Tổ chức hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp với việc xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh.DOC

Tổ chức hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp với việc xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

lời nói đầu

Cùng với việc mở rộng nền kinh tế thị trờng trong những năm qua Đảng và nhà nớc ta đã đề ra nhiều chủ trơng, chính sách phát triển nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, đa dạng hoá các loại hình sở hữa và mở rộng quan hệ kinh tế đối ngoại với nớc ngoài Thêm vào đó sự đổi mới sâu sắc về cơ chế quản lý đã làm cho nền kinh tế nớc ta có những bớc đi vững chắc và đã từng bớc hoà nhập với xu thế phát triển của thế giới Với t cách là công cụ quản lý, kế toán gắn liền với hoạt động kinh tế xã hội, kế toán đảm nhiệm chức năng cung cấp thông tin hữu ích cho các quyết định kinh tế

Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, tiêu thụ đóng vai trò đặc biệt quan trọng để tạo ra nguồn tiền và các khoản tơng tơng đơng tiền trong t-ơng lai cho doanh nghiệp, quyết định sự tồn vong và phát triển của doanh nghiệp Thông qua quá trình tiêu thụ mới biết đợc quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đạt kết quả ra sao? Lãi lỗ nh thế nào?

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí không thể thiếu để thúc đẩy quá trình tiêu thụ Ngời xa có câu “Khéo ăn thì no, khéo co thì ấm’, việc xác định đúng và quản lý chi phí tiết kiệm hợp lý sẽ giúp nhà quản lý doanh nghiệp sử dụng nguồn vốn một cách hiệu quả Vậy cần tổ chức hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nh thế nào để xác định đợc kết quả hoạt động kinh doanh hợp lý, đánh giá đúng chất lợng và hiệu quả kinh doanh? Đây là một vấn đề mà mọi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đều rất chú trọng.

Xuất phát từ nhận thức trên, em đã lựa chọn đề tài Tổ chức hạch toán“

chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp với việc xác định kết quảhoạt động sản xuất kinh doanh trong các doanh nghiệp sản xuất kinhdoanh” để tìm hiểu và nghiên cứu.

Mục đích nghiên cứu là để nắm bắt đợc cách thức hạch toán từ đó làm rõ bản chất của đề tài Không đi vào lối mòn của việc sao chép lại những bản mẫu đề án đã có, hi vọng qua quá trình tự tìm hiểu đề tài sẽ tích luỹ đ ợc đôi chút kiến thức phục vụ cho công việc sau này.

Trên cơ sở phạm vi đề tài nghiên cứu, bản đề án này gồm 2 chơng:

Chơng I : Lý luận chung về tổ chức hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp với việc xác định kết quả hoạt động kinh doanh hợp lý.

Chơng II : Vận dụng chuẩn mực kế toán mới về việc ghi nhận chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp với việc xác định kết quả kinh doanh hợp lý trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

Chơng I

Lý luận chung về tổ chức Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp với việc xác định Kết quả hoạt động

kinh doanh hợp lý.

I Những nguyên tắc hạch toán chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh hợp lý

1 Phải phân định đợc chi phí, thu nhập và kết quả kinh doanh của từng loại hoạt động kinh doanh

Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm:

- Hoạt động sản xuất - kinh doanh: là hoạt động sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ của các ngành sản xuất – kinh doanh chính và sản xuất – kinh doanh phụ.

- Hoạt động tài chính: Là hoạt động đầu t về vốn và đầu t tài chính ngắn hạn, dài hạn với mục đích kiếm lời.

- Hoạt động khác: Là hoạt động xẩy ra ngoài dự kiến của doanh nghiệp

Tơng ứng với những loại hình hoạt động kinh doanh trên là những loại thu nhập mà doanh nghiệp có đợc:

- Thu nhập từ hoạt động sản xuất – kinh doanh - Thu nhập tài chính

- Thu nhập khác

2 Phải xác định chính xác thời điểm ghi nhận doanh thu

Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu về sản phẩm, hàng hoá, lao vụ Nói cách khác, thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm ngời mua trả tiền hay chấp nhận nợ về lợng hàng hoá, vật t đã đợc ngời bán chuyển giao.

3 Phải nắm vững nội dung và cách xác định các chỉ tiêu liên quan đến doanh thu, chi phí và kết quả.

Tuỳ thuộc vào phơng pháp tính thuế VAT, nội dung của các chỉ tiêu liên quan đến chi phí, doanh thu và kết quả có sự khác nhau Đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ, trong chi

bán hàng, thu nhập hoạt động tài chính, thu nhập khác cũng nh các khoản giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán trả lại là giá bán hoặc thu nhập cha có VAT đầu ra phải nộp (kể cả các khoản phụ phí thu thêm ngoài giá bán – nếu có) Ngợc lại, đối với các cơ sở tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp hoặc đối với các đối tợng không chịu thuế VAT, trong chi phí bao gồm cả thuế VAT đầu vào và trong doanh thu (hay thu nhập) gồm cả VAT, thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt đầu ra (kể cả các khoản phụ phí thu thêm ngoài giá bán – nếu có) Vì thế các chỉ tiêu về doanh thu hàng bán, giảm giá, doanh thu hàng bán trả lại đều bao gồm cả thuế VAT đầu ra.

II.Kế toán chi phí bán hàng:

1 Khái niệm:

Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ nh chi phí bao gói, vận chuyển, tiếp thị, quảng cáo, chào hàng

2 Tài khoản sử dụng:

Kế toán sử dụng tài khoản 641 – Chi phí bán hàng để phản ánh, tập hợp và kết chuyển các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ

Bên Nợ: Tập hợp chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ

TK641(3) : Chi phí dụng cụ, đồ dùng TK641(4) : Chi phí khấu hao TSCĐ TK641(5) : Chi phí bảo hành

TK641(7) : Chi phí dịch vụ mua ngoài TK641(8) : Chi phí bằng tiền khác 3 Phơng pháp hạch toán:

- Tính ra tiền lơng và phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ sản phẩm tiêu thụ:

Nợ TK 641 (6411) Có TK 334

- Trích BHXH, KPCĐ và bảo hiểm Y tế theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lơng phát sinh trong kỳ tính vào chi phí:

Nợ TK 641 (6412)

Có TK 152: (chi tiết tiểu khoản)

- Các chi phí về dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho việc tiêu thụ: Có TK 152: Chi vật liệu sửa chữa

Có TK155: Chi sản phẩm đổi cho khách hàngCó TK 334,338 Các chi phí khác.

- Giá dịch vụ mua ngoài liên quan đến hàng bán:

Nợ TK 641 (6417): Trị giá dịch vụ mua ngoài(Nợ TK 1331: Thuế VAT đầu vào đợc khấu trừ

Có TK 331: Tổng giá thanh toán

- Chi phí theo dự toán tính vào chi phí bán hàng trong kỳ:

Nợ TK 641 (Chi tiết tiểu khoản)

sơ đồ kế toán tổng quát chi phí bán hàng bao bì Trừ vào kết quảTk214 kinh doanh trong kỳ Chi phí công cụ bán hàng (Nếu chi phí nhỏ hoặc (loại phân bổ một lần) chu kỳ kinh

Trích trớc chi phí (nếu chi phí kết phải trả theo kế hoạch lớn hoặc với chuyển

III Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp:

1 Khái niệm:

- Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí phát sinh có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra đợc cho bất kỳ một hoạt động nào Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại nh chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí chung khác.

- Chi phí quản lý doanh nghiệp là loại chi phí gián tiếp sản xuất kinh doanh cần đợc lập dự tính (lập dự toán) và quản lý chi tiêu tiết kiệm hợp lý Do liên quan đến mọi hoạt động trong doanh nghiệp nên cuối kỳ cần đợc tính toán, phân bổ, kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh hợp lý Trờng hợp doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có chu kỳ sản xuất dài, trong kỳ không có hoặc có ít sản phẩm tiêu thụ, hoặc doanh nghiệp thơng mại có biến động lớn về lợng hàng hoá dự trữ giữa kỳ thì chi phí quản lý doanh nghiệp cũng cần tính toán, phân bổ cho sản phẩm hàng hóa còn lại cha tiêu thụ cuối kỳ 2 Tài khoản sử dụng:

Kế toán sử dụng tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp để phản ánh, tập hợp và kết chuyển các chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí liên quan đến hoạt động chung của cả doanh nghiệp Bên Nợ: Tập hợp toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ.

Bên Có:

- Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp

TK 642 cuối kỳ không có số d và đợc chi tiết thành các tiêu khoản:

TK642(6) : Chi phí dự phòng

TK 642(7) : Chi phí dịch vụ mua ngoài TK642(8) : Chi phí bằng tiền khác.

Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp, TK 642 có thể đợc mở thêm một số tiểu khoản khác để theo dõi các nội dung, yếu tố chi phí thuộc quản lý doanh nghiệp.

3 Phơng pháp hạch toán.

Về cơ bản, chi phí quản lý doanh nghiệp hạch toán tơng tự nh chi phí bán hàng Quá trình tập hợp và kết chuyển chi phí quản lý đợc khái quát qua sơ đồ (Sơ đồ 2).

sơ đồ kế toán tổng quát chi phí quản lý doanh nghiệp

(Sơ đồ 2)

TK 642

TK334, 338 TK 111,112,1388 Tập hợp chi phí nhân viên Các khoản thu hồi ghi

quản lý doanh nghiệp chi phí quản lý doanh nghiệpTK152

Tập hợp chi phí vật liệu TK 911 quản lý Trừ vào kết quảTK 153

Chi phí dụng cụ quản lý

doanh nghiệp (loại phân bổ 1 lần)

Tk214 kinh doanh trong kỳ Chi khấu hao TSCĐ (Nếu chi phí nhỏ hoặc dùng cho quản lý doanh nghiệp chu kỳ kinh

Trích trớc chi phí (nếu chi phí kết phải trả theo kế hoạch lớn hoặc với chuyển

IV Kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh 1 Khái niệm và tài khỏan sử dụng:

Kết quả hoạt động kinh doanh là kết quả tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ Kết quả đó đợc tính bằng cách so sánh giữa một bên là doanh thu thuần (doanh thu sau khi trừ các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biêt, thuế xuất khẩu) với giá vốn hàng tiêu thụ, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và đợc biểu hiện qua chỉ tiêu lợi nhuận (hoặc lỗ) về tiêu thụ.

Thông thờng, cuối kỳ kinh doanh hay sau mỗi thơng vụ, kế toán tiến hành xác định kết quả của hoạt động kinh doanh Công việc này đợc thực hiện trên tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh Đây là tài khoản dùng để xác định toàn bộ kết quả kinh doanh, kết cấu của nó nh sau:

Bên Nợ:

- Chi phí sản xuất, kinh doanh liên quan đến hàng tiêu thụ (Giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp) - Chi phí hoạt động tài chính và chi phí bất thờng.

- Kết chuyển kết quả các hoạt động kinh doanh Bên Có:

- Tổng số doanh thu thuần về tiêu thụ trong kỳ

- Tổng số doanh thu thuần hoạt động tài chính và hoạt động bất

sơ đồ kế toán tổng quát xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanhs

TK 632 TK 911 TK 511,512 Kết chuyển giá vốn Kết chuyển

hàng tiêu thụ trong kỳ doanh thu thuần

Kết chuyển lãi về tiêu thụ

V Tổ chức hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp:

Trong những hình thức hạch toán kế toán, hình thức kế toán chứng

từ ghi sổ đợc áp dụng rất phổ biến đối với mọi loại quy mô doanh

nghiệp, kế cấu sổ sách đơn giản dễ ghi chép nên phù hợp với cả điều kiện lao động thủ công và kế toán máy Trong chuyên đề này

xin lấy hình thức hạch toán kế toán chứng từ ghi sổ để áp dụng cho

việc hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và xác định kết quả hoạt động kinh doanh.

Sơ đồ tổ chức hạch toán hình thức kế toán Chứng từ Ghi sổ

(Sơ đồ 4)

Ghi chú:

Ghi hàng ngày (định kỳ) : Ghi vào cuối tháng (hoặc định kỳ) :

- Các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.

Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phải sử dụng ít nhất những sổ tổng hợp sau:

1 Sổ tổng hợp:

- Chứng từ ghi sổ: đợc lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại có cùng nội dung kinh tế Chứng từ gốc đợc lập hàng ngày hoặc định kỳ (3-5 ngày, hoặc lâu hơn, tuỳ mức độ phát sinh nghiệp vụ nhiều hay ít.)

Báo cáo kế toán Bảng cân đối tài khoản

ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian đồng thời dùng để quản lý chứng từ ghi sổ, kiểm tra, đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh Đặc điểm: Sổ này do kế toán tổng hợp ghi trên cơ sở chứng từ ghi sổ do kế toán phần hành

Chứng từ ghi sổSố tiềnChứng từ ghi sổSố tiền

- Sổ cái: là sổ tổng hợp để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản đã đợc trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng tại doanh nghiệp Số liệu trên Sổ cái đợc dùng để đối chiếu số liệu với bộ phận kế toán chi tiết và là căn cứ để lập báo cáo kế toán Sổ cái đợc kế toán tổng hợp ghi trên cơ sở các chứng từ ghi sổ đã đợc vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.

Sổ cái Năm…

Vận dụng những chuẩn mực kế toán mới về việc ghi nhận chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

với việc xác định kết quả kinh doanh hợp lý.

Ta vẫn biết lợi nhuận là thớc đo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Các yếu tố liên quan trực tiếp đến việc xác đinh lợi nhuận là Doanh thu, thu nhập khác và Chi phí Để có đợc kết quả kinh doanh hợp lý cần xuất phát từ chi phí hợp lý và doanh thu hợp lý.

1 Khái niệm

Theo “Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam” do Bộ tài chính phát hành tháng 1-2003, các yếu tố Doanh thu, thu nhập khác và chi phí đợc định nghĩa nh sau:

- Doanh thu và thu nhập khác:

Là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu đợc trong kỳ kế toán phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh thông thờng và các hoạt động khác của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản góp vốn của cổ đông hoặc chủ sở hữu.

- Chi phí:

Là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản, hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm các khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu.

Chi phí bao gồm các chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thờng của doanh nghiệp nh: Giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí lãi tiền vay và các chi phí khác liên quan đến hoạt động cho các bên sử dụng tài sản sinh

ra lợi tức, tiền bản quyền… Những chi phí này phát sinh dới dạng tiền và các khoản tơng đơng tiền, hàng tồn kho, khấu hao máy móc, thiết bị.

Chi phí khác là chi phí bao gồm các chi phí ngoài các chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thờng của doanh nghiệp, nh: chi phí về thanh lý, nhợng bán tài sản cố định, các khoản tiền bị khách hàng phạt do vi phạm hợp đồng,…

2 Điều kiện ghi nhận chi phí hợp lý

- Chi phí sản xuất kinh doanh (bao gồm cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ) và các chi phí khác đợc ghi nhận trong kết quả hoạt động sản xuất - kinh doanh khi các khoản chi phí này làm giảm bớt lợi ích kinh tế trong tơng lai có liên quan đến việc giảm bớt tài sản hoặc tăng nợ phải trả và chi phí này phải đợc xác định một cách đáng tin cậy, với đầy đủ chứng từ chứng thực nghiệp vụ đã phát sinh.

- Các chi phí đợc ghi nhận trong kết quả hoạt động sản xuất - kinh doanh phải tuân thủ nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí (theo một tỷ lệ nhất định).

- Lợi ích kinh tế dự kiến thu đợc trong nhiều kỳ kế toán có liên quan đến doanh thu và thu nhập khác đợc xác định một cách gián tiếp thì các chi phí liên quan đợc ghi nhận trong kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trên cơ sở phân bổ theo hệ thống hoặc theo tỷ lệ.

- Một khoản chi phí đợc ghi nhận ngay vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ khi chi phí đó không đem lại lợi ích kinh tế trong các kỳ sau.

3 Điều kiện ghi nhận doanh thu và thu nhập khác hợp lý

Doanh thu và thu nhập khác đợc ghi nhận trong kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh khi thu đợc lợi ích kinh tế trong tơng lai có liên quan tới sự gia tăng về tài sản hoặc giảm bớt nợ phải trả và giá trị gia tăng đó phải xác định đợc một cách đáng tin cậy.