Tài liệu tham khảo Microsoft Access Trang 1/5 Mô Hình Dữ Liệu Quan Hệ Giới Thiệu Cơ sở dữ liệu (CSDL) l à gì? Là một tập hợp dữ liệu đ ược lưu trữ một cách có tổ chức nhằm giảm nhẹ công sức quản lý và thời gian truy xuất dữ liệu. Cơ sở dữ liệu quan hệ l à gì? Là tập hợp các thành phần dữ liệu được chia nhỏ và tổ chức thành những nhóm có quan hệ với nhau để dữ liệu có thể đ ược truy cập hay tập hợp lại th ành một khối dữ liệu thống nhất mà không cần phải tổ chức lại cấu trúc l ưu trữ của cơ sở dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ l à gì? Là một hệ thống quản lý các cơ sở dữ liệu dạng quan hệ. Hệ thống này sẽ cung cấp các chức năng nh ư tạo CSDL, cập nhật dữ liệu đ ược lưu trữ, … và quan trọng hơn là cho phép rút trích thông tin Microsoft Access – Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ Microsoft Access s ử dụng tập tin (*.MDB) đ ể lưu trữ và quản lý các thông tin trong CSDL quan hệ. Ngoài những chức năng quản lý c ơ bản, Microsoft Access c òn cung cấp thêm một số chức năng mở rộng nhằm giúp ng ười sử dụng có thể xây dựng một ứng dụng nhỏ dựa tr ên CSDL quan hệ được lưu trữ trong tập tin MDB. Những thành phần trong Microsoft Access Môi trường làm việc: Hệ thống thực đ ơn: cung cấp chức năng quản lý các CSDL. Cửa sổ Database Windows: cung cấp chức năng quản lý một CSDL. Cửa sổ Database Windows Các đối tượng trong Microsof t Access:  Table (Bảng dữ liệu): là đối tượng dùng để lưu trữ thông tin trong CSDL.  Query: là đối tượng dùng để rút trích thông tin, cập nhật dữ liệu của các Table trong CSDL. Nhờ đối tượng này việc quản lý thông tin, xem dữ liệu đ ược tiện dụng h ơn, hiệu quả hơn.  Form: là đối tượng dùng để tạo ra một giao diện mới (gọi l à cửa sổ) nhằm thay đổi cách làm việc của người dùng đối với dữ liệu đ ược lưu trữ trong CSDL đ ược thân thiện hơn, dễ dùng hơn, …  Report: là đ ối tượng dùng để tạo ra các dạng báo cáo đa dạng t ừ dữ liệu được lưu trữ mà không cần thay đổi định dạng v à vị trí lưu trữ của dữ liệu. Tài liệu tham khảo Microsoft Access Trang 2/5 Các khái niệm cơ bản trong Mô hình CSDL quan hệ Liên quan đến Table Table là đối tượng trung tâm của CSDL do đ ược dùng để lưu trữ dữ liệu. Do vậy, tính hiệu quả trong việc lưu trữ dữ liệu trên CSDL sẽ phụ thuộc vào cách thiết kế của Table. Thông thường CSDL quan hệ sẽ có nhiều Table, mỗi table sẽ l ưu trữ một nhóm thông tin khác nhau. Ví d ụ: Table SINH_VIEN l ưu trữ thông tin về sinh vi ên, Table MON lưu tr ữ thông tin về môn học. Một Table gồm có 2 th ành phần cơ bản:  Field – Cột –Trường: xác định loại thông tin đ ược lưu trữ trong Table. Ví dụ: Table SINH_VIEN lưu tr ữ thông tin Họ sinh vi ên (Field HoSV), Tên sinh viên (Field TenSV), …  Field là thành phần tạo nên cấu trúc lưu trữ của Table.  Record – Dòng: xác định một đối tượng trong thế giới thực đ ược lưu trữ trong Table. Ví dụ: Table SINH_VIEN có 10 d òng  CSDL đang lưu tr ữ thông tin của 10 sinh vi ên.  Record là thành ph ần chứa dữ liệu của Table v à sẽ phụ thuộc vào cấu trúc lưu trữ của Table (Số lượng Field của Table sẽ quyết định số l ượng thông tin đ ược lưu trữ trên mỗi Record). Ngoài ra, Table còn có:  Primary Key – Khóa chính: là m ột tập hợp các Field có trong Table, m à giá trị của tập hợp này được dùng để xác định tính du y nhất của mỗi Record trong Table.  Foreign Key – Khóa ngoại: là một tập hợp các Field có trong Table, m à tập hợp này lại là khóa chính ở Table khác. Khóa ngoại đ ược dùng để xác định tính tồn tại của thông tin. Chúng ta s ử dụng khóa ngoại để h ình thành mối quan hệ giữa 2 Table Liên quan đến Relation Loại quan hệ 1 – 1: Nói Table A có quan h ệ 1 – 1 với Table B nghĩa l à  1 dòng dữ liệu bên Table A sẽ tương ứng với 1 dòng dữ liệu bên Table B  1 dòng dữ liệu bên Table B sẽ tương ứng với 1 dòng dữ liệu bên Table A Ví dụ: Ta có 2 table LÝ L ỊCH SINH VI ÊN và SINH VIÊN có quan h ệ 1 – 1 với nhau. Điều này nói lên: "Một sinh viên chỉ có một bộ lý lịch v à ngược lại một bộ lý lịch chỉ thuộc về một sinh viên" Loại quan hệ 1 – N: Nói Table A có quan h ệ 1 – N với Table B nghĩ a là  1 dòng dữ liệu bên Table A sẽ tương ứng với N dòng dữ liệu bên Table B  1 dòng dữ liệu bên Table B sẽ tương ứng với 1 dòng dữ liệu bên Table A Ví dụ: Ta có 2 Table SINH VIÊN và K ẾT QUẢ HỌC TẬP có quan hệ 1 – N với nhau. Điều này nói lên: “Một Sinh viên có nhiều Kết học học tập v à Một kết quả học tập sẽ chỉ thuộc về một Sinh viên” Lưu ý: Đối với quan hệ 1 – N, chúng ta dễ dàng xác định được tính chất trước sau của dữ liệu có trong 2 Table tham gia quan h ệ:  Dữ liệu của Table b ên 1 sẽ có trước  Dữ liệu của Table bên N s ẽ có sau Nhưng với quan hệ 1 – 1, chúng ta c ần phải dựa vào thực tế cũng như yêu cầu lưu trữ để xác định tính chất tr ước sau của dữ liệu Tài liệu tham khảo Microsoft Access Trang 3/5 Thiết Kế Cơ Sở Dữ Liệu Xây dựng cấu trúc Table Sơ lược về Field Field Name: Tên của field và phụ thuộc vào các qui tắc sau  Độ dài của tên <= 255  Không sử dụng các ký tự đặc biệt: *, /, \, ?, …  Không nên s ử dụng tiếng việt có dấu, khoảng trắng v à dấu trừ  Duy nhất trong Table Data Type: Kiểu dữ liệu của field. Có các kiểu c ơ bản sau:  Text – Chuỗi: 255  Memo – Chuỗi: 65535  Number – Số:  Date/Time – Ngày giờ:  Yes/No – Luận lý:  AutoNumber – Số tự động tăng: giá trị đầu l à 1, mỗi lần tăng 1 đ ơn vị và người dùng không thể tác động vào quá trình tăng này. Field Size: Kích thước lưu trữ của field.  Text – Chuỗi: chứa tối đa 255 ký tự  Number – Số: số nguyên (Byte, Integer, Long), s ố thực (Single, Double) Description: Mô tả ý nghĩa của field. Thông tin mô tả sẽ xuất hiện ở thanh trạng thái (Status bar) Caption: Tiêu đề của field Decimal Places: Xác định số chữ số lẽ sau phần thập phân Validation Rule: Điều kiện kiểm tra miền giá trị của field Validation Text: Thông báo lỗi khi vi phạm điều kiện trong Validation Rule Required: Giá trị của field phải khác NULL (Yes) Allow zero length: Dành cho kiểu chuỗi và giá trị của field phải khác RỖNG (No) Format: Chuỗi định dạng dữ liệu d ành cho field Các bước tạo cấu trúc cho Table Bước 1: Tạo mới một Table  Từ Database Windows, chọn Insert  Table  Rồi chọn Design View  nút OK Bước 2: Thiết kế cấu trúc l ưu trữ của Table Tại cửa sổ Design View:  Vùng 1 – Định nghĩa các field có trong Table thông qua các cột Field Name, Data Type, Description  Vùng 2 – Xác định thêm một số tính chất của Field đ ược chọn ở Vùng 1 (như Field Size, Format, Validation Rule, …) Bước 3: Đặt khóa chính cho Table  Đánh dấu chọn các Field tham gia khóa chính trong Table  Chọn Edit  Primary Key Bước 4: Lưu và đặt tên cho Table Qui tắc đặt tên của Table:  Độ dài tối đa 255  Không sử dụng các ký tự đặc biệt  Không nên s ử dụng tiếng việt có dấu v à khoảng trắng Tài liệu tham khảo Microsoft Access Trang 4/5  Phải duy nhất trong CSDL Thiết lập quan hệ Bước 1 – Mở cửa sổ Relationship Chọn menu Tools  Relationship Bước 2 – Đưa các Table cần tạo quan hệ v ào cửa sổ Relationship Sử dụng hộp thoại Show Tables để lần l ượt đưa các Table c ần tạo quan hệ v ào Relationship. Để hiển thị hộp Show Tables:  Chọn menu View  Show Tables hay  Chuột phải lên vùng trống trong Relationship, rồi chọn Show Tables Bước 3 – Xây dựng quan hệ Dựa vào kỹ thuật kéo thả của chuột để lần l ượt tạo quan hệ cho 2 Table A v à B. Việc kéo thả sẽ phải theo qui tắc:  Kéo thả từ bên Table sẽ chứa dữ liệu tr ước sang Table sẽ chứa dữ liệu sau  Nếu mối quan hệ giữa 2 Table có nhiều h ơn 1 Field th ì phải đánh dấu chọn cả 2 Field rồi mới kéo thả Sau khi kéo th ả xong sẽ xuất hiện một hộp thoại với t ên Edit Relationships Hộp thoại Edit Relationships Hộp thoại được chia thành 2 vùng:  Vùng 1 – xác định thông tin t ương ứng giữa 2 Table. Trong một số tr ường hợp, thông tin tương ứng giữa 2 Table l à không chính xác nên ta ph ải hiệu chỉnh lại  Vùng 2 – xác định tính chất của quan hệ  Enforce Referential Integrity : Xác định mối quan hệ đ ược thiết lập dựa tr ên dữ liệu của cả 2 Table  Casade Update Related Fields : nếu được chọn thì giá trị của field liên kết ở table nhiều sẽ tự động thay đổi t ương ứng với sự thay đổi gi á trị của field liên kết ở table một. Ngược lại, khi không chọn mục n ày, ta sẽ không thay đổi đ ược giá trị của field liên kết trong table một nếu giá trị của field đó tồn tại tr ên table nhiều.  Casade Delete Related Fields : nếu được chọn thì khi xóa một record bên table một thì tất cả những record b ên table nhiều có giá trị của field li ên kết giống với giá trị của field liên kết bên table một sẽ tự động được xóa. Ngược lại, nếu không chọn vào mục này thì ta sẽ không hủy đ ược record bên table một nếu giá trị của field liên kết đã tồn tại bên table nhiều. Nhập dữ liệu vào Table - Nhập dữ liệu ở Table 1 tr ước, Table nhiều sau - Nhập theo dòng. Khi nhập xong nếu dữ liệu đúng th ì có thể đi ra khỏI dòng đó được và dòng đó sẻ được lưu vào Table Tài liệu tham khảo Microsoft Access Trang 5/5 Truy Vấn Dữ Liệu Ngôn Ngữ SQL – Structure Query Language Kiểu dữ liệu Kiểu chuỗi: Được dùng để lưu trữ chuỗi ký tự MS Access cung c ấp cho chúng ta 2 kiểu dữ liệu:  Text: số ký tự lưu trữ tối đa là 255  Memo Các giá trị hằng thuộc kiểu chuỗi phải đ ược đặt trong cặp dấu nháy đôi “…” Kiểu số - Number: Được dùng để lưu trữ các giá trị dạng số (d ùng để tính toán, thống k ê) Chúng ta có 2 nhóm Ki ểu dữ liệu:  Số nguyên: Byte, Integer, Long  Số thực: Single, Double Thời gian – Date/Time: Được dùng để lưu trữ các giá trị thời gian nh ư Ngày, Giờ Các giá trị hằng thuộc kiểu thời gian phải tuân thủ các qui tắc sau:  Luôn được đặt trong cặp dấu # #  Nếu giá trị thời gian thể hiện Ng ày, Tháng, Năm th ì phải theo qui tắc MM/dd/yyyy  Nếu giá trị thời gian thể hiện Giờ, Phút, Giây th ì phải theo qui tắc HH:mm:ss Luận lý – Yes/No:  Yes tương ứng với giá trị -1 hoặc True hoặc On  No tương ứng với giá trị 0 hoặc False hoặc Off Toán tử Kiểu chuỗi : & Kiểu số : +, -, *, / (Chia bình th ường), \ (Chia lấy phần nguy ên) So sánh :  >, >=, <, <=, =, <>  Like: dành riêng cho kiểu Chuỗi và thường dùng khi cần so sánh với giá trị gần đúng.  Sử dụng 2 toán tử đại diện c ơ bản: *, ?  Sử dụng tập hợp giá trị để đại diện cho 1 ký tự: [a -m], [a, b, d], [a -e, g-k, j, z]  IN, NOT IN: là nh ững toán tử so sánh tập hợp Logic : AND, OR, NOT Hàm Kiểu chuỗi:  Len  Left, Mid, Right Kiểu thời gian:  Now, Date  Day, Month, Year  DateSerial, TimeSerial Điều kiện:  IIF(Điều kiện, Giá trị trả về nếu Điều kiện đúng, Giá trị trả về nếu Điều kiện sai) Thống kê:  Sum, Count, Max, Min, Avg  DSum, DCount, DM ax, DMin, Davg . khối dữ liệu thống nhất mà không cần phải tổ chức lại cấu trúc l ưu trữ của cơ sở dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ l à gì? Là một hệ thống quản lý các cơ sở dữ liệu dạng quan hệ. Hệ thống. quản lý và thời gian truy xuất dữ liệu. Cơ sở dữ liệu quan hệ l à gì? Là tập hợp các thành phần dữ liệu được chia nhỏ và tổ chức thành những nhóm có quan hệ với nhau để dữ liệu có thể đ ược truy cập. Tài liệu tham khảo Microsoft Access Trang 1/5 Mô Hình Dữ Liệu Quan Hệ Giới Thiệu Cơ sở dữ liệu (CSDL) l à gì? Là một tập hợp dữ liệu đ ược lưu trữ một cách có tổ