Đang tải... (xem toàn văn)
Bài giảng môn kế toán hành chính sự nghiệp : Mục tiêu: Chương này cung cấp kiến thức tổng quan về kế toán HCSN, gồm nhiệm vụ, yêu cầu của kế toán đơn vị HCSN, tổ chức công tác kế toán HCSN từ việc giới thiệu hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán đến hệ thống sổ sách áp dụng trong đơn vị HCSN. Ngoài ra, chương này sẽ cung cấp các hình thức kế toán và phạm vi áp dụng cho từng loại hình kế toán đơn vị HCSN.
CHƯƠNG 1: NHIỆM VỤ VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP Mục tiêu: Chương này cung cấp kiến thức tổng quan về kế toán HCSN, gồm nhiệm vụ, yêu cầu của kế toán đơn vị HCSN, tổ chức công tác kế toán HCSN từ việc giới thiệu hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán đến hệ thống sổ sách áp dụng trong đơn vị HCSN. Ngoài ra, chương này sẽ cung cấp các hình thức kế toán và phạm vi áp dụng cho từng loại hình kế toán đơn vị HCSN. 1.1. NHIỆM VỤ VÀ YÊU CẦU CỦA KẾ TOÁN ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm đơn vị hành chính sự nghiệp Đơn vị hành chính sự nghiệp là những đơn vị quản lý hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp y tế, văn hoá, giáo dục, thể thao, sự nghiệp khoa học công nghệ, sự nghiệp kinh tế, hoạt động bằng nguồn kinh phí Nhà nước cấp, cấp trên cấp hoặc các nguồn kinh phí khác như: thu sự nghiệp, thu phí, lệ phí, thu từ kết quả hoạt động sản xuất - kinh doanh, nhận viện trợ, biếu, tặng, theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện nhiệm vụ của Đảng và Nhà nước giao. - Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị có thể chia các đơn vị hành chính sự nghiệp thành các loại sau: + Các cơ quan quản lý Nhà nước (Bộ, Sở, ), các cơ quan công quyền Nhà nước (toà án, viện kiểm sát), nguồn kinh phí để đáp ứng cho nhu cầu chi tiêu của các cơ quan này chủ yếu do kinh phí ngân sách cấp và mang tính chất không hoàn lại. + Các đơn vị sự nghiệp: Sự nghiệp kinh tế, sự nghiệp giáo dục, sự nghiệp y tế, văn hoá, thể thao, Các đơn vị này ngoài việc sử dụng kinh phí do ngân sách cấp còn có các khoản thu mang tính chất sự nghiệp. Ví dụ như: viện phí, học phí, Các khoản thu này nhằm để bù đắp chi phí trong quá trình hoạt động, không mang tính chất lợi nhuận. + Các cơ quan Đảng cộng sản Việt Nam, các tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội, xã hội nghề nghiệp. + Các cơ quan an ninh quốc phòng. - Xét trên giác độ quản lý tài chính thì các đơn vị hành chính sự nghiệp được tổ chức theo một hệ thống dọc trong từng ngành, trong quản lý kinh phí người ta phân chia thành các đơn vị dự toán, cụ thể như sau: + Đơn vị dự toán cấp I: Là các cơ quan chủ quản các ngành HCSN thuộc trung ương và địa phương (Bộ, cơ quan ngang Bộ, Cục, Tổng cục, UBND, Sở, Ban , Ngành, ). Đơn vị dự toán cấp I có quan hệ trực tiếp với cơ quan tài chính đồng cấp để giải quyết các vấn đề có liên quan đến quá trình quản lý, cấp phát kinh phí. Cụ thể: Lập dự toán kinh phí toàn ngành để gửi cho cơ quan tài chính cùng cấp xét duyệt, nhận và phân bổ kinh phí cho các đơn vị cấp dưới trực thuộc, nhận xét duyệt báo cáo về tình hình 1 kinh phí và quyết toán kinh phí của các đơn vị trực thuộc, xét duyệt báo cáo về tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí toàn ngành gửi cơ quan tài chính xin xét duyệt. + Đơn vị dự toán cấp II: Là đơn vị trực thuộc đơn vị dự toán cấp I; chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát kinh phí của đơn vị dự toán cấp I. Đây là đơn vị trung gian giữa đơn vị dự toán cấp I và đơn vị dự toán cấp III. Cụ thể: Đơn vị dự toán cấp II: Lập dự toán của ngành trong phạm vi mình phụ trách để gửi cho đơn vị dự toán cấp I, nhận kinh phí từ đơn vị dự toán cấp I, tiếp tục phân bổ cho các đơn vị dự toán cấp III. Nhận xét duyệt báo cáo về tình hình sử dụng kinh phí và quyết toán kinh phí của đơn vị dự toán cấp III trực thuộc, trên cơ sở đó tổng hợp thành báo cáo về tình hình kinh phí, quyết toán kinh phí của đơn vị dự toán cấp II. + Đơn vị dự toán cấp III: Là đơn vị trực thuộc đơn vị dự toán cấp II; chịu sự quản lý về tài chính và cấp phát kinh phí của đơn vị dự toán cấp II. Đơn vị dự toán cấp III là đơn vị dự toán cuối cùng thực hiện dự toán. Nếu các đơn vị HCSN là đơn vị dự toán chỉ có một cấp thì kế toán đơn vị cấp này phải làm nhiệm vụ của kế toán cấp I và cấp III. Các đơn vị HCSN, đơn vị dự toán chỉ có 2 cấp thì đơn vị dự toán cấp trên thương làm nhiệm vụ của kế toán cấp I, đơn vị dự toán cấp dưới làm nhiệm vụ của kế toán cấp III. Căn cứ để xác định đơn vị dự toán cấp I, II, III: Căn cứ vào mối quan hệ với cơ quan tài chính hay là mối quan hệ giữa các đơn vị trong cùng ngành. Mối quan hệ này phụ thuộc vào cơ chế quản lý của Nhà nước ta, đặc biệt là cơ chế quản lý Ngân sách nhà nước . - Hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp rất phong phú, đa dạng, phức tạp, các khoản chi cho các hoạt động chủ yếu được trang trải bằng các nguồn kinh phí của Nhà nước cấp, kinh phí này thường không hoàn lại. - Chức năng chủ yếu của đơn vị hành chính sự nghiệp là thực hiện các nhiệm vụ, các chỉ tiêu của Nhà nước giao tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị. Thông thường đơn vị hành chính sự nghiệp không tiến hành sản xuất - kinh doanh. - Do chi tiêu chủ yếu bằng nguồn kinh phí Nhà nước cấp nên đơn vị phải lập dự toán thu, chi, việc chi tiêu phải theo các định mức, tiêu chuẩn do Nhà nước quy định. 1.1.2. Nhiệm vụ của kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Kế toán hành chính sự nghiệp là kế toán chấp hành ngân sách nhà nước tại các đơn vị hành chính sự nghiệp. Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công; tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ở đơn vị * Nhiệm vụ: - Ghi chép, phản ánh một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ và có hệ thống tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; quá trình hình thành kinh phí và sử dụng nguồn kinh phí; tình hình và kết quả hoạt động sản xuất - kinh doanh tại đơn vị (nếu có). 2 - Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi; tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước, kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản ở đơn vị; kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và các chế độ, chính sách của Nhà nước - Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của đơn vị dự toán cấp dưới. - Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan quản lý tài chính theo quy định; cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu; phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí ở đơn vị. 1.1.3. Yêu cầu công tác kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp . - Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quỹ, kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị. - Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và phương pháp tính toán. - Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cho các nhà quản lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị. - Tổ chức công tác kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả. 1.2. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1.2.1. Nội dung công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp - Kế toán vốn bằng tiền - Kế toán vật tư, tài sản - Kế toán thanh toán - Kế toán nguồn kinh phí, vốn, quỹ - Kế toán các khoản thu - Kế toán các khoản chi - Lập báo cáo tài chính và phân tích quyết toán của đơn vị 1.2.2. Yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp - Phải phù hợp với các chính sách, chế độ do Nhà nước quy định - Phải đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ được Nhà nước giao và tiết kiệm các chi phí trong hạch toán kế toán - Phải phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động của đơn vị - Phải phù hợp với trình độ tay nghề của đội ngũ cán bộ kế toán 1.2.3. Một số nội dung chủ yếu của tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp 1.2.3.1. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Mọi số liệu ghi vào sổ kế toán bắt buộc phải được chứng minh 3 bằng chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ. a. Một số quy định về chứng từ kế toán - Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liên theo quy định. Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần để trống. Trường hợp viết sai cần huỷ bỏ, không xé rời ra khỏi cuống, sử dụng mực tốt, không phai, không viết tắt. - Nghiêm cấm các hành vi sau đây: + Giả mạo chứng từ kế toán + Hợp pháp hoá chứng từ kế toán +Thủ trưởng và kế toán trưởng tuyệt đối không ký tên vào chứng từ trắng, mẫu in sẵn. + Chủ tài khoản và kế toán trưởng hay phụ trách kế toán ký séc trắng + Xuyên tạc hoặc cố ý làm sai lệch nội dung, bản chất hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh. + Sửa chữa, tẩy xoá trên chứng từ kế toán + Huỷ bỏ chứng từ trái quy định hoặc chưa hết thời hạn lưu giữ + Sử dụng các chứng từ, biểu mẫu không hợp lệ Mọi nghiệp vụ kế kinh tế phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và thu, chi Ngân sách của mọi đơn vị kế toán hành chính sự nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác. Kế toán phải căn cứ vào chế độ chứng từ kế toán do Nhà nước ban hành trong chế độ kế toán hành chính sự nghiệp và nội dung hoạt động kinh tế tài chính cũng như yêu cầu quản lý các hoạt động đó để quy định cụ thể việc sử dụng các mẫu chứng từ phù hợp, quy định người chịu trách nhiệm ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào các chứng từ cụ thể và xác định trình tự luân chuyển cho từng loại chứng từ một cách khoa học, hợp lý, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu thông tin kinh tế đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị. Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ do kế toán trưởng đơn vị quy định. b. Nội dung chứng từ kế toán Nội dung của hệ thống chứng từ kế toán gồm 4 chỉ tiêu: - Chỉ tiêu lao động, tiền lương - Chỉ tiêu vật tư - Chỉ tiêu tiền tệ - Chỉ tiêu tài sản cố định Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố sau: 1. Tên gọi của chứng từ (hoá đơn, phiếu chi, phiếu thu, ) 2. Ngày, tháng, năm lập chứng từ 3. Số hiệu của chứng từ 4. Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ 5. Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ 6. Nội dung nghiệp vụ phát sinh của chứng từ 7. Các chỉ tiêu về lượng và giá trị 4 8. Chữ ký của người lập và những người chịu trách nhiệm về tính chính xác của các nghiệp vụ kế toán. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký của người kiểm soát (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị) đóng dấu của đơn vị Đối với những chứng từ có liên quan đến việc bán hàng, cung cấp dịch vụ (nếu có) thì đơn vị phải sử dụng theo đúng mẫu của chứng từ do Bộ Tài chính thống nhất ban hành và phát hành. Những chứng từ làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có thêm định khoản kế toán Chứng từ kế toán gồm 2 loại: chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ. - Chứng từ gốc: là loại chứng từ được lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc vừa hoàn thành, là cơ sở để ghi vào các sổ chi tiết có liên quan và cũng là cơ sở để lập chứng từ ghi sổ - Chứng từ ghi sổ: là chứng từ dùng để tổng hợp số liệu của các chứng từ gốc theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt, nhằm làm cho việc ghi sổ sách kế toán được thuận tiện, nhanh chóng, đơn giản. Không phải lặp đi lặp lại những bút toán giống nhau. c. Hệ thống danh mục chứng từ kế toán 1.2.3.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản Tài khoản kế toán là một phương tiện dùng để tập hợp, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế. Tài khoản kế toán được sử dụng trong các đơn vị hành chính sự nghiệp dùng để phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, tình hình vận động của kinh phí và sử dụng kinh phí ở các đơn vị hành chính sự nghiệp. Nhà nước Việt Nam quy định thống nhất hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cả nước bao gồm tài khoản trong bảng cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản . Trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất có quy định những tài khoản kế toán chung cho mọi đơn vị thuộc mọi loại hình hành chính sự nghiệp và những tài khoản kế toán dùng riêng cho một số đơn vị thuộc một số loại hình, quy định rõ các tài khoản cấp 2 của một số tài khoản có tính chất phổ biến trong các loại hình đơn vị hành chính sự nghiệp. Danh mục hệ thống tài khoản kế toán được ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ - BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng bộ tài chính 1.2.3.3. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán Việc vận dụng hệ thống sổ sách kế toán ngoài sự chi phối bởi quy mô hoạt động của đơn vị còn chịu sự chi phối bởi các hình thức sổ kế toán mà đơn vị sử dụng. Tương ứng với mỗi hình thức sổ kế toán đó sẽ có sự quy định hệ thống sổ sách kế toán riêng. - Hình thức Nhật ký - Sổ cái: - Hình thức chứng từ ghi sổ - Hình thức Nhật ký chung 1.2.3.4. Lập và gửi Báo báo tài chính Việc lập các Báo cáo tài chính là một khâu cuối cùng của một quá trình công tác kế 5 toán. Số liệu trong Báo cáo tài chính mang tính chất tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, tình hình cấp phát, tiếp nhận kinh phí của Nhà nước, kinh phí viện trợ, và tình hình sử dụng từng loại kinh phí theo những chỉ tiêu kinh tế tài chính phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát các khoản chi, quản lý tài sản của Nhà nước, tổng hợp, phân tích, đánh giá các hoạt động của mỗi đơn vị. Việc lập các Báo cáo tài chính đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp có ý nghĩa rất to lớn trong việc quản lý, sử dụng các nguồn kinh phí và quản lý Ngân sách nhà nước của các cấp ngân sách. Vì vậy, đòi hỏi các đơn vị hành chính sự nghiệp phải lập và nộp đầy đủ, kịp thời các Báo cáo tài chính theo đúng mẫu biểu quy định, thời hạn lập, nộp và nơi gửi báo cáo. Tuy nhiên, trong quá trình lập các báo cáo, đối với một số đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc các lĩnh vực mang tính chất đặc thù có thể bổ sung, sửa đổi hoặc chi tiết các chỉ tiêu cho phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý nhưng phải được cơ quan chủ quản chấp thuận. Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm về các số liệu báo cáo, vì vậy cần phải kiểm tra chặt chẽ các báo cáo tài chính trước khi ký, đóng dấu và gửi đi. 1.3. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm nhiều công việc khác nhau như lựa chọn loại hình tổ chức bộ máy kế toán (loại hình tập trung, phân tán hay nửa tập trung, nửa phân tán), xác định các phần hành kế toán và phân công lao động kế toán , Việc tổ chức bộ máy kế toán phải lấy hiệu quả công việc làm tiêu chuẩn sao cho thu thập được thông tin vừa chính xác, kịp thời, vùa tiết kiệm được chi phí. Việc tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị có thể thực hiện theo những loại hình tổ chức công tác kế toán khác nhau mà đơn vị đã lựa chọn. Ở các đơn vị hành chính sự nghiệp, bộ máy hoạt động được tổ chức theo ngành phù hợp với từng cấp chính quyền, từng cấp ngân sách. Trong từng ngành, các đơn vị hành chính sự nghiệp được chia ra làm 3 cấp: đơn vị dự toán cấp I, đơn vị dự toán cấp II, đơn vị dự toán cấp III. Nguồn kinh phí hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp là do Ngân sách nhà nước cấp và được phân phối và quyết toán theo từng ngành. Dự toán thu, chi và mọi khoản thu, chi phát sinh ở đơn vị dự toán cấp dưới phải tuân thủ theo các định mức, tiêu chuẩn của chế độ tài chính hiện hành và phải được kiểm tra, xét duyệt của đơn vị dự toán cấp trên và cơ quan tài chính. Để phù hợp với chế độ phân cấp quản lý Ngân sách nhà nước, phân cấp quản lý tài chính, tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp cũng được tổ chức theo ngành dọc phù hợp với từng cấp ngân sách, cụ thể: Đơn vị dự toán cấp I là kế toán cấp I, đơn vị dự toán cấp II là kế toán cấp II, đơn vị dự toán cấp III là kế toán cấp III. Đối với các đơn vị dự toán chỉ có một cấp thì cấp này phải làm nhiệm vụ kế toán cấp I và cấp III. Khi đó, bộ máy kế toán của đơn vị được tổ chức gồm một phòng kế toán với các bộ phận cơ cấu phù hợp với các khâu công việc, các phần hành kế toán, thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị và các nhân viên kinh tế ở các bộ phận trực thuộc thực hiện hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến hoạt động của bộ phận đó và gửi những chứng từ kế toán trên về phòng kế toán trung tâm của 6 đơn vị. Ở những ngành, cơ quan có đơn vị cấp dưới trực thuộc (chỉ có 2 cấp: cấp I và cấp III hoặc có đầy đủ 3 cấp), bộ máy kế toán của ngành được tổ chức gồm một phòng kế toán của đơn vị dự toán cấp I và các phòng kế toán của các đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc cấp II, cấp III). Phòng kế toán đơn vị dự toán cấp trên thực hiện hạch toán kế toán các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị, tổng hợp tài liệu kế toán từ các phòng kế toán của các đơn vị cấp dưới gửi lên, lập các Báo cáo tài chính, hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong đơn vị và các đơn vị trực thuộc. Các phòng kế toán của đơn vị dự toán kế toán cấp dưới gồm các bộ phận cơ cấu phù hợp thực hiện công tác kế toán thuộc phạm vi hoạt động của đơn vị dự toán cấp dưới. 7 CHƯƠNG 2: KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN Mục tiêu: Cung cấp các kiến thức về kế toán vốn bằng tiền bao gồm yêu cầu, quy định quản lý vốn bằng tiền, nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền. Giới thiệu phần hành kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng kho bạc, toàn bộ quy trình từ thu, chi tiền mặt đến gửi tiền, rút tiền tại ngân hàng, kho bạc, cũng như phần hành kế toán tiền đang chuyển và đầu tư tài chính ngắn hạn. 2.1. NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 2.1.1. Những quy định và yêu cầu quản lý vốn bằng tiền Vốn bằng tiền ở các đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm các loại: Tiền mặt, vàng bạc, kim khí quý, đá quý, các loại chứng chỉ có giá, tiền gửi ở ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước. Kế toán vốn bằng tiền ở đơn vị hành chính sự nghiệp cần thực hiện những quy định sau: - Chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ về quản lý, lưu thông tiền tệ hiện hành của Nhà nước. - Kế toán vốn bằng tiền phải sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là Việt Nam đồng. Vàng bạc, kim khí quý, đá quý và ngoại tệ được đổi ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán. Về nguyên tắc: vàng, bạc, ngoại tệ, kim khí quý, đá quý hạch toán trên các sổ tài khoản vốn bằng tiền phải được phản ánh theo giá thực tế tại thơì điểm phát sinh nghiệp vụ. Để đơn giản cho công tác kế toán, các tài khoản tiền mặt , tiền gửi ngân hàng, kho bạc phát sinh bằng ngoại tệ được đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán. Chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán với tỷ giá thực tế được phản ánh vào tài khoản 413 - chênh lệch tỷ giá. - Đối với vàng bạc, kim khí quý, đá quý ngoài việc theo dõi về mặt giá trị còn phải được quản lý về mặt số lượng, chất lượng, quy cách theo đơn vị đo lường thống nhất của Nhà nước Việt Nam. Các loại ngoại tệ được quản lý chi tiết theo từng nguyên tệ. 2.1.2. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền - Tổ chức phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ số hiện có, tình hình biến động, sử dụng quỹ tiền mặt, giám đốc chặt chẽ việc chấp hành thu, chi, quản lý quỹ tiền mặt. - Phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời tình hình biến động tiền gửi kho bạc, ngân hàng, các chứng chỉ, tín phiếu có giá, các kim loại quý, đá quý và ngoại tệ; giám đốc chặt chẽ việc chấp hành chế độ quy định về quản lý tiền tệ, quản lý ngoại tệ, kim loại quý, đá quý và chế độ thanh toán không dùng tiền mặt. 2.2. KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 2.2.1. Kế toán tiền mặt 2.2.1.1. Nguyên tắc quản lý và hạch toán quỹ tiền mặt Trong các đơn vị hành chính sự nghiệp đều có một số tiền mặt nhất định tại quỹ để phục vụ cho hoạt động thường xuyên của đơn vị 8 Số tiền thường xuyên có tại quỹ được ấn định một mức hợp lý nhất định, mức này tuỳ thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động của từng đơn vị và được ngân hàng, Kho bạc nhà nước thoả thuận, đơn vị phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về chế độ quản lý tiền mặt hiện hành. Hàng quý, căn cứ vào nhiệm vụ thực hiện dự toán, nhu cầu chi tiền mặt, đơn vị lập kế hoạch tiền mặt gửi ngân hàng, Kho bạc nhà nước thoả thuận số tiền được rút hoặc để lại từ các khoản thu (nếu có) để chi tiêu. Để quản lý và hạch toán chính xác tiền mặt, tiền mặt của đơn vị phải được tập trung bảo quản tại quỹ của đơn vị, mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Thủ quỹ do thủ trưởng đơn vị chỉ định và chịu trách nhiệm giữ quỹ, không được nhờ người làm thay mình. Nghiêm cấm thủ quỹ trực tiếp mua, bán hàng hoá, vật tư hay kiêm nhiệm công việc tiếp liệu, công việc kế toán. Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 tiền mặt, ngoại tệ, kim khí quý, đá quý thực tế nhập, xuất quỹ. Kế toán quỹ tiền mặt phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số hiện có, tình hình biến động các loại tiền phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị, luôn đảm bảo khớp đúng giữa giá trị trên sổ kế toán và sổ quỹ tiền mặt. Mọi chênh lệch phát sinh phải tìm hiểu, xác định nguyên nhân, báo cáo lãnh đạo, kiến nghị biện pháp xử lý. Kế toán phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định trong chế độ quản lý lưu thông tiền tệ hiện hành và các quy định về thủ tục thu, chi, nhập quỹ, xuất quỹ, kiểm soát trước quỹ và kiểm kê quỹ của Nhà nước. Trường hợp nhập quỹ vàng bạc, kim khí quý, đá quý thì phải theo dõi số hiện có và tình hình biến động giá trị của nó. 2.2.1.2. Chứng từ kế toán sử dụng - Phiếu thu (Mẫu C30-BB) - Phiếu chi (Mẫu C31-BB) - Biên lai thu tiền (Mẫu C38-BB) - Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu C32-HD) - Giấy thanh toán tạm ứng (Mẫu C33-HD) - Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu C34,35-HD) - Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn (Mẫu C40a, 40b-HD) 9 2.2.1.3. Tài khoản kế toán sử dụng: Để phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt, kế toán quỹ tiền mặt sử dụng TK 111 - tiền mặt và các tài khoản khác có liên quan. * TK 111 - tiền mặt: Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt của đơn vị, bao gồm tiền Việt Nam , ngoại tệ . Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 giá trị tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc đá quý, kim khí quý (đối với các loại vàng bạc, kim khí quý, đá quý đóng vai trò là phương tiện thanh toán) thực tế nhập, xuất quỹ. Nội dung và kết cấu: TK 111 - Nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý đá quý. - Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê. - Giá trị ngoại tệ tăng do đánh giá lại ngoại tệ (trường hợp tỷ giá tăng) - Xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý và các chứng chỉ có giá. - Thiếu hụt quỹ khi kiểm kê. - Giá trị ngoại tệ giảm khi đánh giá lại ngoại tệ (trường hợp tỷ giá giảm) Các khoản tiền mặt, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý và các chứng chỉ có giá còn lại cuối kỳ. TK 111 - có 3 tài khoản cấp 2 sau: TK 1111: Tiền Việt Nam TK 1112: Ngoại tệ TK 1113: Vàng, bạc, đá quý, kim khí quý * TK 007 - Ngoại tệ các loại: Công dụng: TK này dùng để phản ánh tình hình thu, chi và số còn lại theo nguyên tệ của các loại nguyên tệ ở đơn vị: Nội dung và kết cấu: TK 007 - Số ngoại tệ thu vào (nguyên tệ) - Số ngoại tệ xuất ra(nguyên tệ) Số ngoại tệ còn lại (nguyên tệ) Tài khoản này không quy đổi các loại ngoại tệ ra đồng Việt Nam. Kế toán chi tiết theo từng loại nguyên tệ. 2.2.1.4. Ghi sổ kế toán : A. Định khoản một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu: 1. Rút tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc về nhập quỹ tiền mặt của đơn vị, kế toán ghi: Nợ TK 111 Có TK 112 10 [...]... Ghi sổ kế toán * Sổ kế toán chi tiết Kế toán chi tiết tiền mặt sử dụng các sổ : - Sổ quỹ tiền mặt (mẫu số S11-H) - Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ (mẫu số S13-H) * Sổ kế toán tổng hợp Kế toán có thể chọn lựa một trong các hình thức ghi sổ kế toán để áp dụng cho đơn vị mình: - Nhật ký sổ cái - Nhật ký chung - Chứng từ ghi sổ Ứng với từng loại hình ghi sổ kế toán đó là các sổ kế toán tổng... chung; chứng từ ghi sổ 2.2.2 Kế toán tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc 2.2.2.1 Một số quy định kế toán tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc của các đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý Kế toán tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc cần tôn trọng một số quy định sau: 13 - Kế toán phải tổ chức thực hiện theo dõi từng nghiệp vụ tiền gửi (tiền gửi... chung về TSCĐ; cách phân loại và đánh giá TSCĐ Từ đó kế toán căn cứ vào các chứng từ phát sinh để ghi sổ kế toán, hạch toán tăng, giảm TSCĐ Ngoài ra chương này còn hướng dẫn việc tính toán hao mòn TSCĐ, hạch toán hao mòn TSCĐ; hạch toán kế toán đối với các công trình đầu tư xây dựng cơ bản, hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ và đầu tư dài hạn 4.1 NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 4.1.1 Đặc điểm của tài sản... đã hình thành TSCĐ: Nợ TK 431, 441, 661, 662, 635 Có TK 466 15 Chuyển tiền gửi chi tạm ứng, kế toán ghi: Nợ TK 312 Có TK 112 16 Khi thanh toán các khoản phải trả bằng tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc, kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 112 17 Thanh toán các khoản phải nộp theo lương cho cơ quan BHXH, BHYT, kế toán ghi: Nợ TK 332 Có TK 112 18 Khi nộp thuế, phí và các khoản phải nộp khác cho Nhà nước, kế toán ghi:... thay đổi và xác định lại các chỉ tiêu nguyên giá, giá trị còn lại, số hao mòn luỹ kế của tài sản cố định trên sổ kế toán và tiến hành hạch toán theo các quy định hiện hành b) Đánh giá TSCĐ theo giá trị còn lại: Giá trị còn lại TSCĐ = Nguyên giá TSCĐ - Số hao mòn luỹ kế TSCĐ 4.2 KẾ TOÁN TĂNG, GIẢM TSCĐ 4.2.1 Chứng từ kế toán sử dụng: - Biên bản giao nhận TSCĐ (mẫu số C50 - HD) - Biên bản thanh lý TSCĐ... sắm TSCĐ để ghi các bút toán phù hợp 2 Trường hợp giá trị TSCĐ vô hình là các chi phí hình thành trong một quá trình như: bằng phát minh sáng chế, lập trình phần mềm máy vi tính, - Tập hợp chi phí phát sinh, kế toán ghi: Nợ TK 241 Có TK 111, 112, 152, 312, 331, - Khi kết thúc quá trình đầu tư, kế toán phải tổng hợp, tính toán chính xác tổng số chi phí thực tế phát sinh, kế toán ghi: Nợ TK 213 Có TK... Căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tháng hãy: 17 CHƯƠNG 3: KẾ TOÁN VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ Mục tiêu: Kế toán vật liệu, dụng cụ tập trung vào việc phân loại và đánh giá vật liệu, dụng cụ theo giá thực tế nhập kho và xuất kho Chương này sẽ giới thiệu các phương pháp tính giá vật liệu nhập kho và xuất kho Từ đó vận dụng vào các đơn vị HCSN để hạch toán kế toán phù hợp 3.1 NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN VẬT LIỆU,... xuất vật tư ra sử dụng, hoặc để thanh lý, nhượng bán kế toán ghi: Nợ TK 337 (3371) Có TK 152,153 B Ghi sổ kế toán a, Sổ kế toán chi tiết: - Sổ kho (mẫu số S21 - H) - Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá (mẫu số S22 - H) - Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá (mẫu số S22a - H) b, Sổ kế toán tổng hợp 24 CHƯƠNG 4: KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Mục tiêu: Chương này sẽ cung cấp... hàng, Kho bạc về nhập quỹ tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 111 Có TK 112 15 13 Chuyển tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc mua vật liệu, công cụ, hàng hoá,TSCĐ kế toán ghi: Nợ TK 152,153,155, 211, 213, 241, 631 Nợ TK 311(3113) - Nếu có Có TK 112 14 Chuyển tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc mua TSCĐ dụng ngay cho hoạt động hành chính sự nghiệp, dự án, thực hiện đơn đặt hàng của nhà nước, kế toán ghi: Nợ TK 211, 213 Có TK 112... kịp thời - Kế toán tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc phải chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý, lưu thông tiền tệ và những quy định có liên quan đến Luật ngân sách hiện hành của Nhà nước 2.2.2.2 Chứng từ kế toán sử dụng: - Giấy báo Nợ - Giấy báo Có - Bảng sao kê của ngân hàng, kho bạc (kèm theo các chứng từ gốc: uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, bảng kê nộp séc), 2.2.2.3 Tài khoản kế toán sử dụng: Kế toán tiền