LUẬN VĂN CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP NHỎ MỤC LỤC Chương 1: Giới thiệu 3 1.1. Lý do chọn đề tài 3 1.2. Mục tiêu của đề tài 3 1.3. Phạm vi của đề tài 3 1.4. Phương pháp nghiên cứu 3 Chương 2: Lý thuyết về cơ cấu tổ chức nhân sự 5 2.1. Lý thuyết về cơ cấu tổ chức nhân sự 5 2.1.1. Khái niệm cơ cấu tổ chức nhân sự 5 2.1.2. Vai trò của cơ cấu tổ chức nhân sự 6 2.1.3. Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả cơ cấu tổ chức nhân sự 7 2.2. Nội dung của cơ cấu tổ chức nhân sự 8 2.3. Đào tạo và phát triển nhân sự 9 2.3.1. Đào tạo nhân sự 9 2.3.2. Phát triển nhân sự 11 2.4. Sắp xếp và sử dụng lao động 12 2.5. Các yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức 13 2.6. Các loại hình tổ chức nhân sự trong doanh nghiệp 14 2.6.1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến 14 2.6.2. Cơ cấu tổ chức chức năng 15 2.6.3. Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng 16 2 2.6.4. Cơ cấu tổ chức theo ma trận 17 2.6.5. Cơ cấu tổ chức theo vùng địa lý 18 Chương 3: Thực trạng về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp siêu nhỏ 20 3.1. Khái quát chung về doanh nghiệp siêu nhỏ 20 3.2. Hạn chế của doanh nghiệp siêu nhỏ 23 3.3. Vai trò của doanh nghiệp siêu nhỏ 24 3.4. Cơ cấu tổ chức nhân sự trong doanh nghiệp siêu nhỏ 29 Chương 4: Đề xuất 31 Chương 5: Kết luận 32 CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI: Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, chọn cơ cấu tổ chức phù hợp cho doanh nghiệp. 1.2. MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI: - Mục tiêu chung: thấy sự liên quan giữa quy mô doanh nghiệp và cơ cấu tổ chức. - Mục tiêu cụ thể: Phân tích được cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp nhỏ 1.3. PHẠM VI CỦA ĐỀ TÀI: - Về không gian: Doanh nghiệp ở thành phố Hồ Chí Minh hay cả nước - Về thời gian: Trong giai đoạn 2005 – 2010 - Về đối tượng nghiên cứu: Doanh nghiệp nhỏ dưới 10 người 1.4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU: - Phương pháp thống kê - Phương pháp phân tích Cơ cấu tổ chức nhân sự của doanh nghiệp cũng như là quản trị nhân sự trong doanh nghiệp là một lĩnh vực rất quan trọng, cơ cấu tổ chức nhân sự có mặt trong bất kỳ một tổ chức hay một doanh nghiệp nào, nó có mặt ở tất cả các phòng ban, các đơn vị. 3 Tầm quan trọng của yếu tố con người trong bất cứ một doanh nghiệp hay một tổ chức nào dù chúng có tầm vóc lớn đến đâu, hoạt động trong bất cứ lĩnh vực nào cũng là một thực tế hiển nhiên không ai phủ nhận được. Trong doanh nghiệp mỗi con người là một thế giới riêng biệt nếu không có hoạt động quản trị thì ai thích làm gì thì làm, mọi việc sẽ trở nên vô tổ chức, vô kỷ luật, công tác quản trị nhân sự sẽ giúp giải quyết vấn đề này, nó là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp. Tôi được biết cơ cấu tổ chức nhân sự của các công ty nhỏ được thực hiện tương đối tốt. Tuy nhiên do còn có một vài khó khăn cho nên vẫn còn một số điểm hạn chế nhất định trong công tác này. Vì thế cho nên tôi đã mạnh dạn đưa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức nhân sự. Trong quá trình hoàn thành tiểu luận tôi xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy- giảng viên-thạc sỹ Trần Phan Mạnh Phong đã giúp tôi hoàn thành tiểu luận này. 4 CHƯƠNG 2 LÝ THUYẾT VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ 2.1. LÝ THUYẾT VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ : 2. 1.1. Khái niệm cơ cấu tổ chức nhân sự: Nhân sự là một trong các nguồn lực quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của bất kỳ một doanh nghiệp nào. Vì vậy vấn đề nhân sự luôn được quan tâm hàng đầu. Có rất nhiều cách phát biểu khác nhau về cơ cấu tổ chức nhân sự: Theo giáo sư người Mỹ Dimock: “Cơ cấu tổ chức nhân sự bao gồm toàn bộ các biện pháp và thủ tục áp dụng cho nhân viên của một tổ chức và giải quyết tất cả các trường hợp xảy ra có liên quan tới một công việc nào đó”. Còn giáo sư Felix Migro thì cho rằng: “Cơ cấu tổ chức nhân sự là một nghệ thuật chọn lựa nhân viên mới và sử dụng các nhân viên cũ sao cho năng suất và chất lượng công việc của mỗi người đều đạt mức tối đa cụ thể”. Vậy cơ cấu tổ chức nhân sự được hiểu là một trong các chức năng cơ bản của quá trình quản trị, giải quyết tất cả các vấn đề liên quan tới con người gắn với công việc của họ trong bất cứ tổ chức nào. Cơ cấu tổ chức nhân sự là một quá trình vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật và cơ cấu tổ chức nhân sự là một lĩnh vực gắn bó nhiều 5 đến văn hóa tổ chức và chứa đựng nhiều giá trị nhân văn hơn bất cứ một lĩnh vực quản trị nào khác. Cơ cấu tổ chức nhân sự trong doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức nhân sự trong doanh nghiệp là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. 2.1.2. Vai trò của cơ cấu tổ chức nhân sự: Yếu tố giúp ta nhận biết được một doanh nghiệp hoạt động tốt hay không hoạt động tốt, thành công hay không thành công chính là lực lượng nhân sự của nó, lực lượng có lòng nhiệt thành và có nhiều sáng kiến hay trong công việc. Mọi thứ còn lại là: máy móc thiết bị, cơ sở vật chất, công nghệ kỹ thuật đều có thể mua, học hỏi, sao chép. Vậy có thể khẳng định rằng cơ cấu tổ chức nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp cơ cấu tổ chức nhân sự thuộc chức năng chính của nhà quản trị, giúp nhà quản trị đạt được mục đích thông qua nỗ lực của người khác. Các nhà quản trị có vai trò đề ra các chính sách, đường lối, chủ trương có tính chất định hướng cho sự phát triển của doanh nghiệp do đó nhà quản trị phải là người biết nhìn xa trông rộng, có trình độ chuyên môn cao. Người thực hiện các đường lối chính sách mà nhà quản trị đề ra là các nhân viên thừa hành, kết quả công việc hoàn thành tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của nhân viên. Cơ cấu tổ chức nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế-xã hội của vấn đề lao động. Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều đi đến một mục đích là làm sao cho người lao động hưởng thành quả do họ làm ra. Cơ cấu tổ chức nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần phải có bộ phận nhân sự. Cơ cấu tổ chức nhân sự là một 6 thành tố quan trọng của chức năng quản trị. Cơ cấu tổ chức nhân sự có vai trò to lớn đối với hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp, nó quyết định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Và cơ cấu tổ chức nhân sự trong doanh nghiệp nhằm: kết nối các cá nhân để kiểm soát về quyền lực, trách nhiệm; phân công các nhiệm vụ phù hợp cho các bộ phận/cá nhân; trao quyền lực cho bộ phận/cá nhân để thực hiện các nhiệm vụ trong khi vẫn kiểm soát hành vi và việc sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp; điều phối mục tiêu và hoạt động của các bộ phận để hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp. 2.1.3. Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả cơ cấu tổ chức nhân sự:  Khái niệm: Hiệu quả cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là hiệu quả phản ảnh kết quả thực hiện của mục tiêu về nhân sự mà chủ thể đặt ra trong một giai đoạn nhất định trong quan hệ với chi phí để có kết quả đó.  Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả cơ cấu tổ chức nhân sự: Hiệu quả cơ cấu tổ chức nhân sự của doanh nghiệp được đánh giá thông qua một hoặc một số chỉ tiêu nhất định, những chỉ tiêu hiệu quả này phụ thuộc vào các mục tiêu hoạt động của các chủ thể hiệu quả. Cũng như các hoạt động kinh tế, trong hoạt động cơ cấu tổ chức nhân sự, doanh nghiệp thường đặt ra các mục tiêu cụ thể về hoạt động nhân sự. Các mục tiêu đó thường là các mục tiêu sau đây: - Chi phí cho lao động nhỏ nhất - Giá trị (lợi nhuận) do người lao động tạo ra lớn nhất - Đạt được sự ổn định nội bộ, tạo việc làm đầy đủ cho người lao động và không có tình trạng dư thừa lao động - Người lao động làm đúng ngành nghề được học của mình - Nâng cao chất lượng lao động - Tăng thu nhập của người lao động 7 - Đảm bảo công bằng giữa những người lao động - Đảm bảo sự đồng thuận của người lao động - Thái độ chấp hành và trung thành của người lao động đối với doanh nghiệp. Các mục tiêu trên có thể quy tụ thành các mục tiêu cơ bản, quyết định sự tồn tại của một doanh nghiệp đó là đảm bảo nguồn nhân lực có chất lượng, trình độ để thực hiện công việc và có thái độ chấp hành, trung thành với doanh nghiệp đồng thời đạt được sự ổn định nhân sự. Với mục tiêu đó thì các tiêu chí để đánh giá hiệu quả cơ cấu tổ chức nhân sự trong doanh nghiệp là nguồn nhân sự có chất lượng, trình độ và đạt được sự ổn định trong giai đoạn đề ra mục tiêu đó. 2.2. NỘI DUNG CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ : Quản trị nhân sự là một hoạt động của quản trị doanh nghiệp, là quá trình tổ chức nguồn lao động cho doanh nghiệp, là phân bố sử dụng nguồn lao động một cách khoa học và có hiệu quả trên cơ sở phân tích công việc, bố trí lao động hợp lý, trên cơ sở xác định nhu cầu lao động để tiến hành tuyển dụng nhân sự, đào tạo và phát triển nhân sự, đánh giá nhân sự thông qua việc thực hiện. Nội dung của quản trị nhân sự có thể khái quát theo sơ đồ sau Sơ đồ 1: Nội dung chủ yếu của quản trị nhân sự 8 Phân tích công việc: xác định nội dung đặc điểm của từng công việc, đánh giá tầm quan trọng của nó, và đưa ra các yêu cầu cần thiết đối với người thực hiện. Tuyển dụng nhân sự: chiêu mộ và chọn ra những người có khả năng thực hiện công việc. Sắp xếp và sử dụng người lao động: Đảm bảo sự phù hợp, sự tương xứng giữa công việc và người thực hiện công việc. Đảm bảo mọi công việc được thực hiện tốt. Đào tạo và phát triển nhân sự: giúp người lao động xác định được mục tiêu hướng đi của mình, tạo môi trường thuận lợi để người lao động làm việc tốt. Đỏnh giỏ và đói ngộ nhõn sự: nhằm kớch thớch người lao động nõng cao hiệu quả kinh doanh, thực hiện mục tiờu của doanh nghiệp. • Mục đích: - Đưa ra các tiêu chuẩn cần thiết để tiến hành tuyển dụng nhân sự sao cho việc tuyển dụng đạt kết quả cao nhất - Chuẩn bị nội dung đào tạo và bồi dưỡng trình độ để đáp ứng yêu cầu của công việc - Phân tích công việc làm căn cứ để xây dựng và đánh giá hiệu quả công việc. Ngoài ra nó còn giúp cho việc nghiên cứu và cải thiện điều kiện làm việc - Cung cấp các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng thực hiện công việc 2. 3. ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NHÂN SỰ Đào tạo và phát triển nhân sự là hai nội dung cơ bản trong vấn đề nâng cao trình độ tinh thông nghề nghiệp cho nhân sự. Ngoài ra nó cũng bao gồm nội dung giáo dục nhân sự cho doanh nghiệp. Phải đào tạo và phát triển nhân sự trong thời đại khoa học kỹ thuật phát triển, công nghệ kỹ thuật luôn đổi mới không ngừng, muốn bắt kịp với thời đại thì con người cần phải được trang bị những kiến thức và kỹ năng nhất định về nghề nghiệp, đó vừa là một nhu cầu vừa là một nhiệm vụ. 2. 3.1. Đào tạo nhân sự Trong quá trình đào tạo mỗi người sẽ được bù đắp những thiếu hụt trong học vấn, được truyền đạt những khả năng và kinh nghiệm thiết thực trong 9 lĩnh vực chuyên môn được cập nhật hoá kiến thức và mở rộng tầm hiểu biết để không những có thể hoàn thành tốt công việc được giao mà cũng có thể đương đầu với những biến đổi của môi trường xung quanh ảnh hưởng tới công việc của mình. Quá trình đào tạo được áp dụng cho những người thực hiện một công việc mới hoặc những người đang thực hiện một công việc nào đó nhưng chưa đạt yêu cầu. Ngoài ra cũng có quá trình nâng cao trình độ đó là việc bồi dưỡng thêm chuyên môn nghiệp vụ cho người lao động để họ có thể làm được những công việc phức tạp hơn, với năng suất cao hơn. Lao động là một yếu tố quý của quá trình sản xuất, vì vậy những lao động có trình độ chuyên môn cao là một yếu tố quý của sản xuất xã hội nói chung, nó quyết định được việc thực hiện mục tiêu của quá trình sản xuất kinh doanh. Vì vậy công tác đào tạo nhân sự có vai trò rất quan trọng đối với sự phát triển của một doanh nghiệp. Đào tạo về tư duy, kiến thức, trình độ, nhận thức của con người. Đào tạo nhân sự được chia làm 2 loại: • Đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật: Là quá trình giảng dạy và nâng cao chuyên môn kỹ thuật cho người lao động. Được áp dụng cho các nhân viên kỹ thuật và người lao động trực tiếp. Các phương pháp đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật: - Phương pháp đào tạo tại nơi làm việc: công nhân được phân công làm việc chung với một người có kinh nghiệm hơn để học hỏi, làm theo. Phương pháp này áp dụng rất đơn giản, chi phí thấp, tính thực tiễn cao, nhưng nó lại thiếu đi sự bài bản và kiến thức lý luận vì vậy nhân viên không phát huy được tính sáng tạo trong công việc. - Phương pháp đào tạo theo chỉ dẫn: những người có trách nhiệm đào tạo liệt kê những công việc, nhiệm vụ, những bước phải tiến hành, những điểm then chốt, những cách thực hiện công việc, sau đó kiểm tra kết quả công việc của học viên, uốn nắn hướng dẫn, đào tạo học viên làm cho đúng. Phương pháp này có ưu thế hơn phương pháp trước, nó đòi hỏi sự chủ động sáng tạo của người học, nhấn mạnh sự sáng dạ, năng lực năng khiếu của mỗi người. 10 [...]... người phải làm nhiểu việc vì không đủ nhân sự chuyên trách, vậy tổ chức kiểu cơ cấu tổ chức trực tuyến là hợp lý nhất Theo các cơ cấu tổ chức doanh nghiệp thì loại hình cơ cấu tổ chức phù hợp với doanh nghiệp nhỏ là loại cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến Vì đây là kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có cấp trên và cấp dưới Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng,... tuyến -chức năng: - Có những ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng - Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ phát huy khả năng nhân sự trong tổ chức Nhược điểm cơ cấu tổ chức trực tuyến -chức năng: - Nhiều tranh luận xảy ra - Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn - Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng Do vậy dễ xảy ra xung đột dọc giữa các chức năng và bộ phận trực tuyến 2.6.4 Cơ cấu tổ. .. tính chất nhỏ nên doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong thiết lập và mở rộng quan hệ hợp tác với các đơn vị kinh tế bên ngoài địa phương doanh nghiệp đó đang hoạt động - Cũng do tính chất nhỏ của nó mà doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong thiết lập mối quan hệ để có chỗ đứng trên thị trường 3 3 VAI TRÒ CỦA DOANH NGHIỆP SIÊU NHỎ - Tạo ra nhiều việc làm với chi phí thấp: Các cơ sở doanh nghiệp nhỏ rất... ở các công ty hiện nay: 2.6.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến: Mỗi cấp chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp, mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức này được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc, công việc quản trị được tiến hành theo tuyến CƠ CẤU TỔ CHỨC TRỰC TUYẾN NGƯỜI LÃNH ĐẠO NHÓM B NHÓM A Người thực hiện Người thực hiện Người thực hiện 14 Người thực hiện Ưu điểm của cơ cấu tổ chức trực tuyến: - Tuân thủ nguyên... cách quản lý gia trưởng Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp, đồng thời cơ cấu này làm hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao theo chuyên môn Vì vậy kiểu cơ cấu này chỉ áp dụng cho các tổ chức có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp cũng như là dùng cho các doanh nghiệp siêu nhỏ dưới mười thành viên Nhược điểm: cơ cấu tổ chức trực tuyến này còn... nghiệp nhỏ và vừa là cơ sở kinh doanh đã đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật, được chia thành ba cấp: siêu nhỏ, nhỏ, vừa theo quy mô tổng nguồn vốn (tổng nguồn vốn tương đương tổng tài sản được xác định trong bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp) hoặc số lao động bình quân năm (tổng nguồn vốn là tiêu chí ưu tiên), cụ thể như sau: a) Ngành nông, lâm nghiệp và thủy sản : Quy mô Số lao động 20 Tổng... thế của doanh nghiệp này - Hạn chế đầu tiên và lớn nhất của doanh nghiệp siêu nhỏ nằm trong chính đặc điểm của nó, đó là quy mô nhỏ, vốn ít, do đó các doanh nghiệp này thường lâm vào tình trạng thiếu vốn trầm trọng mỗi khi muốn mở rộng thị trường, hay tiến hành đổi mới, nâng cấp trang thiết bị - Các doanh nghiệp nhỏ thường phải phụ thuộc vào doanh nghiệp mà nó cung cấp sản phẩm - Khó khăn trong nâng... của cơ cấu tổ chức trực tuyến: - Không chuyên môn hóa - Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ - Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng 2 6.2 Cơ cấu tổ chức chức năng: Hình thành các bộ phận được chuyên môn hóa gọi là chức năng: Có sự tồn tại các đơn vị chức năng, không theo tuyến, các chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tiếp (cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình) CƠ CẤU TỔ... CHỨC CHỨC NĂNG NGƯỜI LÃNH ĐẠO Chức năng 1 A Chức năng 2 B C D Kiểu cơ cấu này sẽ hình thành nên người lãnh đạo được chuyên môn hóa, chỉ đảm nhận thực hiện một số chức năng nhất định Mối liên hệ giữa các thành 15 viên trong tổ chức rất phức tạp và chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng Như vậy khác với cơ cấu tổ chức trực tuyến ở chỗ: người lãnh đạo chia bơt công việc cho người cấp dưới Ưu điểm của cơ. .. hệ thống cũng như ngoài hệ thống - Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo tính chính xác của thông tin được xử lý trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp nhịp 13 nhàng giữa các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp - Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho chi phí bỏ ra trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất . đối với cơ cấu tổ chức 13 2.6. Các loại hình tổ chức nhân sự trong doanh nghiệp 14 2.6.1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến 14 2.6.2. Cơ cấu tổ chức chức năng 15 2.6.3. Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức. 16 2 2.6.4. Cơ cấu tổ chức theo ma trận 17 2.6.5. Cơ cấu tổ chức theo vùng địa lý 18 Chương 3: Thực trạng về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp siêu nhỏ 20 3.1. Khái quát chung về doanh nghiệp siêu nhỏ. hiểu về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, chọn cơ cấu tổ chức phù hợp cho doanh nghiệp. 1.2. MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI: - Mục tiêu chung: thấy sự liên quan giữa quy mô doanh nghiệp và cơ cấu tổ chức. -