70 - Thông tin về chi phí thực hiện hợp ñồng: tổng số cước phí, các chi phí phát sinh, số tiền thu của người nhận, khoảng cách tính cước, bậc cước ; - Các thủ tục thương vụ thực hiện (nếu có): tác nghiệp chuyển tải sang toa, thay ñổi chuyên chở ; - Các thỏa thuận khác: dụng cụ vận tải kèm theo, niêm phong kẹp chì ; Lưu thông hóa ñơn gửi hàng hóa như sau: - Liên 1: lưu tại ga lập chứng từ ñể làm kế toán thu và nộp kiểm thu cấp trên; - Liên 2: giao người gửi hàng; - Liên 3: lưu tại ga ñến ñể làm báo cáo hàng ñến và gửi kiểm thu cấp trên; - Liên 4: ñường sắt gửi cùng các giấy tờ khác kèm theo toa xe chở hàng và giao cho người nhận hàng sau khi người nhận hàng ñã thanh toán ñầy ñủ các khoản cước phí vận tải và chi phí phát sinh khác. III.2.3.2. Giấy tờ gửi kèm theo hóa ñơn gửi hàng hóa: cùng với hóa ñơn gửi hàng hóa, lô hàng cần một số loại giấy tờ khác ñể chứng minh trong quá trình vận chuyển. 1. Các giấy tờ kèm theo bao gồm: - Giấy tờ chứng minh tính chất của bản thân hàng hóa: chứng nhận ñộc tính, xác nhận tính chất hóa lý ; - Giấy tờ cho phép lưu hành hàng hóa: giấy chứng nhận kiểm dịch hàng hóa, giấy tờ xuất nhập khẩu hàng hóa, giấy tờ cho phép chuyên chở hàng hóa ; - Các giấy tờ khác như giấy xác nhận trọng lượng của hàng hóa 2. Nguyên tắc chung ñối với giấy tờ kèm theo hóa ñơn gửi hàng hóa: - Người thuê vận tải có trách nhiệm giao cho ñường sắt tại ga gửi hàng ñầy ñủ những bản sao hợp pháp giấy tờ liên quan ñến hàng hóa cần phải có. Người thuê vận tải phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về những hậu quả xẩy ra vì lý do ñộ chính xác và ñầy ñủ của những giấy tờ này; - ðường sắt có trách nhiệm giữ gìn ñầy ñủ các giấy tờ kèm theo hóa ñơn gửi hàng trong suốt quá trình vận tải và giao cho người nhận hàng. Nếu ñường sắt làm mất hoặc hư hỏng giấy tờ thì phải lập biên bản gửi kèm theo toa xe hàng; - Việc làm mất, hư hỏng, thiếu các giấy tờ hoặc nội dung giấy tờ không chính xác gây thiệt hại, chậm trễ trong quá trình vận chuyển do bên nào gây ra thì bên ñó phải bồi thường cho bên còn lại và chịu trách nhiệm trước pháp luật. III.2.4. Tác nghiệp ñăng ký vào sổ hàng ñi và lập báo cáo hàng ñi: ñược thực hiện tại phòng hóa vận của ga. Tác nghiệp này có ý nghĩa quan trọng ñể thống kê thực hiện vận chuyển hàng hóa, ñối chứng, truy tìm hàng hóa khi cần thiết, ñồng thời cũng là những số liệu báo cáo nhanh phục vụ cho việc ñiều hành quản lý của lãnh ñạo cấp trên III.2.4.1. Sổ hàng ñi: ñược làm theo mẫu quy ñịnh thống nhất trên tất cả các ga, do nhân viên hóa vận ghi và bảo quản tại phòng hóa vận. Sổ hàng ñi gồm 25 cột mục, bao gồm các nội dung sau: - Số thứ tự của lô hàng trong sổ; - Thông số của lô hàng: họ tên, ñịa chỉ người thuê vận tải và người nhận hàng, ga ñến, tên hàng, số lượng kiện, trọng lượng hàng hóa (do người thuê vận tải khai và ñường sắt xác nhận); - Thông số của toa xe xếp hàng: số hiệu toa xe, số trục, tự trọng và trọng tải thành, các dụng cụ gửi kèm theo toa xe; - Thông tin nhận hàng: thời gian ñưa hàng ñến ga, ñịa ñiểm xếp hàng; 71 - Thụng tin xp hng: thi ủim ủa toa ủn ni xp hng (gi bỏo tin, gi ủn theo quy ủnh v thc t), thi gian xp toa (gi bt ủu, kt thỳc, s gi ủng xe); - Thụng tin gi hng: s hiu húa ủn gi hng húa, ngy thỏng, ủon tu gi hng; - Cỏc ghi chỳ khỏc. III.2.4.2. Bỏo cỏo hng ủi: do nhõn viờn húa vn ga lp sau mt khong thi gian quy ủnh (tun hoc thỏng), cú xỏc nhn ca trng ga trc khi gi lờn cp trờn qun lý ga, mc ủớch ủ theo dừi qun lý ti chớnh ca vic thc hin k hoch vn chuyn hng húa. Bỏo cỏo hng ủi gm 2 phn: 1. Phn do ga ghi: gm 8 ct mc, c th: - Thụng tin v lụ hng: ngy gi, s hiu húa ủn gi hng, ga ủn; - Thụng tin ti chớnh: s tin ga ủi phi thu (ca ni b ủng st v ca c quan ngoi); - Ghi chỳ khỏc. 2. Phn do phũng kim thu phõn tớch: gm 12 ct mc: - Thụng tin ti chớnh: thiu, tha tin, cng, cc; - Phõn khai tp phớ: ủng kho bói, xp d, cu, dn, ủng xe, pht thay ủi chuyờn ch, thuờ ỏp ti, th tc phớ. III.2.5. Thi ủim ủng st chớnh thc nhn ch hng: ủõy l mc thi ủim quan trng, ủỏnh du thi ủim ủng st chớnh thc chu trỏch nhim vn chuyn lụ hng theo ủỳng hp ủng vn ti v l cn c ủ tớnh k hn chuyờn ch. Thi ủim ủng st chớnh thc nhn ch l khi ch hng xp hng lờn toa xe, hon tt cỏc th tc chuyờn ch v ủng st giao cho ngi thuờ vn ti liờn 2 ca húa ủn gi hng húa. Ton b quỏ trỡnh tỏc nghip hng húa-thng v ni gi cú th túm tt nh sau: TT Tên tác nghiệp Ngi thc hin 1 Kim tra t khai ha ủn gi hng Giao tip 2 Mang hng ủn ủa ủim xp xe Ngời thuê vận tải 3 Kim tra k hoch xp xe Nhân viên hóa vận 4 Kim tra, nhn hng Nhân viên hóa vận 5 a hng vo kho, bỳi Th kho 6 Tính cớc và tạp phí Nhân viên hóa vận 7 Thu tin v giao giy t cho ch gi Nhân viên hóa vận 8 Lp húa ủn gi hng ha Nhân viên hóa vận 9 Chuẩn bị hàng hóa xếp xe Đôn đốc xếp dỡ 10 Phổ biến phơng án xếp xe Đôn đốc xếp dỡ 11 Dồn xe vào địa điểm xếp dỡ T dn 12 Kim tra toa xe xp hng Đôn đốc xếp dỡ 13 Xp xe i xp d 14 Lp phiu xp xe Đôn đốc xếp dỡ 15 Kim tra xp xe Đôn đốc xếp dỡ 16 Nim phong toa xe Đôn đốc xếp dỡ 17 Thng bo ly xe Đôn đốc xếp dỡ 72 18 Lấy xe Tæ dån T ñi t/n Cộng III.3. TÁC NGHIỆP HÀNG HÓA - THƯƠNG VỤ TRÊN ðƯỜNG VẬN CHUYỂN: Sau khi ñã làm tác nghiệp với lô hàng ở ga gửi, có thể phát sinh một số tác nghiệp hàng hóa - thương vụ do yêu cầu của người thuê vận tải, người nhận hàng hoặc từ chính ngành ñường sắt. Những tác nghiệp ñó gọi chung là tác nghiệp hàng hóa-thương vụ trên ñường vận chuyển. Có rất nhiều tác nghiệp nằm trong nội dung này và ñược quy ñịnh cụ thể trong Luật ñường sắt và QðVVVTHHTðSQG Việt nam, nhưng tác nghiệp chính thường gặp là: III.3.1. Hủy bỏ chuyên chở: III.3.1.1. Khái niệm: hủy bỏ chuyên chở là tác nghiệp phát sinh khi người thuê vận tải yêu cầu hủy bỏ chuyên chở hàng, kể cả khi người thuê vận tải ñã giao hàng cho ñường sắt, hàng ñã xếp lên toa nhưng chưa nối vào ñoàn tầu xuất phát ở ga gửi. ðiều kiện ñể thực hiện tác nghiệp: hàng hóa chưa ñược xếp vào ñoàn tầu xuất phát ở ga gửi. III.3.1.2. Nội dung tác nghiệp: 1. Khi ñường sắt chưa chính thức nhận chở: người thuê vận tải có giấy yêu cầu hủy bỏ, trong giấy trình bầy rõ thông số lô hàng ñã làm tờ khai gửi hàng và nguyên nhân hủy bỏ. Sau khi tiếp nhận giấy yêu cầu, nhân viên hóa vận ga gửi hủy bỏ giấy tờ chuyên chở (nếu ñã lập), thông báo cho các bộ phận liên quan ñình chỉ dồn, xếp dỡ (nếu ñang tiến hành), lập biên lai thu của người thuê vận tải các khoản tiền sau: - Thủ tục phí thay ñổi; - Tiền phạt thay ñổi xe nguyên toa (nếu có); - Tiền lưu kho, bãi (nếu có), tính từ khi ñưa hàng vào ga ñến ngày hủy bỏ; - Tiền phạt ñọng xe (nếu có) tính từ khi ñưa xe vào ñịa ñiểm xếp hàng cho ñến khi người thuê vận tải trả lại toa xe rỗng cho ðường sắt, - Tiền dồn xe và ñiều ñộng xe rỗng (nếu có); - Các chi phí phát sinh khác. 2. Khi ñường sắt ñã chính thức nhận chở: người thuê vận tải gửi giấy yêu cầu hủy bỏ cho ga gửi, trong giấy trình bầy rõ thông số lô hàng ñã làm tờ khai gửi hàng và nguyên nhân hủy bỏ, kèm theo liên 2 hóa ñơn gửi hàng hóa. Sau khi tiếp nhận giấy yêu cầu, nhân viên hóa vận ga gửi hủy bỏ giấy tờ chuyên chở ñã lập, thông báo cho các bộ phận có liên quan biết ñể xử lý. ðồng thời làm thủ tục hoàn lại tiền cước cho người thuê vận tải sau khi ñã trừ các khoản tiền sau: - Thủ tục phí thay ñổi và tiền phạt thay ñổi xe nguyên toa (nếu có); - Tiền lưu kho bãi (nếu có); - Tiền bảo quản hàng hóa (nếu có), tính từ khi ðường sắt nhận chở ñến khi giao lại hàng cho người thuê vận tải (nếu hàng có áp tải thì chỉ thu tiền lưu kho, bãi); - Tiền phạt ñọng xe, dồn xe và ñiều ñộng xe rỗng (nếu có); - Các chi phí phát sinh khác. 73 III.3.2. Thay ñổi chuyên chở: III.3.2.1. Thay ñổi người nhận hàng: là tác nghiệp phát sinh khi người thuê vận tải hoặc người nhận hàng (gọi tắt là chủ hàng) có yêu cầu thay ñổi người nhận hàng sau khi ñường sắt ñã nhận chở lô hàng. ðiều kiện ñể thực hiện tác nghiệp: - ðường sắt chưa giao hàng cho người nhận hàng ghi trong hóa ñơn gửi hàng; - Số lần thay ñổi người nhận hàng cho 1 toa xe hàng không quá 2 lần. 1. Tác nghiệp thay ñổi người nhận hàng khi lô hàng chưa rời khỏi ga ñi: chủ hàng phải có giấy yêu cầu gửi cho ñường sắt trình bầy rõ thông số của lô hàng và yêu cầu thay ñổi, kèm theo liên 2 hóa ñơn gửi hàng. Khi tiếp nhận giấy yêu cầu, ga ñi ñiều chỉnh tên người nhận hàng theo yêu cầu và lập biên lai thu các khoản tiền sau: - Thủ tục phí thay ñổi; - Tiền bảo quản hay lưu kho, bãi tính từ lúc ñường sắt nhận ñược yêu cầu thay ñổi ñến khi giải quyết xong; - Tiền dồn xe, phạt ñọng xe (nếu có). Người phải trả thanh toán ñược quy ñịnh như sau: + Người thuê vận tải phải trả nếu là người yêu cầu khi tàu chưa chạy; + Nếu yêu cầu khi tàu ñã chạy thì người nhận hàng phải thanh toán ở ga ñến, dù người yêu cầu thay ñổi là ai. 1. Tác nghiệp thay ñổi người nhận hàng khi lô hàng ñã rời khỏi ga ñi: Chủ hàng gửi giấy yêu cầu cho ñường sắt kèm theo liên 2 (nếu là người thuê vận tải) hoặc giấy báo tin hàng ñến (nếu là người nhận hàng), sau khi tiếp nhận yêu cầu, ga báo cáo lên Công ty, Công ty sẽ chỉ ñịnh 1 ga làm ga tiến hành thay ñổi người nhận hàng. Sau ñó, trình tự và nội dung tác nghiệp giống như trường hợp trên. III.3.2.2. Tác nghiệp thay ñổi ga ñến: là tác nghiệp phát sinh khi chủ hàng yêu cầu thay ñổi ga ñến sau khi ñường sắt ñã nhận chở lô hàng. ðiều kiện ñể thay ñổi: - ðường sắt chỉ chấp nhận yêu cầu thay ñổi khi chưa giao hàng cho người nhận hàng; - Số lần yêu cầu thay ñổi ga ñến không quá 1 lần ñối với 1 lô hàng. 1. Tác nghiệp thay ñổi ga ñến khi lô hàng chưa rời khỏi ga ñi: Chủ hàng phải ñưa cho ga giấy yêu cầu thay ñổi ga ñến, trong giấy nêu rõ thông số lô hàng, lý do và yêu cầu thay ñổi, kèm theo liên 2 của hóa ñơn gửi hàng hóa. Sau khi tiếp nhận giấy yêu cầu, ga tiến hành gạch tên phần ga ñến cũ, ghi tên ga ñến mới, ñóng dấu ga và dấu ngày vào cột quy ñịnh trong hóa ñơn gửi hàng hóa. ðồng thời ga ñi cũng tiến hành ñiều chỉnh tiền cước và ñược phép thu của chủ hàng các khoản tiền sau: - Thủ tục phí thay ñổi và thủ tục thay ñổi xe nguyên toa; - Tiền xếp dỡ, dồn xe (nếu có); - Tiền bảo quản hoặc lưu kho bãi, tiền ñọng xe, tính từ khi ga gửi nhận ñược yêu cầu thay ñổi ñến khi giải quyết xong. 2. Tác nghiệp thay ñổi ga ñến khi lô hàng ñã rời khỏi ga ñi: chủ hàng phải gửi kèm theo giấy yêu cầu thay ñổi liên 2 của hóa ñơn gửi hàng hóa hoặc giấy báo tin hàng ñến (nếu toa xe hàng ñã ñưa hàng ñến ga ñến). Sau khi tiếp nhận, căn cứ vào nội dung trong giấy ga báo cáo lên Công ty, Công ty sẽ chỉ ñịnh một ga làm ga thay ñổi. Tại ñây sẽ thực hiện tác nghiệp thay ñổi với trình tự và nội dung như trên khi ñoàn tầu ñến ga. Tiền 74 cước, các khoản phí và tiền phạt thu như qui ñịnh nhưng ñường sắt tính riêng cho hai ñoạn ñường: - ðoạn thứ nhất: Từ ga gửi ñến ga tàu ngừng lại dọc ñường ñể giải quyết thủ tục thay ñổi (hoặc ga ñến cũ, nếu tàu ñã ñến ga ñó); - ðoạn thứ hai: Từ ga tàu ngừng (hoặc ga ñến cũ, nếu tàu ñã tới ñó) ñến ga ñến mới. Tiền cước mỗi ñoạn tính theo biểu giá cước qui ñịnh. Quy ñịnh thanh toán: người yêu cầu thay ñổi phải thanh toán toàn bộ tiền chênh lệch và các khoản phí, tiền phạt ngay tại ga làm thủ tục thay ñổi. III.3.3. Kiểm tra, chỉnh lý và chuyển tải sang toa hàng hóa: ðể ñảm bảo an toàn chạy tầu, an toàn nguyên vẹn hàng hóa trong quá trình vận chuyển, kịp thời phát hiện những sai xót nhằm nhanh chóng khắc phục sửa chữa, mỗi lần toa xe chở hàng hóa ñi qua ga kỹ thuật ñều phải ñược kiểm tra kỹ về trạng thái thương vụ và kỹ thuật toa xe. Nội dung kiểm tra trạng thái thương vụ ở dọc ñường chủ yếu là kiểm tra xem hàng hóa xếp trên toa xe không mui có bị xê dịch, sụt ñổ không, gia cố có ñảm bảo không, trạng thái xi chì, cửa và cửa sổ của toa xe có mui có bị hở không Nội dung kiểm tra kỹ thuật toa xe chủ yếu là tình trạng bộ phận chạy, dầm chịu lực có bị cong không, khe hở của nhíp có phù hợp không Nếu trạng thái thương vụ và kỹ thuật toa xe không tốt, có khả năng ảnh hưởng ñến an toàn chạy tầu và an toàn hàng hóa thì phải tổ chức chỉnh lý, sửa chữa kịp thời, lập các biên bản ghi rõ tình trạng toa xe và hàng hóa theo quy ñịnh. Các biên bản này phải lưu tại ga lập và gửi theo toa xe chuyên chở hàng hóa ñến ga nhận nếu xét thấy toa xe vẫn có khả năng chở hàng. Nếu tình trạng hư hỏng của toa xe lớn, không ñảm bảo an toàn chạy tầu và an toàn hàng hóa thì phải tiến hành cắt xe lại sửa chữa. Khi ñó phải lập biên bản kỹ thuật và báo cáo xin lệnh cắt xe, ñồng thời tổ chức chuyển tải hàng hóa sang toa xe khác ñể ñảm bảo thực hiện ñúng kỳ hạn chuyên chở hàng hóa ñã ký trong hợp ñồng gửi hàng (hoặc theo quy ñịnh của ngành ñường sắt). Trong quá trình tiến hành chuyển tải sang toa phải kiểm tra trạng thái thương vụ của hàng hóa, nếu phát hiện thấy có sai xót thì phải lập biên bản phổ thông hoặc thương vụ tùy theo tình hình cụ thể. Khi phát hiện sự cố, trưởng tàu và ga phải kiểm tra kỹ, báo về ñiều ñộ viên tuyến ñường ñể xác ñịnh ga gần nhất có ñủ ñiều kiện thực hiện tác nghiệp sang toa. Tại ga sang toa, việc chuyển tải sang toa cần ñược tiến hành nhanh chóng ñể toa xe này có thể lập vào ñoàn tàu ngay tiếp theo vận chuyển ñến ga ñến. Toa xe chuyển tải phải ñảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật và thương vụ ñể vận chuyển loại hàng hóa ñó. Khi hàng hoá cần phải gửi ñi ngay mà ở ga sang toa chỉ có toa xe có trọng tải nhỏ hơn trọng tải toa xe phải sang toa thì phải xếp hàng lên toa xe thứ hai và làm thủ tục gửi bù. Toa xe thứ hai cũng phải thực hiện mọi thủ tục như ñối với toa xe thứ nhất. Toàn bộ nội dung chuyển tải sang toa phải ñược ghi vào hóa ñơn gửi hàng ở ô dành cho nội dung này, bao gồm: loại toa xe, số hiệu toa xe chuyển tải, lý do chuyển tải, ga và ngày chuyển tải, sau ñó ñóng dấu ngày của ga sang toa, ñồng thời ghi lại chi phí phát sinh ñể thu của người nhận hàng tại ga nhận nếu việc chuyển tải là do lỗi của chủ hàng gây ra. Kỳ hạn chuyên chở của hàng hóa sẽ ñược kéo dài thêm 1 ngày cho tác nghiệp chuyển tải sang toa. III.3.4. Tác nghiệp gửi bù: 75 Tác nghiệp gửi bù là gửi bổ sung bộ phận hàng hóa của lô hàng mà ñại bộ phận lô ñã ñược gửi ñi trước ñó. Nguyên nhân của tình trạng này là do sai sót của ngành ñường sắt quên hàng hoặc không tìm ra hàng hóa khi vận chuyển, hoặc do năng lực xếp hàng của các toa xe tiếp nhận không ñủ chở hết số hàng cần chuyển tải. Khi phát hiện bộ phận hàng hóa bị sót, ga phát hiện phải nhanh chóng vận chuyển bộ phận hàng hóa này ñến ga nhận quy ñịnh của lô hàng nhằm ñảm bảo kỳ hạn chuyên chở hàng hóa chung cho cả lô hàng. Khi này hàng hóa ñược vận chuyển bằng hóa ñơn gửi bù, trong ñó ghi rõ các thông số của lô hàng: ga ñi, ga ñến, người thuê vận tải và người nhận hàng, trọng lượng và loại hàng hóa , ñồng thời cũng phải ghi rõ các thông số của bộ phận gửi bù. Nếu tác nghiệp này xẩy ra là do lỗi của ñường sắt thì ngành ñường sắt không ñược thu thêm bất kỳ khoản tiền nào của chủ hàng Những trường hợp hàng hóa bị mất hóa ñơn gửi hàng hóa, hàng hóa không có người nhận hàng hoặc người nhận hàng từ chối nhận hàng phải gửi ñến nơi quy ñịnh ñể xử lý cũng ñược chuyên chở giống như hàng hóa gửi bù. Trong trường hợp này, ñường sắt ñược quyền thu của chủ hàng tiền cước vận chuyển và các chi phí phát sinh khác. III.4. TÁC NGHIỆP HÀNG HÓA - THƯƠNG VỤ Ở NƠI ðẾN: III.4.1.Kế hoạch tiếp nhận hàng ñến: Hàng ngày bộ phận hóa vận ga thông qua bộ phận chạy tàu nắm tình hình tàu về và thông qua Trung tâm ñiều hành vận tải ñể biết thông tin hàng ñến ga phục vụ cho việc dự kiến kế hoạch dỡ, ñịa ñiểm dỡ hàng hóa. Những thông tin cần biết là: mác tầu, số toa xe trong ñoàn tầu, loại hàng, trọng lượng hàng hóa và số hiệu toa xe chở hàng ñến ga, dự kiến giờ ñến của ñoàn tầu. Khi ñoàn tầu hàng ñến ga, nhân viên hóa vận trực tiếp ra nhận toa xe hàng và giấy tờ, hóa ñơn gửi hàng trên ñường ñón gửi của ga, kiểm tra trạng thái thương vụ toa xe và hàng hóa, dấu hiệu, ký hiệu của loại hàng, số lượng, số hiệu và tình trạng viên chì, tình trạng gia cố, các cửa lớn nhỏ, thành sàn toa xe , kiểm tra ñối chiếu hóa ñơn gửi hàng, các loại giấy tờ kèm theo và các biên bản ñã lập (nếu có). Nếu có dấu hiệu bất thường thì phải cùng với trưởng tàu và người áp tải lập biên bản theo qui ñịnh. Sau khi ñã kiểm tra xong nhà ga sẽ ký xác nhận với trưởng tàu ñể tiếp nhận hàng hóa và toa xe của ga mình. Trực ban hoá vận giao nhân viên thanh toán căn cứ theo các số liệu về hàng hóa và toa xe trong hóa ñơn gửi hàng tính toán và thẩm hạch lại cước phí, tạp phí, xác nhận vào hóa ñơn gửi hàng, sau ñó chuyển giấy xếp xe cho ñôn ñốc xếp dỡ ñể lên phương án dỡ xe, ñồng thời chuẩn bị làm thủ tục báo tin hàng ñến. III.4.2. Báo tin hàng ñến: ñây là tác nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng ñối với cả ngành ñường sắt và người nhận hàng, vì nó ñánh dấu thời ñiểm chấm dứt kỳ hạn chuyên chở và giúp cho người nhận hàng chuẩn bị kế hoạch tiếp nhận hàng hóa nhanh chóng, an toàn. Ngay sau khi hàng hóa ñến ga, nhà ga phải báo cho người nhận hàng theo ñúng tên, ñịa chỉ ghi trong hóa ñơn gửi hàng. Hình thức báo tin có thể bằng ñiện thoại, ñiện tín, fax, thư ñiện tử, thư gửi qua bưu ñiện hoặc cử người trực tiếp ñến báo theo thỏa thuận trong hợp ñồng. Nếu báo tin bằng ñiện thoại, nhà ga phải ghi chép rõ ngày, giờ và tên người nhận tin. Nội dung báo tin hàng ñến phải có ñủ tên, ñịa chỉ người nhận hàng, ngày giờ báo tin hàng ñến, các thông số về lô hàng và số tiền mà người nhận hàng phải thanh toán ở ga nhận. 76 Thời ñiểm người nhận hàng coi như ñã chính thức nhận ñược tin báo hàng ñến là: - Khi trực tiếp nhận ñiện thoại báo tin; - Thời ñiểm hoàn thành việc chuyển thư ñiện tử, bản fax báo tin hàng ñến; - Thời ñiểm ghi trên dấu bưu ñiện nơi ñến nếu báo tin bằng ñiện tín hoặc gửi thư qua bưu ñiện; - Thời ñiểm người nhận tin ký vào sổ báo tin nếu báo tin trực tiếp. Mốc thời gian trên cũng ñược coi như thời ñiểm chính thức báo tin hàng ñến. Ngành ñường sắt cũng quy ñịnh, người nhận hàng ở cách xa ga ñến phải chủ ñộng bố trí người giao dịch ñể nhận tin hàng ñến và nhận hàng kịp thời. III.4.3. Tác nghiệp dỡ hàng: Sau khi ñã tiếp nhận toa xe và hàng hóa, trực ban hóa vận lên kế hoạch dỡ hàng và thông báo cho bộ phận chạy tầu ñể tiến hành dồn xe vào ñịa ñiểm xếp dỡ, nếu việc dỡ xe tiến hành ở ñường dùng riêng thì ga dồn xe ñến ñịa ñiểm giao nhận ñể giao cho người nhận hàng. Tại ñịa ñiểm xếp dỡ, ñôn ñốc xếp dỡ là người chịu trách nhiệm chỉ ñạo, giám sát công tác dỡ xe ñảm bảo an toàn nguyên vẹn hàng hóa, toa xe và các phương tiện khác của ngành, ñảm bảo an toàn cho mọi người và thực hiện ñúng thời gian dỡ quy ñịnh ñối với loại hàng, loại xe tại ñịa ñiểm xếp dỡ ñó. Thời gian xếp dỡ hàng hóa ñược quy ñịnh cụ thể như sau: Thời gian (giờ) Loại hàng Trọng lượng một kiện hoặc ñặc ñiểm riêng Xếp Dỡ Là một khối lượng không thể phân chia nhỏ hơn 1 tấn 1 ÷ 10 tấn 10 ÷ 20 tấn 20 ÷ 25 tấn >25 tấn 5 6 10 12 qui ñịnh riêng 5 5 8 10 qui ñịnh riêng Bao kiện Nhỏ hơn 200 kg (không cân) Nhỏ hơn 200 kg (qua cân) 4 5 4 5 Gỗ súc to Từ 500 kg trở lên 6 6 Hàng rời Rời không bao bì 5 5 Hàng nguy hiểm, quá khổ quá nặng ðộc, cháy, nổ Quá khổ, quá nặng 10 12 10 12 Hàng lỏng Xếp dỡ toa xe P chuyên dùng Xếp dỡ xe P không chuyên dùng 12 10 12 10 Nếu ñường sắt dồn xe vào ñường xếp dỡ quá số lượng yêu cầu hoặc quá khả năng tiếp nhận thông thường ñã thỏa thuận nhưng người nhận hàng vẫn ñảm bảo dỡ ñược thì thời gian xếp dỡ những toa xe vượt mức ñó ñược tính tăng gấp 2 lần so với quy ñịnh. Trong quá trình dỡ hàng, nếu phát hiện thấy hàng hóa bị mất mát hư hỏng thì phải tiến hành lập biên bản thương vụ theo ñúng quy ñịnh. ðể ñảm bảo an toàn cho công tác dồn xe, khi chất ñống hàng hóa trên bãi phải cách xa ñường ray theo giới hạn tiếp giáp kiến trúc trên sân ga. Mỗi lô hàng ñược ñánh dấu rõ ràng số hiệu hóa ñơn gửi hàng, tên người nhận hàng, trọng lượng, số kiện và thời gian dỡ của lô hàng ñó ñể tiện cho việc giao nhận. 77 Sau khi dỡ hàng xong, người nhận hàng (nếu toa xe là do người nhận hàng tự dỡ) hoặc tổ xếp dỡ phải tiến hành vệ sinh toa xe sạch sẽ, tẩy uế rửa ñộc, ñóng cửa ñầy ñủ, chắc chắn. Sau ñó ñôn ñốc xếp dỡ xác nhận thời gian dỡ hàng xong vào phiếu và báo tổ dồn lấy xe. III.4.4. Tác nghiệp giao nhận hàng hóa: III.4.4.1. Kỳ hạn nhận hàng: Ngay sau khi ñược nhà ga báo tin hàng ñến, người nhận hàng phải ñến nhận lĩnh hàng và ñưa hàng ra khỏi ga trong kỳ hạn qui ñịnh. Kỳ hạn nhận hàng bao gồm thời gian người nhận làm thủ tục nhận hàng với ñường sắt, thời gian dỡ hàng và mang hết hàng ra khỏi ga. Thời gian người nhận tới ga và báo cho nhà ga ñể làm thủ tục nhận hàng ñược tính từ lúc nhận ñược tin báo cộng với thời gian ñi bằng phương tiện nhanh nhất tới ga và 2 giờ chuẩn bị. Thời gian làm thủ tục nhận hàng là thời gian thực tế tính từ lúc người nhận xuất trình giấy tờ hợp lệ cho ñường sắt làm thủ tục nhận hàng cho tới khi ñường sắt hoàn thành thủ tục và bắt ñầu giao hàng. Người nhận hàng không ñược quyền từ chối nhận hàng khi nhà ga ñã báo tin hàng ñến, trừ trường hợp hàng hoá bị hư hỏng không thể sử dụng ñược do lỗi của ñường sắt. Quá kỳ hạn nhận hàng, người nhận hàng phải trả tiền phạt ñọng xe, tiền lưu kho bãi, bảo quản, di chuyển hàng hóa phát sinh (nếu có). Khi hàng hóa bị hư hỏng, biến chất do quá kỳ hạn nhận hàng, người nhận hàng phải tự chịu trách nhiệm. ðối với hàng nguy hiểm thuộc loại dễ cháy, dễ nổ, chất ñộc, chất phóng xạ; hài cốt, thi hài, khi qúa thời hạn mà người nhận hàng chưa nhận hoặc chưa ñưa ra hết khỏi ga thì ñường sắt phải báo với cơ quan có trách nhiệm ñể giải quyết. III.4.4.2. Giao hàng cho người nhận hàng: ðường sắt có trách nhiệm giao hàng cho người nhận hàng theo ñúng hình thức ñã thỏa thuận, người nhận hàng cũng phải nhận hàng ñúng phương thức giao nhận ñó. Hàng hóa có người áp tải ñược giao theo hình thức nguyên toa. Trong những trường hợp sau ñây, ga ñến giao hàng cho người nhận bằng phương thức giao nhận theo số lượng, trọng lượng nếu người nhận hàng không ñồng ý nhận hàng nguyên toa: - Dấu hiệu niêm phong toa xe không còn nguyên vẹn; - Hàng tươi sống, mau hỏng ñến quá kỳ hạn vận chuyển do lỗi của ñường sắt; - Quy trình làm lạnh, bảo ôn của toa xe bị vi phạm do lỗi của ñường sắt; - Hàng dỡ vắng mặt người nhận hàng ñối với những mặt hàng ñường sắt có khả năng dỡ và bảo quản khi mà ñường sắt ñã báo tin hàng ñến nhưng người nhận hàng không ñến nhận trong kỳ hạn quy ñịnh. Khi người nhận hàng ñến nhận hàng phải xuất trình cho ga giấy báo tin hàng ñến, chứng nhận tư cách pháp nhân của người nhận. Nhân viên hóa vận phải thu của người nhận hàng toàn bộ các khoản tiền phải thu ở ga ñến (ghi trong hóa ñơn gửi hàng và phát sinh tại ga ñến), ký tên, ñóng dấu ngày của ga ñến và yêu cầu người nhận cũng phải ký tên vào hóa ñơn gửi hàng. Nếu hàng hóa ñược bảo quản trong kho bãi của ñường sắt thì phải viết phiếu lĩnh hàng cho người nhận hàng ñến lấy. 78 Hàng hóa ñược xem như giao ñủ, nhận ñủ, nếu mức chênh lệch trọng lượng hoặc thể tích của hàng hóa giữa ga gửi và ga ñến không vượt quá mức chênh lệch do hai bên thỏa thuận, nếu không có thỏa thuận thì không ñược vượt quá ñịnh mức của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy ñịnh. Khi giao hàng, nếu người nhận phát hiện bị thiếu, thừa, hư hỏng, biến chất hoặc những hiện tượng này ñã ñược ñường sắt phát hiện lập biên bản trong quá trình vận chuyển thì ñường sắt và người nhận hàng có trách nhiệm xác ñịnh tổn thất thực tế của hàng hoá, lập biên bản thương vụ ñể làm cơ sở cho việc giải quyết. Trường hợp hai bên không thống nhất ñược tổn thất thực tế của hàng hóa thì có thể mời cơ quan giám ñịnh ñể giám ñịnh hàng hóa. Mọi chi phí phát sinh từ việc giám ñịnh do bên có lỗi thanh toán. Hàng hoá ñược coi như ñã giao xong cho người nhận, khi người nhận ñã ký sổ giao hàng của ga ñến và nhận liên 4 của hóa ñơn gửi hàng. III.4.5. Tác nghiệp ñăng ký vào sổ hàng ñến và lập báo cáo hàng ñến: III.4.5.1. Tác nghiệp ñăng ký vào sổ hàng ñến: Tác nghiệp này thực hiện tại phòng hóa vận ga và do nhân viên hóa vận thực hiện. Sổ hàng ñến do ngành ñường sắt ban hành theo mẫu quy ñịnh thống nhất trong tất cả các ga và ñược quản lý tại phòng hóa vận, bao gồm các nội dung sau: - Thứ tự của lô hàng trong sổ; - Ngày tháng và mác tầu chở hàng ñến ga; - Thông số của toa xe chuyên chở hàng hóa: loại và số hiệu toa, số trục, dụng cụ ñi theo toa xe; - Số hiệu hóa ñơn gửi hàng; - Thông số của lô hàng: tên hàng hóa, số lượng kiện hàng, trọng lượng thực tế của hàng, tên ga gửi, họ tên, ñịa chỉ người thuê vận tải và người nhận hàng; - Chi tiết dỡ hàng: ñịa ñiểm dỡ, giờ ñưa toa ñến ñịa ñiểm dỡ (giờ xác báo, giờ báo lại, giờ quy ñịnh và giờ thực tế ñưa toa ñến), thời gian dỡ hàng (giờ bắt ñầu, giờ kết thúc, số giờ ñọng toa); - Chi tiết giao hàng: giờ, ngày tháng giao hàng, chữ ký và họ tên người nhận hàng; - Các ghi chú khác. Yêu cầu khi ghi các số liệu vào sổ là phải rõ ràng, không tẩy xóa và ghi ñầy ñủ tất cả các mục quy ñịnh. Nếu viết sai phải gạch bỏ nhưng vẫn ñọc ñược chữ viết cũ, sau ñó viết lại ñè lên. III.4.5.2. Báo cáo hàng ñến: do nhân viên hóa vận lập nhưng ñược trưởng ga ký duyệt trước khi gửi lên phòng kiểm thu của Công ty. Chế ñộ báo cáo là ñịnh kỳ tuần, tháng hoặc báo cáo nhanh theo yêu cầu của Công ty. Nội dung báo cáo hàng ñến gồm 2 phần, một phần do ga ghi, phần còn lại do phòng kiểm thu của Công ty ghi sau khi ñã phân tích. Phần do ga ghi bao gồm 9 cột mục, cụ thể: - Thông số của lô hàng: ngày ñến, thứ tự ñến, số hiệu hóa ñơn gửi hàng, ga ñi, người nhận hàng; - Phân tích tài chính: số ñã thu (nội bộ ñường sắt và cơ quan ngoài); - Các ghi chú khác. Phần do phòng kiểm thu Công ty phân tích gồm 7 cột mục, cụ thể: - Thiếu, cộng; - Cước; - Tạp phí: dồn xe, ñọng xe, ñọng kho bãi 79 Yờu cu khi lp bỏo cỏo hng ủn l phi chớnh xỏc, ủy ủ cỏc ni dung yờu cu cú phõn tớch rừ rng v ti chớnh v ủỳng thi gian theo quy ủnh. Ton b quỏ trỡnh tỏc nghip hng húa thng v ni ủn cú th túm tt theo biu ủ sau: Thời gian TT Tên tác nghiệp Ngời thực hiện 1 Đăng ký dỡ hàng Đôn đốc xếp dỡ 2 Chuẩn bị dỡ xe Đội xếp dỡ 3 Dồn xe vào địa điểm dỡ Tổ dồn 4 Kiểm tra trạng thái thơng vụ Đôn đốc xếp dỡ và trực ban hóa vận 5 Hớng dẫn phơng pháp dỡ Đôn đốc xếp dỡ 6 Dỡ xe Đội xếp dỡ 7 Đánh dấu hàng hóa Đôn đốc xếp dỡ 8 Quét dọn, đóng cửa toa xe Đội xếp dỡ 9 Thông báo tổ dồn lấy xe Đôn đốc xếp dỡ 10 Đăng ký vào sổ hàng đến Nhân viên hóa vận 11 Báo tin hàng đến Nhân viên hóa vận 12 Thẩm hạch và tính toán các khoản tiền phải thu Nhân viên hóa vận 13 Thu tiền Nhân viên hóa vận 14 Giao cho chủ nhận hóa đơn gửi hàng Nhân viên hóa vận 15 Kiểm tra hóa đơn gửi hàng Đôn đốc xếp dỡ 16 Kiểm tra hàng hóa Đôn đốc xếp dỡ và ngời nhận hàng 17 Đăng ký vào sổ giao hàng Đôn đốc xếp dỡ 18 Xếp hàng lên phơng tiện của ngời nhận hàng Đội xếp dỡ 19 Kiểm tra phiếu lĩnh hàng Bảo vệ T đến t/n Cộng CU HI ễN TP CHNG III: 1. Khỏi nim v phõn loi lụ hng vn chuyn bng ủng st? 2. Hp ủng vn ti hng húa: khỏi nim, ni dung ch yu v nguyờn tc lp hp ủng vn ti? 3. Cỏc loi biờn bn trong ngnh ủng st, ý ngha v trng hp lp? 4. Tỏc nghip hng húa - thng v ni ủi? 5. Tỏc nghip hng húa - thng v trờn ủng vn chuyn? 6. Tỏc nghip hng húa - thng v ni ủn? [...]...80 Chơng IV: Tổ chức công tác hóa vận ở đờng dùng riêng Đờng dùng riêng có vai trò rất to lớn trong việc vận chuyển h ng hóa bằng đờng sắt Theo các số liệu thống kê, ở những nớc có mạng đờng sắt lớn nh LB Nga, Trung quốc , đờng dùng riêng đ phát triển th nh mạng lới ho n chỉnh v thực hiện trên 50% tổng khối lợng vận chuyển của to n ng nh ở Việt nam, tuy khối lợng... đờng sắt đô thị, đờng sắt chuyên dùng v o đờng sắt quốc gia; 3 Ghi giao rẽ do đờng sắt thiết kế v thi công bằng vật liệu của chủ sở hữu đờng dùng riêng Với những đờng sắt cho phép nối đờng dùng riêng bằng ghi đờng nhánh hoặc trạm đờng nhánh thì các công trình n y cũng phải do đờng sắt thiết kế v thi công bằng vật liệu của chủ sở hữu đờng dùng riêng; 4 Nếu đờng sắt kéo d i hoặc mở rộng ga m phải di chuyển. .. quy định Thời gian đỗ đọng toa xe tính theo đơn vị giờ IV.2.3 Biện pháp tổ chức tác nghiệp v năng lực tác nghiệp ở đờng dùng riêng: IV.2.3.1 Biện pháp tổ chức tác nghiệp: trong hợp đồng khai thác đờng dùng riêng phải thể hiện rõ các quy tắc vận chuyển ở đờng dùng riêng do ng nh đờng sắt phê duyệt trên cơ sở thỏa thuận giữa đờng sắt v chủ sở hữu đờng dùng riêng, trong đó đề cập tới các vấn đề sau: -... xe của đờng dùng riêng để phục vụ các chủ h ng khác khi cha có sự đồng ý của chủ sở hữu toa xe; - Tổ chức bồi dỡng nghiệp vụ, sát hạch định kỳ cho các nhân viên của đờng dùng riêng v các chức danh của ng nh đờng sắt tham gia khai thác đờng dùng riêng 2 Trách nhiệm của cơ quan quản lý đờng dùng riêng: - Không đợc sử dụng đầu máy, toa xe hay container của đờng sắt để vận chuyển nội bộ trong đờng dùng... tiện vận tải trên mạng đờng sắt quốc gia; + Các thiết bị có liên quan tới an to n chạy t u v bảo vệ h ng hoá khi chuyên chở phải phù hợp với thiết bị của ĐSVN, ở trạng thái tốt, đảm bảo an to n; + Ký hiệu, số hiệu ghi trên các phơng tiện vận tải không thể nhầm lẫn với những ký hiệu, số hiệu ghi trên các phơng tiện vận tải của đờng sắt quốc gia v phải thông báo bằng văn bản gửi cho ng nh đờng sắt Chủ... các công thức 4. 8 v 4. 9 + Thời gian gián cách bình quân đa tầu v o kho để xếp h ng xác định theo công thức 4. 11 + Thời gian gián cách lớn nhất của các đo n tầu v o kho để xếp h ng xác định theo công thức 4. 12 + Thời gian gián cách nhỏ nhất của các đo n tầu v o kho xác định theo công thức: E Qtầu [giờ]; (4. 14) Imin = = P p Đồ thị quá trình tác nghiệp thể hiện trên hình H .4. 3 Hình H .4. 3: đồ thị... chở h ng hoá đi đến hoặc thông qua mạng đờng sắt quốc gia nh xếp, dỡ v các tác nghiệp thơng vụ khác, chuyên dùng để phục vụ vận chuyển một số loại h ng hóa của một hay nhiều chủ h ng Chủ quản lý của đờng dùng riêng có thể l cơ quan, xí nghiệp hay đơn thuần chỉ l một địa điểm xếp dỡ, có thể của cơ quan ngo i đờng sắt nhng cũng có thể của chính ng nh đờng sắt Quy mô của đờng dùng riêng có thể rất to... điều chỉnh các mối quan hệ giữa hai bên Việc tổ chức khai thác đờng nhánh phải đảm bảo an to n tuyệt đối, phối hợp nhịp nh ng, chặt chẽ với công tác khai thác chung trên mạng đờng sắt quốc gia v phải chấp h nh nghiêm chỉnh BĐCT, qui tắc tổ chức khai thác đờng dùng riêng v những văn bản luật lệ có liên quan khác Để khuyến khích v thúc đẩy sản xuất, đờng sắt phải cùng với chủ sở hữu đờng dùng riêng xây... dùng riêng tồn tại hai quá trình vận tải: - Quá trình vận tải nội bộ: giữa các phân xởng của nh máy, giữa các bộ phận nội bộ xí nghiệp Quá trình n y tuân thủ các quy định công nghệ kỹ thuật riêng của cơ quan quản lý; - Quá trình vận tải bên ngo i: vận chuyển giữa đờng dùng riêng với mạng lới đờng sắt quốc gia Quá trình n y phải tuân theo các quy định thỏa thuận với đờng sắt IV.1.1.2 Ga công nghiệp: với... tiếp nhận toa xe v h ng hóa của đờng sắt b n giao cho đờng dùng riêng v ngợc lại Việc xây dựng trạm giao nhận cho phép giảm đợc tác nghiệp trên đờng sắt quốc gia, hạn chế ảnh hởng tới hoạt động bình thờng của đờng sắt quốc gia gây ra do việc giao nhận toa xe v h ng hóa với đờng dùng riêng IV.1.1.3 Ghi, trạm đờng nhánh v ga giao tiếp: 80 Vì đờng dùng riêng nối với mạng lới đờng sắt quốc gia bằng khổ đờng . NGHIỆP HÀNG HÓA - THƯƠNG VỤ TRÊN ðƯỜNG VẬN CHUYỂN: Sau khi ñã làm tác nghiệp với lô hàng ở ga gửi, có thể phát sinh một số tác nghiệp hàng hóa - thương vụ do yêu cầu của người thuê vận tải,. nhân viên hóa vận trực tiếp ra nhận toa xe hàng và giấy tờ, hóa ñơn gửi hàng trên ñường ñón gửi của ga, kiểm tra trạng thái thương vụ toa xe và hàng hóa, dấu hiệu, ký hiệu của loại hàng, số. gian dỡ hàng xong vào phiếu và báo tổ dồn lấy xe. III .4. 4. Tác nghiệp giao nhận hàng hóa: III .4. 4.1. Kỳ hạn nhận hàng: Ngay sau khi ñược nhà ga báo tin hàng ñến, người nhận hàng phải