Đang tải... (xem toàn văn)
Kinh nghiệm của các doanh nghiệp Nhật bản thành công được đúc kết thành hương dẫn công việc cụ thể cho người quản lý trong nhà máy nhằm tránh những vấn đề nẩy sinh đồng thời đảm bảo sản xuất đúng số lượng, chất lượng yêu cầu, đảm bảo giao hàng đúng thời gian và kiểm soát được chi phí sản xuất, hạn chế được tai nạn lao động, nâng cao đời sống công nhân.
Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp- LÀM CÁN BỘ QUẢN LÝ- MANAGER 1 TÀI LIỆU TƯ VẤN QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP LÀM CÁN BỘ QUẢN LÝ Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp- LÀM CÁN BỘ QUẢN LÝ- MANAGER 2 CÁC CÁN BỘ QUẢN LÝ Am hiểu về vai trò và công việc [1] TRÁCH NHIỆM VÀ NHẬN THỨC VỀ CÔNG VIỆC 1. MỤC ĐÍCH Các cán bộ quản lý cần nhận thức rõ vai trò của họ trong việc triển khai TQM trong các hoạt động của công ty. 2. ĐỊNH NGHĨA Các cán bộ quản lý cần phải gắng sức để đạt được các mục tiêu của công ty bằng cách xác định rõ chính sách cụ thể và các mục tiêu quản lý về chất lượng, số lượng, giá cả cho các nhân viên cấp dưới. 3. NỘI DUNG (1) Nhận thức rõ ràng về công việc và quyền hạn của bạn. Hiểu được mối tương giao với các phòng ban khác, đặc biệt là những phòng ban xử lý tiếp theo. (2) Xác định rõ những điểm kiểm soát liên quan đến chất lượng công việc để xây dựng một tổ chức hoạt động có hiệu quả. (3) Kiểm tra và hiểu được các đặc tính chất lượng của công việc, bằng cách định lượng chúng thông qua việc sử dụng các sơ đồ và đồ thị kiểm soát. (4) Các cán bộ quản lý cần phát hiện những điều bất thường xảy ra tại các điểm kiểm soát và những sai sót trong công việc. Họ cần phải lập ra một hệ thống để các nhân viên cấp dưới có thể báo cáo kịp thời những sự cố và những sai sót mà họ phát hiện ra. (5) Xây dựng một tổ chức để có thể nắm bắt ngay được tình trạng liên quan đến các sự cố bất thường, những sai sót và có thể phát hiện được nguyên nhân của nó. Tốt nhất là hợp tác được với những phòng ban khác khi cần đến chuyên môn của họ. Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp- LÀM CÁN BỘ QUẢN LÝ- MANAGER 3 (6) Các cán bộ quản lý cần đẩy mạnh hoạt động tại nơi làm việc bằng cách hỗ trợ tích cực hoạt động của nhóm kiểm soát chất lượng và những hoạt động cải tiến khác. 4. VÍ DỤ Xem bảng 1.1 5. NHỮNG GHI CHÚ KHÁC Một hệ thống để xác minh xem các nhân viên cấp dưới có hiểu và có thực hiện đúng theo những nội dung đã được hướng dẫn. 6. MỐI LIÊN HỆ VỚI BỘ ISO 9001. 4.1 Trách nhiệm của lãnh đạo. 7. NHỮNG Ý CHÍNH. Chất lượng, số lượng và chi phí cho công việc Chất lượng, số lượng và chi phí cho các khoản mục vật chất Sự hợp tác với các phòng ban khác. Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp- LÀM CÁN BỘ QUẢN LÝ- MANAGER 4 BẢNG 1.1 QUY ĐỊNH VỀ QUYỀN HẠN CÔNG VIỆC [công ty TNHH điện và máy XX/qui định về quyền hạn công việc] [Số phát hành 95012121] Tài liệu được xây dựng vào 01 - 04 - 2010 Tên công việc Trưởng nhóm sản xuất Nội dung công việc Duy trì, kiểm soát và cải tiến quá trình sản xuất Quyền hạn công việc (1) Theo chỉ thị XX-XXX về kế hoạch sản xuất, hướng dẫn và giám sát nhân viên cấp dưới; duy trì/ kiểm soát các quá trình. (2) Khi sản xuất sản phẩm mới, thay đổi quá trình sản xuất, hay giới thiệu thiết bị sản xuất mới cần phải đào tạo lại nhân viên cấp dưới để đảm bảo rằng họ được học và trang bị đủ kiến thức để thực hiện công việc. (3) Khi có sự cố trong quá trình hay khi vượt quá giới hạn kiểm soát trên biểu đồ kiểm soát, cần điều tra ngay nguyên nhân gây nên, đưa ra những hành động và giải pháp thích hợp. Nếu có người bị thương thì cán bộ quản lý nhóm sản xuất có quyền cho ngừng quá trình mà không nhất thiết phải hỏi giám sát viên. Báo cáo toàn bộ sự việc cho giám sát viên sau khi đã thực hiện. (4) Khi nhân viên cấp dưới không tuân theo hướng dẫn hoặc chỉ thị thì bạn cần báo cáo cho giám sát viên và xin phép được quyền buộc họ phải tuân thủ. (5) Phải hiểu đúng các hoạt động kiểm soát chất lượng và các hoạt động tự nguyện khác, và đưa ra lời khuyên, sự giúp đỡ thích hợp. Phải luôn nắm rõ bản chất của các hoạt động đó. (6) Luôn nắm rõ tình trạng quá trình sản xuất, cần đệ trình bản báo cáo hàng ngày về tình trạng của quá trình theo mẫu XX- XXX cho giám sát viên và xin ý kiến. (7) Cần báo cáo rõ ý kiến riêng của mình (nếu có) về việc cải tiến hoạt động của bạn với tư cách là một cán bộ quản lý. Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp- LÀM CÁN BỘ QUẢN LÝ- MANAGER 5 [2] PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC RÕ RÀNG 1. MỤC ĐÍCH Trách nhiệm của từng phòng ban và mối quan hệ giữa các phòng ban với nhau phải được công bố rõ.s 2. ĐỊNH NGHĨA Trình bày các công việc, trách nhiệm và quyền hành của từng phòng ban. 3. NỘI DUNG (1) Không chỉ bao gồm những công việc thực tế mà còn cả các công việc cần phải thực hiện khác như chiến lược, kế hoạch; quảng bá, hợp tác và các công việc quản lý khác. Làm rõ tất cả công việc mà mỗi phòng ban phải chịu trách nhiệm. (2) Lập ra các tổ chức phù hợp để hoàn thành tốt công việc, phân công việc cho mỗi phòng ban thuộc tổ chức đó. Đảm bảo rằng công việc chéo của mỗi phòng ban không làm cản trở công việc của các phong ban khác. (3) Các đặc tính chất lượng của các công việc phải được kiểm soát càng bằng số càng tốt. Sử dụng các biểu đồ và đồ thị kiểm soát. (4) Cần phải xây dựng những qui định phân công công việc và văn bản hoá tất cả các công việc để thực hiện bởi mỗi phòng ban trong tổ chức. 4. VÍ DỤ Ví dụ về sự phân công công việc. Ví dụ về Phòng đảm bảo chất lượng “Là phòng đóng vai trò trung tâm trong các hoạt động quản lý chất lượng toàn diện (TQM) của toàn công ty, phòng có trách nhiệm lập kế hoạch, thúc đẩy mọi hoạt động và đảm bảo chất lượng sản phẩm”. 1. Lập kế hoạch và thúc đẩy toàn diện hoạt động TQM 2. Đẩy mạnh các hoạt động của nhóm kiểm soát chất lượng (QCC) và các hoạt động của các nhân viên kiểm soát chất lượng. 3. Lập kế hoạch và quảng bá các Giải thưởng Kiểm soát Chất lượng Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp- LÀM CÁN BỘ QUẢN LÝ- MANAGER 6 4. Giúp đỡ các hoạt động TQM trong các chi nhánh của Công ty 5. Hoạch định chính sách đảm bảo chất lượng 6. Thiết lập và thúc đẩy hệ thống đảm bảo chất lượng 7. Lập kế hoạch và thực hiện hoạt động đảm bảo chất lượng và kiểm tra sản phẩm. 8. Lập và tăng cường hệ thống phòng ngừa sản phẩm khuyết tật (PLP) 9. Kiểm soát toàn diện sự ảnh hưởng của các khiếu nại. 10. Tăng cường những biện pháp khắc phục đối với những vấn đề quan trọng của toàn công ty và kết hợp với hoạt động liên quan đến sản phẩm đã được giao. 5. NHỮNG GHI CHÚ KHÁC 6. MỐI LIÊN HỆ VỚI CÁC BỘ ISO 9001. 4.1 Trách nhiệm của lãnh đạo 7. NHỮNG Ý CHÍNH Tài liệu hoá và thực hiện đầy đủ việc phân công công tác. Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp- LÀM CÁN BỘ QUẢN LÝ- MANAGER 7 Am hiểu về vai trò và công việc [3] TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN RÕ RÀNG 1. MỤC ĐÍCH Để tránh sự trùng lặp trong công việc đối với các phòng ban khác, trách nhiệm và quyền hạn về việc chỉ định công việc cần phải chỉ rõ cho tất cả nhân viên có liên quan để hoàn thành công việc của toàn công ty. 2. ĐỊNH NGHĨA Các văn bản về trách nhiêm và quyền hạn của tất cả các tổ chức và nhiẹm vụ của các nhân viên trong mỗi phòng ban được gọi là các qui định về quyền hạn công việc. 3. NỘI DUNG (1) Việc phân công công việc của mỗi phòng ban phải rõ ràng và xác định trách nhiệm của từng công việc. Cán bộ quản lý có trách nhiệm truyền đạt hay thông tin trong các báo cáo. Xác định các biện pháp (dự thảo, kiến nghị, chấp thuận, quyết định, thực hiện) cần thiết để thi hành nhiệm vụ. (2) Theo các qui định về quyền hạn các cán bộ quản lý có thể uỷ nhiệm một số quyền hạn nhất định cho nhân viên cấp dưới. Với mục đích đào tạo nhân viên thì không nên trao quá quyền hạn mà họ có thể đảm nhiệm và được uỷ nhiệm. Có thể thực hiện việc uỷ nhiệm khi cán bộ quản lý đã giải thích rõ tình hình cho nhân viên và đảm bảo là họ đã nắm vững. Các cán bộ quản lý phải chịu toàn bộ trách nhiệm về việc uỷ quyền. Cán bộ quản lý có nhiệm vụ thông báo về tiến độ và kết quả công việc cho nhân viên cấp dưới nhưng nên thực hiện các trách nhiệm quản lý họ thông qua việc đưa ra những hướng dẫn. (3) Cán bộ quản lý cần đưa ra qui định về trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên cấp dưới. 4. VÍ DỤ Xem bảng 3.1 và 3.2 Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp- LÀM CÁN BỘ QUẢN LÝ- MANAGER 8 Mẫu danh sách về quyền hạn chung của cán bộ quản lý. 5. NHỮNG GHI CHÚ KHÁC Trong các doanh nghiệp của Nhật bản, có rất nhiều mẫu quy định để xác định việc phân công công việc và quyết định quyền hạn. Tuy nhiên có một số công ty sử dụng mẫu mô tả công việc. Việc lựa chọn những mẫu này tuỳ thuộc vào sự suy xét của mỗi công ty. 6. MỐI LIÊN HỆ VỚI CÁC BỘ ISO 9001. 4.1 Trách nhiệm của lãnh đạo. 7. NHỮNG Ý CHÍNH Mô tả cụ thể trong các tài liệu phân công công việc. Uỷ nhiệm quyền hạn cho nhân viên cấp dưới. Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp- LÀM CÁN BỘ QUẢN LÝ- MANAGER 9 Am hiểu về vai trò và công việc [4] HIỂU ĐÚNG CÁC CHỈ THỊ CỦA CẤP TRÊN VÀ TRUYỀN ĐẠT ĐÚNG CHỈ THỊ CHO CẤP DƯỚI. 1. MỤC ĐÍCH Chỉ thị của cán bộ quản lý phải được truyền đạt đầy đủ, chính xác tới các nhân viên cấp dưới để họ có thể thực hiện đúng công việc của mình. 2. ĐỊNH NGHĨA Đó là chỉ rõ cho nhân viên cấp dưới về các mục tiêu cụ thể của công việc, các giá trị đích đã được xem xét sau khi đã cân nhắc các công việc, trách nhiệm và khả năng của phòng ban và một kế hoạch thực hiện dựa trên chính sách của công ty và các chỉ thị của cấp trên đã vạch ra. 3. NỘI DUNG (1) Cán bộ quản lý phải hiểu đúng các chỉ định của cấp trên vì những chỉ thị đó liên quan đến chính trách nhiệm và quyền hạn của họ. (2) Cần đánh giá toàn diện và đưa ra những chỉ thị cụ thể cho các phòng ban và các cán bộ quản lý liên quan. (3) Để giúp nhân viên cấp dưới và những người có liên quan hiểu rõ được “mục đích và mục tiêu” của các chỉ thị thì cán bộ quản lý cần cố gắng nghiên cứu để có thể giải thích các ví dụ cụ thể. (4) Để cho quá trình sản xuất được nhanh chóng và dễ dàng thì cán bộ quản lý có thể uỷ nhiệm quyền hạn phù hợp với khả năng của nhân viên cấp dưới. Tuy nhiên cán bộ quản lý phải chịu trách nhiệm về việc uỷ quyền. 4. VÍ DỤ Xem bảng 4.1 Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp- LÀM CÁN BỘ QUẢN LÝ- MANAGER 10 5. NHỮNG GHI CHÚ KHÁC Việc xác định xem nhân viên cấp dưới có thực sự hiểu hay không là rất quan trọng. Nếu có nhân viên nào bỏ ra khá nhiều thời gian để hỏi về một vấn đề thì điều này có nghĩa là họ muốn hiểu bản chất của vấn đề. 6. MỐI LIÊN HỆ VỚI CÁC BỘ ISO 9001. 4.18 Đào tạo 7. NHỮNG Ý CHÍNH: Uỷ quyền trách nhiệm báo cáo [...]... dụng cụ kiểm soát chất lượng Kiểm tra định kỳ Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp- LÀM CÁN BỘ QUẢN LÝ- MANAGER 22 Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp- LÀM CÁN BỘ QUẢN LÝ- MANAGER 23 Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) Phân tích nguyên nhân của sự không... đơn giản và nhanh Sau đó hãy đi vào chi tiết Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp- LÀM CÁN BỘ QUẢN LÝ- MANAGER 25 Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp- LÀM CÁN BỘ QUẢN LÝ- MANAGER 26 Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) Phân tích nguyên nhân của sự không... phận bán hàng, nhóm kiểm tra khách hàng, bộ phận sản xuất, bộ phận kỹ thuật sản xuất, bộ phận phụ tùng, nhóm kiểm tra Ngày Ghi chú đặc Xác nhận rằng quá trình láp ráp do tháng biệt khác các công nhân mới thực hiện Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp- LÀM CÁN BỘ QUẢN LÝ- MANAGER 20 Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) Các chỉ dẫn rõ ràng và hiểu... hành Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp- LÀM CÁN BỘ QUẢN LÝ- MANAGER 29 Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) 4 VÍ DỤ Xem bảng 14.1 5 NHỮNG GHI CHÚ KHÁC 6 MỐI LIÊN QUAN VỚI BỘ ISO 9001 4.13.1 Xem xét và thanh lý sản phẩm không phù hợp 4.14 Hành động khắc phục và phòng ngừa 7 NHỮNG Ý CHÍNH Biện pháp khẩn cấp Xử lý các sản phẩm hiện tại Quá... Bộ phận sản xuất, bộ phận tật trong quá trình sản với năm trước đảm bảo chất lượng xuất (2) Giảm tỷ lệ trả lại hàng 50% hoặc thấp hơn so Bộ phận đảm bảo chất lượng trong những cuộc với năm trước kiểm tra giao hàng (3) Giảm bởt sự cố trong 50% hoặc thấp hơn so Bộ phận sản xuất, bộ phận quá trình sản xuất với năm trước kỹ thuật sản xuất (4) Giảm bớt số lượng 75% hoặc thấp hơn so Bộ phận dịch vụ sản phẩm... Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp- LÀM CÁN BỘ QUẢN LÝ- MANAGER 15 Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) 5 NHỮNG GHI CHÚ KHÁC 6 MỐI LIÊN QUAN VỚI CÁC BỘ ISO 9001 4.17 Các cuộc đánh giá chất lượng nội bộ 4.18 Đào tạo 7 NHỮNG Ý CHÍNH Những mệnh lệnh và chỉ thị thích hợp Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp- LÀM CÁN BỘ QUẢN LÝ- MANAGER 16... Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) 6 MỐI LIÊN QUAN ĐẾN CÁC BỘ ISO 9001 4.5 Kiểm soát tài liệu và ngày tháng 4.13 Kiểm tra sản phẩm không phù hợp 4.14 Hành động khắc phục và phòng ngừa 7 NHỮNG Ý CHÍNH Các tiêu chuẩn phù hợp và dễ hiểu ở các nơi làm việc Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp- LÀM CÁN BỘ QUẢN LÝ- MANAGER 18 Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất... nhân viên cấp dưới Báo cáo, truyền đạt thông tin và tư vấn Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp- LÀM CÁN BỘ QUẢN LÝ- MANAGER 13 Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) BẢNG 5.1 QUI ĐỊNH VỀ QUYỀN HẠN CÔNG VIỆC [Công ty TNHH điện và máy/công việc hàn] [Số xuất bản số Bộ phận sản xuất XX-XXX] Tài liệu được xây dựng ngày 01/04/2010 Tên công việc Chuẩn bị... vấn Quản trị doanh nghiệp- LÀM CÁN BỘ QUẢN LÝ- MANAGER 21 Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) Các chỉ dẫn rõ ràng và hiểu tình hình thực tế [10] NHẬN ĐỊNH TÌNH HÌNH MỘT CÁCH CHÍNH XÁC 1 MỤC ĐÍCH Để hiểu được tầm quan trọng của việc nắm bắt thực trạng liên quan đến chất lượng trong quá trình sản xuất nhằm phòng ngừa những khuyết tật khi đưa sản. .. vấn Quản trị doanh nghiệp- LÀM CÁN BỘ QUẢN LÝ- MANAGER 14 Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) Các chỉ thị rõ ràng và hiểu tình hình thực tế [6] NHỮNG MỆNH LỆNH VÀ CHỈ THỊ RÕ RÀNG 1 MỤC ĐÍCH Những mệnh lệnh và chỉ thị rõ ràng là nền tảng giúp cho những người vận hành làm đúng công việc 2 ĐỊNH NGHĨA Các mệnh lệnh và chỉ thị của cán bộ quản lý chính . QUẢN LÝ Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp- LÀM CÁN BỘ QUẢN LÝ- MANAGER 2 CÁC CÁN BỘ QUẢN. Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp- LÀM CÁN BỘ QUẢN LÝ- MANAGER 3 (6) Các cán bộ quản lý cần đẩy mạnh hoạt. tư cách là một cán bộ quản lý. Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp- LÀM CÁN BỘ QUẢN LÝ-