Trường Trung Cấp Bến Thành Tp.Hồ Chí Minh Tháng 3 - 2011    Trình bày: Nguyễn Nhựt Tài – TC24T Lưu hành nội bộ 2 Lời nói đầu Như các bạn biết trong hoc tập, trong công việc cũng như mọi hoạt động khác, kỹ năng thuyết trình đóng một phần quan trọng dẫn đến sự thành công của mỗi cá nhân cũng như tập thể. Có được kỹ năng thuyết trình tốt, bạn sẽ dễ dàng truyền tải được ý tưởng và mong muốn của mình đến người nghe, qua đó bạn cũng sẽ dễ dàng thuyết phục được mọi đối tác, ban giám khảo dù là khó tính nhất. Chính vì vậy mà kỹ năng thuyết trình sẽ phải dùng ở rất nhiều lúc, nhiều nơi. Thế nhưng: “Thuyết trình là cả một nghệ thuật và người thuyệt trình cũng là một nghệ sĩ” Cho nên thuyết trình trước nhiều người là việc tương đối khó khăn đối với hầu hết mọi người, chúng ta thường hay bối rối không biết xử lý tình huống này như thế nào, nỗi sợ này khiến bạn luôn tránh né tất cả các công việc đòi hỏi phải nói chuyện trước nhiều người, dù đó là việc có lợi cho sự nghiệp, có lợi cho sự thăng tiến và thành công của chính bạn. Để dẹp bỏ nợ sợ hãi đó bạn cần phải hiểu rõ để thuyết trình tốt thì cần phải làm những gì, việc nắm vững nội dung thuyết trình là chưa đủ, chúng ta cần có sự chuẩn bị tốt không chỉ về mặt nội dung mà còn là cả hình thức. Do đó phần chuẩn bị, phần "bếp núc" cho một bài thuyết trình là vô cùng quan trọng. Với sự chuẩn bị tốt, dự trù mọi tình huống có thể xảy ra bạn đã nắm được 70% thành công. Dưới đây tôi xin đưa ra một số điều quan trọng trong công việc chuẩn bị cho một bài thuyết trình hiệu quả. 3 Mục lục 4 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH 1. Khái niệm về thuyết trình: 1.1 Khái niệm:  Thuyết trình : là cách truyền đạt các ý tưởng và các thông tin đến một nhóm người  Thuyết trình hay còn gọi là diễn thuyết là trình bày bằng lời trước nhiều người về một vấn đề nào đó một cách có hệ thống nhằm cung cấp thông tin hoặc thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe 1.2 Lợi ích của việc thuyết trình:  Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quả  Thuyết trình đóng vai trò to lớn trong sự thành công của mỗi cá nhân  Thuyết trình như một nghề tạo thu nhập cao  Học được cách nói trước đám đông  Học các kỹ năng áp dụng trong hội thoại  Phát triển kỹ năng giao tiếp khi tham gia tuyển dụng  Có cơ hội thực hành và tích lũy kinh nghiệm  Có thêm tự tin 2. Các bước thuyết trình: 2.1 Chuẩn bị thuyết trình: 2.1.1 Đánh giá đúng bản thân: Khi được mời nói chuyện về vấn đề nào đó, bạn cần cân nhắc 2 vấn đề sau: - Bạn có am hiểu vấn đề, có đủ thông tin để thuyết trình không? 5 Ví dụ: khi bạn muốn giới thiệu với thính giả về một chiếc điện thoại mới thì bạn cần phải biết nơi sản xuất, tính năng, ứng dụng, kích thước, - Cương vị, con người của bạn có được người nghe chấp nhận không? Ví dụ: Nếu một nhân viên bình thường nói rằng lương mỗi tháng của tôi là 100 triệu thì mọi người sẽ không tin và đòi chứng cứ nhưng khi một ca sĩ nổi tiếng như Đàm Vĩnh Hưng nói thì mọi người không ai nghi ngờ cả. Nếu hai điều kiện trên không đáp ứng được thì bạn cần từ chối buổi thuyết trình đó. Nếu không bạn sẽ trở thành “anh hề” cho người khác. 2.1.2 Tìm hiểu thính giả:  Phân tích người nghe - Tìm hiểu người nghe - Bao nhiêu người sẽ tham dự ? - Thái độ, giá trị và niềm tin của họ là gì ?  Thu thập thông tin về khán giả - Đặc điểm tâm lý của người nghe ? - Những mong đợi của họ là gì? - Tại sao họ lại tham gia vào buổi trình bày của chúng ta  Những thông tin về cá nhân người nghe như: - Tuổi, giới tính - Tôn giáo, chính trị - Trình độ VH, khả năng kinh tế Để từ đó xây dựng bài thuyết trình xung quanh người nghe, lấy người nghe làm trung tâm. Ví dụ: Bill gate đã có buổi nói chuyện với sinh viên Bách Khoa Việt Nam. Với phong cách thoải mái đút tay 1 bên túi quần, nụ cười luôn thường trực trên gương mặt ông đã tạo 1 không khí thân thiện và cởi mở với những thanh niên trẻ. 6 2.1.3 Xác định mục đích và mục tiêu của buổi thuyết trình : - Lý do của buổi thuyết trình? - Tại sao chúng ta lại được mời thuyết trình? - Thời gian thuyết trình: Xác định thời lượng cho từng phần của bài thuyết trình.Điều này rất quan trọng, bởi tâm lí người nghe là không muốn nghe 1 bài diễn văn quá dài dù nó có hấp dẫn đến đâu. Đặc biệt nếu trong sự hạn hẹp về thời gian thì bạn phải phân bổ thời lượng hợp lí để có thời gian đi sâu vào phần quan trọng nhất. - Không gian, địa điểm hợp với lượng người đến . Bên cạnh đó cần chọn địa điểm phù hợp với nội dung thuyết trình. Ví dụ: Chương trình “ Hành trình du học lấy địa điểm Văn Miếu – Quốc Tử Giám làm nơi tổ chức. Đó là địa điểm phù hợp với lượng khách mời không quá lớn, phù hợp với tính chất khuyến học của chương trình bới Quốc Tử Giám là trường đại học đầu tiên của Việt Nam. - Mục tiêu của bài thuyết trình có thể là thuyết phục, thông tin, đào tạo hay giải trí… - Xác định những điểm chính mà bạn mong muốn người nghe khi ra về sẽ nắm bắt được sau buổi thuyết trình, (có như vậy bạn mới tìm ra phương thức nhấn mạnh những nội dung quan trọng trong bài thuyết trình) - Khán giả sẽ nhận được những gì từ bài thuyết trình ??? 2.1.4 Thu thập thông tin, tư liệu bài thuyết trình: - Các loại thông tin, tư liệu - Thông tin phải biết: những điều cần cung cấp để giải quyết vấn đề - Thông tin cần biết: những điều cần rõ thêm để làm căn cứ thuyết phục người nghe - Thông tin nên biết: những tư liệu thực tế , số liệu làm thêm phong phú - Các nguồn thông tin: + Sách, báo + Tìm kiếm trên mạng Internet 7 + Gặp gỡ các chuyên gia, phỏng vấn + Nghiên cứu tại thư viện 2.1.5 Tổ chức bài thuyết trình: - Tổ chức bài thuyết trình: + Bài nói chuyện mang tính chất trình bày + Bài nói chuyện mang tính chất thuyết phục Sự phân biệt nêu trên sẽ giúp chúng ta trong việc phát thảo chiến lược và xây dựng nội dung bài nói chuyện • Các công việc tổ chức bài thuyết trình + Các số liệu thống kê + Các giai thoại + Các lời trích dẫn + Các câu nói đùa + Các hình ảnh minh họa 2.1.6 Chuẩn bị bài thuyết trình  Phác thảo đề cương: - Xác định các ý chính, sau mỗi các ý chính xác định tiếp các phụ đề và tiếp tục các ý nhỏ của phụ đề này Ví dụ: 1. 1.1. 1.2. 1.2.1 1.2.2 1.3 1.3.1 1.3.2 1.4  Cấu trúc bài thuyết trình: 8 - Mở bài - Thân bài - Kết luận Trong đó mỗi phần đều có nội dung và chức năng riêng biệt 2.1.6.1.Xây dựng phần mở đầu: - Mở đầu trực tiếp: giới thiệu trực tiếp chủ đề của nội dung bài nói chuyện. Nó thích hợp với những buổi thuyết trình mang tính công việc nghiêm túc. - Mở đầu gián tiếp: đưa ra một luận đề nào đó rồi dẫn dắt người nghe đến với chủ đề chính của bài thuyết trình + Có thể sử dụng mẫu chuyện, hình ảnh, âm thanh…Cách thức này có tác dụng làm kích thích và làm tăng dần sự chú ý của người nghe nhưng không lạm dụng • Ba yêu cầu bắt buộc cần phải có trong bài thuyết trình là: + Giới thiệu và làm quen + Thông báo nội dung thuyết trình + Thông báo thời gian và phương thức tiến hành 2.1.6.2. Xây dựng phần thân bài - Nên có phần chuyển ý giữa phần mở đầu và phần thân bài. Đây là phần quan trọng nhất, cần đảm bảo các yêu cầu sau: + Cung cấp cho khán giả những thông tin mới + Đáp ứng cao nhất yêu cầu thông tin của khán giả + Mang tính thời sự, tính cấp thiết, phản ảnh những vấn đề nóng bỏng của cuộc sống 2.1.6.3. Phần kết thúc: - Tóm tắt các điểm chính, nhấn mạnh cốt lõi - Kết thúc bằng một nhận xét tích cực - Kết thúc đúng lúc, không dông dài và cám ơn thích giả . Mỉm cười và không quên cám ơn người đến dự 2.1.7 Các phương tiện hỗ trợ và công tác hậu cần 9 - Các tài liệu có liên quan - Hệ thống máy chiếu đa phương tiện (ngôn từ 7%, giọng nói 38%, hình ảnh 55%) - Máy chiếu video, hệ thống âm thanh(chọn vị trí thuật lợi để đặt các phương tiện nghe nhìn - Phải biết sử dụng các thiết bị nghe nhìn - Vị trí đứng khi thuyết trình 2.1.8 Chuẩn bị tâm lý và hình thức: Cách thức luyện tập chuẩn bị cho lần đầu tiên thuyết trình: - Hình thức bên ngoài - Trang phục: Chọn trang phục phù hợp chủ đề sẽ tạo ấn tượng đầu tiên tốt đẹp cho khán giả và giúp bạn tự tin hơn - Tự tin - Chuẩn bị kỹ càng - Tưởng tượng bạn sẽ thuyết trình thành công - Đừng coi rụt rè là rào cản - Giữ gìn sức khỏe và bảo vệ giọng nói - Luyện tập nói - Luyện tập theo nhóm • Cách thức luyện tập chuẩn bị cho lần đầu tiên thuyết trình - Thực hành cá nhân: chọn 1 nơi riêng tư để tập nói - Ghi âm và nghe lại -Tổ chức buổi thuyết trình thử - Diễn tập thật 2.2 Tiến hành thuyết trình • Các bước tiến hành thuyết trình - Lập 1 bản tóm tắt để thuyết trình viên có thể nhớ lại một cách tuần tự các bước trong suốt quá trình thuyết trình 10 [...]... thân - Đưa ra cấu trúc bài thuyết trình - Câu mở đầu và câu kết là là 2 phần mà phải chú trọng nhất + Thông báo thời gian thuyết trình + Thông báo khi nào sẽ trả lời câu hỏi 2.2.1.1 Mở đầu bài thuyết trình  Một số thủ thuật mở đầu - Đừng mở đầu bằng một lời xin lỗi - Gây sự chú ý: Thực hiện một số điệu bộ nhằm thu hút sự chú ý của thính giả - Một cử chỉ liên quan đến chủ đề của bài nói cũng giúp... án nhằm kiểm soát nội dung trình bày - Ngôn ngữ viết được người thuyết trình viết ra với chất lọc, logic, đầy đủ, văn phong ngắn gọn - Người thuyết trình sữ dụng kỹ năng nói để truyền đạt , nhấn mạnh và gây hiệu ứng tốt với khán giả 3.3 Kỹ năng nói - Giọng nói, âm lượng: - Điều tiết tốt âm lượng trong buổi thuyết trình - Âm lượng lúc cao, thấp (chú ý những phần chuyển câu, chuyển đoạn, chuyển nội dung)... âm : - Cần tránh một số rào cản như nói ngọng, lắp, ư,a… - Nhịp độ, tốc độ: cần có sự thay đổi để thu hút người nghe - Sử dụng micro: cách miệng 20cm 3.4 Sử dụng ngôn ngữ cơ thể 3.4.1 Giao tiếp bằng mắt: - Ánh mắt xã giao - Ánh mắt thân thiện - Đưa mắt quan sát xung quanh phòng - Đưa mắt chú ý 1 nhóm thính giả khi bạn bắt đầu những câu nói đầu tiên - Di chuyển ánh mắt mình đến tất cả thính giả  thính... trình - Bạn có nói rõ ràng và nhất quán về thông điệp của mình không? - Lập luận của bạn có liên kết tốt không - Bạn có cập nhật thông tin không - Thông điệp của bạn có thể ngắn hợn được không? 3 Các kỹ năng trong thuyết trình 3.1.Kiểm soát sự lo lắng - Các nguyên nhân dẫn đến sự lo lắng: + Chuẩn bị không tốt bài thuyết trình + Kiến thức về chủ đề thuyết trình bị hạn chế + Thể chất và tinh thần không... phục, đầu tóc lạc hậu, lỗi thời 3.5 3.5.1 Nắm bắt diễn biến của thính giả: - Trước buổi thuyết trình: Đến sớm và quan sát thái độ thính giá, nắm bắt mức độ thính giả về nội dung TT, tiếp cận, hỏi đáp xã giao - Trong buổi thuyết trình: - Khán giả tập trung ngay từ lúc đầu - Khán giả hào hứng: duy trì và đẩy cao trào - Khán giả thờ ơ, nói chuyện, làm việc riêng: cần điều chỉnh ngay, đẩy cao giọng nói, kết... hưng phấn theo dõi tiếp nội dung: - Câu hỏi ngắn, gọn, dễ hiểu, không khó - Câu hỏi gắn với nội dung vừa trình bày - Nên có sự gợi mở - Động viên nếu thính giả trả lời đúng 3.5.4 Lắng nghe,vận dụng kỹ năng nghe - Nghe một cách chủ động - Cần khắc phục các nguyên nhân nghe kém: - Nghe không tập trung: - Nghe quá khó: khán giả lan man, âm thanh xung quanh hỗn tạp khó phán đoán Cần khẳng định với khán... nghe, đọc được ngôn ngữ cơ thể của thính giả và xử lý tốt tình huống xảy ra - Kiểm soát cảm xúc: nên tỉnh táo và tập trung – không lơ đãng - nhớ được người ta nói gì và phải hiểu được 3.6 Sử dụng khả năng thuyết phục - Thuyết phục là thay đổi ý kiến người nghe để làm cho họ đồng ý với bạn và có thể hành động và cách nói của bạn phải tạo sự tin tưởng - Khi bạn nói để thuyết phục, nhiệm vụ của bạn như... lựa chọn tốt nhất đáp ứng được nhu cầu đó” 4.1.1 Mục đích của thuyết trình chào bán hàng 1 Nhằm giới thiệu và bán sản phẩm trực tiếp đến khách hàng kích thích nhu cầu khách hàng, biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng hiện tại 2 Tạo thêm 1 kênh thông tin giữa khách hàng và DN - Giúp khách hàng nắm rõ về thông tin của sản phẩm, - Hướng dẫn sử dụng sản phẩm, thu thập ý kiến khách hàng về sản phẩm... trình chào bán hàng Yêu cầu: 1 Nhấn mạnh thông điệp người bán hàng 2 Thời gian thuyết trình vừa đủ thời gian cần thiết 3 Dành được thời gian cho các câu hỏi 4 Diễn ra theo tốc độ đủ để khách hàng tiềm năng hấp thu được thông tin 5 Bài TT có hệ thống, phần giới thiệu và phần kết phù hợp 6 Thật dễ hiều Nguyên tắc: 1 Trao đổi 2 Khan hiếm: Người thuyết trình nhấn mạnh lợi ích mà họ đạt được và những thứ... 4 Cam kết và kiên định 5 Nhất trí 6 Yêu mến 4.1.3 Nội dung trong thuyết trình chào bán hàng 1 Khởi đầu vắn tắt cho biết người thuyết trình sẽ làm, dẫn chứng điều gì 22 2 Hướng dẫn người mua hàng tiềm năng tham gia vào quy trình buổi diễn thuyết 3 Làm cho phần thuyết trình lý thú 4 Giới thiệu cho khách hàng thấy những đặc điểm sản phẩm đáp ứng nhu cầu ra sao và để giải quyết nhu cầu khách hàng 5 Tìm . nhất. Chính vì vậy mà kỹ năng thuyết trình sẽ phải dùng ở rất nhiều lúc, nhiều nơi. Thế nhưng: Thuyết trình là cả một nghệ thuật và người thuyệt trình cũng là một nghệ. dụng trong hội thoại  Phát triển kỹ năng giao tiếp khi tham gia tuyển dụng  Có cơ hội thực hành và tích lũy kinh nghiệm  Có thêm tự tin 2. Các bước thuyết trình: 2.1 Chuẩn bị thuyết trình: 2.1.1. thông tin để thuyết trình không? 5 Ví dụ: khi bạn muốn giới thiệu với thính giả về một chiếc điện thoại mới thì bạn cần phải biết nơi sản xuất, tính năng, ứng dụng,