Một số vấn đề về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.DOC

Một số vấn đề về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.

Lời mở đầu

Ngày nay, toàn cầu hoá và hội nhập quốc tế đã trở thành một xu thế khách quan trong tiến trình phát triển kinh tế thế giới Quá trình toàn cầu hoá và hội nhập kinh tế quốc tế đã tạo ra những thời cơ thuận lợi cho các quốc gia, các doanh nghiệp có cơ hội phát triển, đồng thời nó cũng đem lại những thách thức lớn về sự cạnh tranh, khả năng thu hút thị trờng Để đứng vững trên thơng trờng, đáp ứng đợc yêu cầu của ngời tiêu dùng với sản phẩm chất lợng cao, giá thành hạ thì các doanh nghiệp phải giám sát từ khâu đầu đến khâu cuối của quá trình sản xuất, từ khi tìm đợc nguồn thu mua vật liệu cho đến khi tìm đợc thị trờng tiêu thụ sản phẩm để đảm bảo sử dụng vốn lu động có hiệu quả, tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nớc, cải thiện đời sống ngời lao động, mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung nguyên vật liệu thờng chiếm một tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất, một sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng ảnh hởng tới giá thành sản phẩm Vì vậy, việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, đảm bảo đầy đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục là một vấn đề cấp thiết, đợc nhiều doanh nghiệp quan tâm.

Tổ chức kế toán nguyên vật liệu có đảm bảo tốt thì sẽ đảm bảo cho cả việc cung cấp vật liệu kịp thời đồng bộ cho nhu cầu sản xuất, kiểm tra và giám sát chặt chẽ việc chấp hành định mức dự trữ và tiêu hao vật liệu, ngăn chặn hiện tợng lãng phí vật liệu trong sản xuất, góp phần giảm bớt chi phí hạ thấp giá thành, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động trong doanh nghiệp.

Nhận thấy vai trò quan trọng của kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất, dới sự hớng dẫn nhiệt tình của thầy giáo Phan Trung Kiên em đã lựa chọn đề tài:

“Một số vấn đề về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất”.

I/ Sự cần thiết của kế toán nguyên vật liệu trong công tác quản lý kinh tế ở doanh nghiệp sản xuất

1 Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong sản xuất

Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi tiến hành sản xuất đều phải có 3 yếu tố cơ bản, đó là:

- T liệu lao động - Đối tợng lao động - Sức lao động

Đối tợng lao động là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu mà các doanh nghiệp phải quan tâm trong quá trình sản xuất kinh doanh Đây là một trong ba yếu tố cơ bản của sản xuất mà biểu hiện cụ thể của nó là nguyên vật liệu.

Vật liệu là đối tợng đợc chuyển hoá do lao động có ích của con ngời Theo Mác, tất cả mọi vật thể thiên nhiên xung quanh con ngời mà lao động có ích có thể tác động và để tạo ra của cải vật chất cho xã hội, phục vụ con ngời đều là đối tợng lao động Nguyên vật liệu nào cũng có thể là đối tợng lao động song không phải bất cứ đối tợng nào cũng là nguyên vật liệu Một đối tợng lao động có khả năng thay đổi do lao động của con ngời ấy mới là nguyên vật liệu Ví dụ: Quả bông tự thân nó không phải là nguyên vật liệu nhng nếu chúng đợc cung cấp cho công nghiệp dệt thì chúng lại trở thành nguyên vật liệu, bởi nó đợc lao động của con ngời tác động và biến thành các sản phẩm chế biến, phục vụ con ngời với hình thái khác hình thái tồn tại ban đầu của chúng.

Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chính là đối tợng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất hình thành nên thực thể của sản phẩm Khác với t liệu lao động, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu đợc chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ.

Do vậy dới hình thái hiện vật nó là một bộ phận quan trọng của tài sản lu động, còn dới hình thái giá trị nó là vốn lu động dự trữ của doanh nghiệp Vì vậy việc quản lý nguyên vật liệu chính là quản lý vốn sản xuất kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp, là nhân tố quyết định sự thành bại của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nguyên vật liệu không chỉ ảnh hởng đến số lợng sản phẩm mà còn ảnh hởng lớn đến chất lợng sản phẩm Nguyên vật liệu có đảm bảo chất lợng cao, đúng quy cách, chủng loại thì sản phẩm tạo ra mới phù hợp nhu cầu thị trờng, mới tạo ra sức cạnh tranh cao Bên cạnh chất lợng sản phẩm đợc đảm bảo thì phải nói tới giá cả, giá thành sản phẩm phải hợp lý thì doanh nghiệp mới có chỗ đứng để tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trờng hiện nay Điều đó khiến doanh nghiệp phải quản lý vật liệu chặt chẽ từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu nhằm tiết kiệm tối đa chi phí sản xuất, giảm tiêu hao vật liệu trong quá trình sản xuất, giảm giá thành sản phẩm Chi phí nguyên vật liệu thờng chiếm khoảng 50%- 70% trong giá thành sản phẩm, nó tác động trực tiếp đến chỉ tiêu sản lợng, chất lợng,chỉ tiêu giá thành sản phẩm, chỉ tiêu lợi nhuận, chỉ tiêu về sức sản xuất, tình hình sử dụng vốn lu động.

Qua phân tích trên, tuỳ theo tình hình đặc điểm sản xuất, kinh doanh của từng doanh nghiệp, cũng nh tình hình quản lý nhân sự ở mỗi doanh nghiệp mà lựa chọn ph-ơng pháp bảo quản, quản lý vật liệu sao cho phù hợp Song nhìn chung với phph-ơng pháp nào thì vẫn phải bảo đảm yêu cầu đặt ra là: Vật liệu cần đợc quản lý tốt ở các khâu mua, bảo quản dự trữ và sử dụng hợp lý, có hiệu quả.

2 Đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất

Trong các doanh nghiệp sản xuất để quá trình sản xuất kinh doanh đợc tiến hành bình thờng thì cần phải có kế hoạch mua và dự trữ các loại vật t, hàng hoá, nguyên vật liệu hợp lý và phải đảm bảo việc cung cấp đầy đủ, kịp thời cả về số lợng và chất lợng trong đó vật liệu chiếm tỷ trọng lớn vì vậy kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp phải thực hiện tốt các đặc điểm sau đây:

- Về mặt hiện vật: NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và khi tham gia

vào chu kỳ sản xuất vật liệu sẽ bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành lên thực thể sản phẩm.

- Về mặt giá trị: Do chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nên giá trị của vật liệu

sẽ đợc tính hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất

Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị ở mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng

Mỗi doanh nghiệp do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên cần tuân thủ các yêu cầu quản lý sau để nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp:

- Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu, trớc hết các doanh nghiệp phải xây dựng đợc hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm cho nguyên vật liệu Hệ thống danh điểm và số danh điểm của nguyên vật liệu phải rõ ràng, chính xác tơng ứng với quy cách, chủng loại của nguyên vật liệu.

- Để quá trình sản xuất kinh doanh liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm thì doanh nghiệp phải dự trữ nguyên vật liệu ở một mức độ hợp lý Do vậy, các doanh nghiệp phải xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm nguyên vật liệu, tránh việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại nguyên vật liệu nào đó Định mức tồn kho của nguyên vật liệu còn là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu mua nguyên vật liệu và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp.

- Để bảo quản tốt nguyên vật liệu dự trữ, giảm thiểu h hao, mất mát, các doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho tàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, bố trí nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý nguyên vật liệu tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và kế toán vật t.

4 Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu

Qua cơ sở lý luận trên và để thực hiện chức năng giám đốc, công cụ quản lý kinh tế xuất phát từ vị trí của kế toán trong quản lý, nhà nớc đã xác định nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất nh sau:

- Thực hiện việc phân loại, đánh giá nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc chuẩn mực kế toán đã quy định và yêu cầu quản trị doanh nghiệp

- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của nguyên vật liệu trong quá trình hoạt động kinh doanh nhằm cung cấp thông tin để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh, xác định giá vốn hàng bán.

- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật liệu, kế hoạch sử dụng vật liệu cho sản xuất

- Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lợng, chất lợng và giá thực tế của vật liệu nhập kho.

- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lợng và chất lợng vật liệu đồng thời kiểm tra tình hình chấp hành định mức tiêu hao vật liệu.

- Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tợng tập hợp chi phí sản xuất- kinh doanh.

- Tính toán và phản ánh chính xác số lợng và giá trị nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời vật liệu thiếu thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp kịp thời để xử lý, hạn chế đến mức tối đa các thiệt hại có thể xảy ra.

- Đối với mỗi thứ vật liệu phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn định mức tối thiểu, tối đa để ngăn ngừa các trờng hợp thiếu nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất hay tình trạng ứ đọng vốn.

- Xây dựng định mức tiêu hao vật liêụ, không ngừng cải tiến, hoàn thiện để đạt định mức tiên tiến.

Công tác kế toán vật liệu có một vai trò hết sức quan trọng trong công việc quản lý vật liệu, cung cấp số liệu cho việc kế toán chi phí và tính giá thành thành phẩm từ đó giúp cho các nhà quản lý vật liệu đa ra các quyết định kịp thời, chính xác Giúp cho doanh nghiệp có kế hoạch thu mua, dự trữ nguyên vật liệu tránh tình trạng làm gián đoạn quá trình sản xuất Do đó cần tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu, đồng thời từ các thông tin đó mà doanh nghiệp mới biết tình hình sử dụng vốn lu động, từ đó có biện pháp để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động, tăng nhanh vòng quay của vốn lu động và tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất.

II/ nội dung kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

1 Phân loại nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất- kinh doanh Trong điều kiện đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại nguyên vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu.

* Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì nguyênvật liệu đợc chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính: Là nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia công chế

biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm Các doanh nghiệp khác nhau thì sử dụng nguyên vật liệu chính không giống nhau: ở doanh nghiệp cơ khí nguyên vật liệu là: sắt, thép, ; doanh nghiệp sản xuất đờng nguyên vật liệu chính là cây mía, còn doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo nguyên vật liệu chính là đờng, nha, bột, Có thể sản phẩm của doanh nghiệp này là nguyên vật liệu cho doanh nghiệp khác Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích để tiếp tục gia công chế biến đợc coi là nguyên vật liệu chính ví dụ: doanh nghiệp dệt mua sợi về để dệt vải.

- Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, đợc sử

dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất l ợng sản phẩm hoặc đợc sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thờng, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý ( thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, xà phòng, )

- Nhiên liệu, năng lợng : Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng

trong quá trình sản xuất kinh doanh nh đá, than, xăng, dầu, bùn, củi, hơi đốt, khí đốt, Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó đợc tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ

trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân Nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ thông thờng.

- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và bảo dỡng

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là các loại vật liệu, thiết bị phục vụ cho

hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản, tái tạo tài sản cố định.

- Vật liệu khác: Là những loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặc phế

liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định.

Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng đợc yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lợng và giá trị đối với từng thứ nguyên vật liệu, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu, các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết và hình thành nên “Sổ danh điểm vật liệu”, thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm nguyên vật liệu.

* Căn cứ vào nguồn hình thành: nguyên vật liệu đợc chia làm hai nguồn:

- Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận vốn góp liên doanh, nhận biếu tặng,

- Nguyên vật liệu tự chế: do doanh nghiệp tự sản xuất Ví dụ: doanh nghiệp chế biến chè có tổ chức đội trồng chè cung cấp nguyên vật liệu cho bộ phận chế biến

Cách phân loại này làm căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu , là cơ sở để xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho.

* Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia nguyênvật liệu thành:

- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm: + Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm.

+ Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp.

- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: + Nhợng bán;

+ Đem góp vốn liên doanh; + Đem quyên tặng

2 Tính giá nguyên vật liệu

Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của

nguyên vật liệu Theo quy định của Chuẩn mực kế toán số 02- Hàng tồn kho- Hàng

tồn kho đợc tính theo giá gốc Trờng hợp giá trị thuần có thể thực hiện đợc thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện đợc, cụ thể:

- Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có đợc hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.

- Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm: Giá mua, các loại thuế không đợc hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho Các khoản chiết khấu thơng

mại và giảm giá hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất đợc trừ khỏi chi phí mua.

- Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất nh: Chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định, chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hoá nguyên, vật liệu thành thành phẩm.

- Chi phí liên quan trực tiếp khác đợc tính vào giá gốc hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí thu mua và chi phí chế biến hàng tồn kho.

Nh vậy phù hợp với chuẩn mực kế toán hàng tồn kho trong công tác hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp, nguyên vật liệu đợc tính theo giá thực tế.

Giá thực tế của nguyên vật liệu là loại giá đợc hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra NVL Giá thực tế của NVL nhập kho đợc xác định tuỳ theo từng nguồn nhập.

a) Tính giá NVL nhập vào:

* Nguyên tắc tính:

- Thời điểm tính giá là khi doanh nghiệp đã kiểm nhận NVL nhập kho hoặc đa vào sử dụng không qua kho.

- Chỉ tiêu tính giá là giá thực tế đợc hình thành dựa trên căn cứ có tính khách

- Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế nhập kho bao gồm :Giá mua,

các loại thuế không đợc hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc mua vật t, trừ đi các khoản chiết khấu thơng mại, giảm giá.

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì giá mua là giá cha có thuế giá trị gia tăng.

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, hoặc sử dụng cho các mục đích phúc lợi, dự án, thì giá mua bao gồm cả thuế giá trị gia tăng.

- Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến:

Giá thực tế nhập kho = Trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến + Số tiền phải trả cho ngời nhận gia công chế biến + các chi phí vận chuyển, bốc dỡ khi giao nhận.

- Đối với NVL tự sản xuất:

Giá thực tế NVL nhập kho = Giá thành sản xuất vật liệu tự gia công chế biến- Đối với NVL nhận vốn góp liên doanh hoặc cổ phần:

Giá thực tế vật liệu nhập kho là giá trị đợc các bên tham gia góp vốn thừa nhận + chi phí khác phát sinh liên quan đến tiếp nhận vật t.

- Nhập vật t do đợc cấp: Trị giá vốn thực tế của vật t nhập kho là giá ghi trên

biên bản giao nhận + các chi phí phát sinh khi giao nhận.

- Nhập vật t do đợc biếu tặng, đợc tài trợ: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị

hợp lý + các chi phí khác phát sinh.

- Đối với NVL vay, mợn tạm thời của đơn vị khác: Giá thực tế nhập kho tính

theo giá thị trờng hiện tại của số NVL đó.

- Phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh nhập kho: Giá thực tế đợc

tính theo đánh giá thực tế hoặc theo giá bán trên thị trờng b) Tính giá nguyên vật liệu xuất kho:

* Nguyên tắc tính:

- Thời điểm tính giá là khi xuất kho NVL hoặc cuối kỳ hạch toán - Giá NVL xuất kho phải tính theo giá phí.

- Giá NVL xuất kho phải phù hợp với khối lợng xuất.

- Phơng pháp tính giá NVL phải thích hợp với đặc điểm NVL của từng doanh nghiệp.

- Phơng pháp tính giá xuất kho phải nhất quán * Các phơng pháp tính giá xuất kho thông dụng:

Trong quá trình sản xuất việc đánh giá vật liệu theo giá thực tế là rất quan trọng Nó giúp cho việc phân bổ chính xác chi phí thực tế về vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh Tuỳ theo đặc điểm hoạt động của các doanh nghiệp, phụ thuộc vào yêu cầu của quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán mà có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong kế toán, nếu có thay đổi phải có sự giải thích rõ ràng.

- Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (FIFO): Cơ sở của phơng pháp này là giá

thực tế của vật liệu nào mua trớc sẽ đợc dùng làm giá của vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng.

Phơng pháp này thích ứng với trờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hớng giảm Phơng pháp này có u điểm là cho phép kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp thời.

Nhợc điểm của phơng pháp này là phải tính giá theo từng danh điểm NVL và phải hạch toán chi tiết NVL tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức Ngoài ra, phơng pháp này làm cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với giá cả thị trờng của NVL Phơng pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều.

- Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO): Phơng pháp này giả định những vật

liệu mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc Phơng pháp này giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trờng của NVL, thích ứng với trờng hợp lạm phát, giá cả có xu hớng tăng.

Về cơ bản u, nhợc điểm và điều kiện vận dụng của phơng pháp này giống nh ph-ơng pháp Nhập trớc- Xuất trớc.

- Phơng pháp tính theo giá đích danh: Theo phơng pháp này, căn cứ vào số

l-ợng xuất kho và đơn giá nhập kho của lô vật liệu xuất kho để tính Khi xuất kho lô nào thì tính theo giá thực tế đích danh của lô đó.

Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho, vì vậy khi xuất kho lô nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó

Phơng pháp này có u điểm là công tác tính giá NVL đợc thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi đợc thời hạn bảo quản

của từng lô NVL Tuy nhiên, để áp dụng đợc phơng pháp này, thì điều kiện cốt yếu là hệ thống kho tàng của doanh nghiệp cho phép bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho.

- Phơng pháp giá thực tế bình quân gia quyền: Đây là phơng pháp thích hợp với

những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, tần suất nhập, xuất lớn Căn cứ vào số l -ợng vật liệu xuất và giá đơn vị bình quân để xác định giá trị vật liệu xuất dùng.

Trị giá vật liệu Trị giá vật liệu tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Đơn giá bình quân =

Số lợng vật liệu + Số lợng vật liệu tồn đầu kỳ nhập trong kỳ

Trị giá vật liệu xuất kho = ( Số lợng vật liệu xuất kho) x( Đơn giá bình quân)

Theo cách này, khối lợng tính toán giảm nhng chỉ tính đợc trị giá vốn thực tế của vật t vào thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin đợc kịp thời, đồng thời sử dụng phơng pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm NVL.

- Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc: Theo phơng pháp này giá thực tế nguyên vật

liệu xuất dùng trong kỳ này đợc xác định bởi giá bình quân cuối kỳ trớc.

Giá đơn vị bq Giá VL tồn đầu kỳ hay cuối kỳ trớc cuối kỳ trớc Lợng thực tế VL tồn đầu kỳ hay cuối kỳ trớc

Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên và lợng NVL xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế NVL xuất kho theo từng danh điểm.

Phơng pháp này cho phép giảm nhẹ khối lợng tính toán của kế toán, nhng độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc vào tình hình biến động giá cả NVL, trong trờng hợp có sự biến động lớn về giá cả thì phơng pháp này tỏ ra kém chính xác và có trờng hợp gây ra bất hợp lý (tồn kho âm).

Việc áp dụng cách tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phơng pháp này có thể đợc áp dụng trong các doanh nghiệp sử dụng các loại nguyên vật liệu ít có sự biến động về giá cả, những nguyên vật liệu đợc nhà nớc bảo đảm về giá, số lợng danh điểm nguyên vật liệu sử dụng nhiều, quá trình nhập, xuất diễn ra phức tạp, doanh nghiệp không có điều kiện trong việc tính giá của từng loại nguyên vật liệu một cách chi tiết, công tác kế toán trong doanh nghiệp còn đơn giản.

- Phơng pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập: Theo phơng pháp này, sau mỗi

lần nhập, kế toán phải xác định giá bình quân của từng danh điểm NVL Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lợng NVL xuất kho giữa 2 lần nhập kế tiếp để kế toán xác định giá thực tế NVL xuất kho

Phơng pháp này cho phép kế toán tính giá NVL xuất kho kịp thời Tuy nhiên, khối l-ợng công việc tính toán sẽ nhiều hơn và phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm nên ph-ơng pháp này rất thích hợp đối với những doanh nghiệp đã làm kế toán máy.

- Phơng pháp giá hạch toán: Đối với những doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, giá cả

thờng xuyên biến động, nghiệp vụ nhập- xuất vật liệu diễn ra thờng xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện đợc Do đó việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán.

Phơng pháp này cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp về NVL trong công tác tính giá, nên công việc tính giá đợc tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lợng danh điểm NVL, số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay ít.

Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao.

Trên đây là những phơng pháp tính giá nguyên vật liệu nhập, xuất chủ yếu, nó đã và đang đợc áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Tuỳ từng điều kiện cụ thể mà các doanh nghiệp áp dụng phơng pháp tính giá khác nhau cho phù hợp Tuy nhiên thực trạng hiện nay cho thấy có một bộ phận các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có danh mục nguyên vật liệu rất nhiều, số lần nhập, xuất diễn ra liên tục với số lợng nhỏ Để giải quyết vấn đề này doanh nghiệp có thể tính giá nguyên vật liệu thực tế xuất kho trong kỳ dựa vào giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ và tồn cuối kỳ theo công thức:

Giá thực tế Giá thực tế Giá thực tế VL Giá thực tế VLxuất dùng VL tồn đầu kỳ mua trong kỳ VL tồn ckỳ

Phơng pháp này cũng đợc áp dụng trong trờng hợp doanh nghiệp hạch toán chi phí nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

III/ Kế toán chi tiết nguyên vật liệu1 Chứng từ kế toán

Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp liên quan đến việc nhập xuất vật liệu phải đợc lập chứng từ kế toán một cách kịp thời, đầy đủ chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về vật liệu đã đợc nhà nớc ban hành theo quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và các văn bản khác của Bộ Tài chính.

Chứng từ dùng để hạch toán vật liệu là cơ sở để ghi chép vào thẻ kho và các sổ kế toán liên quan đồng thời là căn cứ để kiểm tra tình hình biến động của vật liệu Chứng từ đợc lập trên cơ sở kiểm nhận vật liệu hoặc là kiểm nhận kết hợp với đối chiếu (tuỳ theo nguồn nhập) và trên cơ sở xuất kho vật liệu Nội dung của chứng từ phải phản ánh đợc những chỉ tiêu cơ bản nh tên, qui cách của vật liệu, số lợng vật liệu nhập hoặc xuất, lý do nhập hoặc xuất kho.

Theo chế độ hiện hành kế toán vật liệu sử dụng các chứng từ chủ yếu sau : - Phiếu nhập kho vật liệu ( Mẫu 01 – VT ).

- Phiếu xuất kho vật t ( Mẫu 02 – VT ).

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03 – VT ) - Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hoá ( Mẫu 08 – VT ) - Hoá đơn (GTGT ) ( Mẫu GTKT)

- Hoá đơn cớc phí vận chuyển ( Mẫu 03 – BH )

- Ngoài ra các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo qui định của Nhà nớc.

Các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn nh Phiếu xuất vật liệu theo hạn mức ( Mẫu 04 VT ); Biên bản kiểm nghiệm vật liệu (Mẫu 05 -VT ); Phiếu báo vật liệu còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07 – -VT ) và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp.

2 Sổ chi tiết vật liệu

-Để kế toán chi tiết vật liệu, tùy thuộc vào phơng pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết sau :

- Sổ ( thẻ ) kho

- Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu - Sổ đối chiếu luân chuyển

- Sổ số d

Sổ (thẻ) kho ( mẫu 06- VT ) đợc sử dụng để theo dõi số lợng nhập xuất kho của từng thứ vật liệu theo từng kho Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi chi tiết : Tên, nhãn hiệu, qui cách, đơn vị tính, mã số vật liệu Sau đó giao cho thủ kho để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn hàng ngày về số lợng Thẻ kho dùng để hạch toán ở kho không phân biệt hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp nào Còn sổ (Thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số d đợc sử dụng để hạch toán từng hàng nhập-xuất- tồn vật liệu về mặt giá trị hoặc cả lợng và giá trị phụ thuộc vào phơng pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp.

Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể sử dụng các bảng kê nhập -xuất Các bảng luỹ kế tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giản, nhanh chóng, kịp thời.

a) Các phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu (*) Phơng pháp thẻ song song

- ở kho : Căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất, thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép

hàng ngày tình hình nhập- xuất tồn vật liệu theo chỉ tiêu số lợng.

Khi nhận đợc chứng từ nhập -xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho Thẻ đợc mở cho từng danh điểm vật liệu Cuối ngày thủ kho tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập -xuất đã phân loại theo từng thứ vật t cho phòng kế toán

- ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng thẻ hay sổ chi tiết vật liệu Sổ chi tiết

vật liệu kết cấu nh thẻ kho nhng thêm cột đơn giá và phản ánh riêng theo số lợng, giá trị và cũng đợc phản ánh theo từng danh điểm vật liệu.

Hàng ngày khi nhận đợc chứng từ nhập- xuất vật liệu ở kho gửi lên, kế toán kiểm tra lại và hoàn chỉnh chứng từ rồi ghi vào thẻ chi tiết.

Cuối kỳ, kế toán lập Bảng kê nhập- xuất- tồn, sau đó:

+ Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết vật liệu với thẻ kho của thủ kho + Từ sổ kế toán chi tiết vật liệu, kế toán lấy số liệu để ghi vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn vật liệu theo từng danh điểm.

+ Đối chiếu số liệu trên bảng tổng hợp xuất- nhập- tồn vật liệu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu.

* Ưu điểm , nhợc điểm và điều kiện áp dụng:

- Ưu điểm: Việc ghi chép đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và phát

hiện sai sót trong việc ghi chép, quản lý chặt chẽ tình hình biến động và số hiện có của từng danh điểm vật liệu theo số lợng và giá trị.

-Nhợc điểm: Ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lắp về chỉ tiêu số

l-ợng, bên cạnh đó việc đối chiếu còn tiến hành chủ yếu vào cuối tháng nên còn hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán.

- Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL,

việc nhập- xuất vật liệu diễn ra không thờng xuyên Đặc biệt, trong điều kiện doanh nghiệp đã làm kế toán máy thì phơng pháp này vẫn áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, việc nhập xuất diễn ra thờng xuyên Do đó phơng pháp này sẽ đợc áp dụng ngày càng rộng rãi.

Ngoài phơng pháp thẻ song song, doanh nghiệp có thể sử dụng phơng pháp Sổđối chiếu luân chuyển hoặc phơng pháp Sổ số d.

IV/ Kế toán tổng hợp vật liệu

1 Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

(*) Tài khoản sử dụng

- Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động về các loại nguyên, vật liệu của doanh nghiệp ( có thể mở chi tiết cho từng loại, nhóm thứ vật

Theo chế độ, tài khoản 152 chi tiết theo yêu cầu quản lý NVL của doanh nghiệp nhng thông thờng các doanh nghiệp chi tiết TK 152 theo từng loại NVL:

Tài khoản 1521: Nguyên vật liệu chính Tài khoản 1522: Nguyên vật phụ

Tài khoản 1523: Nhiên liệu

Tài khoản 1524: Phụ tùng thay thế

Tài khoản 1525: Thiết bị xây dựng cơ bản Tài khoản 1528: Vật liệu khác

- Tài khoản 331 : Phải trả cho ngời bán :

Tài khoản này dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngời bán, ngời nhận thầu về các khoản vật liệu theo hợp đồng kinh tế đã ký kết.

Tài khoản 331 đợc mở theo dõi cho từng đối tợng cụ thể : Từng ngời bán, từng ngời nhận thầu.

Khi lập bảng cân đối kế toán số d chi tiết bên Nợ đợc ghi vào chi tiết trả trớc cho ngời bán ( mã số 132 ) ; số d chi tiết bên Có đợc ghi vào chi tiết phải trả cho ngời bán ( mã số 313 ).

- Tài khoản 151: Hàng mua đang đi đờng.

Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá các loại nguyên vật liệu mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cha về nhập kho của doanh nghiệp, còn đang đi trên đờng vận chuyển ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhng đang chờ kiểm nghiệm nhận nhập kho.

- Tài khoản 133 : Thuế VAT đợc khấu trừ

Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế VAT đầu vào đợc khấu trừ đã khấu trừ và còn đợc khấu trừ.

Tài khoản 133 có 2 tài khoản cấp 2 :

Tài khoản 1331 : Thuế VAT đợc khấu trừ của hàng hoá dịch vụ Tài khoản 1332 : Thuế VAT đợc khấu trừ của tài sản cố định.

Ngoài các tài khoản trên, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan nh tài khoản 111, tài khoản 112, 141, 128, 222, 241, 627, 621, 642, 622.

1.1 Hạch toán thu mua nguyên vật liệu

* Trờng hợp vật liệu và hoá đơn cùng về trong tháng:

Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi:

+ Theo phơng pháp khấu trừ thuế

Nợ TK 152 ( chi tiết liên quan ) : Theo giá mua thực tế Nợ TK 133 :Thuế VAT đợc khấu trừ Có TK liên quan ( 111, 112, 141, 331) Tổng giá thanh toán + Tính theo phơng pháp trực tiếp :

Nợ TK 152 Tổng giá thanh toán.

Có TK liên quan ( 111, 141, 331) Tổng giá thanh toán.

* Trờng hợp hàng đang đi đờng:

- Khi kế toán chỉ nhận đợc hoá đơn mà cha nhận đợc phiếu nhập kho thì lu hoá đơn vào cặp hồ sơ hàng đang đi đờng Nếu trong tháng hàng về thì ghi bình thờng nh trờng hợp trên nhng nếu đến ngày cuối tháng hàng vẫn cha về thì căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ liên quan, kế toán ghi:

Nợ TK 151: Phần đợc tính vào giá NVL Nợ TK 133: VAT theo phơng pháp khấu trừ Có TK 331: Hoá đơn cha trả tiền cho ngời bán Có 111, 112, Hoá đơn đã thanh toán.

- Sang tháng sau, khi số hàng trên đã về kho, căn cứ phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152

Có TK 151

* Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn :

- Khi kế toán chỉ nhận đợc phiếu nhập, cha nhận đợc hoá đơn thì căn cứ vào l-ợng NVL thực tế nhập kho và giá tạm tính (giá hạch toán), kế toán ghi:

Nợ TK 152: Theo giá tạm tính Có TK 331: Theo giá tạm tính.

- Khi nhận đợc hoá đơn, kế toán dùng bút toán ghi bổ sung hoặc ghi số âm để điều chỉnh giá tạm tính thành giá hoá đơn và phản ánh số thuế GTGT đợc khấu trừ (nếu tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ), cụ thể:

+ Nếu giá ghi trên hoá đơn > giá tạm tính kế toán ghi :

Nợ TK 133 ( 1331)

Có TK 331, 111, 112 : Số chênh lệch + thuế VAT đã đợc KT

* Trờng hợp doanh nghiệp ứng trớc tiền hàng cho ngời bán:

- Khi ứng trớc tiền, căn cứ vào chứng từ thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 331

Có TK 111, 112, 311

- Khi ngời bán chuyển hàng cho doanh nghiệp, căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152: Phần đợc ghi vào giá nhập kho Nợ TK 133

Có TK 331: Giá thanh toán theo hoá đơn

* Phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình thu mua NVL :

Nợ TK 152: Phần tính vào giá NVL

Nợ TK 133: Thuế VAT đợc khấu trừ (nếu có) Có TK 111, 112, 331 Giá thanh toán.

Chú ý: Trờng hợp chi phí thu mua phát sinh không nhiều hoặc liên quan đến nhiều loại NVL thì kế toán có thể phân bổ thẳng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

* Trờng hợp chiết khấu, giảm giá hoặc vật liệu trả lại cho ngời bán :

Nợ TK 111,112, 331

Có TK 152 ( chi tiết vật liệu ).

Có TK 1331: thuế VAT của số giao đã trả hoặc đợc giảm giá cuối kỳ.

* Nếu khi nhập kho phát hiện thấy NVL thiếu so với hoá đơn thì tuỳ theo nguyên nhân,

kế toán ghi:

Nợ TK 1381: Chờ xử lý

Nợ TK 138 (1388): Yêu cầu bồi thờng Nợ TK 152: Thiếu trong định mức quy định

Có TK 111, 112, 311, 331: Giá thanh toán của số NVL thiếu.

* Nếu khi nhập kho phát hiện thấy NVL thừa so với hoá đơn thì kế toán có thể ghi sốthừa vào TK 002 “Vật t, hàng hoá giữ hộ” (nếu doanh nghiệp không mua số thừa) hoặc căn cứ

vào giá hoá đơn của số NVL thừa, kế toán ghi: Nợ TK 152

Có TK 338 (3388)

* Trờng hợp khi nhận đợc Hoá đơn bán hàng mà doanh nghiệp đã thanh toán một phần,số còn lại doanh nghiệp nhận nợ với ngời bán hoặc thanh toán bằng nhiều loại tiền và doanhnghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì kế toán căn cứ vào Hoá đơn bán hàng để

Nợ TK 152: Giá cha có VAT

Nợ TK 133: VAT khấu trừ

Có TK 331: Giá thanh toán ghi trên hóa đơn Phản ánh số tiền đã thanh toán, kế toán ghi:

Nợ TK 331

Có TK 111, 112, 141, 311

* Trờng hợp NVL đã nhập kho nhng do chất lợng kém và đang trong thời hạn bảo hành

thì doanh nghiệp phải làm thủ tục xuất kho số NVL đó để trả lại ngời bán Căn cứ vào giá hoá đơn của số vật liệu này, kế toán ghi bằng bút toán đỏ (ghi âm):

Nợ TK 152: Theo giá nhập kho đích danh

Có TK 128, 222: Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL Có TK 338: NVL vay mợn tạm thời của đơn vị khác Có TK 711: Phế liệu thu hồi từ hoạt động thanh lý TSCĐ

*Nguyên vật liệu nhập khẩu kế toán ghi nhập khẩu vật liệu

Có TK 333 ( 33312) Thuế VAT hàng nhập khẩu.

1.2 Hạch toán nghiệp vụ xuất kho NVL

- Xuất kho NVL sử dụng cho sản xuất kinh doanh: Kế toán tổng hợp các phiếu xuất NVL cho từng bộ phận sử dụng, xác định giá thực tế xuất kho để phân bổ 100% giá trị NVL xuất dùng vào chi phí sản xuất kinh doanh , ghi: Nợ TK 621: Giá thực tế NVL sử dụng để chế biến sản phẩm

Nợ TK 627: Giá thực tế NVL phục vụ chung cho bộ phận sản xuất Nợ TK 641: Giá thực tế NVL phục vụ cho bán hàng

Nợ TK 642: Giá thực tế NVL phục vụ cho quản lý doanh nghiệp Có TK 152: Giá thực tế NVL xuất kho.

- Trờng hợp doanh nghiệp xuất NVL để góp vốn liên doanh hoặc trả vốn góp liên doanh hay để bán:

+ Căn cứ giá thực tế xuất kho, kế toán ghi: