Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Lời mở đầu Quản lý kho hàng là một công việc khá quan trọng đòi hỏi bộ phân quản lý phải thường xuyên cập nhật thông tin về hàng hoá nhập xuất. Quản lý kho một cách hiệu quả không đơn giản nếu chỉ sử dụng phương pháp quản lý kho truyền thống. Việc ứng dụng CNTT đã mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lý kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu và sản phẩm một cách chính xác kịp thời. Từ đó, người quản lý doanh nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Để xử lý thông tin nhanh chóng, đầy đủ và chính xác và có hiệu quả thì ngành công nghệ thông tin đã phát triển tương đối phổ biến trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng và đã cung cấp cho chúng ta những biện pháp cần thiết đó. Đã qua thời tính toán, sắp xếp và lưu trữ thông tin thủ công truyền thống mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời. Công nghệ thông tin đã đi vào các ngành với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanh chóng mà không mất đi sự chính xác. Đặc biệt, nó đã đánh dấu một bước ngoặt trong việc áp dụng tin học vào trong hệ thống quản lý. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, doanh nghiệp phải đáp ứng đúng những mong muốn của khách hàng về mặt hàng và thời gian họ cần. Doanh nghiệp cần đạt được những yếu tố mới mang lại sự hoàn thiện trong khả năng bán hàng, đó là khả năng cung cấp dịch vụ nhanh. Với những lí do trên, em đã chọn đề tài:”Phần mềm quản lý kho hàng”. Xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Trần Bích Hạnh đã giúp đỡ, hướng dẫn em trong quá trình làm để tài này. Mục đích nghiên cứu: 1 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 - Nghiên cứu tổng quan về một doanh nghiệp phân phối hàng - Nghiên cứu trên cơ sở lí thuyết về việc phát triển hệ thống thông tin quản lý kho hàng - Xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho hàng của Nhà phân phối bồn nước Inox Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: - Quy trình quản lý kho hàng: quản lý xuất, quản lý nhập, quản lý tồn kho - Các vấn đề cần giải quyết trong quá trình quản lý kho hàng. từ đó tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu và khai thác dữ liệu phục vụ công tác quản lý kho - Theo dỗi và báo cáo tình hình cho nhà quản lý, đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp trong thời điểm hiện tại và trong tương lai. 2 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp hệ thống, phương pháp tư duy: trên cơ sở thống kê những số liệu, thông tin về các tổ chức, doanh nghiệp xây dựng nên những luận điểm của đề tài. - Phương pháp phân tích, tổng hợp: mục đích chứng minh từng luận điểm có tính thuyết phục hơn. - Phương pháp tin học hoá banừg công cụ lập trình Visual Basic 6.0 để giải quyết vấn đề đã được phân tích và xây dựng giải pháp - Bên cạnh đó, các phương pháp nghiên cứu như so sánh đối chiếu để so sánh, đôi chiếu các thông tin về các daonh nghiệp, các phương thức hoạt động kinh daonh khác nhau để rút ra kết luận xác đáng cho nội dung nghiên cứu 3 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 CHƯƠNG I CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO 1.1 Tổng quan về HTTT quản lý kho hàng 1.1.1 Hệ thống thông tin là gì? HTTT là một ứng dụng đầy đủ và toàn diện nhấtc ác thành tựu của công nghệ, của tin học vào tổ chức. Xấy dựng thành công một HTTT không thể theo một thực đơn sẵn có. Trước hết cần phải hiểu biết về tổ chức, sau đó phải vận dụng các hiểu biết về công nghệ thông tin, về quá trình hình thành và phát triển các HTTT để dự kiến một HTTT thích hợp cho nó. Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về HTTT tuy nhiên theo cách hiểu của các nhà tin học thì: HTTT được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Input) của HTTT được lấy ra từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng các dữ liệu được lưu trữ trước đó. Kết quả sử lý (Output) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào các kho lưu trữ dữ liệu (Storage). 4 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Nguån §Ých Thu thËp Xö lý vµ luu tr÷ Ph©n ph¸t Kho d÷ liÖu Mô hình hệ thống thông tin 1.1.2 Phân loại HTTT trong tổ chức Có 2 cách phân loại các HTTT trong tổ chức hay được dùng: phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra và phân loại theo nghiệp vụ mà nó phục vụ. * Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra: + HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): là một HTTT nghiệp vụ. Nó phục vụ cho hoạt động của các tổ chức ở mức vận hành. Nó thực hiện việc ghi nhận các giao dịch hàng ngày cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ của tổ chức. VD : Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hóa đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng kí môn theo học của sinh viên ( học chế tín chỉ ), cho mượn sách và tài liệu trong thư viện, cập nhật thuế ngân hàng và tính thuế phải trả của những người nộp thuế + HTTT quản lý MIS (Management Information System): là HTTT quản lý trợ giúp cho hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra 5 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 thực hiện, tổng hợp và làm báo cáo, làm các quyết định quản lý trên cơ sở các quy trình thủ tục cho trước. VD : Hệ thống theo dõi năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường…. Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decission Suport Sýtem) là một hệ máy tính được sử dụng ở mức quản lý của tổ chức. Nó có nhiệm vụ tổng hợp dữ hiệu và tiến hành phân tích bằng các mô hình để trợ giúp ra quyết định cho các nhà quản lý. + Hệ thống chuyên gia ES (Expert System) là một hệ thống trợ giúp ra quyết định ở mức chuyên sâu. Ngoài những kiến thức, kinh nghiêm của các chuyên gia và các luật suy diễn nó còn có thể trang bị nhưng thiết bị cảm nhận để thuc các thôgn tin từ những nguồn khác nhau. Hệ thống có thể sử lý và dựa vào các luật suy diễn để đưa ra quyết định rất hữu ích và thiết thực. Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competititive Advantage) được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết lập cho người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là khách hàng, nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác cùng ngành công nghiệp…(trong khi 4 loại HTTT trên được sử dụng chủ yếu cho các bộ phận trong tổ chức. Hệ thống này là công cụ đắc lực thực hiện các ý dồ chiến lược) •Phân loại theo nghiệp vụ của HTTT 6 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Bảng phân loại HTTT theo lĩnh vực và mức ra quyết định Tài chính chiến lược Marketing chiến lược Nhân lực chiến lược KD và sx chiến lược Tài chính chiến thuật Marketing chiến thuật Nhân lực chiến thuật KD và sx chiến thuật Tài chính tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp KD và sx tác nghiệp 1.1.3Mô hình biểu diễn Hệ thống thông tin Cùng với HTTT có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người mô tả. có 3 mô hình đã được đề cập đến để mô tả cùng 1 HTTT. Đó là mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. * Mô hình logic: mô tả hệ thống làm gì? Dữ liệu mà nó thu thập, xử lý phải thực hiện, các kho chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy cho các xử lý và thống tin mà hệ thống sản sinh ra. * Mô hình vật lý ngoài: chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang tin và mang kết quả cũng như hình thức đầu vào và đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống… * Mô hình vật lý trong: liên quan tới khía cạnh vật lý của hệ thống, tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kĩ thuật 1.2 Quá trình xây dựng phần mềm ứng dụng cho HTTT quản lý 1.2.1 Phương pháp phát triển của một HTTT Mục đích chính xác của dự án phát triển HTTT là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng mà nó được hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kĩ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Một HTTT là 1 đối tượng phức tạp, vận đông trong môi trường cũng rất phức tạp. Có 3 nguyên tắc cơ sở chung để phát triển HTTT: 7 Hệ thống thông tin văn phòng Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 • Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình Một HTTT bao gồ 3 mô hình: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong. Bằng cách cùng mô tả về một đối tượng chúng ta thấy 3 mô hình này quan tâm tới HTTT từ các góc độ khác nhau. • Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng Nguyên tắc đi từ cái chung tới cái riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá. Để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên. • Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn khi sử dụng nguyên tắc chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế Phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại. Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát. Cả 3 nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống 1.2.2 Các giai đoạn của phát triển HTTT Một HTTT dù lớn hay nhỏ khi xây dựng không thể tuỳ tiện làm mà phải tuân thủ theo 7 giai đoạn nhất định. • Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Cung cấp thông tin cho lãnh đạo tổ chức hoặc những người có trách nhiệm các dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án. Gồm các công đoạn sau: 1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu 8 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 1.2 Làm rõ yêu cầu 1.3 Đánh giá khả năng thực thi 1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo yêu cầu • Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Được tiến hành sau khi có sự đánh giá thụân lợi về yêu cầu. Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề về hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên tắc cơ bản đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những rang buộc áp đặt với hệ thống và xác định mục tiêu của HTTT mới phải đạt được. 2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết 2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống thông tin đang tồn tại 2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại 2.4 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp 2.5 Đánh giá lại tính khả thi 2.6 Thay đổi đề xuất của dự án 2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết • Giai đoạn 3: Thiết kế logic Xác định tất cả các phần logic của hệ thống thông tin cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thưc tế và đạt được những mục tiêu đa được thiết lập ở giai đoạn trước đó. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống sẽ sản sinh ra (nội dung của output), nội dung của CSDL (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá dữ liệu phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được thu thập vào (các input). Mô hình logic sẽ phải được người sử dụng xem xét và chuẩn y. 3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.2 Thiết kế xử lý 3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào 3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic 3.5 Hợp thức hoá mô hình logic 9 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 • Giai đoạn 4: Đề xuất phương án của giải pháp Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng thì phân tích viên phải xây dựng các phương án và giải pháp khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi một phương án khác nhau là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. 4.1 Xác định các ràng buộc tin chọ và ràng buộc tổ chức 4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp 4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp 4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất cá phương án giải pháp. • Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Sau khi chọn được một phương án thì giai đoạn này được tiến hành. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu đó là: một tài liệu chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và các giao diện với phần tin học hoá. 5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài 5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào ra) 5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phân tích tin học hoá 5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công 5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý • Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hoá của HTTT có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như cá bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như tài liệu mô tả hệ thống. 6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật 6.2 Thiết kế vật lý trong 10 [...]... 0918.775.368 • Sơ đồ phân rã mức 1 - Xử lý nhập Kho hàng Phiếu có xác nhận của Kho hàng Sổ kho Thẻ kho Sổ kho Thẻ kho 21 1.1 Kiểm tra phiếu 1.2 Kiểm tra số lương & chất lương 1.3 Nhận hàng Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 • Sơ đồ phân rã mức 1 - Xử lý xuất Kho hàng Phiếu có xác nhận của Kho hàng Sổ kho Thẻ kho Kho hàng Thẻ kho Phiếu có xác nhận của quản lý kho 22 2.1... Chương II PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO 2.1 Phân tích Hệ thống thông tin 2.1.1 Sơ đồ chức năng BDF Quản lý kho hàng Xử lý nhập Xử lý xuất Kiểm kê & lập báo cáo Kiểm tra phiếu Nhập hàng Kiểm tra phiếu xuất hàng Kiểm kê hàng hoá trong kho Kiểm tra chất lượng hàng nhập Kiểm tra chất lượng hàng xuất Tổng hợp & lập báo cáo Nhập hàng vào kho Giao hàng 19 Website: http://www.docs.vn Email :... lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 2.1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 0 Kho hàng 1.0 Xử lý nhập phiếu được xác nhận ở kho Phiếu xuất được xác nhận 2.0 Xử lý xuất phiếu xuất được xử lý Sổ kho Sổ kho Thông tin kho thẻ kho Thông tin kho Sổ kho Báo cáo biên bản kiểm kê thẻ kho Phiếu xuất được xác nhận Khách hàng 3.0 Kiểm kê & lập báo cáo Báo cáo Lãnh đạo 20 Sổ kho Thông tin kho Website: http://www.docs.vn Email... lương & chất lương 2.3 Nhận hàng Khách hàng Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 • Sơ đồ phân ra mức 1 - kiểm kê & lập báo cáo Kho hàng Sổ kho Thông tin hàng hoá Thông tin kho 3.1 Kiểm kê hàng hoá trong kho 3.2 Lập báo cáo 23 Biên bản kiểm kê Báo cáo tồn kho Lãnh đạo Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 2.1.3 Sơ đồ luồng thông tin IFD Thời... nhau với đối tượng được gán mã 1.3.3 Các công cụ mô hình hoá HTTT a Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Control): Sơ đồ luồng thông tin được cung cấp để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ * Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin: - Xử lý: Thủ công Giao tác người-máy - Kho dữ liệu: 13 Tin học... http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 2.1.3 Sơ đồ luồng thông tin IFD Thời điểm Có yêu cầu nhập hàng Nguồn Phòng Chức năng xử lý Phiếu nhập Nhập hàng kh o Khi có nhu cầu xuất Có yêu cầu báo cáo Phòng Nhân viên quản lý Đích Phiếu xuất Xuất Tìn h hìn h kh o Báo cáo Sổ kho Sổ kho Hàng hoá Sổ kho Phòng Báo cáo tồn Lãnh đạo 24 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368... Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram): Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả HTTT như sơ đố luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn, đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm, và đối tượng chịu trách nhiệm sử lý Sơ đồ DFD chỉ mô tả đơn thuần làm gì và để làm gì * Ký pháp chung cho sơ đồ DFD: Ngôn ngữ sơ đồ. .. trên đĩa Hồ sơ khách hàng * Các mức của DFD: Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): thể hiện rât khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà nó mô tả sao cho chỉ cần nhận ra nội dung chính của hệ thống Phân rã sơ đồ ngữ cảnh: nhằm mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ Bắt đầu từ sưo đồ ngữ cảnh ta phân rã tành sơ đồ mức 0, tiếp đó... Liệt kê các phần tử thông tin đầu ra - Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin được gọi là thuộc tính Liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành 1 danh sách - Đánh dấu các thuộc tính lặp (là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu) - Đánh đấu các thuộc tính thứ sinh (S) là những thuộc tính được tính toán hoặc suy ra từ những thuộc tính khác - Gạch chân các thuộc tính kho cho thông... phân rã (Explosion) sơ đồ Bắt đầu từ sưo đồ ngữ cảnh ta phân rã tành sơ đồ mức 0, tiếp đó là mức 1…tuỳ theo mức độ chi tiết do yêu cầu đòi hỏi “Hệ thống thông tin quản lý quan hệ khách hàng sử dụng cả 2 công cụ sơ đồ luồng dữ liệu và sơ đồ luồng thông tin để mô tả 1.3.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL) * Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu ra Xác định các tệp CSDL trên cơ sở các thông tin . và phạm vi nghiên cứu: - Quy trình quản lý kho hàng: quản lý xuất, quản lý nhập, quản lý tồn kho - Các vấn đề cần giải quyết trong quá trình quản lý kho hàng. từ đó tiến hành xây dựng cơ sở. TIN QUẢN LÝ KHO 2.1 Phân tích Hệ thống thông tin 2.1.1 Sơ đồ chức năng BDF Quản lý kho hàng Xử lý xuấtXử lý nhập Kiểm kê hàng hoá trong kho Tổng hợp & lập báo cáo Kiểm tra phiếu xuất hàng Kiểm. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 0 Kho hàng 3.0 Kiểm kê & lập báo cáo 2.0 Xử lý xuất Lãnh đạo Thông tin kho Phiếu xuất được xác nhận Khách hàng Sổ kho Sổ kho Sổ kho Thông tin kho thẻ kho Sổ