Đang tải... (xem toàn văn)
Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng tại công ty cồ phần quốc tế PHONG PHÚ
Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng NHẬN XÉT CỦA DOANH NGHIỆP TP.HCM, ngày NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 1 tháng năm Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng LỜI CẢM ƠN Qua 2 tháng được thực tập tại bộ phận quản lý đơn hàng của công ty cổ phần quốc tế Phong Phú, em đã được tìm hiểu về công việc của một nhân viên quản lý đơn hàng tại SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 2 Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng công ty từ việc phát triển mẫu, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp nguyên phụ liệu cho đến khi sản phẩm được đưa vào sản xuất cần phải trải qua nhiều công đoạn Việc được thực tập tại đây giúp em biết về công tác quản lý đơn hàng tại doanh nghiệp mà chưa có điều kiện được học tại trường để hoàn thành báo cáo thực tập và đồ án tốt nghiệp qua sự hướng dẫn tận tình của các anh chị trong nhóm quản lý đơn hàng PPJ1-3 tại công ty Em cũng cảm ơn ban giám đốc công ty đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp cho em trong quá trình thực tập Em kính chúc toàn bộ cán bộ,công nhân viên Công Ty Cổ Phần Quốc Tế Phong Phú sức khỏe và đạt được nhiều thành tích xuất sắc trong lao động,đưa công ty ngày càng phát triển Xin chân thành cảm ơn MỤC LỤC PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 3 Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng 1 Quản lý và quản lý đơn hàng 1.1 Quản lý 6 1.2 Quản lý đơn hàng 6 2 Các phương pháp và hình thức tổ chức quản lý đơn hàng 2.1 Các phương pháp QLĐH 6 2.2 Các hình thức QLĐH 6 2.3 Các điều kiện trở thành nhân viên quản lý đơn hàng .7 3 Giới thiệu khái quát về Công ty 3.1 Lịch sử hình thành và phát triển .8 3.2 Nhiệm vụ của các phòng ban 10 3.2 Cơ cấu tổ chức 12 3.4 Sản phẩm chủ lực 13 3.5 Thế mạnh của công ty .15 4 Tầm quan trọng của công tác quản lý đơn hàng 15 PHẦN II: QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ PHONG PHÚ 1 Bộ phận chuyên trách về công tác quản lý đơn hàng tại Công ty cổ phần quốc tế Phong Phú 1.1 Trưởng nhóm .17 1.2 Nhân viên 17 2 Quy trình làm việc của nhân viên quản lý đơn hàng 2.1 Quy trình làm việc 2.1.1 Phát triển mẫu, tính giá sản phẩm: - Nhận rập, sản phẩm mẫu, tài liệu kĩ thuật khách hàng 18 - Tiến hành may mẫu 20 - Tính giá cho 1 sản phẩm gửi khách hàng .25 2.1.2 Nguyên phụ liệu - Xác nhận thời gian giao nguyên phụ liệu không bị gián đoạn khi sản xuất 27 - Xác nhận yêu cầu nguyên phụ liệu trên sản phầm 28 - Thử nghiệm và duyệt nguyên phụ liệu theo yêu cầu của khách hàng 29 2.1.3 Sản xuất - Triển khai sản xuất 30 - Quản lý quy trình sản xuất 30 2.2 Các phát sinh và hướng giải quyết 31 3 Hình thức thanh toán và chuyển phát quốc tế .32 3.1 Các phương thức thanh toán quốc tế 32 3.2 Các dịch vụ chuyển phát quốc tế 32 4 Công tác đối ngoại với các phòng ban có liên quan 32 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ NGHỊ 33 SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 4 Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG 1 Quản lý và quản lý đơn hàng: SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 5 Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng 1.1 Quản lý: là nghệ thuật ra quyết định dựa trên các thông tin có thể có dùng những nguồn lực của tổ chức để đạt hiệu quả 1.2 Quản lý đơn hàng ngành may: là chuỗi công tác thực hiện thông qua quá trình làm việc với khách hàng bắt đầu từ giai đoạn thương mại, phát triển mẫu sản phẩm, tìm kiếm nguồn cung cấp nguyên phụ liệu, triển khai và kiểm soát toàn bộ đơn hàng, cho đến khi hoàn thành sản phẩm theo đúng yêu cầu chất lượng, số lượng và đúng thời gian giao hàng đã ký kết trên hợp đồng với giá cả đã thỏa thuận 2 Các phương pháp và hình thức tổ chức quản lý đơn hàng 2.1 Các phương pháp quản lý đơn hàng Có 2 phương pháp quản lý đơn hàng thường được sử dụng: Phương pháp quản lý đơn hàng từ trên xuống dưới Phương pháp quản lý đơn hàng từ dưới lên trên 2.2 Các hình thức quản lý đơn hàng a Hình thức quản lý trực tiếp: Theo hình thức này, bộ phận quản lý sẽ được chia thành nhiều nhóm nhỏ Mỗi nhóm sẽ chịu trách nhiệm quản lý một số đơn hàng của những khách hàng nhất định.Đứng đầu nhóm là nhóm trưởng, nhóm trưởng sẽ không trực tiếp quản lý đơn hàng nào cả, mà chỉ theo dõi, giám sát công tác quản lý đơn hàng của các thành viên trong nhóm, giải quyết những vấn đề xảy ra trong quá trình sản xuất mà các thành viên trong nhóm không thể giải quyết được b Hình thức quản lý theo chức năng: Là cách thức chia thành các đơn vị chức năng tách biệt theo từng bộ phận gồm: - Bộ phận phát triển mẫu: phát triển các loại sản phẩm may đến khi được khách hàng chấp nhận - Bộ phận thu mua: tìm kiếm nhà cung cấp vải, nguyên phụ liệu trong và ngoài nước, thực hiện việc đặt mua vải, nguyên phụ liệu cần thiết cho cả đơn hàng Theo dõi tiến độ giao hàng, đảm bảo kế hoạch vào chuyền cho nhà máy… - Bộ phận kế hoạch:lập kế hoạch sản xuất cho các đơn hàng, cập nhật báo cáo năng suốt hằng ngày, hàng tháng, báo cáo tiến độ Theo dõi định mức tiêu hao nguyên phụ liệu và cân đối nguyên phụ liệu Chuẩn bị bản màu, tài liệu kỹ thuật sản xuất c Hình thức quản lý theo sản phẩm: Là cách thức tổ chức theo nhóm chuyên tráchtừ khâu phát triển, thu mua, kế hoạch sản xuất của một vài chủng loại sản phẩm có kiểu dáng, kết cấu sản phẩm, qui trình công nghệ gần giống nhau Theo hình thức này thì bộ phận quản lý đơn hàng sẽ chia theo nhóm sản phẩm mỗi nhóm sẽ quản lý một hoặc một số loại sản phẩm d Hình thức quản lý theo địa lý: Bộ phận quản lý đơn hàng sẽ phân chia khách hàng theo từng khu vực địa lý để quản lý Đây là một hình thức khá phổ biến vì mỗi khách hàng ở mỗi khu vực địa lý khác SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 6 Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng nhau thì yêu cầu về sản phẩm cũng khác nhau, vì vậy mà quản lý đơn hàng theo khu vực sẽ giúp cho doanh nghiệp may đáp ứng tốt nhất những yêu cầu của khách hàng đưa ra 2.3 Các điều kiện trở thành nhân viên quản lý đơn hàng a Yêu cầu về trình độ chuyên môn: - Kiến thức về công nghệ sản xuất may công nghiệp - Kiến thức về thiết kế rập và kỹ thuật may các loại sản phẩm may - Kiến thức về chất lượng sản phẩm may - Kiến thức về lập kế hoạch sản xuất may công nghiệp - Kiến thức về nguyên phụ liệu ngành may b Yêu cầu về trình độ ngoại ngữ: Cần thông thao ở cả 4 kỹ năng nghe-nói-đọc-viết ở một số ngoại ngữ phổ biến hiện nay: tiếng Anh, tiếng Hoa, tiếng Nhật, tiếng Hàn c Yêu cầu về trình độ tin học: Cần trang bị những kiến thức và kỹ năng tin học văn phòng như: Excel, Word, Outlook, Paint, Corel Draw Ngoài ra cần biết cách sử dụng các loại máy photocopy, scan, máy chụp hình d Yêu cầu về phẩm chất cá nhân và kỹ năng làm việc: -Phẩm chất cá nhân +Khả năng quyết đoán, nhất quán +Tinh thần trách nhiệm (nhận lỗi, sửa lỗi, lắng nghe) +Tinh thần làm việc nhóm +Sự hợp tác trong giải quyết vấn đề +Cẩn thận, nhanh nhẹn +Sự gắn bó với công ty -Kỹ năng làm việc +Kỹ năng giao tiếp, thuyết phục, thương lượng +Kỹ năng lập kế hoạch +Kỹ năng quản lý thời gian 3 Giới thiệu khái quát về công ty 3.1 Tên công ty – địa chỉ - ngày thành lập – sản phẩm chủ lực của công ty - Tên đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ PHONG PHÚ Tên tiếng Anh: Phong Phu Joint Stock Company (PPJ) SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 7 Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng - Ngày thành lập: 19/04/2007 ĐC: Số 48, Đ Tăng Nhơn Phú, KP 3, P.Tăng Nhơn Phú B, Quận 9, TP HCM Tên viết tắt: PPJ Fax:84-837281846 Website: http://www.ppj-international.com ĐT: (08) 7305 6886 Fax: (08) 37.281.846 - Công ty Cổ phần Quốc Tế Phong Phú là một trong những đơn vị thành viên của Tổng Công ty Cổ phần Phong Phú được thành lập và hoạt động từ năm 2007 – Một trong những doanh nghiệp đầu đàn của ngành Dệt May Việt Nam Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển kinh tế mạnh mẻ tại Việt Nam theo xu hướng hội nhập quốc tế Công ty CP Quốc Tế đã không ngừng lớn mạnh cả về lượng và chất trong hệ thống ngành dệt may Sau khoảng thời gian tổ chức lại hệ thống may mặc cũng như khởi động hàng loạt các dự án may mặc để nâng cao năng suất đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng Đầu năm 2012 đánh dấu một bước phát triển mới của Công ty khi tiếp tục duy trì và phát triển lên tầm cao mới các Chi nhánh/Nhà máy đã được xây dựng và đưa vào hoạt động như: SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 8 Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng a Chi nhánh Tp HCM b Nhà máy May Xuất Khẩu Phong Phú Long An c Nhà máy May XK Phong Phú Nha Trang d Nhà máy May XK Phong Phú Đà Nẵng e Nhà Máy Thời Trang Phong Phú f Nhà máy May Thời Trang Phong Phú - Thủ Đức g Nhà may May Jean Xuất Khẩu (Khu A – Khu B) Song song đó trong năm 2012 lần lượt cho ra đời các Nhà máy: a Nhà máy May Thun Xuất Khẩu Phong Phú Sài Gòn b Nhà máy Phong Phú - Phú Yên c Điểm nghiên cứu ứng dụng và phát triển thời trang Phong Phú v.v Nhìn lại khoảng thời gian một năm làm việc, đứng trước tình thế muôn vàn khó khăn của kinh tế thế giới và trong nước Tập thể Công ty Cổ phần Quốc Tế Phong Phú với phương châm: “Hiệp lực cùng phát triển” trên dưới một lòng đoàn kết để gặt hái thêm được nhiều thành công tốt đẹp Cùng với sự chuyển mình của các ngành công nghiệp nói chung và ngành may mặc nói riêng, công ty đã dần thay đổi công nghệ sản xuất số liệu sang công nghệ sản xuất Lean tinh gọn, nâng cao năng suất lao động và từ đó thu nhập cho cán bộ - công nhân viên dần được cải thiện SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 9 Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng Với những kết quả đó, Công ty đã làm hài lòng các khách hàng khó tính trong và ngoài nước Uy tín được nâng cao, có nhiều Lãnh đạo và các vị khách quý ghé thăm, tham quan và làm việc Ngoài ra, Công ty cũng đặc biệt chú trọng tới thị trường nội địa phục vụ tiêu dùng trong nước nhằm hưởng ứng lời kêu gọi của nhà nước "Người Việt Nam dùng hàng Việt Nam” Công ty đã mạnh dạn thành lập Công ty Cổ phần Thời Trang Quốc Tế Phong Phú để đẩy mạnh thị trường nội địa Hiện nay sản phẩm mang thương hiệu của PHONG PHÚ như: POP, Enriche, Town Streets, Jolie Maison…đã xuất hiện ở hầu hết ở các vùng miền trong cả nước và được người tiêu dùng ưa chuộng do tính thời trang, giá cả phù hợp, chất lượng vượt trội Từ những kết quả đạt được, Công ty đã mở nhiều đại lý cửa hàng không những trên địa bàn Tp HCM mà còn ở các tỉnh như Bình Dương, Đồng Nai, Long An…và các Trung tâm thương mại, chuỗi hệ thống siêu thị trên toàn quốc Bước vào giai đoạn thử thách mới, lãnh đạo và toàn thể CBCNV Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú đã và đang phát huy những lợi thế sẵn có biến thách thức thành cơ hội để hoàn thành tốt sứ mệnh của mình theo đúng mục tiêu định hướng của Tổng công ty CP Phong Phú khẳng định được thương hiệu “Phong Phú Jeans” trên toàn quốc Vừa qua công ty đã vinh dự nhận danh hiệu “Top 10 doanh nghiệp tiêu biểu toàn diện ngành may Việt Nam” do Thời báo Kinh tế Sài Gòn Hiệp Hội dệt may Việt Nam và Hiệp Hội Da giày Việt Nam phối hợp tổ chức 3.2 Nhiệm vụ của các phòng ban a Phòng tài chính – kế toán: Có chức năng thực hiện các công việc thường xuyên liên quan đến tài chính, tiền tệ như: Kế toán tổng hợp; Kế toán ngân hàng; Kế toán công nợ; Kế toán vật tư, thành phẩm, gia công; Kế toán thu chi, kế toán nội bộ; Kế toán giá thành, chi phí; Kế toán kho; Kế toán tiền lương; Thủ quỹ, … b Phòng Hành chính – Nhân sự: Có chức năng tham mưu cho Tổng Giám đốc về hành chính, nhân sự; kiểm soát và điều phối hoạt động liên quan đến: Chi phí hành chính, tuyển dụng, đào tạo, chế độ chính sánh, bảo hiểm, tiền lương, … của toàn Công ty c Phòng kinh doanh nội địa: SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 10 Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng khai thành mẫu kỹ thuật, rồi đến sản phẩm thật thì cần có nhiều chỉnh sửa Sản phẩm làm ra từ mẫu mỹ thuật được gọi là mẫu phát triển Trước khi develop, khách hàng sẽ viết mail báo ngày sẽ qua Việt Nam để tiến hành develop cho sản phẩm, Merchandiser sẽ lập kế hoạch và cho xưởng may may sẵn 40-50 sản phẩm để chuẩn bị cho develop (khách hàng sẽ yêu cầu merchandiser may sẵn mẫu theo những tech pack có trước – phần vải sẽ được lấy từ những mẫu đã develop trước đó) Mẫu Concept: là mẫu mà công ty làm dựa vào mẫu của khách hàng Mẫu fit (mẫu kiểm thông số):là mẫu đòi hỏi phải đúng thông số yêu cầu trên tài liệu kĩ thuật mà khách hàng gửi SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 20 Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng Mẫu PP (mẫu tiền sản xuất): là mẫu gửi cho khách hàng duyệt lại toàn diện (về thông số, qui cách lắp ráp, cách sử dụng nguyên phụ liệu…), trước khi bắt đầu đơn hàng đại trà - Sau khi đã nhận được tech pack từ khách hàng, merchandiser sẽ tiến hành cho may thử mẫu wash để tiến hành wash cho sản phẩm Tùy thuộc từng loại vải mà sẽ tiến hành may và wash ra bấy nhiêu option.(Merchandiser sẽ gửi mẫu standard cùng mẫu sống xuống cho xưởng wash để tiến hành wash giống với mẫu standard) SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 21 Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng BẢNG QUY TRÌNH WASH SAMPLE FORMULA BUYER STY NUMBER CHICO’S 14C00831 SAMPLE TYLE PROCESS QJ COLOR FRESH INDIGO SHADE UANTITY OF 2 GARMENT WEIGHT OF GARMENT WISKEER-HANDSAND-W1-PP-W2 WET PROCESS WATER % TEMP TIMING RATIO PROCESS CHEMICAL GPL WISKEER HANDSAND ENZYME RM D-M-L-T-C VALUMAX STONE 1 4 1:10 30 5 1 1:10 60 10 V766J2 FABRIC MILL DATE 25-2-2014 PH REMARK 20 OXY SODA FABRIC RINSE BLEACH RINSE EXTRACT PP NEUTRALIZE RINSE TINTING SOFTENER 2X2 CHECK 2X2 THEO VI TRI THOI TRANG, TOAN THAN NHE KMNO4 15 H3PO4 15 META 2 BROWN AGL YELLOW ARLE SALT SOFTEX SK70 SILICONE 0.15 1:10 30 5 1:10 50 5 1:10 50 1 0.15 5 3 EXTRACT DRY NOTE: FOR PRODUCTION MLR & CHEMICAL DOSAGE CAN BE ADJUSTED BASE ON GARMENT WEIGHT - Sau khi wash xong, bộ phận wash sẽ review lại với mẫu standard Nếu bộ phận wash cảm thấy mẫu không được sẽ tự reject(internal reject) và liên hệ merchandiser tiến hành may lại để wash thêm lần nữa SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 22 Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng Gửi mẫu cho khách hàng duyệt (tùy theo yêu cầu của từng loại mẫu mà khi gửi cho khách hàng người quản lý đơn hàng cần gắn thẻ bài phù hợp với mẫu đó) Sau đây là một số thẻ bài thường dùng khi gửi mẫu đối với khách hàng là Chico’s) SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 23 Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng Sản phẩm mẫu gửi khách hàng gắn kèm thẻ bài, ngoài ra một số loại mẫu còn gắn kèm bảng thông số sau khi sản phẩm được kiểm tra đo thông số c Tính giá cho 1 sản phẩm gửi khách hàng SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 24 CHICOS fty : PPJ Đồ án công date : 04/12/13 nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng TOTAL: 3,000PCS/STYLE Sketch style no.# 232-14C00831-PANTS 232-14C00831 : Denim Sublime slim pant ( Medium Indigo Queen wash) Materials yy unit price FABRICS value $5.74 Main fabric : V76.6J2 1.95 2.85 $5.56 Pocketting fabric: TC white Width 57/8"-local PPJ source 0.15 1.20 $0.18 TRIMS $1.24 Interlining Interlining Button Rivet Zipper Elastic Tape Main label ID label Size label Pricetag Hang tag Joker tag Thread Packing Width 60"-, CH88, PCCCharcoal Center of w.b; KD94441Charcoal Matte Black Matte Black Length 5"- YKK PCC- EL 6010 0.22 0.600 $0.13 0.01 2.460 $0.02 1.05 5.15 1.03 1.50 1.03 1.03 1.03 1.03 1.03 1.03 1.03 1.03 0.0700 0.0300 0.2500 0.0250 0.0200 0.0200 0.0200 0.025 0.030 0.075 0.250 0.100 $0.07 $0.15 $0.26 $0.04 $0.02 $0.02 $0.02 $0.03 $0.03 $0.08 $0.26 $0.10 CM WASH $1.60 $1.20 EMB $0.12 SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 25 trims freight /banking/imexport/testing fty handling $0.70 $0.74 Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng Các nhà cung ứng nguyên phụ liệu cho công ty: Trực thuộc công ty : Công ty CP Dệt Vải Phong Phú (PPF) Đơn vị liên doanh-liên kết: Công ty TNHH Coats Phong Phú Các công ty nước ngoài: tập đoàn dây kéo YKK (Nhật), tập đoàn sản xuất nhãn The Star Group… - Tùy vào đơn hàng và sản phẩm mà cần bao nhiêu nhà cung ứng Nếu đơn hàng dễ thì chỉ cần một nhà cung ứng, nếu khó thì cần 2-3 nhà cung ứng khác nhau để tạo ra nhiều option trên cùng một đơn hàng • Cách chọn nhà cung ứng: Dựa vào tính chất của sản phẩm mà ta sẽ tìm được loại vải phù hợp từ đó liên hệ với các nhà cung ứng để thử xem sản phẩm nào phù hợp nhất và khách hàng thích nhất • Tiêu chuẩn đấu thầu: Mỗi nhà cung ứng sẽ cung cấp một số lượng nhỏ cho công ty để may thử mẫu đồng thời sẽ báo giá cho loại vải họ cung cấp Tiêu chuẩn để chọn loại vải thích hợp là vải phải đẹp, chất lượng và có giá cả phải chăng 3 Nguyên phụ liệu - Xác nhận thời gian giao nguyên phụ liệu để không bị gián đoạn khi sản xuất • - SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 26 Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng - Xác nhận yêu cầu phụ liệu trên sản phẩm Dựa vào tài liệu kĩ thuật khách hàng đã gửi Antique silver Antique brass Matter black Sinny silve Matter gold dây kéo YKK SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 27 Dark antique silver Antique copper Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng - Thử nghiệm và duyệt nguyên phụ liệu theo yêu cầu khách hàng - Đối với những loại vải thường(không phải vải Jean) thì tiến hành hành làm LapDip trước wash và sau wash theo từng loại vải để tổng hợp nhiều option cho khách hàng lựa chọn - Tương tự, với vải Jean thì cần tiến hành may ống rồi tiến hành wash ở nhiều cấp độ khác nhau để làm Hanger Hanger - Tùy vào quyết định của khách hàng mà tiến hành tìm loại chỉ phù hợp với vải mà khách hàng đã chọn Nếu khách hàng chọn nhiều loại vải thì cũng căn cứ vào các loại vải đó mà tiến hành xin chỉ (thường thì do may mẫu nên Merchandiser sẽ không đặt mua những nguyên phụ liệu nhỏ như chỉ, dây kéo, nút mà sẽ xin ớ các supplier- nơi đặt nguyên phụ liệu cho sản xuất sau này) VD: SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 28 Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng Tiêu chuẩn thử nghiệm: so mẫu vải với mẫu standard để chọn loại vải phù hợp nhất Thường thì khách hàng sẽ sử dụng máy soi vải để kiểm tra ánh màu của vải, rồi sau đó sẽ comment vào lap dip đã kiểm tra Máy soi ánh màu 2.1.3 Sản xuất Triển khai sản xuất - Trước khi tiến hành sản xuất, cần họp PP với nhà máy sản xuất để phổ biến những lưu ý trong đơn hàng đến nhà máy(buổi họp sẽ có Merchandiser/Production, QC và QA công ty và nhà máy, trưởng chuyền nhà máy, quản đôc nhà máy, bộ phận kế hoạch và kỹ thuật công ty,…) - Trước khi tiến hành sản xuất hàng loạt, nhà máy sẽ phải tiến hành wash pilot để lựa ra những shadeband hợp lý (mẫu shadeband: lấy từ nhà máy wash, sau khi wash xong pilot khoảng 100 cái Từ 100 cái, nhà máy wash sẽ lựa ra khoảng 3 cái ánh dark, 3 cái ánh medium, 3 cái ánh light) Thời điểm này Merchandiser cần chủ động liên hệ hối thúc nhà máy wash để có submit sớm nhất - Sau khi shadeband của mẫu pilotđược khách hàng đồng ý sẽ tiến hành vào sản xuất theo kế hoạch đã book từ trước đó(ngày đóng thùng giao hàng cần phải cách ngày xuất cho khách hàng từ 5-10 ngày) Quản lý quá trình sản xuất - Trong quá trình sản xuất, merchandiser/Production cần giám sát thường xuyên tiến độ hàng may qua mail và trực tiếp tại nhà máy(1 tuần có thể đến nhà máy kiểm tra 2-3 ngày để có thể kiểm soát số lượng và chất lượng một cách hiệu quả nhất) - Phối hợp với QC công ty để tiến hành kiểm tra các mẫu đã may xem có đạt tiêu chuẩn hay không - Sau khi may xong , nếu wash dễ sẽ wash tại chỗ còn nếu khó thì vận chuyển về Linh Trung wash hoặc xưởng wash công ty để wash - Sau khi wash xong cần tiến hành đánh giá shadeband, xem có đạt tiêu chuẩn về màu sắc hay không, sau đó sẽ tiến hành đóng thùng và xuất barcode Sau khi nhà máy đóng gói, doanh nghiệp mà ở đây là merchandiser sẽ cho kiểm tra final (kiểm theo phần trăm, SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 29 Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng nhân viên kiểm tra sẽ chỉ định một số thùng nhất định trong số hàng đã đóng để mở kiểm tra, nếu hàng đạt sẽ cho xuất, nếu hàng không đạt sẽ kiểm tra thêm hoặc yêu cầu nhà máy mở ra sửa lại và dời ngày xuất hàng, nếu hàng đạt thì sẽ chờ lập hợp đồng vận chuyển rồi chất hàng lên xe container và vận chuyển bằng đường biển, tùy vào thời gian mà có những cách vận chuyển khác nhau, nếu không kịp tiến độ thì phải xuất bằng đường hàng không Các phát sinh và hướng giải quyết Các phát sinh: 2.1 - Thông tin trên tài liệu không đúng với mẫu khách hàng gửi Mẫu gửi khách hàng duyệt chưa được khách hàng chấp nhận, cần sửa đổi một số chi tiết Sau khi wash màu của sản phẩm có thể đậm, nhạt hơn so với mẫu ban đầu Sản xuất không kịp tiến độ, ngày xuất hàng gần kề hoặc bị quá ngày Hướng giải quyết: - Trao đổi với khách hàng, thực hiện theo tài liệu mà khách hàng yêu cầu, phải có chữ ký - hoặc email xác nhận của khách hàng Trao đổi với khách hàng, tiến hành may mẫu theo bổ sung góp ý mới (comment), gửi cho - khách hàng duyệt lại: gửi tài liệu kĩ thuật cập nhật mới: reject (thay đổi thông số, mẫu) Nếu đã wash theo đúng theo tiêu chuẩn yêu cầu, mà mẫu sau wash đại trà không đúng mẫu đã duyệt thì trước tiên sẽ giải quyết với bên wash Nếu vẫn không có giải pháp tốt - hơn sẽ thương lượng, trao đổi với khách hàng để được chấp nhận Nếu nguyên nhân xuất phát từ phía nhà máy ( đơn hàng quá nhiếu, năng suất thấp hơn mục tiêu đề ra,…) nhà máy phải tự tìm cách giải quyết bằng cách tăng ca, chia thêm chuyền, tăng số công nhân, máy móc trên chuyền, Cần thông báo sớm với khách hàng chính thức bằng email để xin dời ngày xuất hàng Nếu nguyên nhân xuất phát từ phía khách hàng, nhà máy cần thông báo với khách hàng mức độ ảnh hưởng đến tiến độ xuất hàng và yêu cầu khách hàng dời ngày xuất hàng ngay khi vấn đề phát sinh và bồi thường - thiệt hại nếu có Do nguyên phụ liệu có vấn đề, năng suất chuyền may quá thấp,…nhân viên quản lý đơn hàng cần thương lượng, trao đổi với khách hàng dời ngày giao hàng Nếu khách hàng không đồng ý, thì doanh nghiệp phải chuyển sang xuất bằng đường hàng không, ít khi sử dụng vì chi phí cao làm giảm lợi nhuận hoặc mất lợi nhuận, nếu đơn hàng nhiều có khi sẽ bị thua lỗ SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 30 Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng - Việc trễ hạn giao hàng còn liên quan đến kết quả không mong muốn khi cả lô hàng bị rớt do khách hàng kiểm tra chất lượng thành phẩm cuối cùng (Final inspection) không đạt, cần tái chế lại toàn bộ (ủi, cắt chỉ, tẩy dơ, khui thùng kiểm tra lại số lượng hàng…) Lúc 3 này cần email xin khách hàng dời ngày giao hàng để tái chế và chờ Final lại Hình thức thanh toán và chuyển phát quốc tế 3.1 Các phương thức thanh toán quốc tế: có rất nhiều phương thức thanh toán khác nhau trong thanh toán quốc tế Dưới đây là một số phương thức thanh toán cơ bản thường được áp dụng - Trả trước - Thư tín dụng - Nhờ thu trả chậm - Nhờ thu trả ngay - Thanh toán ghi số Hình thức sử dụng thư tín dụng được công ty áp dụng 3.2 Các dịch vụ chuyển phát quốc tế: - Chuyển phát quốc tế bằng đường biển, thông qua những chuyến tàu container - Trong quá trình may thử mẫu gửi khách hàng duyệt, merchandiser sẽ sử dụng dịch vụ DHL để chuyển phát mẫu cho khách hàng Thường thì chuyển phát DHL sẽ mất 2 ngày để đến được tay khách hàng nên merchandiser sẽ gửi vào các ngày thứ 3 và thứ 7, khi đến nơi khách hàng sẽ là ngày thứ 2 và thứ 5 4 Công tác đối ngoại với các phòng ban có liên quan Phòng kỹ thuật: - Fit Tech: luôn trao đổi mọi thông tin về mã hàng, tài liệu kỹ thuật, mẫu sản phẩm, qui cách kiểm tra thông số,… nhằm đáp ứng việc sản phẩm mẫu luôn đúng thông số và kỹ thuật may theo yêu cầu khách hàng - Định mức: trước khi tiến hành sản xuất và chào giá sản phẩm cần liên hệ tính định mức nguyên phụ liệu để có cái nhìn bao quát về giá trị sản phẩm - Rập: giao tài liệu kỹ thuật cho bên rập để tiến hành vẽ rập và bàn giao cho bên cắt Phòng kế hoạch: - Kế hoạch xưởng mẫu: lập kế hoạch rồi bàn giao cho nhân viên kế hoạch để tiến hành may sản phẩm mẫu theo đúng kế hoạch đã lập - Kế hoạch sản xuất: tiếp xúc, trao đổi để thống nhất ngày đồng bộ về cung cấp nguyên phụ liệu, ngày hoàn tất, wash… cho nhà máy gia công Xưởng may mẫu: - Cắt: nhận rập từ phía rập và căn cứ vào bảng kế hoạch tiến hành cắt bán thành phẩm cho bên may SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 31 Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng - May: quan sát tiến độ, trao đổi với quản lý chuyền may để nhận được sản phẩm theo đúng thời gian kế hoạch bàn giao Kiếm tra chất lượng: - QC xưởng mẫu: liên hệ để biết sản phẩm may có đạt yêu cầu không, đồng thời phối hợp với fit tech để sửa chữa những sai sót trong quá trình may và wash - QA : phối hợp và theo sát hàng sản xuất nhằm kiểm tra chất lượng và thông số trước khi xuất hàng cho phía đối tác Mỗi lần kiểm tra, nhân viên quản lý đơn hàng cần có mặt để quan sát và triển khai những yêu cầu của QA về hàng lỗi nhằm có những biện pháp giải quyết kịp thời Xưởng wash: - Bộ phận wash: sau khi nhận hàng may mẫu cần có kế hoạch giao xuống xưởng wash, theo sát tiến độ để kịp thời gian hoàn tất và giao hàng Với những mẫu wash khó, cần liên hệ fit tech để lấy bản thông số nhằm wash đúng theo thông số khách hàng Trước khi wash, luôn tiến hành lấy độ co cho từng cây vải - Tính giá wash: sau khi wash và hoàn tất sẽ tiến hành tính giá wash cho sản phẩm, tùy theo loại wash và phương thức wash mà giá thành cao hay thấp, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ gửi mẫu chuẩn cho nhân viên tính giá wash Nhà máy gia công: - Bàn giao nguyên phụ liệu, thống nhất ngày đồng bộ, giao sản phẩm Trước khi may đại trà cần tiến hành họp trước sản xuất, cần có các nhân viên và chuyền trưởng có liên quan của nhà máy cùng với QA, kế hoạch, fit tech, merchandiser của công ty để phổ biến những lưu ý của mã hàng nhằm tránh sai sót trong quá trình sản xuất PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ NGHỊ KẾT LUẬN - Merchandiser là cầu nối trung gian giữa công ty và khách hàng, giữ vai trò quan trọng từ lúc bắt đầu phát triển sản phẩm đến lúc xuất hàng Do đó, để giữ chân khách hàng và phát triển mối quan hệ lâu dài thì merchandiser là một yếu tố không thể thiếu trong công ty - Vì công việc của merchandiser chảy dài từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng nên merchandiser cần phải có những kế hoạch hợp lý và uyển chuyển để có thể giải quyết bất cứ những vấn đề phát sinh nào trong các khâu Vì thế merchandiser là những người luôn phải chịu nhiều áp lực, căng thẳng từ các bộ phận liên quan và thời gian, tiến độ giao hàng nhưng nếu có thể khéo léo sắp xếp và kế hoạch một cách khoa học thì công việc của merchandiser khá nhẹ nhàng vì không đòi hỏi nhiều kiến thức chuyên môn cao - Do tiếp xúc với khách hàng là người nước ngoài là chủ yếu nên merchandiser là bộ phận có khả năng trao dồi ngoại ngữ cho những người muốn có trải nghiệm làm việc với nước ngoài SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 32 Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng ĐỀ NGHỊ: - Cần có sự thống nhất, đồng bộ ở các bộ phận của công ty và nhà máy gia công để có thể theo kịp tiến độ giao hàng - Cần tìm kiếm và liên hệ với nhiều supplier khác nhau để có thể thõa mãn được yêu cầu ngày càng khắc khe của khách hàng SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 33 ... lý đơn hàng công ty cổ phần quốc tế Phong Phú, em tìm hiểu công việc nhân viên quản lý đơn hàng SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG Đồ án cơng nghệ :Tìm hiểu quy trình làm việc nhân viên theo. .. 3.5 Thế mạnh công ty .15 Tầm quan trọng công tác quản lý đơn hàng 15 PHẦN II: QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ PHONG PHÚ Bộ phận... trách công tác quản lý đơn hàng Công ty cổ phần quốc tế Phong Phú 1.1 Trưởng nhóm .17 1.2 Nhân viên 17 Quy trình làm việc nhân viên quản lý đơn hàng 2.1 Quy trình