Đại học Công đoàn khoa quản trị kinh doanh Mở đầu Tính cấp thiết đề tài Cơ cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp có vai trò to lớn quan trọng hoạt động kinh doanh nói chung công tác quản trị doanh nghiệp nói riêng Trên sở mục tiêu chiến lợc kinh doanh đà xác định doanh nghiệp cần xây dựng không ngừng hoàn thiện cấu tổ chức máy để thực chức quản trị kinh doanh, tạo điều kiện cho doanh nghiệp tồn phát triển Khi công tác tổ chức đợc tiến hành dựa sở khoa học thực tiễn phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ đề tạo lập lực hoạt động mới, thúc đẩy kinh doanh ph¸t triĨn, sÏ gióp cho viƯc sư dơng triệt để nguồn nhân lực,nhất nguồn lực ngời nguồn lực tài nh nguồn vốn, sở vật chất kỹ thuật Việc phân công lao động phân quyền hợp lý xác định tầm hạn quản trị phù hợp tạo điều kiện cho nhà quản trị phát huy tốt lực, sở trờng họ từ nâng cao đợc suất lao động, hiệu công việc Hơn việc cấu tổ chức khoa học tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng quy mô, đa dạng hóa tổ chức, nâng cao tính độc lập, tự chủ, sáng tạo cho đội ngũ lÃnh đạo doanh nghiệp Xây dựng cấu tổ chức hợp lý tạo móng vững cho hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung hoạt động quản trị doanh nghiệp nói riêng Dù nhà quản trị thực công tác hoạch định, lÃnh đạo hay kiểm soát phải dựa cấu trúc tổ chức định Cơ cấu tổ chức không tốt tạo máy quản trị không hợp lý, hiệu Nếu máy quản trị doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, bảo thủ, trì trệ, không đáp ứng đợc đòi hỏi thị trờng làm cản trở bỏ thời kinh doanh gây hiệu nhiều mặt: tâm lý, tinh thần, trị, lÃng phí hiệu kinh doanh thấp Nhận thức đợc tầm quan trọng tính định công tác tổ chức máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, nh Đại học Công đoàn khoa quản trị kinh doanh xuất phát từ nhu cầu thực tế, xin chọn đề tài: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị Công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên giao nhận kho vận ngoại thơng Đối tợng, phạm vi nghiên cứu - Đối tợng: Cơ cấu tổ chức quản trị máy doanh nghiệp - Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu cấu tổ chức máy quản trị Công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên giao nhận kho vận ngoại thơng Mục đích nghiên cứu - Nghiên cứu vấn đề lý luận tổ chức máy quản trị doanh nghiệp đồng thời vận dụng vào nghiên cứu thực tế doanh nghiệp cụ thể - Đề xuất số biện pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Phơng pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng phơng pháp vật biện chứng vật lịch sử làm phơng pháp luận nghiên cứu, luận văn sử dụng số phơng pháp nh: - Phơng pháp tổng hợp - Phơng pháp thống kê - Phơng pháp so sánh Kết cấu đề tài Ngoài lời mở đầu, kết luận, nội dung đề tài đợc thể qua chơng sau: Ch¬ng 1: C¬ së lý ln vỊ tỉ chøc máy quản trị doanh nghiệp Chơng 2: Thực trạng cấu tổ chức máy quản trị Công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên giao nhận kho vận ngoại thơng Đại học Công đoàn khoa quản trị kinh doanh Chơng 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị Công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên giao nhận kho vận ngoại thơng Đại học Công đoàn khoa quản trị kinh doanh Chơng 1: Lý ln chung vỊ c¬ cÊu tỉ chøc bé máy quản trị doanh nghiệp 1.1 Quản trị vai trò quản trị doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm Quản trị trình thực tác động chủ thể quản lý lên đối tợng quản lý để phối hợp hoạt động cá nhân tập thể nhằm đạt mục tiêu đà đề tổ chức Quản trị trình làm việc với ngời khác thông qua ngời khác để thực mục tiêu tổ chức môi trờng biến động Ngay từ ngời bắt đầu hình thành nhóm ngời đề thực mục tiêu mà họ đạt đợc với t cách cá nhân riêng lẻ, quản trị đà trở thành yếu tố cần thiết để đảm bảo phối hợp hoạt động cá nhân Quản trị tiến trình hoạch định, tổ chức, lÃnh đạo kiểm tra họat động thành viên tổ chức, sử dụng nguồn lực nhằm đạt đến thành công mục tiêu đề doanh nghiệp Từ khái niệm giúp nhận rằng, quản trị hoạt động liên tục cần thiết ngời kết hợp với tổ chức Đó trình nhằm tạo nên sức mạnh gắn liền vấn đề lại với tổ chức thúc đẩy vấn đề chuyển động Mục tiêu quản trị tạo giá trị thặng d tức tìm phơng thức thích hợp để thực công việc nhằm đạt hiệu cao nhÊt víi chi phÝ c¸c ngn lùc Ýt nhÊt Nãi chung, quản trị hình thức phức tạp mà nhà quản trị kinh doanh phải quản trị từ khâu đầu đến khâu cuối chu kỳ sản xt kinh doanh cđa doanh nghiƯp, thùc chÊt cđa qu¶n trị kinh doanh quản trị yếu tố đầu vào, trình sản xuất kinh doanh yếu tố đầu theo trình hoạt động Đại học Công đoàn khoa quản trị kinh doanh - Theo trình quản trị kinh doanh: công tác quản trị doanh nghiệp trình lập kế họach, tổ chức phối hợp điều chỉnh hoạt động thành viên , phận chức doanh nghiệp nhằm huy động tối đa nguồn lực để đạt đợc mục tiêu đà đặt cđa tỉ chøc - Theo quan ®iĨm hƯ thèng quản trị: quản trị việc thực hành hoạt động tổ chức cách có ý thức liên tục Quản trị doanh nghiệp tồn hệ thống bao gồm khâu, phần, phận có mối liên hệ khăng khít với nhau, tác động qua lại lẫn thúc đẩy phát triển 1.1.2 Vai trò quản trị Trong giới ngày nay, không phủ nhận vai trò quan trọng to lớn quản trị việc bảo đảm tồn hoạt ®éng b×nh thêng cđa ®êi sèng kinh tÕ x· héi Đối với phát triển đơn vị hay cộng đồng cao quốc gia, quản trị có vai trò quan trọng Sự nhận thức tuyệt đại đa số dân c vai trò quản trị hầu hết thông qua cảm nhận từ thực tế Muốn nâng cao nhận thức vai trò quản trị, mặt cần nâng cao nhận thức đầy đủ sâu sắc vai trò quản trị, làm sở cho việc hiểu biết quản trị thực hành quản trị, nâng cao trình độ quản trị Qua phân tích nguyên nhân thất bại hoạt động kinh doanh cá nhân doanh nghiệp, nh thất bại hoạt động tổ chức kinh tế - trị - xà hội nhiều năm qua cho thấy nguyên nhân quản trị yếu Nghiên cứu công ty kinh doanh Mỹ nhiều năm, đà phát công ty thành đạt chừng chúng đợc quản trị tốt Ngân hàng châu Mỹ đà nêu công bố Báo cáo kinh doanh nhỏ Theo kết phân tích cuối cùng, 90% thất bại kinh doanh thiếu lực thiếu kinh nghiệm quản trị Trong văn minh đợc đặc trng cải tiến có tính chất cách mạng khoa học vật lý, sinh học, điện tử, viễn thông, tin học, tự động hóa ngành khoa học xà hội tụt hậu xa Vấn đề đặt ra, cách khai thác nguồn nhân lực phối Đại học Công đoàn khoa quản trị kinh doanh hợp hoạt ®éng cđa ngêi, kÐm hiĨu biÕt vµ l·ng phÝ áp dụng phát minh kỹ thuật tiếp tục Sự cần thiết khách quan vai trò quản trị xuất phát từ nguyên nhân sau ®©y: - Tõ tÝnh chÊt x· héi hãa cđa lao động sản xuất - Từ tiềm sáng tạo to lớn quản trị - Từ yếu tố làm tăng vai trò quản trị sản xuất kinh tế đại - Từ yêu cầu xây dựng phát triển kinh tế xà hội trình đổi chuyển sang kinh tế thị trờng tiến hành công nghiệp hóa, đại hóa đất nớc Việt Nam Tăng cờng xà hội hoá lao động sản xuất trình mang tính qui luật phát triển kinh tế xà hội Ta biết để tạo sản phẩm, đáp ứng nhu cầu đời sống phát triển kinh tế, thiết phải tiến hành phân công lao động hiệp tác sản xuất Sự xuất quản trị nh kết tất nhiên việc chuyển trình lao động cá biệt, tản mạn, độc lập với thành trình lao động phải có phối hợp Sản xuất tiªu thơ mang tÝnh tù cÊp, tù tóc mét cá nhân thực không đòi hỏi quản trị trình độ cao hơn, sản xuất kinh tÕ mang tÝnh x· héi râ nÐt vµ ngµy cµng sâu rộng hơn, quản trị điều thiếu Theo C Mác, Bất lao động xà hội hay lao động chung mà tiến hành qui mô lớn yêu cầu phải có đạo để điều hòa hoạt động cá nhân Sự đạo phải làm chức chung, tức chức phát sinh từ khác vận động chung sở sản xuất với vận động cá nhân khí quan độc lập hợp thành sở sản xuất Một nhạc sĩ độc tấu tự điều khiển lấy mình, nhng dàn nhạc cần phải có nhạc trởng Do đó, quản trị thuộc tính tự nhiên, tất yếu khách quan trình lao động xà hội, hình thái kinh tế xà hội nào, không thực chức nhiệm vụ quản trị, thực đợc Đại học Công đoàn khoa quản trị kinh doanh trình hợp tác lao động, sản xuất, không khai thác sử dụng đợc yếu tố lao động sản xuất có hiệu Quản trị có khả sáng tạo to lớn Điều có nghĩa với điều kiện ngời vật chất kỹ thuật nh nhng quản trị lại khai thác khác nhau, đem lại hiệu kinh tế khác Nói cách khác, với điều kiƯn vỊ ngn lùc nh nhau, qu¶n lý tèt sÏ phát huy có hiệu yếu tố nguồn lực đó, đa lại kết kinh tế - xà hội mong muốn, quản lý tồi không khai thác đợc, chí làm tiêu tan cách vô ích nguồn lực có đợc, dẫn đến tổn thất Có thể nói quản trị tốt suy cho biết sử dụng có hiệu đà có để tạo nên cha có xà hội Vì vậy, quản trị yếu tố định cho phát triển quốc gia tổ chức Khi ngời ngời kết hợp với tập thể để làm việc, ngời ta tự phát làm việc cần thiết theo cách suy nghĩ riêng ngời Lối làm việc nh đem lại kết quả, không đem lại kết Nhng ngời ta biết tổ chức hoạt động việc quản trị khác triển vọng đạt kết chắn hơn, đặc biệt quan trọng kết mà tốn thời gian, tiền bạc, nguyên vật liệu phí tổn khác Khi so sánh kết đạt đợc với chi phí để thực có khái niệm hiệu Hiệu = Kết - Chi phí Hiệu tăng trờng hợp: Tăng kết với chi phí không đổi; giảm chi phí mà giữ nguyên kết - Tăng kết với tốc độ cao tốc độ giảm chi phí Muốn đạt đợc nh đà nêu đòi hỏi phải biết cách quản trị, cách quản trị đạt đợc kết nhng hiệu đạt thấp Một quản trị giỏi mang lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp mà có ý nghĩa quan trọng góp phần ®a nỊn kinh tÕ ®Êt níc nhanh chãng ph¸t triĨn Đại học Công đoàn khoa quản trị kinh doanh Trong hoạt động kinh doanh, ngời tìm cách giảm chi phí tăng kết tức tìm cách tăng hiệu Có thể nói rằng, lý cần thiết hoạt động quản trị muốn có hiệu ngời ta quan tâm đến hiệu ngời ta quan tâm đến hoạt động quản trị 1.2 Các chức quản trị Chức quản trị hình thức biểu tác động có chủ đích doanh nghiệp lên khách thể kinh doanh, tập hợp nhiệm vụ khác mà chủ doanh nghiệp phải tiến hành trình kinh doanh Nh thực chất chức quản trị kinh doanh lý tồn hoạt động quản trị kinh doanh Việc nghiên cứu phân loại chức quản trị doanh nghiệp có ý nghĩa quan träng vỊ lý ln vµ thùc tiƠn Tríc hÕt, việc xác định đắn chức quản trị tiền đề cần thiết khách quan để quản trị doanh nghiệp có hiệu Hơn muốn tổ chức máy quản trị doanh nghiệp theo hớng chuyên, tinh, gọn, nhẹ có hiệu lực không phân tích phù hợp cấu máy quản trị với chức quản trị Có nhiều tranh luận đà diễn bàn chức quản trị Trong thập niên 30, Gulick Urwich nêu chức quản trị: Hoạch định; Tổ chức; Nhân sự; Chỉ huy; Phối hợp; Kiểm tra; Tài Trong sách quản trị công nghiệp tổng quát viết năm 1916, Henri Fayol chia trình quản trị doanh nghiệp thành chức quản trị: Hoạch định; Tổ chức; Chỉ huy; Phối hợp; Kiểm tra Việc phân loại chức quản trị doanh nghiệp dựa vào sau: 1.2.1 Căn vào lĩnh vực hoạt động quản trị: Chức marketing Chức hậu cần cho sản xuất (mua sắm vật t cho sản xuất) Chức sản xuất Chức tài chính, kế toán Chức nhân Chức hành chính, bảo vệ 1.2.2 Căn vào trình quản trị: Đại học Công đoàn khoa quản trị kinh doanh Chức hoạch định (kế hoạch hóa) Chức tổ chức Chức lÃnh đạo (chỉ huy, phối hợp điều hành) Chức kiểm tra Các chức quản trị doanh nghiệp mối quan hệ chúng đợc khái quát qua sơ đồ 1.1 nh sau: Kế HOạCH Thiết lập mục tiêu cách tốt để thực mục tiêu Kiểm soát Tổ chức Kiểm tra đánh giá hoạt động nhằm đạt đợc mục tiêu Xác định phân bố xếp nguồn lực LÃnh đạo Gây ảnh hởng đến ngời khác nhằm đạt mục tiêu chung tổ chức Sơ đồ 1.1 : Chức quản trị mối quan hệ chúng 1.3 Cơ cấu tổ chức máy quản trị 1.3.1 Khái niệm Cơ cấu tổ chức tổng hợp phận (đơn vị cá nhân) khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá có trách nhiệm, quyền hạn định đợc bố trí theo cấp, khâu khác nhằm đảm bảo thực chức quản lý phục vụ mục đích chung đà xác định doanh nghiệp Đại học Công đoàn 10 khoa quản trị kinh doanh Ta thấy rằng, chất việc tồn cấu tổ chức phân chia quyền hạn trách nhiệm quản tr Vì cấu tổ chức mặt phản ánh cấu trách nhiệm ngời doanh nghiệp, mặt khác tác động tích cực đến việc phát triển doanh nghiệp Trong c¬ cÊu tỉ chøc doanh nghiƯp ta thÊy cã cấp quản tr, ví dụ cấp công ty, cấp đơn vị, cấp chức Các cấp quản tr phản ánh phân chia chức quản tr theo chiỊu däc (trùc tun) thĨ hiƯn sù tËp trung hoá quản lý Trong cấu ta thấy phận, phòng ban chức nh phòng tổ chức, phòng tài chính, phòng marketing, phòng nghiên cứu phát triển, phòng sản xuất phận, phòng ban thể phân chia chức quản lý theo chiều ngang, biểu thị chuyên môn hoá phân công lao động quản lý 1.3.2 Các yêu cầu cấu tổ chức máy quản trị Việc xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức phải bảo đảm yêu cầu sau : - Tính mục tiêu :một cấu tổ chức đợc coi có kết thực trở thành công cụ hữu hiệu để thực mục tiêu tổ chức - TÝnh tèi u :Trong c¬ cÊu tỉ chøc có đầy đủ phân hệ ,bộ phận ngời (không thừa mà không thiếu )để thực hoạt động cần thiết -Tính tin cậy :Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính xác ,kịp thời ,đầy đủ tất thông tin đợc sử dụng tổ chức ,nhờ đảm bảo phối hợp tốt hoạt động nhiệm vụ tất bé phËn tỉ chøc - TÝnh linh ho¹t :Đợc coi hệ tĩnh cấu tổ chức phải có khả thích ứng linh hoạt với tình xảy tổ chức nh môi trờng - Tính hiệu :Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực mục tiªu cđa tỉ chøc víi chi phÝ thÊp nhÊt 1.3.3 Một số kiều cấu tổ chức máy quản tr doanh nghiệp Đại học Công đoàn 62 khoa quản trị kinh doanh - Báo cáo: Trởng phòng kinh doanh báo cáo việc thực cho TGĐ * Các nhân viên phòng Các nhân viên Marketing có nhiệm vụ: Thực hoạt động xúc tiến bán hàng, quảng cáo, chăm sóc khách hàng theo đạo trởng phòng; Thu thập thông tin đặc điểm khách hàng, yêu cầu khách hàng, Làm rõ cho khách hàng để họ trực tiếp liên hệ với phòng kinh doanh, Tìm kiếm thông tin khách hàng thực giới thiệu sản phẩm công ty mạng; Ngoài thực công việc khác theo đạo Trởng phòng Nhân viên chịu trách nhiệm xuất nhập khẩu: Thực thủ tục để xuất sản phẩm Công ty nhập thiết bị máy móc phục vụ cho trình sản xuất, thực công việc khác theo đạo trởng phòng 3.2.2.2 Trởng phòng tài kế toán: - Chức năng: + Tham mu cho TGĐ công ty công tác tài kế toán + Tổ chức máy tài kế toán toàn công ty, đồng thời tổ chức đạo thực toàn công tác tài kế toán, thông tin kinh tế hạch toán kinh tế, ghi chép phản ánh đầy đủ trình vận động chu chuyển đồng vốn biểu số lợng giá trị theo pháp lệnh kế toán thống kê quy định cụ thể công ty công tác quản lý kinh tế tài - Nhiệm vụ: + Xây dựng quy định toán, chứng từ hoá đơn lu trữ văn chứng từ tài kế toán + Tổ chức hoạt động ghi chép sổ sách, lu trữ chứng từ hạch toán chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh theo quy định kế toán công ty đảm bảo tuân thủ quy định Nhà nớc Đại học Công đoàn 63 khoa quản trị kinh doanh + Nghiên cứu phơng hớng, giải pháp để đổi mới, cải tiến hệ thống + Tổ chức máy kế toán cho phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh + Kiểm kê định kỳ, báo cáo định kỳ xây dựng báo cáo tài định kỳ theo quy định + Thực công tác tài tín dụng + Thực công tác phân tích hoạt động kinh tế thông tin kinh tế thuộc phạm vi phòng - Báo cáo: Kế to¸n trëng b¸o c¸o viƯc thùc hiƯn nhiƯm vơ cđa cho TGĐ Các nhân viên phòng thực nhiệm vụ theo chức danh công việc theo đạo trởng phòng 3.2.2.3 Trởng phòng tổ chức cán - Chức năng: + Tổ chức phân công theo dõi, đánh giá công tác nhân viên phòng tổ chức cán +Xây dựng triển khai định mức lao động toàn Công ty +Lập kế hoạch cân đối kế hoạch lao động tiền l ơng nhằm đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất kinh doanh Công ty - Nhiệm vụ chính: + Trực tiếp phụ trách phòng tổ chức cán để thực việc triển khai định mức toàn công ty + Lập kế hoạch lao động tiền lơng + Lập kế hoạch triển khai chế độ sách quy định tiền lơng lơng tiền thởng, phụ cấp, BHXH, BHLĐ thởng, Đại học Công đoàn 64 khoa quản trị kinh doanh +Tuyển chọn công nhân viên học chuyên môn nghiệp vụ trờng trờng trờng Đại học, Cao đẳng chịu trách nhiệm giải thủ tục cho tập trờng thể cá nhân đào tạo, bồi dỡng, tham quan, thực tập công tác dỡng, - Báo cáo: Trởng phòng tổ chức cán báo cáo việc thực nhiệm vụ cho phó TGĐ 3.2.2.4 Trởng phòng tổng hợp - Chức năng: + Lập báo cáo thống kế định kỳ tháng, quý, năm theo chức nhiệm vụ gửi quan cấp theo quy định + Tham gia công tác kiểm kê tài sản đề xuất phơng án lý tài sản phơng theo quy định nhà nớc nớc - Nhiệm vụ: + Chủ trì việc xây dựng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức cho đơn vị công ty, trình TGĐ cấp có thẩm qun phª dut; híng dÉn, kiĨm tra viƯc triĨn khai thực có định ban hành + Đề xuất phơng án máy tổ chức công ty theo mục tiêu kế hoạch phát triển hàng năm, trung hạn dài hạn + Lập báo cáo thống kế định kỳ tháng, quý, năm theo chức nhiệm vụ gửi quan cấp theo quy định + Tham gia công tác kiểm kê tài sản đề xuất phơng án lý tài sản theo quy định nhà nớc * Báo cáo: Trởng phòng tổng hợp báo cáo kết thực nhiệm vụ cho phó TGĐ Còn nhân viên phòng tuân theo đạo trởng phòng thực nhiệm vụ đợc giao 3.2.3 Hoàn thiện chế quản lý Đại học Công đoàn 65 khoa quản trị kinh doanh Cơ chế quản lý kinh tế phơng thức đấu tranh có kế hoạch sở phơng kh¸ch quan cđa sù ph¸t triĨn bao gåm tỉng thĨ giải pháp, hình thức, thủ tục để thực yêu cầu quy luật khách quan Qua phân tích trên, ta thấy công ty cha thực có chế quản lý hợp lý cha doanh nghiệp phát triển mạnh, địa bàn hoạt động ngày đợc mở rộng nên việc thực quản lý đôi lúc cha sát tình hình thực tế cha Bên cạnh cha phát huy đợc tính động, sáng tạo có ý thức trách cha đợc nhiệm cán công nhân viên Mặt khác với kiểu quản lý đà buộc máy lÃnh đạo công ty phải đa lợng lớn định, điều ®ã dÉn ®Õn chËm trƠ qut ®a lỵng định Do phải xử lý nhiều thông tin nên lÃnh đạo công ty thờng u tiên thờng định phụ, giải pháp tạm thời, làm thiệt hại đến định quan trọng gắn liền với tơng lai công ty tơng Nh vậy, để phát triển công ty nên xác định rõ mục tiêu hoạt động cụ thể cho kế hoạch kinh doanh (phê duyệt kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính, kế hoạch lao động tiền lơng ) giao cho Phó TGĐ, thực lơng ) TGĐ, mục tiêu đó.Công ty chØ cã tr¸ch nhiƯm kiĨm tra, gi¸m s¸t, cung cấp phphơng tiện thực xây dựng hành lang pháp lý để ngời lao động hoàn thành ngời mục tiêu, nhiệm vụ đợc giao.Với chế quản lý này, công việc hành đợc giấy tờ giảm mức tối đa, lực công ty đợc giải phóng, đợc định đa nhanh chóng hơn, rõ ràng tạo cho ngời lao động có trách đa ngời nhiệm công việc 3.2.4 Xây dựng mối quan hệ hợp lý phận Mỗi phòng ban có chức nhiệm vụ đợc quy định cụ thể Tuy nhiên trình giải công việc đòi hỏi phải có phối kết hợp nhịp nhàng phận với nhau, có nh công việc đợc giải đạt hiệu cao Trớc hết lÃnh đạo công ty phải phải xác định rõ chức nhiệm vụ cụ thể cá nhân phận Tránh tình trạng chồng chéo nhiều ng ời coi việc vị trí chức mình, hay ngợc lại có công việc không coi thuộc chức Đại học Công đoàn 66 khoa quản trị kinh doanh Dựa sở chức nhiệm vụ phận mà công ty phải xây dựng mối quan hệ hợp lý phận với để tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành công việc Trong trình giải công việc phận trớc phải hoàn thành công việc theo quy định chức nhiệm vụ mình, yêu cầu công việc đòi hỏi phải phối kết hợp với phận khác phải tiến hành bàn bạc thảo luận với phận để giải công việc tránh việc đùn đẩy công việc Mọi vấn đề phát sinh phải đợc đa xem xét trình lÃnh đạo cấp để giải Để xây dựng mối quan hệ phận cách hợp lý ta phải xem xét yếu tố sau: - Tổ chức lại sản xuất, xếp lại lao động, xếp lại máy quản lý khoa học, tránh trùng lắp, chồng chéo, đầu mối Bố trí cán chủ chốt có lực chuyên môn vững vàng vị trí chủ chốt - Các phận quan hệ theo chiều dọc phận cấp d ới phải thực tuân thủ yêu cầu cấp nhng tuân thủ cách thụ động mà có phản hồi cấp Nếu công việc đ ợc giải dù tốt hay không tốt đợc phản hồi để lÃnh đạo cấp có đánh giá rút kinh nghiệm - Các phận quan hƯ theo chiỊu ngang ph¶i cã mèi quan hƯ qua lại với tạo điều kiện giúp đỡ công việc để h ớng tới mục tiêu chung cđa tỉ chøc 3.2.5 Sư dơng c¸c biƯn ph¸p kÝch thích kinh tế thoả đáng Chúng ta biết rằng, mô hình nào, tổ chức nào, cho dù có đại đến đâu ngời yếu tố chủ đạo quản lý kinh tế Vấn đề hầu hết doanh nghiệp, công ty khuyến khích ngời làm việc cách tự giác, hết mình, phát huy hết khả Ngời lao động luôn muốn làm việc để nâng cao mức sống thân công sức đáng bỏ ra, thông qua đó, đóng góp phần giá trị vào phát triển công ty Đại học Công đoàn 67 khoa quản trị kinh doanh Vấn đề liên quan đến động thúc đẩy sách đÃi ngộ Để có phơng hớng tác động quản lý xác ngời cần phải nghiên cứu để nắm vững động chi phối hành vi hoạt động ngời, cộng đồng tập thể xà hội Quá trình quản lý trình chủ thể tác động lên bớc trình cá nhân, tËp thĨ, x· hội thùc hiƯn nhu cÇu theo híng tạo đợc động lực chiều cho tập thể xà hội, việc hoàn thiện không ngừng chuẩn mực xà hội, hoạt động nhằm làm cho ngời đánh giá đợc chuẩn xác lực m ình ràng buộc quy định điều đợc làm, cần làm phơng thức hoạt động ngời Trong trình sản xuất kinh doanh tạo sản phẩm cho xà hội, ngời lao động yếu tố trình đó, mà yếu tố quan trọng tác động có tính chất định vào việc phát huy đồng có hiệu yếu tố khác Nhìn từ góc độ quản lý, ngời lao động tài sản quý giá doanh nghiệp, cần đợc khai thác có hiệu quả, làm cho họ đêm hết khả năng, lực sáng tạo tiềm tàng ngời lao động đóng góp vào trình hoạt động kinh doanh, đa lại hiệu thiết thực lĩnh vực, công việc Phải ngời lao động quan tâm đến hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh, gắn liền lợi ích ngời lao động với hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Cần phải tìm đợc động lùc cïng nh÷ng yÕu tè kÝch thÝch tÝnh tÝch cùc ngời lao động để tác động mạnh mẽ vào yếu tố Lợi ích ngời lao ®éng chÝnh lµ ®éng lùc lín nhÊt quan träng nhÊt có tính chất định trình sản xuất kinh doanh Thực tế thấy rằng, sách đÃi ngộ nhân công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên giao nhận kho vận Ngoại thơng nhiều bất cập Tiền lơng, thởng bất hợp lý, cha thực khuyến khích ngời lao động Lơng, thởng sách đÃi ngộ vừa chi phí tốn kém, vừa loại công cụ thúc đẩy nỗ lực làm việc Nó tiềm ảnh hởng ®Õn hµnh vi lµm viƯc cđa ngêi lao ®éng, thóc đẩy họ làm việc có suất cao Tuy nhiên, biện pháp mang tính hai mặt, đợc sử dụng tốt, phát huy hiệu cao, nhiên, sử dụng không tốt, không phát huy đợc khả ngời lao động, mà gây nên bất bình, tạo môi trờng làm việc không lành mạnh, kìm hÃm phát triển chung công ty Đại học Công đoàn 68 khoa quản trị kinh doanh Song song với việc đổi tiền lơng, thởng sách đÃi ngộ công hợp lý, cần phải thực cách đặn việc tăng lơng hàng năm theo quy định Bên cạnh đó, trích kinh phí quỹ lơng cho Công đoàn hoạt động, chi vào việc nh làm phần thởng cho lao động giỏi, cá nhân tổ xuất sắc phong trào thi đua, tặng quà cho cán công nhân viên 1/6, Tết Trung thu, quà khuyến khích cho cán công nhân viên đạt học sinh giỏi, học sinh tiên tiến, Những khoản nhá nhng nã cã t¸c dơng khÝch lƯ rÊt lín ®èi víi ngêi lao ®éng, thÊy r»ng c«ng ty cịng quan tâm đến đời sống cán gia đình họ, họ thấy tự hào gắn bó với công ty Bên cạnh đó, phải tạo môi trờng làm việc lành mạnh, điều kiện lao động đợc quan tâm cải thiện, quan hệ lao động đợc thể ngời lÃnh đạo, quản lý với ngời lao động dân chủ, bình đẳng tôn trọng lẫn 3.2.6 Xây dựng phát triển văn hoá công ty Để có đợc mối quan hệ tốt máy quản lý công ty, cần phải xây dựng phát triển văn hoá công ty Vấn đề văn hoá đà đợc nhiều doanh nghiệp, nhiều công ty quan tâm, thực tế thấy rằng, công ty làm ăn có hiệu quả, nhân viên làm việc hăng say, công hiến cho hoạt động nơi làm việc, công ty có sắc riêng, có văn hoá công ty Nói chung, nghĩa công ty phải xây dựng đợc phong cách quản trị hiệu mối quan hệ hợp tác thân thiện thành viên công ty, làm cho công ty trở thành cộng đồng làm việc tinh thần hợp tác, tin cậy, gắn bó thân thiện tiền thủ Trên sở hình thành tâm lý chung lòng tin cậy vào thành công doanh nghiệp Văn hoá công ty đợc thể ba phơng diện: - Văn hoá công ty gắn liền với văn hoá xà hội Văn hoá công ty đòi hỏi doanh nghiệp phải vừa quan tâm đến suất hiệu kinh doanh, đồng thời phải trọng mối quan hệ quản trị, quan hệ ngời với ngời sản xuất kinh doanh Kinh doanh không trọng đến lợi nhuận đơn mà phải quan tâm đến trách nhiệm xà hội doanh nghiệp Các phúc Đại học Công đoàn 69 khoa quản trị kinh doanh lợi xà hội mà doanh nghiệp đợc hởng đà quy định họ phải có nghĩa vụ đóng góp thoả đáng cho xà hội Việc đóng góp cho ngân sách nhà nớc, tham gia hoạt động xà hội từ thiện, tôn trọng quy phạm đạo đức quan hệ xà hội, quan hệ kinh doanh, tôn trọng giá trị truyền thống thái độ văn hoá cảu doanh nghiệp - Văn hoá công ty đợc thể thông qua quy định, chế độ nguyên tắc có tính chất ràng buộc nội Nhng điều quan trọng trải qua thời gian dài quy định nguyên tắc trở thành chuẩn mực, giá trị, tập quán nguyên tắc bất thành văn Những nguyên tắc bất thành văn điều chỉnh dịnh quản trị hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty thành công hay thất bại phụ thuộc vào bất thành văn - Văn hoá công ty nhằm đa hoạt động quản trị sản xuất kinh doanh doanh nghiệp vào nề nếp đạt hiệu cao Một doanh nghiệp có trình độ văn hoá cao hoạt động đợc thể chế hoá, cụ thể hoá đợc ngời tự giác tuân thủ Trớc hết cần tập trung xây dựng văn hoá công ty khía cạnh sau: - Thái độ quyền lực: Thái độ quyền lực phạm vi mà cá nhân chấp nhận phân bố không đồng quyền hạn Cần xây dựng thái độ mực quyền lực, nhân viên tuân thđ nghiªm tóc sù chØ huy cđa cÊp trªn, l·nh đạo tôn trọng lắng nghe ý kiến cấp dới, không độc đoán, chuyên quyền, dân chủ Điều khuyến khích ngời tham gia vào trình định Hơn nữa, hệ thống kiểm soát công ty dựa vào lòng tin khả hoàn thành nhiệm vụ nhân viên mang lại hiệu tốt - Quan niệm vai trò cá nhân vai trò tập thể Vừa đề cao tính đoán tự hoàn thiện, nỗ lực nâng cao trình độ, nâng cao tay nghề, thu nhập cá nhân, đồng thời trọng tới quyền lợi chung, giúp đỡ, hợp tác tính thân thiện Đại học Công đoàn - 70 khoa quản trị kinh doanh Xây dựng đội ngũ doanh nhân văn hoá: Văn hoá thớc đo, bên cạnh thớc đo chuyên môn để đánh giá cán doanh nghiệp, cán huy, quản lý Nếu nhà kinh doanh có trình độ văn hoá (không phải cấp chuyên môn), họ có nhiều hội đóng góp vào nghiệp phát triển kinh tế có văn hoá, hạn chế kiĨu kinh doanh bÊt chÝnh B»ng c¸c biƯn ph¸p gi¸o dục, đào tạo kiến thức văn hoá cho nhà kinh doanh để giúp họ nâng cao nhận thức hành động Doanh nhân văn hoá phải có phẩm chất nh chủ nghĩa yêu nớc, ý thức công dân, cạnh tranh lành mạnh, tôn trọng khách hàng thực hiƯn tèt tr¸ch nhiƯm x· héi, cã c¸c kiÕn thøc kỹ kinh doanh tinh thần sáng tạo, có khă hợp tác có tính động - Thực dân chủ đôi với nâng cao hiệu quản lý Ngoài giải pháp tổ chức, chế, xây dựng nguồn tài phục vụ đầu t, thực hành tiết kiệm, nâng cao công tác đạo điều hành, thực dân chủ nâng cao hiệu quản lý giải pháp quan trọng Bởi thực dân chủ góp phần đáng kể tạo môi trờng thuận lợi cho hoạt động quản lý, phát huy tính chủ động sáng tạo chế thị trờng cho lÃnh đạo đơn vị, nâng cao trình độ hiểu biết, ý thức trớc pháp luật công nhân viên chức Thực dân chủ, công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên giao nhận kho vận ngoại thơng phải công khai đơn vị công việc nh: phơng hớng, nhiệm vụ chung đầu t, phát triển sản xuất kinh doanh dài hạn, trung hạn năm công ty, thuận lợi, khó khăn, chủ trơng lớn thay đổi phơng hớng sản xuất kinh doanh, thay đổi cấu tổ chức phơng thức quản lý doanh nghiệp; chế độ, sách chủ yếu Nhà nớc, Tổng công ty, định cấp có thẩm quyền có liên quan trực tiếp đến ngời lao động lĩnh vực: xếp lại lao động, tuyển dụng, cho việc, đào tạo đào tạo lại, tiền lơng, thu nhập, bảo hiểm xà hội, bảo hiểm y tế, nhà ở, phân phối lợi nhuận trích lập quỹ doanh nghiệp, Tài doanh nghiệp đợc công khai với vấn đề nh kết kiểm toán, báo cáo tài hàng năm, tình hình vốn hiệu sử dụng vốn Đại học Công đoàn 71 khoa quản trị kinh doanh doanh nghiệp, tính công nợ tới hạn, hạn nguyên nhân, biện pháp huy động nâng cao sử dụng vốn - Xây dựng chuẩn mực chung đạo đức, tác phong công ty Các chuẩn mực chung đạo đức tác phong giá trị, tiêu chuẩn mà thành viên công ty phải tuân theo Công ty ban hành điều lệ đạo đức Bản điều lệ thêng thĨ hiƯn triÕt lý vỊ kinh doanh, vỊ kh¸ch hàng đạo đức nhân viên Đồng thời đa dẫn cách thức hành động hay thủ tục vấn đề mà nhân viên công ty gặp phải trình làm việc - Văn hoá công ty quản lý chất lợng Văn hoá công ty bao gồm nội dung phong phú Nhng bối cảnh môi trờng kinh doanh quốc tế hoá cách mạnh mẽ, văn hoá công ty phải lấy quản trị chất lợng làm trọng tâm (chất lợng tất khâu), sở kông ngừng nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh công ty Để xây dựng văn hoá công ty với chất lợng làm trọng tâm, hoạt động quản trị công ty cần phải làm cho tất thành viên công ty quan tâm đến chất lợng, đến hiệu công việc, quan tâm trë thµnh ý thøc thêng trùc, thµnh thãi quen cđa ngời Để đạt đến mục tiêu đó, công ty phải xây dựng kế hoạch chất lợng, tức phải xác định đợc nội dung nh: khách hàng mục tiêu công ty ai? Làm để biết nhu cầu khách hàng thành tiêu chuẩn sản xuất phục vụ công ty? Làm để tiếp cận đợc với khách hàng nhiều hơn, phục vụ đợc khách hàng nhiều hơn? Làm để thành viên công ty nắm vững thực tốt tiêu chuẩn Các hoạt động quản trị chất lợng thờng đợc tiến hành đồng toàn công ty, khâu cung ứng khâu tiêu thụ, bán hàng dịch vụ sau bán hàng Các hoạt động số nhân viên chuyên trách, mà phải toàn thể thành viên công ty đảm nhiệm Đại học Công đoàn 72 khoa quản trị kinh doanh Công ty không đợc phép thoả mÃn với thành tích chất lợng đà đạt đợc mà phải không ngừng nâng cao chất lợng sản phẩm dịch vụ, nhu cầu khách hàng luôn thay đổi đợc nâng cao Để thực tốt hoạt động cần phát huy tính động, sáng tạo khả thích nghi tất thành viên công ty Đại học Công đoàn 73 khoa quản trị kinh doanh Kết luận Tổ chức máy quản trị doanh nghiệp hoạt động quan trọng công tác tổ chức lao ®éng khoa häc doanh nghiƯp Mơc ®Ých cđa hoạt động xây dựng cấu xác lập chế vận hành máy quản trị - điều hành doanh nghiệp, dựa vai trò chức thể chế hóa, thành viên thực nhiệm vụ đợc phân công với liên kết hữu quan hệ tổ chức điều hành nhằm thực đợc chức quản trị doanh nghiệp Do đó, tổ chức máy quản trÞ doanh nghiƯp chiÕm vÞ trÝ quan träng bËc nhÊt sù ph¸t triĨn cđa doanh nghiƯp Sau mét thêi gian thực tập Công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên giao nhận kho vận ngoại thơng, em đà hoàn thành khóa luận tốt nghiệp: "Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lí Công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên giao nhận kho vận ngoại thơng" Với hi vọng nâng cao kiến thức nh đóng góp số ý kiến nhằm nâng cao chất lợng cấu tổ chức máy tổ chức Công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên giao nhận kho vận ngoại thơng.Những kiến nghị em dựa sở mặt hạn chế mô hình tổ chức máy quản trị công ty, ý tởng nhờ vận dụng kiến thức lý thuyết đà đợc trang bị ngồi ghế nhà trờng tìm hiểu điều kiện thực tế công ty Một lần em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo Thạc sỹ Phùng Thế Hùng đà nhiệt tình giúp đỡ em suốt trình thực tập hoàn thiện khóa luận Em chân thành cảm ơn anh Thái Duy Đức đà tạo điều kiện hớng dẫn làm quen với thực tế Do thời gian trình độ có hạn, khóa luận tốt nghiệp chắn nhiều thiếu sót bất hợp lý Em mong đợc bảo thầy cô giáo./ Tài liệu tham khảo Giáo trình quản trị doanh nghiệp PGS TS Lê Văn Tâm, NXB thống kê năm 2009 Đại học Công đoàn 74 khoa quản trị kinh doanh Giáo trình chiến lợc kinh doanh phát triển doanh nghiệp PGS TS Nguyễn Thành Độ, TS Nguyễn Ngọc Huyền 2009 Tổ chức quản trị Công ty Vũ Trọng Khải, Lâm Ngọc Điệp - NXB Thống kê 2009 Thành lập quản lý tập đoàn kinh doanh Việt Nam PGS TS Nguyễn Đình Phan- NXB trị Quốc gia Những vấn đề cốt yếu cuản lý H Koontz, Vũ Thiếu, Nguyễn Mạnh Quân- NXB khoa học kỹ thuật năm 2007 Luật DNNN/ Nghị Định số 180/2004/NĐ-CP Chính phủ Nghị định số 67/2006/NĐ-CP Chính phủ thành lập, tổ chức lại, giải thể phá sản DNNN Tổng quan cạnh tranh công nghiệp Việt Nam tổ chức phát triển công nghiệp Liên Hợp quốc Viện chiến lợc phát triển thuộc Bộ KH & ĐT 10 Báo cáo kết hoạt động sản xuất kinh doanh công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên giao nhận kho vận ngoại thơng 11 Báo cáo tổng kết năm 2010 Bộ công thơng 12 Tìm hiểu mô hình tổ chức công ty mẹ, công ty TS Nguyễn Cảnh Nam- tạp chí công nghiệp số /2002 13 Về tập đoàn kinh tế mô hình Tổng công ty Việt Nam TS Nguyễn Thị Hồng Thuỷ, tạp chí kinh tế dự báo 14 Cơ cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Nhà nớc TS Phan Văn Tuất 15 Mô hình hoạt động Tổng công ty Nhà nớc kết giải pháp - tạp chí kinh tế dự báo số 16 Các tài liệu tham khác Vụ doanh nghiệp - Bộ Kế hoạch Đầu t Đại học Công đoàn 17 Báo Doanh nghiệp Việt Nam 75 khoa quản trị kinh doanh Đại học Công đoàn 76 khoa quản trị kinh doanh Nhận xét giáo viên hớng dÉn ... số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị Công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên giao nhận kho vận ngoại thơng Đại học Công đoàn khoa quản trị kinh doanh Chơng 1: Lý luận chung cấu. .. học Công đoàn khoa quản trị kinh doanh xuất phát từ nhu cầu thực tế, xin chọn đề tài: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị Công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên giao nhận kho. .. máy quản trị doanh nghiệp Chơng 2: Thực trạng cấu tổ chức máy quản trị Công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên giao nhận kho vận ngoại thơng Đại học Công đoàn khoa quản trị kinh doanh Chơng 3: Một