Kiểm toán nội bộ với việc quản lý rủi ro Trong kinh doanh vận tải ThS. Ncs. Lê thu hằng Trờng Đo tạo, bồi dỡng CBCC Ngnh Giao thông vận tải Tóm tắt: Hiện nay, các doanh nghiệp nói chung, doanh nghiệp vận tải nói riêng, phải đối mặt với nhiều rủi ro v những rủi ro ny ngy một đa dạng, phức tạp hơn, quyết định đến sự tồn tại v phát triển của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc quản lý rủi ro ngy cng có vai trò quan trọng trong quản trị doanh nghiệp. Trên cơ sở tìm hiểu về rủi ro, rủi ro kinh doanh, báo cáo khoa học đã: Nêu lên vai trò của kiểm toán nội bộ trong quá trình quản lý rủi ro của doanh nghiệp. Xây dựng khung rủi ro doanh nghiệp. Từ đó, tập trung phân tích những rủi ro cơ bản trong quá trình kinh doanh vận tải v nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ trong việc quản lý các rủi ro ny. Summary: Nowadays, enterprises in general and transportation enterprises in particular are facing various risks, which have become more and more complex, deciding the existence ang development of enterprises. Therefore, risk management has become a key factor in business management. Based on the analysis of risks and business risks, the paper has: Identified the role of internal audit in risk management process, and developed an enterprise risk framework. And on this basis, the key risks in transportation business process and the role of internal audit in the risk management are analysed. KT-ML i. rủi ro v quản lý rủi ro kinh doanh Rủi ro nói chung và rủi ro kinh doanh nói riêng ngày càng có vai trò quan trọng trong các tổ chức. Đặc biệt, với nền kinh tế phát triển theo hớng kinh tế tri thức trong thời đại công nghệ thông tin hiện đại hiện nay, rủi ro là mối quan tâm hàng đầu ở các tổ chức, nhất là ở các doanh nghiệp. Có nhiều cách hiểu khác nhau về rủi ro: Rủi ro là khả năng gặp nguy hiểm hoặc bị đau đớn, thiệt hại (Từ điển Oxford); Rủi ro là sự bất trắc có thể liên quan đến việc xuất hiện những biến cố không mong đợi (Allan Willet); Rủi ro là tổng hợp những ngẫu nhiên có thể đo lờng đợc bằng xác suất (Irving Preffer); v.v Tuy nhiên, bài viết này không đi sâu bàn luận về các quan niệm về rủi ro mà dựa trên cách hiểu chung nhất về rủi ro mang tính chuyên ngành để nghiên cứu rủi ro trong doanh nghiệp và việc quản lý các rủi ro đó. Trong chuyên ngành kiểm toán, Viện kiểm toán nội bộ (Mỹ) đã định nghĩa: Rủi ro l tính bất thờng (tính không chắc chắn) của một sự kiện xuất hiện m nó có thể gây ảnh hởng đến việc đạt đợc các mục tiêu. Theo đó, rủi ro của doanh nghiệp - còn đợc hiểu là rủi ro kinh doanh - đợc định nghĩa nh một sự thay đổi của một sự kiện hoặc một hnh động, m nếu nh nó xẩy ra, thì có thể lm giảm khả năng của doanh nghiệp trong việc đạt tới các mục tiêu kinh doanh của mình. Rủi ro luôn tồn tại xung quanh doanh nghiệp, không chỉ bao gồm những sự kiện, những tình huống bên trong vợt quá sự kiểm soát của doanh nghiệp mà còn bao gồm những rủi ro bên ngoài mà doanh nghiệp không thể kiểm soát đợc hoặc kiểm soát đợc không đáng kể. Nhiệm vụ của công tác quản lý doanh nghiệp là điều khiển (lãnh đạo) doanh nghiệp nhằm đạt đợc các mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp đó. Vì rủi ro làm giảm khả năng đạt đợc các mục tiêu nên quản lý phải cố gắng làm giảm rủi ro đến mức có thể chấp nhận hoặc chịu đựng đợc. Các hoạt động nh vậy đợc gọi là quản lý rủi ro. Việc quản lý rủi ro bao gồm: - Nhận diện các rủi ro mà doanh nghiệp phải đối phó. - Thiết lập những giới hạn chịu đựng có thể chấp nhận đợc của những rủi ro này. - Xây dựng các khung kiểm soát để đảm bảo rằng những rủi ro không đợc kiểm soát là nằm trong giới hạn đã thiết lập. - Thiết lập các biện pháp đối phó với các rủi ro cần kiểm soát. KT-ML ii. Vai trò của KTNB đối với việc quản lý rủi ro Với hàng loạt sự sụp đổ kinh doanh kể từ những năm 1980, đặc biệt là những vụ sụp đổ của nhiều hãng kinh doanh lớn trên toàn thế giới trong những năm gần đây (khủng hoảng tiền tệ ở Châu á, các vụ phá sản của Enron và WorldCom ), sức ép về việc phải hạn chế những rủi ro có thể xẩy ra đè nặng lên vai cả hội đồng quản trị cũng nh ban giám đốc của doanh nghiệp. Vì vậy, quản lý rủi ro - một bộ phận của công tác quản trị doanh nghiệp - nếu nh trớc đây không phải luôn luôn đợc đặt ra một cách rõ ràng trong mỗi chiến lợc quản lý cụ thể, thì nay đã trở thành vấn đề hàng đầu trong hoạt động quản lý doanh nghiệp. Với vai trò quan trọng đó, để đạt đợc các mục tiêu kinh doanh, nhà quản lý cần đảm bảo rằng các quá trình quản lý rủi ro là hiện hữu và có đủ chức năng. Vấn đề này có thể đợc phân cấp nh sau: - Các nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp có vai trò giám sát để khẳng định rằng các quá trình quản lý rủi ro thích hợp đã đợc thiết lập một cách đầy đủ và có hiệu quả. - Trong khi đó, các kiểm toán viên nội bộ lại có chức năng kiểm tra, đánh giá, báo cáo và đề xuất những cải tiến về tính đầy đủ và hiệu quả của các quá trình quản lý rủi ro. Rõ ràng là với việc thực hiện nhiệm vụ này, kiểm toán nội bộ đã đóng vai trò then chốt trong quá trình quản lý rủi ro của doanh nghiệp. Điều này hoàn toàn phù hợp với bản chất của kiểm toán nội bộ: là một sự tiếp cận có nguyên tắc để đánh giá và cải tiến hiệu quả của các quá trình quản lý rủi ro, quá trình kiểm soát và quản trị. iii. Khung rủi ro v mẫu rủi ro kinh doanh Để đảm nhiệm đợc vai trò của mình, nhà quản lý cũng nh kiểm toán viên nội bộ cần hiểu rõ về rủi ro của doanh nghiệp mình thông qua 3 yếu tố: Hiểu thấu đáo về quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Hình dung những chiến thuật chi tiết để ứng phó với những hậu quả có thể xẩy ra của những rủi ro kinh doanh. Xây dựng đợc khung v mẫu rủi ro nhằm đa ra một tiếng nói chung trong việc thảo luận về những rủi ro của doanh nghiệp. ở đây xuất hiện khái niệm mới mang tính chuyên ngành là khung, mẫu rủi ro. Khung rủi ro là một hình ảnh trực quan logic của những rủi ro kinh doanh mà các doanh nghiệp thờng phải đối mặt. Một khung rủi ro có thể cung cấp cơ sở chung nhất cho các nhà quản lý, các kiểm toán viên nội bộ và cả các cổ đông nhằm thiết lập quy trình quản lý rủi ro hiệu quả và có hiệu lực cho doanh nghiệp. Mẫu rủi ro là một thuật toán logic mà có thể thâu tóm đợc toàn bộ những rủi ro kinh doanh trong mỗi quá trình hoạt động và dự án kinh doanh của doanh nghiệp. Các kiểm toán viên nội bộ sử dụng mẫu rủi ro trong việc lập kế hoạch kiểm toán hàng năm. Những nhà hoạch định chiến lợc và lập dự án cũng phải dựa vào các mẫu rủi ro này để đánh giá rủi ro trong chiến lợc và dự án kinh doanh. KT-ML Mẫu rủi ro phục vụ trực tiếp cho công việc cụ thể nên nó mang tính nghiệp vụ và ngôn ngữ chuyên ngành cao. Trong khi đó, khung rủi ro lại mang tính phổ biến rộng rãi, vì vậy nó đợc trình bầy ở hình thức và ngôn ngữ để cho những ngời có nhu cầu đều sử dụng đợc. Dới đây là mô hình khung rủi ro kinh doanh tổng quát của doanh nghiệp: Rủi ro về tài sản Chi phí cơ hội Môi trờng làm việc kém chức năng Thiệt hại về sản phẩm Rủi ro sở hữu vốn Rủi ro ứng xử Rủi ro trong quá trình KD Đe doạ bên ngoài Thảm hoạ Lỗi tính toán Bỏ quên, sót Ngừng SX Gian lận iv. Khung rủi ro trong quá trình kinh doanh vận tải Cũng nh với các doanh nghiệp khác, doanh nghiệp vận tải phải thờng xuyên đối mặt với nhiều loại rủi ro nh đã mô tả trong khung rủi ro trên đây. Trong phạm vi báo cáo này, tác giả chỉ tập trung vào những rủi ro phát sinh trong quá trình kinh doanh vận tải. Theo đó các rủi ro mà doanh nghiệp vận tải thờng gặp phải trong quá trình sản xuất, kinh doanh là: Các thảm hoạ: Là những rủi ro xẩy ra trong quá trình kinh doanh vận tải do khách quan mang lại nh: cháy nổ; bão lụt; sạt lở đờng sá hoặc đờng sá không đảm bảo an toàn; tai nạn giao thông do lỗi của ngời khác Loại rủi ro này cũng xuất hiện trong rủi ro về sở hữu vốn của doanh nghiệp vận tải. Lỗi do tính toán, lỗi do sự bỏ quên, bỏ sót và những thiệt hại do ngừng trệ sản xuất: bao gồm những lỗi phát sinh từ những hành động tuỳ tiện khác nhau của con ngời (cán bộ, nhân viên doanh nghiệp) hoặc do hoạt động của máy móc, phơng tiện trong quá trình sản xuất, kinh doanh vận tải. Ví dụ: Do yếu kém trong việc lập kế hoạch và điều hành sản xuất kinh doanh vận tải; do phơng tiện vận tải không đủ hoặc ở tình trạng lạc hậu, không đảm bảo yêu cầu chất lợng kỹ thuật; hoặc do những sự cố bất thờng về máy móc, động cơ; tai nạn giao thông do chủ quan Những gian lận: Có thể phát sinh từ sự xuyên tạc, bóp méo sự thật một cách có chủ ý của các nhà cung cấp, các nhân viên và khách hàng nh: Trộm cắp tài sản; đầu cơ trong đấu thầu, mua sắm tài sản, phơng tiện; nạn hối lộ bên trong và bên ngoài doanh nghiệp; lạm dụng khách hàng (chở quá tải, phục vụ không đúng yêu cầu, dừng bắt khách không đúng chỗ, ép khách, bán khách ) KT-ML Thiệt hại về sản phẩm: Loại rủi ro này cũng xuất hiện trong rủi ro về ứng xử của doanh nghiệp vận tải. Rủi ro này phát sinh từ việc thiết kế quá trình sản xuất kinh doanh vận tải nghèo nàn hoặc hệ thống kiểm soát hoạt động kém. Chẳng hạn: Những xung đột về lợi ích của lái xe và doanh nghiệp; các nguyên tắc làm việc thiếu chính xác, thiếu sự kiểm soát trong toàn doanh nghiệp vận tải; thiếu quản lý ngay cả khi đã xây dựng đợc hệ thống kiểm soát dẫn đến việc sử dụng không đúng mức về phơng tiện vận tải cũng nh các tài sản khác v. Kiểm toán nội bộ với việc quản lý rủi ro kinh doanh vận tải Nh trên đã nói, kiểm toán nội bộ có vai trò then chốt trong quá trình quản lý rủi ro của mọi doanh nghiệp, trong đó có doanh nghiệp vận tải. Dựa trên khung rủi ro đã đợc xác lập cụ thể cho doanh nghiệp, các kiểm toán viên nội bộ sẽ thiết lập quy trình quản lý rủi ro tơng thích. Một cách tổng quát, quy trình quản lý rủi ro kinh doanh có thể mô phỏng nh sau: Đánh giá rủi ro Đ o lờng/Đánh giá việc thực hiện X ác định giới hạn rủi ro Thiết kế/Đánh giá các kiểm soát Giám sát thờng xuyên Nhận diện, nguồn gốc, đo lờng rủi ro Chấp nhận hoặc loại bỏ rủi ro dựa vo sự đánh giá Tránh, chuyển giao hoặc giảm rủi ro đến mức có thể chấp nhận đợc Cải tiến v iệc thực hiện Với những rủi ro hiện tại và tiềm tàng trong quá trình sản xuất kinh doanh vận tải đã phân tích trên đây, kiểm toán viên nội bộ sẽ đề xuất các biện pháp xử lý các rủi ro sau khi chúng đã đợc đánh giá nh sau: KT-ML Tránh rủi ro: Thiết kế lại quá trình SXKD vận tải để tránh những rủi ro đặc thù nhằm làm giảm rủi ro tổng thể. Việc tránh rủi ro đặc thù có thể theo hai chiều hớng: - Chủ động né tránh trớc khi rủi ro xẩy ra: Ngừng quá trình sản xuất, kinh doanh vận tải khi chắc chắn điều kiện thời tiết rất xấu (bão, lũ ) - Loại bỏ nguyên nhân gây ra rủi ro: + Kiểm tra chất lợng, tình trạng kỹ thuật của phơng tiện vận tải thật kỹ lỡng trớc khi vận hành nhằm hạn chế đến mức thấp nhất các rủi ro (nh tai nạn) phát sinh do kỹ thuật phơng tiện + Dự trữ vật t cần thiết đảm bảo cho quá trình vận hành trên đờng. Đa dạng hoá rủi ro: Thông qua việc đa dạng hoá hoạt động và sản phẩm vận tải nhằm dàn trải rủi ro giữa những tài sản hoặc các quá trình SXKD vận tải để giảm rủi ro do mất mát hoặc thiệt hại: + Đa dạng hoá thị trờng vận tải: Giảm những tác động do điều kiện tự nhiên, điều kiện đờng sá, thay đổi thói quen hoặc biến dộng chính trị xã hội ở các vùng, miền, khu vực. + Đa dạng hoá sản phẩm vận tải (vận tải thờng xuyên theo tuyến, theo đơn đặt hàng, theo hợp đồng lớn, chia nhóm khách hàng để có mức độ phục vụ tơng ứng: từ bình dân (economic) đến nhóm thợng lu (business) ), kinh doanh các loại hình dịch vụ phụ trợ cho quá trình vận tải + Chọn một số nhà cung cấp khác nhau để tránh rủi ro bị ép giá Kiểm soát: Thiết kế những hoạt động để ngăn chặn, phát hiện hoặc giảm thiểu những sự kiện, yếu tố có hại hoặc ngợc lại phát huy các yếu tố, kết quả tích cực: Định kỳ, kiểm soát tình trạng kỹ thuật phơng tiện nhằm: + Tránh rủi ro phát sinh do chất lợng phơng tiện. + Khẳng định mức độ tuân thủ trong việc sử dụng phơng tiện của lái xe. + Đảm bảo doanh thu vận tải không bị thất thoát (hoặc thất thoát ở mức độ chấp nhận đợc). + Có quy chế khen thởng, kỷ luật thích ứng với ngời lao động (lái, phụ xe, nhân viên khác ) nhằm tăng chất lợng sử dụng lao động. Chia sẻ: Phân tán rủi ro thành từng mảng rủi ro thông qua hợp đồng với các tổ chức khác nh công ty bảo hiểm với các loại hình bảo hiểm khác nhau + Dự phòng đối với những bất trắc có thể xẩy ra bằng các hình thức mở rộng mạng lới đại lý, liên kết vận tải tại các vùng miền địa lý khác nhau. Chuyển dịch: Phân tán rủi ro thông qua các hình thức nh kêu gọi các nguồn lực bên trong và bên ngoài (lái xe góp vốn theo tỷ lệ, cổ phần hoá, liên doanh, liên kết) + Chuyển bớt hợp đồng lớn cho các công ty, các hãng nhỏ hơn; hình thành mạng lới chân rết KT-ML Chấp nhận: Sau khi đã đề xuất và thực hiện các biện pháp ngăn ngừa, giảm thiểu rủi ro trên đây, một biện pháp khác cũng không kém phần quan trọng mà kiểm toán viên nội bộ cần đa ra là: Chịu đựng những rủi ro nhỏ khi mà chi phí cho việc quản lý chúng lớn hơn thiệt hại do chúng mang lại. Chẳng hạn: Giao khoán cho lái xe chỉ tiêu khoán phù hợp: có thể không tận dụng tối đa đợc doanh thu nhng mang lại lợi ích do không quá sức kiểm soát và thái độ hợp tác tích cực của lái xe ). ài liệu tham khảo [1]. Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (2004), Kiểm toán, Nhà xuất bản Thống kê, TP. HCM. [2]. Nguyễn Thị Tiếp, Lê Thu Vân, Lê Thu Hằng (2003). Một số biện pháp nhằm khắc phục những rủi ro trong quản lý và điều hành dự án xây dựng công trình giao thông giai đoạn hiện nay, Đề tài nghiên cứu khoa học cấp trờng, Trờng Đào tạo, bồi dỡng cán bộ, công chức GTVT, Hà Nội. [3]. Carl Pacini, Richard Brody (2005), Seven preemptive measures can help internal auditors deliver a first-round knockout to fraudulent activity. The Internal Auditor, Vol. 62, Iss.2, pg. 56-57. [4]. Chuck Cambell and Timothy J.Higgins (2003), Management Auditing. PACE Level, 9th Edition, CGA- Canada . tiện vận tải cũng nh các tài sản khác v. Kiểm toán nội bộ với việc quản lý rủi ro kinh doanh vận tải Nh trên đã nói, kiểm toán nội bộ có vai trò then chốt trong quá trình quản lý rủi ro của. quản lý rủi ro ngy cng có vai trò quan trọng trong quản trị doanh nghiệp. Trên cơ sở tìm hiểu về rủi ro, rủi ro kinh doanh, báo cáo khoa học đã: Nêu lên vai trò của kiểm toán nội bộ trong. trình quản lý rủi ro của doanh nghiệp. Xây dựng khung rủi ro doanh nghiệp. Từ đó, tập trung phân tích những rủi ro cơ bản trong quá trình kinh doanh vận tải v nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ trong