Chương 6 CHỨC NĂNG KIỂM TRA ĐẠI HỌC KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH THÁI NGUYÊN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH NỘI DUNG CHÍNH 2. Quá trình kiểm tra 1. Các khái niệm cơ bản về kiểm tra 3. Các hình thức và kỹ thuật kiểm tra Yêu cầu đối với sinh viên • Nắm được các nội dung, tóm tắt được các ý chính. • Đọc kỹ giáo trình, tham khảo thêm các tài liệu để bổ sung thêm kiến thức. • Tự nghiên cứu, nắm được các vấn đề sau:  Vai trò của kiểm tra.  Các chủ thể kiểm tra.  Các hình thức và kỹ thuật kiểm tra.  Các nội dung kiểm tra. I. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA 1.1 Khái niệm kiểm tra Kiểm tra là quá trình xem xét các hoạt động dựa trên những tiêu chuẩn, chuẩn mực đặt ra, nhằm ngăn chặn, phát hiện và đo lường những sai lệch để có biện pháp khắc phục, bảo đảm cho các hoạt động thực hiện đúng hướng, đạt được kết quả tốt hơn. I. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA 1.2 Bản chất của kiểm tra  Kiểm tra là hệ thống phản hồi về kết quả của các hoạt động Gây tốn kém cho tổ chức Kết quả mong đợi Kết quả thực tế Đo lường kết quả thực tế So sánh với các tiêu chuẩn Thực hiện điều chỉnh Xây dựng chương trình điều chỉnh Phân tích nguyên nhân sai lệch Xác định các sai lệch Cơ chế kiểm tra dựa trên nguyên lý phản hồi về kết quả NHƯỢC ĐIỂM Ít có tác dụng đối với việc nâng cao chất lượng của quá trình tạo ra các kết quả Chỉ đem lại bài học đắt giá cho giai đoạn kế hoạch sau Thường tạo nên độ trễ về thời gian (là điểm yếu của cơ chế kiểm tra chỉ dựa trên những mối liên hệ ngược từ đầu ra của hệ thống) Gây tốn kém cho tổ chức I. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA 1.2 Bản chất của kiểm tra <tiếp> Kiểm tra là hệ thống phản hồi dự báo Hệ thống kiểm tra dự báo là hệ thống kiểm tra giám sát đầu vào và quá trình hoạt động để khẳng định xem những đầu vào và cả quá trình đó có bảo đảm cho hệ thống thực hiện kế hoạch không Đầu vào Quá trình thực hiện Đầu ra Hệ thống kiểm tra Hình 29-Hệ thống kiểm tra dự báo Có thể nói rằng hệ thống kiểm tra dự báo trên thực tế cũng là một hệ thống liên hệ ngược. Nhưng ở đây sự phản hồi nằm ở phía đầu vào của quá trình hoạt động sao cho những tác động điều chỉnh có thể được thực hiện trước khi đầu ra của hệ thống bị ảnh hưởng Hệ thống kiểm tra dự báo là hệ thống kiểm tra giám sát đầu vào và quá trình hoạt động để khẳng định xem những đầu vào và cả quá trình đó có bảo đảm cho hệ thống thực hiện kế hoạch không Yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra dự báo  Phân tích kỹ hệ thống lập kế hoạch và kiểm tra  Xây dựng mô hình của hệ thống  Phải kiểm tra thường xuyên  Thu thập dữ liệu đều đặn  Đánh giá thường xuyên những sai lệch  Tiến hành tác động kịp thời để điều chỉnh sai lệch I. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA 1.3 Vai trò của kiểm tra 1 2 3 4 5 Kiểm tra giúp nhà quản trị chủ động phát hiện những sai lầm, thiếu sót xảy ra trong quá trình quản trị Kiểm tra giúp cho việc đảm bảo thực thi quyền lực quản trị của các nhà quản trị trong tổ chức, thực hiện quyền lực quản lý của những người lãnh đạo Kiểm tra giúp các nhà quản trị có thể xác định kịp thời thành tích của các cá nhân, các bộ phận trong tổ chức Giúp hệ thống theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường Kiểm tra giúp cho việc hoàn thiện các quan điểm về nhiều mặt, nhiều lĩnh vực của tổ chức. I. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA 1.4 Nội dung và mức độ kiểm tra NHIỆM VỤ Phải xác định, sửa chữa được những sai lệch trong hoạt động của tổ chức so với mục tiêu, kế hoạch và tìm kiếm các cơ hội, tiềm năng có thể khai thác để phát triển, hoàn thiện, cải tiến, đổi mới không ngừng mọi yếu tố của hệ thống Khu vực thiết yếu Điểm kiểm tra thiết yếu Các điểm kiểm tra thiết yếu là những điểm đặc biệt trong hệ thống mà ở đó việc giám sát và thu thập thông tin phản hồi nhất định phải thực hiện. Đó chính là những điểm mà nếu tại đó sai lệch không được đo lường và điều chỉnh kịp thời thì sẽ có ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động của hệ thống. Các khu vực hoạt động thiết yếu là những lĩnh vực, khía cạnh, yếu tố của hệ thống cần phải hoạt động có hiệu quả cao để đảm bảo cho toàn hệ thống thành công. I. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA 1.4 Nội dung và mức độ kiểm tra  Kiểm tra đường lối, mục đích của tổ chức  Kiểm tra quy chế hoạt động của tổ chức  Kiểm tra nghĩa vụ được phân, giao cho các cá nhân, tập thể, các bộ phận trong tổ chức  Kiểm tra kết quả hoạt động tổng hợp và từng lĩnh vực của tổ chức  Kiểm tra các điển hình của tổ chức 6.1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA 6.1.4 Nội dung và mức độ kiểm tra Kiểm tra quá mức tạo bầu không khí tâm lý căng thẳng Sự kiểm tra không dễ được mọi người thông cảm Đòi hỏi quá trình xem xét và đổi mới liên tục MỨC ĐỘ KIỂM TRA [...]... LOẠI KIỂM TRA  Dựa vào thời điểm kiểm tra (Sơ đồ) Kiểm tra trước công việc Kiểm tra trong công việc Kiểm tra sau công việc  Dựa vào hình thức kiểm tra Tự kiểm tra Kiểm tra của cán bộ nghiệp vụ Kiểm tra của lãnh đạo Kiểm tra thông qua ý kiến đánh giá của tổ chức, cá nhân khác Kiểm tra tự động Các nguồn nhân lực, vốn, vật tư và tài chính được tích luỹ và kết hợp lại thành tổ chức Kiểm tra trước... Kiểm tra cần phải hiệu quả 8 Kiểm tra có trọng điểm 9 Kiểm tra có địa điểm I CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA 1 .6 Các chủ thể kiểm tra 1 2 Kiểm tra của Hội đồng quản trị Kiểm tra của ban kiểm soát 3 Kiểm tra của giám đốc 4 Kiểm tra của hội viên 5 Kiểm tra của người làm công II QUÁ TRÌNH KIỂM TRA Quá trình kiểm tra Xác định hệ thống tiêu chuẩn kiểm tra Đo lường và đánh giá hoạt động Sự thực hiện hoạt... CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA 1.5 Những yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra 1 Công tác kiểm tra cần được thiết kế theo các kế hoạch 2 Kiểm tra phải mang tính đồng bộ 3 Kiểm tra phải công khai, chính xác và khách quan 4 Kiểm tra cần phù hợp với tổ chức và con người trong hệ thống 5 Hệ thống kiểm tra phải đơn giản 6 Kiểm tra cần phải linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý 7 Kiểm tra cần phải hiệu quả 8 Kiểm tra có trọng... Tạo sự yên tâm về mặt tâm lý đối với người bị kiểm tra • Nhược điểm: – Chi phí đầu tư cho hệ thống thiết bị lớn – Không kiểm tra được các nội dung phức tạp CÁC KỸ THUẬT KIỂM TRA • Kiểm tra tài chính • Kiểm toán • Kiểm tra bằng phương pháp sơ đồ Gantt và sơ đồ PERT (Program Evaluation and Review Technique) • Kiểm tra quá trình sản xuất trực tiếp • Kiểm tra nhân sự ... điểm: Mất thời gian, công sức của lãnh đạo, vì vậy phạm vi kiểm tra thường bị hạn chế  Điều kiện thực hiện: Chỉ thực hiện với các nội dung kiểm tra trọng yếu KIỂM TRA THÔNG QUA Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ Là hình thức kiểm tra được thực hiện thông qua những ý kiến đánh giá ở bên ngoài tổ chức như bạn hàng, khách hàng, đối thủ cạnh tranh Hoặc ở bên trong tổ chức như người về hưu, bộ phận này đánh giá bộ phận khác... được Kiểm tra trong công việc Kiểm tra sau công việc Sơ đồ : Các phương pháp kiểm tra tập trung vào những yếu tố nhất định của hệ thống, như đầu vào, quá trình chế biến hay đầu ra KIỂM TRA TRƯỚC CÔNG VIỆC Là loại hình kiểm tra được thực hiện trước khi hoạt động bắt đầu, tập trung vào việc phòng ngừa việc có thể có những sai lệch về chất lượng của những nguồn tài nguyên sẽ được sử dụng trong tổ chức. .. Điều kiện thực hiện: – Quy chế tổ chức phải rõ ràng, dễ hiểu, dễ áp dụng, hợp đạo lý với mọi người, mọi bộ phận trong tổ chức – Công tác truyền thông trong nội bộ tổ chức phải tốt, đảm bảo cho mọi phân hệ, mọi thành viên đều có thể hiểu rõ mọi chủ trương, đường lối, quy chế, các chuẩn mực trong tổ chức KIỂM TRA CỦA CÁN BỘ NGHIỆP VỤ Kiểm tra nghiệp vụ là hình thức kiểm tra được thực hiện bởi các bộ phận... Phải lựa chọn và đào tạo được cán bộ tinh thông nghiệp vụ kiểm tra Phải lựa chọn được cán bộ chính trực, trung thành với sự nghiệp của tổ chức KIỂM TRA CỦA LÃNH ĐẠO Là hình thức kiểm tra được tiến hành trực tiếp bởi người lãnh đạo tổ chức hoặc của hệ thống quản trị đối với các hoạt động của cấp dưới  Ưu điểm:    Lãnh đạo trực tiếp kiểm tra, chứng kiến kết quả hoạt động của cấp dưới, do đó có thể... tiến hành, vì vậy có thể ảnh hưởng đến tính khách quan của quá trình kiểm tra – Khả năng sửa chữa, khắc phục thấp hơn KIỂM TRA SAU CÔNG VIỆC Là loại hình kiểm tra tập trung vào các kết quả cuối cùng, được thực hiện sau khi hoạt động đã hoàn thành Ưu điểm – Kiểm tra sau không làm gián đoạn quá trình hoạt động hay vận hành của tổ chức – Cho phép nhà quản trị nắm được thông tin chính thức, toàn diện... Khả năng sửa chữa, khắc phục rất thấp vì các sai lệch đã xảy ra đôi khi không có khả năng sửa chữa hay khắc phục hậu quả Nhận xét: Trọng tâm của biện pháp điều chỉnh trong kiểm tra trước công việc là các nguồn tài nguyên; của kiểm tra trong công việc là các hoạt động đang diễn ra, khi phát hiện ra hoạt động nào đang có vấn đề (không đúng với kế hoạch) thì điều chỉnh TỰ KIỂM TRA Là hình thức kiểm tra, . CÁC LOẠI KIỂM TRA  Dựa vào thời điểm kiểm tra (Sơ đồ)  Kiểm tra trước công việc  Kiểm tra trong công việc  Kiểm tra sau công việc  Dựa vào hình thức kiểm tra  Tự kiểm tra  Kiểm tra của. KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA 1 .6 Các chủ thể kiểm tra Kiểm tra của Hội đồng quản trị 3 Kiểm tra của ban kiểm soát Kiểm tra của giám đốc Kiểm tra của hội viên Kiểm tra của người làm công 21. chức  Kiểm tra kết quả hoạt động tổng hợp và từng lĩnh vực của tổ chức  Kiểm tra các điển hình của tổ chức 6. 1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA 6. 1.4 Nội dung và mức độ kiểm tra Kiểm tra