Đề tài: PHÂN TÍCH CHU TRÌNH MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TARA TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HÓA CÔNG TÁC KẾ TOÁN LÝ DO: N ền kinh tế nước ta hiện nay khi vận hành theo cơ chế thị trường tức là chúng ta đã chấp nhận sự chi phối của các quy luật kinh tế khách quan của nền kinh tế hàng hóa. Sự khắc nghiệt của các quy luật kinh tế bắt buộc các doanh nghiệp phải hết sức tỉnh táo trong kinh doanh, trong hoạch toán các khoản chi tiêu. Và chấp nhận cơ chế thị trường tức là chấp nhận sự khắc nghiệt của nó. Bên cạnh đó, nước ta đã trở thành thành viên của tổ chức thương mại quốc tế (WTO) và các quy định của AFTA đang dần có hiệu lực, họat động xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp trong nước sẽ gặp nhiều thuận lợi hơn nhưng cũng chính là thách thức nếu các doanh nghiệp xuất nhập khẩu không biết chuyển mình nắm bắt vận hội đó. Công ty cổ phần TARA tham gia vào nền kinh tế với vị trí là một nhà phân phối chính thức, hàng đầu các dòng sản phẩm điện tử, điện gia dụng của các tập đòan điện tử trên thế giới (Philips, Panasonic, Pioneer, Tiger) tại thị trường Việt Nam, nên họat động nhập khẩu hàng hóa đóng vai trò rất quan trọng trong sự vận hành của công ty, đảm bảo hàng hóa luôn vận động, đáp ứng kịp thời nhu cầu, thị hiếu của người tiêu dùng trong nước. Đứng trước tầm quan trọng ấy, đòi hỏi chu trình mua hàng của công ty phải được xây dựng hòan chỉnh và hữu hiệu. Hiểu được điều này, em đã quyết định lựa chọn đề tài “Phân tích chu trình mua hàng tại công ty cổ phần TARA trong điều kiện tin học hóa công tác kế toán” làm mục tiêu cho chuyên đề tốt nghiệp. Đặt biệt, hoạt động nhập khẩu của công ty sẽ nhân tố chính của đề tài với mục đích tìm hiểu , phân tích, và đánh giá chính xác toàn bộ họat động nhập khẩu trong chu trình mua hàng của công ty. Từ đó, em đưa ra những kiến nghị nhằm hòan thiện hơn nữa họat động nhập khẩu nói riêng và chu trình mua hàng ở công ty nói chung, giúp công ty quản lý, kinh doanh ngày càng hiệu quả. Kết cấu đề tài gồm 4 Chương: Chương 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN TARA Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN Chương 3: CHU TRÌNH MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TARA TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HÓA CÔNG TÁC KẾ TOÁN Chương 4: NHẬN XÉT-KIẾN NGHỊ ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN TARA 1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 1.1.2 Chức năng, mục tiêu và nhiệm vụ của công ty 1.1.2.1 Chức năng 1.1.2.2 Mục tiêu 1.1.2.3 Nhiệm vụ 1.1.3 Quyền hạn 1.2 HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY 1.2.1 Đặc điểm kinh doanh 1.2.2 Những thuận lợi và khó khăn hiện tại: 1.2.2.1 Thuận lợi: 1.2.2.2 Khó khăn: 1.2.3 Cơ hội kinh doanh 1.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY 1.3.1 Cơ cấu tổ chức và quản lý hoạt động 1.3.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 1.3.1.2 Chức năng của từng bộ phận Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Kiểm toán nội bộ Phòng tiếp thị Phòng kinh doanh Phòng Logistic (xuất nhập khẩu) Bộ phận kho hàng Phòng hành chính - nhân sự Phòng kế toán Phòng bảo hành Phòng công nghệ thông tin 1.3.1.3 Mối quan hệ giữa các phòng ban 1.3.2 Tổ chức công tác kế toán 1.3.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 1.3.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán hàng hóa Kế toán thanh toán và tiền lương Kế toán bán hàng Kế toán công nợ Thủ quỹ 1.3.3 Hình thức tổ chức kế toán 1.3.3.1 Hình thức kế toán công ty áp dụng - Hình thức kế toán trên máy tính - Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung 1.3.3.2 Chính sách kế toán - Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ kế toán Việt Nam theo quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 và quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ Tài chính. - Thuế GTGT: Thông tư số 120/2003/TT-BTC ngày 12/12/2003 - Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 kết thúc niên độ ngày 31 tháng 12, đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác là Đồng Việt Nam. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CHU TRÌNH KINH DOANH 2.1.1 Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp - Sơ đồ hệ thống thông tin kế toán trong môi trường thủ công: - Sơ đồ hệ thống thông tin kế tóan trong môi trường tin học: 2.1.2 Chu trình kinh doanh 2.1.2.1 Khái niệm 2.1.2.2 Mối quan hệ giữa các chu trình kinh doanh 2.2 CÁC HOẠT ĐỘNG KINH TẾ TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG 2.2.1 Hoạt động yêu cầu mua hàng 2.2.1.1 Chứng từ sử dụng 2.2.1.2 Mô tả hoạt động 2.2.2 Hoạt động đặt hàng 2.2.2.1 Chứng từ sử dụng 2.2.2.2 Mô tả hoạt động 2.2.3 Hoạt động nhận hàng 2.2.3.1 Chứng từ sử dụng 2.2.3.2 Mô tả hoạt động 2.2.4 Hoạt động nhận hóa đơn, ghi nhận nợ 2.2.4.1 Chứng từ sử dụng 2.2.4.2 Mô tả hoạt động 2.2.5 Hoạt động thanh toán 2.2.5.1 Chứng từ sử dụng 2.2.5.2 Mô tả hoạt động 2.2.6 Hoạt động giảm giá, trả lại hàng mua 2.2.6.1 Chứng từ sử dụng 2.2.6.2 Mô tả hoạt động 2.2.7 Quy trình lập và luân chuyển chứng từ trong chu trình mua hàng Quy trình lập và luân chuyển chứng từ sẽ được trình bày dưới hình thức lưu đồ: Lưu đồ hoạt động mua hàng Lưu đồ hoạt động thanh toán 2.3 TỔ CHỨC KẾ TOÁN XỬ LÝ NGHIỆP VỤ 2.3.1 Yêu cầu quản lý 2.3.2 Nguyên tắc kế toán Hàng tồn kho Nợ phải trả 2.3.3 Phương pháp kế toán 2.3.3.1 Phương pháp tính giá hàng nhập khẩu 2.3.3.2 Phương pháp hạch toán ngoại tệ 2.3.4 Hệ thống tài khoản sử dụng trong chu trình mua hàng Để hạch toán chu trình mua hàng nhập khẩu, kế toán sử dụng các tài khoản sau:  Tài khoản tiền gửi ngân hàng -TK112  Tài khoản thuế GTGT được khấu trừ-TK133  Tài khoản cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn-TK144 Tài khoản hàng mua đang đi đường-TK151 Tài khoản hàng hóa-TK156 Tài khoản giá mua hàng hóa-TK1561 Tài khoản chi phí thua mua hàng hóa-TK1562 Tài khoản phải trả cho người bán-TK331 Tài khoản thuế và các khoản phải nộp nhà nước-TK333 Tài khoản doanh thu hoạt động tài chính-TK515 Tài khoản chi phí hoạt động tài chính-TK635 2.3.5 Quy trình ghi chép, phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh Sơ đồ hạch toán nghịêp vụ: Trình tự ghi chép sổ sách: 2.3.6 Hệ thống sổ kế toán sử dụng Do công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung nên em chỉ xin trình bày hệ thống sổ sách kế toán trong hình thức Nhật ký chung. Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau đây: Sổ Nhật ký Sổ Cái Sổ chi tiết 2.3.7 Hệ thống báo cáo kế toán chu trình mua hàng 2.3.7.1 Báo cáo tình trạng Báo cáo tổng hợp công nợ theo nhóm mặt hàng Báo cáo tổng hợp tình hình thanh toán công nợ theo từng nhà cung cấp Báo cáo tình hình hàng tồn kho Báo cáo phân tích tình hình nợ theo từng nhà cung cấp Báo cáo tình hình thu chi tiền mặt Báo cáo tình hình thu chi tiền mặt bằng ngoại tệ Báo cáo tình hình tồn quỹ TGNH 2.3.7.2 Báo cáo hoạt động Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa - dịch vụ mua vào Bảng kê hóa đơn hàng hóa mua vào hàng nhập khẩu Bảng kê số lượng đơn đặt hàng trong kỳ Báo cáo nhập kho theo từng nhóm hàng Báo cáo tổng hợp hàng hóa nhập vào theo từng kho Báo cáo mua hàng theo nhà cung cấp 2.4 HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG 2.4.1 Mục tiêu kiểm soát trong chu trình mua hàng 2.4.2 Rủi ro trong chu trình mua hàng 2.4.2.1 Rủi ro họat động 2.4.2.2 Rủi ro xử lý thông tin 2.4.3 Thủ tục kiểm soát 2.4.3.1 Kiểm soát hoạt động 2.4.3.2 Kiểm soát ứng dụng xử lý thông tin 2.4.3.2.1 Kiểm soát nhập liệu 2.4.3.2.2 Kiểm soát xử lý 2.4.3.2.3 Kiểm soát kết xuất CHƯƠNG 3: CHU TRÌNH MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TARA TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HÓA CÔNG TÁC KẾ TOÁN 3.1 CÁC HOẠT ĐỘNG KINH TẾ TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TARA Chu trình mua hàng tại Công ty cổ phần Tara gồm 4 sự kiện kinh tế liên quan đến hoạt động mua hàng và thanh toán cho nhà cung cấp. Bao gồm: (1) Hoạt động thương thảo, ký hợp đồng ngoại thương (2) Hoạt động nhận hàng - nhập kho (3) Hoạt động ghi nhận hàng hóa, phải trả nhà cung cấp (4) Hoạt động thanh toán 3.1.1 Hoạt động thương thảo, ký hợp đồng ngoại thương 3.1.1.1 Chứng từ sử dụng 3.1.1.2 Mô tả hoạt động 3.1.1.3 Quy trình lập và luân chuyển chứng từ 3.1.2 Hoạt động nhận hàng - nhập kho 3.1.2.1 Chứng từ sử dụng 3.1.2.2 Mô tả hoạt động 3.1.2.3 Quy trình lập và luân chuyển chứng từ 3.1.3 Hoạt động ghi nhận hàng hóa, phải trả nhà cung cấp 3.1.3.1 Chứng từ sử dụng 3.1.3.2 Mô tả hoạt động 3.1.3.3 Quy trình lập và luân chuyển chứng từ 3.1.4 Hoạt động thanh toán 3.1.4.1 Chứng từ sử dụng 3.1.4.2 Mô tả hoạt động Phương thức thanh toán L/C Phương thức thanh toán TTR 3.1.4.3 Quy trình và luân chuyển chứng từ 3.1.5 Trường hợp tái xuất khẩu trả lại hàng mua 3.1.5.1 Chứng từ sử dụng 3.1.5.2 Mô tả hoạt động 3.2 TỔ CHỨC KẾ TOÁN XỬ LÝ NGHIỆP VỤ 3.2.1 Quy trình nhập liệu, xử lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh 3.2.1.1 Kế toán hoạt động nhập khẩu 3.2.1.2 Kế toán thanh toán 3.2.2 Hệ thống sổ sách kế toán In ra từ phần mềm theo hình thức kế toán Nhật ký chung: Sổ Nhật ký chung Sổ Cái Tài khoản 1561 Sổ cái tài khoản 1562 Sổ cái tài khoản 331  Sổ quỹ tiền mặt  Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng Sổ chi tiết phải trả người bán Sổ chi tiết nhập xuất tồn  Thẻ kho 3.2.3 Hệ thống báo cáo kế toán Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào Báo cáo tổng hợp công nợ Báo cáo tổng hợp công nợ theo từng nhà cung cấp Báo cáo chi tiết công nợ Báo cáo số dư công nợ Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn 3.3 HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG 3.3.1 Kiểm soát họat động 3.3.2 Kiểm soát ứng dụng xử lý thông tin 3.3.2.1 Kiểm soát nhập liệu 3.3.2.2 Kiểm soát xử lý 3.3.2.3 Kiểm soát kết xuất CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 4.1 NHẬN XÉT 4.1.1 Nhận xét chung 4.1.2 Nhận xét về các họat động kinh tế trong chu trình mua hàng 4.1.3 Nhận xét về tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ trong chu trình mua hàng 4.1.4 Nhận xét về họat động kiểm soát trong chu trình mua hàng 4.2 KIẾN NGHỊ 4.2.1 Kiến nghị chung 4.2.2 Kiến nghị về các họat động kinh tế trong chu trình mua hàng 4.2.3 Kiến nghị về tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ trong chu trình mua hàng 4.2.4 Kiến nghị về họat động kiểm soát trong chu trình mua hàng  . soát kết xuất CHƯƠNG 3: CHU TRÌNH MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TARA TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HÓA CÔNG TÁC KẾ TOÁN 3.1 CÁC HOẠT ĐỘNG KINH TẾ TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TARA Chu trình. quả. Kết cấu đề tài gồm 4 Chương: Chương 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN TARA Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN Chương 3: CHU TRÌNH MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TARA TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HÓA CÔNG TÁC KẾ TOÁN Chương. Đề tài: PHÂN TÍCH CHU TRÌNH MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TARA TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HÓA CÔNG TÁC KẾ TOÁN LÝ DO: N ền kinh tế nước ta hiện nay khi