TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP ĐÔNG ĐÔ KHOA THÔNG TIN HỌC VÀ QUẢN TRỊ THÔNG TIN ….…. TRẦN MINH HẠNH Đề tài: HOẠT ĐỘNG TRA CỨU TÌM TIN TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CỬ NHÂN KHOA HỌC Ngành Thông tin học và Quản trị thông tin Khóa: 2009 – 2013 Giáo viên hướng dẫn TS. LÊ VĂN VIẾT HÀ NỘI - 2013 LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên cho Tôi xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể Ban lãnh đạo khoa Thông Tin Học và Quản Trị Thông tin – Trường Đại học Dân lập Đông Đô đã tạo điều kiện cho Tôi được làm Khóa luận tốt nghiệp này, đây là một cơ hội tốt để cho Tôi có thể thực hành các kỹ năng được học trên lớp và cũng giúp ích rất lớn để Tôi ngày càng tự tin về bản thân mình hơn. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến Giáoviên hướng dẫn Tiến Sĩ Lê Văn Viết trong suốt thời gian vừa qua đã nhiệt tình chỉ dạy, giúp đỡ để Tôi có thể hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp này. Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban giám đốc cùng các cán bộ nhân viên tại Thư viện Quốc gia Việt Nam, đặc biệt là các Cô, Chú, Anh, Chị đã trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo và đã cho Tôi nhiều kinh nghiệm quý báu trong suốt thời gian thực tập tại Thư viện. Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến toàn thể bạn bè, người thân, gia đình – những người đã luôn bên cạnh Tôi, cổ vũ tinh thần lớn lao và đã ủng hộ Tôi trong suốt thời gian qua. Trân trọng cảm ơn! Tác giả Trần Minh Hạnh MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Tên viết tắt Tên đầy đủ Nghĩa dịch AACR2 Anglo – American Cataloguing Rule 2 nd Quy tắc biên mục Anh – Mỹ ấn bản lần thứ 2 BBK Biblioteko – Bibliographicheskaia Klassificatsia Khung phân loại thư mục thư viện CONSAL Congress of Southeast Asian Librarians Đại hội cán bộ thư viện Đông Nam Á CSDL Cơ sở dữ liệu CDS/ISIS Computer Documentation System/Intergreted Set of information System DDC Dewey Decimal Classification Bảng phân loại thập tiến Dewey ISBD Internation Standard Book Description Mô tả sách theo chuẩn quốc tế LAN Local Area Network Mạng cục bộ MARC 21 Machine – Readable Cataloguing 21 st Khổ mẫu biên mục đọc bằng máy phiên bản 21 OPAC Online Public Acces Catalog Mục lục truy cập công cộng trực tuyến TVQGVN Thư viện Quốc gia Việt Nam TT - TV Thông tin – Thư viện HTML Hệ thống mục lục MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong thời đại ngày nay, khái niệm “thông tin” đã mang tinh phổ biến có ý nghĩa toàn cầu, toàn nhân loại, phổ cập trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Thông tin luôn là nhân tố để hình thành những ý tưởng cũng như những sản phẩm của trí tuệ, tri thức. Vì vậy, hơn bao giờ hết thông tin có một vai trò rất quan trọng trong các lĩnh vực khoa học, đặc biệt trong đó có ngành thông tin-thư viện. Trong xã hội thông tin thì nhu cầu nắm bắt thông tin phải đầy đủ, chính xác và kịp thời, điều này đòi hỏi hoạt động thông tin phải phát triển lên một tầm cao mới. Vấn đề đặt ra đối với các trung tâm thông tin, thư viện là làm thế nào để việc thu thập, xử lý, lưu trữ và phổ biến thông tin được tốt nhất. Vai trò của Trung tâm TT - TV lúc này trở nên thiết yếu trong xã hội, làm cầu nối giữa thông tin và người dùng tin, thỏa mãn nhu cầu thông tin của người dùng tin là nhiệm vụ và mục tiêu mà họ vươn tới. Trong hiện trạng nghành thư viện nước nhà nói chung và Thư viện Quốc gia Việt Nam nói riêng, ngoài những nghiệp vụ chuyên môn thường xuyên mà người cán bộ thư viện nào cũng phải đảm trách như: tuyển chọn, bổ sung, chuẩn bị, sắp xếp và lưu hành sách báo, tài liệu cũng như phục vụ độc giả trong công tác tham khảo thì việc làm thế nào để cung cấp thỏa mãn nhu cầu tin cho đối tượng phục vụ của mình là điều rất đáng quan tâm. Cán bộ thư viện cần chú trọng làm sao để đáp ứng cho người dùng tin các loại thông tin phù hợp với yêu cầu của họ một cách đơn giản và nhanh chóng nhất. Hoạt động tra cứu tìm tin là một trong những hoạt động quan trọng và giữ vai trò đặc biệt tại Thư viện Quốc gia Việt Nam những năm vừa qua và trong thời gian tới. Hiện tại Thư viện Quốc gia Việt Nam có một bộ máy tra cứu tin phong phú được tạo dựng từ trước đến nay bao gồm các tài liệu thư mục, kho tài liệu tra cứu, hệ thống mục lục và các cơ sở dữ liệu Những năm gần đây, hoạt động tra cứu tìm tin ở TVQGVN đạt nhiều kết quả khả quan với chất lượng thông tin cung cấp khá 5 tốt, được người dùng tin đánh giá cao, góp phần thúc đẩy công tác nghiên cứu khoa học của các chuyên gia và việc học tập của các bạn đọc. Việc tra cứu tin có những bước chuyển đổi từ thủ công truyền thống sang tự động hóa là một xu thế tất yếu, nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu thông tin cũng như có hiệu quả cao đem lại lợi ích thiết thực cho người dùng tin. Chính vì vậy, tôi chọn vấn đề “Hoạt động tra cứu tìm tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu chính của đề tài: Hoạt động tra cứu thông tin - Phạm vi nghiên cứu: Thư viện Quốc gia Việt Nam 3. Phương pháp nghiên cứu Để nghiên cứu đề tài này, bên cạnh việc vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Duy vật biện chứng và Chủ nghĩa Duy vật lịch sử, các Văn kiện của Đảng và các văn bản pháp luật của Nhà nước về phát triển khoa học và công nghệ, văn hóa, giáo dục, đặc biệt là các chính sách về công tác thông tin thư viện trong thời kì đổi mới Công nghiệp hóa-Hiện đại hóa đất nước, tôi còn sử dụng một số phương pháp như: - Phương pháp nghiên cứu tư liệu - Phương pháp tiếp cận hệ thống - Phương pháp quan sát - Phương pháp thống kê số liệu - Phương pháp điều tra xã hội học - Phương pháp phân tích và tổng hợp 4. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu - Mục tiêu: trên cơ sở nghiên cứu thực trạng hoạt động tra cứu tìm tin đưa ra được những đánh giá, nhận xét về hoạt động tra cứu tìm tin tại TVQGVN, đề xuất ý kiến về phương hướng phát triển và hoàn thiện công tác này trong giai đoạn tiếp theo nhằm góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác phục vụ người dùng tin tại TVQGVN. - Nhiệm vụ: để thực hiện mục tiêu trên, cần giải quyết các nhiệm vụ sau 6 • Nghiên cứu những vấn đề lý luận chung về hoạt động tra cứu thông tin và vai trò của hoạt động tra cứu thông tin trong hoạt động thông tin tại TVQGVN. • Khảo sát, phân tích thực trạng hoạt động tra cứu thông tin tại TVQGVN. • Nhận xét, đánh giá về hiệu quả hoạt động tra cứu thông tin tại TVQGVN. • Phương hướng hoàn thiện hoạt động tra cứu tìm tin tại TVQGVN. 5. Cấu trúc khóa luận Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo, khóa luận gồm 3 chương: - Chương 1: Hoạt động tra cứu thông tin với Thư viện Quốc gia Việt Nam - Chương 2: Thực trạng hoạt động tra cứu thông tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam - Chương 3: Phương hướng hoàn thiện hoạt động tra cứu thông tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 7 CHƯƠNG 1 HOẠT ĐỘNG TRA CỨU THÔNG TIN VỚI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 1.1. SƠ LƯỢC VỀ THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM Tên gọi chính thức: THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM Tên giao dịch quốc tế: NATIONAL LIBRARY OF VIETNAM (NLV) Logo chính thức: Logo tiếng Việt Logo English Địa chỉ thư viện: Số 31 - Tràng Thi - Hoàn Kiếm - Hà Nội Điện thoại: 04-38255397 (tổng đài) Fax: 04-38253357 Website: http://www.nlv.gov.vn , http://www.thuvienquocgia.vn Email: info@nlv.gov.vn 8 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Năm 1917, Toàn quyền Đông Dương, chấp nhận kế hoạch của P.Boudet, đã ban hành nghị định ngày 29/11/1917 thành lập thư viện Trung ương cho Liên bang Đông Dương. Đây chính là văn bản hành chính đầu tiên khi đó và là dấu mốc cho sự ra đời của Thư viện Quốc gia Việt Nam hôm nay. Sau hai năm xây dựng, ngày 1/9/1919, thư viện đã chính thức mở cửa. Những ngày đầu tiên, Thư viện có tên gọi là Thư viện Trung ương Đông Dương. Đến năm 1935, Thư viện được đổi tên thành Thư viện Pierre Pasquier (một người Pháp có nhiều đóng góp cho thư viện). Sau Cách mạng tháng Tám, theo nghị định ngày 20/10/1945, thư viện được đổi tên thành Quốc gia Thư viện thuộc Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc. Năm 1947, Pháp chiếm lại Hà Nội, theo nghị định ngày 25/7/1947 Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương tái thành lập, thư viện mang tên là Thư viện Trung ương ở Hà Nội. Năm 1953, theo hiệp nghị Việt - Pháp ngày 9/7/1953, Thư viện Trung ương Hà Nội được sát nhập vào Viện Đại học Hà Nội và đổi tên là Tổng Thư viện Hà Nội. Ngày 10/10/1954, Nhà nước Việt Nam dân chủ Cộng hòa tiếp quản Hà Nội, đồng thời tiếp quản Tổng Thư viện. Trên văn bản thư viện mang tên Thư viện Trung ương Hà Nội. Ngày 21/11/1958, Thư viện được chính thức mang tên Thư viện Quốc gia theo quyết định của Bộ trưởng Bộ Văn hóa. 1.1.2. Chức năng – Nhiệm vụ Chức năng, nhiệm vụ của TVQGVN được quy định theo PHÁP LỆNH THƯ VIỆN (28/12/2000) như sau: Điều 17:  TVQG là thư viện trung tâm của cả nước  Ngoài những nhiệm vụ và quyền hạn qui định tại điều 13 và 14 của Pháp lệnh này, TVQGVN còn có những nhiệm vụ, quyền hạn sau: 9 • Thu nhận lưu chiểu văn hóa phẩm được xuất bản ở Việt Nam theo luật lưu chiểu; các luận án tiến sĩ của công dân Việt Nam bảo vệ trong và ngoài nước và của công dân nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam. • Xây dựng, phổ biến, bảo quản lâu dài kho tàng xuất bản phẩm dân tộc. • Biên soạn, xuất bản Thư mục Quốc gia, Tổng Thư mục Việt Nam và các ấn phẩm thông tin khoa học. • Tổ chức các dịch vụ đọc để đáp ứng nhu cầu đọc, học tập, nghiên cứu, giải trí của người dân. • Nghiên cứu khoa học và công nghệ trong lĩnh vực thông tin-thư viện. • Tổ chức bồi dưỡng và hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho người làm công tác thư viện cả nước. • Hợp tác với các thư viện trong nước và nước ngoài trên lĩnh vực thư viện. Căn cứ vào Quyết định số 2638/QĐ-BVHTTDL, ngày 11/6/2008 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của TVQGVN, hiện nay TVQGVN có chức năng, nhiệm vụ như sau: Điều 1: Vị trí và chức năng  TVQGVN là thư viện trung tâm của cả nước, là đơn vị sự nghiệp văn hóa có thu trực thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch; có chức năng: thu thập, giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc; bổ sung, bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội.  TVQGVN có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng. Điều 2: Nhiệm vụ và quyền hạn 1. Trình Bộ trưởng quy hoạch phát triển, kế hoạch hoat động dài hạn, hàng năm của Thư viện và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt. 2. Thu thập, tổ chức bảo quản lâu dài vốn tài liệu của dân tộc và tài liệu của nước ngoài viết về Việt Nam. 3. Thu nhận theo chế độ lưu chiểu các xuất bản phẩm, luận án tiến sĩ của công dân Việt Nam bảo vệ trong nước và ngoài nước, của công dân nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam 10 [...]... đã được số hóa toàn văn tại TVQGVN đến 2010 1.2 VAI TRÒ HOẠT ĐỘNG TRA CỨU THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 1.2.1 Các khái niệm Khái niệm về tra cứu thông tin: Tra cứu thông tin là quá trình tìm kiếm và đáp ứng yêu cầu thông tin cho người sử dụng Khái niệm về tra cứu điện tử: Tra cứu điện tử là quá trình sử dụng máy tinh điện tử và/hoặc mạng máy tính để tìm các thông tin máy tính đọc được, được... quan thông tin – thư viện Nó là công cụ để tìm tin theo yêu cầu của NDT Muốn cho hoạt động tra cứu tìm tin tốt đầu tiên là phải xây dựng được một bộ máy tra cứu tìm tin có chất lượng cao 2.2.1 Bộ máy tra cứu tìm tin truyền thống Hiện nay, tại TVQGVN đa phần NDT đều sử dụng bộ máy tra cứu thông tin hiện đại nhưng vẫn có một số người dùng tin tiếp tục duy trì việc sử dụng bộ máy tra cứu thông tin truyền... NDT của thư viện Thông tin mà nhóm đối tượng này hướng tới đa phần mang tính thời sự, giải trí… Để phục vụ tốt NDT, TVQGVN đã và đang xây dựng hoạt động tra cứu tìm tin ngày càng hoàn thiện nhằm mục tiêu cung cấp tài liệu đến bạn đọc tra cứu một cách có hiệu quả cao nhất Hoạt động tra cứu tìm tin là một trong những hoạt động trọng tâm của thư viện cả nước cũng như hoạt động tra cứu của NDT tại TVQGVN... rộng năng lực tra cứu - Nâng cao trình độ cán bộ hướng dẫn tra cứu thông tin - Tích cực quảng bá hình ảnh thư viện, đặc biệt là các dịch vụ tra cứu thông tin tới đông đảo NDT Tóm lại, nhiệm vụ chủ yếu của hoạt động tra cứu thông tin tại TVQGVN trong giai đoạn hiện nay là quản lý, duy trì, phục NDT sử dụng và khai thác bộ máy tra cứu, kho tài liệu tra cứu, thực hiện các dịch vụ tra cứu thông tin, hướng... thông tin từ mọi nguồn khác nhau Như vậy, có thể nói rằng hoạt động tra cứu thông tin của TVQGVN giữ một vai trò rất quan trọng, giúp cho NDT tiếp cận và khai thác được triệt để vốn tài liệu của thư viện và tiếp nhận thông tin từ nhiều nguồn, đồng thời nó cũng giúp cho cán bộ tra cứu thông tin giải đáp mọi yêu cầu của NDT 1.2.3 Yêu cầu và nhiệm vụ của hoạt động tra cứu thông tin tại Thư viện Quốc gia Việt. .. cứu thông tin gắn liền với khái niệm về chức năng tra cứu thông tin mà chức năng này thể hiện bằng các thuật ngữ: ngay lập tức, chỉ chỗ hoặc định hướng tới một khái niệm, thông tin hoặc dữ liệu thực tế 1.2.2 Tầm quan trọng của hoạt động tra cứu thông tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Công tác tra cứu tài liệu cho người đọc là một hoạt động của thư viện nhằm thúc đẩy, phát triển và thoả mãn nhu cầu,... Bổ sung, trao đổi, nhận biếu tặng tài liệu của cá nhân, tổ chức trong nước và nước ngoài theo quy định của Pháp luật 5 Tổ chức phục vụ cho người đọc trong nước và nước ngoài sử dụng vốn tài liệu thư viện và tham gia các hoạt động do thư viện tổ chức 6 Xử lý thông tin, biên soạn, xuất bản Thư mục Quốc gia, tổng thư mục Việt Nam, tạp chí Thư viện Việt Nam và các sản phẩm thông tin khác 7 Nghiên cứu khoa... các thư mục địa chí, thư mục chuyên đề - Quản lý hệ thống mục lục tra cứu của thư viện - Nghiên cứu lý luận, đúc rút kinh nghiệm hướng dẫn nghiệp vụ, xây dựng định mức lao động, quy trình kỹ thuật về công tác thông tin tra cứu 2.1.3 Trang thiết bị Để phục vụ cho độc giả đến tra cứu tài liệu tại TVQGVN, Thư viện đã lắp đặt một hệ thống gồm 32 máy tính được nối mạng internet được đặt tại sảnh tra cứu. .. tra cứu thông tin: + Nắm được các kĩ năng mềm về giao tiếp + Sử dụng thành thạo các phương tiện tra cứu + Nắm vững các nguồn tin trong và ngoài thư viện + Có kiến thức tốt về chuyên môn nghiệp vụ, tin học, ngoại ngữ… Nhiệm vụ Ngoài các yêu cầu trên, trong giai đoạn hiện nay hoạt động tra cứu thông tin tại TVQGVN có các nhiệm vụ sau: - Nâng cao chất lượng bộ máy tra cứu thông tin, đặc biệt là bộ máy tra. .. còn lại có số lượng NDT truy cập là gần bằng nhau Nhìn chung nhu cầu tin của NDT tại TVQGVN rất phong phú và đa dạng, mỗi nhóm NDT lại có nhu cầu và cách tiếp cận thông tin khác nhau CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TRA CỨU THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 23 2.1 TỔ CHỨC CỦA PHÒNG TRA CỨU THÔNG TIN 2.1.1 Nhân sự Phòng Thông tin – Tư liệu gồm có 9 người, trong đó có 1 trưởng phòng, 1 phó phòng . gia Việt Nam 7 CHƯƠNG 1 HOẠT ĐỘNG TRA CỨU THÔNG TIN VỚI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 1.1. SƠ LƯỢC VỀ THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM Tên gọi chính thức: THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM Tên giao dịch quốc. với Thư viện Quốc gia Việt Nam - Chương 2: Thực trạng hoạt động tra cứu thông tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam - Chương 3: Phương hướng hoàn thiện hoạt động tra cứu thông tin tại Thư viện Quốc. nhất. Hoạt động tra cứu tìm tin là một trong những hoạt động quan trọng và giữ vai trò đặc biệt tại Thư viện Quốc gia Việt Nam những năm vừa qua và trong thời gian tới. Hiện tại Thư viện Quốc gia