2. Quy định về ghi sổ kế toán: Việc ghi sổ kế toán phải tiến hành có căn cứ từ các chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý, hợp lệ. Phải ghi theo đúng nội dung, kết cấu của mỗi loại sổ đã quy định khi mở sổ. Việc ghi sổ phải đảm bảo phản ánh một cách đầy đủ, kịp thời, toàn diện, trung thực, có hệ thống tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình quản lý tài sản, tình hình sử dụng nguồn vốn của đơn vị nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho việc lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Tuyệt đối không được để ngoài sổ kế toán một tài sản, vật tư, tiền vốn của doanh nghiệp dưới bất kỳ hình thức nào. Số liệu ghi trên sổ phải rõ ràng, sạch sẽ, không được ghi xen kẽ, ghi cách dòng, cấm tẩy xoá khi phát hiện có sai sót mà phải sửa theo đúng quy định của nhà nước. Để đảm bảo số liệu được theo dõi liên tục, chặc chẽ, khi chuyển sang trang thì phải ghi rõ “cộng sang trang” ở trang trước và ghi “cộng trang trước” ở trang tiếp theo. 1.3.3. Quy định về sửa chữa sổ kế toán: Trong quá trình ghi sổ kế toán, có thể xảy ra những trường hợp sai sót như: -Ghi số lớn hơn hoặc nhỏ hơn số trên chứng từ kế toán. -Bỏ sót nghiệp vụ ngoài sổ phát hiện được. -Ghi lặp lại nghiệp vụ đã ghi sổ. -Ghi sai quan hệ đối ứng. Nếu có những sai sót thì kế toán phải thực hiện sửa chữa theo đúng quy định. Gồm có các quy định sau: +Phương pháp cải chính: Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một đường thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xoá bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp: -Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản; -Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng. 5 +Phương pháp ghi bổ sung: Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ. +Phương pháp ghi số âm: Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai. Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp: -Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính; -Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp này được sửa chữa sai sót vào sổ kế toán năm phát hiện ra sai sót theo phương pháp phi hồi tố, hoặc hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”; -Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng. Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận. 1.3.4. Quy định về khóa sổ, bảo quản và lưu giữ sổ kế toán: +Quy định về khóa sổ: Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Ngoài ra phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật. 6 +Quy định về bảo quản và lưu giữ sổ: 1.Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ. 2.Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận. 3.Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán. 4.Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. 5.Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây: a) Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính; b) Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. 7 PHẦN II: SỔ KẾ TOÁN VÀ ĐIỀU KIỆN VẬN DỤNG Công tác kế toán ở đơn vị bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc và kết thúc bằng hệ thống báo cáo tài chính định kỳ, thông qua qua trình ghi chép, theo dõi tính toán và xử lý số liệu trong hệ thống sổ kế toán cần thiết. Việc qui định phải mở những loại sổ kế toán nào để phản ánh các đối tượng kế toán, kết cấu của từng loại sổ, trình tự, phương pháp ghi sổ và mối liên hệ giữa các loại sổ nhằm đảm bảo vai trò, chức năng và nhiệm vụ của kế toán được gọi là hình thức sổ kế toán. Lịch sử phát triển của khoa học kế toán từ trước đến nay đã trải qua các hình thức sổ kế toán sau: +Hình thức sổ kế toán Nhật ký-sổ cái. +Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung. +Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ. +Hình thức sổ kế toán Nhật ký-chứng từ. Việc áp dụng các hình thức sổ kế toán này hay hình thức sổ kế toán khác là tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ quản lý của các doanh nghiệp. Vấn đề cần lưu ý là khi áp dụng hình thức sổ kế toán nào thì cần tuân theo những nguyên tắc cơ bản của hình thức sổ kế toán đó. 2.1. Hình thức nhật ký-sổ cái: 2.1.1. Đặc trưng và các sổ chủ yếu: Đặc trưng cơ bản của hình thức nhật ký-sổ cái là các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một sổ kế toán tổng hợp duy nhất đó là sổ nhật ký-sổ cái. Hình thức nhật ký-sổ cái gồm các sổ chủ yếu sau: +Sổ nhật ký-sổ cái: là quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất có sự kết hợp chặt chẽ giữa phần nhật ký (để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian) với phần sổ cái (để tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế). Sổ nhật ký 8 -sổ cái gồm nhiều trang, mỗi trang chia làm hai phần: một phần dùng làm sổ nhật ký, một phần dùng làm sổ cái. Mẫu sổ nhật ký-sổ cái: NHẬT KÝ-SỔ CÁI Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số tiền TK… TK… Số ngày Nợ Có Nợ Có Số dư đầu tháng Số phát sinh trong tháng … Cộng SPS trong tháng Số dư cuối tháng +Sổ thẻ kế toán chi tiết: Dùng để chi tiết cụ thể từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh. Kết cấu của từng loại sổ thẻ chi tiết được thiết lập phụ thuộc vào tính chất các đối tượng hạch toán và yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý và lập báo cáo tài chính. Gồm có: -Sổ hoặc thẻ chi tiết tài sản cố định, khấu hao tài sản cố định. -Sổ chi tiết nguyên vật liệu, vật tư, hàng hoá. -Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán. 2.1.2. Sơ đồ và trình tự ghi sổ: Sơ đồ 2.1: Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký-sổ cái: 9 Chứng từ gốc Báo cáo kế toán Nhật ký-sổ cái Bảng kê chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu Hàng ngày, khi nhận được chứng từ gốc đã qua kiểm tra, kế toán ghi trực tiếp vào nhật ký-sổ cái theo thứ tự thời gian và ghi vào các cột tài khoản có liên quan. Những nghiệp vụ có liên quan đến đối tượng cần hạch toán chi tiết thì ghi vào sổ, thẻ chi tiết. Đối với những chứng từ gốc cùng loại phát sinh nhiều trong kỳ có thể lập thành bảng kê chứng từ, định kỳ (2, 3 ngày) tổng hợp số liệu, lấy số tổng để ghi vào sổ nhật ký-sổ cái nhằm giảm bớt khối lượng ghi sổ. Cuối kỳ, căn cứ số liệu trên sổ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết. Đối chiếu số liệu ở bảng tổng hợp chi tiết với số liệu trên các tài khoản tương ứng ở nhật ký-sổ cái. Sau khi đối chiếu thấy sự phù hợp thì lấy số liệu ở sổ nhật ký-sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết để lập các báo cáo kế toán. *Quan hệ kiểm tra, đối chiếu: Việc kiểm tra đối chiếu các số liệu sau khi cộng sổ nhật ký-sổ cái phải đảm bảo yêu cầu sau: Tổng số phát sinh Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có ở phần nhật ký của tất cả các tài khoản của tất cả các tài khoản Tổng số dư nợ các TK = Tổng số dư có của các TK. 2.1.3. Điều kiện vận dụng của hình thức nhật ký-sổ cái: Hình thức nhật ký-sổ cái phù hợp với những đơn vị có loại hình quy mô nhỏ, ít nhân viên kế toán, sử dụng ít tài khoản, trong kỳ khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhiều, trình độ chuyên môn nghiệp vụ kế toán thấp. Đối với những đơn vị có quy 10 = = [...]... việc vận dụng hình thức này vào các doanh nghiệp có quy mô lớn sẽ thích hợp cho việc phân công, chuyên môn hoá công tác kế toán Còn đối với doanh nghiệp vùa và nhỏ, các đơn vị hành chính sự nghiệp thì không thích hợp cho việc áp dụng hình thức này, vì bộ máy kế toán của các đơn vị này thường gọn nhẹ, mức độ chuyên môn hoá công tác kế toán không cao và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít Hình thức nhật... in cáo báo cáo kế toán một cách dễ dàng, nhanh chóng 3.4 Giải pháp cho hình thức nhật ký-chứng từ: Việc tổ chức thành các nhật kí chứng từ và các bảng kê sẽ tạo thuận lợi rất nhiều cho việc phân công chuyên môn hoá công việc kế toán, đồng thời sẽ giảm rất nhiều khối lượng công việc ghi sổ kế toán, vì đã tổ chức ghi được một bên của tài khoản Bên cạnh đó, do tất cả các mẫu sổ kế toán được in sẵn và... trường hợp còn kết hợp giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết trên cùng một trang sổ * Giải pháp: Với trình độ thông tin hiện đại và phát triển như hiện nay, cùng với các lập trình viên có trình độ chuyên môn cao thì nhiều chương trình phần mềm kế toán cho hình thức 29 nhật ký-chứng từ đã ra đời Và để đạt được hiệu quả cao các doanh nghiệp cần phải có đội ngũ kế toán viên đựoc đào tạo bài bản, thành