Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên MỤC LỤC MỤC LỤC I.Giới thiệu chu trình chi phí theo phương pháp thủ công 1.Khái niệm .3 2.Mục đích chức .4 3.Đối tượng cung cấp thông tin .4 Các chứng từ sử dụng chu trình chi phí theo phương pháp thủ cơng II.Quy trình luân chuyển chứng từ chu trình chi phí theo phương pháp thủ cơng 1.Đặt mua hàng hóa dịch vụ (sau gọi tắt “Đặt hàng”) Yêu cầu mua hàng Nguy 1: Thiếu hàng tồn kho mức Nguy 2: Đặt hàng khơng cần thiết .8 Nguy 3: lựa chọn nhà cung cấp không phù hợp Lập đơn đặt hàng .9 Đơn đặt hàng 10 Nguy 4: Mua hàng giá cao (bị thổi phồng) 12 2.Nhận lưu trữ hàng hóa 12 Nguy 5: mua hàng hóa chất lượng 17 Nguy 6: nhận hàng hóa khơng u cầu 18 Nguy 7: mắc sai sót kiểm đếm hàng nhập 18 Nguy 8: mát hàng tồn kho 19 3.Duyệt tốn hóa đơn cho người bán 19 Nguy 9: sai sót hóa đơn mua hàng 22 Nguy 10: toán cho hàng hóa chưa nhập 22 Nguy 11: chiết khấu mua hàng 23 Nguy 12: chi trả hai lần cho hóa đơn 23 Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên Nguy 13: lỗi ghi nhận công bố tài khoản nợ phải trả 24 III.Những ưu điểm hạn chế quy trình luân chuyển chứng từ chu trình chi phí theo phương pháp thủ cơng 24 1.Những ưu điểm 25 2.Những hạn chế trình áp dụng vào thực tiễn .25 IV.Quy trình ln chuyển chứng từ chu trình chi phí thực theo phương pháp thủ cơng 26 1.Quy trình ln chuyển chứng từ chu trình chi phí Công ty trách nhiệm hữu hạn đầu tư thương mại Verap 26 a)Một vài thông tin doanh nghiệp .26 b)Quy trình lưu chuyển chứng từ doanh nghiệp .26 2.Quy trình luân chuyển chứng từ chu trình chi phí cơng ty cổ phần lượng tái tạo Châu Á 28 a)Một vài thông tin doanh nghiệp 28 b)Quy trình lưu chuyển chứng từ doanh nghiệp .29 Kết luận 31 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 32 1.Hệ thống thông tin kế toán 32 2.Accounting information systems .32 3.Giáo trình tốn quốc tế 32 Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Qun I Giới thiệu chu trình chi phí theo phương pháp thủ cơng Khái niệm Chu trình chi phí bao gồm chuỗi kiện liên quan tới hoạt động mua toán cho hàng hóa hay dịch vụ Chu trình chi phí thực theo phương pháp thủ cơng chu trình chi phí thực việc ghi sổ xử lý nghiệp vụ người thực trực tiếp, khơng có trợ giúp phần mềm kế tốn Có kiện kinh tế ghi chép xử lý chu trình chi phí Doanh nghiệp đặt hàng hay dịch vụ cần thiết Nhận hàng hay dịch vụ yêu cầu Xác định nghĩa vụ toán Thanh toán tiền Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ cơng_ Th.S Phan Thị Bảo Qun Mục đích chức Mục đích chu trình chi phí tối thiểu hóa tổng chi phí thu mua trì hàng tồn kho, nguồn tồn trữ dịch vụ cho nhu cầu thực chức tổ chức Để đạt mục đích, nhà quản trị phải thực định sau: • Mức hàng tồn kho nguồn dự trữ tối ưu bao nhiêu? • Nhà cung cấp có hàng hóa, dịch vụ đạt chất lượng giá tốt nhất? • Bảo quản hàng tồn kho đâu? • Làm để củng cố việc mua hàng để đạt mức giá tối ưu? • Có cần phải sẵn tiền mặt trả cho nhà cung cấp để hưởng chiết khấu? • Quản lý việc tốn cho nhà cung cấp để tối đa hóa dịng tiền? Hơn nữa, việc quản lý phải đạt chức giám sát đánh giá tác dụng hiệu chu trình chi phí Điều u cầu truy cập dễ dàng vào liệu chi tiết nguồn lực sử dụng chu trình chi phí, kiện ảnh hưởng đến nguồn lực đối tượng tham gia vào kiện Ngồi ra, để giúp ích thích đáng cho việc định liệu phải xác, đáng tin cậy kịp thời Ba chức hệ thống thơng tin kế tốn chu trình chi phí:  Ghi nhận xử lý liệu hoạt động kinh doanh  Lưu trữ tổ chức liệu để trợ giúp việc định  Kiểm sốt để chắn tính đáng tin cậy liệu bảo vệ nguồn lực tổ chức Đối tượng cung cấp thông tin - Đối với chu trình chi phí, đối tượng bên ngồi cung cấp thơng tin đầu vào cho chu trình nhà cung cấp - Trong nội bộ, chu trình chi phí nhận thơng tin từ chu trình doanh thu chu trình sản xuất, phận quản lý hàng tồn kho nhiều phận khác nhu cầu mua hàng hóa nguyên vật liệu Một hàng hóa dịch vụ đến, khai báo biên nhận hàng hóa dịch vụ từ chu trình chi phí chuyển ngược nguồn lực Dữ liệu chi phí từ chu trình chi phí đến sổ kế toán tổng hợp thể báo cáo tài nhiều báo cáo quản trị khác Các chứng từ sử dụng chu trình chi phí theo phương pháp thủ cơng Trong chu trình chi phí thực theo phương pháp thủ cơng, người ta thường sử dụng số chứng từ sau: Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ cơng_ Th.S Phan Thị Bảo Qun • Phiếu yêu cầu mua hàng (purchase requisition) Đây chứng từ lập phận doanh nghiệp có nhu cầu hàng hóa dịch vụ, bao gồm trình bày chủng loại, mặt hàng, số lượng hàng, yêu cầu thời gian nhận hàng Yêu cầu mua hàng gửi phận mua hàng phải chấp thuận người quản lý phận yêu cầu • Đơn đặt hàng (purchase order) Chứng từ lập phận mua hàng, xác định yêu cầu doanh nghiệp với nhà cung cấp mặt hàng, giá cả, chất lượng, số lượng hàng, thời gian, địa điểm, phương tiện giao hàng; yêu cầu toán… Nếu đặt hàng người cung cấp chấp thuận trở thành hợp đồng pháp lý ràng buộc đơi bên • Phiếu nhập kho (receiving report) Hay gọi báo cáo nhận hàng; chứng từ phận nhận hàng lập số lượng, chất lượng, quy cách hàng thực nhận Số liệu thực nhập dùng làm ghi tăng Tài khoản hàng tồn kho Thông tin hàng nhận chuyển đến phận liên quan kế tốn mua hàng, kho hàng… • Phiếu đóng gói (packing list) Phiếu đóng gói hàng hóa chứng từ liệt kê mặt hàng, loại hàng, loại hàng đóng gói kiện hàng định Phiếu đóng gói nhà cung cấp lập đóng gói hàng hóa Phiếu đóng gói hàng hóa có tác dụng tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm đếm hàng hóa • Hóa đơn mua hàng (invoice) Đây chứng từ xác định quyền sở hữu hàng chuyển cho người mua nghĩa vụ tốn tiền người mua người bán • Chứng từ toán (voucher) Đây chứng từ sử dụng hệ thống toán theo chứng từ nhằm ghi nhận thông tin liên quan tới khoản cần tốn cho hóa đơn • Chứng từ trả lại hàng mua (debit memo) Chứng từ phận mua hàng lập hàng mua không yêu cầu, cần trả lại cho người bán Chứng từ ghi đầy đủ mặt hàng, số lượng, giá đơn vị, số tiền hàng bị trả lại • Check phiếu chi Đây chứng từ lập tiến hành toán tiền cho nhà cung cấp Trên thực tế, doanh nghiệp tiến hành nhập nguyên vật liệu, hàng hóa trực tiếp từ nước ngồi loại chứng từ số lượng chứng từ tham gia Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Qun vào chu trình chi phí trở nên đa dạng phức tạp nhiều Bộ chứng từ nhập thường bao gồm loại chứng từ sau: Các chứng từ tài chính: sử dụng toán, bao gồm: hối phiếu, lệnh phiếu, séc phương tiện toán tương tự Các chứng từ thương mại: • Hóa đơn thương mại (commercial invoice) • Chứng từ vận tải (transport document) • Chứng từ bảo hiểm (insurance policy) • Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) • Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa (certificate of quality) • Giấy chứng nhận số lượng hàng hóa (certificate of quantity) • Giấy chứng nhận trọng lượng (certificate of weight) • Phiếu đóng gói hàng hóa (packing list) • Giấy chứng nhận vệ sinh (sanitary certificate) • Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (phytosanitory certificate) • Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (vetecrinary certificate) • Giấy chứng nhận khử trùng (fumigation certificate) • Các chứng từ khác II Quy trình luân chuyển chứng từ chu trình chi phí theo phương pháp thủ cơng Một chức hệ thống thơng tin kế tốn thúc đẩy hoạt động kinh doanh doanh nghiệp thực cách có hiệu nhờ luân chuyển liệu thông suốt Ba hoạt động chu trình chi phí là: - Đặt mua hàng hóa dịch vụ - Nhận hàng hóa, dịch vụ & cơng việc lưu kho - Thanh tốn Các hoạt động chu trình chi phí coi hình ảnh phản chiếu lại hoạt động thể chu trình doanh thu - Hoạt động đặt hàng tạo đơn đặt hàng người mua ứng với lệnh bán hàng bên nhà cung cấp - Hoạt động nhận hàng xử lý hàng hóa gửi đến chức giao hàng nhà cung cấp - Hoạt động chi trả tiền mua hàng tạo việc toán tiến hành đồng thời với hoạt động thu tiền nhà cung cấp Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên Đặt mua hàng hóa dịch vụ (sau gọi tắt “Đặt hàng”) Hoạt động kinh doanh quan trọng chu trình chi phí đặt mua hàng Quyết định chủ chốt đưa bước phải xác định mua mặt hàng nào, mua nào, mua bao nhiêu, định mua hàng từ nhà cung cấp Những yếu chức quản lý hàng tồn kho tạo vấn đề đáng lưu ý, việc ghi nhận thơng tin đặt hàng khơng xác gây việc thiếu nguyên liệu dự trữ dẫn đến đình trệ sản xuất Trong hoạt động chu trình chi phí “Đặt hàng” khởi đầu từ “Phiếu yêu cầu”: Yêu cầu mua hàng Yêu cầu mua hàng hố vật tư kích hoạt chức kiểm soát hàng tồn kho nhân viên, nhân viên nhận thấy thiếu hụt nguyên liệu, công cụ, vật liệu… trình sản xuất Trong cơng ty nhỏ, nhân viên sử dụng mặt hàng phải ý hàng tồn trữ mức thấp đòi hỏi cần đặt thêm hàng Hơn nữa, kể công ty lớn, việc yêu cầu cung cấp văn phịng phẩm giấy photo bút chì thường nhân viên sử dụng mặt hàng họ nhận thấy dự trữ mức thấp Nhu cầu mua hàng hoá vật tư đưa đến việc tạo Phiếu yêu cầu Như vậy, Phiếu yêu cầu chứng từ:  Được lập phận DN có nhu cầu hàng hóa dịch vụ  Nội dung phiếu yêu cầu trình bày chủng loại, mặt hàng, số lượng hàng, yêu cầu thời gian nhận hàng, địa điểm phải chấp thuận người quản lý phận yêu cầu  Phiếu yêu cầu gửi về:  Bộ phận Mua hàng  Kế toán phải trả  Người chấp nhận đơn đặt hàng mã phịng ban số hiệu tài khoản để tính chi phí Quy trình ln chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Qun Trong q trình u cầu mua hàng xảy nguy sau: Nguy 1: Thiếu hàng tồn kho mức Thiếu hàng dẫn đến doanh thu; tồn kho mức dẫn đến chi phí tồn trữ cao cần thiết Để đề phịng nguy trên, công ty cần thiết lập hệ thống kiểm soát hàng tồn kho cách chặt chẽ Nên sử dụng phương pháp kiểm kê thường xuyên để đảm bảo đủ hàng kho Các công ty nên chọn nhà cung cấp có uy tín để đặt hàng Các báo cáo nhà cung cấp cho biết chất lượng sản phẩm, giá việc giao hàng nên trình lên đặn Những bảng báo cáo nên xem xét định kỳ nhà cung cấp chọn nhà cung cấp sa sút mức chấp nhận Nguy 2: Đặt hàng không cần thiết Các công ty phải cẩn thận hàng khơng có nhu cầu Ghi chép xác hàng tồn kho thường xuyên bảo đảm tính hiệu lực yêu cầu mua hàng hệ thống kiểm soát hàng tồn kho tự động đưa Những người giám sát nên xem xét phê chuẩn yêu cầu mua hàng để đề xướng riêng cho nhân viên Một vấn đề liên quan đơn vị phân cấp khác doanh nghiệp mua mặt hàng giống Kết doanh nghiệp tồn trữ lượng hàng tồn kho lớn nhu cầu không nhận chiết khấu tổng số lượng không đặt mua lúc Điều thường xuyên xảy đơn vị phân cấp khác đánh số mặt hàng thep cách khác Để vượt qua thách thức này, hệ thống thơng tin kế tốn phải thiết kế theo cách thức tổng Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên hợp liệu chung Khi đó, ta đánh số mặt hàng dựa bảng báo cáo liên kết chủng loại mặt hàng có Nguy 3: lựa chọn nhà cung cấp khơng phù hợp Chi phí ngầm quà cáp từ nhà cung cấp cho nhân viên mua hàng với mục đích gây ảnh hưởng đến lựa chọn nhà cung cấp nhân viên Do chi phí ngầm có ý nghĩa kinh tế nên nhà cung cấp phải tìm nhiều cách để kiếm lại tiền chi cho việc đút lót Việc thường thực thông qua thổi phồng giá đợt hàng mua thay hàng hóa chất lượng Nếu khơng có vấn đề xảy ra, chi phí ngầm làm giảm tính khách quan người mua Hơn nữa, nhân viên không nên kiếm lợi từ quyền hạn cơng việc Để ngăn chặn chi phí ngầm này, cơng ty phải ngăn cấm nhân viên mua hàng nhận quà tặng từ nhà cung cấp (cả nhà cung cấp tiềm năng); (những vật rẻ tiền, không đáng giá nhận) Huấn luyện nhân viên cách ứng xử với với “quà” từ nhà cung cấp quan trọng, nhiều loại chi phí ngầm mà nhà cung cấp đưa khơng có khn mẫu cả, thường hình thức tiền mặt, để lơi kéo nhân viên Một nhân viên nhận quà, nhà cung cấp đe dọa tố cáo lên người giám sát họ không gia tăng số lượng hàng đặt Sự luân chuyển công việc quan trọng không kém, nhân viên mua hàng không nên làm việc lâu dài với nhà cung cấp Bởi điều làm tăng rủi ro họ không vượt qua cám dỗ từ nhà cung cấp không thẳng Nếu tổ chức nhỏ luân phiên công việc cho tất nhân viên khác nhau, nên thực kiểm sốt chi tiết định kì tất hoạt động nhân viên mua hàng Nên yêu cầu nhân viên mua hàng thực nghỉ phép theo lịch phân phối hàng năm, nhiều vụ gian lận bị phát thủ phạm vắng mặt tiếp tục hoạt động gian dối Rất khó ngăn chặn hoạt động hối lộ này, cần phải kiểm sốt để phát Lập đơn đặt hàng Đây trình thực phận mua hàng Quyết định quản lý cốt yếu hoạt động mua hàng chọn nhà cung cấp mặt hàng tồn kho theo yêu cầu Nhiều yếu tố nên cân nhắc đến thực định này, là: - Giá - Chất lượng hàng hóa - Uy tín việc bán hàng, giao hàng Về vấn đề uy tín việc giao hàng, nhà cung cấp chọn để cung cấp sản phẩm đó, thơng tin xác minh nhà cung cấp phần nội dung giấy tờ xác nhận hàng tồn kho để tránh lặp lại tiến trình lựa chọn nhà Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên cung cấp cho đơn hàng sau (Tuy nhiên, vài trường hợp việc mua mặt hàng giá cao chất lượng thấp, quản lý dứt khoát phải đánh giá lại toàn nhà cung cấp tiềm đặt hàng) Danh sách nhà cung cấp tiềm khác cho mặt hàng nên trì, trường hợp nhà cung cấp hết hàng mà cơng ty cần Việc theo dõi đánh giá định kì việc thực nhà cung cấp quan trọng Việc đánh giá thích hợp nhà cung cấp địi hỏi nhiều trì liệu giá mua Nhiều cơng ty phải gánh chịu nhiều chi phí gia công lại hay bỏ liên quan đến chất lượng sản phẩm mua Cũng có nhiều chi phí liên quan đến việc giao hàng nhà cung cấp Hệ thống thơng tin kế tốn thiết kế nhằm thu thập theo dõi thơng tin Ví dụ: • Đo lường chất lượng sản phẩm nhà cung cấp thông qua việc theo dõi mặt hàng nhà cung cấp có thường xun khơng đủ tiêu chuẩn kiểm tra phận nhận hàng hay khơng • Đo lường độ tin cậy nhà cung cấp việc theo dõi so sánh ngày giao hàng với ngày giao kết Để chắn nhân viên mua hàng xem xét tất cá yếu tố này, phận mua hàng nên đánh giá tưởng thưởng dựa việc tối thiểu tổng chi phí tốt nào, khơng dựa giá mua mặt hàng yêu cầu Sau trình xét duyệt Phiếu yêu cầu gửi từ phận có yêu cầu (phiếu yêu cầu có hợp lệ: đặt mặt hàng cần thiết, theo yêu cầu sản xuất hay sử dụng), với trình lựa chọn nhà cung cấp – nhà cung cấp truyền thống nhà cung cấp tiềm – đảm bảo giá hợp lý, chất lượng hàng hóa đạt yêu cầu, có uy tín việc bán, giao hàng, phận Mua hàng tiến hành lập Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng là:  Một tài liệu thức yêu cầu nhà cung cấp bán cung cấp sản phẩm định mức giá xác định Nó lời hứa trả tiền trở thành hợp đồng cung cấp chấp nhận  Được lập phận Mua hàng  Được lập thành liên có đánh số thứ tự  Trình tự luân chuyển Đơn đặt hàng: - Liên 1: nhà cung cấp - Liên 2: lưu phận Mua hàng - Liên 3: phận có yêu cầu - Liên 4: phận Nhận hàng - Liên 5: kế tốn Phải trả 10 Quy trình ln chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên Sau hàng hóa phận Nhận hàng kiểm tra, đối chiếu với đơn đặt hàng phiếu đóng gói, chấp nhận nhập hàng, hàng chuyển tới phận Kho Bộ phận kho đối chiếu phiếu nhập kho, nhận hàng ký xác nhận vào phiếu nhập kho: - Liên 2: lưu phận kho - Liên 3: kế toán phải trả 16 Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên Trong trình nhận lưu trữ hàng hóa, phận nhận hàng hóa thủ kho có trách nhiệm kiểm kê hàng hóa nhận về mặt số lượng, chủng loại, đối chiếu thông tin với số liệu đơn đặt hàng, phiếu gửi hàng, hóa đơn mua hàng nhà cung cấp chuyển đến với hàng hóa Số lượng thực nhập ghi nhận lại vào báo cáo nhập hàng hay gọi phiếu nhập kho thủ kho lập Trong trường hợp hàng hóa không đáp ứng đơn đặt hàng chứng từ gửi kèm, phận nhận hàng có trách nhiệm lập chứng từ trả lại hàng mua để làm chuyển trả nhà cung cấp Nguy 5: mua hàng hóa chất lượng Nỗ lực để đạt giá hợp lý thấp nhất, công ty phải cẩn thận với sản phẩm chất lượng Sản phẩm tiêu chuẩn dẫn đến kết đình trệ sản xuất Hơn nữa, chi phí cho hư tổn gia công lại thường làm tổng chi phí sản xuất cao hơn, chất lượng cao, nguyên liệu đắt mua 17 Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên từ đầu Thông qua kinh nghiệm, người mua thường biết nhà cung cấp cung cấp hàng hóa chất lượng tốt với giá cạnh tranh Những kiến thức thông thường nên kết hợp vào thủ tục quản lý nghiêm túc để không bị nhân viên liên quan đến nghỉ việc Việc thiết lập danh sách nhà cung cấp biết đến thơng qua để cung cấp hàng hóa với chất lượng phù hợp đạt mục tiêu Các phiếu đặt hàng nên xem xét lại để bảo đảm nhà cung cấp có danh sách dùng đến Thêm nữa, liệu liên quan đến nhà cung cấp nên thu thập xem xét định kỳ để trì tính xác danh sách nói trên.Cuối cùng, nhà quản lý mua hàng nên giao trách nhiệm quản lý tổng chi phí mua hàng khơng bao gồm giá mua, mà cịn chi phí hư tổn gia cơng lại liên quan đến chất lượng hàng mua Hệ thống thông tin kế toán thực yêu cầu nhằm theo dõi chi phí cuối để phân bổ lại chi phí cho phận mua hàng Nguy 6: nhận hàng hóa khơng u cầu Việc chấp nhận giao hàng không yêu cầu dẫn đến kết chi phí tăng thêm ứ đọng kho hàng sau việc hồn trả hàng Thủ tục tốt để kiểm sốt nhằm giảm bớt nguy tổ chức phòng nhận hàng mà chấp nhận chuyến hàng có giấy tờ chứng minh yêu cầu mua hàng Vì vậy, phòng nhận hàng cần quyền mở tài liệu liên quan đến hàng mua Nguy 7: mắc sai sót kiểm đếm hàng nhập Việc kiểm đếm xác hàng hóa nhập định đến trì ghi chép xác hàng tồn kho Nó bảo đảm công ty chi trả cho hàng hóa thực nhận Để khuyến khích nhân viên nhận hàng kiểm đếm xác hàng hóa nhận về, nhiều công ty thiết kế hệ thống chứng từ cho người công nhân kiểm đếm hàng số lượng đặt hàng, giấy ghi số lượng đặt hàng bị bôi đen giấy đặt mua hàng phòng nhận hàng Tuy nhiên, nhân viên nhận hàng biết số lượng hàng nhập nhà cung cấp thường đính kèm phiếu đóng gói với đơn đặt hàng Do đó, nhân viên kiểm nhanh mắt số lượng hàng nhận với số lượng hàng ghi phiếu đóng gói để nhanh chóng đưa hàng hóa vào nơi cần thiết Vì vậy, cơng ty phải truyền đạt rõ ràng với nhân viên nhận hàng tầm quan trọng việc kiểm đếm toàn hàng nhận thật cẩn thận xác Vài cơng ty cịn treo thưởng cho nhân viên nhận hàng họ phát sai lệch biên đóng hàng số lượng thực nhận trước người giao hàng quay Tăng cường kiểm soát cách yêu cầu phận chức năng, phịng ban thích hợp đếm mặt hàng chuyển đến từ phận nhận hàng phịng ban phải chịu trách nhiệm thiếu hụt sau 18 Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên Nguy 8: mát hàng tồn kho Nhiều thủ tục kiểm sốt dùng để bảo vệ hàng tồn kho tránh mát • Hàng tồn kho nên bảo quản khu vực an toàn với cửa hạn chế vào • Tất hoạt động di chuyển hàng tồn kho công ty nên ghi chép lại • Kiểm kê hàng tồn kho quản lý định kỳ so sánh với số liệu hàng tồn kho ghi sổ quan trọng Ví dụ, phịng nhận hàng phòng quản lý hàng tồn kho phải có trách nhiệm việc vận chuyển hàng hóa từ phận nhận hàng đến chuyển vào lưu kho Tương tự vậy, phòng quản lý hàng tồn kho phận sản xuất cần có trách nhiệm quản lý việc đưa hàng tồn kho vào trình sản xuất Điều cung cấp thơng tin cần thiết cho việc quy trách nhiệm cho bất sứ thiếu hụt nào, cách khuyến khích nhân viên có lưu tâm đặc biệt việc quản lý hàng tồn kho thật xác Kiểm kê hàng tồn kho thực tế hàng năm nói chung khơng đủ để trì ghi chép xác hàng tồn kho Thay vào nên sử dụng phương pháp phân tích chi phí để phân cấp mặt hàng theo mức độ quan trọng chúng: mặt hàng có giá trị cao quan trọng nên kiểm kê thường xuyên nhất, mặt hàng quan trọng kiểm đếm thường xun Nếu kiểm kê tạm thời cho thấy dấu hiệu sai lệch với sổ sách hàng tồn kho, phải tiến hành kiểm kê toàn tất hàng tồn kho Sự phân định trách nhiệm thích hợp giúp giảm thiểu rủi ro cắp hàng tồn kho Những nhân viên mà có trách nhiệm việc kiểm sốt lui tới nơi chứa hàng tồn khơng phép chỉnh sửa sổ sách hàng tồn kho mà giám sát chấp thuận Những nhân viên có trách nhiệm trơng coi hàng tồn kho người ghi chép hàng tồn kho không giao trách nhiệm việc nhận hàng bốc xếp hàng hóa Duyệt tốn hóa đơn cho người bán Đây xem khâu cuối chu trình chi phí Để tiến hàng khâu kế tốn Phải trả phải tiến hành theo dõi khoản phải trả Có cách: - Hệ thống theo dõi theo người bán - Hệ thống theo dõi theo chứng từ Mỗi cách tổ chức theo dõi toán khác dẫn đến việc tổ chức sổ sách trình tự cơng việc ghi chép khác quan hệ tốn • Hệ thống theo dõi theo người bán Là hệ thống mà hóa đơn bán hàng phân loại ban đầu để theo dõi ghi sổ theo người bán Hệ thống sử dụng sổ chi tiết thẻ chi tiết theo 19 Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên dõi chi tiết quan hệ toán gồm lần mua, lần toán, số dư hành theo người bán… Quy trình xử lý hình thức theo dõi tốn theo người bán:  Nhận hóa đơn bán hàng  Kiểm tra đối chiếu chứng từ liên quan  Phân loại theo người bán, ghi sổ chi tiết phải trả người bán  Thanh toán tiền  Ghi giảm khoản phải trả cho người bán Hình thức có ưu điểm, nhược điểm sau:  Ưu điểm: theo dõi rõ ràng quan hệ toán theo người bán, dễ dàng cung cấp số nợ theo người bán  Nhược điểm: khó khăn theo dõi số nợ đến thời hạn tốn, nhiều khơng tốn kịp thời để hưởng khoản ưu đãi (chiết khấu,…) gặp khó khăn cung cấp thông tin để tổng hợp nhu cầu tiền cần toán theo mốc thời gian hàng ngày, hàng tuần • Hệ thống theo dõi toán theo chứng từ: Đây hệ thống theo dõi tốn theo hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng phân loại theo ngày dự định trả tiền ghi chép việc phân loại theo chứng từ tốn Hệ thống khơng mở sổ chi tiết khách hàng mà mở chứng từ tốn cho hóa đơn bán hàng, sổ ghi chứng từ toán hồ sơ chứng từ chưa toán Chứng từ toán: Là chứng từ ghi lại thông tin liên quan tới ngày dự định trả tiền, số tiền phải trả, chi tiết việc trả tiền Sổ ghi chứng từ tốn: sổ có kết cấu tương tự dùng để thay cho nhật ký mua hàng doanh nghiệp sử dụng hình thức toán theo chứng từ Hồ sơ chứng từ chưa toán hồ sơ gồm nhiều ngăn đánh số theo ngày tháng (ngày cần toán) để lưu trữ chứng từ chưa toán theo ngày cần toán Tới ngày cần toán việc lấy tất chứng từ lưu toán Hệ thống toán theo chứng từ thực theo quy trình bước:  Lập chứng từ toán  Ghi sổ chứng từ toán  Thanh toán  Ghi séc toán vào sổ chi séc, sổ chứng từ toán Hệ thống có ưu, nhược điểm sau:  Ưu điểm: kiểm soát việc toán, đảm bảo toán hạn, cung cấp thông tin để lập yêu cầu tốn xác 20 Quy trình ln chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên  Nhược điểm: chứng từ tốn lập cho hóa đơn bán hàng nên hình thức thời gian lập chứng từ tốn Ngồi khơng sử dụng sổ chi tiết người bán nên khó khăn tổng hợp toàn số dư theo khách hàng Trong luận sử dụng hệ thống theo dõi toán theo chứng từ Kế toán Phải trả có nhiệm vụ tập hợp chứng từ tốn gồm hóa đơn bán hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, phiếu yêu cầu: - Hóa đơn bán hàng (của người bán): chứng từ xác định quyền sở hữu hàng chuyển cho người mua nghĩa vụ toán người mua người bán - Đơn đặt hàng: phận Mua hàng chuyển sang - Phiếu nhập kho: phận Kho chuyển sang 21 Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên - Phiếu yêu cầu: phận Yêu cầu chuyển sang Dựa vào kế tốn lập chứng từ toán để chuyển cho thủ quỹ làm toán; kế toán phải trả ghi nhận vào “sổ ghi chứng từ toán”; đồng thời lưu lại chứng từ toán phận kế toán Hoạt động cuối khâu tốn hóa đơn duyệt Bộ chứng từ toán chứng từ tốn sau chuyển sang phận tài vụ Điều tách biệt chức giao dịch thủ quỹ với chức duyệt thu chi ghi nhận phòng mua hàng phận kế toán nợ phải trả thực Thủ quỹ người quản lý việc chi tiền, trực tiếp thực việc toán cho khách hàng tiền mặt, check ủy nhiệm chi Bộ phận tài vụ kiểm tra, đối chiếu chứng từ gốc chứng từ đóng dấu toán; Viết séc toán cấp thẩm quyền ký phát hành, số séc ghi lên chứng từ toán với chứng từ gốc chuyển trả cho kế toán Phải trả; ghi vào sổ chi séc; ghi vào sổ ghi chứng từ toán Gửi séc giấy gửi tiền cho nhà cung cấp Do tiền chứng từ đặc biệt, chi từ chu trình chi phí chuyển đến nhà cung cấp, địi hỏi kiểm sốt đặc biệt giai đoạn Nguy 9: sai sót hóa đơn mua hàng Hóa đơn mua hàng chứa lỗi sai lệch giá bán thực tế giá chào hàng tính tốn sai tổng số tiền phải trả Vì vậy, tính xác mặt tốn học hóa đơn mua hàng phải kiểm tra lại, số lượng kê hóa đơn so sánh với số liệu ghi phiếu đặt hàng mua phiếu nhập kho Nếu hàng hóa vận chuyển đường biển chi phí chun chở cần xem xét đặc biệt phức tạp tạo nhiều điều kiện phát sinh sai sót Cách tốt để giảm nguy liên quan đến trình vận chuyển cung cấp nhân viên mua hàng nhân viên kế toán đào tạo tốt thực hoạt động vận chuyển thuật ngữ thuộc lĩnh vực Chẳng hạn, hợp đồng mua hàng viết: “chấp nhận trả tồn phí vận chuyển”, nhà cung cấp có trách nhiệm trả chi phí vận chuyển Khi tổ chức mua hàng có trách nhiệm trả chi phí vận chuyển, sử dụng công ty vận chuyển định cho tất hàng hóa tàu dồn lại giảm chi phí Tuy nhiên, khoản chiết khấu thu nhà cung cấp đồng ý làm theo yêu cầu sử dụng hãng vận tải mà thơi Vì vậy, kiềm sốt dị la quan trọng chỗ để nắm liệu tất hãng vận tải để chuẩn bị báo cáo chứng tỏ nhà cung cấp mà từ chối làm theo thị vận chuyển hàng công ty Nguy 10: tốn cho hàng hóa chưa nhập Việc kiểm soát tốt để ngăn chặn việc chi trả cho hàng hóa chưa nhập để so sánh số lượng hàng ghi hóa đơn mua hàng với số lượng nhập người kiểm soát hàng tồn kho, người cho phép vận chuyển hàng hóa từ phận nhận hàng 22 Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên Nguy 11: chiết khấu mua hàng Trục trặc nhận lợi ích từ chiết khấu mua hàng tiêu tốn tiền DN Việc điền thơng tin thích hợp giảm rủi ro từ nguy rõ rệt Các hóa đơn chấp nhận toán nên lưu trữ theo ngày đến hạn hệ thống nên thiết kế cho theo dõi hóa đơn đến hạn in danh sách định kỳ cho tất hóa đơn chưa giải Ngân quỹ lưu chuyển tiền cho thấy dòng tiền vào mong muốn cam kết chưa giải giúp cơng ty lên kế hoạch dùng chiết khấu mua hàng có sẵn Nguy 12: chi trả hai lần cho hóa đơn Có nhiều lý dẫn đến hóa đơn đệ trình chi trả lần hóa đơn kép gửi đến sau hệ thống kiểm tra thư công ty sẵn sàng, bị phân tán từ tài liệu khác chứng từ toán Mặc dù việc tốn hóa đơn hai lần thường nhà cung cấp phát dẫn đến ghi có tài khoản cơng ty, tác động đến nhu cầu luân chuyển tiền doanh nghiệp Thêm nữa, báo cáo tài bị sai lệch, đến việc tốn lần phát Nhiều thủ tục kiểm sốt làm giảm nguy • Các hóa đơn nên chấp nhận tốn đính kèm chứng từ tốn (phiếu đặt hàng mua phiếu nhập kho) • Chỉ nên tốn cho hóa đơn gốc Hầu hết hóa đơn kép nhà cung cấp gửi đến rõ “khơng phải gốc” Việc tốn khơng hóa đơn • Khi séc tốn cho hóa đơn ký, hóa đơn chứng từ tốn nên đóng dấu “đã tốn”, cách thức giúp ngăn chặn tái đệ trình tốn hóa đơn 23 Quy trình ln chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên Nguy 13: lỗi ghi nhận công bố tài khoản nợ phải trả Lỗi ghi nhận công bố khoản phải trả nhà cung cấp dẫn đến kết điều kiện lỗi báo cáo tài báo cáo kết hoạt động kinh doanh, lần lượt, tạo nên việc đưa định hiệu Sự ghi chép liệu khác cần thiết nhằm ngăn chặn loại vấn đề Sự kiểm soát so sánh khác bảng cân đối tài khoản nhà cung cấp trước sau tiến hành kiểm tra với tổng khoản tiền hóa đơn Tổng tất số liệu bảng cân đối tài khoản nhà cung cấp (hoặc chứng từ tốn chưa chi trả, mà cịn tồn tại) nên điều chỉnh cho phù hợp với tổng tài khoản nợ phải trả định kỳ kiểm tra sổ kế toán tổng hợp III Những ưu điểm hạn chế quy trình luân chuyển chứng từ chu trình chi phí theo phương pháp thủ cơng Quy trình ln chuyển xử lý chứng từ chu trình chi khâu đầu vào quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến toàn hệ thống thơng tin kế tốn Vì vậy, việc tổ chức ln chuyển đơn vị phải nhằm đảm bảo cung cấp thơng tin kịp thời, xác cần thiết Trong bối cảnh nay, với phát triển công nghệ thông tin phổ cập tin học doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế tốn dần tin học hóa cách mạnh mẽ hết Nhiều phần mềm kế toán ứng dụng để thực chu trình kế tốn doanh nghiệp thay cho chu trình xử lý thủ cơng truyền thống Điều cho thấy, chu trình doanh thu 24 Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên thủ công ngày bộc lộ khuyết điểm tỏ không phù hợp với xu tin học hóa thời đại Những ưu điểm Ưu điểm bật chu trình kế tốn thủ cơng dễ áp dụng triển khai; giai đoạn đầu doanh nghiệp vào hoạt động, chi phí cho việc lắp đặt vận hành hệ thống thơng tin kế tốn thủ công thấp so với hệ thống thông tin máy vốn đòi hỏi vốn đầu tư ban đầu lớn Từ ta thấy, chu trình chi phí theo phương pháp thủ công thường áp dụng doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh nhỏ, hiệu hoạt động không cao, nghiệp vụ phát sinh không nhiều Sự luân chuyển chứng từ thực chu trình chi phí người thực trực tiếp, ghi nhận, xét duyệt, xử lý theo tuần tự; điều tạo mạch thơng tin hồn chỉnh việc kiểm sốt hoạt động củc chu trình dễ dàng Việc dùng chứng từ làm để ghi sổ phận chu trình chi phí lưu lại chứng từ phịng ban ủy nhiệm tạo dấu vết kiểm tốn, cho phép kiểm sốt nội có chứng phục vụ đắc lực cho công tác quản lý Đây ưu điểm vượt trội hệ thống thơng tin kế tốn thủ cơng so với hệ thống thơng tin kế tốn máy Ngồi ra, tính chất bắt buộc bất kiêm nhiệm chức hệ thống thơng tin kế tốn thủ cơng tạo lợi phân chia nhiệm vụ, quyền hạn cho phận quy trình yêu cầu cao việc tách biệt nhiệm vụ, tối thiểu hóa việc kiêm nhiệm chức năng; theo lý thuyết kiểm soát nghiệp vụ, có bốn chức khơng phép kiêm nhiệm hệ thống thơng tin kế tốn thủ cơng chức xét duyệt; ghi sổ; bảo vệ tài sản chức thực nghiệp vụ Nhờ vào tính chất mà doanh nghiệp hạn chế rủi ro việc gian lận, thất thoát hàng hoá, tiền bạc Những hạn chế trình áp dụng vào thực tiễn Thứ nhất, quy trình thủ cơng nên số lượng chứng từ nhiều, nhiều phịng ban tham gia thực quy trình nên chứng từ cần lập thành nhiều liên, lưu trữ nhiều nơi, điều tạo quy trình kiểm sốt rắc rối, dễ trở nên xa rời thực tế, quan liêu hiệu Thứ hai, quy trình yêu cầu cao việc tách biệt nhiệm vụ, tối thiểu hóa việc kiêm nhiệm chức năng; theo lý thuyết kiểm sốt nghiệp vụ, có bốn chức khơng phép kiêm nhiệm hệ thống thơng tin kế tốn thủ công chức xét duyệt; ghi sổ; bảo vệ tài sản chức thực nghiệp vụ Chính u cầu dẫn đến địi hỏi số lượng nhân cơng nhiều, chi phí nhân cơng 25 Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ cơng_ Th.S Phan Thị Bảo Qun quy trình cao Trên thực tế, để cắt giảm lượng chi phí này, doanh nghiệp vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm kế toán thủ quỹ; điều dẫn đến rủi ro cho cơng ty việc bảo vệ tài sản Thứ ba, quy trình luân chuyển chứng từ chu trình chi phí thủ công bắt buộc thực qua nhiều công đoạn nên tốc độ xử lý chậm, mất nhiều thời gian cho việc luân chuyển chứng từ, ghi sổ Một chứng từ, phải qua nhiều công đoạn kiểm duyệt, ghi chép; điều khắc phục hoàn toàn hệ thống xử lý máy Cuối cùng, lượng chứng từ, sổ sách đồ sộ tạo nhiều khó khăn việc lưu trữ, kiểm tra đối chiếu cho doanh nghiệp sau IV Quy trình luân chuyển chứng từ chu trình chi phí thực theo phương pháp thủ cơng Quy trình ln chuyển chứng từ chu trình chi phí Cơng ty trách nhiệm hữu hạn đầu tư thương mại Verap a) Một vài thơng tin doanh nghiệp CƠNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VERAP KINH DOANH THỰC PHẨM CHỨC NĂNG TEL: 0822286598 WEBSITE: verap.com.vn ĐỊA CHỈ: 617/14 Nguyễn Kiệm, Quận Phú Nhuận, Tp Hồ Chí Minh FAX: 73075701 Các sản phẩm công ty gồm loại thực phẩm chức như: Korean Roygin, Arosamin, Maxpluss… Nhà cung cấp: Công ty Việt Hưng, Công ty TNHH TM Lô Hội Bộ máy hoạt động công ty tham gia vào chu trình chi phí: b) Quy trình ưu chuyển chứng từ l doanh nghiệp Khi nhận thấy hàng không đủ đáp ứng cầu cung cấp cho khách hàng, nhân viên quản lý ghi nhận lại lập phiếu yêu cầu hàng hóa gửi đến cho phận mua hàng Trong phiếu yêu cầu ghi rõ mặt hàng, số lượng, chủng loại… sau Giám đốc ký duyệt phiếu yêu cầu chuyển đến cho phận mua hàng VD: Korean Roygin, số lượng 100 hộp, loại 250mg/ viên 26 Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên Bộ phận mua hàng nhận phiếu yêu cầu, chọn nhà cung cấp cơng ty Việt Hưng nhà cung cấp uy tín cơng ty có sách chiết khấu thỏa đáng, lập đơn đặt hàng thành liên liên gửi cho nhà cung cấp, liên lưu phận mua hàng liên gửi cho phận nhận hàng (thủ kho) Khi hàng hóa đến, thủ kho tiến hành nhận hàng hóa, đối chiếu số lượng hóa đơn phải khớp với số lượng đặt đơn đặt hàng lưu trước kiểm tra sơ chất lượng hàng mua về, Thủ kho lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho gồm có liên, kiểm tra số lượng hàng thực nhận, ghi số thực nhận vào phiếu Thủ kho giữ liên làm chứng từ ghi vào thẻ kho sổ theo dõi nhập xuất tồn, liên gửi kèm với hóa đơn cho kế tốn kiêm thủ quỹ Kế tốn nhận hóa đơn phiếu nhập kho từ phận kho chuyển đến, tiến hành ghi vào sổ cho tiết hàng hóa sản phẩm Korean Roygin với số lượng 100 hộp, sổ chi tiết phải trả cho người bán công ty Việt Hưng Đồng thời, nhân viên Kế toán theo dõi khoản nợ, đến hạn toán kế toán vào hóa đơn chứng từ liên quan lập để lập phiếu chi tiền Kế toán nhận phiếu nhập kho hóa đơn đối chiếu chứng từ ghi nhận khoản phải trả Đến hạn tốn kế tốn lập phiếu chi đưa cho Giám Đốc ký duyệt Sau ký duyệt kế tốn (lúc thủ quỹ) chi tiền ghi vào sổ nhật kí chi tiền đồng thời ghi giảm khoản phải trả Chứng từ làm cho hoạt động phiếu chi giấy báo nợ ngân hàng SỰ KIỆN RỦI RO HOẠT ĐỘNG MUA Đặt hàng không HÀNG cần thiết ứ đọng Chất lượng hàng hóa khơng đảm bảo Khơng có phương án dự phòng chủ động mua hàng NHẬN Nhập hàng HÀNG không yêu cầu NGUYÊN NHÂN THỦ TỤC KIỂM SỐT Khơng xét duyệt Cần xét duyệt phiếu phiếu u cầu yêu cầu Không lựa chọn nhà Xây dựng danh sách cung cấp nhà cung cấp tiềm Khơng có phiếu Nhận hàng hóa cần đóng gói yêu cầu nhà cung hàng hóa mơ tả cấp chủng loại, số có phiếu đóng gói lượng… 27 Quy trình ln chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Qun GHI SỔ THANH TỐN Nhập hàng khơng yêu cầu RỦI RO XỬ LÝ Ghi nhận không xác Ghi nhận khơng hợp lệ Thanh tốn khơng hợp lệ Khơng có nhập kho phiếu Thêm phiếu nhập kho Kiêm nhiệm chức Không xét duyệt phiếu yêu cầu Khơng có đối chiếu chứng từ Khơng có chứng từ chấp nhận toán làm sở chi tiền Tách biệt chức kế toán thủ kho Thêm xét duyệt Thêm bước đối chiếu chứng từ Lập phiếu chi sở chứng từ toán Quy trình ln chuyển chứng từ chu trình chi phí công ty cổ phần lượng tái tạo Châu Á a) Một vài thông tin doanh nghiệp Công ty Cổ Phần Năng Lượng Tái Tạo Châu Á ( RENERGY CORP ) để thực dự án Phong Điện Việt Nam nước khu vực Đông Nam Á Công ty Cổ Phần Năng Lượng Châu Á có chức năng: Sản xuất phân phối điện Tư vấn chuyển giao công nghệ Dịch vụ phát triển ứng dụng khoa học kỹ thuật vào sống Xây dựng cơng trình điện dân dụng, công nghiệp, nhà máy điện chạy nguồn lượng tái tạo;năng lượng Gió; sinh khối; lượng mặt trời; địa nhiệt; nhiệt Mua bán thiết bị vật tư ngành điện.Thiết kế cơng trình điện Tư vấn xây dựng cơng trình điện dân dụng, cơng nghiệp Tư Vấn Du học Kinh doanh Du lịch lữ hành nội địa, quốc tế Website: http://www.renergyc.com 28 Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên b) Quy trình lưu chuyển chứng từ doanh nghiệp Quy trình việc quản lý mua/cấp máy móc,trang thiết bị văn phịng Mục đích: • Sử dụng mục đích, hiệu • Đảm bảo tài sản bảo quản tốt • Vật dụng xin mua là cần thiết cơng việc • Đảm bảo việc mua hàng chất lượng tốt nhất, nhanh và rẻ nhất Phạm vi Áp dụng cho việc mua, quản lý sử dụng tất loại vật dụng, trang thiết bị văn phòng dùng công việc của Công ty TNP Nội dung Mua vật dụng văn phòng: Khi có nhu cầu xin mua người đề nghị lập phiếu yêu cầu mua hàng trình Trưởng phận xác nhận, sau chuyển TPHC xem xét có thể điều đợng hoặc hàng tồn kho, và tìm hiểu mục đích xin mua vật dụng này dùng cho việc gì, có phù hợp không, sau đó đưa cho nhân viên thu mua PHC báo giá và GĐHCNS xét duyệt, sau đó trình Tổng Giám đốc duyệt, biểu mẩu HR-PR-006-01/00 (gồm liên), hạn định 50 triệu, giá trị 50 triệu phải sữ dụng Tờ Trình HR-PR-006-07/00 29 Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên Sau mua xong, nhân viên thu mua hành chánh sẽ liên lạc với trưởng bộ phận (xin mua) chỉ định nhân viên nghiệm thu, kiểm tra lại có đúng với yêu cầu về qui cách, số lượng mà đơn vị mình đưa ra, nếu đúng chuyển Trưởng bộ phận xác nhận ký tên TPHC xem xét lại giá thành, báo giá và thực tế, sau đó chuyển bộ phận kế toán xem các chứng từ hóa đơn có hợp lệ chưa, nếu hợp lý, chuyển GĐHCNS duyệt và chuyển thủ quỹ chi tiền cho nhà cung cấp (chủ giao hàng), ký tên và nhận tiền Nhân viên thủ quỹ không được chi tiền, nếu chưa có chữ ký phê duyệt tại phần nghiệm thu của GĐHCNS Đơn xin mua hàng có 02 liên, liên  sẽ bộ phận kế toán lưu bao gồm hóa đơn đính kèm liên  PHC lưu Ghi chú: Việc chi trả sẽ phải tuân theo qui định toán về thời gian (nếu có) Trang thiết bị: Nhu cầu mua: Khi có nhu cầu mua sửa chữa trang thiết bị, người đề nghị lập phiếu yêu cầu mua hàng hoặc phiếu yêu cầu sửa chữa, chuyển Trưởng phận xác nhận, sau trình Ban Tởng Giám đốc duyệt hạn định 50 triệu, giá trị 50 triệu phải sữ dụng Tờ Trình HR-PR-006-07/00 Báo giá: Trên sở phiếu yêu cầu mua hàng Ban tởng Giám đốc duyệt, Phịng HCNS tiến hành liên hệ với nhà cung ứng để báo giá Nhà cung ứng đảm bảo tiêu chí chất lượng, giá cả, bảo hành, cách phục vụ…sẽ lựa chọn để làm thủ tục ký hợp đồng Lắp đặt: Sau ký hợp đồng, nhà cung cứng tiến hành lắp đặt, cung cấp tài sản trang thiết bị cho cơng ty, Phịng HCNS đơn vị đề xuất có trách nhiệm theo dõi q trình lắp đặt Sau lắp đặt xong, hai bên đồng ý hai bên ký vào biên lắp đặt nghiệm thu mã số: HR-PR-006-02/00 Đối với tài sản trang thiết bị cần phải qua môt thời gian vận hành biết tình trạng hoạt động phải nghiệm thu sau – 10 ngày Cụ thể sau – 10 ngày, Phịng HCNS theo dõi qua trình vận hành máy móc, trang thiết bị, khơng đạt Phịng HCNS có trách nhiệm u cầu nhà cung ứng đến sửa chữa tiếp tục theo dõi 5-10 ngày hoạt động tốt Trường hợp sau 5-10 ngày mà máy móc, trang thiết bị hoạt động tốt Phịng HCNS tiến hành ký biên nghiệm thu cho nhà cung ứng Sau nghiệm thu xong, Phòng HCNS tiến hành bàn giao tài sản trang thiết bị cho người sử dụng theo biểu mẫu: HR-PR-006-03/00 30 ... vận chuyển để phép chuyển trả nhà cung cấp 13 Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quy? ?n 14 Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ ... 32 Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quy? ?n I Giới thiệu chu trình chi phí theo phương pháp thủ cơng Khái niệm Chu trình chi phí bao gồm chu? ??i... thủ cơng Trong chu trình chi phí thực theo phương pháp thủ công, người ta thường sử dụng số chứng từ sau: Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quy? ?n •