*** TÀI LIỆU HỌC KẾ TOÁN EXCEL TỰ HỌC EXCEL & THỰC HÀNH TỔ CHỨC SỐ LIỆU KẾ TOÁN TRÊN EXCEL 1 Phần 1 – Kiến thức cơ bản về Excel 1.1. Thao tác với bảng tính 1.1.1. Tạo một bảng tính mới - Bạn nhấp vào biểu tượng New trên thanh công cụ, hộp tác vụ xuất hiện như hình dưới đây. - Trong hộp tác vụ, bạn nhấp chọn Blank Worbook để tạo một cửa sổ bảng tính mới. Chú ý: Bạn có thể tạo nhanh một bảng tính mới mà không cần đến bảng tác vụ. - Từ thanh Menu Bar vào File\New… 2 - Hoặc nhấn phím tắt Ctrl+ N Bảng tính mới được tạo ra sẽ mang tên mặc định là Book 1, nếu bạn tạo tiếp một bảng tính khác nữa nó sẽ có tên là Book 2. 1.1.2. Thêm mới một bảng tính - Trong cửa sổ giao diện của chương trình, từ thanh Menu Bar vào Insert\Worksheet. - Hoặc bạn cũng có thể thêm mới một bảng tính bằng cách nhấp chuột phải trên thanh Sheet Tab chọn Insert. 3 Chú ý: Nếu tạo nhiều Sheet trên nhãn Sheet, có thể một số bảng tính bị che khuất. Để xem tên các bảng tính hãy nhập vào mũi tên màu đen kế bên trái của nhãn Sheet Tab. 1.1.3. Xoá một bảng tính - Sử dụng menu + Chọn bảng tính cần xoá + Từ thanh Menu Bar vào Edit\Delete Sheet. + Một hộp thoại sẽ xuất hiện, bạn nhấp nút Delete để thực hiện lệnh xoá. - Xoá bằng chuột phải: + Di chuyển chuột đến Tab Sheet chọn bảng tính cần xóa, nhấp 4 chuột phải và chọn dòng Delete. 1.1.4. Đặt tên cho bảng tính + Nhấp chọn vào từng Sheet trên nhãn Sheet Tab nội dung bảng tính đó sẽ hiển thị trên màn hình. + Để đặt tên cho bảng tính, nhấp đúp vào bảng tính cần đặt tên khi thấy tên cũ được tô đen lúc này hãy nhập tên mới cho bảng tính. 5 Ngoài ra bạn cũng có thể đổi tên cho Sheet bằng cách nhấp chuột phải tại Sheet cần đổi tên trên thanh Sheet Tab sau đó chọn Rename. 1.1.5. Lưu cửa sổ bảng tính Bạn cũng có thể thực hiện việc đặt tên cho bảng tính khi thực hiện thao 6 tác lưu bảng tính đó lại. - Từ thanh Menu Bar vào File\Save As. Hộp thoại Save As xuất hiện. Bạn nhập tên của Sheet vào mục File name của hộp thoại, khi đặt tên bạn không nên đặt tên có dấu, hoặc dấu cách. Chọn đường dẫn để lưu file của bạn trong mục Save as type. - Nhấn Save để thực hiện việc lưu và đóng hộp thoại Save As lại. Chú ý: Sau mỗi lần bạn thực hiện việc thay đổi cho file của bạn, bạn nhớ ấn tổ hợp phím Ctrl+S để lưu lại những thay đổi đó. Để tránh hiện tượng mất mát dữ liệu trong quá trình làm việc, bạn nên đặt chế độ lưu tự động cho file vì trong quá trình làm bạn thường quên thao lưu. Bạn nhấp Menu Tool/Options, hộp thoại Options xuất hiện bạn nhấp chọn Tab Save. 7 Nhập thời gian mà chương trình sẽ thực hiện việc lưu trong ô Minutes. Chương trình sẽ mặc định đơn vị thời gian là phút, bạn có thể thay đổi giá trị bằng các phím mũi tên bên phải hộp thoại hoặc nhập trực tiếp giá trị vào ô. Nhập xong, bạn nhấn OK để chương trình xác lập và đóng hộp thoại lại. 1.1.6. Tính chất của bảng tính - Trong một cửa sổ có tối đa là 255 bảng tính, là tập hợp các Sheet. - Một bảng tính được tập hợp bởi ô (Cell). Trong một Cell được mặc định 9 ký tự vào chiều dài tối đa trong một ô là 256 ký tự. - Tập hợp các ô theo chiều dọc xuống gọi là cột (Column). Có tất cả 256 cột, được ký hiệu từ A đến IV. - Dòng (Row) là tập hợp các ô theo hàng ngang. Có tất cả 16.384 dòng. Chiều rộng của một dòng tối thiểu là 0cm và tối đa là 16.36cm và chiều rộng mặc định của một dòng là 0,68cm. 8 1.1.7. Chọn ô trong bảng tính Chọn một Cell Đưa chuyển chuột đến vị trí của Cell muốn chọn sau đó nhấp chuột trái. Bạn cũng có thể chọn từ bàn phím, dùng các phím mũi tên để di chuyển Cell chọn đến nơi cần chọn. Cell được chọn gọi là Cell hiện hành, Cell hiện hành được tô một viền đậm. Chọn một khối các Cell Bạn có thể sử dụng chuột hoặc bàn phím để thực hiện việc chọn một khối ô. - Sử dụng chuột: + Đưa chuột vào Cell đầu của vùng muốn chọn. + Nhấp chuột trái vào Cell đầu và kéo đến Cell cuối cùng của vùng chọn. - Sử dụng bàn phím để chọn: Đưa trỏ chuột vào Cell đầu của vùng muốn chọn, nhấn giữ phím Shift+ các phím mũi tên để di chuyển đến cuối vùng chọn. 1.1.8. Các bước cơ bản trong soạn thảo Nhấp chuột vào một ô và tiến hành nhập nội dung thì trên thanh công thức sẽ hiển thị nội dung của ô đó. Bạn cũng có thể thêm bớt nội dung cho ô đang chọn bằng cách nhấp chuột để đặt điểm chèn vào nơi cần thêm, bớt trên thanh công thức từ đó bạn có thể thêm hoặc bớt nội dung cho ô hiện hành. Soạn thảo cho Cell đầu tiên + Chọn Cell cần soạn thảo. + Soạn thảo trực tiếp tại Cell hiện hành hãy nhấp đúp vào Cell hiện hành đó hay nhấp chuột vào thanh công thức để soạn thảo hoặc chọn Cell hiện hành và nhập dữ liệu vào, Excel tự động chèn dữ liệu đó tạo vị trí Cell hiện hành. 9 Nhập dữ liệu vào từ bàn phím - Excel sẽ tự động che lấp các Cell khác khi bạn thực hiện việc nhập các ký tự quá một ô. - Nhấn tổ hợp phím Alt+ Enter để ngắt dòng trong một Cell. - Để chuyển sang nhập dữ liệu cho Cell khác. Nhấp chuột vào Cell muốn soạn thảo tiếp theo, nhấn phím Enter để nhập Cell kế dưới, hay nhấp các phím mũi tên để di chuyển qua lại lên xuống. Chỉnh sửa nội dung của Cell Để thay đổi hay chỉnh sửa nội dung trong một ô nào đó, hãy chọn ô cần chỉnh sửa và nháy kép chuột vào ô đó. Sử dụng các phím mũi tên để di chuyển qua lại, đến đúng chỗ cần thay đổi. Nếu không chèn con nháy, khi đó bạn gõ nhập dữ liệu vào thì nội dung cũ bị mất hoàn toàn và thay thế vào là nội dung mới. Bạn có thể thực hiện theo một cách khác, đó là chọn Cell cần chỉnh sửa nội dụng nhấp F2. Thay đổi nội dung của Cell - Nhấp chọn Cell cần thay đổi - Nhập thêm hay nhấn Delete để xoá ký tự đứng sau con nháy, nhấn phím BackSpace có hình mũi tên () nằm trên phím Enter để xoá ký tự đứng trước con nháy. - Thay đổi toàn bộ nội dung của Cell bằng một nội dung mới, bôi đen toàn bộ nội dung của Cell đó và nhập nội dung khác, tự động nội dung cũ sẽ bị xoá. Xoá nội dung trong Cell - Chọn một hoặc nhiều Cell cần xoá - Nhấn phím Delete trên bàn phím để xoá tất cả nội dung trong những Cell được chọn. 10 [...]... đầu tại vị trí có ô hiện hành ấn định khi dán Fillhand Điền dữ liệu tự động là bạn sao chép những dữ liệu giống nhau hay sắp số thứ tự tăng dần Điều này giúp bạn ít tốn thời gian hơn khi nhập một số lượng dữ liệu giống nhau, hay rất hiệu ích khi bạn đánh số thứ tự cho một danh sách dài * Điền nội dung 16 - Nhập vào một số để kéo điền các số tiếp theo - Di chuyển con trỏ đến chấm hình vuông nhỏ ở góc... với chức năng này cho phép bạn tạo một ô trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy ô hiện hành xuống 26 dưới + Chèn một dòng - Entire Row với chức năng này cho phép bạn tạo một dòng trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy cột hiện hành xuống dưới + Chọn xong nhấp OK * Xoá dòng - Chọn dòng cần xoá - Từ Menu Bar vào Edit\Delete + Shift Cells Up: cho phép bạn xoá một ô trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy dữ liệu. .. dữ liệu Lệnh Copy Bạn có thể thực hiện lệnh Copy theo nhiều cách khác nhau và bằng nhiều công cụ khác nhau - Chọn một ô hay một khối các ô cần sao chép - Sau đó tiến hành thực hiện theo một trong số các cách sau: + Từ thanh Menu Bar vào Edit\Copy + Nhấp vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ + Di chuyển chuột đến ô hay khối ô được chọn, nhấp chuột phải chọn lệnh Copy + Nhấn phím tắt Ctrl+ C Khi thực. .. Lúc này cột được tạo và đẩy cột dữ liệu kế bên qua phải 22 - Sử dụng lệnh: + Chọn cột muốn chèn + Chọn Menu Insert có lệnh để chèn cột là Column + Chèn một cột: Chọn Entire Column với chức năng này cho phép bạn tạo một cột trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy cột hiện hành sang phải + Nếu chọn Column thì chèn thêm cột trống vào phía trái ô hiện hành và đẩy ô hiện hành qua phải * Xoá cột - Sử dụng chuột:... lẻ Dán dữ liệu - Di chuyển con trỏ đến nơi cần dán - Sử dụng một trong số cách sau để dán dữ liệu: + Từ thanh Menu Bar vào Edit\Paste 15 + Nhấp vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ + Di chuyển chuột đến ô cần dán, nhấp chuột phải chọn lệnh Paste + Nhấn phím tắt Ctrl+ V Trước khi dán dữ liệu: Khi thực hiện lệnh Paste thì ô hay khối ô được Copy sẽ xuất hiện bắt đầu tại vị trí có ô hiện hành ấn định... hợp + Copy calls: Điền các số như nhau + Fill series: Điền số thứ tự tăng dần 17 - Bạn cũng có thể điền một nội dung khác tương tự như trên Chọn nội dung bất kỳ và đặt con trỏ ở vị trí điểm hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của khung chọn và kéo xuống hay kéo ngang, chọn một một điền dữ liệu thích hợp * Thay đổi trật tự các vùng - Chọn khối muốn chuyển dòng thành cột - Thực hiện lệnh Copy để sao chép... hộp thoại ban chọn Shift Cell s Right để tạo một ô trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy ô hiện hành sang phải 24 - Chọn xong, nhấp OK * Xóa một ô - Chọn ô cần xóa - Nhấp chọn menu Edit\Delete Khi đó hộp thoại Delete xuất hiện - Chọn Shift Cells left với chức năng này cho phép bạn xoá một ô trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy ô kế phải sang trái Thao tác với dòng * Chèn thêm dòng - Sử dụng chuột: bạn... dòng trống được tạo và đẩy toàn bộ dữ liệu ở dưới xuống - Sử dụng lệnh: + Chọn vị trí dòng muốn chèn + Từ Menu Bar vào Insert Trong menu con xuất hiện, bạn có hai 25 lệnh để chèn dòng là Row và Cells Row: chèn thêm dòng trống vào dòng hiện hành và đẩy dữ liệu dòng hiện hành xuống dưới Cells: làm xuất hiện hộp Insert Với những tùy chọn của hộp thoại, bạn có thể thực hiện việc thêm dòng với nhiều trạng... chép từng ô, từng khối riêng lẻ trên một File hay nhiều File khác nhau Copy bằng bảng tác vụ thực hiện theo các bước sau: Bật tác vụ Office Clipboard từ Menu Edit 12 Đánh dấu và copy các nội dung Bạn có thể đánh dấu liên tục hay từng đoạn và thực hiện lệnh Copy Mỗi lần thực hiện lệnh Copy thì trong bảng tác vụ Office Clipboard xuất hiện nội dung của phần mà bạn vừa thực hiện copy Bạn sẽ thấy việc sử... sử dụng bảng tác vụ Office Clipboard để sao chép dữ liệu có một tính điểm khác vượt trội đối với việc sử dụng lệnh copy thông thường Đó là bạn có thể copy 24 nội dung cùng lúc Và bạn có thể đánh dấu và thực hiện lệnh Copy trên nhiều file khác nhau - Để giải phóng cho bảng tác vụ Clipboard bạn nên xoá nội dung đã được dán bằng cách nhấp vào mũi tên kế bên và chọn Delete Xoá tất cả các nội dung trong . *** TÀI LIỆU HỌC KẾ TOÁN EXCEL TỰ HỌC EXCEL & THỰC HÀNH TỔ CHỨC SỐ LIỆU KẾ TOÁN TRÊN EXCEL 1 Phần 1 – Kiến thức cơ bản về Excel 1.1. Thao. chọn Cell hiện hành và nhập dữ liệu vào, Excel tự động chèn dữ liệu đó tạo vị trí Cell hiện hành. 9 Nhập dữ liệu vào từ bàn phím - Excel sẽ tự động che lấp các Cell khác khi bạn thực hiện việc. dán dữ liệu: Khi thực hiện lệnh Paste thì ô hay khối ô được Copy sẽ xuất hiện bắt đầu tại vị trí có ô hiện hành ấn định khi dán. Fillhand Điền dữ liệu tự động là bạn sao chép những dữ liệu giống