Hoàn thiện những vấn đề cơ bản về lý luận kế toán bán hàng trên cơ sở khảo sát tình hình thực tế tại Công ty vật tư và thiết bị toàn bộ.DOC

Hoàn thiện những vấn đề cơ bản về lý luận kế toán bán hàng trên cơ sở khảo sát tình hình thực tế tại Công ty vật tư và thiết bị toàn bộ

Phần mở đầu

Từ sau Đại hội VI của Đảng Cộng Sản Việt Nam , chúng ta đã thực hiện đổi mới về cơ chế quản lý từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị truờng có sự điều tiết vĩ mô của nhà nớc Lý luận và thực tiễn của nền kinh tế những năm qua đã khẳng định việc chuyển đổi đó là đúng đắn Nền kinh tề đuợc phát triển theo cơ chế thị truờng có sự quản lý của nhà nớc bằng pháp luật, kế hoạch,chính sách, và các công cụ khác

Trong nền kinh tế thị truờng,bán hàng có thể coi là nhiệm vụ quan trọng, là vấn đề “sống còn” đối với mỗi doanh nghiệp Có tiêu thụ đợc hàng hóa, doanh nghiệp mới có thu nhập bù đắp chi phí và tiếp tục chu kỳ kinh doanh tiếp theo Vậy làm thế nào để thực hiện tốt công tác bán hàng? Ngoài những vấn đề quan trọng là phải tổ chức tốt nguồn hàng, nghiên cứu tình hình thị tr-ờng thì còn một vấn đề không kém phần quan trọng là phải quản lý tốt công tác bán hàng Sự thay đổi của cơ chế thị truòng dẫn đến sự thay đổi về mục đích và yêu cầu của quản lý Kế toán với t cách là công cụ quan trọng để quản lý nền knh tế nói chung và tại từng doanh nghiệp nói riêng cũng phải đợc hoàn thiện để phù hợp với yêu cầu mới Hoàn thiện lý luận về kế toán và việc thực hiện công tác kế toán ở từng doanh nghiệp đợc đặt ra nh một yêu cầu cần thiết Là một bộ phận của công tác kế toán, kế toán bán hàng cũng phải đợc hoàn thiện không những về vấn đề lý luận mà cả về việc áp dụng vào từng doanh

nghiệp Mục đích nghiên cứu của đề tài này là: Hoàn thiện những vấn đề cơbản về lý luận kế toán bán hàng trên cơ sở khảo sát tình hình thực tế tạiCông ty vật t và thiết bị toàn bộ

Chuyên đề này gồm có hai phần:

- Phần lý luận về nghiệp vụ kế toán bán hàng

- Phần thực trạng và phơng hớng hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Vật t và thiết bị toàn bộ

I/ phần lý luận

Những vấn đề lý luận chung về kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại :

1- Khái niệm bán hàng:

Bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại là quá trình doanh nghiệp chuyển hoá vốn kinh doanh của mình từ hình thái hàng hoá sang hình thái tiền tệ và hình thành kết quả bán hàng Nói cách khác, bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá, thành phẩm , dịch vụ cho khách hàng, doanh nghiệp thu đợc tiền hoặc đợc quyền thu tiền Theo các khái niệm trên thì quá trình bán hàng đợc coi là hoàn tất khi phải thoả mãn hai điều kiện.

Thứ nhất : Doanh nghiệp đã thực sự xuất giao sản phẩm hàng hoá cho

khách hàng Điều kiện này để thoả mãn vế thứ nhất của khái niệm bán hàng là việc “ Chuyển quyền sở hữu về hàng hoá thành phẩm, dịch vụ cho khách hàng” Tuy nhiên, một điều kiện này cha đủ đảm bảo cho quá trình bán hàng hoàn tất vì số hàng hoá gửi đi và giao cho khách hàng đó cha khẳng định là đã thu đợc tiền tức là cha hình thành kết quả bán hàng.

Thứ hai: Khách hàng đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán số

hàng đó cho doanh nghiệp Điều kiện này để thoả mãn vế thứ hai của khái niệm bán hàng hình thành kết quả bán hàng và quá trình bán hàng coi nh đợc hoàn tất

Bán hàng là giai đoạn cuối cùng kết thúc một chu kỳ kinh doanh và mở đầu cho một chu kỳ kinh doanh tiếp theo Chỉ có thông qua bán hàng, đồng vốn của doanh nghiệp mới trở về trạng thái ban đầu của nó.Quá trình bán hàng đợc thực hiện hoàn tất sẽ hình thành kết quả là doanh thu bán hàng, với số doanh thu này doanh nghiệp mới có thể trang trải các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng, mua hàng, trả lơng cho công nhân viên và tiếp tục quá trình kinh doanh sau.

_Bán buôn: là việc bán hàng cho các đơn vị cá nhân để tiếp tục chuyển bán hoặc để sản xuất ra sản phẩm mới Hàng hoá bán buôn thờng là theo số l-ợng lớn và sau khi tiêu thụ, hàng hoá vẫn nàm trong khâu lu thông Có thể có các phơng thức bán buôn sau:

a/ Bán buôn qua kho: Theo phơng thức này hàng hoá mua về nhập kho

sau đó mới xuất bán cho khách hàng Có thể xuất bán theo một trong hai cách sau:

_Bán hàng trực tiếp qua kho: Bên mua c cán bộ đến nhận trực tiếp tại kho của doanh nghiệp Hàng hoá đơc xuất từ kho giao ngay cho ngời mua và đợc xác định là tiêu thụ khi ngời mua đã nhận hàng và kí xác nhận trên chứng từ bán hàng Chứng từ bán hàng trong tròng hợp này là Hoá đơn bán hàng hoặc Phiếu xuất kho kiêm hoá đơn bán hàng do doanh nghiêp lập.

_Bán hàng qua kho theo hình thức chuyển hàng Theo hình thức này, bên mua thoả thuận sẽ nhận hàng tại một địa điểm đợc qui định trong hợp đồng Doanh nghiệp xuất hàng từ kho và vận chuyển đến nơi qui định bằng phơng tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài Hàng hoá xuất kho gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp,doanh nghiệp vẫn có trách nhiệm quản lý chúng Chỉ khi nào bên mua xác nhận đã nhận đợc hàng và chấp nhận thanh toán thì lúc đó hàng hoá mới đợc chuyển quyển sở hữu và số hàng hoá đi đó đợc coi là tiêu thụ Chứng từ bán hàng trong trờng hợp này là Hoá đơn hoặc Phiếu xuât kho kiêm hoá đơn do doanh nghiệp lập

b/ Bán buôn vận chuyển thẳng: Hàng hoá mua về không qua nhập kho

mà đợc chuyển bán thẳng cho ngời mua Phơng thức này phân biệt hai hình thức:

_Bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp: Doanh nghiệp mua hàng của bên cung cấp và chuyển sang tay luôn cho ngời mua Bên mua cử cán bộ cùng đến nhận hàng trực tiếp Theo hình thức này, doanh nghiệp chỉ tham gia phần thoả thuận với bên mua và bên bán, hành động mua và bán của doanh nghiệp diễn ra gần nh đồng thời, hàng hoá đợc coi là bán khi ngời mua đã nhận đủ hàng và kí xác nhận lên chứng từ bán hàng của doanh nghiệp Chứng từ bán hàng trong trờng hợp này là hoá đơn bán hàng giao thẳng do doanh nghiệp lập.

_Bán vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Doanh nghiệp mua hàng của bên cung cấp và chuyển hàng đi bán thẳng cho bên mua không qua kiểm nhận nhập Hàng hoá trong khi vận chuyển vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp , chỉ khi nào bên mua xác nhận đẫ đợc hàng và chấp nhận thanh

toán thì số hàng mới đợc coi là tiêu thụ Chứng từ bán hàng trong trờng hợp này là hoá đơn hoặc hoá đơn bán hàng giao thẳng do doanh nghiệp lập lại

Hai hình thức bán buôn vận chuyển thẳng trên là hình thức bán hàng tiết kiệm , thuận tiện nhất vì giảm đợc chi phí lu thông tránh ứ đọng vốn và tăng nhanh sự vận động của vốn là hàng hoá

_ Bán lẻ hàng hoá : Là việc bán hàng trực tiếp cho ngời tiêu dùng nhằm thoả mãn nhu cầu sinh hoạt của cá nhân và một bộ phận nhu cầu của kinh tế tập thể Hàng hoá bán lẻ đã ời khỏi lĩnh vực tiêu dùng Có thể có ph ơng thức bán lẻ thu tiền tập trung hoặc bán lẻ thu tiền trực tiếp , tuy nhiên trong phạm vi đề tài này không đi sâu vào các phơng thức này

2.2- Bán hàng ra nớc ngoài - hay bán hàng xuất khẩu

Xuất khẩu là việc bán hàng hoá, dịch vụ ra nớc ngoài trên cơ sở hợp đồng đã kí kết, thanh toán bằng ngoại tệ Hàng hoá xuất khẩu có thể bao gồm nhiều hình thức : hàng hoá dịch vụ bán cho các công ty nớc ngoài, hàng hoá gửi đi triển lãm, hội trợ ở nớc ngoài Để có thể thực hiện đợc việc xuát khẩu, các doanh nghiệp phải có giấy phép xuất khẩu do Bộ thơng mại và chỉ đợc thực hiện việc xuất khẩu theo đúng mặt hàng, số lợng, giá trị nh trong giấy phép Trong bán hàng xuất khẩu, việc xác định đúng đắn thời điểm bán hàng để ghi nhận doanh thu là một vấn đề quan trọng bởi lẽ hàng xuất khẩu đợc thanh toán bằng ngoại tệ, việc tính doanh thu chịu ảnh hởng của tỷ ngoại tệ.Trong ký kết hợp đồng xuất khẩu có nhiều loại giá, gồm có giá cố định, giá qui định sau, giá linh hoạt Các phơng thức thanh toán trong xuất khẩu có thể là: phơng thức chuyển tiền, phơng thức thanh toán bằng cách ghi sổ, phơng thức nhờ thu, ph-ơng thức tín dụng chứng từ.

Trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, doanh nghiệp có thể là đơn vị trực tiếp xuất khẩu hàng hoá của đơn vị mình nếu có đủ các điều kiện về giấy phép, về nguồn hàng Tuy nhiên có nhiều doanh nghiệp có nguồn hàng nhng không có giấy hoặc không có điều kiện để xuất khẩu có thể doanh nghiệp khác thu hộ, từ đó phát sinh các trờng hợp giao và nhận uỷ thác xuất khẩu.Trong phạm vi đề tài này chỉ nghiên cứu trờng hợp doanh nghiệp là đơn vị nhận uỷ thác cho đơn vị khác

3_Kế toán tổng hợp nghiệp vụ bán hàng.

a_Tài khoản sử dụng:

TK511 ‘Doanh thu bán hàng’: Dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong một kỳ kinh doanh.

Bên nợ: Thuế phải nộp tính trên doanh thu bán hàng thực tế Các khoản điều chỉnh giảm doanh thu.

Doanh thu thuần.

Bên có: Doanh thu bán hàng theo hoá đơn.

Cuối tháng, sau khi kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả kinh doanh, tài khoản này không còn số d.

TK131’Phải thu của khach hang’ phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ.

Bên nợ: Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm hàng hoá đã giao và đợc xác định là tiêu thụ

Số tiền thừa trả lại cho khách Bên có: Số tiền khách hàng đã trả nợ.

Số đã nhận ứng trớc, trả trớc cho khách.

Số tiền bị giảm giá, chiết khấu, hàng bán bị trả lại phát sinh khi ngời mua cha thanh toán tiền hàng.

Số d bên nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng.

TK131 có thể có số d bên có phản ảnh số tiền nhận trớc hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách.

_TK632 ‘ Giá vốn hàng bán’ phản ánh trị giá vốn của thành phẩm, hàng hoá,lao vụ, dịch vụ xuất bán trong kỳ.

Đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thòng xuyên.

Bên nợ : Trị giá vốn của hàng hoá , lao vụ , dịch vụ đã cung cấp theo từng hoá đơn.

Bên có : Kết chuyển trị giá vốn để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ Đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.

Bên nợ : Trị giá vốn của hàng xuất bán trong kỳ.

Bên có : Kết chuyển giá vốn của hàng đã gửi bán nhng cha xác định là tiêu thụ.

Kết chuyển trị giá vốn của hàng xuất bán đẻ xác định kết quả kinh doanh - Bán buôn qua kho

1) Bán buôn trực tiếp qua kho: Theo phơng thức này, hàng đã xác định tiêu thụ , kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất

2) Bán buôn theo phơng thức gửi hàng đị

Khi xuất kho gửi hàng đi , hàng hoá cha xác định tiêu thụ và vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp , kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho ghi:

Nợ TK157- Hàng gửi đi bán Có TK156 - Hàng hoá

Khi bên mua đã nhận hàng và chấp nhận thanh toán , lúc đó hàng mới xác định là tiêu thụ , kế toán ghi:

Nợ TK111,112 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Nợ TK131- Phải thu của khách hàng

Có TK331- Phải trả ngời bán(Nếu cha thanh toán)

CóTK111,112- Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng(Nếu thanh toán ngay) Căn cứ vào hóa đơn bán hàng ghi

Nợ TK131-Phải thu của khách hàng(Nếu khách hàng nhận nợ)

Nợ TK111,112- Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng(Nếu khách hàng thanh toán ngay)

CóTK511-Doanh thu

+ Bán buôn vận chuyển thẳng theo phơng thức chuyển hàng Căn cứ vào hoá đơn bán hàng do bên cung cấp lập, kế toán ghi NợTK157-Hàng gửi đi bán

CóTK33- Phải trả ngời bán(Nếu doanh nghiệp nhận nợ)

CóTK111,112-Tiền mặt, Tiền ngân hàng(Nếu doanh nghiệp thanh toán ngay)

Khi bên mua nhận hàng, chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán ngay lúc này kế toán mới phản ảnh doanh thu

Nợ TK111,112-Tiền mặt ,Tiền gửi ngân hàng Nợ TK131- Phải thu của khách hàng

Có TK511-Doanh thu

Chi phí vận chuyển nếu bên mua chịu kế toán ghi Nợ TK131- Phải thu của khách hàng

Có TK111,112-Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng

Nếu doanh nghiệp chịu kế toán ghi NợTK641-Chi phí bán hàng

CóTK111,112-Tiền mặt,Tiền gửi ngân hàng Ngoài ra còn có các trờng hợp sau

_Bán hàng có thực hiện chiết khấu bán hàng: Khi có chứng từ xác định ghi

Nợ TK521-Chiết khấu bán hàng CóTK111-Tiền mặt

CóTK131-Phải thu của khách hàng

Cuối kỳ, kết chuyển giảm doanh thu bán hàng trong kỳ theo định khoản NợTK511-Doanh thu

CóTK521-Chiết khấu bán hàng

_Bán hàng có hàng bán bị trả lại: Khi phát sinh khoản hàng bán bị trả lại trong kỳ, kế toán ghi

NợTK531- Hàng bán bị trả lại CóTK131- Phải thu của khách hàng

CóTK111,112- Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Cuối kỳ kết chuyển trị giá hàng bán bị trả lại để kết chuyển giảm doanh thu bán hàng trong kỳ

NợTK511-Doanh thu

CóTK532-Hàng bán bị trả lại

Nếu hàng bán bị trả lại phát sinh sau khi đã xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, kế toán phải ghi giảm doanh thu bán hàng trong năm và điều chỉnh lãi gộp hoặc ghi vào thu nhập của hoạt động bất thờng

_Bán hàng có giảm giá hàng bán: TK532- Giảm giá hàng bán chỉ phản ảnh các khoản giảm trừ do việc chấp nhận giảm giá ngoài hoá đơn, không phản ảnh các khoản giảm trừ xác định ngay trên hoá đơn và đợc trừ vào tổng giá trị tiền hàng.

Khi phát sinh giảm giá kế toán ghi NơTK511-Doanh thu

CóTK-Giảm giá hàng bán

_Bán hàng nội bộ:Đây là việc bán hàng đợc thực hiện giữa tổng công ty, công ty với các đơn vị thành viên có tổ chức kế toán riêng hoặc giữa các đơn vị thành viên hạch toán độc lập với nhau

Kế toán bán hàng trong trờng hợp này sử dụng hai tài khoản

TK512-Doanh thu bán hàng nội bộ: dùng để phản ảnh doanh thu của số sản phẩm , hàng hoá, dịch vụ, lao vụ đã tiêu thụ trong nội bộ

TK36-Phải thu nội bộ: dùng để phản ánh các khoản phải thu về cung cấp hàng hoá , sản phẩm, lao vụ,dịch vụ đã tiêu thụ trong nội bộ

Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng nội bộ ghi NợTK136-Phải thu nội bộ

CóTK512- Doanh thu bán hàng nội bộ b2- Đối với bán hàng xuất khẩu

_Tài khoản sử dụng: Ngoài các tài khoản 511, 131 sử dụng các tài khoản _138- Phải thu khác: Phản ảnh số phải thu của bên giao uỷ thác về số chi phí, thuế xuất khẩu mà doanh nghiệp đã chi hộ

_TK413- Chênh lệch tỷ giá: Phản ảnh các khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh và tình hình xử lý các khoản chênh lệch đó

_TK003- Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi: Phản ánh trị giá hàng hoá nhận xuất khẩu uỷ thác hộ

_TK007- Ngoại tệ các loại: phản ánh tình hình thu chi, số còn lại theo nguyên tệ của các loại ngoại tệ ở đơn vị

Trình tự kế toán nhận xuất khẩu uỷ thác

_Khi nhận hàng của bên giao uỷ thác, kế toán ghi NợTK003- hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi

Nếu hàng đợc bên giao chuyển ngay đến cảng, sân bay xuất, kế toán không phản ánh trị giá hàng này vào TK003

_Khi hàng xuất khẩu đã hoàn thành thủ tục hải quan và đợc tính là hàng xuất khẩu kế toán ghi

NợTK131:Số phải thu của khách hàng CóTK331: Số phải trả cho bên giao uỷ thác

CóTK511: Số hoa hồng uỷ thác doanh nghiệp đợc hởng

Phần hoa hồng uỷ thác có thể đợc ghi nhận khi hàng đợc tính là xuất khẩu theo định khoản trên hoặc cũng có thể đợc ghi nhận khi thanh lý hợp đồng xuất khẩu

_Khi khách hàng nớc ngoài trả tiền, căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng ghi

NợTK112-Tiền gửi ngân hàng

CóTK131- Phải thu của khách hàng Đồng thời ghi: Nợ TK007-Số nguyên tệ

_Số tiền thuế xuất khẩu nộp hộ bên giao uỷ thác ghi NợTK138-Phải thu khác

CóTK333- Thuế và các khoản phải nộp nhà nớc

_Số tiền chi phí bán hàng xuất khẩu mà bên giao uỷ thác phải chịu kế toán ghi

NợTK138-Phải thu khác

CóTK111,112- Tiền mặt , tiền gửi ngân hàng

Phần này cũng có thể hạch toán trừ ngay vào tiền hàng theo định khoản NợTK331-Phải trả ngời bán

CóTK111,112- Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng

_Khi đã thu đợc tiền hàng và có đầy đủ các chứng từ cần thiết hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng xuất khẩu uỷ thác, tính toán số tiền phải thu, phải trả giữa hai bên.

Kế toán kết chuyển phần chi phí đã chi hộ để giảm tiền hàng NợTK331- Phải trả ngời bán

CóTK138- Phải thu khác

Khi chuyển tiền trả bên giao, căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng hoặc phiếu chi ghi

NợTK331-phải trả ngời bán CóTK111,112

Đồng thời ghi bút toán đơn Nợ TK007-Ngoại tệ các loại

Cuối tháng cuối năm, kế toán tổng cộng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký, lấy số liệu đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh

Kế toán chi tiiết nghiệp vụ bán hàng

Kế toán chi tiết nghiệp vụ bán hàng đợc phản ánh trên các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Các sổ chi tiết đợc sử dụng trong kế toán bán hàng gồm:Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với ngời mua, sổ chi tiết giá vốn hàng bán

-Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán bán hàng theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Các chứng từ bao gồm: Hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng giao thẳng Theo hình thức này, hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuát kho sau khi đợc chỉnh lý đợc ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết bán hàng, Sổ chi tiết phải thu của khách hàng và đợc ghi theo định kỳ(3,5ngày).

II Phần thực tế và giải pháp về kế toán bán hàng ở Côngtyvật t và thiết bị toàn bộ

1- Đặc điểm tổ chức kinh doanh ở công ty :

Công ty vật t và thiết bị toàn bộ - tên đầy đủ là công ty xuất nhập khẩuvật t và thiết bị toàn bộ, là một doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc tổng công ty máy động lực và máy nông nghiệp thuộc bộ nông nghiệp

Công ty có tên giao dịch quốc tế là MATEXIM và có trụ sở chính tại đ-ờng Hoàng Quốc Việt- Nghĩa Đô- Hà Nội , đợc thành lập từ năm 1969 Với sự thay đổi của cơ chế quản lý kinh tế từ cơ chế tập chung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc , hoạt động của công ty cũng đợc thay đổi Công ty đợc giao quyền tự chủ hạch toán kinh doanh , lời ăn lỗ chịu , hoạt động theo sự phân cấp quản lý của tổng công ty và theo qui định của nhà nớc.

Các nghành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty bao gồm :

- Kinh doanh vật t, máy móc trong nớc sản xuất đợc nh: Thép, máy bơm, máy nông nghiệp khác.

- Nhập khẩu các loại sắt thép, dụng cụ cơ khí , vật t công nghiệp, máy nông nghiệp để tiêu thụ ở thị trờng trong nớc.

- Thực hiện xuất nhập, uỷ thác cho các đơn vị khác về các nhóm mặt hàng mà công ty đợc phép xuất nhập Các mặt hàng xuất, uỷ thác chủ yếu là các loại nguyên liệu nh : thiếc, gang, các loại hàng mỹ nghệ nh : chiếu trúc, gối mây

- Thực hiện các dịch vụ khác nh : Vận tải đờng bộ, cho thuê kho bãi cửa hàng

Ngoài ra, công ty còn có các chi nhánh ở các tỉnh thành : Xí nghiệp vật t Hà Nội , xí nghiệp vật t vận tải , tổng kho đầu t

2-Tổ chức quản lý ở Công ty

Công ty bao gồm các bộ phận nh: Giám đốc, Phó giám đốc, Phòng tổ chức hành chính, Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu,Phòng kỹ thuật, Phòng tài chính kế toán và Các xí nghiệp trực thuộc Mỗi một bộ phận có một nhiệm vụ riêng.

3-Tổ chức bộ máy kế toán củaCông ty:

Bộ máy kế toán của Công ty bao gồm

Kế toán trởng: Chịu trách nhiệm chỉ đạo chung mọi hoạt động kế toán của Công ty

Bộ phận kế toán tổng hợp: gồm 02 nhân viên kế toán - Thực hiện theo dõi các khoản phải thanh toán với ngân hàng, xác định kết quả kinh doanh và tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính

Bộ phận kế toán bán hàng: gồm 03 kế toán viên có nhiệm vụ ghi chép theo dõi về hàng hoá và tiêu thụ, hạch toán doanh thu của các hoạt động mua bán hàng, xác định giá vốn, theo dõi các khỏan phải thu của khách hàng Thực hiện hạch toán theo dõi hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác với các đơn vị khác Kế toán tiền mặt, tiền lơng : Chịu trách nhiệm thực hiện các phần hành kế toán về tiền mặt, tiền lơng

Kế toán ngân hàng: Chịu trách nhiệm thực hiện kế toán thanh toán với ngân hàng

Kế toán chi phí : Theo dõi chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Kế toán TSCĐ, nguồn vốn: Theo dõ tình hình tăng giảm TSCĐ, trích khấu hao, phân bổ kháu hao và quản lý nguồn vốn

Bộ phận kế toán các đơn vị trực thuộc

_Hình thức kế toán áp dụng ở Công ty là hình thức kế toán chứng từ ghi sổ , các chứng từ ghi sổ đợc lập một lần vào cuối tháng, Công ty không sử dụng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

*Vài nét về tổ chức công tác bán hàng ở Công ty

+Về hàng hoá tiêu thụ chủ yếu là các loại vật t công nghiệp và máy nông nghiệp

+Về phơng thức bán chủ yếu là bán buôn và qua hai phơng thức bán: Bán buôn qua kho và bán buôn giao thẳng.

+Công ty không thực hiện các biện pháp tài chính để khuyến khích khách hàng nh chiết khấu thơng mại, chiết khấu thanh toán hay hồi khấu

+Về bán hàng xuất khẩu: Thực hiện uỷ thác, hàng xuất khẩu chủ yếu theo giá FOB

+Công ty có thị trờng tơng đối rộng lớn từ Bắc tới Nam, và thị trờng nớc ngoài chủ yếu là các nớc Châu á nh Nhật Bản, Singapo,Trung quốc

+Trình độ nhân viên kế toán nhìn chung đã đáp ứng đợc yêu cầu của công viên Tuy nhiên, công tác kế toán cha đợc cơ giới hoá bằng máy vi tính nên việc xử lý và cung cấp thông tin còn cha nhanh Hơn nữa, việc qui định trình tự ghi sổ kế toán nh hiện nay khiến khối lợng công việc bị dồn nhiều vào cuối tháng.

4- Tình hình thực hiện công tác kế toán ở Công ty

4.1- Tài khoản sử dụng:

Công ty đang sử dụng các TK sau

TK511- Doanh thu bán hàng: Đợc chia thành hai tài khoản cấp hai TK5111-Doanh thu bán hàng và TK5113- Doanh thu dịch vụ

TK131- Phải thu của khách hàng TK632- Giá vốn hàng bán

Các sổ sử dụng trong kế toán bán hàng trong nớc: Sổ chi tiết doanh thu,

4.2 Quy trình hạch toán theo phơng thức bán hàng

4.2.1 Đối với bán buôn qua kho

- Căn cứ vào giấy duyệt giá của giám đốc và kế toán trởng, căn cứ vào giấy giới thiệu mua hàng của khách hàng, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu kinh doanh xuất nhập khẩu lập hóa đơn kiêm phiếu xuất kho thành 5 liên.

Theo trình tự hóa đơn sau khi đợc lập ở phòng KDXNK đợc chuyển sang phòng kế toán để thanh toán tiền Nếu khách hàng thanh toán ngay, kế toán viết phiếu thu và đóng dấu “đã thanh toán” vào dòng hình thức thanh toán Nếu khách hàng thanh toán sau, kế toán đóng dấu “trả chậm” vào dòng hình thức thanh toán.

Kế toán tiền mặt lập phiếu thu và ghi vào sổ quỹ theo định khoản Nợ TK 111 - Tiền mặt

Có TK 131 - phải thu của khách hàng

Hóa đơn sau khi quay về phòng kế toán đợc chuyển cho kế toán hàng hóa, căn cứ vào đó kế toán ghi vào Sổ chi tiết vật t và Sổ theo dõi TK 1561 -Giá mua hàng hóa đồng thời xác định vốn của hàng xuất kho (chỉ xác định phần giá mua và thuế nhập khẩu) Hóa đơn đợc chuyển cho kế toán theo dõi doanh thu và các khoản phải thu của khách hàng, căn cứ vào đó kế toán định

- Mẫu sổ chi tiết TK 511 - Doanh thu Cách ghi vào sổ này nh sau:

- Cột 1,1: Ghi ngày tháng lập và số HĐKPXK - Cột 3: Ghi tóm tắt nội dung của hóa đơn

- Cột 4: Giá vốn hàng xuất - căn cứ vào số liệu do kế toán hàng hóa chuyển sang.

- Cột 6: Ghi doanh thu theo hóa đơn

- Cột 5: Đợc tính bằng cách lấy doanh thu theo hóa đơn (số liệu ở cột 6) trừ giá mua hàng xuất bán (số liệu ở cột 4) Sở dĩ phải xác định chỉ tiêu này vì thế mà công ty phải nộp tính trên cơ sở chênh lệch giá bán trừ giá mua Chỉ tiêu này là cơ sở để tính số doanh thu mà công ty phải nộp.

Khi phát sinh khoản giảm giá hoặc hàng bán bị trả lại, kế ghi đỏ vào sổ chi tiết doanh thu trị giá hàng bán bị trả lạii và số tiền giảm giá hàng bán để kết chuyển giảm doanh thu trong kỳ.

Nếu các khoản trên phát sinh sau khi bên bán mua đã thanh toán tiền, công ty trả lại tiền cho bên mua thì cùng với việc ghi nh trên, kế toán tiền mặt khi xuất tiền trả ghi vào Sổ quỹ theo định khoản.

Nợ TK 511 - Doanh thu

Có TK 111 - Tiền mặt

Nếu các khoản trên phát sinh khi bên mua cha thanh toán tiền hàng thì số tiền giảm giá, hàng bán bị trả lại trên đợc trừ vào nợ định khoản.

Nợ TK 511 - Doanh thu

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng

và đợc ghi vào sổ chi tiết TK 131, sổ này đợc mở chi tiêt cho từng khách hàng.

Theo cách hạch toán nh đã trình bày trên của công ty, tất cả các hợp đồng bán hàng, thu tiền ngay hay trả chậm đều đợc phản ánh vào TK 131 và đợc ghi vào Sổ chi tiết TK 131 - Phải thu của khách hàng.

Các hóa đơn bán hàng thanh toán tiền ngay đợc hạch toán trên Sổ quỹ (hoặc Sổ theo dõi tiền gửi Ngân hàng nếu khách hàng thanh toán bằng TGNH) Theo định kỳ cuồi tuần, kế toán bán hàng tiến hành đối chiếu với Sổ quỹ và Sổ TGNH để xác định các khoản khách hàng đã thanh toán theo từng ngày trong tuần Với những khoản này, kế toán tiến hành định khoản.

Nợ TK 111 - Tiền mặt

Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Có TL 131 - Phải thu của khách hàng

và ghi vào sổ chi tiết TK 131 - Phải thu của khách hàng, sổ này đợc mở chi tiết cho từng khách sạn.

Cách ghi vào sổ này nh sau:

- Cột 1,2: Ghi ngày tháng lập và số hóa đơn kiêm phiếu xuất kho - Cột 3: Ghi nội dung tóm tắt của hóa đơn

- Cột 4: Ghi số hiệu TK đối ứng

- Cột 5,6: Ghi số tiền phát sinh của các nghiệp vụ - Cột 7: Ghi những vấn đề cần lu ý