Báo cáo thực tập quản lý và cung ứng NVL dùng xí nghiệp có nhiều cố gắng sửa đổi so với trước, hoàn thiện cho phù hợp với điều kiện sản xuất thực tế Định mức tiêu dùng số loại NVL gỉam mà đảm bảo chất lượng sản phẩm Vấn đề tiết kiệm lượng NVL, làm giảm giá thành sản phẩm, tăng khả cạnh tranh Chính vậy, việc điều chỉnh , nâng cấp định mức tiêu dùn NVL để ngày trở nên tiên tiến, thực phù hợp với thay đổi nhu cầu thị trường Để hiểu rõ tình hình thực định mức xí nghiệp ta theo dõi qua Đơn hàng 50.03, tính cho 1000 sản phẩm ( Làm chuông báo trường học) NGUYỄN THỊ BÍCH HẠNH 25 CƠNG NGHIỆP 42A Báo cáo thực tập quản lý và cung ứng NVL Số lượng phát sinh Stt Tên vật tư Đvt Đm Tđk Xuất Sử kho dụng Phân xưởng khí Sắt Kg 300 301 301 Nhôm Kg 15 15 15 Dây điện trở Kg 20 19 18,7 Nhựa cách điện Bộ 1050 1050 1030 Sơn bảo quản Kg 5 4,5 Bulông-êcu Bộ 1050 1087 1072 Mác dán Cái 1020 1092 1048 Tổng Chênh lệch giảm mà xí nghiệp thực là: 13.300 NGUYỄN THỊ BÍCH HẠNH 26 Chênh lệch sd/ tck Chênh lệch Đơn giá Tăng đm -1,3 -20 -0,5 22 28 CÔNG NGHIỆP 42A 5.000 7.500 12.000 1.000 15.000 1.000 100 Giảm 5.000 15.600 20.000 7.500 22.000 2.800 29.800 43.100 Báo cáo thực tập quản lý và cung ứng NVL Qua bảng thấy cơng tác thực định mức xí nghiệp tương đối ổn định Tuy không thật đạt hiệu tốt , song với kết đạt xí nghiệp phần thấy phương pháp xây dựng định mức bắt đầu có hiệu Để tìm hiểu kỹ phương pháp xây dựng định mức phòng kỹ thuật – kế hoạch, ta xét trình xây dựng định mức gỗ cho phân xưởng mộc Theo thống kê định mức tiêu hao gỗ tròn cưa xẻ: Vtròn = + Vmùn + Vđầu + Vbìa - Vtrịn: Thể tích gỗ trịn đưa vào xẻ để 1m3 gỗ xẻ thành phẩm - Vmùn: Thể tích gỗ trịn biến thành mùn cưa mạch xẻ - Vđầu: Thể tích gỗ phải cắt bỏ đầu gỗ 1m3 gỗ xẻ thành phẩm - 1: Là 1m3 gỗ xẻ thành phẩm Vđầu Vbìa có khảo sát thực địa Vmùn tính sau: Vmùn = C(a+b/ab + Σ diện tích mạch dơi + Σ diện tích mặt cắt đầu gỗ) - a,b : chiều rộng bề dày gỗ xẻ tích la 1m3 - 1/ab : chiều dài gỗ - Σ diện tích mạch dơi thường = 4.d l n d: đường kính l : chiều dài bình quân gỗ đưa vào xẻ n: số lượng gỗ tròn đưa vào xẻ để 1m3 gỗ xẻ - Σ diện tích mặt cắt đầu = n.π.d2/4 Từ yếu tố ta tính tỷ lệ thành khí cưa xẻ NGUYỄN THỊ BÍCH HẠNH 27 CÔNG NGHIỆP 42A Báo cáo thực tập quản lý và cung ứng NVL Tỷ lệ thành khí cưa xẻ tỷ lệ khối lượng gỗ xẻ thành phẩm thu chia cho khối lượng nguyên liệu gỗ đưa vào xẻ Tỷ lệ phụ thuộc vaog yếu tố : +Đường kính gỗ đưa vào xẻ, đường kính gỗ lớn tỷ lệ thành khí cao + Phẩm chất gỗ tròn đưa vào xẻ, vào mức độ cong, vênh, độ thon, mức độ khuyết tật gỗ + Quy cách sản phẩm gỗ xẻ lấy Cơ cấu hợp lý quy cách gỗ xẻ cho thành khí lớn Định mức tỷ lệ thành khí cưa xẻ: Đường Tỷ trọng kính ( cm) % khí tổng Quy cách sản phẩm gỗ xẻ % Tỷ lệ thành Lớn Trung bình Nhỡ nẹp hợp 25 – 34 35 57 27 18 35 – 49 55 65 34 18 10 68 38,5 18 7,5 > 50 100 62,5 32 18 7,6 Σ Chỉ tiêu 62,5% coi mức tỷ lệ thành khí tối thiểu phải đạt cưa xẻ dùng để tính tốn kế hoạch đạo sản xuất Xí nghiệp Sơ đồ định mức Định mức tiêu dùng NVL Tiêu dùng có Phế liệu ích Có thể dùng lại Khơng dùng Cho SX NGUYỄN THỊ BÍCH HẠNH Cho SX phụ 28 CƠNG NGHIỆP 42A Báo cáo thực tập quản lý và cung ứng NVL 2.1.2 Cơng tác quản lý cung ứng Công tác quản lý cung ứng nguyên vật liệu khâu quan trọng trình tổ chức sản xuất kinh doanh Hơn nữa, quản lý cung ứng vật tư phận hợp thành kế hoạch sản xuất-kinh doanh hàng năm Nhiệm vụ kế hoạch phải lập kế hoạch cung ứng hợp lý , giảm tồn đọng vật tư kho dài ngày làm tăng vốn lưu động, có kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm Quản trị nguyên vật liệu nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn cách hiệu Trong cơng ty xí nghiệp ngun vật liệu ln dịch chuyển, dịch chuyển có ý nghĩalớn đến hiệu hoạt động sản xuất Dòng dịch chuyển nguyên vật liệu chia làm giai đoạn: + Giai đoạn đầu vào với hoạt động bản: đặt hàng mua sắm, vận chuyển, tiếp nhận + Giai đoạn kiểm soát sản xuất với hoạt động tổ chức vận chuyển nội bộ, kiểm soát trình cung ứng phù hợp với tiến độ sản xuất + Giai đoạn đầu gồm gửi hàng, tổ chức xếp dỡ, vận chuyển Đối với tổ chức sản xuất dịch vụ dòng dịch chuyển vật chất không đầy đủ hoạt động hàng chế tạo, nội dung tầm quan trọng hoạt động tuỳ thuộc loại dịch vụ Theo ý kiến đánh giá nhà chuyên môn, thu nhận ý kiến nhiệm vụ quản trị vật liệu sau: Nhiệm vụ Mua sắm Kiểm soát tồn kho Tỷ lệ đồng ý(%) 100 90 NGUYỄN THỊ BÍCH HẠNH Nhiệm vụ Vận chuyển Sử dụng NVL 29 Tỷ lệ đồng ý(%) 65 60 CÔNG NGHIỆP 42A Báo cáo thực tập Kiểm soát sản quản lý và cung ứng NVL 85 Phân phối 30 xuất Vận chuyển 75 Kiểm tra nhập 10 Tiếp nhận 74 Kiểm tra xuất Quản lý kho 74 Theo ý kiến cơng việc mua sắm công việc quan trọng công tác quản lý cung ứng vật tư Vậy cơng tác mua sắm bao gồm cơng việc ? ệ Tiến độ mua sắm NVL: Công việc mua sắm nguyên vật liệu lập tiến độ mua sắm Việc lập tiến độ mua sắm nguyên vật liệu phải đảm bảo ln ln có đầy đủ chủng loại, số lượng chất lượng vật tư phục vụ kịp thời cho sản xuất Phải tính tốn riêng loại nguyên vật liệu với số lượng xác thời gian giao nhận cụ thể Kế hoạch tiến độ cung cấp phải đảm bảo sử dụng hộ lý phương tiện vận chuyển kho tàng nhằm giảm chi phí vận chuyển chi phí bảo quản –lưu kho, góp phần nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh XN Riêng XN X55 , trước lập tiến độ cung cấp nguyên vật liệu tài liệu số lượng, chủng loại, việc phải mua xét duyệt đầy đủ đưa tiêu kế hoạch Cùng với tiêu sản xuất định mức tiêu hao nguyên vật liệu loại sản phẩm công việc, tiêu rõ số lượng cần mua Trong quý IV năm 2003 kế hoạch mua sắm gỗ XN sau: + Xí nghiệp cần 1000 m3 gỗ xẻ để sản xuất + Hiện kho 535 m3 300 m3 chưa xẻ + Định mức tiêu hao gỗ tròn cho 1m3 gỗ xẻ 1,6m3 ⇒ Như lượng gỗ xẻ lại kho là: 535 + 300/1,6 = 535 + 187 = 722 (m3) Do lượng cần phải mua là: 1000 – 722 = 278 (m3) NGUYỄN THỊ BÍCH HẠNH 30 CƠNG NGHIỆP 42A Báo cáo thực tập quản lý và cung ứng NVL Trích phần phần dự trữ bảo hiểm, nên lượng mua thực tế XN xấp xỉ 300m3 Với nguyên vật liệu khác tính tượng tự đưa kế hoạch tiêu cần mua sắm kỳ KẾ HOẠCH MUA VẬT TƯ ĐƠN HÀNG: 50.03 sản phẩm: chuông báo trường học Số lượng: 1000 Ngày Stt NVL Quy cách ĐVT Nhu cầu Tồn đặt dự kho KH mua Ngày kiến 10/1 Kg 330 350 Kg 16,5 18 2/1 10/1 Kg 5,5 7/1 14/1 Bộ 1155 1148 152 14/1 17/1 Bộ Sắ t tấ m hàng 2/1 1155 986 239 13/1 17/1 Cái 1122 1250 22/1 28/1 16AT* Nhôm 1000* S n bả o 2000 Bột nhũ quản Nhựa cách điện Bulông- ecu Mác dán … bạc M6*10 T1*3 Ngoài , từ hợp đồng cung cấp nguyên vật liệu hợp đồng giao nộp sản phẩm cho khách hàng ký kết Từ hợp đồng xác định tiến độ sản xuất xác định thời hạn mua sắm nguyên vật liệu NGUYỄN THỊ BÍCH HẠNH 31 CƠNG NGHIỆP 42A Báo cáo thực tập quản lý và cung ứng NVL Xí nghiệp hiểu thị trường nơi chịu ảnh hưởng nhiều yếu tố kinh tế- trị- xã hội khác thường xuyên biến động tạo khó khăn thuận lợi mới, tạo sức ép bên bán sản phẩm mua nguyên vật liệu Điều mà doanh nghiệp khơng tính đến phải có sách lược thích hợp để đối phó với tình hình, phải điều chỉnh kế hoạch mua sắm Điều chứng tỏ quan tâm thật tốt đến việc lập kế hoạch mua sắm vật tư, nguyên vật liệu gần đạt mục đích đặt Để hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho hợp lý Xí nghiệp áp dụng kỹ thuật MRP (Material Requyrement Planning) Kỹ thuật MRP kỹ thuật ngược chiều quy trình cơng nghệ để tính nhu cầu ngun vật liệu Nó số lượng thời hạn yêu cầu cho sản phẩm cuối xác định kế hoạch tiến độ sản xuất Thơng tin mà MRP cung cấp có ích việc hoạch định tiến độ xác định ưu tiên tương đối đơn hàng nội đơn hàng mua sắm bên ngồi Xí nghiệp X55 áp dụng phần kỹ thuật MRP hết XN chế tạo lắp ráp sản phẩm tiêu chuẩn, nên việc áp dụng kỹ thuật MRP cần thiết gần phương pháp tối ưu mang lại hiệu cho khâu hoạch định mua sắm nguyên vật liệu mà tác động trực tiếp đến tiến độ sản xuất , tiét kiệm chi phí, tận dụng hết khả có XN Tuy khơng thể đạt hiệu 100% theo mơ hình kỹ thuật MRP, mơ hình thích hợp với XN Chứng minh cụ thể mơ hình kỹ thuật MRP đơn hàng 50.03, qua đơn hàng XN áp dụng cách có sáng tạo mơ hình kỹ thuật MRP Từ tiến độ sản xuất, điều kiện thời số liệu tồn kho mà phận mua sắm lập kế hoạch mua sắm NVL NGUYỄN THỊ BÍCH HẠNH 32 CƠNG NGHIỆP 42A Báo cáo thực tập quản lý và cung ứng NVL Mơ hình kỹ thuật MRP áp dụng XN X55 KHKD ĐK thời Dự báo KHSX Ktra sơ lực SX Tiến độ sản xuất Số liệu tồn kho Dự liệu kỹ thuật KH nhu cầu NVL N cầu NVL mua N cầu SX nội N cầu lực Đặt hàng KH sản xuất chi tiết Phản hồi từ nhà cung cấp Kiểm soát HĐSX  Thực mua sắm nguyên vật liệu NGUYỄN THỊ BÍCH HẠNH 33 CÔNG NGHIỆP 42A Báo cáo thực tập quản lý và cung ứng NVL Mua sắm nguyên vật liệu khâu quan trọng công tác quản lý cung ứng nguyên vật liệu Vì vậy, chọn phương pháp mua cho có hiệu yếu tố định Trên thực tế có phương pháp mua sắm sau: + Nhóm 1: Mua sắm khơng thường xun, số lượng ít, có giá trị tiền nhỏ + Nhóm 2: Mua sắm lần khơng thường xuyên với số lượng lớn + Nhóm 3: Mua sắm với khối lượng lớn, sử dụng theo thời gian mua vị trí phức tạp Riêng Xí nghiệp X55, cơng tác mua sắm có nét riêng biệt, khơng theo ekíp định song áp dụng trường hợp cụ thể Xí nghiệp khơng khơng gây ảnh huởng mà tạo cho đội ngũ đảm trách cơng tác có đợc linh hoạt thích ứng nhanh với biến đổi thị trường Gắn với tình hình thực tế Xí nghiệp , ta xét trường hợp cụ thể: * Đối với nhóm 1: Các chi phí đặt hàng có cịn lớn chi phí cho mặt hàng, cơng ty theo đuổi sách đặt hàng nhóm phải nắm rõ tình hình biến động thị trường nguyên vật liệu từ cơng ty xây dựng sách cho phép nhân viên mua hàng mua sắm cách trực tiếp Trong xí nghiệp nhân viên đảm trách công tác mua sắm nguyên vật liệu hợp đồng mua bán phần ban kế hoạch Từ kế hoạch sản xuất qua tính toán , dự đoán để đưa tiêu cho kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu cách chặt chẽ Theo hình thức nhóm 1, cần phải hoạt động linh hoạt, nhạy bén để tránh gây ảnh hưởng thời gian đến kế hoạch sản xuất khác Xét mặt nhân lực khả X55 khó đáp ứng phương pháp mua hàng theo nhóm Hơn nữa, đơn hàng Xí nghiệp lại đơn hàng theo đơn, số lượng nhiều kể hàng hoá đồ dùng huấn luyện qn đội mơ hình NGUYỄN THỊ BÍCH HẠNH 34 CƠNG NGHIỆP 42A Báo cáo thực tập quản lý và cung ứng NVL súng, lựu đạn giả, đạn bắn quân hay sản phẩm phục vụ cho thể thao bàn bóng , cầu mơn Tuy vậy, Xí nghiệp khơng thể bỏ qua mức độ linh hoạt nhanh gọn phương pháp mua sắm nhóm Do đó, trường hợp cấp bách đột xuất XN áp dụng hình thức này, kịp kế hoạch sản xuất, chi phí khơng q cao mà lại khơng q địi hỏi nhiều nhân lực, chi phí thời gian vừa phải *Đối với nhóm 3: Với khối lượng mua lớn giao cho ngời mua chuyên nghiệp hay công ty cung ứng uỷ quyền Xét phương diện quy mơ, xí nghiệp hình thành nên cho êkíp thực mua sắm chun nghiệp từ người tìm kiếm, tính tốn, ký kết hợp đồng đến người thủ quỹ toán cuối người nhập kho bảo quản Xí nghiệp X55 có lợi nhiều tiến hành mua sắm theo nhóm Khối lượng cung ứng nhiều , lúc khoảng thời gian định Các đơn hàng lớn thời gian dài , chưa cần xác định cụ thể thời gian giao hàng có lợi việc tận dụng khả giảm giá, tạo điều kiện ổn định kinh doanh cho người cung cấp Bộ phận mua sắm Xí nghiệp đặt hàng trước tận dụng hợp tác nhà cung cấp mà đảm bảo an toàn cho kế hoạch sản xuất Nhưng khơng phải lý thuyết áp dụng vào thực tế đạt hiệu mong muốn mà thêm vào linh hoạt, có lực phận mua sắm, khơng cứng nhắc theo mơ hình có mà tuỳ theo tình hình biến động thị trường nguyên vật liệu, sách ưu đãi để lập cho kế hoạch mua sắm đạt hiệu cao Mục tiêu quan trọng phận mua sắm trớc hết đảm bảo cung cấp hàng hoá, nguyên vật liệu quy cách- đầy đủ số lượng, chất lượng với giá hợp lý trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà cung ứng đảm bảo vị cạnh tranh lâu dài cho cơng ty NGUYỄN THỊ BÍCH HẠNH 35 CƠNG NGHIỆP 42A Báo cáo thực tập quản lý và cung ứng NVL Xí nghiệp thực công tác mua sắm theo bước sau: - Bộ phận mua sắm xác nhận yêu cầu từ phận chức khác hay từ nhân viên hoạch định tồn kho - Xác định đặc trưng kỹ thuật chủng loại thương mại cần phải đáp ứng - Gộp nhóm mặt hàng giống mua từ người cung ứng - Hỏi giá nguyên vật liệu đặc biệt - Đánh giá mặt hàng giá cả, chất lượng khả giao hàng - Chọn nhà cung cấp - Theo dõi xem đơn hàng có đến hạn không - Theo dõi việc tiếp nhận để xem đơn hàng đến có đảm bảo chất lượng không - Lưu trữ tài liệu hẹn, giá cả, chất lượng làm sở để đánh giá nghiệp vụ Trong khâu mua sắm nguyên vật liệu cịn phải phân tích giá trị loại ngun vật liệu Phân tích nhằm làm giảm chi phí chi tiết, phận, nguyên vật liệu mua sắm.Trong cơng tác phân tích có giai đoạn phân tích xem xí nghiệp nên mua hay làm loại ngun vật liệu Xí nghiệp định xem có thực hoạt động chế tạo hay hợp đồng với đơn vị khác cung cấp chi tiết , phận sản phẩm Trong hoạt động sản xuất XN mua phụ kiện lắp ráp ngồi ốc vít, vỏ hộp hay mặt bàn bóng bàn Để đảm bảo cho mặt bàn phẳng, nhẵn xí nghiệp mua mặt bàn gia công công ty Cầu Đuống, đảm bảo yêu cầu kỹ thuật, giảm thiểu chi phí tiền thời gian Tạo điều kiện cho xí nghiệp làm cơng việc khác hiệu tự chế tạo loại sản phẩm Phần quan trọng độ nhẵn bóng mặt bàn địi hỏi tốn nhiều sức lực công phu, phải làm đồng với số lượng nhiều nhằm tiết kiệm chi phí ngun vật liệu NGUYỄN THỊ BÍCH HẠNH 36 CƠNG NGHIỆP 42A Báo cáo thực tập quản lý và cung ứng NVL Nhìn chung cơng tác mua sắm xí nghiệp cần phải xem xét: *Mua nguyên vật liệu theo chế độ thời điểm * Những điều ký kết hợp đồng * Đối tượng mua bán : _ Tên hàng, quy cách , kích cỡ _ Số lượng _ Hóa đơn, phiếu đóng gói, nhãn hàng,bảo hành * Điều khoản phẩm chất nguyên vật liệu theo tiêu chuẩn nào: _ Sản phẩm cấp _ Chất lượng _ Kiểm tra( Toàn diện hay chọn lọc) * Điều kiện bao bì * Điều kiện giao hàng: _ Thời hạn _ Địa điểm _ Thời gian nguyên vật liệu đường _ Thời gian làm thủ tục nhập kho * Điều khoản toán: _ Trả tiền mặt (Việt nam hay ngoại tệ) _ Trả _ Trả dần ỉ Cơng tác tiếp nhận ngun vật liệu Có thể nói tiếp nhận nguyên vật liệu khâu bổ xung, hỗ trợ cho công tác mua sắm nguyên vật liệu Tại xí nghiệp nguyên vật liệu đến xí nghiệp phải qua khâu kiểm định chất lượng, công việc thường đại diện phòng Kế Hoạch chịu trách nhiệm Nguyên vật liệu không đảm bảo chất lượng không nhập kho Nếu NVL u cầu thủ kho có trách nhiệm tiếp nhận xác số lượng , chủng loại nguyên vật liệu theo quy định ghi hợp đồng, hoá đơn, phiếu giao hàng NVL thuộc kho thủ kho kiểm tra NGUYỄN THỊ BÍCH HẠNH 37 CƠNG NGHIỆP 42A Báo cáo thực tập quản lý và cung ứng NVL lượng thực nhập, so sánh với hoá đơn, hợp đồng, có tượng thiếu thủ kho phải báo cho phòng Kế Hoạch nhân viên chịu trách nhiệm mua bánn để giải có biên xác nhận việc kiểm tra, sau thủ kho ghi thực nhận với người giao hàng cho nhập kho , từ phịng Tài Chính lập sổ theo dõi nhập kho NVL Để đảm bảo số lượng NVL trước nhập, số dụng cụ máy móc đưa vào kiểm tra, bên cạnh cịn có phát sinh mà cơng cụ dụng cụ máy móc khơng thể kiểm tra mà phảo dựa vào trình độ quản lý kinh nghiệm cán quản lý kho Vì vậy, thủ kho u cầu phải có bắng cấp, trình độ chuyên môn, hiểu biết loại NVL kho, hàng hóa thường lưu kho, bên cạnh phải chịu trách nhiệm khối lượng , chất lượng hàng hóa quản lý trươcd thủ trưởng đon vị Việc tiếp nhận NVL tiến hành theo bước sau: + Nhận chứng từ -NVL : gỗ, sắt , nhôm, đồng phụ kiện khác để sản xuất hàng hố -Theo dõi số sách, hóa đơn, nhập xuất hàng ngày -Công việc cụ thể mà thủ quỹ phải làm: - Ghi lại số lượng báo cáo nhập hàng ngày - Liệt kê số lượng , chủng loại, quy cách NVL để xếp mặt hợp lý - Ghi lại mã số phiếu nhập kho vào sổ nhập + Chuẩn bị mặt - Tính tốn chi tiết số lượng , quy cách loại NVL - Bố trí sơ đồ kho - Vệ sinh kho - Sắp xếp , phân loại NVL theo lơ NGUYỄN THỊ BÍCH HẠNH 38 CƠNG NGHIỆP 42A Báo cáo thực tập quản lý và cung ứng NVL - Giữa lơ phải có lối thuận tiện cho việc vận chuyển - NVL phải đặt kệ thành lô theo chủng loại, chiều cao không 3m, khoảng cách lơ cho an tồn + Chuẩn bị cơng cụ - Căn vào số liệu ghi phiếu, hệ số thực nhập, số nhập để chuẩn bị công cụ vận chuyển vào kho +Kiểm tra nguyên vật liệu - Kiểm tra số lượng NVL, quy cách, thời hạn sử dụng , nhãn hiệu - Nếu sản phẩm không với thông số ghi tem nhãn, phải báo cáo sửa đổi yêu cầu sử lý theo quy trình kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp - Nếu bố trí vào khu vực chuẩn bị - Đánh ký hiệu để phân biệt sản phẩm không phù hợp Việc kiểm tra chất lượng NVL đầu vào xí nghiệp áp dụng cho tồn NVL dùng trình sản xuất Chất lượng NVL định đến chất lượng sản phẩm nên công tác kiểm tra tiến hành theo nguyên tắc định - Khi loại NVL mua phải có đầy đủ tài liệu kèm : Chứng chất lượng Hạn sử dụng bao gồm ngày sản xuất, ngày hết hạn Tài liệu hướng dẫn hoá chất gồm thành phần chính, an tồn hố chất - Những tiêu chuẩn ghi chứng phân tích hạn sử dụng tiêu chuẩn đặt loại hố chất Khi NGUYỄN THỊ BÍCH HẠNH 39 CƠNG NGHIỆP 42A Báo cáo thực tập quản lý và cung ứng NVL nhân viên kiểm tra thấy không đúng, không đủ, phải loại bỏ , trả lại nhà cung ứng Ví dụ: phiếu kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào Mã số kiểm tra: 5.03 Địa điểm kiểm tra: Tại kho vật tư Đơn hàng: Vĩnh phúc Ngày 12/01/2004 Số Số Đối tượng Tiêu kiểm tra Đơn vị chuẩn lượn tính g Đồng vàng Theo Kết tem kiểm tra PH 250 300 70 Ký nhận 70 Kg φ 35 Họ tên 250 300 φ 80 mẫ u Đồng vàng Theo φ 100 mẫ u Đồng vàng Theo KPH Người kiểm tra Kg Kg mẫ u +Nhập kho Vật tư mua khách hàng cung cấp trước nhập kho phải qua bước sau: - Kiểm tra trước nhập kho - Kiểm tra sơ đồ, công cụ , sổ sách để tránh nhầm lẫn, sai sót xảy - Dán tem kiểm tra vào sản phẩm đạt tiêu chuẩn - Đánh ký hiệu, sử dụng biển báo, tem, mác để phân biệt rõ loại nguyên vật liệu NGUYỄN THỊ BÍCH HẠNH 40 CƠNG NGHIỆP 42A Báo cáo thực tập quản lý và cung ứng NVL - Vào thẻ kho, theo dõi kiểm soát hàng nhập kho hàng ngày - Kiểm tra lại vị trí lưu kho loại nguyên vật liệu sau xếp đủ để tránh nhầm lẫn + Cập nhật số liệu báo cáo - Cập nhật nguyên vật vào báo cáo - Vào thẻ kho - Vào sổ kiểm tra Phiếu nhập kho ghi làm liên: - liên thủ kho giữ - liên kế toán giữ - liên người giao hàng giữ - liên để lưu máy Nhìn chung khâu nhập kho tương đối khoa học chặt chẽ đơn hàng có báo cáo khơng phù hợp chất lượng nguyên vật liệu không đảm bảo NGUYỄN THỊ BÍCH HẠNH 41 CƠNG NGHIỆP 42A Báo cáo thực tập quản lý và cung ứng NVL Ví dụ: Mẫu thẻ kho Xí nghiệp THẺ KHO Ngày lập thẻ:…/…/2004 Tên nhãn hiệu, quy cách NVL: Đơn vị tính: Ngày Chứng từ Số phiếu Ngày nhập Nhập Xuất tháng xuất Số lượng Diễn giải Nhập Xuất Ký nhận Tồn KT  Công tác bảo quản dự trữ nguyên vật liệu Kho nơi tập trung dự trữ nguyên, nhiên, vật liệu, thiết bị , máy móc trước đưa vào sản xuất, đồng thời nơi tập trung thành phẩm Xí nghiệp trước tiêu thụ Bất doanh nghiệp sản xuất có nhiều loại nguyên vật liệu khác Do đó, để tập trung chúng cần phải có nhiều loại kho khác để phù hợp với loại đối tượng dự trữ Việc xếp hợp lý vật tư kho có ý nghĩa quan trọng tạo điều kiện thuận lợi để quản lý tốt sử dụng có hiệu diện tích kho Việc xếp hợp lý diện tích kho phải đảm bảo yêu cầu: + Sử dụng hợp lý diện tích , khơng gian vị trí khu vực kho + Sắp xếp hợp lý vật tư theo phương châm “4 dễ” Dễ tìm , dễ thấy , dễ lấy , dễ kiểm tra Để tạo điều kiện thuận lợi thực cơng việc chăm sóc, bảo quản xuất nhập vật tư + Vận dụng tốt thành tựu KH-KT đại, làkỹ thuật vi tính vào việc xếp quản lý kho NGUYỄN THỊ BÍCH HẠNH 42 CƠNG NGHIỆP 42A Báo cáo thực tập quản lý và cung ứng NVL Các phương pháp xếp chủ yếu  Sắp xếp theo phương pháp mã hoá Theo phương pháp loại vật tư chia theo phẩm chất, quy cách, kích thước, nguồn cung cấp Sau thứ có mã số riêng chúng xếp theo mã Phương pháp có ưu điểm quy củ, chặt chẽ, xử lý nhanh chóng có hiệu cao Đặc biệt phù hợp với sản phẩm quân đội Xí nghiệp Đội ngũ quản lý kho Xí nghiệp đưa mã số vào cho sản phẩm mơ hình súngAK, mơ hình súng RPD, lựu đạn nhựa , lựu đạn chì, đạn, báng súng, kíp nổ Những sản phẩm thiết phải mã hoá xếp theo mã số quy định Theo báo cáo phương pháp khơng gây cho đội ngũ nhân viên khó khăn Vì hàng hóa khơng đa dạng chủng loại, mẫu mã lại lơ hàng theo đơn nên thuận tiện cho công tác lưu kho, bảo quản bốc dỡ  phương pháp xếp vật tư theo loại khu vực Theo phương pháp toạn diện tích kho chia thành nhiều khu vực, có giá đặt ngăn cách riêng, khu vực dành cho loại vật tư định xếp theo nguyên tắc định Đây phương pháp khoa học thuận tiện cho việc kiểm tra Những loại vật tư sắt, thép loại dễ han gỉ bôi trơn dầu mỡ bảo quản nơi thống mát, khơng ẩm Các khp Xí nghiệp ln chia riêng theo sản phẩm kho chuyên dụng với sản phẩm quân đội, kho chuyên dụng sản phẩm huấn luyện thể thao, lại kho tổng hợp trường hợp cấp bách haydùng để lưu trữ nguyên vật liệu tồn, dự trữ, sản phẩm hỏng NGUYỄN THỊ BÍCH HẠNH 43 CƠNG NGHIỆP 42A Báo cáo thực tập quản lý và cung ứng NVL Do vậy, NVL tốn diện tích sắt hay gỗ, Xí nghiệp áp dụng theo phương pháp xếp vật tư theo loại khu vực Tuy chiếm nhiều diện tích song lại đạt hiệu mơng muốn cao  Phương pháp tần suất quay vòng Đặc điểm phương pháp loại vật tư xuất nhập nhiều lần ttrong đơn vị thời gian ưu tiên xếp vào chỗ gần nhất, dễ lấy ngược lại Phương pháp đỡ tốn sức lao động công nhân khuân vác, bốc xếp, hợp với loại vật tư cồng kềnh, khó di chuyển Đối với Xí nghiệp X55 đơn hàng cố định, theo lô nên không xếp theo tần suất quay vòng truyền thống mà áp dụng phần phương pháp cho loại vật liệu sắt φ 6, đồng vàng φ 35, gỗ ván Hợp đồng trước, cần NVL trước xếp nơi dễ lấy khơng hồn tồn áp dụng triệt để phương pháp Tuy phần giảm bớt khơng khó khăn cho nhân viên quản lý kho  Phương pháp kho động kho tĩnh Kho tĩnh kiểu xếp mà vật tư chứa kho không vận động thời gian lưu kho Còn kho động kiểu xếp NVL đảm bảo hàng trước dời trước hàng sau rời sau Mơ hình mà xí nghiệp X55 áp dụng nhiều kho tĩnh, phù hợp với loại hàng hố sản xuất xí nghiệp Thậm chí với nguyên vật liệu dùng co sản xuất Sản phẩm xí nghiệp phần nhiều sản phẩm cồng kềnh, khó di chuyển, chí cịn hạn chế di chuyển Ví dụ bàn bóng hồn thành to nặng, khơng thể địi hỏi việc ngày di chuyển lần Hay mơ hình súng, sau hoàn thành, trước nhập kho phải bao bọc cẩn thận xếp kỹ lưỡng cho đảm bảo an tồn đảm bảo chất NGUYỄN THỊ BÍCH HẠNH 44 CÔNG NGHIỆP 42A Báo cáo thực tập quản lý và cung ứng NVL lượng sản phẩm Do đó, khó thích ứng với mơ hình kho động Nhưng bên cạnh có NVL nẹp, gá, đinh vít lại dễ dàng áp dụng kho động Tóm lại có ưu điểm nhược điểm riêng Xí nghiệp X55 tận dụng hết ưu điểm hạn chế tối đa nhược điểm để đưa vào hoạt động hệ thống kho tàng hiệu Kết luận: Nhìn chung công tác lưu kho bảo quản XN tình hình ổn định phần nhiều kết hợp phương pháp xếp “Theo loại khu vực” với “ Phương pháp mã hoá” Hai phương pháp lại “Phương pháp tần xuất quay vòng” “Phương pháp kho động kho tĩnh” áp dụng xét mặt hiệu tối ưu khơng thể phương pháp được, khơng pháp huy hết tác dụng Xí nghiệp X55 Sơ đồ bố trí kho Nơi để NVL nhập Nơi để phế liệu Giá đỡ Giá đỡ Giá đỡ Đường Giá đỡ Nơi để phế liệu Giá đỡ Giá đỡ Giá đỡ NGUYỄN THỊ BÍCH HẠNH 45 CƠNG NGHIỆP 42A Báo cáo thực tập quản lý và cung ứng NVL Công tác tổ chức bảo quản kho xí nghiệp ln phải đáp ứng u cầu chung là: - Cán kho phải có hệ thống sổ sách theo dõi rõ ràng, kho có sơ đồ xếp phân loại NVL - Nguyên vật liệu sau nhập kho xếp bảo quản quy định - Xây dựng thực hệ thống nội quy, quy chế quản lý kho Tuy nhiên, trang thiết bị bảo quản , trình độ trách nhiệm cán quản lý kho hạn chế nên quy định yêu cầu thực chưa thực tốt, số lượng NVL bị hỏng sản xuất không đảm bảo chất lượng Dù hệ thống sổ sách rõ ràng song khơng tránh khỏi sai sót Điển hình đơn hàng ngày 20/04/2003 có báo cáo dây điện từ bọc lụa không phù hợp, đưa vào sản xuất không đảm bảo yêu cầu phải loại bỏ SỔ THEO DÕI NHẬP VẬT TƯ TT Ngày nhập Tên vật tư Số vị 20/4/ Dây điện từ 2003 bọc lụa Kg Đơn Thành Ký Ghi lượng Đơn giá tiền nhập 10 14.000 140.000 SỔ THEO DÕI XUẤT VẬT TƯ Ngày xuất 1/7/2003 Tên vật tư Dây điện từ bọc lụa NGUYỄN THỊ BÍCH HẠNH Đơn vị Số lượng Kg 02 46 Nơi đến Xưởng Ký nhận khí CƠNG NGHIỆP 42A Báo cáo thực tập quản lý và cung ứng NVL  Cơng tác cấp phát nguyên vật liệu Xí nghiệp áp dụng hình thức cấp phát nguyên vật liệu theo định mức NVL phịng kế hoạch phụ trách Theo hình thức cấp phát cho phân xưởng phải hệ thống định mức phòng kế hoạch đưa Từ cán quản lý kho lập sổ sách theo dõi tình hình xuất kho cho phân xưởng Trường hợp NVL kho hết mà chưa hồn thành nhiệm vụ sản xuất cán phân xưởng làm báo hạn mức NVL bổ sung, yêu cầu cấp thêm NVL Trường hợp thừa NVL coi thành tích tiết kiệm khấu trừ vào phiếu hạn mức đơn hàng sau Lượng tiết kiệm lưu kho dùng cho lơ hàng khác BẢNG TỔNG HỢP CẤP PHÁT VẬT TƯ THEO ĐỊNH MỨC Sản phẩm: Chuông báo dùng trường học Số lượng: 1000 Tên TT vật tư Đv Thực xuất Đm 12/1 Sắt 17/1 21/1 29/1 5/2 30,5 50 50 70,5 1,5 350 300 Chênh lệch tấ m Nhôm 14/1 Σ 300 100 Dây Kg 15 điện Kg Kg 20 Bộ 1050 Kg 15 4,2 18,7 1,3 380 1030 -20 1,5 4,5 -0,5 trở Nhựa cách 301 điện Sơ n bảo NGUYỄN THỊ BÍCH HẠNH 47 CƠNG NGHIỆP 42A Báo cáo thực tập quản Bulông -êcu … quản lý và cung ứng NVL Bộ 1050 400 300 400 1100 50  Công tác sử dụng nguyên vật liệu Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn giá thành nên cán quản lý phận này, cán công ty hưởng ứng tích cực sử dụng tiết kiệm NVL Tổng giá trị nguyên vật liệu tăng dần qua năm cho thấy hoạt động sản xuất kinh doanh Xí nghiệp ngày phát triển Điều chứng minh số đơn hàng Xí nghiệp ngày nhiều nói lên chất lượng uy tín xí nghiệp ngày khẳng định thị trường TÌNH HÌNH SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU Đvt: triệu đồng Chỉ tiêu Tổng giá trị NVL tồn kho Phế phẩm Hệ số phế phẩm Năm 2001 6531,7 153,7 101 0,015 Năm 2002 7103,2 101,4 98,2 0,0138 Chênh lệch 571,5 -52,3 -2,8 -0,0012 % 8,75 -34 -0,94 Theo bảng ta thấy, năm tổng giá trị NVL XN tăng 8,75% lượng NVL tồn kho giảm 34% Điều chứng tỏ tốc độ tăng NVL chậm so với tốc độ giảm NVL tồn kho Có kết thời điểm XN đầu tư thêm dây chuyền máy móc Tuy nhiên, tốc độ giảm phế phẩm lại chậm so với tốc độ giảm NVL tồn kho , chứng tỏ trình độ cơng nhân chưa đáp ứng yêu cầu phát triển NGUYỄN THỊ BÍCH HẠNH 48 CÔNG NGHIỆP 42A ...  Thực mua sắm nguyên vật liệu NGUYỄN THỊ BÍCH HẠNH 33 CƠNG NGHIỆP 42A Báo? ?cáo? ?thực? ?tập quản lý và? ?cung? ?ứng? ?NVL Mua sắm nguyên vật liệu khâu quan trọng công tác quản lý cung ứng nguyên vật liệu. .. _ Trả dần ỉ Công tác tiếp nhận nguyên vật liệu Có thể nói tiếp nhận nguyên vật liệu khâu bổ xung, hỗ trợ cho công tác mua sắm nguyên vật liệu Tại xí nghiệp nguyên vật liệu đến xí nghiệp phải... quản lý và? ?cung? ?ứng? ?NVL 2. 1 .2 Công tác quản lý cung ứng Công tác quản lý cung ứng nguyên vật liệu khâu quan trọng trình tổ chức sản xuất kinh doanh Hơn nữa, quản lý cung ứng vật tư phận hợp thành kế hoạch sản xuất- kinh