CÔNG TY TNHH THỦ TỤC XUẤT HÀNG KHO THÀNH PHẨM Số: /TT Ngày tháng năm 2010 I. NỘI DUNG: Bao gồm: - Xuất bán - Xuất gia công - Xuất biếu - Xuất chuyển kho - Xuất kiểm hàng - Xuất tái chế ( xem trong thủ tục tái chế ) II. QUI TRÌNH: 1 GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT HÀNG LỆNH XUẤT HÀNG VIẾT PHIẾU XUẤT KHO THỰC HIỆN XUẤT HÀNG HOÀN TRẢ CHỨNG TỪ LƯU TRỮ HỒ SƠ THẨM TRA GIẢI TRÌNH SỰ KHÔNG PHÙ HỢP III. GIẢI THÍCH: 1. Giấy đề nghị xuất hàng: Do phòng kinh doanh lập và phải điền đầy đủ thông tin theo mẫu dưới đây: - Đối với xuất kiểm cảm quan tại nhà máy: phải nêu rõ vào hàng “ Ghi chú “ là hàng sau khi kiểm được nhập vào đâu hay lên hàng lại (số lượng lên lại bao nhiêu …). - Đối với lô hàng xuất khẩu: + Phải kèm theo GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT HÀNG một List hàng tính đến thời điểm làm giấy đề nghị xuất hàng. Trên List hàng thể hiện đầy đủ thông tin về mã lô, ngày sản xuất thực tế, số kế hoạch, khách hàng, lượng bao bì nhập (tương ứng với số kế hoạch), tổng lượng thùng carton, PE, tem nhãn được cấp phát (tính đến thời điểm làm lệnh xuất hàng), lượng hàng được đóng thùng hàng ngày và mã truy suất. List hàng phải có chữ ký của Ban Quản Đốc và Phòng Tổng Hợp. + Phòng Kỹ Thuật kiểm tra tính đầy đủ và phù hợp của các thông tin trên giấy đề nghị xuất hàng và trên List hàng, lô hàng đã được Nafi 6 kiểm tra chất lượng và có kết quả đạt, lô hàng đạt các chỉ tiêu cảm quan để xuất khẩu, phân công cán bộ giám sát xuất hàng và ký vào giấy đề nghị xuất hàng. + Phòng Kỹ Thuật sẽ không ký vào GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT HÀNG nếu các thông tin trên không đầy đủ hoặc không phù hợp. - GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT HÀNG sẽ được chuyển đến Phòng Tổng Hợp để làm Lệnh xuất hàng. 2 Công ty Số: …/ĐNXH/2010 GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT HÀNG Giờ………ngày:……………. Đề nghị Ban giám đốc duyệt xuất lô hàng có thông tin sau: STT Mô tả hàng hóa Qui cách bao gói SL ( cts ) SL ( kgs ) Lý do xuất Xuất tại kho Xuất cho khách hàng:…………………………………………………………………………………… Ghi chú: ………………………………………………………………………………………………… P.Kỹ thuật PXCB Người đề nghị Ngày thẩm tra:………………… Người thẩm tra:………………… …………………………………………………………………………………………………………. Biểu mẫu xuất hàng 1/4 2. Lệnh xuất hàng: - GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT HÀNG được chuyển đến Phòng Tổng Hợp làm Lệnh xuất hàng. Lệnh xuất hàng phải được in trên máy tính. Thông tin trên Lệnh xuất hàng phải đầy đủ và phù hợp với thông tin trên GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT HÀNG. Lệnh xuất hàng phải được Giám Đốc ký duyệt trước khi xuất hàng. - GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT HÀNG (kèm theo List hàng) và Lệnh xuất hàng đã được Giám Đốc ký duyệt sẽ được Phòng Tổng Hợp chuyển cho nhân viên phụ trách xuất hàng. - Nhân viên phụ trách xuất hàng phải thông báo trước cho bộ phận xuất hàng ( tổ kho ) trước một ngày hoặc ít nhất một buổi để sắp xếp và bố trí người xuất hàng - Nhân viên phụ trách xuất hàng sẽ xuất trình GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT HÀNG và Lệnh Xuất Hàng đã được ký duyệt cho Tổ bảo vệ và nhân viên giám sát xuất hàng. Nếu kết quả kiểm tra thông tin của các giấy tờ trên là phù hợp thì Tổ bảo vệ và nhân viên giám sát cho phép xuất hàng lên xe lạnh. - Nhân viên phụ trách xuất hàng phối hợp với Tổ bảo vệ , nhân viên giám sát xuất hàng và tổ kho để xuất hàng Lưu ý: Nếu thiếu một trong hai giấy tờ trên hoặc thông tin không phù hợp thì Tổ bảo vệ và nhân viên giám sát có quyền yêu cầu ngưng việc xuất hàng lên xe. Trong trường hợp đặc biệt phải có sự chỉ đạo trực tiếp của Giám Đốc đến các bộ phận liên quan để phối hợp thực hiện. 3 Công ty TNHH Mai Sao Số: …/LXH LỆNH XUẤT HÀNG Ngày:………………… Theo GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT HÀNG số:…………………………. Ban Giám Đốc duyệt Lệnh Xuất Hàng cho lô hàng sau:……………………………. TT Mô tả hàng hóa Qui cách bao gói Số lượng (ctn) Khối lượng Net / Gross Cộng Bằng chữ: - Số Xe:………………… HĐ vận chuyển:…………………… - Nhân viên phụ trách xuất hàng:…………………………………………… - Nhân viên giám sát xuất hàng:…………………………………………………… Người lập P.Tổng hợp Duyệt Xác nhận bảo vệ Ngày thẩm tra:………………… Người thẩm tra:………………… …………………………………………………………………………………………. Biểu mẫu xuất hàng 2/4 3. Thực hiện xuất hàng: - Sau khi nhận được lệnh xuất hàng từ phòng Tổng hợp, nhân viên phụ trách xuất hàng phối hợp với nhân viên giám sát xuất hàng và bảo vệ để xuất hàng lên xe lạnh. - Nhân viên phụ trách xuất hàng: đếm số lượng, ghi chính xác số liệu xuất hàng, lập phiếu xuất kho và ký phiếu. - Nhân viên giám sát xuất hàng là nhân viên của Phòng Kỹ Thuật phải kiểm tra hồ sơ xuất hàng: đầy đủ và phù hợp (Hồ sơ xuất hàng gồm: giấy đề nghị xuất hàng, Lệnh xuất hàng và list hàng) thông tin trên bao bì, dây đai, ngày sản xuất in trên thùng, tình trạng hàng xuất, số lượng hàng xuất lên xe, … và ký vào phiếu xuất kho để xác nhận sự đầy đủ và phù hợp của hồ sơ xuất hàng, số lượng hàng xuất, chất lượng cảm quan của lượng hàng xuất. - Sau khi xuất hàng xong, nhân viên phụ trách xuất hàng làm chi tiết xuất hàng, kiểm tra lại số liệu đã xuất, viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, làm các thủ tục liên quan đến xe vận chuyển: hợp đồng xe lạnh, đặt nhiệt kế tự ghi…Trong trường hợp xuất bán tại kho công ty, nhân viên phụ trách xuất hàng chỉ lập phiếu xuất kho, đưa cho khách hàng ký xác nhận, giao cho khách hàng một phiếu xuất kho (liên 2) và một liên giao cho bộ phận bảo vệ và liên gốc sẽ được lưu lại tại cùi để bộ phận kế toán làm căn cứ để tính công nợ. - Trước khi xe chạy, bảo vệ phải kiểm tra niêm phong, ký xác nhận vào lệnh xuất hàng, và bàn giao chứng từ cho tài xế xe: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, chi tiết xuất hàng, hợp đồng vận chuyển. Bảo vệ giữ lại lệnh xuất hàng, chi tiết xuất hàng (photo) và phiếu xuất kho liên số 03. 4. Hoàn trả chứng từ: - Bảo vệ chuyển toàn bộ chứng từ xuất hàng của ngày hôm trước cho phòng Tổng hợp, có xác nhận chứng từ (Phòng Tổng Hợp phải ký xác nhận với bảo vệ đã nhận chứng từ xuất hàng) Đối với hàng của công ty xuất cho khách hàng nước ngoài đóng container tại cảng, nhân viên phụ trách xuất hàng phải tiếp tục theo dõi cho đến khi hàng được đóng vào container và các chứng từ liên quan được trả lại công ty. Cụ thể như sau: + Công việc của bộ phận đóng hàng tại cảng: nhận chứng từ từ tài xế, kiểm tra chứng từ, thời gian vận chuyển, tình trạng niêm phong của xe, ghi lại thời gian tắt máy lạnh, mở cửa xe và lấy nhiệt kế tự ghi, kiểm tra sơ đồ xe in trên chi tiết xuất hàng và ghi lại sơ đồ container, đóng hàng vào container, điền thông tin cần thiết và ký xác nhận vào chi tiết xuất hàng chuyển cho tài xế. Sơ đồ container phải chuyển về bộ phận kinh doanh để kiểm tra và lưu lại sau khi hàng được đóng xong. + Nhân viên phụ trách xuất hàng nhận lại chứng từ từ tài xế, kiểm tra lại lượng hàng xuất tại kho và nhận tại cảng, kiểm tra thời gian vận chuyển, kiểm tra nhiệt độ, sơ đồ đóng container và thanh toán tiền xe. + Phòng Kinh Doanh có thông báo về ý kiến của khách hàng đối với lô hàng. 5. Lưu trữ hồ sơ. Hồ sơ gồm có: - Kế hoạch sản xuất của lô hàng - List hàng - Giấy đề nghị xuất hàng - Lệnh xuất hàng 4 - Biểu mẫu giám sát xuất hàng - Chi Tiết xuất hàng, phiếu xuất kho và hợp đồng vận chuyển. - Biểu mẫu giám sát nhiệt độ xe lạnh. - Sơ đồ container (do Phòng kinh doanh chuyển đến) - Thông báo của phòng kinh doanh về ý kiến khách hàng đối với lô hàng. Hồ sơ được lưu giữ trong vòng 02 năm. (Lưu ý: tất cả các biểu mẫu không được tự ý chỉnh sửa, nếu có chỉnh sửa phải có biên bản kèm theo) 6. Thẩm tra - Hàng tháng Phòng Tổng hợp có nhiệm vụ lập báo cáo lượng tồn của thành phẩm, thùng carton, tem nhãn của từng kế hoạch, trình Ban Giám Đốc. - Hàng tuần Ban Giám Đốc xem xét hồ sơ có đầy đủ và phù hợp không? - Hàng tuần Ban Giám Đốc xem xét các thông tin trong hồ sơ có phù hợp với thực tế không? (kết hợp với phản hồi của khách hàng về lô hàng, thực tế lượng bao bì trong kho, thực tế lượng tồn thành phẩm trong kho) - Ban Giám Đốc có thể ủy quyền thẩm tra cho bộ phận khác. 7. Giám Sát sự không phù hợp và hành động sửa chữa. Nếu việc thẩm tra phát hiện có sự không phù hợp, Ban Giám Đốc sẽ đề nghị các bộ phận liên quan giải trình, đề xuất hành động sửa chữa và các biện pháp phòng ngừa trong vòng 48 giờ. Ngày phê duyệt:……………… Người phê duyệt Nơi nhận: - Ban Giám Đốc - Ban Quản Đốc - Phòng kinh doanh - Phòng kỹ thuật - Phòng Tổng Hợp - Kho Thành phẩm 5 CÔNG TY TNHH BẢNG KÊ HÀNG THÀNH PHẨM NHẬP KHO (kèm theo giấy đề nghị xuất hàng số: ) - Khách hàng:………………………… Kế hoạch sản xuất số:……………… - Nhãn hiệu:…………………………… Mã số lô:…………………………… - Ngày sản xuất in trên bao bì:……………………………………………………. Số lượng Ngày Size Số lượng thùng Carton Nhập Xuất Tồn Số lượng thẻ size Nhập Xuất Tồn Ban Quản Đốc Phòng Tổng Hợp Người Lập 6 ……………………………………………………………………………………………………………. Biểu mẫu xuất hàng 3/4 . THỦ TỤC XUẤT HÀNG KHO THÀNH PHẨM Số: /TT Ngày tháng năm 2010 I. NỘI DUNG: Bao gồm: - Xuất bán - Xuất gia công - Xuất biếu - Xuất chuyển kho - Xuất kiểm hàng - Xuất tái chế ( xem trong thủ tục. thuật - Phòng Tổng Hợp - Kho Thành phẩm 5 CÔNG TY TNHH BẢNG KÊ HÀNG THÀNH PHẨM NHẬP KHO (kèm theo giấy đề nghị xuất hàng số: ) - Khách hàng:………………………… Kế hoạch sản xuất số:……………… - Nhãn hiệu:……………………………. sơ. Hồ sơ gồm có: - Kế hoạch sản xuất của lô hàng - List hàng - Giấy đề nghị xuất hàng - Lệnh xuất hàng 4 - Biểu mẫu giám sát xuất hàng - Chi Tiết xuất hàng, phiếu xuất kho và hợp đồng vận chuyển. -