SƠ ĐỒ QUY TRÌNH THANH TỐN BẰNG THƯ TÍN DỤNG (VN) a NH BÊN TRẢ NH BÊN HƯỞNG b NGƯỜI HƯỞNG NGƯỜI TRẢ Chú ý: - Do tính chất phức tạp trình tốn nên TTD mở với số tiền tương đối lớn thời gian tương đối dài (3 tháng), thư tín dụng khơng bổ sung thêm tiền - Sau thời hạn hiệu lực qui định thư tín dụng mở không sử dụng bị hủy bỏ việc trả lại tiền tài khoản kí gửi cho khách hàng Nợ TK 4272 Có TK 4211 - Trường hợp bên mua bên bán mở tài khoản ngân hàng khác hệ thống, phải có NH trung gian địa bàn với NH bên hưởng hệ thống với NH bên trả (NH mở TTD) Ngân hàng thực kiểm sốt TTD, thơng báo TTD cho người bán (trực tiếp qua NH phục vụ bên bán) Khi nhận Bảng kê toán TTD (trực tiếp từ người bán qua NH bên bán) toán (phải thu toán hệ thống) với NH bên trả toán (phải trả toán bù trừ) với NH bên hưởng Kế tốn hình thức thẻ toán 7.1 Khái niệm thẻ toán Thẻ tốn cơng cụ sử dụng cơng nghệ điện tử - tin học (và viễn thông) tổ chức phát hành cấp, cho phép người sở hữu rút tiền mặt (tại NH ATM) toán sở chấp nhận thẻ thiết bị giao dịch tự động 7.2 Các loại thẻ (i) Căn vào công dụng: 76 - Thẻ rút tiền mặt - Thẻ toán - Thẻ hổn hợp (ii) Căn vào nguồn chi trả: - Thẻ ký quỹ - Thẻ ghi nợ - Thẻ tín dụng 7.3 Thủ tục phát hành thẻ: Thủ tục phát hành loại thẻ sau khác phương diện hạch tốn: - Thẻ ký quỹ (hay cịn gọi thẻ trả trước – prepaid card) - Thẻ ghi Nợ (debit card) - Thẻ tín dụng (credit card) + Đối với thẻ kí quỹ, người sử dụng thẻ phải nộp tiền mặt, trích tài khoản tiền gửi xin vay để lưu kí vào TK Tiền kí quỹ bảo đảm toán thẻ Khi yêu cầu kế toán hạch tốn: Nợ TK 4211, 2111 Có TK 4273 Sau ngân hàng làm thủ tục cấp thẻ cho khách hàng + Đối với thẻ ghi Nợ thẻ tín dụng sở kiểm tra điều kiện cần thiết làm thủ tục cấp thẻ NH hạch tốn thu phí dịch vụ (nếu có) 7.4 Q trình toán 7.4.1 Trường hợp Khách hàng rút tiền mặt ATM, bút toán thực tự động: Nợ TK TGTT chủ thẻ Có TK 1014 7.4.2 Trường hợp khách hàng rút tiền mặt NH Nợ TK TGTT Có TK 1011 7.4.3 Trường hợp khách hàng sử dụng thẻ để toán sở chấp nhận thẻ: (i) Sau giao dịch đủ điều kiện thực hiện, sở chấp nhận thẻ in hoá đơn, khách hàng phải kí vào hóa đơn Hố đơn lập thành liên: liên giao chủ thẻ, liên nộp cho NH đại lý toán, liên lưu sở chấp thẻ Thẻ trả lại cho chủ sở hữu (ii) Định kỳ, sở chấp nhận thẻ lập Bảng kê hoá đơn toán thẻ nộp với hoá đơn vào NH đại lý toán NH hạch toán: Nợ TK Tạm ứng để hoạt động nghiệp vụ (3612)/ TK trung gian khác Có TK 4211 CSCNT Sau đó, ngân hàng đại lý truyền liệu giao dịch thẻ Ngân hàng phát hành (iii) Tại ngân hàng phát hành, nhận liệu từ NH đại lý, kiểm tra đủ điều kiện tiến hành ghi nợ TK thích hợp tùy theo tính chất loại thẻ: - Đối với thẻ ký quỹ: Nợ TK Ký quỹ bảo đảm tốn thẻ Có TK Thanh tốn vốn với NH khác/ TK thích hợp 77 - Đối với thẻ ghi nợ: Nợ TK Tiền gửi tốn khách hàng Có TK Thanh tốn vốn / TK thích hợp - Đối với thẻ tín dụng: Nợ TK Cho vay Có TK Thanh tốn vốn / TK thích hợp Sau đó, chuyển chứng từ tốn vốn (lệnh chuyển có) cho NH đại lý (iv) Khi nhận lệnh chuyển có từ NH phát hành, NH đại lý hạch toán: Nợ TK Thanh toán vốn thích hợp Có TK Tạm ứng để hoạt động nghiệp vụ (3612) Ghi chú: Nếu sở chấp nhận thẻ mở tài khoản NH phát hành NH phát hành hạch toán: Nợ TK Tiền ký gửi để toán thẻ Hoặc TK Tiền gửi toán Hoặc TK Cho vay ngắn hạn Có TK Tiền gửi toán sở chấp nhận thẻ Một cách dùng thẻ khác sử dụng công nghệ trực tuyến (online) Trong cơng nghệ này, người trả tiền lệnh trả tiền máy tính nối mạng thẻ tốn (hoặc khơng thẻ) Trong trường hợp khách hàng trả tiền thẻ, thẻ phải có phạm vi tốn quốc tế Trong trường hợp trả tiền trực tiếp tài khoản NH, điều kiện cần NH phải tham gia vào hệ thống tốn tồn cầu thoả mãn điều kiện hạ tầng kỹ thuật hạ tầng pháp lý Việc thu phí tốn tuỳ thuộc vào sách NH 78 CHƯƠNG IV KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỐN GIỮA CÁC NGÂN HÀNG A NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN VỐN GIỮA CÁC NGÂN HÀNG Khái niệm phương thức toán vốn Phương thức toán vốn khái niệm cách thức tổ chức việc tốn khoản cơng nợ phát sinh ngân hàng hệ thống nhiều ngân hàng với Phân loại 2.1 Theo số ngân hàng tham gia vào hệ thống toán - Thanh toán song phương - Thanh toán đa phương 2.2 Theo phạm vi - Thanh toán nội (một tổ chức tín dụng) - Thanh tốn bên ngồi 2.3 Theo tính chất -Thanh toán liên chi nhánh ngân hàng (liên hàng) - Thanh toán bù trừ - Thanh toán qua TK TG NH Nhà nước - Mở TK TG ngân hàng đối phương - Uỷ nhiệm toán - Thanh toán điện tử liên ngân hàng 2.4 Phân loại theo công nghệ - Công nghệ thủ công - Công nghệ bán tự động - Công nghệ tự động B THANH TOÁN LIÊN HÀNG NỘI BỘ Tổ chức kế toán toán liên hàng nội 1.1 Những vấn đề chung a Thanh toán liên chi nhánh ngân hàng nội (gọi tắt toán liên hàng) toán nội chi nhánh ngân hàng hệ thống phát sinh sở nghiệp vụ tốn khơng dùng tiền mặt chủ thể tốn có tài khoản mở chi nhánh ngân hàng khác toán vốn nội hệ thống ngân hàng (điều chuyển vốn, chuyển lỗ, lãi ) b Đơn vị liên hàng ngân hàng phép tham gia giao dịch liên hàng theo uỷ nhiệm ngân hàng cấp (NHTW tốn liên hàng tồn hệ 79 thống, ngân hàng Tỉnh toán liên hàng Tỉnh) Mỗi đơn vị liên hàng quy định số hiệu riêng để thay cho tên gọi c Doanh số ghi chép ngân hàng phát sinh nghiệp vụ gọi liên hàng Ngân hàng thực ghi chép liên hàng gọi ngân hàng A Doanh số ghi chép ngân hàng tiếp nhận gọi liên hàng đến Ngân hàng thực việc tiếp nhận gọi ngân hàng B d Việc kiểm soát đối chiếu liên hàng thực phương pháp: - Tổ chức kiểm soát tập trung, đối chiếu phân tán: Theo phương thức này, NHA vừa gửi chứng từ toán vốn cho NHB vừa gửi cho Trung tâm tốn Trung tâm có chức kiểm sốt lập sổ đối chiếu gửi NHB để NH đối chiếu với sổ Trung tâm - Tổ chức kiểm soát tập trung, đối chiếu tập trung: Theo cách này, NHA chuyển chứng từ toán vốn cho Trung tâm, Trung tâm chuyển tiếp cho NHB Cơng việc kiểm sốt đối chiếu tập trung Trung tâm SƠ ĐỒ PHƯƠNG THỨC KIỂM SOÁT TẬP TRUNG, ĐỐI CHIẾU PHÂN TÁN TRUNG TÂM THANH TOÁN 1B NHB NH A 1A 1A NH A chuyển chứng từ toán vốn cho NHB, đồng thời gửi cho Trung tâm để kiêm soát (1B) Định kỳ, trung tâm lập sổ đối chiếu gửi NHB để NHB đối chiếu SƠ ĐỒ PHƯƠNG THỨC KIỂM SOÁT TẬP TRUNG, ĐỐI CHIẾU TẬP TRUNG TT THANH TOÁN 3 NHB NHA NH gửi lệnh chuyển tiền cho TT 80 TT chuyển cho NHB Cuối ngày, TT gửi đối chiếu cho tất NH Xác nhận đối chiếu NH với TT(áp dụng LH điện tử) e Các kiểu toán liên hàng áp dụng - Thanh toán liên hàng truyền thống: kiểu toán liên hàng việc luân chuyển chứng từ NH thực thư điện (telex) qua bưu điện - Thanh toán liên hàng điện tử: kiểu tốn liên hàng việc ln chuyển chứng từ thực qua mạng máy tính Chứng từ luân chuyển chứng từ điện tử Tài khoản chứng từ sử dụng 1.2.1 Tài khoản 1.2.1.1 Đối với trường hợp toán liên hàng truyền thống - Tài khoản bậc 1: 52 “Thanh toán liên hàng” - Tài khoản bậc 2: - 521: Năm (trong toàn hệ thống) - 522: Năm trước (trong toàn hệ thống) - 523: Năm (trong Tỉnh) - 524: Năm trước (trong Tỉnh) - Tài khoản bậc 3: - 52 x 1: Liên hàng - 52 x2: Liên hàng đến - 52 x3: Liên hàng đến đối chiếu - 52 x4: Liên hàng đến đợi đối chiếu - 52 x 5: Liên hàng đến sai lầm Riêng Tài khoản 52x2; 52x4; 52x5 mở tiểu khoản: - Tiểu khoản 52x2.01; 52x4.01; 52x5.01 - Tiểu khoản 52x2.02; 52x4.02; 52x5.02 Việc mở tiểu khoản nhằm phân biệt bên nợ bên có Đây kỹ thuật kế tốn nhằm mục đích tạo nên rõ ràng mạch lạc cho công tác kế toán liên hàng Kỹ thuật cho phép tiểu khoản có số dư bên nợ bên có, số phát sinh nợ có có ý nghĩa xác định 1.2.1.2 Trong toán liên hàng điện tử, tài khoản tương ứng sử dụng bao gồm: Tài khoản bậc 1: Tài khoản Thanh tốn chuyển tiền (51) Tài khoản có Tài khoản bậc tương ứng là: TK 511: chuyển tiền năm TK 512: chuyển tiền năm trước Các TK bậc 3: 51x1: chuyển tiền 51x2: chuyển tiền đến 51x3: chuyển tiền đến chờ xử lý TK mở tiểu khoản: - TK 51x3.1: Lệnh huỷ lệnh chuyển nợ đến năm chờ xử lý 81 - TK 51x3.2: Lệnh huỷ lệnh chuyển có đến năm lệnh huỷ lệnh chuyển nợ đến năm có sai sót chưa xử lý (Dư có) Một số NH sử dụng Tài khoản Thanh toán khác đơn vị NH (519) với TK bậc TK Điều chuyển vốn (5191) TK chi tiết sau: 5191.1 : Điều chuyển vốn kế hoạch 5191.2 : Điều chuyển vốn kế hoạch 5191.8 : Điều chuyển vốn chờ toán b Chứng từ (i) Trong toán liên hàng truyền thống: - Chứng từ tài khoản liên hàng đi, tài khoản liên hàng đến giấy báo liên hàng ngân hàng A lập, sau gửi cho ngân hàng B Cơ sở để lập giấy báo liên hàng chứng từ gốc, séc, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu - Chứng từ Tài khoản liên hàng đến đối chiếu, liên hàng đến đợi đối chiếu, liên hàng đến sai lầm phiếu chuyển khoản bảng kê ngân hàng B lập (ii) Trong tốn liên hàng điện tử Ngồi chứng từ giấy, cịn có xuất chứng từ điện tử (Lệnh chi, lệnh thu điện tử, Lệnh chuyển nợ, lệnh chuyển có…) Các chứng từ diện tử chuyển hố từ chứng từ giấy từ Giấy Uỷ nhiệm chi, Giấy Uỷ nhiệm thu Việc sử dụng chứng từ điện tử thực theo quy định pháp lý hành Kế toán nghiệp vụ liên hàng liên hàng đến toán truyền thống 2.1 Kế toán nghiệp vụ liên hàng 2.1.1 Trường hợp lập giấy báo có - Căn chứng từ phận kế toán khác sau ghi nợ tài khoản thích hợp (Tài khoản khách hàng ), kế tốn liên hàng lập liên giấy báo có, hạch tốn: Nợ TK 4211 Người trả (hoặc TK thích hợp phận kế tốn ghi) Có TK Liên hàng 5211, 5231 Xử lý chứng từ: - Liên giấy báo liên hàng thư kèm liênchứng từ gửi ngân hàng B ( Nếu chuyển tiền điện nội dung điện phải ghi đầy đủ yếu tố chứng từ toán liên đưa bưu điện để điện ngân hàng B) - Liên giấy báo liên hàng kèm liên sổ kế toán chi tiết tài khoản liên hàng gửi trung tâm kiểm soát lập sổ đối chiếu - Liên làm chứng từ ghi có tài khoản liên hàng 2.1.2 Lập giấy báo nợ Căn chứng từ ghi có, phận kế tốn liên hàng lập liên giấy báo nợ hạch toán Nợ TK liên hàng 5211, 5231 Có TK 4211 Người hưởng TK thích hợp Xử lý chứng từ tương tự c Lập báo cáo liên hàng đi: Hàng ngày phải hạch tốn tồn giấy báo phát sinh ngày vào sổ kế toán chi tiết tài khoản lên hàng (sổ lập liên, liên lưu, liên gửi trung tâm kiểm soát), 82 cộng doanh số phát sinh ngày, rút số dư, cộng luỹ kế từ đầu năm đến ngày lập báo cáo Sau đối chiếu sổ với tồn liên giấy báo gửi ngày cho ngân hàng B làm thủ tục gửi liên + liên sổ kế toán chi tiết tài khoản liên hàng cho trung tâm kiểm soát Hàng tháng năm ngân hàng A phải lập báo cáo tài khoản liên hàng gửi trung tâm kiểm soát Kế toán nghiệp vụ liên hàng đến: (NHB) Khi nhận giấy báo liên hàng ngân hàng A, ngân hàng B thực kiểm soát giấy báo chứng từ gốc: - Đối với chuyển tiền thư: Đối chiếu dấu chữ ký giấy báo với mẫu đăng ký dấu chữ ký ngân hàng A - Đối với chuyển tiền điện: Kiểm tra ký hiệu mật ghi điện chuyển tiền, đồng thời lập liên giấy báo bổ sung để làm chứng từ hạch toán tài khoản đối phương Nếu đủ điều kiện kế toán liên hàng hạch toán: + Nếu giấy báo có, hạch tốn: Nợ TK liên hàng đến - Bên nợ (01): 5212.01/5232.01 Có TK 4211 - Người hưởng (hoặc TK thích hợp) + Nếu giấy báo nợ, hạch tốn: Nợ 4211 - Người trả (hoặc Tk thích hợp) Có liên hàng đến - Bên có (5212.02/5232.02) Nếu có sai lầm xử lý theo phương pháp sửa sai toán liên hàng Xử lý chứng từ: - Liên giấy báo liên hàng (bằng thư) điện chuyển tiền bưu điện lập chuyển đến (bằng điện) làm chứng từ hạch toán vào TK liên hàng đến, sau lưu vào cặp riêng để tiến hành đối chiếu với sổ đối chiếu trung tâm kiểm soát - liên chứng từ toán (chứng từ gốc liên giấy báo bổ sung liên hàng điện) hạch toán vào TK đối phương liên hàng đến, - Liên chứng từ tốn cịn lại dùng để báo có (nợ) cho khách hàng liên quan Kế toán đối chiếu liên hàng Khi nhận sổ đối chiếu trung tâm kiểm soát, ngân hàng B đối chiếu yếu tố sổ đối chiếu với giấy báo lưu cặp lưu ngân hàng B Trường hợp đối chiếu đúng: Những giấy báo đối chiếu rút khỏi cặp lưu “các giấy báo liên hàng chưa đối chiếu” để lập bảng kê “các giấy báo liên hàng đối chiếu khớp đúng” làm sở hạch toán TK liên hàng đến Trường hợp đợi đối chiếu: Những giấy báo sổ đối chiếu có, tập lưu ngân hàng B khơng có, kế tốn lập bảng kê “các giấy báo liên hàng đợi đối chiếu” làm sở hạch toán TK liên hàng đến đợi đối chiếu (1 bảng nợ, bảng có) Trường hợp giấy báo cịn sai lầm: yếu tố khác có sai biệt số tiền giấy báo sổ đối chiếu đánh dấu vào giấy báo trung tâm kiểm soát lập sai, lập bảng kê “các giấy báo liên hàng đối chiếu sai lầm” làm sở hạch tốn vào TK liên hàng đến cịn sai lầm theo số tiền ghi sổ đối chiếu Các bút toán thực hiện: - Đối với giấy báo có: 83 Nợ TK liên hàng đến đối chiếu 5213 Có 5212.01 5214.02 đợi đối chiếu Bên có 5215.02 đến cịn sai lầm Bên có - Đối với giấy báo nợ: Nợ liên hàng đến bên có (5212.02) Liên hàng đợi đối chiếu Bên nợ (5214.01) Liên hàng đến cịn sai lầm Bên nơ (5215.01) Có TK liên hàng đến đối chiếu: 5213 Đối với giấy báo liên hàng đợi đối chiếu, ngân hàng B phải lập thư tra soát gửi ngân hàng A trung tâm kiểm sốt để tìm ngun nhân xử lý: (i) Trường hợp ngân hàng A có gửi ngân hàng B chưa nhận được: Ngân hàng A giấy báo chứng từ gốc để gửi cho ngân hàng B Ngân hàng B nhận sao, kiểm tra lại xem đến chưa vào sổ theo dõi “Bản giấy báo liên hàng” hạch tốn: + Đối với giấy báo có: Coi nhận chuyển tiền bình thường Nợ Liên hàng đến bên nợ (5212.01) Có TK 4211 người hưởng / Tài khoản thích hợp Tất tốn TK liên hàng đến đợi đối chiếu: Nợ Liên hàng đến đợi đối chiếu bên có (5214.02) Có Liên hàng đến bên nợ (5212.01) + Đối với giấy báo nợ Coi nhận chuyển tiền bình thường: Nợ TK 4211 người hưởng/ TK thích hợp Có Liên hàng đến bên có (5212.02) Tất tốn tài khoản liên hàng đến đợi đối chiếu: Nợ TK Liên hàng đến bên có (5212.02 ) Có TK Liên hàng đến đợi đối chiếu bên nợ (5214.01) (ii) Trường hợp TTKS lập sổ đối chiếu nhầm (viết sai giấy báo nhầm ngân hàng B) TTKS phải điều chỉnh sổ đối chiếu kỳ sau cách ghi dấu trừ bên cạnh số tiền kèm theo ký hiệu số cho chuyển tiền điện, số cho điều chỉnh thư Ngân hàng nhận sổ đối chiếu có ghi số điều chỉnh (-) ghi: - Điều chỉnh giấy báo có liên hàng đến Nợ (đỏ) TK liên hàng đến đối chiếu 5213 Có (đỏ) liên hàng đến đợi đối chiếu 5214.02 - Điều chỉnh giấy báo nợ liên hàng đến Nợ (đỏ) liên hàng đến đợi đối chiếu 5214.01 Có (đỏ) liên hàng đến đối chiếu 5213 Đối với giấy báo đối chiếu sai lầm, sau hạch toán vào TK Liên hàng cịn sai lầm, NHB phải gửi thư tra sốt đến TTKS Khi nhận sổ đối chiếu kỳ sau, NHB điều chỉnh trường hợp đợi đối chiếu Quyết toán liên hàng 84 Cuối ngày 31/12 hàng năm sau lên bảng toán liên hàng chuyển số dư tài khoản liên hàng năm thành liên hàng năm trước (không lập bút toán, thay số hiệu tài khoản) Điều kiện toán liên hàng tài khoản liên hàng đến năm trước, liên hàng năm trước đợi đối chiếu, liên hàng năm trước sai lầm hết số dư Khi nhận lệnh chuyển tiêu TTKS ngân hàng ghi chuyển chênh lệch số dư TK liên hàng năm trước TK liên hàng đến năm trước đối chiếu thành giấy báo liên hàng gửi TTKS Nếu số dư có lớn số dư nợ tức chênh lêch số dư bên có gửi giấy báo có, ngược lại gửi gấy báo nợ liên hàng cho Trung tâm Cạc trỉåìng håüp hảch toạn 5221 5223 Hảch toạn liãn hng năm Số dư có Số dư nợ Có 5221 (hết số dư) a SDN > SDC Nợ 5223 (hết số dư) 5211: chênh lệch Nợ 5223 Có 5221 5211: chênh lệch b SDN < SDC Số dư có a.SDC> SDN Số dư nợ Nợ 5221 Có 5223 5211: chênh lệch Có 5223 Nợ 5221 5211: chênh lệch b SDC