BÀI GIẢNG SỐ 02: LẬP KẾ HOẠCH NGUỒN NHÂN LỰC Kế hoạch hóa nguồn nhân lực là một trong những nội dung chủ yếu và hết sức quan trọng đối với quá trình quản trị DN. Khi DN đã có mục tiêu, các nguồn lực để thực hiện mục tiêu, có chiến lược, kế hoạch để đạt được những mục tiêu đó thì ai là người thực hiện và thực hiện như thế nào? Con người (hay nguồn nhân lực) chính là yếu tố chủ chốt trong các hoạt động của DN, từ việc trực tiếp sản xuất, kinh doanh đến quản lý đều cần có con người mới có thể thực hiện được. Qua đó chúng ta thấy được để có thể thực hiện được tất cả các hoạt động của doanh nghiệp đạt được mục tiêu như mong muốn thì kế hoạch nguồn nhân lực có vai trò vô cùng to lớn. Trong bài học này chúng ta sẽ tìm hiểu về công tác lập kế hoạch nguồn nhân lực của các doanh nghiệp. Trước hết là khái niệm và vai trò của công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực: I_ Khái niệm, nhiệm vụ của công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực 1.1 Khái niệm Kế hoạch hóa nguồn nhân lực là quá trình triển khai các hoạt động có liên quan nhằm nghiên cứu, đánh giá, xác định nhu cầu về nguồn nhân lực và xây dựng các chương trình, kế hoạch nhằm đảm bảo rằng tổ chức sẽ có đúng số lượng, đúng người được bố trí đúng nơi, đúng lúc và đúng chỗ. Như vậy lập kế hoạch nhân sự bao gồm việc xác định nhu cầu về nguồn nhân lực (số lượng và chất lượng), xác định nguồn cung, các chính sách và giải pháp để cân đối cung và cầu nguồn nhân lực của tổ chức tại một thời điểm nhất định nào đó trong tương lai. 1.2 Nhiệm vụ Nhiệm vụ của công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực trước hết là dựa vào kế hoạch, mục đích của tổ chức để xác định nhu cầu nguồn nhân lực. Việc này được các DN thực hiện thông qua các phương pháp dự báo phù hợp. Tiếp đến là xác định kế hoạch nhằm đảm bảo số nguồn lực lao động cần thiết cho doanh nghiệp. 1 II_ Nội dung và phương pháp lập kế hoạch nguồn nhân lực. Để có được một kế hoạch nguồn nhân lực tốt thì DN cần thực hiện đầy đủ các nội dung của kế hoạch nguồn nhân lực, đồng thời cần lựa chọn các phương pháp lập kế hoạch nguồn nhân lực thích hợp với DN mình. Công tác lập kế hoạch nguồn nhân lực về cơ bản gồm 5 bước và có trình tự lần lượt như sau: − Xác định cầu về nguồn nhân lực − Xác định cung về nhân lực − Cân đối cung - cầu nhân lực − Xây dựng kế hoạch hành động đáp ứng nguồn nhân lực được dự báo − Kiểm tra và đánh giá 2.1 Xác định nhu cầu nguồn nhân lực Cầu về nhân lực của một doanh nghiệp là số lượng và cơ cấu nhân lực cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ của tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định. Các yếu tố ảnh hưởng đến nhu cầu nguồn nhân lực gồm: mục đích của tổ chức, khả năng của tổ chức, công việc và đặc điểm sản phẩm dịch vụ mà tổ chức cung cấp, số người thay thế dự kiến, chất lượng và nhân cách của nhân viên, những thay đổi về khoa học kĩ thuật liên quan đến tăng năng suất… Một số phương pháp xác định nhu cầu nguồn nhân lực Dưới đây là một số phương pháp dự báo về cầu nguồn nhân lực của DN. Tuy nhiên dù sử dụng phương pháp nào thì các kết quả dự báo chỉ mang tính chất tương đối và không nên xem các số liệu này là chính xác 100%. Các phương pháp có thể là định lượng hoặc định tính. a/ Phương pháp dựa vào định mức lao động. Định mức lao động là cơ sở để tính nhu cầu lao động cho một công việc hay một bộ phận nào đó. Công thức như sau: N = (Q x T)/T 1 Trong đó: N: nhu cầu lao động 2 Q: khối lượng sản phẩm T: định mức thời gian cho 1 đơn vị sản phẩm T 1 : tổng thời gian làm việc bình quân của một lao động trong một khoảng thời gian cần tính nhu cầu lao động hay của một năm kế hoạch Phương pháp này khá chính xác, đơn giản, dễ làm nhất là khi công việc đã được xác định định mức lao động rõ ràng. Tuy nhiên nó có nhược điểm là không phải công việc nào cũng có định mức lao động. VD: Nhà máy A sản xuất 30000 sản phẩm/năm, định mức thời gian cho một đơn vị sản phẩm là 2,5 giờ / sản phẩm, biết tổng thời gian lao động bình quân của một lao động trong 1 năm là 2000h. Như vậy ta tính được nhu cầu lao động phục vụ cho việc sản xuất số sản phẩm trên là: N = (30000 x 2,5) / 2000 ≈ 38 (lao động) Như vậy nhà máy cần ít nhất là 38 lao động để hoàn thành kế hoạch sản xuất của năm. b/ Phương pháp phân tích hồi quy Phương pháp phân tích hồi quy sử dụng thông tin từ mối quan hệ quá khứ đã có giữa mức độ tuyển dụng của tổ chức với một số yếu tố trong kinh doanh của tổ chức. Từ các thông tin này xây dựng được hàm hồi quy biểu diễn mối quan hệ giữa các yếu tố kinh doanh với nhu cầu nguồn lực của công ty. Chẳng hạn một công ty có thể thiết lập mối quan hệ thống kê giữa doanh thu hoặc sản lượng với quy mô tuyển dụng của các năm trước. Khi đó nhu cầu nguồn nhân lực của công ty là N có thể được biểu hiện bằng một hàm số như sau: N = f(X1, X2, X3…) Trong đó: X1: là doanh số bán ra của công ty X2: sản lượng của công ty X3: năng suất lao động của công ty Sau khi xây dựng được phương trình biểu thị mối tương quan này (việc xây dựng phương trình được thực hiện dễ dàng nhờ các phần mềm ứng dụng tren máy tính như 3 Microsoft Excel, Stata…), việc dự báo nhu cầu lao động trở nên đơn giản bằng cách thay các thông số vào hàm để tính ra N. Ưu điểm của phương pháp này là độ chính xác khá cao, có thể đưa nhiều yếu tố ảnh hưởng vào phân tích, tuy nhiên nó đòi hỏi tổ chức phải có đủ các dữ liệu cần thiết, chính xác trong một thời gian dài trong quá khứ, các hoạt động của tổ chức diễn ra tương đối ổn định. c/ Phương pháp chuyên gia Theo phương pháp này, kinh nghiệm và kiến thức của các nhà quản lý, chuyên gia về quản lý nhân lực là yếu tố quan trọng. Dựa vào dự báo về tình hình của tổ chức trong tương lai, tình hình kinh tế xã hội, khoa học công nghệ và sử dụng kinh nghiệm của mình các chuyên gia đưa ra dự báo của mình về nhu cầu nguồn nhân lực của tổ chức trong một thời điểm nào đó trong tương lai. Phương pháp này gồm các bước: • Bước 1: Các chuyên gia nghiên cứu tình hình của tổ chức, yêu cầu của công tác dự báo, những thuận lợi, khó khăn và đưa ra dự bào của mình. • Bước 2: Nộp phương án, lựa chọn phương án và lập kế hoạch triển khai. • Bước 3: Tổ chức hội thảo trao đổi giữa các chuyên gia và cán bộ quản lý, công nhân lành nghề của tổ chức; tổ chức lựa chọn phương án tối ưu và cũng có thể tính nhu cầu nhân lực theo phương pháp bình quân dựa vào kết quả của các chuyên gia. 2. 2 Xác định nguồn cung nhân lực Nguồn cung nhân lực của DN được tiến hành theo 2 nhóm: nguồn cung từ bên trong và nguồn cung từ bên ngoài. • Nguồn cung từ bên trong bao gồm: những các nhân hiện tại trong tổ chức. Thực chất là phân tích lực lượng lao động hiện có của DN về số lượng, chất lượng, cơ cấu lao động. Các đối tượng này có thể được phân chia ra thành 3 nhóm: lực lượng lãnh đạo, quản lý; lực lượng lao động chuyên môn, nghiệp 4 vụ và lực lượng lao động trực tiếp. Hệ thống thông tin về lực lượng lao động này đã có sẵn trong tài liệu quản lý của công ty. • Nguồn cung từ bên ngoài: là lực lượng lao động tiềm năng có thể được thu hút để làm việc cho DN. Để dự báo nguồn cung lao động từ bên ngoài chúng ta cũng tiến hành dự báo đối với các nhóm đối tượng như đã phân loại ở trên. 2.3. Cân đối cung – cầu nguồn nhân lực. Sau khi dự báo cầu và cung nguồn nhân lực cho kì kế hoạch của DN, chúng ta tiến hành so sánh cầu với cung theo các yêu cầu đặt ra như nhóm lao động, các đặc điểm của lao động như độ tuổi, ngành nghề, giới tính… Kết quả so sánh này sẽ giúp cho DN biết được tình hình lao động của DN mình là: cầu lớn hơn cung, cầu nhỏ hơn cung hay cung và cầu cân bằng nhau. Từ đó giúp DN đưa ra các giải pháp, chính sách đáp ứng yêu cầu về nhân lực của DN. 5 2.4 Các giải pháp tiến hành sau khi cân đối cung – cầu lao động Kết quả của cân đối cung cầu nhân lực là các tình huống phát ánh tình hình nguồn nhân lực của đơn vị và các yêu cầu phải đưa ra các giải pháp. Các tình huống đó là: Thiếu lao động (cầu lớn hơn cung lao động), thừa lao động (cầu nhỏ hơn cung lao động) và lao động đủ (cầu tương đương cung). Trong mỗi tình huống trên doanh nghiệp cần đưa ra những kế hoạch, chương trình nhằm đáp ứng các yêu cầu cề nhân lực tại thời điểm hiện tại và tương lai. Cụ thể các phương pháp có thể áp dụng tương ứng với các tình huống trên được tập hợp trong bảng sau: Các tình huống Cân đối cung cầu Thiếu lao động Thừa lao động Biện pháp thực hiện • Bố trí sắp xếp tối ưu. • Đào tạo nâng cao. • Đề bạt thăng chức. • Tuyển dụng lao động mới nhằm chuẩn bị thay thế cho lao động bị thiếu do các nguyên nhân khác nhau. • Thuyên chuyển nội bộ • Làm thêm giờ • Thăng chức • Kí hợp đồng gia công • Kí hợp đồng lao động theo công việc cà mùa vụ • Tuyển mới • Giảm giờ làm • Chia sẻ công việc, nghỉ luân phiên, nghỉ tạm thời • Thuyên chuyển • Hạn chế tuyển dụng • Khuyến khích học tập • Cho thuê hay xuất khẩu lao động • Nghỉ hưu sớm 6 Tóm tắt nội dung chính của bài học: 1. Nguồn nhân lực trong 1 doanh nghiệp chiếm vị trí vô cùng quan trọng. Để thực hiện hiệu quả các hoạt động của doanh nghiệp và tiến tới đạt được các mục tiêu đã đề ra trong kế hoạch, chiến lược phát triển DN thì kế hoạch nguồn nhân lực giữ vai trò trọng tâm. Bởi bất cứ hoạt động nào của DN muốn được thực hiện thì đều cần đến nhân tố con người. 2. Kế hoạch nguồn nhân lực cần được xây dựng tỉ mỉ và tuân theo trình tự nhất định. Việc nghiên cứu cầu và cung về nhân lực đối với doanh nghiệp là những bước quan trọng nhất. 7 . đủ các nội dung của kế hoạch nguồn nhân lực, đồng thời cần lựa chọn các phương pháp lập kế hoạch nguồn nhân lực thích hợp với DN mình. Công tác lập kế hoạch nguồn nhân lực về cơ bản gồm 5. là xác định kế hoạch nhằm đảm bảo số nguồn lực lao động cần thiết cho doanh nghiệp. 1 II_ Nội dung và phương pháp lập kế hoạch nguồn nhân lực. Để có được một kế hoạch nguồn nhân lực tốt thì DN. niệm và vai trò của công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực: I_ Khái niệm, nhiệm vụ của công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực 1.1 Khái niệm Kế hoạch hóa nguồn nhân lực là quá trình triển khai các