CHƯƠNG 3: PH M VI HO T Đ NG C A D ÁN N I DUNG Kh i th o: Ràng bu c tam giác; Ma tr n trách nhi m; Tính tăng trư ng d án; K ho ch d án tích h p; Các y u t quy đ nh ph m vi L p k ho ch: So n quy đ nh ph m vi d án; Tôn ch d án; B ng kê công vi c (SOW) Quy đ nh ki m soát ph m vi: Các y u t quy đ nh ph m vi; M r ng ph m vi; Ki m soát thay đ i; Thay đ i k ho ch; Gi m thi u m r ng ph m vi GI I THI U Qu n lý ph m vi gì? Ph m vi (Scope): m t danh sách t t c nh ng d án ph i làm Ph m vi d án ph i đư c vi t rõ ràng, n u không d án s không bao gi k t thúc Các k t qu chuy n giao (Deliverables): nh ng s n ph m c a d án s chuy n giao: ph n c ng, ph n m m (mua ho c phát tri n), b o hành, tài li u, đào t o phương th c chuy n giao Nhóm d án bên liên quan (Stakeholders): ph i hi u k t qu c a d án nh ng s n ph m đư c t o cách th c t o th GI I THI U Qui trình qu n lý ph m vi: Kh i th o: B t đ u m t d án ho c chuy n ti p sang giai đo n ti p theo L p k ho ch ph m vi: phát tri n tài li u nh m cung c p n n t ng cho quy t đ nh v d án tương lai Xác đ nh ph m vi: chia nh s n ph m trung gian c a d án thành thành ph n nh , d qu n lý Ki m tra ph m vi: h p th c hóa vi c ch p nh n ph m vi c a d án Đi u n thay đ i ph m vi: u n nh ng thay đ i c a ph m vi d án KH I TH O Quy đ nh ph m vi công c quan tr ng nh t trình l p khung d án Quy đ nh ph m vi ch d n nh t có nh ng câu h i liên quan tr c ti p đ n vi c phát tri n d án, như: chuy n s x y ra, l i có đư c s a ch a hay khơng, đ c tính có đư c t o hay khơng, giao di n có thay đ i hay không, … Quy đ nh ph m vi đư c dùng đ ki m tra ch t ch đ i v i m i yêu c u thay đ i KH I TH O ⇒ Trong d án cơng ngh thơng tin bùng phát ph m vi h u không th ngăn ch n đư c ⇒ Th o quy đ nh ph m vi m t cơng vi c khó khăn bu n t s ngăn ch n bùng phát ph m vi khơng ki m sốt đư c RÀNG BU C TAM GIÁC Là nh ng h n ch ph i đư c cân b ng đ đ t đư c thành công d án Ba ràng bu c tam giác th i gian, chi phí (hay ngu n l c) ch t lư ng => Các d án có m c tiêu ba chi u hoàn thành d án vào th i m, kinh phí đ t ch t lư ng theo yêu c u Thay đ i m t ràng bu c kéo theo s thay đ i ràng bu c khác RÀNG BU C TAM GIÁC Ph m vi d án Ngu n l c Ràng bu c tam giác TAM GIÁC THÉP TRONG IT S d ng nguyên lý hình h c đơn gi n đ th hi n b n ch t m i quan h th a hi p gi a ph m vi d án th i gian, ngu n l c ch t lư ng Tam giác thép ti n đ qu n lý d án CNTT đư c phát bi u sau: Ba ràng bu c d án b t kỳ th i gian, ngu n l c ch t lư ng N u có s thay đ i m t m i ràng bu c s kéo theo thay đ i hai ràng bu c l i ho c ph m vi d án TAM GIÁC THÉP TRONG IT Trong qu n lý d án CNTT: Ràng bu c nh t ngu n l c so v i chi phí Các ngu n l c k năng, s v t ch t v n c n cho d án ph c t p nhi u so v i nh ng th ch c n tính riêng đư c b ng chi phí Ví d : V i m c lương cao không ph i lúc tìm đư c ngư i thích h p vào th i m c n QUY Đ NH VÀ KI M SOÁT PH M VI Các y u t quy đ nh ph m vi M r ng ph m vi Ki m soát thay đ i Thay đ i k ho ch Giám thi u m r ng ph m vi CÁC Y U T QUY Đ NH PH M VI Quy đ nh ph m vi tài li u d án xác đ nh công vi c đư c xét đ n hay không đư c xét đ n d án G m có y u t sau: Xác đ nh gi đ nh k thu t nghi p v Yêu c u b t bu c xác đ nh b i nhà tài tr hay khách hàng yêu c u không b t bu c khác Truy n thông gi a nhà tài tr , khách hàng đ i d án y u t quy t đ nh vi c xây d ng ưu tiên c a khách hàng => Đi u có l i v sau n u c n ph i thương lư ng l i l ch trình, chi phí hay ph m vi d án CÁC Y U T QUY Đ NH PH M VI Đ nh nghĩa ràng bu c v t ch c tác đ ng t i d án th Đ nh nghĩa rõ ràng nh ng y u t đư c xét đ n hay không đư c xét đ n d án Xác đ nh s n ph m có th chuy n giao Xác đ nh phương pháp lu n tuân theo công c đư c s d ng su t trình th c thi d án Đ t m c tiêu ngày tháng b t đ u, ngày tháng hoàn t t th hi n đư ng th i gian d a vào m c quan tr ng Xác đ nh kinh phí s quy t đ nh CÁC Y U T QUY Đ NH PH M VI B n đ ngu n l c xác đ nh ngu n l c đư c dùng su t d án, g m ngư i, s v t ch t gi đ nh v tính giá tr c a ngu n l c Ưu tiên chi phí, l ch trình ch t lư ng Xác đ nh vai trò trách nhi m c a giám đ c d án, nhà tài tr , đ i tư ng liên quan d án Các nhân t r i ro d án kh ch u đ ng r i ro c a khách hàng hay nhà tài tr Các tiêu chí hoàn t t M R NG PH M VI M r ng ph m vi d án nh ng thay đ i không đư c phê chu n hay qu n lý, nh hư ng t i chi phí, ch t lư ng và/ho c th i gian c a d án Khi d án ti n tri n, yêu c u có xu hư ng thay đ i liên t c, n nhà tài tr khách hàng ph i b sung thêm ch c tính năng, d n đ n thay đ i WBS tăng l ch bi u kinh phí M R NG PH M VI Trong d án CNTT, h u h t đ u liên quan đ n công ngh m i, vi c ch t ch t yêu c u tài li u ph m vi ban đ u tr nên vơ khó khăn => Xu hư ng m r ng ph m vi gây không nh vào s th t b i c a d án Chìa khóa đ vư t qua nguy công tác QLDA ph i qu n lý ch t ch tuân th quy đ nh v th t c thay đ i => Không ch p nh n b t kỳ thay đ i không tuân theo quy trình qu n lý thay đ i đư c phê chu n KI M SOÁT THAY Đ I Là m t k thu t dùng đ đ m b o nh ng thay đ i đư c đ xu t s đư c coi m t ph n c a trình qu n lý thay đ i => Ph i đư c đ nh nghĩa sau đư c phê t hay h y b N u đư c phê t s đư c đưa vào k ho ch c a d án Trong trình th c hi n, Giám đ c d án ph i giám sát ch t ch trình thay đ i đư c xác đ nh tuân th k ho ch qu n lý thay đ i đ đ m b o nh ng thay đ i không đư c ch p thu n s khơng đưa vào d án KI M SỐT THAY Đ I H qu t t y u c a thay đ i: k ho ch d án đư c đánh giá t t nh t có th thay đ i d án Trư c ch p nh n thay đ i, c n nghiên c u k lư ng nh hư ng c a t i ph m vi, l ch bi u kinh phí => C n thương lư ng đ gi m t i thi u nh hư ng N u yêu c u thay đ i đư c ch p nh n, c n có phê t trình qu n lý thay đ i C p nh t l i k ho ch d án cho phù h p xác v i nh ng thay đ i nh hư ng đ n kinh phí, th i gian, ngu n l c THAY Đ I K HO CH Là nh ng thay đ i đ i v i tài li u k ho ch c a d án x y có thay đ i quan tr ng v ph m vi c a d án đư c phê t Nh ng thay đ i v ngân sách yêu c u vi c tính tốn v s chi phí m i nh ng thay đ i đ i v i tài li u qu n lý dòng ti n Nh ng thay đ i v l ch trình yêu c u nh ng thay đ i đ i v i l ch d án đư c tính tốn s c a l ch trình THAY Đ I K HO CH M t thay đ i v b n ch t công vi c th c hi n có th d n t i nh ng thay đ i v sơ đ m ng, ma tr n tài nguyên, k ho ch qu n lý r i ro k ho ch qu n lý ch t lư ng Nh ng thay đ i v nhân s nh hư ng đ n đ i d án, nhà tài tr ho c nh ng đ i tư ng liên quan s nh hư ng đ n k ho ch truy n thông B sung thêm m t nhà cung c p nh hư ng đ n k ho ch mua s m KI M SOÁT PH M VI M t k ho ch qu n lý thay đ i đư c tuân th t t ch t ch s ngăn ng a vi c m r ng ph m vi nh hư ng đ n ti n đ , ch t lư ng d án Nguyên t c qu n lý hi u qu vi c m r ng ph m vi: Giám sát thay đ i khơng đư c ki m sốt b ng cách phân tích gói cơng vi c đ tìm cơng vi c khơng đư c phép: Giám sát báo cáo hi u su t, đánh giá hi u su t, cu c h p báo cáo hi n tr ng đ tìm d u hi u c a vi c m r ng ph m vi ti m KI M SOÁT PH M VI Ki m tra- th c hi n ki m đ nh công vi c ti n tri n Giám sát l ch bi u ngân sách Đ m b o m i yêu c u thay đ i đư c ghi l i sàng l c đ ch p thu n ho c t ch i L c yêu c u thay đ i: Lo i b nh ng thay đ i ph m vi tr chúng quan tr ng cho d án Đ i v i nh ng thay đ i có kh đư c ch p thu n, đánh giá nh hư ng c a vi c s a l i k ho ch li t kê v n đ có th x y KI M SOÁT PH M VI N u nh hư ng nh , giám đ c d án đ i có th x lý thay đ i N u nh hư ng v a ph i, c n chu n b m t báo cáo v nh hư ng tìm s đ ng ý c a đ i tư ng liên quan đ n d án N u nh hư ng l n, c n c g ng đàm phán v nh ng thay đ i khác có th h n ch nh hư ng Chu n b m t báo cáo v nh hư ng cho nhà tài tr nh n đư c s phê t th c trư c ti n hành KI M SOÁT PH M VI N u thay đ i đư c ch p thu n, th c hi n nh ng u ch nh c n thi t cho k ho ch d án đ b sung thay đ i N u yêu c u thay đ i b t ch i, c n đ m b o quy t đ nh đư c thông báo t i ngư i yêu c u N u thay đ i đư c ch p nh n, c n thông báo v s ch p nh n cho đ i d án, đ i tư ng có liên quan nhà cung c p, theo nguyên t c k ho ch truy n thông BÀI T P So n quy đ nh ph m vi cho m t d án So n tôn ch cho m t d án ... d án K HO CH D ÁN TÍCH H P Là tài li u ki m soát d án dùng cho d án vi mô k t h p Quy đ nh ph m vi y u t m t k ho ch d án l n K ho ch d án tích h p g m y u t sau: Quy đ nh ph m vi Tôn ch d án. .. ph m vi; Ki m soát thay đ i; Thay đ i k ho ch; Gi m thi u m r ng ph m vi GI I THI U Qu n lý ph m vi gì? Ph m vi (Scope): m t danh sách t t c nh ng d án ph i làm Ph m vi d án ph i đư c vi t rõ... c hóa vi c ch p nh n ph m vi c a d án Đi u n thay đ i ph m vi: u n nh ng thay đ i c a ph m vi d án KH I TH O Quy đ nh ph m vi công c quan tr ng nh t trình l p khung d án Quy đ nh ph m vi ch